PROJE ADI KONU ve TARİH KAVAKLI KONAKLARI SĠTESĠ OCAK 2016 ARALIK 2016 FAALĠYET RAPORU 1. SİTENİN TANITIMI, SİTE YÖNETİM KURULU VE ORGANİZASYON ŞEMASI Ġstanbul ili, Beylikdüzü Ġlçesi, Kavaklı Mahallesi Kavaklı Caddesi No 42 üzerinde kurulu tekbir toplu yapı niteliğinde inģa edilmiģ KAVAKLI KONAKLARI olarak adlandırılan 70 Dükkan 285 Mesken olarak toplam (355) adet bağımsız bölümden oluģan yapılanmanın, Yönetim Kurulu Üyeleri; Bilal ALTUN Sefa AYDIN Özgün PULTAġ Ahmet KARABULUT Doğan KARA Site Yönetimi Organizasyon Şeması; Yönetim Kurulu Orkun Grup Proje Md. ( 1 ) Bahçe Peyzaj Hizmetleri Part-Time Muhasebe-Halkla İlişkiler ( 1 ) Teknik Hizmetler ( 1 ) Güvenlik- Gözetim ( 9 ) Temizlik ( 6 ) 1
2. YÖNETİM KURULU KARARLARI 13 Ocak 2016 tarihli Yönetim Kurulu Toplantısında alınan 2016/22 numaralı kararda Yönetim Planı madde 54 c bendine Geçici Yönetim Kurulunun tüm görev ve yetkilerini yeni ve asıl yönetime devredebilir ifadesine dayanarak 20.02.2016-27.02.2016 tarihlerinde Blok yapı Malikler Kurulu toplantılarının yapılmasına ve Toplu Yapı Temsilciler Kurulu nu oluģturarak tüm yetkilerini bu kurula devretme kararı alınmıģtır. 31 Mart 2016 tarihli Yönetim Kurulu Toplantısında alınan 2016/24 numaralı kararda 10 kiģilik mevcut güvenlik kadrosundan Güvenlik amirinin çıkartılarak güvenlik kadrosunun 9 kişi olarak; 7 kiģilik temizlik kadrosunun ise 1 kiģi eksiltilerek 6 kişi olarak oluģturulması kararı alınmıģtır. 25 Nisan 2016 tarihli Yönetim Kurulu Toplantısında alınan 2016/25 numaralı kararda 1 aidat bedeli Yedek Akçe toplanması kararı alınmıģtır. 30 Mayıs 2016 tarihli Yönetim Kurulu Toplantısında alınan 2016/28 numaralı kararda Yönetim Kurulu BaĢkanı Mustafa ERDOĞAN ın Yönetim Kurulu BaĢkanlığından istifası nedeniyle yeni yönetim kurulunun aģağıda ki gibi oluģturulmasına ve yetkilendirilmesi kararı alınmıģtır. Yönetim Kurul BaĢkanı : Bilal ALTUN Yönetim Kurul BaĢkan Yardımcı: Sefa AYDIN Yönetim Kurul Mühasip Üyesi : Özgün PULTAŞ 30 Mayıs 2016 tarihli Yönetim Kurulu Toplantısında alınan 2016/29 numaralı kararda Mustafa ERDOĞAN ın Yönetim Kurulu Üyeliğinden istifası nedeniyle yerine Doğan KARA nın Yönetim Kurulu Üyeliğine seçilmesi kararı alınmıģtır. 07 Haziran 2016 tarihli Yönetim Kurulu Toplantısında alınan 2016/31 numaralı kararda Hukuki iģlemlerin site adına yürütülmesi amacıyla Avukat Fatma ÜNAL ın Y yetkilendirilmesi kararı alınmıģtır. 2
07 Ekim 2016 tarihli Yönetim Kurulu Toplantısında alınan 2016/33 numaralı kararda Tapu Dairesinden Kavaklı Konakları malik listesinin temin edilmesi için Proje Müdürü Suat ÖZKAN ın yetkilendirilmesi kararı alınmıģtır. 07 Ekim 2016 tarihli Yönetim Kurulu Toplantısında alınan 2016/34 numaralı kararda Teraslı daire sakinlerinin teraslarının tente ile kapatılmasın nasıl yapılacağı,detaylarını içeren 5 maddelik düzenlemenin kararı alınmıģtır. 12 Ekim 2016 tarihli Yönetim Kurulu Toplantısında alınan 2016/35 numaralı kararda Dükkânlara uygulana artıģın % 50 sinin indirilerek uygulanmasına 31 Ekim 2016 kadar borcun tamamını kapatanların faizlerinin silinmesi kararı alınmıģtır. 16 Kasım 2016 tarihli Yönetim Kurulu Toplantısında alınan 2016/38 numaralı kararda Apsiyon muhasebe sistemi üzerinden kredi kartı ödeme entegrasyonu yapılması kararı alınmıģtır. 3. İDARİ FAALİYETLER Sitemize yeni taģınanlardan gerekli olan bilgi ve belgeler alınmıģ, kat malikleri formları tanzim edilerek dosyalarına kaldırılmıģtır. Otopark bölgesinin ve binaların genel eksiklikleri ile ilgili Gül Proje yetkilisi Mimar Sevil Hanım a bilgi verilerek koordineli olarak çalıģılmaktadır. ĠnĢaat firmasına sitedeki sorunlar, genel ve bireysel problemler inģaat firmasının ve toprak sahiplerinin katıldığı toplantılarda aktarılmıģtır. Süs havuzunun suyu doldurularak klorlanmıģ, yosunlaģmaması için yosun önleyici atılarak faaliyetine devam etmektedir. ĠĢ güvenliği uzmanlarınca sitemizde gerekli incelemeler yapılmıģ olup, gelecek rapor doğrultusunda eksikliklerin tamamlanmasına baģlanacaktır. 3
Tüm soğuk su, sıcak su ve kalorimetrelerin sayaç numaraları tek tek okunarak kontrol edilmiģ ve kayıt altına alınmıģtır. Eksik ve mükerrer kayıtlar düzeltilmiģtir. Tahmini ĠĢletme Bütçesi ve GerçekleĢen Gider-Gelirler site sakinlerimize bilgilendirmeler yapılmıģtır. Maliklerden gelen daire içi problemler teknik personel tarafından, gerek inģaat firmasına bildirilerek giderilmeye çalıģılmıģtır/çalıģılmaktadır. Sitede balkon demirlerine çarģaf, halı vb. eģyaları asan, halı veya sofra silkeleyen daire sakinlerimize gerekli uyarılar yapılmıģtır. Bloklarda kapı önlerine ve yangın merdivenlerine, yangın veya acil bir durumda tehlike oluģturacağı ve müdahaleyi geciktireceği için her türlü malzeme konulmasının yasak olduğu ile ilgili duyuru ve bilgilendirmeler asılmıģtır. Kat koridor ve merdivenlerde bulunan bisiklet,puset vb. materyeller sığınağa indirilip kilit altında tutulmaktadır. 4
Otopark çıkıģındaki mobonun önünde 1 araçlık durak alanı ve otopark çıkıģ alanı çizgiler ile belirlenmiģ olup dubalarla baģka araçların park edilmesinin önüne geçilmiģtir. Yoğun kar yağıģı döneminde temin edilen tuz ile sitemizdeki özellikle don oluģabilecek ve kayganlaģabilecek zeminlerde tuzlama, blok ve otopark giriģ çıkıģları kürek ile açma faaliyetleri aralıksız olarak sürdürülmüģtür. Site için peyzaj, havuz, jeneratör vs. gibi yeni dönem sözleģmeleri için teklif çalıģmaları yapılmıģtır. Kandil ve bayram kutlamaları, inģaat çalıģmaları gibi gerekli duyurular mail ile ve duyuru panolarına asılarak yapılmıģtır, yapılmaktadır. Gerekli muhasebe kayıtları günlük kayıt altına alınmakta ve raporlanmaktadır. 5
4. TEKNİK FAALİYETLER Teknik personellere kurum içi eğitim verilmektedir. Su depoları, elektrik tesisatları, aydınlatmalar, kazanlar, tanklar ve motorlar her gün takip edilmekte, sistemin aksaksız bir Ģekilde çalıģması için tüm tedbirler alınmaktadır. Tüm asansör, hidrofor vb. ekipmanların bakımları aylık olarak yapılmaktadır. Blok içerisinde yanmayan aydınlatmaların değiģimi gerçekleģtirilmiģ ve devam etmektedir. Peyzaj ve bina içi koridor aydınlatmalarda arızalı olanların 7 Watt Ledli ampul ile değiģtirilmesi iģlemine baģlanmıģ olup ciddi miktarda enerji tasarrufu sağlanmıģtır. Açık havuz hizmette olduğu yaz aylarında su numuneleri alınıp periyodik olarak ölçümleri yapılmaktadır. Süs havuzu ıģıklandırma ve devir daimine timer takılıp 00:30-07:00 arası çalıģması engellenip motor ve ekipmanlarının dinlendirilip ömrünün uzatılması ile enerji tasarruf yapılması sağlanmıģtır. Acil çıkıģ ıģıklı uyarı levhaları bakım onarımları yapılmıģ ve faal hale getirilmiģtir. 6
Doğalgaz ve sıcak su sayaçlarının okuma iģi, herhangi bir yanlıģlığın oluģmaması için bu iģte profesyonel olan DAF ENERJĠ firması tarafından yapılmaktadır. Kazan dairelerinin yan tarafında bulunan havalandırma bölümlerindeki Ģaftlardan yağmur sularının geldiği tespit edilerek gerekli tedbirler alınmıģtır. Kazan dairesindeki hidrafor basınç tankının 2 adet membran değiģimi yapılıp hizmete alınmıģtır. Yangın alarm sistemi paneli devreye alınarak aktif hale getirilmiģtir. Sitemize yeni taģınan daire sakinlerimizin doğalgaz, sıcak su ve soğuksu vanaları açılarak, bu anlamda sorun yaģayan sakinlerimizin sorunları çözülmüģtür. Hidrofor odasında bulunan basınç tankından su sızdığı tespit edilmiģ, teknik personeli bilgi verilerek yerinde ve zamanında müdahaleyle sorun çözülmüģtür. Bloklardaki kat aralarında arızalı yangın kapıları tamiratları yapılıp hizmete alınmıģtır. Asansörlerdeki eksik lamba kapaklarının temin edilmiģ, yerlerine takılmıģtır. E bloğun kazan dairesinde bulunan ve arıza yapan brülörlerin ateģleme milleri yetkili firma tarafından yaptırılmıģ ve yerine taktırılmıģtır. 7
.Bina dıģ cephesinde bulunan saatlerin vinç yardımı ile bakım onarımı yaptırılmıģtır. Çocuk parkı kaydırak grubu revize edilip boyanarak hizmete alınmıģtır. Site giriģindeki güvenlik kulübesinin kırık kapı camı Orkun Grup tarafından bedeli ödenerek değiģtirilmiģtir. 17 bloktaki arızalı olan tüm yangın kapılarının tamir ve onarımları yapılmıģ, eksik olan tutma kolları temin edilmiģtir. 8
Su hidroforu basınç tüpünün değiģimi ve montajı yapılmıģtır. Otopark bölgesinde bulunan ve yüksekliği düģük olan elektrik tavaları yukarı kaldırılmıģtır. Prizleri bulunmayan su motorlarının bulunduğu alana elektrik prizleri yerleģtirilmiģtir. Havalandırma borularının aģağıya doğru sarkan vidalarının fazlalık kısımları, site sakinlerimizin araçlarına zarar vermemesi için kesilmiģtir. M bloktaki kazan dairesinde bulunan ve arıza yapan sirkülasyon pompasının tamiri yetkili firma tarafından yaptırılmıģ ve yerine taktırılmıģtır. 9
5. GÜVENLİK FAALİYETLERİ Güvenlik hizmetleri ORKUN GÜVENLĠK firması tarafından 9 kiģilik kadro ile 24 saat esasına göre gündüz 3 kiģi, gece 3 kiģi olacak Ģekilde sağlanmaktadır. 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun doğrultusunda güvenlik hizmeti uygulamaları yapılmaktadır. Site sakinlerinin evlerine misafir olarak gelen kiģilerin kaydı tutulmakta, daire sakinine haber verilmeden hiç kimse gönderilmemektedir. EĢya taģımaları bizzat güvenlik görevlileri ve güvenlik Ģefi tarafından takip edilmekte, gerekli tüm tedbirler alınmaktadır. Bariyer sitemi revize edilerek amacına uygun çalıģması sağlanmıģtır. Ayrıca Güvenlik Personellerine, Orkun Güvenlik firması tarafından; a. Hizmet esnasında davranıģ Ģekilleri, b. Görev yerlerindeki uyulması gereken kurallar, c. Telefon ile konuģma kuralları, d. Güvenliğin tanımı, giriģ çıkıģ kontrolü, vardiya değiģimi, e. Kılık, kıyafet, teçhizat, f. Fiziki güvenlik tedbirleri, ilk yardım Konularında belirli aralıklarla kurum içi eğitim hizmetleri verilmektedir 6. TEMİZLİK FAALİYETLERİ Kavaklı Konakları Sitesine Orkun ġirketler Grubu tarafından yönetim hizmeti verilmesiyle, inģaat aģamasından yeni çıkılmasından dolayı yoğun bir temizlik faaliyetine girilmiģtir. 17 bloğun temizliği ile ilgili yapılan iģlemler; Yangın merdivenlerinin kazınması ve temizlenmesi iģlemleri yapılmaktadır, Yangın koridorlarının kazınması ve temizlenmesi iģlemleri yapılmaktadır, DıĢ çevre temizliği iģlemleri yapılmaktadır, Peyzaj alanının temizliği iģlemleri yapılmaktadır, Otopark temizliği iģlemleri yapılmaktadır, 10
Merdiven korkuluklarındaki boyaların temizlenmesi iģlemleri yapılmaktadır, Yangın kapıları ile Ģaft kapaklarının temizlenmesi iģlemleri yapılmaktadır, Çöplerin toplanması iģlemleri yapılmaktadır, Blok giriģ bölgesi, asansör ve kapılarının temizliği iģlemleri yapılmaktadır, Yangın dolaplarının temizlenmesi iģlemleri yapılmaktadır, Otoparklardan G BLOK ve G1 BLOK giriģlerinin altından çıkan suyun, otoparklardaki giderler tıkalı olduğu için oluģturduğu birikinti tahliye edilmiģtir. Bahçıvan tarafından haftada bir kez peyzaj alanlarının gerekli bakımları yapılmaktadır. Peyzaj alanında yaz mevsiminde ayda 2 defa ilaçlama yapılmıģtır. 11
7. MALİ TABLO 12
NOTLAR 13