Atatürk Üniversitesi Mekatronik İlaç Yönetim Sistemi (ATAMİYS) Ecz. Banu Taylan AKIN Nisan 2014-KKTC
NEDEN? İLAÇ YÖNETİMİNDE YENİ BİR SİSTEM Artan sağlık harcamaları, Yatan hastaların kullandığı ilaçların tamamının hastaneler tarafından karşılanma zorunluluğu, İlaçların kamu satış fiyatlarında sürekli yaşanan değişiklikler, Hasta= Uygun ilaç+ Uygun şartlar+ Uygun maliyetlerle sunumu, Hatalı ilaç uygulama oranı: %6,5 olup; tıbbi hatalara bağlı ölümlerin yaklaşık %3-7 sini oluşturmaktadır.
NEDEN? İLAÇ YÖNETİMİNDE YENİ BİR SİSTEM Eczane uygulamalarında yaşanan sorunları önleyebilecek, Hastane bilgi yönetim sistemine (HBYS) entegre, Dünya Sağlık Örgütünün tanımına uygun, Güvenilir, Hijyenik, Miat-Stok Yönetimi Yapabilen, Maliyet ve emek gücü kullanımında etkinliği sağlayan bir sistem
Dünya Sağlık Örgütü tanımıyla; Akılcı ilaç kullanımı, hastanın klinik bulgularına ve bireysel özelliklerine göre; uygun ilacı, uygun süre ve dozda en düşük maliyet ile kolayca sağlanmasıdır. Conference of Experts on the Rational Use of Drugs, World Health Organization, Nairobi, Kenya, WHO/CONRAD/WP/RI, (25-29.12.1985).
NEDEN ATAMİYS Küresel Gayri Safi Hasıla içinde İlaç Harcamalarına Ayrılan Pay: % 1,2 Dünya genelinde ilaç harcamalarının toplam sağlık harcamaları içindeki payı: % 24,9 Türkiye de ilaç harcamalarının toplam sağlık harcamaları içindeki payı: % 33,5 düzeylerindedir. GENEL MAKSAT: İlaç harcamalarının toplam sağlık harcamaları içindeki payını optimal seviyeye ulaştırmak
NEDEN ATAMİYS Etkili stok yönetimine dayalı mekatronik ilaç yönetim sistemi ile hasta başına düşen ilaç harcamaları minimize edilebilir. Mekatronik ilaç yönetim sistemi ile ilaç kullanımında güvenlik artırılabilir. İlaç yönetiminde verimlilik ve etkililik artırılabilir. Bilgisayar destekli ilaç temin, stok, dağıtım yöntemleri ile Akılcı ilaç Kullanımı sağlanabilir.
AMAÇLARIMIZ Hasta bazında ilaç yönetimi sağlanarak, ilaç kullanım güvenliğini arttırmak, Hastane ilaç stoklarını kayıt altına alarak, sayım işlemlerini tam zamanlı gerçekleştirebilmek, İlaç miad takiplerini etkin bir şekilde yürütebilmek, Miadına göre ilaç tasniflemesi yapabilmek, İlaç ihtiyaçlarını eşzamanlı ve doğru tespit edebilmek,
AMAÇLARIMIZ İlaç tedarik sürecinde ihtiyaçları doğru tespit ederek, kurumsal pazarlık gücünü artırmak, İlaç maliyetlerini minimize etmek, Karekod takibini etkin bir şekilde yapabilmek, PTS İTS bildirimlerini sorunsuz ve otomatik yapabilmek, İlaç yönetimini tam zamanlı, şeffaf ve hesap verilebilir kılabilmektir.
HEDEFLERİMİZ 1400 Yatak kapasiteli hastanemizde hasta bazında ilaç tabletlerini bilgi etiketleri ile donatılmış halde sunabilmek, İlaçların 52 servis bazında otomatik tanzimini sağlamak, Gün içinde eşzamanlı stok sayımlarını takip edebilmek,
ECZANE OTOMASYON SİSTEMİ MODELLEMEMİZ Entegre Tablet Paketleme Sistemi Robotik Depolama Sistemi Eczane Stok Kontrol Takip Yazılımı M E R K E Z İ Y A Z I L I M H B Y S
Teknik Ekipmanlar; o Adreslendirilmiş eczane depoları, o İlaç tasniflemede kullanılacak olan Robot (Speedbox ve medimat sistem), o İlaç yönetiminde kullanılacak El terminalleri o Erişim noktaları, o Birim doz ünitesi, o Doğrulama üniteleri, o Tüm bu mekanizmaların eşgüdümlü çalışmasını sağlayacak Yazılım Dünya Sağlık Örgütünün tanımlamasına uygun ilaç alım ve kullanım politikasını sürdürmek istedik
ECZANE DEPO KONTROL TAKİP YAZILIMI HBYS üzerinden onaylanan reçete siparişleri okunur Yazılım reçetede yer alan ürünün (ilaç, serum vb.) kaynağını otomatik tespit ederek ( paketleme sistemi, robotik sistem, manuel işlem) ilgili birime iş emri oluşturur. Paketleme sistemi gelen iş emri ile paketleme yapar. Robotik sistem gelen iş emri ile ilgili istasyona çıkış yapar Manuel işlenen kalemler için, el terminallerine iş emri düşer Personel el terminalinde kendisine belirtilen lokasyondaki ürünü toplayıp istasyona getirir.
ECZANE DEPO KONTROL TAKİP YAZILIMI El-terminalleriyle giriş kayıtları yapılan ve önceden koordinatları belirlenmiş raflara yerleştirilen ilaçların tüm bilgileri sisteme kaydedilmektedir. İhale sonucu firmalara açılan siparişlerin HBYS den okunması Mal Kabul işlemi sırasında siparişler ile gelen malzemenin eşlenmesi ve açık sipariş takibinin yapılması Tüm kolilerin etiketlenerek ve el terminali ile okutularak depoya alınması PTS bilgilerinin internet üzerinden okunması Kabul yapılan malın adreslenmiş depo noktasına el terminali ile kolayca yerleştirilmesi İTS bilgilerinin otomatik gönderilmesi
ECZANE DEPO KONTROL TAKİP YAZILIMI OTOMATİK EMİR HAZIRLAMA EKRANI
RAPORLAMA
ECZANE DEPO KONTROL TAKİP YAZILIMI Yarım paketlerin işlenmesi Ampul, flakon gibi çoklu birim ihtiva eden paketler sistem tarafından işlenebilir. Ör: 20 li bir ampul kutusu, robottan çıktıktan sonra, eğer ihtiyaç 15 adet ise kalan 5 adet için kutu üzerine yapıştırılmak üzere özel bir karekod üretilir ve operatör tarafından kutuya yapıştırılır. Kutu tekrar yüklenmek üzere sisteme geri verilir. Aynı ürün ihtiyacı olduğunda öncelikle yarım paket işlenir. Aynı sistem ile medikal malzeme ve diğer ürünlerde takip altına alınabilir.
TABLET PAKETLEME SİSTEMİ Deblistring cihazı İhtiyaca uygun kapasitede paketleme makineleri Mikroçipli kanisterler Özel Tablet Yükleme Sistemi Vizen ( Tablet Tanıma Sistemi) Wizer ( Paket Ayrıştırma Sistemi)
TABLET PAKETLEME SİSTEMİ Debilister yöntemiyle steril şartlarda ilaçlar hazırlanarak uygun kanisterlere bırakılır
MİKROÇİP KASET TANIMA SİSTEMİ Kanister üzerinde yer alan mikroçip ile, kanister içinde hangi ilacın depolandığı kayıt altına alınır. Kanister makine içerisinde herhangi bir noktaya geri yüklenebilir. Kanisterin makine içerisindeki konumu tamamen bağımsız hale gelir ve hata yapma riski ortadan kalkar.
TABLET PAKETLEME SİSTEMİ Tüm hasta bilgileri bastırılabilir Ad, Soyad Servis / Oda no. Doğum günü Tarih, gün, zaman İlaç adı ve dozu Etken madde Lot no ve miadı Barkod takibi Özel uyarılar
HASSAS ÖLÇÜMLÜ DOLUM ÜNİTELERİ Kanisterlere yapılacak dolum sırasında, tablet ağırlıkları ölçülerek otomatik sayım gerçekleştirilmektedir. Anlık stok adetlerinin izlenmesi sağlanır.
ÖZEL TABLET ÇEKMECE SİSTEMİ
TABLET TANIMA SİSTEMİ - VIZEN Yapılan çalışmalarda hatalı ilaç uygulama oranı yaklaşık % 6,5 olarak bildirilmekte, bunlar tıbbi hatalara bağlı ölümlerin yaklaşık % 3-7 sini oluşturmaktadır Tablet tanıma sistemiyle.. Sharek PJ, Classen D( 2006), The incidence of adverse events and medical errors in pediatrics, Journal of Pediatric Clinics of North America, Vol 53, pp.1067-1072. Briggs J, (2005), Strategie to reduce medication errors with reference to older adults, Journal of Best Practice, Vol.9, No4, pp. 1-5.
TABLET TANIMA SİSTEMİ - VIZEN Her bir paketin dijital fotoğrafı çekilir. Bu fotoğraf üzerinden paket içeriği tekrar kontrol edilir. Kırık, yanlış veya zarar görmüş tabletler tespit edilir. Tüm bilgiler arşivlenir. Hata payı ortadan kaldırılır. Adli olaylarda hem hasta hem de çalışanlar için doğruyu savunabilecek veriler elde edilebilir
TABLET TANIMA SİSTEMİ - VIZEN Video
PAKET AYRIŞTIRMA SİSTEMİ - WIZER Hazırlanan blister ruloları hasta servis bazında ayırır. Yeni rulolar oluşturur ve bunları bantlar, servise gönderilmeye hazır hale getirir. Eczanede iş yükünü hafifletir.
ROBOTİK İLAÇ DEPOLAMA SİSTEMİ Erzurum Atatürk Üniversitesinde kurulan sistem Konveyor bant ile istenen sayıda operatörün önüne çıkış olanağı Yaklaşık 75.000 kutu depolama 2 paralel sistem ( 1 Medimat, 1 Speedbox) Paralel yükleme, paralel order 3 farklı yükleme yöntemi Fill-in-box ( Tam otomatik) Fill-in-door (Yarı otomatik) Speedbox (Manuel)
ROBOTİK İLAÇ DEPOLAMA SİSTEMİ Medimat Sistem (Az kullanılan ürünler) Saatte 250 paket yükleme, 250 paket çıkış kapasitesi Speedbox Sistem (Sık kullanılan ürünler) Saatte 750 kutu yükleme, 750 kutu çıkış kapasitesi Birbirini besleyen 2 paralel sistem Kullanım sıklığına göre sistem ilaçları uygun birime otomatik aktarır. Kullanıma göre otomatik dolum emri oluşturur.
ATAMİYS ROBOTİK İLAÇ DEPOLAMA SİSTEMİ
ROBOTİK İLAÇ DEPOLAMA SİSTEMİ
Tüm birimlerden toplanan ilaçlar barkod numarası okutulmuş, servis etiketi yapıştırılmış, hasta listesi dökümü alınmış olarak kilitli boxlara konulur. Servis sorumlu hemşiresine teslim edilir.
SONUÇ El-terminalleriyle giriş kayıtları yapılan ve önceden koordinatları belirlenmiş raflara yerleştirilen ilaçların tüm bilgileri sisteme kaydedilmektedir. Atamiys te robotik sistem 75.000 kutu ve birim doz ünitesi 300 çeşit ilaç kapasitesinde olup, HBYS ye entegre çatı yazılımıyla ihale ve sipariş listelerini oluşturmakta, fiyat-miat kontrolü gibi birçok konuyu da içeren etkin ve dinamik bir stok yönetimi sağlamaktadır. Toplam ilaç çıkışının %35 i el terminalleri (serum vs), %58 i Robotik birim (kutu bazlı) ve %7 si birim doz ile (tablet, draje, kapsül) yapılmaktadır. Doğrulama birimiyle, hastalara verilen ilaçların (fotoğraflama ve kayıt sistemiyle % 0,00003 hata oranıyla) hasta bazında doğruluğunu teyit ederek tüm bilgileri depolanmaktadır.
KAZANIMLARIMIZ Depolarımızda anlık olarak hangi üründen, hangi depoda, kaç adet var biliyoruz. Depomuzdaki ürünlerin tamamının karekod bilgisine sahibiz. Depomuzdaki her ürünün miadını anlık takip edebiliyoruz. Reçete hazırlama işlemini tam otomatik olarak yapabiliyoruz. Geçmiş tüketimler analizi ile gelecek ihale hazırlıklarımızı daha sağlıklı yapabiliyoruz.
KAZANIMLARIMIZ Miadı yaklaşan ürünlerimizi, istediğimiz kriteri belirterek ( Ör: miadın dolmasına 45 gün kalan ürünler ) tek tuşla tüm depolarımızdan toplayabiliyoruz ve bunların firmalara iadesini yapabiliyoruz. Anlık stok maliyetimizi biliyoruz. Hastanemizde yapmış olduğumuz çalışmamızda yatak başına her yıl oluşan ilaç zayi ve israfı yaklaşık 1000 TL Bu miktar her hastane için benzerlik taşıdığına inanmaktayız Bu israfın önüne geçebildiğimize inanıyoruz
KAZANIMLARIMIZ Hijyen ve kalite standartlarını karşılayan, hastane yöneticileri için şeffaf, takip edilebilir, kontrollü ve güvenilir bir sistem olan Atamiys, hem ilaç zayiatını önleyerek ülke ekonomisine katkı sağlamakta hem de ilaç hatalarını azaltarak, kurumu adli olaydan koruyabilecek, DSÖ ve ülkemiz ilaç uygulama politikasına uygun olarak tasarlanan Atamiys, ilgili tüm taraflar açısından etkili, verimli, güvenilir, kontrollü ve özgün bir sistem olması bakımından hastane eczacılığı işletmeciliğinde yeni bir dönem başlatacağı kanaatindeyiz.
İLERİ HEDEFLERİMİZ; Çoklu Ampul, flakon v.b. formların da hasta bazında eczaneden çıkışının yapılabilmesine olanak sağlayan yazılım ve donanımları entegre etmek. Bu sistemin öncelikli tıbbi sarf ve malzeme yönetimine daha sonrasında da tüm ayniyat depolarına entegrasyonunu sağlamak olacaktır.
ÖNCE HAZIRLIK
SONRA
TEŞEKKÜRLER
ROBOTİK İLAÇ DEPOLAMA SİSTEMİ Video