Faaliyet ve Proje Bilgileri Encümen çalışmaları; Büyükşehir Belediye Encümenimiz haftada 1 gün Salı günü saat 15. de toplanmaktadır. Ayrıca Belediye Başkanımız acil durumlarda Encümeni toplantıya çağırabilir. Karar alınmak üzere dairesince sevk edilen evraklar zimmetli olarak teslim alınıp, karar defterine işlenmesi daha sonra toplantıda alınan karar neticesinde yazılarak, sonuçlanan kararların ilgili birimlere zimmetle gönderilmesi işlemleri Müdürlüğümüzce yapılmaktadır. 21 yılı içinde 51 encümen toplantısı yapılmış 238 karar alınmıştır. 21 Belediye Encümenimizin toplantı ve karar sayıları aşağıda tablo ve grafiklerle desteklenerek tarafınıza sunulmuştur. TOPLANTI 4 4 5 4 4 5 4 5 4 4 4 4 51 KARAR 234 217 354 184 148 256 149 248 144 183 126 137 238 21 Yılı Encümen Toplantıları ve K arar Sayıları 4 354 35 3 25 234 217 256 248 2 15 184 148 149 144 183 126 137 TOPLANTI KARAR 1 5 4 4 5 4 4 5 4 5 4 4 4 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 11 12 Genel Evrak Çalışmaları Kamu Kurum ve Kuruluşlar ile vatandaşlardan gelen taleplerin havalesi yapılarak 1 günde ilgili birimlere gönderilmektedir. 21 yılında belediyemize 57172 evrakın kaydı yapılmış, 31545 adet evrak kamu kurum ve vatandaşlara gönderilmiştir. Şikayet Öneri Katkı (ŞÖK) başvuruları toplam 4629 olup 2 gün içersinde ilgili birimlere gönderilmiştir. 1
21 yılı Belediyemize yapılan başvuru (Genel Evrak) sayısı GELEN 159 4363 5373 525 4692 4997 4827 457 461 4723 427 5464 57172 GİDEN 2355 2565 3151 3161 2768 2952 2918 2857 2173 275 1895 2675 31545 21 Yılı Gelen / Giden Evrak Sayısı 6 5 4159 4363 5373 525 4692 4997 4827 457 461 4723 427 5464 4 3 2 2355 2565 3151 3161 2768 2952 2918 2857 2173 275 1895 2675 GELEN GİDEN 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 11 12 21 Yılı ŞÖK Başvuruları; MYART ŞÖK 29 21 2 319 324 369 536 612 468 539 395 457 4629 21 Yılında Belediyemize Gelen ŞÖK Sayısı 7 612 6 536 539 5 4 319 324 369 468 395 457 ŞÖK 3 29 21 2 2 1 2
21 yılı ŞÖK Başvuru Şekli TELEFON FAKS ŞAHSEN İNTERNET+SMS 472 8 9 459 4629 21 Yılında ŞÖK Başvuru Şekli 45 459 4 35 3 25 2 15 1 5 472 8 9 TELEFON FAKS ŞAHSEN İNTERNET+SMS 21 Yılı ŞÖK Sonuçları 21 yılında Belediyemize 4629 adet ŞÖK müracaatı yapılmış olup, %91,3 oranında ŞÖK çözümlemesi yapılmış, %79 oranında vatandaş memnuniyeti sağlanmıştır. ŞÖK 4629 VATANDAŞ MEMNUNİYETİ 79 ÇÖZÜMLENME ORANI 91,3 21 YILI VATANDAŞ MEMNUNİYET ORANI 3 4629 25 2 15 1 5 %91,3 %79 ŞÖK ÇÖZÜMLENME ORANI VATANDAŞ MEMNUNİYETİ 3
Sosyal Belediyecilik Çalışmaları (Tebrik-Kutlama-Taziye); Personel Doğum Günü Personel Evlilik Yıldönümü İşyeri Vatandaş Taziye Hacca Açılışı Nikahı Mesajı Gidenler Ocak 1412 168 417 24 675 2912 Şubat 937 138 328 222 639 2264 Mart 172 148 45 294 614 2533 Nisan 113 191 55 326 633 2713 Mayıs 998 39 57 476 589 2979 Haziran 927 323 211 569 543 2573 Temmuz 929 348 477 692 693 3139 Ağustos 43 455 43 27 774 2332 Eylül 915 339 326 387 587 2554 Ekim 855 382 334 455 56 2586 Kasım 774 283 353 329 62 9 3259 Aralık 671 21 277 292 68 114 2163 Arşiv Çalışmaları Arşiv evraklarından bekleme süresi dolanlar yeteri kadar birikmediğinden imha işlemi gerçekleştirilmemiştir. Performans Sonuçları Tablosu Stratejik Amaç : Stratejik Hedef : Performans Hedefi : Performans Göstergesi 1 2 1.1.12 Birimlerden Encümen gündemini oluşturan tekliflerin görüşülerek yazılımının yapılması, 1.1.12 Kurum arşiv işlemlerinin yürütülmesi, 1.1 Etkin verimli ve kaliteli hizmet üretimi için kurumsal yapının geliştirilmesi, 1.1.12 Meclis çalışmalarının içeriğine şeffaf bir yönetim anlayışıyla halkın, ilgili kurum/kuruluşlarının erişimini sağlamak. 1.1.13 Vatandaşın şikayet, öneri ve katkılarının fax, telefon, mail ve dilekçe ile alınıp ilgili birimlere ulaştırmak, 48 saat içerisinde geri dönüş yapmak memnuniyetinin düzeylerini takip etmek. - 21 yılında meclis çalışmalarının içeriğine şeffaf bir yönetim anlayışıyla halkın, ilgili kurum/kuruluşlarının erişimini sağlamak. -21 yılında vatandaşın şikayet, öneri ve katkılarının fax, telefon, mail ve dilekçe ile alınıp ilgili birimlere ulaştırmak, 48 saat içerisinde geri dönüş yapmak memnuniyetinin düzeylerini takip etmek. 21 Yılı Gerçekleşme Oranı Hedeflenen Gerçekleşen (%) 1 1 1 1 5 5 4
3 4 1.1.12 Arşivdeki evrakların elektronik ortama taşınması, 1.1.13 Kamu kurum ve kuruluşları ile vatandaşlardan gelen taleplerin ilgili birimlere havalesini sağlamak, 1 - - 1 1 1 21 Yılı Performans Programında Yer Almayan Faaliyetler Faaliyet/Proje Adı Açıklama Valilik Makamına Haziran ve Aralık aylarında konu ile ilgili 1 İç Göç Eylem Planı çalışmalar hakkında rapor sunulmaktadır. Valilik Makamına her yıl Ocak ayında konu ile ilgili çalışmalar 2 Özürlülerle ilgili yazışmalar hakkında rapor sunulmaktadır. Yolsuzlukla Mücadele / Sosyal Valilik Makamına aylık ve üçer aylık sürelerde rapor 3 Hizmetler sunulmaktadır. Ayda en az 1 kez olmak üzere müdürlüğümüzce aylık 4 Birim içi toplantılar yapmak değerlendirme toplantıları yapılmaktadır. Yapılan toplantılar sonucunda alınan kararlar tutanak altına alınmaktadır. Birimimizde çalışan personel genelge ve mevzuat değişiklerinden 5 Birim içi eğitim bilgilendirilmektedir. Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi Performans programında yer alan performans hedeflerine ulaşılmıştır. Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi Süreçlerimizde ölçüm kriterleri bulunmadığından Veri Analizi yapılmamaktadır. Genel Evrak süreci (ŞÖK) için Veri Analizi hazırlanmaktadır. E-isoft kalite yönetim sisteminde yer alan hedefler sonuçlara ulaşılmaktadır. 5