ELDER ELEKTRİK DAĞITIM HİZMETLERİ DERNEĞİ I.ULUSLARARASI ŞEHRİN IŞIKLARI KONGRESİ TEKLİF VERME ŞARTNAMESİ 1. KONU ve AMAÇ 1.1. Elektrik Dağıtım Hizmetleri Derneği (bundan böyle ELDER ya da Dernek olarak anılacaktır.) enerji verimliliğine ve akıllı şebeke uygulamalarına yönelik çözümlerin ve teknolojilerin başta dağıtım şirketleri olmak üzere ilgili tüm paydaşlarca izlenmesi süreçlerine katkı sağlamakta, bu amaca yönelik etkinlikleri, eğitimleri ve işbirliklerini hayata geçirmektedir. ELDER bu genel prensipler çerçevesinde Aydınlatmada LED Teknolojileri, Çözümleri ve Destekleri ana temasıyla I. Uluslararası Şehrin Işıkları Kongresi ni (bundan böyle Kongre olarak anılacaktır.) gerçekleştirilmesi planlanmıştır. 1.2. İşbu doküman ile Kongre organizasyonuna ilişkin ilkeler, işler, koşullar ve sorumluluklar belirlenmekte olup, organizasyon firmalarından (bundan böyle Firma olarak anılacaktır.) asgari burada belirtilen hususları içeren tekliflerini sunmaları istenmektedir. 2. KONGRE YERİ ve TARİHİ 2.1. Kongre 2016 yılının Nisan ya da Mayıs ayları içinde 2 (iki) gün süreyle Firma tarafından önerilen bir tarihte gerçekleştirilecektir. Firma Kongre yeri için İstanbul ve Antalya olmak üzere iki ayrı seçenek altında tekliflerini sunabilecekleri gibi bu şehirlerden sadece birisi içinde teklifte bulunabilirler. Firma Kongreye uygun oteli ve /veya kongre merkezini (bundan böyle Kongre Alanı olarak tanımlanacaktır.) tekliflerinde kapsamlı olarak gerekçelendirerek önereceklerdir. Teklifte Kongre alanı olarak kongre merkezi önerilmesi halinde katılımcılar için konaklama otellerine de teklifte yer verilecek ve önerilen oteller ile kongre merkezi arasında mesafe yakınlığa dikkat edilecektir. 3. TEKLİFİN KAPSAMI ve SUNULMASI 3.1. Teklif kapsamı bu madde de ve Şartnamenin genelinde belirtilen hususları ve koşulları dikkate alacak şekilde Firma tarafından belirlenecektir. 3.2. Firma teklifinde bu Şartnamede alan tüm maddelere ayrı ayrı yer ve yanıt vermek zorundadır. Bu amaçla Ek-1 deki tablonun doldurulması gerekmektedir. 3.3. Firma teklifini gelir paylaşımı üzerinden verecektir. Teklif, Sözleşme kapsamında belirtilen ya da Firma tarafından önerilecek gelirlerin ELDER ile Firma arasında nasıl paylaşılacağını, gelirlerin nasıl 1
izleneceğini ve ilgili tarafa nasıl ödeneceği de dahil tüm detayları içermelidir. Bu kapsamda Firma Ek-2 de yer alan tabloyu ayrı bir kapalı zarf içinde üzerine EK-2 Gelir Paylaşımı Teklifi dir yazarak sunacaktır. 3.4. Firma teklifinde 3.2 maddesinde yer alan gelir paylaşımı teklifine ilaveten işbu Sözleşmede belirtilen koşullarda Kongre düzenleme hakkını ELDER den satın alacağı bir teklifi de sunabilir. Firma bu çerçevedeki teklifini ayrı bir kapalı zarf içinde üzerine EK-3 Kongre Düzenleme Hakkını Satın Alma Teklifi dir yazarak sunacaktır. 3.5. Firma teklif vererek Şartnamede belirtilen tüm hizmetleri ELDER e ücretsiz sunacağını kabul ve beyan etmektedir. Firma tarafından Kongre kapsamında elde edilecek gelir söz konusu hizmetlerin sunulmaması, niteliğinin ya da niceliğinin değiştirilerek sunulması için gerekçe olamaz. 3.6. Firma Kongre nin gelir getirici tüm faaliyetleri için (sponsorluklar, fuar alanı satışı, katılım ücreti vb) teklifinde açıklayıcı bilgi vermek zorundadır. Söz konusu gelir kalemleri ile ilgili olarak (sponsorluk çeşitleri, sayısı ve bedelleri, fuar katılımcı sayısı, metre kare bedelleri, etkinlik katılımcı sayısı ve bedelleri) tekliflerde bir öngörü yapılması zorunludur. 3.7. Teklifi en uygun bulunan Firma ile (bundan sonra Yüklenici olarak anılacaktır) Ek-4 de verilen Sözleşme imzalanacaktır. 3.8. Firma Şartname maddelerine Ek-1 kapsamında verdiği yanıtların detaylı olarak teklifinde yer verecektir. Ek-1 de ilgili maddenin teklifin hangi bölümünde yer aldığına yönelik referanslara da yer verilmelidir. 3.9. Firma teklifinde geçmiş deneyimlerine de referans isimler ile birlikte yer vermelidir. 4. TEKLİF VERİLMESİ ve DEĞERLENDİRİLMESİ 4.1. Firma teklifinde: i. Ek-1 tablosu teklif dosyasının ilk sayfasında yer vermelidir. ii. Firma başlıklı sayfalarda şartnamenin tüm maddelerine sırası ile açık olarak cevap verilmelidir. iii. Ek-2 ve Ek-3 ayrı ayrı ve kapalı zarflarda verilmelidir. iv. Firmanın bu şartnamede belirtilmeyen, avantajlı gördükleri ek teklifleri varsa ayrıca belirtilebilir. v. Önerilen Kongre Alanı için salonlar ve fuaye alanlarına ait ölçü (CD de Autocad vb olarak) ve kapasite gibi gerekli bilgileri içermelidir. vi. Teklif sahiplerinin A grubu seyahat acentesi yetki belgesi olması gerekir. Varsa IAPCO, TÜRSAB, IATA belgelerine de yer verilmelidir. vii. Teklifin ekler dahil her sayfası Firma yetkilileri tarafından imzalanmış ve Firma kaşesi ile kaşelenmelidir. 2
viii. Teklife imza sahiplerinin noter onaylı yetki belgesi eklenmelidir. 4.2. Teklifler 9 Haziran Salı günü saat 16:00 ya kadar ELDER Ankara ofis ( Elektrik Dağıtım Hizmetleri Derneği-ELDER, Mustafa Kemal Mah. Eskişehir 9. Km. No:266 Tepe Prime A-Blok K:3 D:37-38 Çankaya / Ankara (Telefon: 0 312 285 11 35) adresine ulaştırılacaktır. ELDER, ihtiyaç halinde 29 Mayıs 2015 tarihine kadar açıklamak koşuluyla süre uzatımına gidebilir. 4.3. Teklif verenler Şartnameye yönelik sorularını 22 Mayıs 2015 tarihine kadar info@elder.org.tr yazılı olarak gönderebilirler. Tüm sorular ve yanıtları 29 Mayıs 2015 tarihinde süre uzatımı kararı ile birlikte tüm firmaların e-mail adreslerine mail yoluyla duyurulacaktır. 4.4. Alınan tüm teklifler ELDER tarafından oluşturulacak 7 kişilik bir değerlendirme heyeti tarafından değerlendirilecektir. 4.5. Tekliflerin değerlendirilmesi Değerlendirme Heyeti tarafından yapılacak; oluşturulacak kısa liste ELDER İcra Kuruluna sunulacak; İcra Kurulunca yapılacak seçim Yönetim Kurulu oluruna sunulacaktır. Değerlendirme sürecinde firmalardan görüşme ve tekliflerine dair izahat talep edilebilir. 4.6. Teklif değerlendirmelerinin Haziran ayı içinde tamamlanması ve Yönetim Kurulu kararının 30 Haziran 2015 tarihine kadar açıklanması hedeflenmiştir. 4.7. Yönetim Kurulu tarafından seçilen firma Sözleşme imzasına davet edilecektir. Sözleşmenin 15 Temmuz 2015 tarihine kadar imzalanması planlanmıştır. 4.8. Değerlendirme heyeti Ek-2 ve Ek-3 de verilen teklifleri açmadan kilit altına alacak ve Ek-1 başta olmak üzere tekliflerin kalan içeriğin değerlendirecektir. 4.9. Tekliflerin değerlendirilmesinde teknik ve mali olmak üzere iki aşamada yapılacaktır. Teknik değerlendirmede aşağıdaki ağırlıklar geçerli olacaktır: i. Teklifinin Şartnameyi karşılaması (%60) ii. Geçmiş Deneyimler ve Referanslar (%35) iii. Şartnamedeki asgari koşulların üzerinde sunulan hizmetler (%5) 4.10. Mali değerlendirme teknik değerlendirmeden %80 ve üzeri puan alan teklifler arasında yapılacaktır. Teknik değerlendirmeyi geçemeyen tekliflerin Ek-2 ve Ek-3 zarfları açılmadan sahiplerine iade edilecektir. 4.11. Teknik değerlendirmeyi geçen firmaların öncelikle Ek-2 teklifleri değerlendirmeye alınacaktır. Ek-2 üzerinden yapılacak değerlendirmede en iyi 3 mali teklif sahibi kısa listeye alınacaktır. 4.12. Ek-3 teklifleri kısa listenin İcra Kuruluna sunumunda açılacaktır. 3
4.13. Teknik değerlendirmede Şartnamenin tüm maddeleri, eşit ağırlıklı varsayılmıştır. Değerlendirme heyetinin Şartname maddelerini farklı ağırlıklandırması halinde 29 Mayıs 2015 tarihinde yapılacak açıklamalarda yeni ağırlık oranları paylaşılacaktır. 5. KONGRE YÖNETİMİ 5.1. Kongrenin genel yönetimi ve denetimi ELDER tarafından gerçekleştirilecektir. ELDER tarafından tercih edilmesi halinde; Kongrenin bilimsel ve organizasyonel yönetimi, Kongre Düzenleme Kurulu (Bundan böyle KDK olarak anılacaktır.) tarafından gerçekleştirilecektir. ELDER, KDK üyelerinin ad, soyad ve görevlerini Yükleniciye yazılı olarak bildirecektir. ELDER in, KDK oluşturmamayı tercih etmesi halinde Sözleşmede KDK için düzenlenen tüm görev, yetki ve sorumluluklara ELDER sahip olacaktır. 5.2. Kongrenin finansal yönetimi Yüklenici tarafından gerçekleştirilecek, denetimi ise ELDER tarafından yapılacaktır. Yüklenici Kongrenin finansal işleyişi için ELDER tarafından denetlenmeye uygun şeffaf bir sistem oluşturup uygulamakla ve tüm finansal hareketleri ELDER e raporlamakla yükümlüdür. Kongre ile ilgili görevler, Sözleşme kapsamında Yüklenici tarafından yürütülecektir. 5.3. Kongreden elde edilecek tüm gelirler (sponsorluk, fuar alanı satışı, katılım bedeli dahil olmak ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere) Yüklenici ve ELDER adına ortak açılacak bir hesapta toplanacak ve gerekli tüm harcamalar çift imza ile buradan gerçekleştirilecektir. 6. YÜKLENİCİNİN SUNACAĞI HİZMETLER ve UYULACAK KOŞULLAR 6.1. Yüklenici, Kongre organizasyonunun ELDER in beklenti ve isteklerine uygun olarak mükemmel bir şekilde yapılması yönünde gereken çalışmaları yapmakla yükümlüdür. Yüklenici Kongrenin planlanma ve uygulama aşamalarında ELDER e danışmak ve bilgi sağlamak durumundadır. Firma, teklifinde sunulacak hizmetlere ve uyulacak koşullara ilişkin detaylı açıklama ve bilgi verecektir. Bu çerçevede Firma teklifinde Kongre öncesinde, esnasında ve sonrasında verilecek hizmetler için kapsamlı bir tanımlama ve bütçeleme sunacaktır. Yüklenicinin gelir paylaşımı prensibi altında ücretsiz sunması gereken hizmetler ve uyacağı koşullar aşağıdaki gibidir: 6.2. Kongre Sekretarya Hizmetleri i. Yüklenici, sözleşmenin imzalandığı gün itibari ile ELDER e, kongre öncesi hazırlıklarda KDK ya yardımcı olmak üzere görev yürütecek, İngilizcede yetkinliği belgelendirilmiş ve uluslararası kongreler konusunda tecrübeli bir yönetici asistanı tayin edecektir. ii. Yüklenici, Kongre organizasyonu için bünyesinde kuracağı ilgili Organizasyon Koordinatörü ve/veya koordinatörleri liderliğindeki ekip ve/veya ekipleri KDK ya tanıtacak ve ELDER ve KDK ile 4
uyum içerisinde çalışmalarını sağlayacaktır. ELDER in talebi halinde Yüklenici ekip önderleri de dahil konu edilen çalışan ve/veya çalışanları diğer yetkin birey ve/veya bireylerle değiştirmek zorundadır. iii. Yüklenici, KDK nın belirleyeceği programın gerçekleştirilmesi için sürekli irtibat halinde bulunacak ve gerekli her türlü (sekretarya dahil) hizmetini sağlayacaktır. iv. Yüklenici, gereken her türlü yazışmayı KDK kontrolü altında yapacak olup, tüm yazışmaları kapsayan ilgili raporları KDK ya sunacaktır. Bu kapsamda, diğer kurum/firmalara, katılımcılar/misafirlerle yapılanlar dahil tüm yazışmalar KDK sekretaryasına günlük olarak raporlanacaktır. v. Yüklenici, Kongre ile ilgili her tür verinin (bilgi, yazışmalar, gönderilen çalışmalar vb.) elektronik olarak yedeklenmesini sürekli sağlayacak ve veri güvenliğinden mesul olacaktır. 6.3. Kongre Logosu, Kongre Tanıtım Filmleri ve Dekorasyon i. Yüklenici tarafından, Kongre ile ilgili her tür doküman, dekorasyon vb. görselde kullanılmak üzere Kongre logosu geliştirilecektir. Yüklenici bu konuda profesyonel bir ya da birkaç ekibe hazırlattıracağı asgari 3 adet logo alternatifini KDK ya sunacaktır. Alternatif logo sayısı KDK nın ihtiyaç görmesi halinde 5 e kadar artırılacaktır. KDK geribildirimine göre aday logo/logolar üzerinde talep edilen değişiklikler yapılıp yeniden sunulacaktır ve seçilen logo Kongre logosu olarak kullanılacaktır. ii. Yüklenici, Kongre bünyesinde kullanımda olan salonlarda konferans harici zamanlarda perdeye yansıtılmak üzere profesyonel ekiplere asgari 3 adet kısa film alternatifi hazırlattıracak ve KDK ya sunacaktır. KDK geribildirimine göre aday filmler üzerinde talep edilen değişiklikler yapılıp yeniden sunulacak ve seçilen kısa film Kongre boyunca kullanılacaktır. iii. Yüklenici, Kongrenin ve ilgili yan organizasyonların gerçekleştirileceği her tür ortamın (açılış töreni, kokteyller, gala dahil yemekler, konferanslar, oturumlar gibi) Kongre temasına uygun şekilde ELDER ve Kongre temaları ile ve layıkıyla dekore edilmesini sağlayacaktır. Dekorasyon planları KDK geribildirimine sunularak geliştirilecektir. Gereken her tür materyal (sahneler, kürsüler, kürsü panoları, ekranlar, perdeler, bayraklar, flamalar, masa örtüleri, iskemle giydirmeleri, masa dekorasyon detayları vb.) KDK nın onay verdiği kalite ve tasarımda sağlanacaktır. 6.4. Kongre Web Sayfası i. Yüklenici, web tasarımı alanında profesyonel bir ekibe Kongreye özel ve elektronik ortamdan her türlü iletişim/veri transferi olanağı sunan bir web sayfası hazırlatacak, Kongrenin ismine uygun bir web adresi temin edecek ve iş planına uygun zamanda sayfayı aktif hale getirip yayına sokacaktır. Sayfanın içerik ve tasarımı, alınacak web adresinin adı ve hizmet sunucusu, web sayfasının 5
aktif olacağı takvim aralığı, sayfanın veri kapasitesi / veri aktarım hızı gibi kalitesine dair hususların tümünde KDK görüşü alınacaktır. ii. Yüklenici, web sayfasından sorumlu bir uzman eleman belirleyerek KDK ya bildirecektir. Bu kişi ELDER ve KDK dan iş alarak web sayfasında uygulanmasını sağlayacaktır. iii. Kongre Web sayfası kayıt, konaklama rezervasyonu, ödemeler ve ikili görüşmeler formlarının gönderilmesi gibi işlemlerin online olarak yapılabilmesini ve merkezi kayıt sistemine ulaştırılmasını sağlayacak şekilde geliştirilmelidir. Firma teklifinde bu detaylara kapsamlı değinmelidir. iv. Yüklenici, Kongre web sayfasında, Kongredeki sunumların sesli ve görüntülü yayınlanmasını sağlayacaktır. Aktarım canlı yayın ve kongre sonrasında aktif tutulacak bir sunu merkezi bünyesinde izlenebilir şekilde de elverişli olacaktır. Yayın programı KDK tarafından onaylanacaktır. v. Yüklenici, Kongre web sayfasıyla ilgili çıkabilecek tüm sorunlardan (teknik, hukuki vs.) doğrudan sorumlu olacaktır. 6.5. Kongre Hazırlık Toplantılarının Organizasyonu i. Yüklenici, ELDER için Kongre boyunca bir Executive toplantı salonunu ücretsiz olarak kullanıma hazır tutacaktır. ii. Yüklenici, Sözleşme imzasından Kongreye kadar olan zaman aralığında ELDER ve KDK nın Kongre gündemi ile Ankara veya Kongre şehrinde yapacağı 6 toplantıyı ücretsiz olarak organize edecektir. Toplantılara asgari 17 kişinin (sadece yurtiçinden olmak üzere) katılması planlanmıştır. iii. Yukarıda anılan her bir toplantı için gider teşkil edecek kalemler katılımcıların gidiş-dönüş uçak biletleri, gereken transferler, gerek doğan konaklamalar, yemek ve coffee-break hizmetleri, toplantı salonları, gereken teknik donanım vb. şeklinde olup Yüklenici tarafından ücretsiz sağlanacaktır. Yüklenici bu toplantılarla ilgili iş emirlerini ELDER kararları ile alacak ve ücret almadan eksiksiz temin edecektir. 6.6. Kongrenin Ulusal ve Uluslararası Tanıtımı i. Yüklenici Kongrenin tanıtım için (birinci ve ikinci duyurular, broşür, dergi ilanı, her tür medya organına yönelik yöntemler, SMS, elektronik posta vb. gibi) ücretsiz olarak sağlamakla yükümlüdür. Firma teklifinde söz konusu tanıtım faaliyetlerinin niteliğine, mecrasına ve sayısına kapsamlı olarak yer verecektir. ii. Kongreye öncesinde Avrupa Birliği içinde ELDER tarafından seçilecek iki etkinlikte stand açılarak Kongre tanıtılacaktır. Bu amaçla Yüklenici ve ELDER den en az üç kişinin katılımı sağlanacak, gereken her tür kayıt, konaklama, ulaşım, transfer, yeme-içme, stand, donanım, dekorasyon, tanıtım materyali ve teknik masraflar ile benzerleri Yüklenici tarafından sağlanacaktır. 6
6.7. Kayıt, Konaklama ve Otel-Kongre Merkezi Transfer Hizmetleri i. Firma Kongre Alanını seçenekli olarak teklif edebilir. Kongre Alanının otel olmaması halinde konaklama için Firma teklifinde Kongreye uygun, 4 ve 5 yıldızlı, Kongre Alanına ulaşım sorunu bulunmayan oteller belirtilecektir. ii. Kongre Alanının otel olarak teklif edilmesi halinde mümkün olan en geniş fuaye alanına sahip ve en yüksek sayıda katılımcının Kongre otelinde konaklatılması hedeflenmelidir. Alternatif konaklama yerleri Kongre oteli ile aynı kalitede ve konaklama koşullarında olmalıdır. iii. Firma, konaklama için önereceği otellerde, tam süreli konaklama paketleri yanı sıra, daha kısa süreli katılım yapmak isteyen katılımcılara yönelik daha az gecelik konaklama seçenekleri de sağlayacaktır. iv. Katılımcılara yönelik konaklama ve diğer hizmetler dahil satış bedelleri farklı seçeneklerle Firma teklifinde yer alacaktır. v. Yüklenici, Kongre otellerinde rezerve edilecek oda sayıları vi. konusunda ELDER/KDK ya bilgi verecektir. Yüklenici, otellerin sunacağı otelcilik hizmetlerinin aynı dönemde konuklarına sundukları standartların altında olmamasını sağlamak zorundadır. vii. Kongre süresince Kongre merkezine otellerden Kongre programına paralel ve sık aralıklarla transferlerin gerçekleştirilmesi Yüklenici görevi olup teklifte yer verilmelidir. viii. Yüklenici Kongreye kayıt yaptıracak olan katılımcıların kayıt ve takip işlemlerini yapmakla mükelleftir. Yüklenici katılımcılardan gelecek katılımcı formlarını elektronik ve hard-copy olarak toplayıp dosyalayacak ve her hafta KDK ya katılımcı kayıtları ile ilgili durum raporu sunacaktır. Kongre katılımcılarının güncel listesi, elektronik ortamda KDK nın ve ELDER in izlemesine olanak verir şekilde her an erişilebilir durumda bulundurulacaktır. 6.8. Ücretsiz Davetli Katılımcılar i. Firma, ELDER tarafından belirlenecek sayıda key-note konuşmacının, KDK üyelerinin ve ELDER İcra/Yönetim Kurulu üyelerinin Kongreye ve sosyal programların tamamına katılımlarını, gerekli konaklamalarını, ulusal/uluslararası business class ulaşımlarını ve her tür transferlerini ücretsiz sağlayacaktır. ii. Ücretsiz davetli katılımcıların sayısı 25 kişiyi geçmeyecektir. 6.9. Kongre Basılı Malzemeleri i. Kongre için ihtiyaç duyulan materyallerin tasarımı, basımı ve dağıtımı Yüklenici tarafından yapılacaktır. Firma teklifinde basılı malzemelere ilişkin önerilerine yer verecektir. ii. Kongre ile ilgili tüm baskı işleri ve içerikler ELDER/KDK nın onayı alındıktan sonra bastırılacaktır. iii. İyi kalite kağıt, tekstil ve benzeri malzeme kullanılacak, yüksek kalite çok renkli baskılar yapılacaktır. 7
iv. Üretilecek her bir kalem malzemenin sayısı Kongre için yeterli miktarda olmalı ve teklifte belirtilmelidir. v. Tüm Kongre materyali Kongre ve ELDER logosu ile hazırlanmalıdır. vi. ELDER/KDK nın gerekli gördüğü materyallerin hazırlandıktan sonra Kongre tarihine kadar muhafazası, Kongre merkezi ya da gerek duyulan diğer adreslere nakliyesi, tasnifi, katılımcılara/ilgililere dağıtımı ve Kongre bitiminde elde kalan materyalin ELDER merkezine teslimi Yüklenici tarafından sağlanacaktır. vii. Yüklenici tüm Kongre yazışmalarında kullanılmak üzere Kongre logosu, ELDER logosu ve gerekli iletişim bilgilerinin bulunduğu antetli kağıt ve antetli zarf alternatifleri hazırlatıp ELDER/KDK nın onayına sunacak ve seçilen numune çoğaltılarak kullanılacaktır. viii. Kongre ile ilgili olarak en az dört duyuru yapılacaktır. İlgili yerlere Kongre posterleri gönderilecektir. Duyurular ve posterler zarflanacak, paketlenecek, etiketlenecek ve uygun tarihlerde postalanacaktır. ix. Kongre afişi ve posterlerinde Kongre adı, tarihi, yeri, Kongre ve ELDER logosu, iletişim adresleri ve kongre Web sayfası adresi gibi bilgilere yer verilecektir. Kongrenin duyurulması amacı ile KDK nın kararları doğrultusunda ilgili kamu kuruluşları, üniversiteler, teknokentler gibi yerlere asılması Yüklenici tarafından sağlanacaktır. x. Yüklenici tarafından tüm katılımcılara ulaştırılacak şekilde günlük renkli Kongre gazetesi hazırlanacak ve Kongre alanında ücretsiz dağıtılacaktır. xi. Konuşmacı mektupları, bilimsel kurul yazışmaları ve sponsor firmalarla yapılan tüm yazışmalar özel kargo/kurye şirketleri üzerinden Yüklenici tarafından yürütülecektir. 6.10. Kongre Kitapçığı i. Yüklenici, Kongre programı (saat, başlık, konuşmacı bilgisi), Kongre alanı krokisi gibi bilgilere yer verilen bir kitapçık hazırlatacaktır. Her bir katılımcının alacağı düşünülerek yeterli sayıda basılacaktır. Firma teklifinde belirtecektir. 6.11. Kongre Çantası i. Kongre çantası ile ilgili hususlar teklifte yer alacaktır. Kongre çantası her bir katılımcıya verilmek üzere hazırlatılacaktır. ii. Çanta içinde kongre kitapçığı, yaka kartı ve cep programı kitapçığı, defter, kalem, sponsor firmaların kendi aktiviteleri ile ilgili davetiyeler ve materyaller ile Kongre kokteyl ve yemek davetiyeleri gibi malzemeler konulacaktır. 6.12. Yaka Kartı ve Cep Programı i. Yüklenici, Kongrenin logosu, ismi ve tarihini bulunduran yaka kartı tasarım seçenekleri hazırlatıp değerlendirmeye sunacaktır. 8
6.13. Kayıt Hizmetleri Yaka kartına sponsorluk alınabilir. Katılımcı bilgisi ve barkod numarası yaka kartının her iki yüzünden de okunabilir şekilde hazırlatılacaktır. Yaka kartlarında kongre programı, kongre alanı ile fuar alanındaki firma stantlarının krokisini içeren mini bir cep programı da yer almalıdır. i. Yüklenici, Kongre merkezinde özel tasarımlı, layıkıyla dekore edilmiş, pek çok sayıda katılımcıya bekletmeden aynı anda hizmet verebilecek şekilde düzenlenmiş, bulunduğu mekanın hacmine kıyasla dev boyutta Kongre görselli ve alınlıklı bir ana kayıt masası kuracaktır. Ana kayıt masasında Kongre tanıtım filmlerinin döndüğü LCD televizyon ekranları/monitörler, 12 dizüstü bilgisayar, 6 adet renkli laser-jet yazıcı, yeterli adet ve kapasitede kesintisiz güç kaynakları, yüksek hızda kablolu ve kablosuz internet bağlantısı bulunacak ve altyapısı ile tüm teknik donanımın Kongre süresince en iyi şekilde çalışır olması sağlanacaktır. Kongrede kayıt, çanta, kongre dokümantasyonunun dağıtımı ve benzeri tüm diğer işlemler ana kayıt masasından yürütülecektir. ii. Yüklenici, ana kayıt masası ve diğer tüm desklerde beklemeye yol açmayacak sayıda ve yapacakları iş için yeterliliğe haiz görevliler çalıştıracaktır. Firma teklifinde bu detayları belirtecektir. iii. Kongre kayıt ücretleri (tüm paket, kısmi vb alternatiflerde) peşin, kredi kartı vb. ödeme şekillerine göre Firma teklifinde belirtilecektir. Kayıt sırasında ödeme işlemleri için POS cihazı ile ödeme altyapı hazırlığı yapılacaktır. 6.14. Kongre Alanının Donatım Hizmetleri i. Kongre süresince gerek duyulan her türlü dekoratif ve teknik donanım Yüklenici tarafından sağlanacaktır. ii. Yüklenici, Kongre merkezindeki salonların dekorasyonunu teklifinde belirtildiği kalite ve plan doğrultusunda gerçekleştirecektir. iii. Yüklenici salonlarda Kongre logosunun ve isminin yer aldığı özel dekorlu sahneler, masalar ve kürsüler kuracaktır. iv. Yüklenici Kongre adının ve logosunun yer aldığı KDK nın onay vereceği kalite ve büyüklükte pankart, kongre afişi, kırlangıç flamalar, sololar vb. malzeme hazırlatacak ve Kongre merkezi ve çevresinde asılmalarını sağlayacaktır. v. Kongre merkezi alanlarının, toplantı salonlarının, desk ve masaların çiçeklendirilmesi, kokteyller/banketler/yemekler/gala yemeğindeki masa-sandalye giydirmeleri, süs-çiçek partelleri gibi salon/bahçe/açık alan süslemelerine dair tüm dekorasyon Yüklenici tarafından sağlanacaktır. vi. Yüklenici, Kongre süresince Kongre görselli yönlendirme monitörleri (plazma veya LCD) ve onay verilecek yerlere yönlendirme levhaları koyacaktır. 9
vii. viii. ix. Yüklenici, Kongre programının gösterildiği, Kongre filminin yada seçilecek başka bir içerik ile anlık duyuruların yansıtıldığı 10 adet 42 çerçevesiz monitörden oluşan bir plazma duvarı kuracak ve işletecektir. Yüklenici Kongre Alanına program panoları yerleştirecektir. Yüklenici, her bir salonun kapısına salon büyüklüğüne göre günlük programı belirten program levhaları veya monitörler yerleştireceklerdir. x. Yüklenici, toplantı kürsüleri ve masalarına oturum başkanı, konuşmacı, panelist gibi görevli kimseler için masa isimlikleri hazırlatacak ve Kongre programı doğrultusunda salon görevlileri tarafından ilgili yerlere yerleştirilmesini sağlayacaktır. 6.15. Toplantı ve Yönetim Salonları, Donanımları ve İlgili Hizmetler i. Sunum Kontrol Masası a) Yüklenici, Kongre sırasında sunumların kontrol edilebilmesi için üç bilgisayarlı (LCD monitörlü) sunum kontrol masası kuracaktır. b) Yüklenici, her bir sunum kontrol odasında bir adet renkli lazer yazıcı ve bir tarayıcı bulunduracaktır. c) Sunum kontrol masasında görevliler tarafından bilgisayarlara yüklenen sunumların, kurulacak ağ üzerinden kullanılacakları salona doğrudan gönderilebilmesi için gerekli alt yapı Yüklenici tarafından sağlanacaktır. d) Yüklenici, sunum kontrol masalarında yeterli sayıda, beceride ve İngilizce bilen görevli bulundurmakla yükümlüdür. e) Sunumlar ve benzeri her tür elektronik görselin sunum masaları, Kongre merkezi alanları ve toplantı salonları gibi fonksiyon gören alanlarda çalıştırılması için gereken tüm teknik organizasyon Yüklenici tarafından sağlanacaktır. f) Yüklenici, elektronik ortamda yüksek veri güvenliği sağlamakla yükümlüdür. Güvenlik tehditlerinin sebep olacağı veri kaybı hadiselerini tazmin etmesi talep edilebilir. ii. Salonlar a. Kongre Alanında en az 500 kişilik bir adet ana salon bulunmalıdır. Ana salon haricinde 2 adet (asgari 150 kişilik) paralel salon ve 2 adet (asgari 40 kişilik) workshop salonu olmak üzere toplamda 4 adet ilave salon sağlanmalıdır. b. Ana salon ve diğer salonlarda, salonun büyüklüğüne göre perde adet ve boyutları ile barkovizyon vb. yansı cihazların kalite ve adetleri tekliflerde yer almalıdır. c. Yüklenici ana salonda watchout uygulaması sağlamalıdır. d. Ana salon ve paralel salonların her biri için gerek duyulan bilgisayar kontrolünde LCD monitörler; konuşmacı kürsüsünde bir adet, ana masada beş adet, sunum kontrolü için yönetim masasında iki adet ve konuşmaya ait görüntülerin eş zamanlı olarak izlenebilmesi için iki adet 10
iii. iv. olmak üzere çalışır halde bulundurulacaktır. Bununla ilgili salon donanım planları tekliflerde yer almalıdır. e. Yüklenici, workshop salonları için salon büyüklüğüne göre tek veya çift perdeli sahne kuracaktır. f. Tüm salonların kürsüsünde bir adet 15 monitör olmalıdır. g. Yüklenici ana salon ve diğer salonlar için simultane çeviri için teknik sistem, kabin ve kulaklık bulunduracaktır. ELDER/KDK Kongre Yönetim Odası ve Standı a. Kongre süresince 20 kişinin toplantı yapabileceği bir salon tahsis ELDER e edilecektir. b. Yeterli teknik ve elektronik alt yapı ile donanıma haiz olmalıdır. Ücretsiz internet bağlantısı sağlanmalıdır. Oda kullanımda olduğu sürece sıcak-soğuk içecek çeşitleri, atıştırmalık ve meyve ikramı yapılmalıdır. Odanın işletilmesi ve hizmet için en az iki Yüklenici görevlisi hazır bulunacaktır. c. ELDER standı için (min. 30 m2) talep edilecek donanım, altyapı ve teknik destek Yüklenici tarafından sağlanacaktır. Sunum Ekipmanları a. Yukarıdaki maddelerde tarif edilenler de dahil olmak üzere toplantı salonları dahil tüm Kongre alanlarında ihtiyaç duyulacak projeksiyon cihazı adedi tekliflerde yer alacaktır. Projeksiyon cihazlarının aydınlatma güçleri (ansilumen cinsinden) üstün kalitede yansı sağlayacak şekilde seçilecektir. Tekliflerde ayrıca salonlara göre adet ve kullanım amaçları konusunda bir planlama olmalıdır. b. Projeksiyon, sunum, video görüntüsü gibi yansılar için kullanılacak perdeler salon ölçülerine göre optimal büyüklükte seçilecek, yüksek kalite materyalden imal olmuş ürünler tercih edilecektir. Tekliflerde ayrıca salonlara göre adet ve kullanım amaçları konusunda bir planlama olmalıdır. c. Tüm Kongre alanlarında kullanılacak düz ve yassı ekranlar Firma tarafından optimal düzeyde çözünürlük gücüne haiz plazma ve/veya LCD ürünler olarak teklif edilecektir. Tekliflerde ayrıca salonlara göre adet ve kullanım amaçları konusunda bir planlama olmalıdır. d. Yüklenici, gerekecek en üst kanal sayısında mikserler, speakerlar, CD vb. kayıtlı materyal çalma cihazları, mikrofon sistemleri (telsiz, ayaklı, masaüstü, yaka vb.), iyi kalite kablolar, kablosuz ses aparatları gibi gerek duyulan her ses cihazını sağlama, kurma ve en verimli şekilde işletmek mecburiyetindedir. Yüklenici bu iş için tecrübeli, yeterli ve donanım sahibi uzman firma/ekiplerle çalışılmasını sağlayacaktır. Tekliflerde toplantı salonları dahil tüm Kongre alanları için gerekli ses düzeneğine dair bir planlama olmalıdır e. Yüklenici salonlarda konuşmacıların söz alma sürelerini gösteren saatler (zamanlayıcı) sağlayacak, konuşmacılar kalan sürelerini görebilecektir. 11
f. Yüklenici konuşmacıların yansılarını konuşmalarını yaptıkları kürsüden kontrol edebilmelerini sağlayacaktır. v. Yedek Enerji Sistemleri a. Yüklenici, toplantı salonları dahil Kongre merkezi bünyesindeki her bir ortam ve cihaz için genel ya da müstakilen gerek duyulan yeterli güçte jeneratör, kesintisiz güç kaynağı vb. her tür yedek enerji sistemini çalışır durumda sağlamakla yükümlüdür. Yüklenici salon ekipmanları için Kongre merkezi UPS hattına bağlı kalmaksızın kesintisiz güç kaynağı kullanacaktır. vi. Çeviri Hizmetleri a. Yüklenici, Kongre hazırlık aşamasından itibaren ELDER/KDK tarafından verilecek işler için (doküman, yazı, görüşme vb.) en üst kalitede profesyonel çevirmenlik hizmeti sağlamakla yükümlüdür. b. Teknik sistemler ve yeterlilikleri belgelendirilmiş yeterli sayıda tercümanın günlük ücretleri, seyahat, transfer, konaklama vb. hizmet giderleri Yüklenici tarafından karşılanacaktır. c. KDK performansından memnun kalınmayan çevirmenin değiştirilmesini talep edebilir; Yüklenici bu değişimi sağlamakla yükümlüdür. vii. viii. Barkod Sistemi a. Bütün bilimsel ve sosyal aktivitelerde gerekli kayıtların tutulması için barkod sistemi tekliflerde yer almalıdır. Yüklenici teklifindeki sistemi kurmak ve işletmekle yükümlüdür. Video Kayıt ve Yayına Hazırlama Hizmetleri a. Yüklenici bütün oturumlarda, konuşmaların dijital görüntü ve ses olarak kaydedilmesini, kaydedilen görüntülerin senkron ve kurgulanmış görüntü kayıtları olarak Web ortamında yayınlanır hale getirilmesini sağlayacaktır. b. Tüm Kongre aktivasyonunu içeren dijital görüntü ve ses kaydı ve gerekli teknik altyapı Yüklenici tarafından sağlanacaktır. c. Ana salonların tamamı, kurslar, sosyal içerikli aktiviteler ve Kongrenin genel durumunu ifade eden çekimlerden oluşan bu kayıtlar, blu-ray/dvd üzerine kayıtlı şekilde hazırlanacak ve Kongre bitiminden sonraki bir ay içerisinde tüm kayıtlar ELDER e teslim edilmiş olacaktır. 6.16. Davetli Konuşmacı Sunumları ile İlgili Hizmetler i. Davetli konuşmacıların sunumları ile ilgili sunum esnasına ait gereksinimlerini, Yüklenici kendilerinden öğrenecek ve temin edecektir. Konuşma metinleri tüm konuşmacılardan dijital ortamda temin edilecektir. 12
6.17. Host/Hostes ve Teknik Elemanlar i. Yüklenici, belirtilen tüm en üst kalite düzeyinde yerine getirilmesi için işlerin her aşamasında çalışacak yeterli sayı ve nitelikte, sosyal güvenlik ve diğer risk sigortaları ödenmiş uygun personeli (host, hostes, teknik eleman, sekreter, çevirmen vs.) bulundurmakla yükümlüdür. ii. iii. iv. Yüklenici, çalıştırdığı bireylerin konaklama, ulaşım, yeme-içme, iş giysisi gibi giderleri ile hakedişlerini karşılayacaktır. Yüklenici çalıştıracağı elemanların kongre organizasyonu eğitimi almış olmalarını, işleri konusunda doğru bilgilendirilmiş olmalarını ve KDK nın uygun bulacağı tek tip iş kıyafeti giyiyor olmalarını sağlayacaktır. Yüklenici, görev alacak kişilerin isim listesini ve görevlerini içeren dokümanı Kongre başlangıcında KDK ya takdim edecektir. 6.18. Yiyecek İçecek Hizmetleri i. Çalışma Grupları Toplantı Salonları İkramları: Yüklenici, Kongre süresince tüm alt çalışma grubu toplantı salonlarına istenilen süre ile çay, kahve gibi sıcak ve maden suyu/soda, meyve suyu, meşrubat gibi soğuk içecekler ile kanepe, sandviç, kurabiye, meyve gibi atıştırmalık ikramı sağlayacaktır. ii. Su İkramı: Yüklenici, Kongre süresince toplantı salonları fuayelerinde, stand alanlarında ve benzeri lokasyonlarda katılımcıların kullanımı amacıyla su sebilleri kurarak iyi kalitede su ikramı sağlayacaktır. iii. Katılımcılara Sağlanacak İkramlar: Yüklenici, Kongre süresince katılımcılara yönelik olarak en az üç ayrı noktada sürekli faal birer meyve, tatlı-tuzlu kurabiye ile çay-kahve servis büfesi bulunduracaktır. Sabah saatlerinde en az üç noktada Kongre katılımcıları için açık büfe kahvaltı ve içecek ikramı sağlanacaktır. iv. Öğle Yemekleri: Yüklenici Kongre boyunca ücretli ve ücretsiz öğle yemekleri seçenekleri sunacaktır. Teklifte kimlere (katılımcı, davetli, konuşmacı, görevli, vb) hangi koşullarda ücretsiz yemek verileceği, kimlere ise ücretli seçenekler sunulacağı belirtilmelidir. v. Gala Yemeği: Yüklenici, belirlenen tarihte bir Gala Yemeği organize edecektir. Yemek limitsiz alkolsüz içkili ve set menü şeklinde verilecektir. Gala yemeği programı için gündemde ve popüler olan gruplardan ELDER/KDK'nın karar vereceği birinin konser vermek üzere müzisyen kadrosu ve teknik donanımı ile gelmesi, kendisi ve ekibinin tüm ulaşım, transfer ve konaklama olanaklarının sağlanması ile destek hizmetleri Yüklenici tarafından ücretsiz olarak sağlanacaktır. 6.19. Seyahatler ve Transferlere Dair Hizmetler i. Ulusal ve uluslararası seyahat programları Yüklenici tarafından ilgili kimselerin tercihleri doğrultusunda ve ekstra durumlar için KDK onayı alınarak yapılacaktır. Kongre ile ilgili olarak 13