Revizyon Nisan 2015 *smith&nephew Davranış kuralları ve iş ilkeleri Davranış kuralları ve iş ilkeleri 1
SMITH & NEPHEW DAVRANIŞ KURALLARI VE İŞ İLKELERİ Nisan 2015 İçindekiler I. İŞ İLKELERİ...3 A. Değerler.... 3 Performans.... 3 Yenilikçilik.... 3 Güven... 3 B. Paydaşlar.... 3 Çalışanlar.... 3 Üçüncü Taraf Temsilciler ve diğer servis sağlayıcılar... 4 Müşteriler... 4 Hissedarlar... 4 İş ilişkileri.... 4 Toplum ve topluluklar... 4 Sürdürülebilir gelişme... 4 14. İstemler ve geri ödemeler hakkında tavsiye...10 15. Ameliyathane veya klinik ortamda davranış....10 16. Siyasi bağışlar ve hükümet yetkilileri ile temas...................... 11 17. Özel hava ulaşımı.... 11 B. Şirket Çalışanları...11 1. İş yerinde davranış...11 2. Çıkar çatışmaları....12 3. Gizli ve kişisel bilgiler, gizlilik ve güvenlik....12 4. Bilgisayar ve küresel bilgi sistemleri.... 13 5. Defterler, kayıtlar ve belge yönetimi... 13 6. Sözleşme ve satıcı yönetimi....14 C. İdare ve Uygunluk.... 5 II. İŞİN YÜRÜTÜLMESİ...6 A. Sağlık Bakım Görevlileri ve Devlet Memurları ile Etkileşimler.... 6 1. Uygunsuz ödemelere ilişkin genel yasak.. 6 2. Akrabaları işe alma ve diğer ilişkiler.... 7 3. Toplantılar ve konferanslar... 7 4. Yemekler.... 8 5. Hediyeler ve eğitsel eşyalar.... 8 6. Düzenlemeler.... 8 7. İhtiyaçlar değerlendirmesi.... 9 8. Ödemeler ve kayıtlar... 9 9. Kullandırma Hakkı Anlaşması.... 9 10. Hibeler ve bağışlar... 9 11. İskonto ve indirim programları.... 9 12. Ürün tanıtım ve eğitim materyalleri.... 10 13. Ürün değerlendirmeleri ve örnekleri... 10 C. Kurumsal Konular/Piyasa....14 1. Tekelciliği önleme ve rekabet....14 2. Dış iletişimler....15 3. Menkul kıymetler kanunu ve içeriden bilgi ile işlem...15 D. Düzenleyici Hükümler ve Kalite.... 15 1. Sağlık, güvenlik ve çevre.... 15 2. Düzenleyici konular...16 3. Bilimsel açıklamalar....16 4. Uluslararası ticaret kontrolü....16 E. Suistimali Bildirme....16 Ek A: Tanımlar... 17
CEO MUZUN MESAJI 150 yılı aşkın bir süredir, dünya çapında sağlık çalışanları ve hastalar için gelişmiş tıbbi cihazlar geliştirdik. Öncü çalışmalarımız hastaların yaşamlarını daha çabuk ve tam olarak geri kazanmalarına yardımcı olur. Performans, yenilikçilik ve güven kültürünü hedefliyoruz. Dürüstlük iş uygulamalarını üzerinde inşa ettiğimiz temeldir. Şirketimiz dürüstlük ve etik davranış konusunda güçlü bir ün sahibidir ve adımız ve ürünlerimize dünya çapında her yerde güvenilir. Başarımız itibarımızla çok yakından ilgili olduğundan, onu güçlü tutmak hepimizin görevidir. Müşterilerimizin bize güvenmesini sağlama sorumluluğu her gün hepimize aittir. Bu Kurallara ve ilgili prosedürlere uymalısınız. Hiçbir şey, rakamları karşılamak, rekabetçilik ya da bir üstümüzün emirleri dürüstlük taahhüdümüzden ödün verdirmemelidir. Dürüstlük konusunda ünümüzü sürdürmemiz için bu standartları yüksek tutma konusunda birbirimize güveneceğiz. Bu ortak taahhütte üstünüze düşeni yaptığınız için teşekkür ederiz. Saygılarımla, Olivier Bohuon Yönetim kurulumuz tarafından kabul edilmiş olan Davranış Kuralları ve İş İlkeleri işimizi yürütmek için temel yasal ve etik ilkeleri ortaya koyar ve hem çalışanlarımız hem de bizim adımıza hareket eden diğerleri için geçerlidir. Günlük faaliyetlerinizi beklenen şekilde yönetmek için ihtiyacınız olan bilgileri verir. Dürüstlükle hareket etmek, yasalara uymaktan daha önemli bir şeydir. Bizimle iş yapanlar da kabul edilmiş etik standartlarına uymamızı bekler. Her zaman, yasaların belirsiz ya da halen gelişmekte olduğu durumlarda bile etik davranmalıyız.
GİRİŞ İnsanlara vücudunu onaran ve iyileştiren yeni ve yüksek kaliteli tıbbi cihazlar sağlayarak hayatlarını yeniden kazanmalarına yardımcı oluyoruz. Bunu günlük iş hayatında Şirketimizin Değerlerini, Performans, Yenilik ve Güven ilkelerini izleyerek yapıyoruz. Doğruluk, dürüstlük ve profesyonellik ilkelerine bağlıyız. Sağlık bakım programlarımız doktorhasta ilişkisine tümüyle saygılıdır. Tüm iş faaliyetlerimizde açıklık, sorumluluk ve uyum kültürü vardır. Ayrıca, kesinlikle ürünlerimizi kullanmaları amacıyla doktorları ve kurumları etkilemek için uygunsuz yöntemler kullanmayız. Yönetim Kurulumuz ve yönetimimiz iş yaptığımız tüm pazarlarda uygunluk açısından sınıfının en iyisi olmamızı sağlamakta kararlıdır. Bu Kurallar iş yaptığımız her yerde geçerlidir. Tüm çalışanlarımız ilgili tüm yasaları ve bu Kuralları anlamalı ve takip etmelidir. Bazı terimler Ek te tanımlanmıştır. Doğrudan veya dolaylı olarak, bizim adımıza iş yapan Üçüncü Taraf Temsilcileri bu işi yaparken ilgili tüm yasaları ve bu Kuralları anlamalı ve uygulamalıdır. Bazı bölgelerde yerel yasa ve sektör kuralları bu Kurallarda belirtilen politikalardan daha katı olabilir. Bu tür durumlarda, ilgili yerel yasa ve kurallara uymanız beklenir. Bu Kurallar doğru kararlar verme ve sağduyulu davranma sorumluluğunuzu ortadan kaldırmaz. Bu Kurallar, geçerli tüm yasalar veya Şirket politikalarını açıklamadığı gibi, herhangi bir yasa hakkında tam bilgi de vermemektedir. Uygunsuz davranış için cezalar, para cezaları, cezai mahkumiyet ve ürünlerimizin devlet ihaleleri veya diğer programlar için uygunluğunu kaybetmesi de dahil olmak üzere, ağır olabilir. Bu yasaların çoğu uyarınca, yasa dışı bir faaliyet içinde yer alan herkes sorumlu tutulabilir. Yani, Şirketimizin yanı sıra müşteriler ve üçüncü şahıslar da kovuşturmaya tabi olabilir. Ayrıca, iş akdinizin sona erdirilmesi de dahil olmak üzere size karşı disiplin cezası uygulanabilir. Bu Kurallar dünya çapında uyumluluk programımızı geliştirme taahhüdümüzün bir parçasıdır. İş birimlerimizin her biri her bir bölgede yerel uyum yetkilisini belirlemiş ve program faaliyetlerini geliştirmek ve izlemek için bir yapıyı kurmuştur. http://compliance.smithnephew.com adresindeki Uyum Web sitesinde daha ayrıntılı bilgiler bulabilirsiniz. Herhangi bir anda sorunuz olursa, web sitesinde listelenen kişilerle irtibata geçebilirsiniz. 2 Davranış kuralları ve iş ilkeleri
I. İŞ İLKELERİ A. Değerler Smith & Nephew insanlara vücudunu onaran ve iyileştiren yeni ve yüksek kaliteli tıbbi cihazlar sağlayarak hayatlarını yeniden kazanmalarına yardımcı olur. Bunu günlük iş hayatında Şirketimizin Değerlerini, Performans, Yenilik ve Güven ilkelerini uygulayarak gerçekleştiririz. Performans Performans müşteri ihtiyaçlarına duyarlı olmak demektir. Net hedefler ve standartlar belirler ve onlara ulaşırız. Biz kalite ve değer sunarız. Sürekli iyileşme için uğraşırız. Sonuç olarak, müşterilerimiz, iş arkadaşlarımız ve hissedarlarımız ürünlerimize ve bize güvenir. Yenilikçilik Enerjik, yaratıcı, tutkuluyuz ve her zaman daha iyiyi istiyoruz. Geleceğe bakıyor, müşterilerin ihtiyaçlarını öngörerek, engelleri aşıyor ve fırsatları geliştiriyoruz. Başarılarımızdan ve başarısızlıklarımızdan ders alıyoruz. Yeni fikirleri teşvik ediyor ve destekliyoruz. Güven Güven kazanmamız gereken bir şeydir. Güveni insanlara yakın olarak, müşterilerimiz, iş arkadaşlarımız ve topluluklarla yakın ilişkiler kurarak, insanların ihtiyaçlarına kulak vererek, anlayarak ve saygı göstererek, dürüst davranarak ve dediğimizi yaparak kazanırız. Dürüstlüğümüz, iş konusunda etik ve namuslu bir yaklaşımımız var. B. Paydaşlar Tüm paydaşların haklarına saygı duyar ve açık, dürüst ve yapıcı ilişkiler kurmaya çalışırız. Çalışanlar Yapıcı ilişkiler temelinde açık, geliştirici, üretken ve katılımcı bir ortam sağlamayı hedefleriz. Düzenli ve zamanında Şirket bilgilendirmesi ve danışma yoluyla çalışanlarla ile iyi iletişimi sürdürürüz. Net biçimde iletilen hedefler ve performans standartları ve iyi bir iş yapmak için gerekli eğitim, bilgi ve yetkiyi sağlarız. Performans temelinde adil bir şekilde takdir ve ödül veririz. Her bireyin yeteneklerini, becerilerini ve yetkinliklerini geliştirmek için çalışanlar ile birlikte çaba göstermeyi taahhüt ederiz. Öğrenmeyi, ilerlemeyi ve sürekli iyileştirme için arayış içinde tam katılımı teşvik ederiz. Çalışanları sadece yapılacak iş için gerekli nitelikleri ve becerileri esasında seçer, işe alır ve terfi ettiririz. Hiçbir gerekçeyle ayrımcılığa müsamaha göstermez ve liyakate dayalı fırsat eşitliği sağlarız. Karşılıklı güven ve saygının var olduğu, Şirketimizin performansı ve itibarı için herkesin kendini sorumlu hissettiği bir çalışma ortamında çeşitliliği geliştirmeyi taahhüt ederiz. Tüm çalışanlar için sağlıklı ve güvenli çalışma koşulları sağlamayı taahhüt ederiz. Bunu sağlık, güvenlik ve çalışma ortamının işin ayrılmaz bir parçası olarak yönetilen olduğunu sağlayarak bunu başarmak ve biz bu sürecin önemli bir parçası olarak çalışanların katılımı farkındayız. Hiçbir şekilde cebri, zorunlu ya da çocuk iş gücü kullanmayız. Birleşmiş Milletler İnsan Hakları Evrensel Bildirgesini destekliyoruz. Yani insan hakları, kişi onuru ve mahremiyetine ve çalışanların örgütlenme özgürlüğü, ifade özgürlüğü ve söz hakkına saygı duyarız. Planlama ve iş kararlarımızda etik, sosyal, çevresel, yasal ve mali hususları dikkate alırız. Davranış kuralları ve iş ilkeleri 3
Üçüncü Taraf Temsilciler ve diğer servis sağlayıcılar Birçok bölgede, bizim adımıza iş yapan Üçüncü Taraf Temsilcilere güveniriz. Onlar bizim için hayati bir rol üstlenir ve bunu yaparken yürürlükteki yasalara, sanayi kurallarına ve bu Kurallara uymak zorundadırlar. Ayrıca tedarikçiler, danışmanlar ve müşavirler gibi diğer hizmet sağlayıcılar da güveniriz. Yasalara ve etik davranış kurallarına uymayı taahhüt eden hizmet sağlayıcıları seçmek için tüm gerekli makul önlemleri alırız. Üçüncü Taraf Temsilcileri kendine yeterlilik, güvenilirlik ve yasalara ve değerlerimize bağlılık esasında seçeriz. Onları seçerken makul bir özen gösterir ve zaman zaman gerekli gözden geçirmeleri yaparız. Yasalara ve bu Kurallara uymayı taahhüt etmelerini ve bunu yapmak için gerekli eğitim ve araçlara sahip olmalarını zorunlu tutarız. Bir Üçüncü Taraf Temsilci veya diğer hizmet sağlayıcının bizim adımıza uygunsuz bir davranışta bulunmasına asla izin vermeyiz. Uyum web sitemizde tanımlanmış olanlar da dahil olmak üzere, hizmet sağlayıcıların uygunsuz davrandığına ilişkin göstergeleri dikkatle izler ve bunları uyum görevlilerimizin dikkatine sunarız. Müşteriler Geliştirilmiş tedaviler, ürün kullanım kolaylığı ve hızı ve azalan sağlık bakım giderleri ile sağlık bakım görevlileri ve hastalarına gerçek yararlar sağlayan yenilikçi, uygun maliyetli çözümler geliştirmekte ve sunmakta kararlıyız. Bu taahhüdü desteklemek için, sağlık bakım görevlilerine yasal gerekliliklerle uyumlu eğitim ve eğitim desteği sağlıyor ve araştırma ve geliştirmeye önemli yatırımlar yapıyoruz. Ürünlerimiz güvenli ve amaçlanan kullanım için güvenilirdir ve ambalaj, etiketleme ve kullanım talimatları ile ilgili olanlar da dahil olmak üzere tüm yasal ve düzenleyici gerekliliklere uygun veya bunların üzerindedir. Müşteri ve hasta sağlığı ve güvenliğinin geliştirilmesi için gelecekteki standartları ve gereksinimleri öngörmeyi hedefliyoruz. Hissedarlar Faaliyetlerimizi iyi yönetişim ilkeleri ve kuralları ile genel kabul görmüş ilkelere ve özellikle Londra ve New York borsalarında liste kurallarına göre yürütürüz. Sürdürülebilir, kârlı büyüme ve hissedarlarımız için üstün bir getiri sağlamayı hedefliyoruz. Faaliyetlerimiz, yapımız, mali durumumuz ve performansımız hakkında, zamanında, düzenli, güvenilir ve net bir bilgi sağlarız. İş ilişkileri Tüm iş ortaklarımız, tedarikçilerimiz ve diğer paydaşlarla karşılıklı yararlı ilişkiler kurmakta kararlıyız. Sadece bizimkilerle tutarlı iş prensipleri ve sağlık, güvenlik, toplum ve çevre standartlarına uyan paydaşlarla çalışacağız. Toplum ve topluluklar Yasal ve vatandaşlık yükümlülüklerimizi yerine getirmek, çevre üzerindeki etkilerimizi yönetmek ve iş çıkarlarımızı etkileyen yasa ve yönetmeliklerin geliştirilmesine katkıda bulunmak için ulusal ve yerel yönetimler ve diğer kuruluşlarla çalışırız. Yerel toplulukların aktif bir üyesi olarak ve toplum için çalışma yürüten çalışanları teşvik ederek ve destekleyerek, iyi bir kurumsal yurttaş olmak için çalışıyoruz. Sürdürülebilir gelişme Çevresel, sosyal ve ekonomik etkilerimizin yönetiminde için sürekli iyileştirmeler yapmak ve sürdürülebilir bir iş geliştirmekte kararlıyız. Mümkün olan her durumda yenilenebilir kaynakları kullanarak ve çevre üzerindeki olumsuz etkilerini en aza indiren üretim süreçleri ve ürünler geliştirerek çevrenin korunmasını taahhüt ediyoruz. 4 Davranış kuralları ve iş ilkeleri
C. İdare ve Uygunluk Bağımsız, icra yetkisi olmayan yönetim kurulu üyeleri Smith & Nephew Yönetim Kurulu ve Kurul Etik ve Uygunluk Komitesinin çoğunluğunu oluşturur. Şirket zaman zaman, Kuralların gereksinimleri daha ayrıntılı tanımlayan küresel politikaları ve prosedürleri kabul eder. Bu politika ya da prosedürlerden herhangi bir farklılık bir KİB yöneticisi ve uygun olan şekilde diğer yetkili tarafından onaylanmalıdır. Bu onay yazılı olarak tevsik edilmelidir. Yöneticiler Kuralların tüm çalışanlara bildirilmesini ve onlar tarafından uygulanmasını sağlamakla sorumludur. Gündelik sorumluluk işletmelerimizin üst yöneticilerine devredilir. Gerektiğinde, belirli bir iş ya da yerel ihtiyaç ve gereksinimler için uyarlanmış daha ayrıntılı rehberlik yoluyla ve Şirketin uygunluk görevlileri ve diğer uzmanlarının yardımıyla, bu ilkelerin uygulanması onların sorumluluğundadır. Bu bu kurallara tabi tüm çalışanlar ve diğer kişiler bu Kuralların tüm ihlallerini bir uyum görevlisine ya da diğer izin verilen raporlama prosedürleri aracılığıyla rapor etmelidir. Baş uyum görevlisi, ihlalin niteliğine göre, onu Yönetim Kurulu, Etik ve Uyum Komitesine rapor edebilir. Bu Kurallara tabi, bir ihlalden haberdar olan ve bunu rapor etmeyen her çalışan, Şirket tarafından, yürürlükteki yasalara uygun olarak, disiplin cezalarına maruz kalabilir. Çalışanlar gizlilik içinde rapor edebilir ve Şirket rapor eden çalışanın kimliğini gizli tutmak için elimizden gelen çabayı gösterecektir. Şirket, iyi niyetle, bir kaygıyı rapor eden bir çalışana karşı misilleme yapılmasına izin vermeyecektir. Şirket, bu ilkelere ve diğer zorunlu politika ve yönergelere uyma nedeniyle herhangi bir iş kaybı için herhangi bir çalışanı eleştirmeyecektir. Her çalışan bu ilkeleri öğrenmek ve bunlara uymakla yükümlüdür. Çalışanlar, uygun olan durumlarda tavsiye alarak, kendi iş alanlarını düzenleyen yürürlükteki tüm yasaları ve sanayi kurallarını öğrenmeli iş yaptığı her yerde Şirket için geçerli olan tüm yasalara ve sanayi kurallarına uymalıdır. Bu yasalara ve sanayi kurallarına uyulmaması halinde, çalışan iş akdinin feshi de dahil, disiplin cezalarına maruz kalabilir. Davranış kuralları ve iş ilkeleri 5
II. İŞİN YÜRÜTÜLMESİ İşimizle ilgili her hususta dürüst ve adiliz ve iş yaptığımız herkesle ilişkilerimizde onlardan aynısını bekleriz. A. Sağlık Bakım Görevlileri ve Devlet Memurları ile Etkileşimler Sağlık Bakım Görevlileri ve Devlet Memurları ile her türlü ilişkinizi düzenleyen düzenleyen yasa ve yönetmelikleri öğrenmek ve bunlara uymak için gerekeni yapmalısınız. Bir tıbbi cihaz üreticisi olarak, Amerika Birleşik Devletleri nde AdvaMed, Avrupa da Eucomed tarafından yayınlanan kurallara ve diğer pazarlarda benzer sanayi kurallarına uyarız. Bu sanayi kurallarının ilkeleri tıbbi kararları uygunsuz etkilerden korumayı amaçlar. Sanayi kuralları sektörde kabul edilebilir bir asgari standart için esasları oluşturur. Yukarıda da belirtildiği gibi, bazı bölgelerde yerel kanun ve sanayi kuralları daha katı olabilir. Her durumda, Sağlık Bakım Görevlileri ve Devlet Memurları ile herhangi bir etkileşim yürürlükteki yasalara ve endüstri kurallarına uygun olmalıdır. İlgili yasalar ve sanayi kuralları genellikle Sağlık Bakım Görevlisi veya Devlet Memurunun ikamet ettiği ya da faaliyette bulunduğu ülkedekilerdir. Bir aktivite birden fazla ülkeyi kapsıyorsa (örneğin, bir ülkeden bir Sağlık Bakım Görevlisinin başka bir ülkede hizmet vermesi), geçerli oldukları ölçüde, her iki ülkedeki gereklere uymaya dikkat etmelisiniz. 1. Uygunsuz ödemelere ilişkin genel yasak You must not offer or make any Improper Herhangi bir Sağlık Bakım Görevlisi, Devlet Memuru veya diğer bir kişiye (doğrudan veya dolaylı olarak, nakdi veya ayni), herhangi bir uygunsuz ödeme yapmamalı ya da teklif etmemelisiniz. Ayrıca, başkalarının uygunsuz ödeme yapmasını veya teklif etmesini de teşvik etmemeli veya buna izin vermemelisiniz. Herhangi bir Sağlık Bakım Görevlisi, Devlet Memuru veya diğer bir kişiden (doğrudan veya dolaylı olarak, nakdi veya ayni), herhangi bir uygunsuz ödeme istememeli veya almamalı ya da başkalarının bunu yapmasını teşvik etmemeli veya buna izin vermemelisiniz. Birçok ülkede, Devlet Memurlarına Uygunsuz Ödemeleri yasaklayan kanunlar vardır. Örnekler arasında ÇHC Ceza Kanunu ve Haksız Rekabetin Önlenmesi Hakkında Kanun, ABD Yabancı Yolsuzluklar Yasası, İngiltere Rüşvet Kanunu ve OECD Rüşvetle Mücadele Sözleşmesi uyarınca kabul edilen diğer kanunlar sayılabilir. Bu kısıtlamalar, bir Uygunsuz Ödemenin belirli bir ülke ya da kültürde olarak kabul edilen bazı iş uygulaması olarak görülebilir olup olmadığına bakılmaksızın geçerlidir. Çalıştığımız her pazarda bu Kuralların bu bölümüne dikkat etmelisiniz; bu standartlar pazarda diğerleri tarafından uygulananlardan daha yüksek olsa ve bu bazı iş fırsatlarından vazgeçmek anlamına gelse bile. Bu kısıtlamalar, bir Devlet Memurunun rutin görevlerinin uygun bir şekilde ifasını performans sağlamak veya hızlandırmak için küçük miktarlarda ödemeleri (kimi zaman kolaylaştırıcı ödemeler olarak anılır) bile kapsamaktadır. Bunlar yasaktır. Bu kısıtlamalar, doğrudan ya da bizim adımıza hareket eden diğer kişi veya Şirketler aracılığıyla yapılan her biçimde Uygunsuz Ödemeleri kapsar. Üçüncü Taraf Temsilcileri ve diğer hizmet sağlayıcılarla özellikle dikkatli olmalısınız. Onayın gerekli olduğu durumlarda, bizim adımız hareket etmelerinin onaylandığından emin olmalısınız. İşimizle ilgili olabilecek bir şekilde bir Uygunsuz Ödeme yapacağını bildiğiniz veya düşündüğünüz bir Üçüncü Taraf Temsilcisi veya diğer hizmet sağlayıcıya bir ödeme yapar veya onları görevlendirirseniz bu Kuralları ihlal etmiş olursunuz. Uygunsuz Ödemelere ilişkin kısıtlamalar düzenlemeler de dahil olmak üzere gerçek iş nedenleriyle Sağlık Bakım Görevlilerine meşru ve yasal ödemeleri kapsamaz. 6 Davranış kuralları ve iş ilkeleri
2. Akrabaları işe alma ve diğer ilişkiler Bir Sağlık Bakım Görevlisi veya Devlet Memurunun ürünlerimizi veya hizmetlerimizi kullanmasını veya satın almasını teşvik etmek ya da iş almak veya elde tutmak amacıyla o Sağlık Bakım Görevlisi veya Devlet Memurunun Birinci Derece Akrabasını çalışan veya Üçüncü Taraf Temsilcisi olarak görevlendiremezsiniz. Ayrıca, Sağlık Bakım Görevlisi veya Devlet Memurunun Birinci Derece Akrabası olduğunu bildiğiniz veya Şirketin bildiği bir kişinin, ilgili uyum görevlisine danışılarak bir KİB yöneticisinden yazılı onay alınmadan o Sağlık Bakım Görevlisi veya Devlet Memurunun satış veya hesap temsilcisi olarak görev yapmasına izin veremezsiniz. Onay istemek için, adayın nitelikleri ve geçmişi ve önerilen konum ve görevler ile ilgili ilgili tüm bilgileri sağlamanız gerekir. İşimizle bağlantılı, izin verilmiş işlemlerin dışında, herhangi bir Sağlık Bakım Görevlisi, Devlet Memuru, bir Sağlık Bakım Görevlisi veya Devlet Memurunun sahip olduğu ya da kontrol ettiği bir kuruluş veya firma veya Sağlık Bakım Görevlisi veya Devlet Memurunun Birinci Derece Akrabası ile ilgili uyum görevlisine danışılarak bir KİB yöneticisinden yazılı onay alınmadan ticari ilişki kuramazsınız. 3. Toplantılar ve konferanslar Siz ve SU lar arasındaki Şirket işleri ile ilgili bütün buluşmalar profesyonelce ve uygun bir amaç doğrultusunda yapılmalıdır. Sağlık Bakım Görevlileri ile örneğin, ürün özellikleri, satış şartları veya sözleşmeleri görüşmek için satış, promosyon ve diğer iş toplantıları yapabilirsiniz. Ürünlerimizi güvenli ve etkin bir şekilde kullanmanıza yardımcı olmak için, Sağlık Bakım Görevlilerine ürün eğitimi sağlayabilirsiniz. Bu etkinlikler bir klinik, eğitsel kuruluş, toplantı salonu ya da bir otel veya Sağlık Bakım Görevlilerinin tesisleri dahil diğer uygun yerde yapılmalıdır. Etkinlikler bazı Sağlık Bakım Görevlileri için şehir dışı seyahat gerektiriyorsa, bunların makul seyahat ve konaklama masrafları ilgili tüm yasa ve endüstri kurallarına uygun şekilde ödenebilir. Smith & Nephew bilimsel bilgiyi ve tıbbi ilerlemeyi teşvik eden ve etkili sağlık hizmetleri sağlanmasına yardımcı olan bağımsız, eğitsel bilimsel ya da politika belirleyici toplantılara değer verir. Bu, şunları içerir: Ulusal, bölgesel veya özel tıp derneklerinin sponsorluğundaki konferanslar; Akredite sürekli tıp eğitimi sağlayıcılarının sponsorluğundaki konferanslar ve; Doktorlar bir veya daha fazla hastanın klinik vakalarını tartıştığı resmi toplantılar. Şirket bir konferansı destekleyebilir ve yürürlükteki yasalara ve endüstri kurallarına uygun şekilde, bazı ülkelerde, Sağlık Bakım Görevlilerinin bir konferansa gitmesine sponsor olabilir. Ürünlerin satın alınmasını uygunsuz bir şekilde ödüllendirmek veya teşvik etmek amacıyla Sağlık Bakım Görevlilerini toplantılara davet etmemeli veya katılma masraflarını ödememelisiniz. Sadece toplantı ile meşru bir profesyonel ilgisi olan katılımcıları dahil edebilirsiniz. Bir Sağlık Bakım Görevlisinin kişisel misafirini davet edemez veya masrafını ödeyemezsiniz. Bir iş toplantısı veya konferansını aşırı lüks veya abartılı ya da esas olarak eğlence tesisleri ile tanınan yerlerde yapamazsınız. Katılımcıları cezbedenin toplantı gündemi olması lazım, ilgili seyahat, yemek ya da yer değil. Sadece iş konularına odaklanmanız için tiyatro ya da spor etkinlikleri (golf, kayak ve avcılık dahil) veya tatil gezileri gibi eğlence veya rekreasyon aktiviteleri sağlayamazsınız. Bu toplantılarla ilişkili her türlü bir seyahat, konaklama ve diğer giderler uygun şekilde yetkilendirilmeli ve yasalara, sanayi kurallarına ve Şirket prosedürlerine uygun şekilde ödenmelidir. Diğer giderler ödenmeyecektir. Davranış kuralları ve iş ilkeleri 7
4. Yemekler Şirketin ilgili limitlerine uymanız ve yürürlükteki yasalara ve sanayi kurallarına riayet etmeniz şartıyla, işi yürütürken yemek ikramında bulunabilirsiniz. Yemekler mütevazı olmalı, sık olmamalı, bir eğlence ya da rekreasyon etkinliği ile bağlantılı olmamalı ve iş görüşmek için uygun bir ortamda olmalıdır. Sadece fiilen toplantıya katılan Sağlık Bakım Görevlilerine yemek verebilirsiniz. Toplantıya gitmeyen ya da toplantıda gerekli katılımcı olmayan personele veya Sağlık Bakım Görevlilerinin kişisel misafirlerine yemek veremezsiniz. Yalnızca sizin de katılacağınız yemekleri verebilirsiniz. 5. Hediyeler ve eğitsel eşyalar İlgili yasalara ve sanayi kuralları uyarınca izin veriliyorsa, Sağlık Bakım Görevlilerine veya Devlet Memurlarına hediye sunabilirsiniz. Bu hediyeler değer bakımından mütevazı olmalı ve sıklığı az olmalıdır. Bu hediyeler hastalara fayda sağlayan veya gerçekten bir eğitim işlev gören eğitsel eşyaları içerebilir. Hediyelere izin veriliyorsa, piyasa rayiç değeri Şirket için maliyetine değil perakende değerine göre belirlenir. 6. Düzenlemeler Bazı durumlarda, Sağlık Bakım Görevlileri ile Düzenlemelere girmemiz uygundur. Uygun Düzenlemeler şunları içerebilir: Danışmanlık Burslar Profesyonel toplantı ve konuşma görevleri Eğitim Klinik çalışmalar ve yayınlar Lisans sözleşmeleri Araştırma, Burs ve Bağışlar Tüm Düzenlemeleri belgelenmiş ihtiyaçları Değerlendirmesi temelindedir. Bir Düzenleme için seçilen tüm danışmanları ilgili prosedürlere göre ilgili Düzenlemeler Komitesi tarafından onaylanır. Seçimleri Şirketin ihtiyaçlarına ve Sağlık Bakım Görevlilerinin vasıf ve deneyimlerine dayanır. Seçilen Sağlık Bakım Görevlisine geçmiş, şimdiki veya gelecekteki satış gibi uygun olmayan düşüncelerden etkilenmez. Satış personeli ihtiyaçlarımıza ve Sağlık Bakım Görevlilerinin vasıfları ve uzmanlıklarına göre danışmanları önerebilir, ancak hiçbir durumda satış personeli belirli bir Sağlık Bakım Görevlisine ilişkin bir Düzenlemeyi kontrol edemez veya uygunsuz şekilde etkileyemez. Danışmanlık hizmetleri için yapılan ödemeler (mümkünse) bağımsız bir kuruluştan alınan ücret bilgileri kullanılarak, hizmetler için piyasa rayiç değerini aşmamalıdır. İlgili uyum görevlisi her işletme birimi veya coğrafi bölge için piyasa rayiç değeri belirleme yöntemini incelemeli ve onaylamalıdır. Düzenlemeler ile bağlantılı olarak herhangi bir ödeme Düzenleme için onaylanmış bütçeden daha fazla olmamalıdır. Şirket, sadece bu Kurallara ve ilgili Şirket prosedürlerine uygun olarak Düzenlemelere girebilir. Her işletme birimi Üçüncü Taraf Temsilcilerinin sadece bu Kurallara uygun Düzenlemelere girdiğinden emin olmak için her türlü makul çabayı göstermelidir. Bir ürünü satın alma ya da kullanmaları nedeniyle onları ödüllendirmek amacıyla, asla Sağlık Bakım Görevlileri ile uygunsuz mali düzenlemelere girmemeliyiz ve Üçüncü Taraf Temsilcileri de bunu yapmamalıdır. 8 Davranış kuralları ve iş ilkeleri
7. İhtiyaçlar değerlendirmesi Her küresel iş birimi sadece, İhtiyaçları Değerlendirmesi adını verdiğimiz onaylanmış bir plan ve bütçeye göre Düzenlemelere girebilir. Küresel iş biriminin uyum komitesi yılda en az bir kez ihtiyaçları Değerlendirmesini gözden geçirir. İhtiyaçlar Değerlendirmesinde önemli bir maddi değişiklik, ancak bu talep ihtiyaçları Değerlendirmesi onaylandığı zamanda beklenmeyen gerçek ve ticari olarak makul bir iş ihtiyacı ise onaylanabilir. 8. Ödemeler ve kayıtlar Sağlık Bakım Görevlileri veya Devlet Memurlarına tüm ödemeler ilgili prosedürlere göre önceden yetkilendirilmelidir. Yaptığımız tüm ödemeler (veya Üçüncü Taraf Temsilcileri veya başkalarının bizim adımıza yaptığı ödemeler) doğru kaydedilmelidir. Bu, en azından kime ödeme yapıldığı, ödeme miktarı ve amacına ilişkin ayrıntıları içermelidir. İşlemler ve kayıtlar üzerinde asla tahrifat yapamaz ve bunların sahtelerini düzenleyemezsiniz. Şirket, mümkün olduğunca, ödemeleri elektronik fon transferi ile yapmalıdır. Ödemelerin nakit yapılmasına izin verilmez. 9. Kullandırma Hakkı Anlaşması Şirket bir Sağlık Bakım Görevlisi ile bir ürün ya da hizmet için bir Kullandırma Hakkı Anlaşması ancak o Sağlık Bakım Görevlisinin bir ürün veya hizmetin geliştirilmesine önemli ve mütekabil bir katkıda bulunması bekleniyorsa girebilir. Her küresel iş birimi bir Sağlık Bakım Görevlisi tarafından tek başına ya da Sağlık Bakım Görevlisinin fiilen içinde yer aldığı bir grup tarafından yapılan her önemli fikri mülkiyet katkısını kaydetmek için bir süreç oluşturmalıdır. 10. Hibeler ve bağışlar Şirket yürürlükteki tüm yasalara, sanayi kurallarına ve bu kurallara uygun olarak eğitim, hayır ya da insani amaçlar için Hibe veya Bağışlar yapabilir. Hibe ve Bağışlar, sadece ilgili Hibe ve Bağış Komitesi tarafından onaylandıktan sonra yapılabilir. İlgili Hibe ve Bağış Komitesi sadece şu amaçlar için Hibe ve Bağışları onaylayabilir: Hibenin sürece ürünlerimizi satın alma ile bağlantılı olmayan, iyi tanımlanmış hedefler ve kilometre taşları olması kaydıyla, tıp bilimi ve eğitimini ilerletecek orijinal, bağımsız tıbbi araştırmaların desteklenmesi; Muhtaç olanlara bakım desteği, hasta eğitimi, kamusal eğitim desteğine veya gelirleri hayır işleri için kullanıldığı etkinliklere sponsorluk gibi hayır kurumları ya da akredite hayır amaçları. Satış ve pazarlama personeli, Hibe veya Bağışların onaylanması ile ilgili olmamalıdır. Hibe ya da Bağışlar ürün veya hizmetlerimizin geçmiş, şimdiki veya gelecekteki herhangi bir satın alınması ile bağlantılı olmamalıdır. 11. İskonto ve indirim programları Sağlıkta dolandırıcılık ya da istismarı önlemeye yönelik olanlar da dahil olmak üzere, yürürlükteki yasa veya sanayi kurallarını ihlal eden bir satış, pazarlama veya diğer davranış içine yer almamalısınız. Yasalar, amaçlarımız uygun olsa bile bazı işlemleri yapmamızı kısıtlayabilir. İskontolar, indirimler, değişimler, örnekler, ekipman kiralamaları, yükseltmeler vb. ile ilgili tüm işlemler ilgili yasalara ve Şirket prosedürlerine göre onaylanmış olmalıdır. Davranış kuralları ve iş ilkeleri 9
12. Ürün tanıtım ve eğitim materyalleri Tüm satış ve pazarlama faaliyetleri yerel pazar için onaylanmış ürün etiketlemesi dahilinde olmalıdır. Sadece bu piyasada müşterilerle ile kullanımı için onaylanmış Promosyon Malzemelerini kullanabilirsiniz. Bir hastalık durumu hakkında hastaları eğitmek için tasarlanmış malzemeler Promosyon Malzemeleri olarak düşünülebilir. 13. Ürün değerlendirmeleri ve örnekleri Belirli koşullarda, ürünleri değerlendirmelerini ve gelecekte ürünleri kullanma, sipariş etme, satın alma ya da önerme konusunda karara varmalarını sağlamak için, Sağlık Bakım Görevlilerine ücretsiz ürünler verebilirsiniz. Değerlendirme amaçları için ücretsiz sarf malzemeleri veya demirbaşlar sağlarsanız, bunu küresel iş birimi tarafından geliştirilen resmi bir program uyarınca yapmalısınız. Bir ürünü satın alma ya da kullanmaları nedeniyle ödüllendirmek için Sağlık Bakım Görevlilerine ücretsiz ürünler sunmak yasaktır. 14. İstemler ve geri ödemeler hakkında tavsiye Ürünlerimizi ve hizmetlerimize ilişkin olası geri ödeme ve sağlık ekonomisi kapsamını açıklamak için Sağlık Bakım Görevlilerine doğru ve makul bilgi verebiliriz. Ayrıca Sağlık Bakım Görevlileri ve diğerlerinin devlet ve özel sağlık sigortası ödeyenlerden elverişli sigorta kararları ve yeterli geri ödeme almalarına yardımcı olabiliriz. Bizim tarafımızdan ya da bizim adımıza sağlanan her türlü bilgi ve yardım doğru olmalı, yanıltıcı olmamalı ve tüm yasalara uygun olmalıdır. Kanunlar devletten bir ödeme almak veya hak etmediği bir tutarı alıkoymak için sahte bir istem veya kayıt gönderen herkesi sorumlu tutabilir. Birisinin asılsız bir geri ödeme talebinde bulunmasına yardımcı olan, teşvik eden veya sebep olan bir kişi ya da Şirket de asılsız talep nedeniyle sorumlu tutulabilir. Tıbben gerekli olmayan hizmetler için fatura etme yolları önermemelisiniz ve uygunsuz ödeme elde etmek için herhangi bir sahtecilik içinde yer alamazsınız. Bu alanda sizi hatalardan korumak için, yazılı talimatlarımıza veya rehberliğimize uygun olmadıkça, hiç kimse bizim adımıza geri ödeme ya da talep prosedürleri önerme yetkisine sahip değildir. 15. Ameliyathane veya klinik ortamda davranış Bizim adımıza herhangi bir ameliyathane ya da diğer klinik ortama girmeden önce, bir ameliyathanede bulunma hakkında verdiğimiz eğitimi tamamlamanız gereklidir. Bir ameliyathane veya diğer klinik ortama sadece tesisin uygun bir temsilcisinin izni ile girebilirsiniz. Her zaman, yürürlükteki tüm yasalara, sanayi kurallarına ve hastane prosedürlerine uymalısınız. Sağlık Bakım Görevlisinin bağımsız klinik kararına müdahale etmemelisiniz. Şirket Sağlık Bakım Görevlilerini yasalara aykırı biçimde, ürünlerimizi kullanmaya, önermeye veya satın almaya teşvik etmek amacıyla sigorta, geri ödeme ve sağlık ekonomisi desteği sağlayamaz. Yürürlükteki yasalar ve sanayi kuralları Şirketin Sağlık Bakım Görevlilerinin diğer hallerde kendi iş faaliyetlerinin bir parçası olarak ödemek zorunda kalacağı genel veya diğer giderleri ortadan kaldıran ücretsiz hizmetler sunmasına izin vermeyebilir. 10 Davranış kuralları ve iş ilkeleri
16. Siyasi bağışlar ve hükümet yetkilileri ile temas Herhangi bir şekilde herhangi bir Devlet Görevlisi ya da politikacıya (nakit, mal, hizmet veya tesislerin kullanımı şeklinde) herhangi bir biçimde siyasi katkı için Şirket fonları ya da varlıklarının kullanımı kesinlikle yasaktır. Herhangi bir ticari amaç ile bağlantılı olsun ya da olmasın, Devlet Memurlarına para veya değeri olan diğer şeyler (örneğin seyahat masraflarını ya da eğlence) vermek yerel yasaların ihlali olarak görülebilir. Ayrıca, lobicilik gibi görülebilecek durumlarda herhangi bir seçilmiş Devlet Görevlisi ile irtibata geçmeden önce dikkatli olmanız gerekir. Şüpheniz varsa, harekete geçmeden önce, Şirket görevlilerine danışın. 17. Özel hava ulaşımı İlgili uyum görevlisine danışılarak, bir küresel işletme biriminin yöneticisinin yazılı onayı olmadan, bir Sağlık Bakım Görevlisi veya Devlet Memurunu kişisel bir uçak ya da özel havayolunun uçağında taşıyamazsınız. B. Şirket Çalışanları 1. İş yerinde davranış Çalışanlar herkesin iyi karşılandığını hissettiği ve her türlü taciz, ayrımcılık ya da diğer uygunsuz davranışlardan arındırılmış bir çalışma ortamı sürdürmelidir. Smith & Nephew iş yerinde uygunsuz davranışlara asla müsamaha göstermez. Günlük iş ilişkilerinde, diğer çalışanlarla ve Şirketin iş yaptığı kişilerle etkileşiminize nazik be düşünceli davranmalısınız. Şunları yapmamalısınız: Irk, din veya diğer esaslarda peşin hükümlü değerlendirmeler Aşağılayıcı şakalar veya hareketler Cinsel, ırkçı veya küçük düşürücü nitelikte fiziksel veya sözlü davranış Korkutucu ya da saldırgan eylemler Uygunsuz mizah İş yerinde hakaret içeren malzeme iletme veya teşhir etme. Bu politikanın herhangi bir çalışan tarafından ağır kusur olarak görülür ve iş akdinin feshi de dahil olmak üzere disiplin cezası ile sonuçlanabilir. Davranış kuralları ve iş ilkeleri 11
2. Çıkar çatışmaları Hem işte hem de serbest zamanınızda, yaptığınız hiçbir şey Şirkete karşı sorumluluklarınızla çatışmamalıdır. İş yerinde veya evde hiçbir faaliyet Şirketin itibarına veya şöhretine zarar vermemelidir. Kötüye kullanma Şirket kaynaklarını ya da nüfuzunu kötüye kullanmak da yasaktır. Hiçbir kötü niyet olmasa bile, bir çatışma görünümünün olumsuz etkileri olabilir. Eylemlerinizin nasıl görünebileceğini göz önüne almalı ve bir çıkar çatışması algısını önlemelisiniz. İşe alma sürecinin bir parçası olarak, tüm çalışanlar bir Sağlık Bakım Görevlisi veya Devlet Memuru olan Birinci Derece Akrabalarını açıklamak zorundadır. Ayrıca, çıkar çatışması yaratabilecek ya da öyle bir görünüm verebilecek herhangi bir şirket dışı aktivite, mali çıkarlar veya ilişkiler olması durumunda bunu da bildirmelisiniz (müdürünüze yazılı olarak). Potansiyel çatışmalara neden olabilecek ya da işiniz veya Şirket çıkarları ile bir çatışma görünümü yaratabilecek eylemler ve ilişkilerden kaçının. Smith & Nephew ile iş yapmak isteyenlerin verdiği hediye veya diğer avantajlara karşı dikkatli olun ve amacı, etkisi veya görünümü kararınızı etkilemek olan önemli bir değerde herhangi bir şeyi veya avantajı kabul etmeyin. Şüpheniz varsa, yöneticinize danışın. Şirket kaynakları, fikri mülkiyeti, zamanı ya da tesislerini kişisel kazanç için kullanmayın; buna ofis ekipmanları, e-posta ve bilgisayar uygulamaları da dahildir. Şirketin bir menfaati olabilecek ve Şirket konumunuz, bilginiz veya mülkünüz sayesinde keşfedilen fırsatları kendiniz için kullanmayın. Bir Şirket çalışanıyken, şirket dışı bir işte bir yetkili, direktör veya kâr gütmeyen kuruluş yönetim kurulu pozisyonlarını kabul etmeden önce yöneticinizden ve İK dan onay alın. Kuruluşun Smith & Nephew ile bir ilişkisi varsa veya Şirketten mali ya da diğer destek bekliyorsa, özellikle dikkatli olun. Fırsatın bir çıkar çatışması yaratabileceği durumlarda onay verilmez. 3. Gizli ve kişisel bilgiler, gizlilik ve güvenlik Şirket işlerinin yürütülmesi ile ilgili olarak izin verilen durumlar dışında, Şirketin Gizli veya Kişisel Bilgileri ifşa etmemelisiniz. Bir açıklama yapmanız gerektiğini düşünüyorsanız, Şirketin hukuk departmanından tavsiye alın. Şirket için çalıştığınız zaman sırasında ya da sonrasında, Şirketin gizli bilgilerini kişisel kazanç için kullanmamalısınız. Gizli bilgiler, Şirket ile ilgili ve Şirketin gizli tutmakta bir avantajı olan ya da kamuya açıklandığında dezavantajlı olacağı, Şirket ilgili kamuya açık olmayan tüm bilgileri içerir. Şirket fikri mülkiyet haklarını korumakta ısrarlıdır ve fikri mülkiyeti gizli bilgi olarak ve bu Kurallara uygun şekilde değerlendirmeniz beklenmektedir. Uygunsuz biçimde elde edildiğine inanmak için bir sebep varsa, Şirket dışında bir kaynaktan alınan, diğer kuruluşlarla ilgili Şirket gizli bilgilerini işinizde kullanmamalısınız. Açık elektronik iletişim ortamı nedeniyle, Şirket ile ilgili gizli bilgileri aktarırken dikkatli olmalı ve bunu her zaman Şirket politikasına uygun şekilde yapmalısınız. Şirket Kişisel Bilgileri korumayı taahhüt eder. Kişisel Bilgilerin toplanması, kullanılması ve saklanması ile ilgili tüm politikalara ve gereksinimlere uymalısınız. Sadece Şirket içinde göreviniz gerektiriyorsa, Kişisel Bilgileri içeren verilere erişim veya kullanımınıza izin verilir. Şirket, bilgileri verilerde bulunan bireyler tarafından bunu yapması için özel izin verilmediği sürece Şirket, üçüncü şahıslara Kişisel Bilgiler içeren verileri satmaz. 12 Davranış kuralları ve iş ilkeleri
4. Bilgisayar ve küresel bilgi sistemleri İnternet ve diğer elektronik iletişim sistemleri (örneğin, e-posta, anında mesajlaşma ve sesli posta gibi) Şirketin günlük işlerine büyük ölçüde yardım eder. Ancak, bunların kullanımı güvenlik endişeleri doğurur. Sonuç olarak, Şirketin teknoloji ve bilgi bütünlüğünün gizlilik ve güvenliğini sağlamak için alınması gereken bir dizi önlem vardır. İnternet erişimi, bilgisayarınız ve tüm bilgi sistemlerini riske sokar. Bu faaliyetler için sadece onaylı araç ve yöntemleri kullanmalısınız. Şirket elektronik ekipmanını arada bir kişisel konular için kullanabilirsiniz, ama Şirketin bilgi ve iletişim sistemlerini kullanırken, kişisel mahremiyetiniz garanti edilmez. Bu sistemlerdeki tüm belge ve bilgiler Şirketin mülkiyetinde olduğundan, onlar, herhangi bir zamanda incelemeye tabi tutulabilirler. Şirket, yürürlükteki kanunlara tabi olarak, çalışanların e-postaları ve diğer elektronik belgeler de dahil olmak üzere bilgi ve iletişim sistemlerine erişim ve izleme hakkını tüm uygun amaçlar için için saklı tutar. Şirket kaynaklarını ya da iletişim sistemlerini şu tür iletişim için kullanamazsınız: Küfürlü veya sakıncalı dil içeren Yasa dışı ya da müstehcen bilgiler içeren Alıcının iş veya sistemlerinin kayıp ya da hasara yol açması muhtemel olan Aşağılayıcı İşinizi ya da başkalarının işini aksatan Çalışanlara izin verilmeyen bir amaç için teklifte bulunan Şirket bilgi güvenliği ve bilgi teknolojisinin kabul edilebilir kullanımı ile ilgili ek politikaları benimsemiştir. 5. Defterler, kayıtlar ve belge yönetimi Şirket, belirli muhasebe ve raporlama standartlarına göre çalışır ve doğru muhasebe kayıtlarının, tutarlı finansal raporlar ve etkin bir iç mali kontrolün sürdürülmesini hedefler. Muhasebe kayıtlarımız ve destekleyici belgeler temelde yatan işlemleri doğru tanımlamak ve onların gerçek doğasını yansıtmak için tasarlanmıştır ve ilgili muhasebe standartlarına uygundur. Şirket, iç mali kontrollerin ve sistemlerin yeterliliğini ve Şirketin Grup Finans Kılavuzuna uygunluğunu izleyen bir iç denetim işlevine sahiptir. Şirket, halka açık Şirket olarak çeşitli yasalar ve yönetmeliklere ve finansal düzenleyiciler ve hisselerinin işlem gördüğü borsaların kurallarına tabidir. Bunlar, diğer gereksinimlerin yanı sıra, kurumsal muhasebe uygulamalarının bağımsız gözetimini ve Şirket finansal raporlarının doğruluğu ve bütünlüğünü sağlamak için daha fazla bir icrai sorumluluğu gerektirir. Mali konular ile ilgili politika ve prosedürlere ilişkin ek bilgi için, Grup Finans Kılavuzuna bakın. Yürürlükteki yasalara ve endüstri kurallarına tabi olarak, aktif belge ve kayıtları günlük iş ihtiyaçlarına uygun bir şekilde saklamalısınız. Aktif olmayan ya da geçmiş belgeler bir kayıt aktarım listesinde açıklanmalı ve bu belgeleri hasardan korumak için tasarlanmış makul bir şekilde saklanmalıdır. Yasa tarafından belirtilen süreler için tutulması gereken belgeler o süre içinde imha edilmemelidir. İlgili belgeler kanunen talep edilirse ya da hukuk departmanı bazı belgelerin korumasını isterse, bu tür belgeler için olağan belge imhası hemen durdurulmalıdır. İşletme ve konumunuzun özel belge saklama gereksinimlerini ve yürürlükteki KİB prosedürlerini bilmeniz beklenmektedir. Davranış kuralları ve iş ilkeleri 13
6. Sözleşme ve satıcı yönetimi Şirketin sözleşme düzenlemeleri ile ilgili aşağıdakilere uymalısınız: Tüm sözleşmeler doğru sayıda yetkili imza tarafından uygun şekilde yetkilendirilmiş ve imzalanmış olmalıdır. Şirketin hukuk veya Şirket sekreteri departmanları izni bildirecektir. İş için önemi olan her satıcı için uygun bir tetkik yapılmalıdır. Bu da itibarsız taraflarla ilişkileri önleyerek Şirket itibarını korumaya yarayacak bir seçim ve yeterlilik sürecine temel teşkil edecektir. C. Kurumsal Konular/Piyasa 1. Tekelciliği önleme ve rekabet Tekelciliği önleme ve rekabet yasaları, diğer şeylerin yanı sıra rakipler arası anlaşmalar, dağıtım anlaşmaları; patent, telif hakkı ve ticari marka lisansları, bayiler ve lisans alanlara ilişkin bölgesel kısıtlamalar, müşterilere indirim ve iskontolar ve fiyatlandırma politikalarını düzenler. Bir teklif veya ihaleye fesat karıştırmak Bir pazar veya müşterilerin tahsis veya başka bir parti ile iş yapmayı reddetme Bir distribütör veya müşterinin Şirket ürünlerini belli bir fiyat ya da şartla ya da nasıl ve kime satacağı konusunda anlaşma yapma veya zorunlu tutma (Şirket hukuk departmanı tarafından izin verilen bazı istisnalarla). Siz ya da Şirket bir rakibin ürünlerinin rekabetine haksız biçime zarar vermemeli bizim ürünümüzle ve rakiplerimizin ürünleri arasında yaptığımız karşılaştırmalar doğru ve gerçeklere uygun olmalıdır. Ayrıcalıklı bilgilerin manipülasyonu, gizlenmesi veya yanlış kullanımı, maddi olguların yanlış beyan edilmesi veya diğer adil olmayan çalışma uygulamaları yoluyla hiç kimseden adil olmayan bir şekilde faydalanmamalısınız. Genel olarak, tüm faaliyetlerimizi tüm yasalara ve sanayi kurallarına, adil rekabet ilkelerine uygun olarak yürütmelisiniz. Bu yasalar genellikle, Şirket ve rakiplerimizin arasında fiyatları, şartları ve satış ya da adil rekabet koşullarını etkileyen anlaşmaları yasaklar. Bu tür yasaların geçerli olduğu alanlardan sorumluysanız, onları ve etkilerini, özellikle de faaliyette bulunduğunuz ülkede nasıl uygulandıklarını bilmelisiniz. Siz ya da Şirket şu amaçlarla bir rakip ile herhangi bir düzenlemeye giremez: Herhangi bir teklifi, teklif şartını, indirimi, promosyon veya fiyatlandırma bilgisini tartışmak Fiyatlar konusunda anlaşmak 14 Davranış kuralları ve iş ilkeleri
2. Dış iletişimler Şirket medya, finansal analistler, yatırımcılar ve aracılar yoluyla, hissedarlarımız ve kamu üyeleri için doğru ve güvenilir bilgi sunmayı taahhüt eder. Tahminleri, basın bültenler, konuşmalar ve diğer haberleşmeler de dahil olmak üzere, kamuya yapılan tüm açıklamalar dürüst, doğru, zamanında ve gerçeklere uygun olmalıdır. Şirket bilgilerinin tutarlı, doğru verilmesini ve gizli bilgilerin ifşa edilmemesini sağlamak için, sadece belirlenen kişiler medya, menkul kıymet analistleri, yatırımcılar veya halktan diğer kişilerin sorularını yanıtlamaya yetkilidir. Bilgi almak için size başvurulduğunda, soruyu soran yapan kişinin adını kaydetmeli ve hemen Şirket iletişim personel bildirmelisiniz. Sadece belirlenen iletişim personeli Şirket adına medya ile iletişimde bulunabilir veya buna izin verebilir. Çalışanlar: Şirketin hedefleri, performansı veya politikaları hakkında dışarıya açıklama yapmamalı veya uygun yetki olmadan bilgi vermemelidir. Şirketle ilişkili konularda, asla bir sohbet odası, blog, bülten panosu veya İnternet üzerinde benzeri bir açık forumda herhangi bir mesaj yayınlamamalıdır. Medyadan gelen istekleri ilgili iletişim personeline aktarmalıdır. Finansal analistler ve kurumlardan gelen finansal bilgi isteklerini Şirketin yatırımcı ilişkileri sorumlu personeline iletmelidir. Şirket zamanında ya da Şirketin işi ile ilgili bir konuda bir dış etkinlikte konuşma davetini kabul etmeden önce yönetici onayını almalıdır. 3. Menkul kıymetler kanunu ve içeriden bilgi ile işlem İşiniz sırasında, Smith & Nephew ya da diğer Şirketler hakkında henüz kamuya açıklanmamış bilgileri öğrenebilirsiniz. Mali ya da diğer kişisel yararı için bu bilgileri kullanmak ya da başkalarına aktarmak bu politikanın bir ihlalini teşkil eder ve kanunu da ihlal edebilir. Buna kamuya açık olmayan bilgilerini elde ettiğiniz herhangi bir Şirketin menkul kıymetlerinin alınması veya satılması ve bu içeriden bilgilerin paylaştığınız bilgilerle işlem yapabilecek başkasına verilmesi dahildir. Şüpheniz varsa, Şirketin hukuk departmanına ya da Şirket sekreterine başvurun. D. Düzenleyici Hükümler ve Kalite 1. Sağlık, güvenlik ve çevre İyi sağlık, güvenlik ve çevre standartları ve uygulamaları, mükemmel iş sonuçları ile el ele gider. Yüksek standartlar, Şirket çalışanları, kamu ve çalışmalarınızdan etkilenen diğerlerinin yeterince korunmasını sağlamak için zorunludur. Dahası, iyi uygulamalar insan kaynaklarını ve fiziki kaynakları koruyarak ve maliyetlerini azaltarak iş performansına katkıda bulunur. Şirket, yürürlükteki tüm yasalara ve sanayi kurallarına uygun sağlıklı ve güvenli bir çalışma ortamı sağlamayı taahhüt eder. Çevre, sağlık ve güvenlik konularına yönelik proaktif, işbirliği yapan bir tutum geliştirmeniz beklenmektedir. Şirket, yaralanma ve hastalıkları önlemek için güvenli bir çalışma ortamının adil ve etkili biçimde uygulanmasını sağlamak için çalışır. Şirket sizden yerel işletim prosedürü ve güvenli çalışma uygulamaları ile uyumlu olmanızı, işinizden kaynaklanan yaralanma ve hastalıkları rapor etmenizi, kazaları önlemek için gerekli önlemleri almanızı ve genel olarak güvenliğe dikkat etmenizi bekler. Sağlık, güvenlik ve çevre ile ilgili Şirket prosedürü Şirket web sitesinde bulunabilir. Davranış kuralları ve iş ilkeleri 15
2. Düzenleyici konular Şirket geniş kapsamlı devler düzenlemelerine tabidir. Bu kurallara uyulması hasta güvenliğini sağlayarak ve ürün performansını arttırarak iş performansına katkıda bulunur. Kalite sistem yönetimi, bitmiş ürünlerin üçüncü taraflarca imalatı, ürün güvenliği, klinik araştırmalar, Promosyon Malzemelerinin kontrolü, müşteri şikayetleri, olumsuz etkiler, piyasa sonrası gözetim, ürün geri çağırmaları ve bildirimler ile ilgili görevleri yerine getirirken tüm Şirket prosedürlerine uymalısınız. 3. Bilimsel açıklamalar Ürünlerimizin kullanımı, güvenliği, kontrendikasyonları ve yan etkileri ve uygun olan durumlarda, operasyonel gereksinimleri ve özellikleri hakkında müşterileri tam olarak bilgilendirmek Şirketin küresel uygulamasıdır. Şirket, bu bilgileri şunlar dahil olmak üzere çeşitli medya aracılığıyla sağlar: Dergi makaleleri ve ekler (basılı ve elektronik) Bilimsel sempozyumlar Ürün bilgi broşürleri Sağlık Bakım Görevlilerine posta gönderileri Eğitim ve Tanıtım Malzemeleri Hizmet temsilcileri tarafından sunumlar İnternet Bilgi, kullanılan araç ne olursa olsun, ilgili ürünlerde mevcut küresel bilimsel bilgilerle tutarlı, yerel düzenleyici işler temsilcinizin yönlendirmesi altında kullanım için onaylanmış ve iyi bir tıbbi uygulama ve hükümetin yerel gereksinimlerine uygun olmalıdır. Şirketin sponsorluğundaki çalışmaları tartışan makaleler yayın medyası, toplum, örgüt veya kurumun yerleşik yazarlık standartlarına uygun olmalıdır. Yazar Smith & Nephew dan fon veya diğer destek almışsa, uygun açıklamalar yapılmalıdır. 4. Uluslararası ticaret kontrolü Uluslararası ticaret kontrol yasaları özellikle terörist faaliyetler ile ilgili olan bazı ülkelerin, kuruluşların ve kişilerin belirli mal, hizmet veya mali katkılar almamalarını sağlamayı amaçlar. Pek çok ülke, özellikle ABD ve AB üyeleri yaptırımlara tabi bazı ülkelerle uluslararası ticareti yasaklar ya da bunun için bir lisans zorunlu tutar. Birçok ülke de işlemlerin sınırlı olabileceği yasaklı kişi ve kuruluşların listelerini tutmaktadır. Şirket bu kurallara kesin uyulmasını zorunlu tutar ve tüm işlemler yaptırıma tabi ülkeler ve kişilerle ve yasak amaçlar için ticaret için geçerli tüm kurallara uyum açısından incelemeye tabi tutulur. E. Suistimali Bildirme Sizinle ilgili olmasa bile, bu Kuralların herhangi bir ihlalinden haberdar olduğunuzda rapor etmelisiniz. Aksi takdirde, iş akdinizin feshi de dahil olmak üzere disiplin cezası söz konusu olabilir. Aşağıdaki yöntemlerden biriyle rapor etmelisiniz. Şunlarla irtibata geçebilirsiniz: Bir uyum görevlisi veya baş uyum görevlisi; Smith & Nephew hukuk departmanı ya da; Raporu uygun olan şekilde uyum ya da hukuk personeline aktaracak olan Smith & Nephew yöneticisi ya da üst düzey bir yönetici ya da; Smith & Nephew insan kaynakları departmanı Ayrıca, web üzerinden ya da bir rapor vermek ya da rapor vermek için kullanabileceğiniz telefon numaraları listesi için Uyum web sitemizi ziyaret edebilirsiniz. Kimliğinizi gizli tutarak rapor verebilirsiniz. Rapor veren kişinin kimliğini açıklamamız gereken durumlar olabilir. Bu durumda, bu bilgileri mümkün olduğunca koruyacağız. Gerçek veya şüphelenilen bir suistimali iyi niyetle rapor eden birisine karşı herhangi bir misilleme yapılmamasını sağlayacağız. Bu tür bir eylem, kendi başına, bizim politika ihlali olacaktır. 16 Davranış kuralları ve iş ilkeleri
Ek A: Tanımlar Aşağıda yer alan ödemeler Hibe kapsamında değerlendirilmektedir: (a) sürekli tıbbi eğitim faaliyetleri gibi Sağlık Bakım Görevlisi eğitim programları (konuşmacı giderleri, tesis giderleri ve katılımcılar için mütevazı bir yemek dahil); (b) hasta eğitimi ve savunuculuk grupları, hastalık durumu tarama veya tüketici sağlık fuarları; (c) tıp öğrencileri, asistanlar veya araştırmacıların eğitim amaçlı konferanslara katılımı için finansman; veya (d) bilimsel değeri olan bağımsız tıbbi araştırmalar. Bağışlar nakit veya nakit yerine geçebilecek (ürünlerimiz de dahil olmak üzere) herhangi bir hediyenin kar amacı gütmeyen bir kuruluşa ve/veya hayır kurumuna verilmesi anlamını taşımaktadır. Düzenleme doğrudan veya dolaylı olarak, danışmanlık hizmetleri, sponsorluk, bağış veya hibe ile ilgili olarak bir Sağlık Bakım Görevlisi için değerli bir şey teklif etmeyi veya ödemeyi içeren, iş ile bağlantılı olarak girilen her türlü düzenleme veya işlem anlamına gelir. GBU Smith & Nephew grubun herhangi bir Küresel İş Birimi anlamına gelir. Hibe ve Bağış Komitesi bir Sağlık Bakım Görevlisi ile ilgili bir Hibe ya da Bağış talebini incelemeye yetkili bir komite anlamına gelir. Bir KİB onun adına bu işlevi gerçekleştirmek için bağımsız bir üçüncü taraf komite veya temsilci kullanmayı tercih edebilir. Kamu Görevlisi: Bir ülke veya bölge için gerek atama gerekse seçimle elde edilen kanuni, idari veya hukuki bir pozisyonu olan herhangi bir kişidir; Bir devlet veya herhangi bir devlet dairesi veya kurumu adına bir resmi sıfatla hareket eden bir kişi; Dünya Sağlık Örgütü ve Birleşmiş Milletler gibi bir uluslararası kamu kuruluşunun herhangi bir memur, çalışan veya temsilcisi; Bir siyasi partinin herhangi bir memur, çalışan veya temsilcisi veya bir siyasi parti adına resmi sıfatla hareket eden herhangi bir kişi; ve/veya Siyasi bir görev için bir aday. Devlete ait bir hastane ya da kurumun bir çalışanı veya danışmanı bazı yasaları çerçevesinde bir Devlet Memuru olarak kabul edilebilir. Kişisel Bilgi bir çalışanı, temsilciyi, yükleniciyi, SU yu, müşteriyi veya müşterinin hastasını tanımlayan elektronik veya basılı ortamda dahil olmak üzere herhangi bir formatta hazırlanan bilgi anlamını taşımaktadır. Promosyon Malzemeleri, ürünlerin özelliklerini ve niteliklerini gösteren veya belirli bir tıbbi duruma yönelik olarak tasarlandığı veya önerilen kullanım şekli ile ilgili bir iddiada bulunan, basılı veya elektronik formatta ürün tanıtımları veya resimleri anlamına gelir. Promosyon malzemeleri, etiket, reklam, dergi makaleleri, referans metinleri, satış ve pazarlama yardımcı unsurları ve fuar görsellerini içerir. Sağlık Uzmanı veya Sağlık Hizmetleri Sağlayıcısı veya SU, Şirket ürünlerini veya hizmetlerini satın alma, kiralama, önerme, kullanma, satın alınmasını veya kiraya verilmesini organize etme veya reçete yazma konumunda olan bireyler ve tüzel kişiliklerdir. Örnekleri doktorlar, doktor asistanları, hemşireler, eczacılar, tıp müdürleri, araştırmacılar, inceleyenler, müşterinin işe aldığı hesap temsilcileri, profesyonel eğitimciler, hastaneler, ambülans cerrahi merkezleri, grup halinde satın alma kurumları, sağlık bakımı kurumları, sigortacılar, işverenler, toptancılar ve bu tür kuruluşlar tarafından Şirket ürününü veya hizmetini satın alma, önerme, satın alınmasını veya satılmasını etkileme veya ayarlama yetkisi verilmiş bireyler olabilir, ama bunlarla sınırlı değildir. Şirket veya Smith & Nephew olarak biz, Smith & Nephew grubunda yer alan herhangi bir şirket anlamını taşımaktadır. Davranış kuralları ve iş ilkeleri 17
Uygunsuz Ödeme bir işin alınması veya alınan bir işin devam etmesi veya bizim için ödemeyi yapan kişi veya kuruluş için uygunsuz bir avantaj elde etmek amacıyla yapılan veya teklif edilen mali ödeme veya avantaj anlamına gelir. Bir Kamu Görevlisine finansal veya diğer türde yararların sağlanması, geçerli olan yasalarca izin verilmediği veya gerekli olmadığı takdirde, uygunsuz olarak kabul edilmelidir. Uygunsuz ödemeler, rüşvet, hediye, bağış, hibe, ağırlama, komisyon veya satış düzenlemesi, indirim, iskonto ya da ekipman kredisi de dahil olmak üzere, nakdi veya ayni olarak, açıkça ya da örtülü olarak sağlanan, değerli bir şey içerebilen bu Kurallara veya bu Kurallar kapsamında kabul edilen prosedürlere aykırı her şeyi içerebilir. Üçüncü Taraf Temsilcisi ürünlerimizin satışı veya müşterilere pazarlanması üzerinde çalışan veya SU lar ve hükümet yetkilileriyle bizim adımızdan temasa geçen distribütör, satış temsilcisi veya diğer bir üçüncü taraf anlamını taşımaktadır. Yakın Aile Bireyleri veya Yakın Aile İlişkisi SU nun veya Kamu Görevlisi nin evinde yaşayan herhangi biri veya karı - koca, çocuk veya erkek kardeş, kız kardeş, ebeveyn, üvey anne veya üvey baba, üvey çocuk, üvey erkek veya kız kardeş, kayınvalide veya kayınpeder, gelin veya damat, baldız veya bacanak, büyükanne veya büyükbaba, büyükbaba veya büyükannenin karısı veya kocası ve torunlar ile torunların karıları ve kocaları anlamına gelmektedir. İlgili tüm politikalar, prosedürler ve rehberlik belgelerinin kopyalarına Şirket Uyum web sitesinde ulaşılabilir. 18 Davranış kuralları ve iş ilkeleri