MALİYE SGB..net TAŞINIR MAL KAYIT VE TAKİP MODÜLÜ 1
Taşınır Mal Yönetimi Taşınır Mal Yönetimi ile ilgili işlemlere Kaynak Yönetimi menüsü altındaki Taşınır Mal alt menüsünden ulaşıyoruz. Bu menünün seçenekleri aşağıdaki gibidir: I. Taşınır İşlem Fişi Taşınır İşlem Fişi seçeneğine tıkladığınızda karşınıza iki adet durum çıkacaktır. Belge düzenleme ve belge arama. 2
1. Belge Düzenleme Belge düzenlemede taşınırların giriş ve çıkış işlemlerine esas olacak olan 5 örnek numaralı Taşınır İşlem Fişi düzenlenir.. 1.1. Yeni Belge Girişi ve Belge Kaydı Yıl ve Belge Tarihi alanları sistem tarafından getirilir. Muhasebe Birim Kodu, Harcama Birim Kodu ve Taşınır Ambar Koduna ilişkin bilgiler girilir. 3
Muhasebe Birimi Kodu seçimi; düğme yardımıyla soldaki menü açılır ve Boğaziçi Üniversitesi seçilir. Harcama Birimi Kodu seçimi; düğme yardımıyla soldaki menü açılır ve ilgili birim seçilir. Taşınır Ambar Kodu seçimi; düğme yardımıyla soldaki menü açılır ve ilgili ambar seçilir. 4
İşlem Tipi seçimi ile taşınırlara ilişkin sıralanan işlemlerden biri seçilir. İşlem seçimi ile Taşınır İşlem Fişi Bilgi Girişi ekranında işlem tipine göre değişik açıklama bilgi butonları sistem tarafından istenecektir. Satın Alma Suretiyle Giriş işlem tipi seçildiğinde TİF Belge Giriş Ekranı aşağıdaki belirtilen taşınır işlemlerine ilişkin bilgilerin girilmesi istenecektir. DİKKAT: Üniversitemizde satın alma ile ilgili TİF kayıtları bu bölümden değil, Harcama Yönetimi süreci içindeki Fatura Giriş bölümünden yapılacaktır. Bu konu Harcama Yönetimi El Kitapçığından ayrıntılı olarak tarif edilmiştir. 5
Tüketim Suretiyle Çıkış işlem tipi seçildiğinde TİF Belge Giriş Ekranı aşağıda belirtilen taşınır işlemlerine ilişkin bilgilerin girilmesi istenecektir. Devir Suretiyle Çıkış işlem tipi seçildiğinde TİF Belge Giriş Ekranı aşağıda belirtilen taşınır işlemlerine ilişkin bilgilerin girilmesi istenecektir. 6
Taşınır Hesap Kodunun seçimi; Taşınır Hesap Planından taşınıra ilişkin Hesap Kodu seçimi düğmeye basıldığında yandaki menüdeki Listeden hesap kodu seçilir. Taşınır Hesap Planında taşınıra ilişkin Arama yapılmak istendiğinde ilgili taşınırın adı yazılarak, Bul butonuna basıldığında hesap planında bulunan ilgili taşınır listesi gelir ve buradan da Hesap Kodu seçilebilir. 7
Taşınır hesap kodları, listeden seçildikten sonra; Miktarı, Ölçü Birimi ve Adı, KDV Oranı otomatik olarak sistemden çekilerek getirilir. Gelen KDV oranı kullanıcı tarafından değiştirilebilir. Bütün işlemler yapıldıktan sonra Belge Kaydet düğmesine basılarak TİF sistem tarafından kontrol edilerek kayıt işlemi gerçekleştirilir. Eğer TİF belgesinde bir hata yapılmış ise sisteme kullanıcıya uyarır. Kayıt işlemi gerçekleştiğinde belge no otomatik olarak sistem tarafından verilir. Belge Yazdır düğmesine basılarak TİF belgesi yazdırılır. 8
2- Belge Arama 2.1 Belge Arama ve Üzerinde İşlem Yapma Arama yapılmak istenen belgenin Yıl, Muhasebe Kodu, Harcama Birim Kodu ve Taşınır Ambar Kodu Bilgileri forma girilir. Gerekli bilgiler girildikten sonra Listele butonuna basılır ve istenilen sonuçlar görüntülenir. Daha ayrıntılı arama yapmak için Gelişmiş aramayı açmak için tıklayın linkine tıklanır. 9
Belge seçim işlemi, Seçim kolonundan yapılır. Daha sonra da seçilen belge üzerinde Belge İşlemleri bölümünde yer alan işlemler yapılır. Belge İşlemleri bölümü seçili olan belge üzerinde yapılabilecek işlemleri içerir. Bu işlemler Belge Yazdır, Onayla, Onay Kaldır ve İptal Et butonlarına basılarak gerçekleştirilir. DİKKAT Dayanıklı Taşınırlar için gerekli olan Sicil No onaylama işlemi sonucunda sistem tarafından otomatik olarak verilir. Onaylama işleminden sonra belge üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz. Eğer onaylı bir belge üzerinde değişiklik yapılması isteniyorsa ilgili belge seçilerek Onay Kaldır düğmesine basılır. Eğer belge iptal edilmek isteniyorsa seçilir ve İptal düğmesine basılır. Çok sayıda belge hazırlandıktan sonra bunları toplu olarak yazdırmak için ilgili belgeler seçilir ve Belge Yazdır düğmesine basılır. 10
2. Zimmet Fişi 1-Belge Düzenleme Bu aşamada dayanıklı taşınır giriş ve çıkış işlemlerine esas Zimmet Fişi kaydedilir, yazdırılır ve kayıtlı belgeler arasında arama yapılır. Zimmet Fişi Giriş Ekranına TİF Giriş ekranında yapılan açıklamalar doğrultusunda giriş, sorgulama ve arama işlemleri yapılır. 1.1 Yeni Belge Girişi ve Belge Kaydı: Zimmet verilecek Dayanaklı Taşınır için Sicil No kolonu altında bulunan düğmesine basılır. Gelecek olan formdan ilgili Taşınır seçilerek listeye yazılması sağlanır. Varsa özellikleri yazılır. 11
Taşıt veya İş Makinelerinin zimmet verme veya düşme işlemlerinde Zimmet Fişi Belge Giriş ekranında aşağıda belirtilen form bilgileri ilave olarak görülecek ve bu bilgiler girilecektir. Zimmet verilecek olan Taşınırlar listeye yazıldıktan sonra Belge Kaydet düğmesine basılarak belge kayıt edilir. Sistem bilgileri kontrol ederek bir hata varsa kullanıcıyı uyarır. Belge Yazdır düğmesine basılarak döküm alınır. 12
3. Sayım Tutanağı Bu bölümde harcama birimi ve ambar kodu itibariyle sayıma ilişkin bilgiler yer almaktadır. Taşınırların sayım işlemlerinde taşınır II nci düzey detay kodu itibarıyla düzenlenir ve taşınırlar Tutanağa taşınır kodu düzeyinde kaydedilir. Tutanağın sayım fazlası veya noksanına ilişkin sayfalarının bir nüshası, giriş-çıkış işlemleri için düzenlenen Taşınır İşlem Fişi ekine, bir nüshası da Taşınır İşlem Fişinin muhasebe birimine gönderilecek nüshasına bağlanır Belge düzenleme sayfasındaki Muhasebe Kodu, Harcama Birim Kodu ve Ambar Koduna ilişkin bilgiler girilir. Listele butonuna basıldığında ilgili tarihe kadar olan sayıma ilişkin sayım tutanakları liste halinde sıralanacaktır. (Üniversitemizde yeni sisteme henüz sayım tutanağı girilmediği için liste boş gelmektedir) Görüntülenmek istenen sayım tutanağı üzerine gelinip basılması halinde görüntülenecektir. Ambar sayım işlemlerine ilişkin verilerin Yeni Tutanak butonuna basılarak aşağıda gösterilen forma giriş yapılması gerekmektedir. 13
Hesap kodları itibariyle sayımda bulunan bilgiler girilir ve Kaydet butonuna basılacaktır. Giriş aşamasında etkin olmayan Sayım Tutanağı, Ambar Devir ve Teslim Tutanağı ile TİF oluştur butonu kaydetme işleminden sonra etkin hale gelecektir. Bu butonlara sırasıyla basılarak belgeler oluşturulmuş olacaktır. Sayım sonucunda ortaya çıkan Noksan ve Fazla miktarlar için TİF belgesi oluşturmak için TİF oluştur düğmesine basılır. 14
4. Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı Bu bölümde, kayıtlardan çıkarılacak taşınırların girişlerinin yapılacağı formdur. Taşınırın kaybolma, çalınma ve fire gibi herhangi bir nedenle yok olması; yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelmesi; hurdaya ayrılması ile canlı taşınırların ölmesi gibi nedenlerle kayıtlardan düşülmesini sağlamak amacıyla üç nüsha olarak düzenlenir ve verilen yetki çerçevesinde üst yönetici veya harcama yetkilisi tarafından onaylanır. Bir nüshası, çıkış kaydına esas olmak üzere düzenlenen Taşınır İşlem Fişine, ikinci nüshası muhasebe birimine gönderilecek Taşınır İşlem Fişine eklenir. Diğer nüshası ise dosyasında saklanır. Ekrana gelen boş formda Muhasebe Kodu, Harcama Birim Kodu ve Ambar Kodu düğme yardımıyla girilecektir. Listele butonuna basıldığında daha önceki Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanakları gelecektir. 15
Yeni Tutanak butonuna basıldığında aşağıda gösterilen giriş formu ekrana gelecektir. Giriş formu ekranında bulunan Hesap Kodu, Sicil No, Miktarı ve Birim Fiyatı alanları girilecektir. Kaydet işleminden sonra döküm almak için Yazdır ve TİF oluşturmak için TİF Oluştur butonuna basılır. 16
5. Taşınır İstek Belgesi Kullanımı aşağıda tarif edilmekle birlikte, Taşınır İstek Belgesi kurumumuzda harcama yönetimini ve satınalma süreçlerini ilgilendirmeyen istekler, yani ambar mevcutları içinde olan taşınır istekleri için kullanılacaktır. Ambar mevcutlarında bulunmayan her türlü talep Harcama Yönetimi süreci içinde oluşturulacaktır. Bu bölümde, Ambardan taşınır talep edildiğinde ve talepte bulunan birim yetkilisinin giriş yapacağı ekrandır. Ekrana gelen boş formda Muhasebe Kodu, Harcama Birim Kodu ve Ambar Kodu düğme yardımıyla girilecektir. Listele butonuna basıldığında ilgili tarihe kadar talep edilmiş olan taşınır istek belgeleri listelenecektir. Yeni Belge butonuna basılarak Taşınır istek taleplerinin girişinin yapılacağı form açılır. 17
Ekrana gelen formda İstek Yapan, Hesap Kodu, İstenilen Miktar kısımları doldurulacaktır. Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerince, Karşılanan Miktar kısmı doldurulacak ve Kaydet butonuna basılarak işlem tamamlanacaktır. 18
6. Defterler Raporlar menü seçeneği altında Kaynak Yönetimi menüsü seçildiğinde Taşınır Mal Yönetimi ile ilgili raporlara ulaşacaksınız. Buradaki seçenekler içinde Taşınır Mal Defterleri bölümünden Tüketim Malzemeleri Defteri ve Dayanıklı Taşınırlar Defteri dökümleri alınabilir. 19
1-Tüketim Malzemeleri Defteri Gelen ekranda Muhasebe Birimi Kodu, Harcama Birimi Kodu ve Ambar Kodu bilgileri girilecektir. Taşınır Hesap Kodu ikinci düzeyde girilecektir. Defter oluştur butonuna basıldığında defter dökümleri oluşacaktır. Defter dökümleri TİF ve Zimmet Fişini esas alarak sistem tarafından üretilecektir. Defter dökümleri EXCEL dosyası formatında oluşmaktadır. Defter Oluştur tıklandığında oluşturulan EXCEL dosyasının açılması için onay istenecektir. Open / Aç seçeneği ile onaylayınız. Excel dosyasında gelen dokümanın görüntüsü aşağıdaki gibidir. 20
2-Dayanıklı Taşınırlar Defteri Defter Oluştur Defter Oluştur tıklandığında oluşturulan EXCEL dosyasının açılması için onay istenecektir. Open / Aç seçeneği ile onaylayınız. Excel dosyasında gelen dokümanın görüntüsü aşağıdaki gibidir. 21
7. Cetveller Raporlar menü seçeneği altında Kaynak Yönetimi menüsü seçildiğinde Taşınır Mal Yönetimi ile ilgili raporlara ulaşacaksınız. Buradaki seçenekler içinde Taşınır Mal Cetvelleri bölümündeki cetvel dökümleri alınabilir. 1- Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli Formda Muhasebe Birim Kodu, Harcama Birim Kodu alanları girilecektir. Bu Cetvel, taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin yılsonu hesaplarına ilişkin işlemlerinde taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar bu Cetvele taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir. Cetvelin "Gelecek Yıla Devir" sütununda gösterilen miktarın, yılsonlarında sayım tutanaklarının "Sayımda Bulunan Miktar" sütununda gösterilen miktara eşit olması gerekir. Yazdır butonun basılınca Excel dosyasında gelen dokümanın görüntüsü aşağıdaki gibidir. 22
2- Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli Cetvelde Muhasebe Birimi Kodu, Harcama Birimi Kodu alanları doldurulur. Harcama biriminin taşınır yönetim hesabının çıkarılması amacıyla taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından harcama birimi itibarıyla taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar bu Cetvele taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir. Yazdır butonun basılınca Excel dosyasında gelen dokümanın görüntüsü aşağıdaki gibidir. Eğer Muhasebe Raporu Formatında Göster seçeneği işaretlenirse, elde edilecek çıktı aşağıdaki gibi olacaktır : 23
3- Taşınır Hesap Cetveli Cetvelde İl ve İlçe butonları girilecektir. Taşınır konsolide görevlilerince ilçe, il, bölge, dış temsilcilik ve merkez birimlerinin taşınır hesabının çıkarılması işlemlerinde düzenlenir. Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli esas alınarak taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenen bu Cetvele taşınırlar taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir. Yazdır butonun basılınca Excel dosyasında gelen dokümanın görüntüsü aşağıdaki gibidir. 24
4- Taşınır Kesin Hesap Cetveli Merkezdeki taşınır konsolide görevlisince kamu idaresinin taşınır kesin hesabının çıkarılması amacıyla taşınır konsolide görevlilerinden alınan Taşınır Hesap Cetveline dayanılarak taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar Cetvele taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir. Yazdır butonun basılınca Excel dosyasında gelen dokümanın görüntüsü aşağıdaki gibidir. 25
5- Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetveli Bu Cetvel, kamu idaresinin taşınır kesin hesabının çıkarılmasına ilişkin işlemlerde taşınır hesap kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar Cetvele taşınır I inci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir. Yazdır butonun basılınca Excel dosyasında gelen dokümanın görüntüsü aşağıdaki gibidir. 26
27