Bireysel Emeklilik Sistemine Otomatik Katılım & Logo İnsan Kaynakları Ürün Geliştirmeleri Mart 2017
BİREYSEL EMEKLİLİK OTOMATİK KATILIM UYGULAMASI
Bordro Plus BES Otomatik Katılım Bordro Plus 4.41.01.00 versiyonu ile beraber programda geliştirmelere başlanmıştır. Programda erişim ağacındaki Bordro modülü Kayıtlar menüsü altına Bireysel Emeklilik Otomatik Katılım Kayıtları seçeneği eklenmiştir. Ek kesinti türündeki çalışma parametrelerinin İşlem Türü seçeneklerine Bireysel Emeklilik Otomatik Katılım seçeneği eklenmiştir.
Bordro Plus BES Otomatik Katılım Kanun parametrelerindeki SGK Matrah ve Oranları sekmesine Otomatik Katılım Minimum Oranı alanı eklenmiştir.
Bordro Plus BES Otomatik Katılım Bireysel Emeklilik Otomatik Katılım Kayıtları seçeneğine tıklandığında hali hazırda sisteme kayıtlı olan personeller listelenir. Yeni versiyona ilk geçişte bu tablo boş olduğundan listede herhangi bir personel listelenmeyecektir.
Bordro Plus BES Otomatik Katılım Kanunda belirtildiği üzere 45 yaşından küçük ve TC Kimlik No kontrolünden geçen uygun adayları toplu olarak ekleyebilmek için sağ tık Toplu Katılımcı Ekle seçeneği kullanılır. 45 yaş kontrolü Bordro Parametreleri- İşyerinin Otomatik Katılım Giriş Tarihi dikkate alınarak hesaplanır. Örnek: İşyeri 01.01.2017 de sisteme dahil olmuş ise o işyerindeki çalışanlardan 01.01.1972 ve sonrasın doğumlular, 01.04.2017 de dahil olacak, 01.04.1972 ve sonrası doğumlular 45 yaş ve altı kabul edilerek listeye «uygun» olarak getirilir.
Bordro Plus BES Otomatik Katılım Mevcut personellerin yaş ve TC Kimlik Numarası kontrollerinin sonuçları Durumu kolonunda belirtilir. Bu iki verinin eksik veya hatalı olduğu personeller var ise bu ekran üzerinden sicil kartına ulaşılarak değişiklik yapılabilir. Durumu bilgisi Uygun olan personeller mouse ile tek tek ya da CTRL+A tuş kombinasyonu ile toplu olarak işaretlenerek, başlangıç tarihi, tutar/oran ve faiz durumu bilgileri ile beraber Bireysel Emeklilik Otomatik Katılım Kayıtları ekranına eklenebilir.
Bordro Plus BES Otomatik Katılım Bireysel emeklilik sözleşme tanımları ayarların altından yapılabilir.
Bordro Plus BES Otomatik Katılım Bireysel emeklilik sözleşme tanımları flag bağımsız olarak ayarların altından yapılabilir. WEB adresi: Bu bölüme bireysel emeklilik şirketinin bağlantı için bize verdiği URL adresi girilmelidir. Kullanıcı adı ve şifresi alanlarına : Kurumsal İnternet Şubesi için bireysel emeklilik firmasından müşterilerimize verilen kullanıcı adı ve şifre girilmelidir. Maaş Ödeme Günü: Tahsilat dosyalarında gönderilecek günü ifade eder.
Bordro Plus BES Otomatik Katılım Toplu katılımcı ekle ekranında sigorta şirket kodu alanından çalışanlara uygulanacak sözleşme tanımı seçilebilir. Bireysel Emeklilik otomatik kayıtları ekranında sigorta şirket bilgileri ile ilgili kolonlardan takip edilebilir.
Bordro Plus BES Otomatik Katılım Bireysel Emeklilik otomatik kayıtlarında sigorta şirket tanımları seçilmeden eklenmiş personeller için sağ tık «Toplu Sigorta Şirketi Sözleşmesi Atama» seçeneği eklenmiştir. Bu seçenekler toplu eklemeler ile yapılabilir.
Bordro Plus BES Otomatik Katılım Bu ekranda Kaydet butonuna basıldığında kaydedilmiş olan kişiler için başlangıç ve bitiş tarihi arasında yapılacak olan puantajlarından katkı payı kesintisi yapılacağı sisteme tanımlanmış olur.
Bordro Plus BES Otomatik Katılım Bordroda gerekli hesaplamaları yapabilmek için; Puantaj öndeğerlerinde otomatik BE kesintisi tanımının yapıldığı ek kesinti satırının tutar alanına (P_otomatik katılım tutarı ) parametresi tanımlanır. Bu parametre sicilin katkı payı oranı ile SGK matrahının çarpımını veya tutar seçilmiş ise tutarı puantaja getirir. Tutar kanun parametrelerindeki SGK Matrahı* minimum orandan daha küçük olamaz. Daha küçük ise bu çarpımın sonucu puantaja getirilir. Dönemdeki hesaplamalar tamamlandıktan sonra son olarak bu öndeğer uygulanmalıdır.
Bordro Plus BES Otomatik Katılım TAHSİLAT VERİ DESENİ (84190876-305.99-E.36994 Sayılı Genelge EK-19) Tahakkuk listesi üzerinden beklenen tahsilat veri desenine uygun rapor tasarımı yapılıp bu uygulanabilir.
BİREYSEL EMEKLİLİK ŞİRKETLERİ İLE ENTEGRASYON
Bordro Plus & Bireysel Emeklilik Şirketleri ile Entegrasyon Entegrasyon yapmak isteyen müşterilerimizin ayrı bir modül olarak satılacak olan «Otomatik Katılım/Bireysel Emeklilik Entegrasyon Modülünü» satın alması gerekmektedir. 20907 Nolu flag bu modül satın alındığında açık gelmektedir. Şu anda bu entegrasyon sadece AvivaSA ile sağlanmıştır ama bize başvuran başka firmalarla da entegrasyon yapılacaktır, bunlar gerçekleştikçe duyurulacaktır.
Bireysel Emeklilik Modülü Hakkında BES Entegrasyon Modülü ile; Statü Sorgulama Müşteri öncelikle statü sorgulama dosyasını iletmeli (mevcut çalışanlardan bireysel emeklilik şirketinin sisteminden caymış ama İK ya bunu bildirmemiş olanlar ya da tam tersi, yeni işe girenler, işten çıkmış olanlar vb.) Bireysel emeklilik şirketi statü sorgulama dosyasına cevap bir dosya oluşturur. Müşteri gelen bilgileri inceleyerek manual varsa güncellemelerini otomatik katılım kayıtları listesinde oluşturur. Statü birden fazla defa yapılabilir. Katkı Payı Aktarımı Müşteri bordro hesaplamasını yaptıktan sonra tahakkuk listesi üzerinden tahsilat dosyasını oluşturur ve bunu yeni eklenen veri aktarımı seçeneği ile bireysel emeklilik şirketine aktarır. Aktarılan dosya ile ilgili mutabık kalınmayan durum var ise bu düzeltmeler manuel olarak yapılmalıdır. Bu aktarım bir çalışan için bir dönemde bir defa yapılmalıdır, ikinci defa gönderilmesi durumunda önceki rakam ezilmiş olur.
Bordro Plus BES Otomatik Katılım Entegrasyonu Puantaj hesaplamaları yapıldıktan sonra tahakkuk listesinde otomatik katılım dosya adı girilip «sorgulama» dosyası oluşturulmalıdır. Rapor çalıştırıldığında veritabanına atılan kaydın görüntüsü alttaki gibidir. Tahakkuk listesi «tahsilat» tipinde bir defa daha alındığında veritabanında 2. bir kayıt atıldığında ve bunun datatype alanının 1 olduğu görülür. DataType=0 ise sorgulama, 1 ise tahsilat anlamına gelmektedir.
Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar Kurumların vergi numaraları farklı ise her kurum için ayrı rapor alınması gerekiyor. Tahakkuk Listesi raporu her alındığında dosya adı alanı dolu ise ve "Otomatik Katılım Tahsilat Dosyası Oluşturma" filtresinde "Hayır" seçili değilse AIPINSFIRMDATA tablosuna bir satır atılır. Dosya adı verilmezse satır eklenmez. Tahakkuk listesi raporunda Tahsilat Tipi olarak katkı seçildiğinde personellerin o aydaki ilk puantajlarına göre ödenecek BES katkıları bildiriliyor. Ek katkı seçeneği ise personele ödenen ikramiye veya benzeri yapılan bir ödeme sonucu oluşan ara dönemle yapılanın puantajının BES katkısı anlamına gelmektedir. Tahsilat filtresi verilerek alınan rapordaki verilerin, sorgulama filtresi verilerek alınan rapor ile ezilmemesi için rapor alınırken verilen dosya adının farklı olması gerekmektedir. Aynı dosya ismi verilmişse kullanıcıya uyarı verilerek " LH_xxx_AIPINSFIRMDATA" tablosunda ki satırın üzerine yazılıyor.
Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar LH_xxx_AIPINSFIRMDATA tablosunda ki verilerin başka tablolar ile bir bağlantısı bulunmamaktadır. Kurum vergi numarası ve işyeri vergi numarası Avivasa ya gönderilen dosya içerisine ekleniyor. İzle Seçenekler altında belirtilen Geçici Veri Kataloğu altında her rapor alındığında bir log dosyası oluşturuluyor. Oluşan dosyanın adı rapor filtresinde verilen dosyanın adı alt tire HATA şeklinde veriliyor. Örnek; MAYIS_TAHSILAT_HATA.txt şeklinde. Hata alınmazsa dosyanın içerisi boş olarak kayıt ediliyor. Eksikliği kontrol edilen bilgilerden, cep telefonu ve e-posta bilgileri, sorgulama filtresi verildiğinde kontrol ediliyor. Tahsilat filtresinde kontrol edilmiyor. Personellerin, T.C No, IBAN, Doğum Tarihi, SSK numaraları alanları hem tahsilat hem de sorgulama filtreleri verilerek rapor alındığında kontrol ediliyor.
Bireysel Emeklilik Modülü 20907 sayılı flag açık olduğunda yanda ilk ekran görüntüsünde sarı renkli olarak görünen menü seçeneği açık gelmelidir. Veri aktarımı seçeneğine tıklandığında LogoBES.exe çalışarak ikinci ekran açılır.
Bireysel Emeklilik Modülü Sarı işaretli «katılımcılar» butonuna tıklandığında dosyadaki katılımcılar listelenir. Sorgulama dosyasında katkı payı bilgileri listelenmez. Dosya kontrolleri tamamlandıktan sonra bu seçenekle sorgulama dosyası bireysel emeklilik şirketine iletilir. Bu seçeneğe tıklandıktan sonra sağda olan refresh/yenile butonu aktif hale gelir.
Bireysel Emeklilik Modülü «Yenile» butonuna tıklandığında henüz yanıt gelmemiş ise ilk resimdeki mesaj alınır, sonuç geldi ise «Yanıt Tarihi Kolonu» dolu hale gelir ve «Katılımcılar» butonundan sonuçlar yandaki gibi açılır. Bordro Plus tarafında yeni işe giriş olan personellerin sözleşmeleri bireysel emeklilik şirketi tarafında otomatik olarak oluşturulur.
Bireysel Emeklilik Modülü Tahsilat dosyasına karşılık olarak gelen cevap dosyası yandaki şekildedir. «Tahsilat Statüsü Yapılabilir» olmayan kişiler için bireysel emeklilik şirketiyle iletişime geçilmelidir. LogoBES ekranında dosyaların durumları yandaki şekilde takip edilebilir. Gönderilen dosyalar sağ tık ile json formatında kaydedilebilir.
HESAPLAMA ŞEKLİ
BES Otomatik Katılım Hesaplama Şekli Bireysel Emeklilik Otomatik Katılım Kayıtları nda kesinti tipi Oran seçilmiş ise personelin katkı payı oranı ile SGK matrahının çarpımı veya Tutar seçilmiş ise belirtilen tutar puantaja getirilir. Girilen tutar değeri SGK Matrahı*Minimum Oranı (Kanun Parametrelerindeki) nden küçük ise puantaja SGK Matrahı*Minimum Oranı getirilir. Örnek verecek olursak, eğer personelin SGK matrah tutarı 2000 TL ise en az ödeyeceği katkı payı tutarı 60 TL olmalıdır.bireysel Emeklilik Otomatik Ödeme Kayıtları ekranında ilgili personel için tutar olarak 50 TL tanımlanmış olsa dahi puantajda hesaplanan katkı payı tutarı 60 TL olacaktır.
BES Otomatik Katılım Hesaplama Şekli Birden fazla dönem var ise o aydaki SGK Matrahı * Minimum Oranı hesaplanarak o ayda ödenmiş katkı payları çıkartılıp aradaki fark puantaja yanısıtılır. Örneğin ocak ayı için 2 dönem olsun; İlk dönem SGK Matrahı 3000, Minimum Oranı 3, Ödenmesi Gereken=90, Personelin Katılım Tutarı=200, İkinci dönem SGK Matrahı 10000, Minimum Oranı 3, Ödenmesi Gereken=300 İlk dönem 200 TL ödendiği için ikinci dönem puantajında (300+90)-200= 190 TL görünmelidir. Eğer çalışan nisan ayı kesintisinden sonra sistemden ayrılmak istediğini söylerse çıkış tarihi olarak nisan sonu bir tarih verilebilir, 01 Mayıs ta ayrıldı denilirse mayıs bordrosunda da kesinti yapılır.
TEŞEKKÜRLER