SANCAKTEPE BELEDİYESİ YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ TEŞKİLAT GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ I. BÖLÜM AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK ve TANIMLAR Amaç ve Kapsam Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı Sancaktepe Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün Hukuki Statüsünü, Teşkilatını, Görev ve Yetkileri ile Çalışma Usul ve Esaslarının, Hizmetlerinin, Planlı, programlı, etkin ve uyum içinde yürütülmesini sağlayacak şekilde düzenlemektedir. Dayanak Madde 2 - Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve diğer Kanun, Tüzük ve Yönetmelikler çerçevesinde hazırlanmıştır. Kuruluş Madde 3-5747 sayılı Büyükşehir Belediyesi Sınırları İçerisinde İlçe Kurulması Ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun ile 01/04/2009 tarihinde Sancaktepe Belediyesi kurulmuş olup, Sancaktepe Belediye Meclisinin 05/04/2009 tarih ve 2009/11 sayılı Kararı ile Yazı İşleri Müdürlüğü faaliyete geçmiştir. Tanımlar Madde 4 - Bu Yönetmelikte geçen; a) Başkanlık : Sancaktepe Belediye Başkanlığını, b) Belediye : Sancaktepe Belediyesini, c) Başkan : Belediye Başkanını, d) Meclis : Sancaktepe Belediye Meclisini, e) Encümen : Sancaktepe Belediye Encümenini, f) Müdür : Yazı İşleri Müdürünü, g) Şef : Müdürlük emrinde görev yapan şefi veya şefleri h) Personel : Yazı İşleri Müdürlüğü Personelini, Teşkilat II. BÖLÜM Teşkilat ve Bağlılık Madde 5-1. Sancaktepe Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü Müdür, Memur, İşçi, Sözleşmeli Memur personelden oluşur. 2. Müdürlüğün teşkilat yapısı ; a) Yazı İşleri Müdürü b) Kararlar Şefliği Meclis Bürosu Encümen Bürosu 1
c) Yazı İşleri Şefliği Müdürlük Kalemi Genel Evrak Bürosu Asker Aile Yardımı Kurye İşlemleri Kent Konseyi Hizmetleri d) Ar-Ge ve Dış İlişkiler Şefliği e) Arşiv Şefliği f) Evlendirme Şefliği Bağlılık Madde 6 - Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür. III. BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluk Müdürlüğün Görevleri Madde 7 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediyeler Kanunu nun 48. Maddesi gereğince Başkan Yardımcısı kanalı ile Belediye Başkanına bağlı olarak çalışan bir birimdir. (2) Yazı İşleri Müdürlüğü, Genel evrak akışının düzenlenmesi,kurum arşivi işlemlerinin yürütülmesi, meclis ve encümen kararlarının alınması, asker ailelerine yardım edilmesi, nikah işlemlerinin yapılması ve Belediyemizin ulusal ve uluslar arası alanlarda yapacağı çalışmalar ile ilgili iş ve işlemlerini yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre yürütmekle görevlidir. a) 5393 Sayılı yasanın Belediye Meclisine yüklediği sorumlulukların yerine getirilmesinde koordinasyon görevi yapar, Meclis toplantılarının süresi içerisinde ilan edilmesini sağlar, Meclis toplantı tutanaklarını tutar, toplantıları kayda alır, kayıtların kaset çözümlemesini yapar, ve arşivler. Meclis kararlarının yazılımını sağlar ve birer nüshasını arşivler. Karar özetlerini ilgili birime ulaştırır. Meclis kararları ve gündemini internette yayınlatır. b) 5393 Sayılı yasanın 33. Maddesine istinaden Belediye Encümeninde görüşülmesi için havale edilen dosyalar doğrultusunda Encümen gündemini hazırlar, Belediye Encümeninin çalışma koşullarını ve karar alınmasını sağlar. İlgili onaylardan sonra karar suretlerini teklifin geldiği birimlere ulaştırır. Karar asıllarını sırasına göre dosyalar ve arşivler. c) Yazı İşleri Müdürlüğü, belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim alır. Konularına göre evrak ve belgelerin ayırımını ve kaydını yaparak imza işlemlerini tamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılmasını, aynı şekilde tüm birimlerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını belirli bir düzen içerisinde sağlar. d) Yazı İşleri Müdürlüğü muhtaç asker ailelerine 4109 sayılı kanuna istinaden Encümen Kararı alınarak asker aylığı bağlanmasını sağlar. e) Belediyemizin ulusal ve uluslar arası alanlarda yapacağı çalışmalar ile Gerçekleştirmeyi planladığı projelerde AB Fonlarından yararlanabilmesi amacıyla gerekli çalışmaları yapar. f) Belediyemiz Kurum Arşivinin oluşturulması, Birimlerin iş ve işlemlerinin hızlı bir şekilde sonuçlandırılabilmesi için verilerine hızlı ve sağlıklı bir şekilde ulaşılmasını sağlar. g) Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı yasa ve Medeni kanunla Belediye Başkanına görev olarak verilen nikah işlemlerini başkanın onayı ile görevlendireceği evlendirme memuru aracılığı ile yapar. Evlendirme memurluğu görev ve sorumluluk açısından bu yönetmelik hükümlerine uymak zorundadır. 2
Müdürlük Yetkisi Madde 8 - Yazı İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. Müdürlüğün sorumluluğu Madde 9 - Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklulukla yapmak ve yürütmekle sorumludur. Yazı İşleri Müdürünün Görevleri Madde 10 - Yazı İşleri Müdürlüğünün görev ve sorumluluk alanına giren konuları Belediye başkanı ve/veya Başkan Yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir, görev alanına giren bütün konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapar, Müdürlük faaliyetlerini denetler, varsa aksaklıkları giderir. Yıllık, aylık, haftalık, günlük çalışma programları hazırlar veya hazırlattırır bu programlara göre sevk ve idareyi temin eder, bu konularda üst makamlara gerekli raporları sunar. Birinci sicil amiri olarak; personele sicil notu verir, çalışma koşullarını iyileştirir ve prensipler koyar. Müdürlük personelinin performans durumunu izler gerekli değerlendirmeleri yapar, varsa ceza ve mükafat için üst makamlara teklifte bulunur. Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün Görevleri kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar. Personelin izin planlarını yapar, izinlerini kullanmasını sağlar. Rapor, doğum, ölüm vb. konularda yazışmaları takip ve kontrol eder. Belediye Başkanlığına; dış kurumlardan, Belediye Birimlerinden ve kişilerden gelengiden evrakların kontrolünü yapıp, sevk ve havalesini yaptıktan sonra yerine ulaşmasını ve arşivlenmesinin yapılmasını kontrol eder. Dış ve iç birimlerden gelen-giden gizli dereceli evrakların, gizli evrak defterine kaydını yaparak, yerine ulaşmasını sağlar. Başkanlığa bağlı birimlerden; Belediye Meclisine ve Encümenine görüşülmesi için sevkli gelen evraklarla, Başkanlık adına Meclis ve Encümen gündemlerinin hazırlanmasını sağlar. Meclis toplantı tarihini, Belediye başkanı tarafından belirlenen gündem maddelerini, Belediye Kanununun 20. ve 21. maddeleri gereğince en az üç gün önceden Müdürlüğümüz kurye marifetiyle, posta, faks, telefon veya e-posta aracılığıyla Meclis üyelerine ulaşmasının kontrolünü yapar, ayrıca Belediye Başkanlığının internet sayfasından kamuoyunu bilgilendirmek üzere yayımının kontrolünü yaptıktan sonra Meclis toplantısının yapılmasını sağlar. Belediye Meclisinde görüşülen konular ile ilgili kararların, Belediye İnternet sayfasından yayımını ve Meclis toplantı gündeminin, Meclis Toplantı Salonu girişindeki ilan tahtasında ve Zabıta Müdürlüğü tarafından ilan edilmesinin kontrolünü yapar. Alınan meclis kararlarının, Belediye Başkanınca; yasal süresi içerisinde Belediye Meclisine iade edilmemesi durumunda Mülki İdare Amirinin onayına ayrıca bütçe ve imarla ilgili olan kararlarında Büyükşehir Belediye Başkanlığına gönderilmesinin kontrolünü yapar. Belediye Başkanı tarafından Belediye Encümenine havale edilen dosyalar doğrultusunda, Başkanlık adına Encümen gündemini hazırlar ve üyelere dağıtımını yaptırır. Belediye Kanununun 33. Maddesi hükümlerine göre Belediye Başkanının görevlendirme yazısıyla Encümen toplantısına, Encümenin memur üyesi olarak katılır. Toplantıda alınan kararların ilgili birimlere sevkinin sağlanmasını kontrol ettikten sonra arşivlenmesini yaptırır. Bununla birlikte Encümen ve Meclis üyelerinin huzur hakkı bordrolarını hazırlatır, ödenmesi için bir üst yazıyla birlikte Mali Hizmetler Müdürlüğüne sevkinin yapılmasını kontrol eder. 3
Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunlar, idari ve genel yargı kararlarıyla birlikte Resmi Gazeteye abone olarak, ilgili birimlere sevkinin kontrolünü yapar, Resmi Gazetede yayınlanan, Belediye ile ilgili kanun, yönetmelik ve genelgelerin; ilgili birimlere e-posta yoluyla, ayrıca bir üst yazıyla gönderilmesinin kontrolünü yaparak, diğer birimleri bilgilendirir. Türk Medeni Kanununun verdiği yetkiye dayanarak, Belediye Başkanının evlendirme memurlarına vermiş olduğu evlendirme izin onayı doğrultusunda, başkan adına kıyılan nikâhların zamanında, kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yapılmasını sağlatır. Nikah ücretlerinin belirlenmesi için Belediye Meclisine teklif sunar ve ücretlerin belirlenmesini sağlar, kıyılan nikahların kayıt defterine işlenmesini sağladıktan sonra ilgili kurumlara bildirilmesinin kontrolünü yapar. Stratejik planlama ile Müdürlüğün hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlar. Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlar. Kurum arşivini kurar ve idare eder. Şeflerin Görevleri Madde 11 - Başkanlıkça Görevlendirme yapılır. Konusu ile ilgili işlerin Yasalar ve müdürün vereceği emirler doğrultusunda yürütülmesini sağlar. a) Kararlar Şefi :Yönetmelikte görev tanımları verilen, Meclis Bürosu ve Encümen bürosu işlemlerini yürütür. İşlerin yasal çerçevede yürütülmesinden birinci derecede mesuldür b) Yazı İşleri Şefi : Yönetmelikte görev tanımları verilen, Müdürlük Kalemi, Genel Evrak, Kurye İşlemleri ve Asker Aile Yardımı Büroları ve Kent Konseyi işlemleri bu şefe bağlı olarak çalışır. Bürolardaki işlerin yasal çerçevede yürütülmesinden birinci derecede mesuldür. c) Ar-Ge ve Dış İlişkiler Şefi : Yönetmelikte görev tanımları verilen İş ve İşlemleri yürütür. İşlerin yasal çerçevede yürütülmesinden birinci derecede mesuldür. d) Arşiv Şefi : Yönetmelikte görev tanımları verilen İş ve İşlemleri yürütür. İşlerin yasal çerçevede yürütülmesinden birinci derecede mesuldür. e) Evlendirme Şefi : Yönetmelikte görev tanımları verilen İş ve İşlemleri yürütür. Bu şefliğe Merkez ve Şube Evlendirme Memurlukları bağlıdır. Bürolardaki işlerin yasal çerçevede yürütülmesinden birinci derecede mesuldür. Memur, İşçi ve Sözleşmeli Memurların Görevleri a) Memurlar : Amirlerin verdiği görevleri ilgili yasalar çerçevesinde uygularlar. b) İşçiler : Genellikle odacılık yada kuryelik gibi yardımcı işlerde görev yaparlar. Bunlardan Müdür talimatı ile Memur görevi verilenler; bu görevlerinden Devlet Memurları Kanunu doğrultusunda sorumludurlar. c) Sözleşmeli Memurlar : Amirlerin verdiği görevleri ilgili yasalar çerçevesinde uygularlar. 4
Kararlar Şefliği Madde 12 Meclis Bürosu a. Belediye Birimlerinden Belediye Meclisine görüşülmesi için gelen havaleli konular doğrultusunda, Belediye başkanı adına Belediye Meclis gündemini hazırlar. b. Hazırlanan Gündemi; 5393 sayılı Belediye Kanununun 20. ve 21. maddeleri gereği en az üç gün önceden Müdürlüğümüz Kurye marifetiyle imza karşılığı adreslerine gönderir veya posta, faks, telefon veya e-posta vasıtası ile üyelere bilgi verilmesini sağlar. Toplantı gündemi, saati ve toplantı yerinin neresi olduğunu, Belediye Başkanlığının internet sayfasının Belediye Meclisi ile ilgili bölümünde internet ortamında yayınlar, kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlar. Meclis gündeminin Belediye İlan Panosuna asılmak suretiyle ve Zabıta Müdürlüğü tarafından ilan edilmesini sağlar. c. Meclisin 1. toplantısında ihtisas komisyonlarına havale edilen dosyaların, üst yazısını hazırlayarak, ilgili komisyona sevkini yapar ve yasal süresi içinde cevap verilmesini sağlar. Bir sonraki meclis toplantısında konunun görüşülmesi için gündeme alınmasını sağlar. d. Kararı çıkan tekliflerin numaralandırma işlemlerinden sonra yazımını yapar, toplantı tutanakları, karar özeti vb. ile birlikte, Başkanlık Divanındaki Üyelere de imzalatır, Belediye Başkanı 5393 sayılı Kanunun 23. maddesi gereği yasal süresi içinde kararı iade etmemişse, Mülki İdare Amirinin Onayına sunar ve ilgili birimine sevkini yapar. Ayrıca; 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanununun 14. Maddesi gereğince bütçe ve imarla ilgili olan kararları, dayanak belgeleri ile birlikte onaylanması için Büyükşehir Belediye Başkanlığına gönderir. e. Toplantıda alınan Kararların, Komisyon Raporlarının internet ortamında, Belediyemiz ilan panosunda ve zabıta Müdürlüğü tarafından ilan edilerek, kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlar. f. Alınan meclis kararlarının onaylatılmak üzere mülki amire gönderilmesini sağlar. g. Meclis üyeleri ve İhtisas Komisyonlarına ait imza çizelgesinin kontrollerini yapar, toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için puantaj listesini yaparak bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesi için gerekli yazışmaları yapar. h. Belediye Meclisi ile ilgili bütün evrakların arşivlemesini yapar. i. Meclis üyelerinin özlük işlemlerini takip eder ve arşivlemesini yapar. Encümen Bürosu a. Belediye Encümeni 5393 sayılı Kanunun 33. maddesinde belirtilen üyeler ile aynı Kanunun 35. maddesi gereği önceden belirlenen gün ve saatte toplanır. b. Belediye Başkanı tarafından Encümende görüşülmesi için havale edilen teklifler doğrultusunda Encümen Gündemini hazırlar ve Encümen üyelerine sunar. c. Encümende görüşülen tekliflerin geldiği şekliyle veya encümen görüşü doğrultusunda kararları yazılıp, gereği için zimmet karşılığı ilgili müdürlüklere teslim edilir. d. Encümen Karar Asıllarının Encümen Üyelerine imzalatılması, karara muhalif olanların gerekçelerini yazmaları sağlanır, e. Belediye Encümeni ile ilgili bütün evrakların arşivlemesini yapar. f. Encümen Üyelerinden toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için toplantı sayılarına ait listeyi hazırlayarak, bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir. 5
Yazı İşleri Şefliği Madde 13 Müdürlük Kalemi Bürosu a. Müdürlüğe gelen-giden bütün evrakları, Yazı İşleri Müdürüne çıkararak, havalesini yaptırdıktan sonra, kaydını yapar, havale edilen yazının ilgili personele tebliğini yapar, cevap verilmesi gerekiyorsa cevap yazısını hazırlar, cevap verilmesini sağladıktan sonra arşivlemesini yapar. b. Müdürlük personelinin sağlık, izin ve özlük işleri ile ilgili iş ve işlemlerinin yazışmasını yaptıktan sonra arşivlemesini yapar. c. Belediye Başkanlığına gelen Resmi Gazete, Yönetmelik, Genelge ve yararlı dergilerin abonelik işlemlerini yapar, ilgili yerlerine ulaşmasını sağladıktan sonra arşivlemesini yapar. d. Müdürlüğün tüm birimlerinde bulunan taşınır mal hesabını tutar ve listesini hazırlar ilgili bürolara asar. Taşınır yönetim sorumlusu olarak, taşınır eşyanın kontrolünü yapar. Miadı dolan demirbaşların müdürlük kayıtlarından çıkarılması için gerekli yerlerle yazışma yapılmasını sağlar, Taşınır Konsolide Görevlisine (Ayniyat Saymanı) ne bildirir sonra da taşınır kayıtlarından düşülmesini yapar. e. Müdürlüğün e-mail adresine gelen mailleri her gün kontrol eder ve süresinde cevap verilmesini sağlar. f. Cimer ( Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi) ve Bimer (Başbakanlık İletişim Merkezi) vasıtası ile Valilik Makamına yapılan Başvurulardan İlçemizi ilgilendiren ve kurumumuza ait hesaba gönderilen maillerin günlük olarak takibinin yapılması, müracaatların ilgili Müdürlüklere gönderilerek zamanında cevaplandırılması ve sisteme işlenmesini sağlar. g. İşleri organize eder, personelin belirlenen ölçülerde çalışmasını ve yapılan görev bölümünün işleyişini sağlar, meydana gelen aksaklıkları müdüre bildirir. h. Müdür tarafından verilen görevlerin yerine getirilmesini takip eder ve müdüre bilgi verir. i. Bürodaki tüm iş ve işlemlerin (Meclis ve Encümen kalemi, kurye ve kayıt memurlarının görevlerinin) sağlıklı yürütülmesinden müdüre karşı sorumludur. Genel Evrak Bürosu : a. Belediye Başkanlığına dış kurumlar ve kişilerden gerek posta, gerekse kurye aracılığı ile gelen evrakların bilgisayar ortamında kaydını yaptıktan sonra Belediye Başkan Yardımcısına sunarak, sevkinin yapılmasını sağlar, ilgili birimlere zimmetle dağıtımını gerçekleştirir. b. İç birimlerden gelen, dış kurum ve kişilere gidecek olan yazıların ve posta evraklarının çıkış kaydını yapıp, PTT veya Kurye vasıtasıyla yasal süresi içerisinde ilgililerine ulaştırılmasını sağlar. c. Yazı İşleri Müdürlüğü ile ilgili evrakların (avans alma-kapama, malzeme alımı, tediye, iç ve dış dairelere verilecek cevaplar vb.) yazışmalarını yapar. d. Müdürlük bütçesini hazırlar, imza aşamasından sonra Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir. e. Yazı İşleri Müdürünün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur. 6
Asker Aile Yardımı a) 4109 sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım Hakkında Kanun doğrultusunda Belediyemize yapılan müracaatları alır. b) Asker aile yardımı ile ilgili kurumlarla yazışmalar yapar ve bunlar muhafazasını gerçekleştirir. c) Yazışmaları tamamlanan müracaat dosyalarının karar alınmak üzere Encümene sevk işlemlerini yapar. d) Encümen kararı doğrultusunda müracaat edenleri arayarak gerekli bilgilendirmeyi yapar. Kurye İşlemleri Birimlerden gelip resmi kurumlara veya şahıslara giden evrakları zimmetle veya posta ile gönderir ve Belediyeye ait evrakları yine zimmetle teslim alır. Yazı İşleri Müdürü nün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur. Kent Konseyi Hizmetleri a) Kent Konseyi Başkanlığındaki sekretarya hizmetleri için personel görevlendirmesini sağlar. b) Kent Konseyi Genel Kurul Kararlarının Meclisine sunulmasını gerçekleştirir. c) Kent Konseyi nin Meclislerinden ve Genel Kurullarından onaylatılmış projelerin Belediyemizi ilgilendiren hususlarda Müdürlükler ve Kent Konseyi Başkanlığı arasındaki koordinasyonu sağlar. d) Kent Konseyi nin her türlü (Kırtasiye,İkramlık vb.)ihtiyaçları Müdürlüğümüz bütçesinden karşılanır. e) Kent Konseyi Yönetmeliğinde belirtilen (Madde-16/A) Belediyeler Kent Konseyine, bütçelerine ödenek ayırmak suretiyle ayni ve nakdi yardım yapar ve destek sağlar. Ar-Ge ve Dış İlişkiler Şefliğinin Görevleri Madde 14 a) Belediye nin ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlarla mevcut ilişkileri geliştirmek ve yeni ilişkiler kurar.. b) Yurt içindeki ve yurtdışındaki belediyelerle, gerektiğinde iyi niyet ve işbirliği protokollerini koordine eder. c) Kardeş Şehir uygulamalarıyla ilgili iş ve işlemleri yürütür, farklı kültürlerin birbirlerini tanımasını temin eder, halklar arasında kardeşlik duygusunu geliştirecek etkinlikler düzenler. d) Ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlara üye olmak ile ilgili işbirliğini oluşturur ve ilişkileri devam ettirir. e) Hemşeri Dernekleri, Sivil Toplum Kuruluşları, Kamu Kurumları, Özel şirketlerle koordinasyon ve işbirliğini sağlayarak ortak projeler geliştirerek uygulamalarda bulunur. f) Ulusal ve uluslararası açık oturum, sempozyum, tören ve festivallere katılır, Belediyemizi temsilen çalışmalarda bulunur. g) Belediyemize gelen çeşitli dillerdeki yazı, belge ve dokümanları inceleyip gerekli görülenlerin tercümesi ile birlikte ilgili birimlerimize ulaştırılmasını sağlar. 7
h) AB tarafından doğrudan sağlanan ve İstanbul Kalkınma Ajansı (İSTKA) aracılığıyla sunulan proje hibe programlarını takip eder ve proje başvurularında bulunur. Ayrıca bu konuda diğer müdürlükleri bilgilendirir ve müdürlüklerle ortak çalışma yürütür. i) Bakanlıklarca sunulan hibe programlarını takip eder ve ortak çalışma imkânlarını araştırır. j) AB adaylık sürecinde Ülke içinde ve dışında kurulacak olan çalışma komisyonları, platform veya diğer oluşumlardan Başkanlıkça onaylanan girişimlerde kurumu temsil eder ve gerekli katkıyı sağlar. k) Belediyede proje bazlı çalışma sistemi konusunda bilinç düzeyini artırmak ve ilgili müdürlüklerde proje yazacak personel yetişmesine katkı sağlar. l) AB ye ilişkin dış tanıtım etkinlik ve organizasyonlar, bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerini yapar ve yaptırır. m) Bölgemizdeki Avrupa Birliği ile ilgili faaliyetlere katılım sağlar. n) Avrupa Birliği sürecine ilişkin kurum ve kuruluşlarla, belediye birlikleriyle, STK larla, üniversitelerle olan ilişkileri geliştirir ve yürütür. Arşiv Şefliğinin Görevleri Madde 15 a) Kurum arşiv hizmetlerini; 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun, 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve yürürlükteki diğer mevzuat hükümlerine göre yürütür. b) Arşivlenmesi gereken evrak, doküman, dosya vb. belgelerin ilgili kanun, yönetmelik vs. çerçevesinde arşivlenmesini yapar. c) Müdürlüklerin birim arşivlerinin kurulması ve düzenlenmesi çalışmalarını koordine eder ve bu konuda danışmanlık hizmeti verir. d) Birim Arşivlerinde bulunan belgelerin Kurum Arşivine devir teslim işlemlerini geçekleştirir. e) Birim ve Kurum Arşivlerinin elektronik ortamda değerlendirilmesi için projeler üretir, Kurumun Dijital Arşivinin oluşturur. f) Kurum Arşivine gelen malzemelerden muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması ve imha işlemlerini yürütür. g) Ayıklama ve İmha İşlemleri neticesinde, Kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemeleri mevzuata göre tasnif eder ve hizmete sunar. h) Belediyemiz Müdürlüklerinden arşiv talep formu, vatandaş dilekçesi vs. ile istenen evrakların usulüne uygun olarak ilgili Müdürlüğün arşivden evrak almaya yetkili olan personeline verir ve verilen evrakların kurum arşivine dönüşünü sağlar. i) Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik ve arşiv malzemelerini arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak için gerekli tedbirleri alır.. j) Her yıl belediye Meclis Kararı ile belirlenen exper ücreti uygulaması ve Kurum arşivindeki evrakları incelemek üzere gelen eksperlerin tahakkuk işlemlerini gerçekleştirip dosyaların incelemesi sırasında herhangi bir problem yaşanmaması için gerekli önlemleri alır ve dosya incelemelerini Kurum Arşivinin görevlendirdiği personel kontrolünde gerçekleşmesini sağlar. k) Kuruma gelen evrakların ve Müdürlüklerin oluşturmuş olduğu belgelerin Standart Dosya Plan Kodlarına uygun olarak dosyalanmasını sağlar. l) Yazı İşleri Müdürünün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve zamanında noksansız yapmakla sorumludur. 8
Evlendirme Şefliğinin Görevleri Madde 16 a. Resmi nikah kıymak isteyen adayların başvurularını kabul eder. b. Nikah işlemleri için gerekli olan kıymetli evrakların, Mal Müdürlüğünden teslim alıp, Resmi Evrak defterine seri numarasına göre kaydını yapar. c. Başvuru sahiplerinin müracaat evraklarını kabul eder, kanunlara ve yönetmeliklere uygunluğunu denetler, inceleme sırasında evlenmelerine yasal engel bulunmayan müracaat sahiplerinin taleplerini kabul ederek, evlendirmenin gerçekleşeceği tarihi belirler. d. Yapılan tüm evlendirmeleri nüfus kütüğüne işlenmesi için Nüfus Müdürlüğüne gönderir. e. Evlilik işlemleri kabul edilen ve nikahlarını ilçe dışında kıydırmak isteyen çiftlere İzin Belgesi hazırlar. f. Nikah işlemleri için istenen evraklar, kıyılan nikahların görüntüleri ve nikahın kıyılma saatlerini de Sancaktepe Belediye Başkanlığının Resmi internet sayfasından yayımlar ve ilgilenenlerin bilgilendirilmesini sağlar. g. Nikah işlemleri ile ilgili tüm evrakların arşivlemesini yapar. h. Her yıl Belediye Meclis Kararı ile belirlenen Belediyemiz Nikah Salonunda ve Nikah Salonu Dışında Yapılacak evlendirme Ücretinin uygulanmasını sağlar. IV. BÖLÜM Görev ve Hizmetin İcrası Görevin Alınması Madde 17 - Başkan ve Başkan Yardımcılarının talimatları Müdür ve Şefler tarafından işin niteliğine göre ilgili personele iletilmesi ile görev verilir. Görevin Yapılması Madde 18 - Yazı İşleri Müdürlüğündeki çalışma Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. Görevlerin Koordinesi Madde 19 - Görevin yapılmasında diğer birimlerle gereken koordine Müdür ve Şefler tarafından yapılır. V. BÖLÜM İşbirliği ve Koordinasyon Müdürlük birimleri arasında işbirliği Madde 20 - a) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon Müdür tarafından sağlanır. b) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir. c) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılma durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz. d) Çalışanın ölümü halinde kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir. 9
VI. BÖLÜM Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem Madde 21 - a) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. b) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterine sayılarına göre işlenir. Arşivleme ve dosyalama Madde 22 - a) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır. b) İşlemi biten evraklar birim arşivine kaldırılır. c) Birim arşivindeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından birim arşiv görevlisi sorumludur. d) Standart Dosya Planına göre birim arşivinde saklama sürelerini dolduran klasörler ilgili yılın sonunda mevzuat hükümlerine göre usulüne uygun olarak kurum arşivine devredilir. e) Kurum Arşivine devredilen evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından kurum arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur. VII. BÖLÜM Denetim Denetim ve Disiplin Hükümleri Madde 23 - a) Yazı İşleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir. b) Yazı İşleri Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür. VIII. BÖLÜM Uygulama Usul ve Esaslar, Ortak Hükümler, Yürürlük ve Yürütme Uygulama Usul ve Esaslar Madde 24- Yazı İşleri Müdürlüğü kendisine verilen görevleri konusuna göre; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5018 Kamu Mali Kontrol Kanunu, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu ve 4109 sayılı Asker Ailelerinden muhtaç olanlara yardım hakkındaki kanun, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Yazı İşleri Müdürlüğü Görev; Yetki ve Sorumluluk Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde yürütür. Bu yönetmelikte bulunmayan hususlarda başkanlık makamı veya gerekli görülen hallerde Belediye Meclis kararları uygulanır. Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik Madde 25 - Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, daha önce yürürlükte olan Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlülük Madde 26 Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclisinin kabulü ve yayımı ile yürürlüğe girer. Yürütme Madde 27 - Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür. 10
11