Hazırlayan Strateji Geliştirme Müdürü Kontrol Başkanlık Hukuk Danışmanı Onay Belediye Başkanı Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 1 / 9 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı; Kartal Belediyesi Strateji Geliştirme Müdürlüğü faaliyetleri için yetki, yöntem ve sorumlulukları tanımlamaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür, Kartal Belediyesi nin strateji geliştirme hizmetlerinin planlanması ve yürütülmesini kapsar. 3. TANIMLAR Strateji: Kurumun önceden belirlenen misyon, vizyon, amaç ve hedeflere nasıl yönlendirilmesi gerektiğini belirleyen ve davranışını oluşturan yaklaşımdır. Stratejik Planlama: Bir kurumun geleceğe ilişkin misyon, vizyon, stratejik amaçlar ve hedeflerinin katılımcı yöntemlerle belirlenmesi ve performansın önceden belirlenen göstergeler doğrultusunda ölçülmesi, izlenmesi ve değerlendirilmesidir. Stratejik Yönetim: Uzun vadede, kurumsal performansı istenen ölçüde geliştirebilmek için misyon, amaç ve hedef belirleme, bu çerçevede alternatif stratejiler oluşturma, en uygun stratejiyi seçme, uygulama ve doğrulama ile bu kapsamdaki ayarlamaları gerektiği zamanda yapma çalışmalarını kapsayan bir yönetim biçimidir. Hedef: Belirlenen sürede ve belirlenen yöntemle, belirlenen kişiler tarafından gerçekleştirilmesi planlanan hizmet/üründür. Kurumun temel amacına ne oranda ulaştığını gösteren net ve ölçülebilir faaliyet ve eylemler bütünüdür. Süreç: Belirli bir amacı gerçekleştirmek için gerekli her türlü girdiyi alarak beklenen sonuçları oluşturmak için gerçekleştirilen eylemlerin bütünüdür. Performans: Kurumun ürettiği hizmet ve/veya ürünlerin kalitesine yönelik beklentilere ve hedeflere ulaşma derecesidir. PaydaĢ: Kurum çalışanları ve hizmetin/ürünün birlikte üretildiği, hizmetten/üründen faydalanan kişi veya kurumlardır.
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 2 / 9 4. SORUMLULAR Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Strateji Geliştirme Müdürlüğü Bölüm Yöneticileri Yönetimin Temsilcisi 5. ĠLGĠLĠ DOKÜMANLAR Yerel, Ulusal ve Uluslararası Proje Teklif Formu F35.01 Yerel, Ulusal ve Uluslararası Proje Takip Formu F35.02 Yerel, Ulusal ve Uluslararası Gezi-İnceleme Katılım Formu F35.03 Yerel, Ulusal ve Uluslararası Eğitsel-Bilimsel Etkinlik Katılım Formu F35.04 Yerel, Ulusal ve Uluslar arası Araştırma ve İnceleme Raporu Formu F35.05 Yerel, Ulusal ve Uluslararası Toplantı Değerlendirme Raporu F35.06 Çeviri Talep ve Takip Formu F35.07 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 2863-5226 sayılı Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kanunu 2872 sayılı Çevre Kanunu 3122 sayılı Öğretici ve Teknik Filimler Hakkında Kanun 3194 sayılı İmar Kanunu 3294 sayılı Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışmayı Teşvik Kanunu 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 4749 sayılı Kamu Finansmanı ve Borç Yönetiminin Düzenlenmesi Hakkında Kanun 5227 sayılı Kamu Yönetiminin Temel İlkeleri ve Yeniden Yapılandırılması Hakkında Kanun 5393 sayılı Belediye Kanunu 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu 14765 sayılı İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Tüzüğü Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü PR-01.0 Veri Analizi Prosedürü PR-19.0
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 3 / 9 6. N UYGULANIġI 6.1 STRATEJĠ GELĠġTĠRME MÜDÜRLÜĞÜ NÜN FAALĠYETLERĠ SĠSTEM GELĠġTĠRME ġeflġğġ 6.1.1 Stratejik Plan ÇalıĢmaları Belediyenin Stratejik Planını katılımcı yöntemlerle, Müdürlükler arası koordinasyonu sağlayarak hazırlamak, Belediye mevzuatında öngörülen ve Belediye Başkanı nın talimatlarına göre kurumun misyon, vizyon ve temel değerlerinin (ilkelerinin) belirlenmesi ve güncellenmesi çalışmalarını yürütmek, Belediyenin orta ve uzun vadeli stratejik amaç ve hedeflerini belirlemek, amaç ve hedefleri oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak, 6.1.2 Performans Programı ÇalıĢmaları Süreç Yönetimi kapsamında, belediyenin Performans Programını Müdürlükler arası koordinasyonu sağlayarak hazırlamak, Belediyenin Yatırım Programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve değerlendirmek, Belediyenin görev alanına giren konularda Performans ve Kalite Ölçütleri GeliĢtirmek ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak, Belediyenin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek üst yöneticiye sunmak, Belediye faaliyetlerinin Stratejik Plan ve Yıllık Performans Programına uygunluğunu izleyerek değerlendirmek, 6.1.3 Faaliyet Raporu ÇalıĢmaları Performans programı doğrultusunda Müdürlüklerin hazırlamış oldukları aylık faaliyet raporlarının izleme ve değerlendirmesini yapmak ve Yıllık Faaliyet Raporunu hazırlamak, 6.1.4 Entegre Yönetim Sistemi ÇalıĢmaları Belediyenin Entegre Yönetim Sistemini planlama, uygulama, kontrol ve iyileştirme çalışmalarını yürütmek,
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 4 / 9 Entegre Yönetim Sistemi kapsamında yapılan çalışmaları revize etmek, birimlerin iç denetimlerini yapmak, ilgili firmadan dış denetim hizmetinin alınması sağlamak (PR.2.0), 6.1.5 Proje ÇalıĢmaları Belediye Başkanı ile iç-dış paydaşlardan gelen istek ve öneriler çerçevesinde, yurt içi ve yurt dışı yerel yönetimlerin hizmet ve hizmet yöntemlerini incelemek, bu kapsamda kuruma uygun model ve projeleri geliştirerek sunmak ve uygulamaya geçirilecek projeler için ilgili Müdürlükler arası koordinasyonu sağlamak ve takibini yapmak, Ulusal ve Uluslararası kurum ve kuruluşların duyuru yaptığı program ve çağrıları takip etmek, program ve çağrı kapsamında proje hazırlamak, kabul edilen projeler için ilgili müdürlüklerle koordinasyonu sağlamak ve takibini yapmak, Başkanlık Makamı tarafından istenen veri elde etme, analiz ve araştırma- geliştirme çalışmaları yapmak ve/ veya yaptırmak, Kartal Kart Projesi kapsamında, saha ekibi oluşturulması, veri bankası oluşturulması, bankalar ile görüşme ve sözleşme yapılması, asistanlık hizmeti veren firmalarla bağlantıların kurulması, esnaf ile gerekli anlaşmaların yapılması, müdürlükler ve iştirakler arasında koordinasyonun sağlanması faaliyetlerini yürütmek, Kardeş şehir ilişkileri kurulması ve kardeş şehirler ile ortak projeler geliştirilmesini sağlamak; Kartal'a davet etmek ve kardeş şehirlerden gelen davetlere katılımı sağlamak, Kardeş şehir ilişkileri yazışmaları, proje çalışmaları ve kurumun tanıtımı konularında çeviri çalışmalarını yapmak (F35.07 Çeviri Talep ve Takip Formu), 6.1.6 Eğitim ve Etkinlikler Kurum içi ve kurum dışı toplantı, konferans, sempozyum, fuar, teknik gezi v.b. toplantılara katılımın sağlanması ve raporun sunulmasını sağlamak (Yerel, Ulusal ve Uluslararası Eğitsel-Bilimsel Etkinlik Katılım Formu F35.04, F35.05 Yerel, Ulusal ve Uluslar arası Araştırma ve İnceleme Raporu Form), Birim ile ilgili ihtiyaca yönelik kurum içi ve kurum dışı eğitim ve toplantılar düzenlemek ya da katılmak, eğitim ve toplantılar ile ilgili rapor sunmak (F35.06 Yerel, Ulusal ve Uluslararası Toplantı Değerlendirme Raporu, Yerel, F35.03 Ulusal ve Uluslararası Gezi-İnceleme Katılım Formu),
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 5 / 9 6.1.7 Evrakların Kaydedilmesi ve Raporlama ÇalıĢmaları Müdürlüğe gelen ve Müdürlükten giden evrakın, Gelen-Giden Evrak Kayıt Defterine ve bilgisayara kaydını yapmak, (Yazının içeriğine göre gelen evrak incelenir ve ilgili elemana havale edilir. Giden evrak için kurum içi yazışma Strateji Geliştirme Müdürü, kurum dışı yazışma Belediye Başkanlık Makamı onayı alındıktan sonra Gelen-Giden Evrak Kayıt Defterinden ve bilgisayardan çıkış kaydı yapılır. Kurum dışına gidecek evrak için Yazı İşleri Müdürlüğü nce de kayıt numarası verilir. Giden Evrak ın bir nüshası Giden Evrak Kayıt Dosyasında tarih sırasına göre arşivlenir. Genel duyuru niteliğindeki evraklar (değişen mevzuat bilgileri, etkinliklerle ilgili duyurular ve çağrılar, davetler, kurumsal yapılanma ile ilgili bilgiler gibi) ise bir haftadan kısa süreyle olmamak üzere birim duyuru panosuna asılarak birim çalışanlarının görmesini sağlanır). Aylık birim faaliyet raporunu hazırlamak, Birim tarafından ihalesi yapılan işlerin teknik şartnamesini hazırlamak, şartname doğrultusunda denetlemek ve raporlamak (PR5.0), Her ay bir adet DÖFİ yapmak (PR3.0), Müdürlük veri analiz raporunu hazırlamak (PR19.0), Müdürlük risklerini güncellemek (PR30.0), Her ay en az 1 adet iyileştirme yapmak (PR3.0), Tüm çalışanlar ile birlikte, aylık sosyal /teknik nitelikli toplantı yapmak(t-07.01), Müdürlük veri yedekleme takibini yapmak (F01.10), Birim çalışanlarına ait Bireysel Performans Sistemi ile ilgili formları 60 gün içerisinde ilgili birime eksiksiz teslim etmek (T-07.02), Vatandaştan birime gelen dilekçelere 20 gün içinde cevap vermek (F.09.03), Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde gelen talepleri 7 iş gününde geri bildirmek (PR-09.0), Müdürlüğün önemli faaliyetlerinin basında ve kurumun web sitesinde haber olabilmesi için Aylık Basın Yayın bilgi raporu düzenlemek, Üst Yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmak,
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 6 / 9 7. DAĞITIM Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Yönetim Temsilcisi Bölüm Müdürleri