GAZİ ÜNİVERSİTESİ ÖĞRETİM ELEMANI AYLIK PUANTAJ YAZILIMI MUTEMET KULLANIM KLAVUZU NİSAN 2011 1
GAZİ ÜNİVERSİTESİ ÖĞRETİM ELEMANI AYLIK PUANTAJ YAZILIMI Mühendislik Fakültesi tarafından geliştirilen ve Mühendislik Fakültesi, Bilişim Enstitüsü ve Fen Bilimleri Enstitüsünde pilot olarak 2010 2011/Güz yarıyılında uygulanan ÖĞRETİM ELEMANI AYLIK PUANTAJ YAZILIMI 2010 2011/Bahar yarıyılından itibaren Üniversitemizin diğer birimlerinde uygulanacaktır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınında onayı alınarak form yapılarında değişiklik yapılmıştır. Geliştirilen AYLIK PUANTAJ YAZILIMI ile öğretim elemanlarımız tarafından doldurularak bağlı oldukları fakülteye ve enstitüye her ay verdikleri Form A ve Form B olarak bilinen formlar kaldırılmış ve PUANTAJ ismiyle tek bir form oluşturulmuştur. Yeni form her eğitim öğretim döneminin başında sadece bir kez doldurulup imzalanarak bağlı olunan birime teslim edilecek diğer aylarda form teslim edilmeyecektir. Diğer tüm birimler (ders verilen enstitüler ve diğer fakülteler) aylık puantajları internet ortamında programı kullanarak otomatik olarak alacaklardır. YAZILIMIN ÇALIŞTIRILMASI Yazılımı çalıştırmak için http://puantaj.gazi.edu.tr linki kullanılacak ve gelen ekran üzerinden MUTEMET GİRİŞİ butonuna basılacaktır. İlk olarak aşağıdaki pencere açılacaktır. 2
Yukarıdaki giriş penceresinde Kullanıcı Adı kısmına Kurum Sicil Numaranızı ve Şifre kısmına TC Kimlik Numaranızı yazınız. Başlangıçta Şifre tüm personel için TC Kimlik Numarası olarak alınmıştır. Doğru girilen Kullanıcı Adı ve Şifre bilgilerinden sonra aşağıdaki pencere ekrana gelecektir. Eğer Kurum Sicil Numaranız ve TC Kimlik Numaranız doğru olduğu halde aşağıdaki ekran açılmıyorsa Strateji Dairesi Başkanlığına bilgi veriniz. 3
Yukarıdaki ekranın 1 numaralı kısmında biriminizdeki tüm öretim elemanlarının listesi bulunmaktadır. Pencerenin 2 numaralı kısmında aşağıdaki işlemler yapılmaktadır: Öğretim elemanı bilgilerinde değişiklik yapma ( butonu ile) Yeni öğretim elemanı ekleme ( butonu ile) Seçilen öğretim elemanına ait ders listesini görme/değiştirme ( butonu ile) Seçilen öğretim elemanının puantajını alma ( butonu ile) Seçilen öğretim elemanının şifresini sıfırlama ( butonu ile) Kendi biriminizde ders veren öğretim elemanlarının listesini alma ( butonu ile) Diğer birimlerde ders veren kendi biriminizdeki öğretim elemanlarının listesini alma ( butonu ile) Diğer birim öğretim elemanlarının sicil numarasıyla puantajını alma ( butonu ile) 4
butonu ile öğretim elemanlarının ders girişi için kullandıkları ekrana geçerek ders bilgilerini değiştirme ve puantaj alma işlemlerini yapabilirsiniz. personelin puantajını pdf formatında ekranda görebilir ve çıktısını alabilirsiniz. butonu ile seçilen butonuna basılarak seçilen öğretim elemanının şifresi TC Kimlik Numarası olarak sıfırlanmaktadır. Şifresini unutan öğretim elemanlarımızın önceki şifre bilgileri sizin tarafınızdanda görülememektedir. Bu yüzden otomatik olarak TC Kimlik Numarası atanarak şifre sıfırlanmaktadır. Başlangıçta tüm öğretim elemanlarımızın kullanıcı adları Kurum Sicil Numaraları ve şifreleri ise TC Kimlik Numaraları olarak atanmıştır. kısmında açılan listede yapılacak seçime göre kendi biriminizde ders veren (diğer birimlerdeki öğretim elemanlarıda dahil) öğretim elemanlarının listesi veya sizin biriminizde olupta başka birime ders veren öğretim elemanlarının lsitesi alınır. Aşağıda örnek ekran çıktıları görülmektedir. 5
kısmında ise diğer birimlerdeki öğretim elemanının Sicil Numarası girilerek puantajı alınabilmektedir. Örnek bir puantaj çıktısı aşağıdaki şekilde görülmektedir. 6
PROGRAMIN KULLANIMI VE PUANTAJLARIN DİĞER BİRİMLERE İLETİLMESİ 2010 2011/Bahar yarıyılından itibaren kullanılacak programla birlikte öğretim elemanları ve mutemetlerin yapacağı işler aşağıdaki gibi olacaktır. Öğretim elemanı her dönemin başında bir kez imzalı PUANTAJ çıktısını bağlı olduğu birime verecektir. Diğer birimlere form vermeyecektir. Ayrıca takip eden aylara ilişkin form çıktısıda almayacaktır. Öğretim elemanının ders bilgilerine erişim ve değiştirme sadece kendisi ve bağlı olduğu birimin muhasebe yetkilisi tarafından yapılabilecektir. Birim muhasebe yetkilisi dönem başında aldığı formları takip eden aylar için programdan alacak ve öğretim elemanının onayına sunulmayacaktır. İsterse öğretim elemanı her ay hazırlanan puantajı programa şifre bilgisiyle girerek alabilecektir. 7
Tüm aylar için tatil bilgileri puantaj hazırlanan dönemi başında Sistem Yöneticisi tarafından (Geçici olarak Mühendislik Fakültesi Mutemedi ve Strateji Dairesi Başkanlığı yetkilisi) girilecektir. Tüm aylar için izin bilgileri puantaj hazırlanan dönemin başında birimiz muhasebe yetkilisi tarafından girilecektir. Öğretim elemanının dönem başında diğer fakülte ve enstitülere puantajının imzalı bir fotokopisi bağlı olduğu birim yetkilisi tarafından gönderilecektir. Daha sonraki aylarda diğer birim yetkilileri programdan alabilecektir. Kendi biriminde olupta diğer birimlere ders veren öğretim elemanlarının listesi kısmında alınabilmektedir. MUTEMETLER TARAFINDAN YAPILACAK İŞLEMLER Birimizdeki tüm öğretim elemanlarına ilişkin bilgiler programa girilmiştir. Ancak bazı bilgilerin kontrol edilmesi bazılarınında varsa girilmesi gerekmektedir. Kontrol edilecek ve girilecek bilgiler: Öğretim elemanlarının ünvan, ad soyad bilgilerini kontrol ediniz. Öğretim elemanları programa sicil ve TC kimlik numarası ile gireceklerinden bu iki bilginin doğruluğunu kontrol ediniz. Bölüm adının doğruluğunu kontrol ediniz. Eğer yanlış ise ve açılan listede doğru bölüm adı yer almıyorsa Strateji Dairesi Başkanlığını bilgilendiriniz. Hesap numarası ile IBAN numarasını giriniz. İdari görevi olan öğretim elemanlarının idari ders yükünü giriniz. Ücret karşılığı kalan ders yükü otomatik olarak hesaplanacaktır. İzin bilgilerini her ayın sonuna kadar giriniz. DERS GİRİŞİNİN YAPILMASINA İLİŞKİN BİLGİLER Ders girişleri öğretim elemanları tarafından dönem başında bir kez yapılacaktır. Daha sonra değişiklik ve düzeltme yetkisi muhasebe biriminde olacaktır. Ders bilgilerinin girilmesi sırasında aşağıdaki kurallara dikkat edilmelidir: 8
1 Her ders için her bir oturum ayrı ayrı girilmelidir. Eğer 3 saat teorik ve 2 saat uygulamadan oluşan bir dersimiz Pazartesi 2 saat teorik, Salı 1 saat teorik ve 2 saat uygulamadan oluşuyorsa 3 farklı giriş yapmamız gereklidir. Bunlardan birincisi Pazartesi günü yapılan 2 teorik saat için, ikincisi Salı günü yapılan 1 teorik saat için ve üçüncüsü ise Salı günü yapılan 2 uygulama saati için olacaktır. Bu oturumlardan sadece bir tanesinde öğrenci sayısı ve arasınav sayısı girilmesi yeterli olacaktır. Bu şekildeki bir derse ilişkin veri girişi aşağıdaki gibi görünecektir. 9
2 Lisansüstü danışmanlıklarda Ders Kodu alanına yüksek lisans veya doktora tez kodu yazılacaktır. Ders türü olarak UygLab ve TazDan seçilecek ve öğrenci sayısı kadar ders saati girilecektir. Buna ilişkin örnek bir ekran aşağıda verilmiştir. 10
3 Uzmanlık Alan Derslerinde Ders Kodu alanına uzmanlık alan derslerinin kodları girilecektir. Eğer kodu bilinmiyorsa UZM.FBE veya UZM.SBE gibi kısaltmalar kullanılabilir. Ders türü olarak Teorik ve UzmDers girilecektir. Aşağıda bir örnek ekran görülmektedir. 11
4 Gazi Üniversitesi dışındaki tüm üniversitelerdeki dersler için birim alanında açılan listeden Diğer Üniversiteler seçeneği seçilecektir. Diğer üniversitelerde girilen derslerin adına hangi üniversitede girildiğine dair ek bilgi yazılabilir. Diğer üniversiteler için ders girilmiş örnek bir ekran aşağıda görülmektedir. 12
5 Bir ders tüm haftalara değilde sadece belirli haftalara eklenecekse seçeneği kullanılmalıdır. Hangi haftalara eklenecekse şeklinde işaretlenmelidir. Sadece 1 ve 3.haftalara eklenmiş bir ders örneği aşağıda görülmektedir. 13
PUANTAJ ALINMASI Tüm ders girişleri yapıldıktan sonra butonuna basılarak pdf formatında puantaj oluşturulup ekrana getirilecektir. Eğer kullanmakta olduğunuz tarayıcıda popup ekran açılmasına engel konulmuşsa aşağıdaki gibi bir uyarı verilecektir. Yukarıdaki ekranda 1 numaralı kısımda popup ekranın engellendiği bildirilmektedir. 1 numaralı kısmın üzerine mouse ile tıkladığımızda gelen menüden Temporarily Allow Pop ups seçeneği tıklanarak yeni bir ekranda puantaj raporunun görüntülenmesi sağlanacaktır. 14
Aşağıdaki ekranda oluşturulan puantajın ekran görüntüsü verilmiştir. 15
Oluşturulan raporda, haftalık ders listesi, zorunlu ücret karşılığı düşülen dersler, ücret alınacak dersler ve birimlere göre dağılımı ile gün bazında ücrete tabi derslerin detaylı bilgileri yer almaktadır. Aşağıdaki ekranda Puantajın tüm kısımları ve açıklamaları verilmiştir. 16
1 numaralı kısım: Girilen tüm derslerin listelendiği kısımdır. Dersler birim bazında gruplandırılmış şekilde listelenmektedir. 2 numaralı kısım: Ücret karşılığı zorunlu girilecek ders yükü, idari görev ders yükü ve düşülecek ders yükü bilgilerinin bulunduğu kısımdır. Düşülecek ders yükünüz, zorunlu ders yükü ile idari görev yükünün farkı alınarak hesaplanmaktadır. 3 numaralı kısım: Hafta bazında düşülecek ders yüküne sayılan dersler listelenmektedir. # işaretiyle hafta başlangıçları yapılmıştır. #1.HAFTA, birinci hafta başlangıcını göstermektedir. Her hafta için düşülecek ders yükü hangi dersler alınarak tamamlanmışsa o derslerin kodları ile parantez içerisinde kaç saat alındığı bilgileri verilmektedir. #1.HAFTA BM402(3)+BM496(2) şeklindeki bir örnekte 1.haftada, BM402 (3) ve BM496 (2) ayrı ayrı alınan derslerin kodlarını ve saatlerini vermektedir. 4 numaralı kısım: Hafta bazında her birim tarafından ödenecek normal, ikili ve uzaktan eğitimde ders saatleri ile toplam ödenecek ders saatlerini vermektedir. 5 numaralı kısım: 4 numaralı kısımda verilen bilgilerin detaylı şekli sunulmuştur. Gün bazında normal teorik, normal uygulama, ikili teorik ve ikili uygulama ve uzaktan eğitim ders saatleri ayrı ayrı verilmiştir. Hafta sayısı muhasebe birimi tarafından girilmekte ve hafta sayısına göre bu kısım aşağı yukarı doğru büyüyüp küçülebilmektedir. 6 numaralı kısım: Kendinize ait görev bilgileriyle IBAN numarası bilgisi yer almaktadır. Bilgilerinizde yanlışlık veya eksiklik varsa lütfen muhasebe birimine bildiriniz. 17
7 numaralı kısım: Öğretim elemanının imza yeridir. Formu aldığınız tarih bu kısımda otomatik olarak yazdırılmaktadır. Her eğitim öğretim dönemi başında bir kez çıktı alıp imzalayarak bağlı olduğunuz birimin muhasebe işlerine teslim ediniz. 8 numaralı kısım: Aynı form tüm üniversite birimlerinde kullanılacaktır. Bu yüzden kullanılacağı yere göre (fakülte veya enstitü) bölüm veya anabilim dalı başkanı tarafından kullanılacak imza yeridir. 9 numaralı kısım: Fakülte için kullanılacaksa Dekan, Enstitü için kullanılacaksa Müdür tarafından imzalanacak yerdir. AYLIK PUANTAJ CETVELİ Mutemet yönetim ekranından AYLIK PUANTAJ butonuna basarak her ay sonunda Strateji Dairesi Başkanlığına verilecek Aylık Puantaj Cetvelini alabilirsiniz. Aşağıda Aylık Puantaj Cetvelinin ekran görüntüsü verilmiştir. 18