TÜRK PLASTİK, REKONSTRÜKTİF VE ESTETİK CERRAHİ DERNEĞİ KONGRESİ İDARİ ŞARTNAMESİ MADDE 1: KONU Bu şartnamenin konusunu; Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Derneği nce düzenlenecek olan Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Kongresi nin ön hazırlık, organizasyon ve uygulama aşamalarında hizmet satın alınması oluşturulmaktadır. Bu şartname anılan organizasyon nedeniyle imzalanacak sözleşmenin eki ve ayrılmaz parçasıdır. Bu Şartnamede; a. Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Derneği: DERNEK b. Kongre Düzenleme Kurulu: KDK c. Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Derneği Yönetim Kurulu: Yönetim Kurulu d. Tekliflerin değerlendirilmesi sonucu kongreyi düzenlemeye hak kazanan firma ya da firmalar: FİRMA olarak anılacaktır. Alınacak bu teklifler Dernek tarafından 2013 yılında düzenlenecek o l a n Kongreye ilişkin olup, Yönetim Kurulu tarafından bir sonraki yılda düzenlenecek Kongre için uzatılabilecektir. MADDE 2: DERNEK ADINA YETKİLİLER İşveren DERNEK adına Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Derneği Yönetim Kurulu dur. KDK yürütme organı olarak görev yapar ve kongrenin hazırlık, uygulama ve tasfiye aşamalarında Yönetim Kurulu ve KDK ortak yetkilidir. DERNEK adına Dernek Başkanı ve Genel Sekreteri, değerlendirme sonucunda uygun görülen FİRMA ile sözleşme yapmak ve ileride ortaya çıkacak gelişmelere göre hizmet satın alma kalemleri ile ücretlerinde değişiklik yapmak yetkisine sahiptir. MADDE 3: TEKLİFLER Teklif vermek isteyen firmalardan istenen belgeler: a. Firma İmza Sirküleri b. Teklif mektubu (ayrı bir kapalı zarf içinde ve her sayfası FİRMA yetkilileri tarafından imzalanmış ve Firma Kaşesi ile kaşelenmiş ) c. Firmanın antetli sayfalarında şartnamenin tüm maddelerine sırası ile açık olarak verilen cevapları d. 100.000 EURO luk geçici banka teminat çeki (Kongreyi yapmaya hak kazanan firmaya ait çek kongre hesabı kapanana kadar DERNEK tarafından muhafaza edilecektir. Dernek, herhangi bir anlaşmazlık halinde zarara uğradığı miktarı tahsil etmek için bu çeki bozdurmaya hak kazanacaktır. Kalan miktar firmaya iade edilecektir) e. Firmanın yaptığı kongreler ile ilgili broşürler f. Bu türde toplantıları daha önce organize ettiğine dair referans listesi, (son 2 yılda 1000 kişiyi aşkın en az 2 kongre yaptığına dair kurumsal kimliğe yönelik olarak verilmiş referans mektupları dikkate alınacaktır.) g. Teklif verecek firmalardan 2013 ve 2014 Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Kongresi İdari ve Teknik şartnamelerinde bulunan tüm maddeleri ve Yönetim Kurulu nun kongre organizasyon işini dilediği firmaya vermek veya iptal etmekte serbest olduğunu kabul ettiğini belirtir, imza sirkülerinde belirtilen kişilerce imzalanmış taahhütnameyi içeren tekliflerini yukarıdaki sırayla numaralandırarak ve kapalı zarf ile üzerine 2013 ve 2014 Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Kongresi için Teklif ibaresi yazarak Derneğe ileteceklerdir. Tekliflerin ekinde imza sahiplerinin noter onaylı yetki belgesi de yer alacaktır. Yukarıda sayılan belgeleri sağlayamayan acenteler ve firmalar değerlendirme dışı bırakılacaktır. Acenteler belge eksikliği dolayısıyla ile konsorsiyum yaparak teklif veremezler. Firmanın ISO 9001 belgesine sahip olması tercih nedeni olacaktır. 1
MADDE 4: TEKLİFLERİN AÇILMASI Teklifler Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Derneği nin Yönetim Kurulu nun salt çoğunluğunda açılacaktır. Tekliflerin açılmasının ardından aynı gün içinde Yönetim Kurulu verilen tekliflerin sıralamasını yapıp, karar verecek veya uygun gördüğü FİRMA ya da FİRMALARI duyuracağı tarihte pazarlığa davet edebilecektir. Pazarlığa davet edilip edilmeyecekleri teklif dosyalarının açıldığı gün teklif veren tüm FİRMA yetkililerine bildirilecektir. MADDE 5: SÖZLEŞME İMZALANMASI Teklifi uygun görülen FİRMA ile beraber çalışma kararı verildikten sonra Sözleşme imzalanacaktır. TÜRK PLASTİK, REKONSTRÜKTİF VE ESTETİK CERRAHİ KONGRESİ TEKNİK ŞARTNAMESİ A. AMAÇ Teknik şartnamenin amacı; kesin tarihi ve kongre oteli daha sonra belirlenecek olan Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Kongresi organizasyonunun yapılmasında uyulacak usul ve esasları belirlemektir. Aşağıda Türk Plastik, Rekonstrüktif ve Estetik Cerrahi Derneği kısaca DERNEK, Kongre Düzenleme Kurulu kısaca KDK, yüklenici kongre organizasyon firması kısaca FİRMA olarak anılacaktır. Taraflar arasında yapılan her türlü iletişim mümkün olduğunca yazılı ortamda elektronik posta aracılığı ile gerçekleştirilecektir. B. KONGREYE İLİŞKİN GENEL BİLGİLER Kongre yerleri olarak öncelikle İstanbul, daha sonra sırasıyla Ankara, Antalya başta olmak üzere kongre yapmaya uygun kültür şehirleri planlanmaktadır. Kongre 2013 ve 2014 Ekim - Kasım ayında yapılacaktır. Kongre, bir kongre merkezi veya kongre yapmaya uygun bir otelde yapılabilir. Kongre bir otelde yapılacaksa, FİRMA ve DERNEK yeterli oda sayısını birlikte belirleyecek ve otelle anlaşama belirlenen oda sayısı üzerinden yapılacaktır. C. FİRMANIN YÜKÜMLÜLÜKLERİ Kongre tarihi ve yeri belirlendikten sonra FİRMA 15 gün içinde, gerçekleştirilmesi planlanan organizasyonda Çizelgesi hazırlayarak vereceği hizmetlerin zaman dilimindeki dağılımı hakkında KDK ya bilgi verecektir. İş Zaman Kongre ile ilgili tüm işlemler her aşamada DERNEK Yönetim Kurulu ndan onay alınması kaydı ile FİRMA tarafından yürütülecektir. Bu işlemlere kayıt, konaklama h i z m e t l e r i, sosyal programlar, transferler, turlar, kongre otelindeki sponsorluk ve sergi hizmetleri, konferans hizmetleri ve lojistik dahildir. Aşağıda FİRMA tarafından karşılanacağı belirtilen hizmetler ücretsiz olarak yerine getirilecek olup FİRMA bu hizmetler için sponsor kabul edebilecektir. 1. Firma Tarafından Kongre Öncesinde Verilecek Hizmetler 1.1 Kongre Öncesi İletişim ve Kongre Bürosu: Sözleşmenin imzalanıp yürürlüğe girdiği tarihten itibaren, FİRMA kongre öncesi hazırlıklarında görev almak ve KDK na yardımcı olmak üzere İngilizce bilen ve kongre konusunda tecrübeli bir proje koordinatörü ile asistan tespit ederek söz konusu görevlilerin adları, posta adresleri, e-mail adresleri, fax ve telefonlarını DERNEK e iletecektir. Bu görevliler her türlü bilimsel ve sosyal yazışmaları DERNEK kontrolü altında yapacak olup, tüm yazışmalarla ilgili raporları bilimsel sekretaryaya sunacaktır. Kongre bitimini takip eden 20 gün içinde, kongre ile ilgili yapılan tüm yazışmalar bir CD ye kopyalanarak DERNEĞE teslim edilecektir. 2
1.2 Kongre Web Sayfasının Oluşturulması Kongre hazırlıklarına başlandıktan sonra firma elektronik ortamda iletişimin sağlanabilmesi için kongreye özel mevcut web domain im izde yenide düzenlenip sayfayı aktif hale getirerek hizmete sunacaktır. Web sayfasının tüm kongre kayıt, konaklama ve bildiri özet formlarının online olarak doldurulup anında merkezi kayıt sistemine ulaşmasını bildiri değerlendirmelerinin KDK tarafından belirlenecek hakemler tarafından online olarak yapılmasını sağlayacak şekilde yapılandırılması gerekmektedir. 1.3. Bildirilerin Sunulması Hakemler tarafından kabul edilen poster bildirilerinin kongre boyunca sunumu poster alanında FİRMA tarafından temin edilecek poster panolarında yapılacaktır. 1.4. Haberleşme Kongrenin katılımcılar ve kurumlarla ilgili yazışmaları haberleşme ve postalama işlemleri FİRMA tarafından yürütülecek olup bu hizmeti verecek görevliler FİRMA tarafından tespit edilerek söz konusu görevlilerin adları, posta adresleri, e-mail adresleri, fax ve telefonları DERNEĞE iletilecektir. 1.5. Kongre Duyuruları ve Basılı Malzemeler - Kongre Logosunun Belirlenmesi Firma tarafından 2013 ve 2014 Kongreleri ne ait olacak ve tüm Kongre dokümanlarında kullanılacak olan logo için profesyonelce hazırlanmış logo alternatifleri KDK ya sunulacaktır. Logo seçimi KDK tarafından yapılacaktır. - Antetli Kâğıt ve Zarflar Firma tarafından tüm kongre yazışmalarında kullanılmak üzere KDK tarafından seçilen kongre logosu, dernek logosu, düzenleme kurulu, yönetim kurulu ve yazışma adreslerinin bulunduğu antetli kağıt ve antetli zarf için alternatifler hazırlanarak KDK ya sunulacaktır. KDK nın uygun gördüğü tasarımı içeren kağıt ve zarflar KDK nın belirleyeceği sayıda basılacaktır. Yazışmalarda kullanılmak üzere KDK ve DERNEK Yönetim Kurulu na uygun sayıda iletilecektir. - Birinci Duyuru Birinci duyurunun kapağında, kongrenin adı, tarihi, yeri, dernek ve kongre logosu, yazışma adresleri ve kongrenin web sayfası gibi bilgiler bulunacak olup KDK nın onayı alınarak basılacaktır. - İkinci Duyuru Birinci duyuruya bağlı kalınarak daha kapsamlı hazırlanacak ikinci duyuruda Derneğin FİRMA ya ileteceği bilimsel program tarih ve saatleriyle birlikte yer alacaktır. - Kongre Posterleri Kongre adı, tarihi, yeri, dernek ve kongre logosu, yazışma adresleri ve kongre web sayfası gibi bilgilerin bulunduğu, daha sonra kongre duyurularında da kullanılacak olan bir tasarımla bütünleştirilerek, kongrenin duyurulması ve katılımcı sayısının arttırılması amacı ile kongre posterleri hazırlanacaktır. Bu posterlerin KDK nın istediği tüm devlet, üniversite hastaneleri ve polikliniklere asılması FiRMA tarafından sağlanacaktır. - Program, Bildiri ve Özet Kitabı Kongrede yapılacak konferans ve konuşma özetlerinin yer aldığı özet kitabı, kongre programının ve sunulan bildirilerin (araştırma) özetlerinin bulunduğu geniş kapsamlı program ve bildiri kitabı FİRMA tarafından hazırlanacaktır. 3
- Kongre Çantası FİRMA tarafından birden fazla kongre çantası alternatifi hazırlanacak olup KDK tarafından seçilen çanta aşağıda belirtilen asgari sayıda temin edilecektir. Kongre öncesinde içine;program kitapçığı, bildiri kitabı, kalem, defter, bildirilerin bulunduğu CD, TTB Kredi formu ve Derneğin kendi aktiviteleri ile ilgili davetiyeler ve materyaller ve kongre esnasında verilecek olan kokteyl ve yemek davetiyeleri konularak, katılımcılara verilmek üzere hazırlanacaktır. KDK dan onay almamış materyal kongre çantası içine konulmayacaktır. - Yaka Kartı FİRMA tarafından kongrenin logosunun, isminin ve tarihinin bulunduğu yaka kartı özel olarak dizayn edilerek alternatifleriyle birlikte KDK ya sunulacaktır. - Katılım Sertifikası Kongrenin 3. gününden itibaren, katılımcılara dağıtılacak olan katılım sertifikası, Derneğin isteği doğrultusunda tasarlanıp alternatifleriyle birlikte KDK ya sunulacaktır. Seçilen katılım sertifikası, katılımcılara bir teşekkür niteliğinde olup, kongrenin logosu, ismi ve tarihiyle birlikte yetkili imzaları içerecektir. - Cep Programı Son programı içeren taşıması kolay cep programı kayıt esnasında katılımcılara verilecektir. Bu programların yedekleri FİRMA ya ait masada bulunacak olup istenildiği taktirde katılımcılara tekrardan verilecektir. 1.6. Kongre Duyuru ve Posterlerinin Postalanması Duyurular ve posterler basılarak etiketlenecek ve KDK nın uygun gördüğü tarihlerde, KDK nın ileteceği hekimlerin isim ve adreslerinin yer aldığı listelere göre FiRMA tarafından postalanacaktır. Konuşmacı mektupları, bilimsel kurul yazışmaları ve sponsor firmalarla yapılan tüm yazışmalar özel kargo şirketleri aracılığıyla FİRMA tarafından yapılacaktır. 2. Kongre Materyallerinin Basımı ve Saklanması Kongre ile ilgili baskı işleri KDK nın onayı alındıktan sonar FİRMA tarafından aşağıda belirtilen tahmini adetlerde basılacaktır. Dernek talep ederse bu sayıları arttırabilecektir. Birinci ve İkinci Duyuru ve son program 1000 adet Poster 100 adet Katılım sertifikası, cep programı, yaka kartı (uzman, firma, refakatçi ve asistan için 4 ayrı renkte), kongrenin ismine özel yapılmış yaka ipi, kongre bildirileri kitabı (ortalama 200 sayfa), kongre CD si ve kongre çantası yeterli sayıda olmalı. Açılış ve Kapanış için davetiye (yeterli sayıda) Bu materyallerin hazırlandıktan sonra, kongre tarihine kadar muhafazası, kongre merkezine nakliyesi, tasnifi ve katılımcılara dağıtımı, kalan materyalin kongre bitiminde dernek merkezine teslimi FİRMA tarafından sağlanacaktır. Firma Tarafından Kongre Sırasında Verilecek Hizmetler 3.1. Konaklama ve Kongre Merkezi Kongrenin yapılacağı yer bir kongre merkezi ise maliyeti, bir otel ise konaklama, yemek hizmetleri ile ilgili anlaşmaların yapılmasını FİRMA ve DERNEK birlikte gerçekleştirecektir. Kahvaltı, öğle ve akşam yemeklerinin nasıl planlanacağı kongrenin yapıldığı yerin özelliklerine göre FİRMA ve DERNEK tarafından belirlenecektir. 4
3.2. Toplantı Yeri, Salonlar ve Teknik Donanım Kongre süresince gerekli duyulan her türlü teknik donanım, personel ve hizmet firma tarafından sağlanacaktır. Bu kapsamda; *Kongre sırasında sunumların kontrol edilebilmesi için Sunum Kontrol Odası kurulacaktır. Bu odada en az 4 adet LCD monitör & bilgisayar ve bir adet lazer yazıcı hazır bulunacaktır. Ayrıca fotokopi makinası, faks ve kırtasiye malzemesi bulunacaktır. Bilgisayarların konuşmacıların ihtiyaçlarını karşılamak üzere üzere internet bağlantısı olacaktır. Sunum kontrol odasında toplanan ve bilgisayarlara yüklenen sunumların, network aracılığı ile ait oldukları salona doğrudan sunum kontrol odasından gönderilmesi için gerekli alt yapı sağlanacaktır. Salonlar ve sunum merkezi arasındaki tüm teknik organizasyon FİRMA ve DERNEK tarafından belirlenen standartlarla yapılacaktır. *Kongre sırasında ayrıca 1 adet yönetim kurulu odası hazırlanacaktır. Bu odada 1 adet LCD monitor & bilgisayar, multimedya projektörü ve perde hazır bulunacaktır. Ayrıca U düzeneğinde aynı anda 20 kişinin toplantı yapmasına olanak sağlayan oturum düzeni sağlanmış olacaktır. Hem sunum odasında hem de yönetim kurulu odasında kırtasiye, cay, kahve, su ve kuru pasta ikramı tüm kongre boyunca mevcut olacaktır. *3 adet paralel ana salon için gerekli olan teknik donanım ise ; - LCD Monitör&Bilgisayar: 1 adet konuşmacı kürsüsü, 4 adet headtable, 2 adet sunum kontrolü için ve 1 adet de kürsü plazması konuşmaya ait görüntülerin eş zamanlı olarak izlenebilmesi için firma tarafından hazır bulundurulacaktır. -Sunum Ekipmanları: a) Projeksiyon; 3 adet en az 4000 ansilumen, biri konuşmacı görüntüsü diğeri 2 si ise sunum için kullanılacaktır. b) Perde; 2 adet 4x3 m ebatlarında back projektion uyumlu sunum perdesi yapılacak sahne tasarımına monte edilecektir. c) Plazma Ekran; 1adet konuşmacı kürsüsüne isimlik için d) Ses Sistemi; En az 20 kanal kapasiteli ses mikseri 4 adet speaker, CD player, kaset deck ve mikrofon sistemi hazır bulundurulacaktır. e) Mikrofon (kablolu ve kablosuz); 5 adet headtable için, 1 adet kürsü için kablolu delege mikrofon seti ve salondaki katılımcılar için 4 adet ayaklı ve kablolu mikrofon, 2 adet el telsizi mikrofonu ve konuşmacı için 1 adet yaka telsizi mikrofonu f) Timer; Konuşmacının süresini gösteren timer sağlanacak; ayrıca konuşmacının kalan süresini bilebilmesi için, konuşmacının görebileceği bir saat hazırlanacaktır. Konuşmacının slaytlarının sunumunu konuşmasını yaptığı kürsüden uzaktan kumanda aleti ile kontrol edebilmesine olanak sağlayan bir sistem oluşturulacaktır. g) Kesintisiz Güç Kaynağı; Kongre merkezi UPS hattına bağlı kalmaksızın firma tarafından salon ekipmanları için kesintisiz güç kaynağı sağlanacaktır. h) Keypad; İnteraktif oturumlarda kullanılmak üzere 100 adet keypad sağlanacak ve oturum salonlardan birine kurulacaktır. ı) Simültane Sistem; Ana salonlardan yalnızca ikisinde tüm kongre boyunca İngilizceden Türkçe ye simültane tercüme yapılacaktır. Bunun için gerekli sistem ve yeterli sayıda tercüman temin edilecektir. i) Laser pointer ve slaytların ileri-geri ilerletilmesine olanak sağlayan uzaktan kumanda sistemi; Tüm ana salonlarda gerekli yedek malzeme ve pil ile birlikte hazır bulunacaktır. j)salon görevlileri: Her salonda biri kapıda, ikisi teknik donanım başında biri de salon içinde serbest dolaşan asgari 2 görevli bulunacaktır. Bunlar tüm kongre görevlileri gibi tek tip giysi giyeceklerdir. Poster alanında da en az 2 hostes veya teknik eleman bulunacaktır. Not: Bu hizmetlere ek hizmetler daha sonra istenebileceği gibi, YK KDK tarafından gereksiz bulunan bazı hizmetler listeden çıkarılacaktır. 3.3.Ticari Sergi Alanları 5
Kongre sırasında stantlarda kullanılmak üzere her birim standa ikişer örtülü masa, yeterli elektrik kablosu, sandalye, çöp kovası ve alınlık gibi malzemeler temin edilecektir. FİRMA stant alanına katılan her firma için deposunda ticari sergi alanında kullandığı alan ile orantılı alan tahsis etmekle yükümlüdür. 3.4 Dekorasyon ve Süsleme Kongre Merkezindeki salonların süsleme ve dekorasyonu DERNEĞİN onayı doğrultusunda FİRMA tarafından gerçekleştirilecektir. Ana salonlarda Kongrenin logosunun ve isminin yer aldığı özel dekorlu sahne, head table ve kürsü kurulacaktır. Kongre merkezine kayıt ve konaklamaların yapılabilmesi için kongreye özel dekorlu kayıt & konaklama masası ve kongre görselinin bulunduğu plazma kurulacaktır. Kongrenin adının ve logosunun yer aldığı kongr afişi kırlangıç flamalar ve sololar hazırlanacak ve kongre merkezine astırılacaktır. Toplantı salonları ve kayıt mekanlarının çiçeklendirilmesi, gala yemeğindeki masa-sandalye giydirmeleri, masalara çiçek partelleri ve salon içindeki süslemeye ait tüm dekorasyon FiRMA tarafından sağlanacaktır. 3.5 Yönlendirme ve Plazma Panolar Afişler ve Masa İsimlikleri Kongre süresince DERNEK tarafından talep edilen tüm mekanlara yönlendirme plazmaları koyulacaktır. İlgili görülen yerlere program panoları asılacak, toplantı kürsüleri konuşmacılar ve oturum başkanlarına masa isimlikleri hazırlanacaktır. Bu isimlikler salon görevlilere tarafından kongre programı doğrultusunda ilgili yerlere yerleştirilecektir. 3.6. İnternet Köşesi Tüm katılımcıların internet hizmetlerinden faydalanmalarını sağlayabilmek amacı ile en az 6 terminal olarak hizmet verecek internet köşesi hazırlanacaktır. İnterneteb bağlanma ve bu bölümdeki teknik ekipmanların temini firma tarafından sağlanacaktır. Katılımcılara yardımcı olacak bir hostes ve teknik eleman bu köşede görevlendirilecektir 3.7. Poster Alanı Tüm posterler Poster Alanında sergilenecektir. Posterler kongrenin ilk günü asılacak ve 3.günün sonunda toplanacaktır. Uygun alan olduğu takdirde KDK nın onayı alınarak poster alanı stant alanı içinde veya fuayede oluşturulabilir. Ancak bunların bulunmaması durumunda ayrı bir salon poster salonu olarak temin edilecektir. Poster alanı kongre salonlarının yakınında olacak ve bu alanda gerekli kırtasiye malzemeleri bulundurulacaktır. 3.8. Davetli Misafirlerin Konaklama Giderleri Dernek tarafından belirlenecek olan konuşmacı görevli, KDK ve Yönetim Kurulu Üyeleri Kongre Otelinde konaklayacaklardır. Organizasyon komitesi üyeleri ve misafirlerinin erken girişler nedeni ile oluşacak ilave konaklama giderleri için Yönetim Kurulundan onay alınacaktır. Bu belirtilen davetlilerin uçak rezervasyonlarının yapılması ve biletlerinin gönderilmesi yine FİRMA tarafından sağlanacaktır.. Konuşmacilarla ilgili uçuş programları FİRMA tarafından yapılacak ve biletleri kendilerine uçuştan en geç 1(Bir) hafta once ulaştırılacaktır. Tüm konuşmacıların firmaya uçuş bilgilerini bildirmeleri, FİRMA ve bilimsel sekretaryanın ortak sorumluluğundadır. Yabancı konuşmacıların eşlerinin refakatçı kayıt ücreti ve konaklama ücreti, kongre bütçesinden karşılanması ancak Yönetim Kurulu onayının alınmasıyla mümkün olacaktır. Yurtiçi konuşmacı eşlerinin refakatçı ücreti kendilerinden alınacaktır. Tüm yerli ve yabancı konuşmacıların havaalanı-otel-havaalanı, otobüs terminali-otelotobüs terminali transferleri tarih gözetmeksizin FİRMA tarafından yapılacaktır. KDK gerekli gördüğü durumlarda sadece yabancı konuşmacılar için VIP transfer talebinde bulunabilir. D. KONGRE GELİRLERİ, SPONSORLUKLARI VE MALİ YÜKÜMLÜLÜKLER 1. Stant ve Sponsorluklar Kongre ile ilgili konaklama, sosyal aktivite, ulaşım, gezi gibi gelirler firma tarafından açılacak bir hesapta toplanacak 6
ve FİRMA açtırdığı hesaba yatırılan her türlü gelir için kendisi fatura kesecektir. DERNEK YK Saymanı, kayıt, stant, sponsorluk ve diğer gelirler için açılan hesaba erişebilecektir. Sponsorlara verilecek fuar alanlarının bedeli TL/m2 üzerinden DERNEK tarafından belirlenecektir. Kongre ye katılacak sponsor firmalarla yapılacak tanıtım toplantısı, DERNEK Yönetim Kurulu ve KDK tarafından düzenlenecek, bu toplantıya FİRMA yetkilileri de katılacaktır. FİRMA bu toplantının organizasyonunu Yönetim Kurulu ve KDK nın isteğine uygun olarak düzenleyecektir. FİRMA, sponsorlara DERNEK tarafından tahsis edilmesi istenilen stant alanlarını sağlayacaktır. Her sponsor firmaya, tahsis edilen her bir birim dışında firma elemanları kayıt ücreti ödeyecektir. Sponsor firma elemanları yeme-içme aktivitelerinden açılış kokteyli dışında kayıt olarak yararlanacaktır. KDK tarafından belirlenecek fuaye sergi alanları planı FİRMA tarafından çizilecek ve sponsor firmalarla yapılacak olan sözleşmeye eklenecektir. FİRMA sponsorların kongre sırasında talep edecekleri ekstra hizmetleri DERNEK bilgisi dahilinde temin edecek ve bedellerini ilgili firmalardan tahsil edecektir. 2. Hesapların Tasfiyesi: Ilgili Firma teklif verirken verdiği 100.000 EURO luk geçici banka teminat mektubunu en geç sözleşmenin imzalandığı tarihten on iş günü sonra süreli hale çevirecek ve bu mektubu DERNEĞE verecektir. Bu mektup kongre hesabı kapanana kadar DERNEK tarafından muhafaza edilecektir. Kongre bitiminden en geç 30 gün sonra da tüm hesaplar tasfiye edilecek ve kongre ile ilgili hesaplar kapatılacaktır. Firma, bu bilgiler ve teknik şartname ışığı altında, teklifini 6 Aralık 2012 saat 17.00 ye kadar Dernek Sekreterliğine (Tahran Cad. Billur Sokak No:35/3 Kavaklıdere /Ankara ) kapalı zarfla verecektir. Teklif, aşağıdaki 3 ana unsurdan birini içerebilir ancak derneğin öncelikli tercihi birinci seçenekteki sabit dernek geliri önerilmesi şeklindedir. Sabit gelir üzerinde kar elde edilmesi durumunda kar paylaşım oranları da bu durumda önerilecektir. 1. 2. 3. Derneğe sabit bir kar garantisi (Belirli bir kar öngörülerek, kongrenin bitim tarihinden sonra hesap dökümlerinin yapılması ve kar önceden belirlenen bir rakamın altında kalsa bile garanti edilen karın ödenmesi, üstünde kalınırsa belirlenecek bir oran dahilinde kalan karın paylaşımı) Kar paylaşımı (Tüm masraflar çıktıktan sonra kalan karın Dernek ve Firma arasında paylaşım oranı) Teknik şartnamede belirtilen hizmetlerin alt ve üst limitlerle fiyatlandırılarak Firmanın anahtar teslim iş bedeli belirlemesi (Firma Derneğe sadece hizmet satmayı istiyorsa bu şekilde bir teklif verecektir). Bu başlıklar dışında, FİRMA başka bir teklif biçimi öngörürse bunu belirtmekte serbesttir. Yapılan teklifi değerlendirip değerlendirmemek DERNEK ve YK inisiyatifindedir. Dernek sözleşmeye rağmen uygun gördüğü değişiklikleri ve ilaveleri yapmaya, gerektiğinde tek taraflı olarak sözleşmeyi iptal etme hakkına sahiptir. 1