Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı (EthicsPoint) Hakkında Bildirim Genel Bildirim Güvenliği Gizlilik ve verilerin korunması Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı (EthicsPoint) Hakkında Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı nedir? Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı, Generali Grubunun Davranış Kuralları dâhil olmak üzere, iç veya dış düzenlemeleri ihlal etme olasılığı olan uygulamalar veya eylemlerle ilgili endişeleri ele almasına yardımcı olan gizli bildirim araçlarından biridir. Bu Yardım Hattı, (Navex Global Inc. iştiraki olan http://www.navexglobal.com/company) GCS Compliance Services Europe LTD tarafından sunulmaktadır. Yardım Hattı, Generali Grubunun faaliyet gösterdiği ülkelerin dillerinde bildirim kabul etmektedir. Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı sistemine neden ihtiyacımız var? Açık iletişim kanalları oluşturarak olumlu ve adil bir çalışma ortamının oluşmasını teşvik edeceğiz. Bu etkin bildirim sistemi, dürüst ve etik karar alma kültürünün gelişmesi ile ilgili diğer çabalarımızı destekleyecektir. Araştırmalar, şirket dışından yönetilen yardım hatlarının/web formlarının çalışanlar veya üçüncü taraflarca sıklıkla kullanıldığını ve bir kurumun düzenleme ihlallerini ve etik olmayan davranışları belirlemesi konusunda son derece etkin bir yol olduğunu göstermektedir. İnternet veya telefon yoluyla bildirimde bulunabilir miyim? İnternete erişimim yoksa ne yapacağım? Evet, telefon veya internet yoluyla gizli bir bildirimde bulunabilirsiniz. İnternet erişimi olan bir bilgisayara ulaşamıyorsanız veya rahatça bilgisayar kullanamıyorsanız, yılda 365 gün, günde 24 saat erişebileceğiniz Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattını arayabilirsiniz. İsimsiz olarak bildirimde bulunabilir miyim? İzin verilen durumlarda, şahsen veya isimsiz olarak bildirimde bulunabilirsiniz ( 1 ). ( 1 ) Belçika, Fransa, Lüksemburg, Portekiz ve İspanya'da isimsiz bildirimde bulunulamaz. 1
Buna karşın, isimsiz bildirimlerin kabul edildiği yerlerde, Grubumuz bildirimde bulunan kişinin kimliği bilinirse bildirimin en etkin şekilde incelenebileceğine inanmaktadır. 2
Bildirim Genel Ne gibi durumlarda bildirimde bulunmalıyım? Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı sistemi, çalışanların ve üçüncü tarafların iyi niyet çerçevesinde aşağıdakiler açısından uygun olmadığını ya da yasalarla, Davranış Kuralları yla veya diğer iç politikalarla tutarlı olmadığını düşündükleri tüm uygulamaları veya eylemleri bildirmeleri için tasarlanmıştır: Finans, Denetleme ve Muhasebe, Bankacılık ve Rüşvetle Mücadele Hususları. Başka bir konuda bildirimde bulunmak için lütfen (Grup veya şirket web sitesinde yayınlandığı şekilde) alternatif Grup kanallarını veya yerel kanalları kullanmaktan çekinmeyin. Bildirimlerde ihlal olayı ayrıntılı şekilde açıklanmalıdır. Bu kanal üzerinden ne gibi durumlarda bildirimde BULUNULMAMALIDIR? Ani can veya mal kaybına yol açabilecek olayları bildirmek için bu Yardım Hattı/Web Formu kullanılmamalıdır. Bu hizmet üzerinden sunulan bildirimlere hemen yanıt verilemeyebilir. Acil yardıma ihtiyacınız varsa, lütfen yerel mercilere başvurun. Ayrıca, belirli prosedürlere göre ele alınmaları gerektiğinden Grup Şirketleri tarafından sunulan ürünler veya hizmetlerle ilgiliyse müşteri bildirimleri de bu araç üzerinden sunulmamalıdır (lütfen şirketin web sitesini veya sözleşmenizin ekindeki belgeleri inceleyin). Gördüğüm veya duyduğum şeyin iç veya dış düzenlemeleri ihlal ettiğinden ya da etik olmayan davranışlar içerdiğinden emin değilim ama söz konusu eylem bana doğru gelmiyor. Ne yapmalıyım? Şirketin Uyum Sorumlusu na sorabilir veya Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı üzerinden bir bildirimde bulunabilirsiniz. Bir çalışan olarak bir ihlalden haberdar olursam, müdürüme bildirmem ve ardından onun konuyla ilgilenmesini beklemem gerekmiyor mu? Şüphelendiğiniz herhangi bir durumu doğrudan müdürünüze iletebilirsiniz. Ancak, bu şekilde söz konusu durumu bildirme konusunda kendinizi rahat hissetmediğiniz veya diğer kanalların kullanılmasının daha uygun olacağını düşündüğünüz durumlar olabilir. Bu nedenle, diğer kanalları geliştirdik (örneğin Grubun veya şirketin web sitesinde yayınlanan şekliyle, Uyum Birimi nin posta ve e-posta adresi) ve Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı ile ortaklık kurduk. Bildiklerimi neden bildirmeliyim? Bu bana ne kazandıracak? Hepimiz olumlu bir ortamda çalışma hakkına sahibiz ve bu hak, iş yerinde ve üçüncü taraflarla ilişkilerimizde doğru ve etik bir şekilde hareket etme sorumluluğunu beraberinde getirmektedir. Bu çerçevede, biri doğru şekilde hareket etmiyorsa, bunu ilgili kişilere bildirme hakkına sahip olmalıyız. Yanlış davranışlar Grubun işlerini tehdit edebilir, faaliyetlerini ve itibarını tehlikeye atabilir. 3
Yönetim gerçekten bildirimde bulunmamı istiyor mu? Kesinlikle. Aslında, yönetim sizin bildirimde bulunmanıza ihtiyaç duymaktadır. Şüpheli bir durum ile ilgili olarak ilk bilgi kaynağı siz olabilirsiniz. Sizin bildiriminiz şirketimiz, çalışanlarımız ve üçüncü taraflar üzerindeki olası olumsuz etkileri en aza indirebilir. Çalışan olarak, bir bildirimde bulunmanın sonuçları konusunda endişelenmeli miyim? Grup, bildirim kiminle ilgili olursa olsun, iyi niyetle bildirimde bulunan bir çalışana karşı misilleme yapılmasını kesinlikle yasaklar. Bildirimde bulunduktan sonra olayla ilgili önemli bir şey hatırlarsam ne olacak? Veya olayla ilgilenen kişi bildirimimle ilgili olarak daha fazla bilgi edinmek isterse ne olacak? Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı veya Web Formu ile bir bildirimde bulunduğunuzda, benzersiz bir kullanıcı adı alırsınız ve bir şifre belirlemeniz istenir. Ardından, Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı veya Web Formu sistemine yeniden giriş yapabilir ve daha fazla bilgi sunmak veya konuyla ilgilenen kişinin sorularına yanıt vermek ve ele alınan durumların çözülmesine yardımcı olabilecek daha fazla bilgi sunmak için orijinal bildirime erişebilirsiniz. Olası sorulara yanıt vermek için belirtilen süre içinde siteye yeniden giriş yapmanızı kesinlikle öneririz. İsimsiz bir bildirimde bulunmak isterseniz, inceleyen kişi ile "isimsiz bir diyalog" başlatabilirsiniz. İnceleme sonrası söz konusu şüphenin asılsız olduğu anlaşılırsa ne olacak? Asılsız veya gerekçesiz olduğu anlaşılırsa, ilgili Uyum Sorumlusu bildirimi iptal eder. Bildirimlerle ilgili belgelerin hiç biri gerekli olan süreden daha fazla tutulmaz. İnceleme sonrası söz konusu şüphenin doğru olduğu anlaşılırsa ne olacak? Bildirimin doğru olduğu anlaşılırsa, ilgili Uyum Sorumlusu uygulanacak düzeltici tedbirleri belirler ve yasalar ile iç düzenlemeler uyarınca disiplin cezalarının uygun olup olmadığını değerlendirir. CEO veya ilgili yönetim organı son kararı verecektir. Bildirimlerle ilgili belgelerin hiç biri gerekli olan süreden daha fazla tutulmaz. 4
Bildirim Güvenliği Anladığım kadarıyla, bir şirket bilgisayarından gönderdiğim bildirim, bilgisayarımın bağlandığı tüm web sitelerini gösteren bir sunucu kaydı oluşturuyor, bu kayıttan benim bildirimde bulunan kişi olduğum anlaşılamaz mı? Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı (EthicsPoint) sistemi, IP adresleri ile herhangi bir iç bağlantı kaydı oluşturmaz veya tutmaz; bu nedenle, bilgisayarınız ile Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı arasında bağlantı kuran herhangi bir kanal yoktur. İş bilgisayarınızdan bildirimde bulunma konusunda kendinizi rahat hissetmiyorsanız, Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı güvenli web sitesi üzerinden iş ortamı dışındaki bir bilgisayarı (örneğin bir İnternet kafedeki, arkadaşınızın evindeki veya başka bir yerdeki bilgisayarı) kullanma seçeneğine de sahipsiniz. Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı'na sunduğum bilgilerden, sonunda kimliğimin anlaşılmasından çekiniyorum. Bunun olmayacağını bana nasıl garanti edebilirsiniz? Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı (EthicsPoint) sistemi, bildirimde bulunanların kimliklerinin gizliliğini koruyacak şekilde tasarlanmıştır ( 2 ). Bununla birlikte, izin verilen durumlarda, isminizin gizli kalmasını istiyorsanız bildirimde bulunan taraf olarak, bildirimin içeriğinin kazara kimliğinizi ortaya çıkarmayacağından emin olmalısınız. Örneğin "Jan Smith'in ofisinin yanındaki ofisimden..." veya "33 yıllık yaşamımda..." Telefon Yardım Hattı da isimsiz bildirim imkânı sunuyor mu? Evet ( 2 ). İzin verilen yerlerde, internet tabanlı bir bildirimde sunacağınız bilgileri sunmanız istenecektir ve görüştüğünüz kişi yanıtlarınızı Generali Grubu Uyumluluk Yardım Hattı (EthicsPoint) web sitesine girecektir. Bu bildirimler gönderim sırasında aynı güvenlik önlemlerine tabidir. Kendimi nasıl tanıtabilirim? Kendinizi tanıtabilmeniz için web formunda bir bölüm bulunmaktadır. Yardım Hattı'nı ararsanız, kimliğinizi görüştüğünüz kişiye açıklayabilirsiniz. ( 2 ) Belçika, Fransa, Lüksemburg, Portekiz ve İspanya'da isimsiz bildirimde bulunulamaz. 5
Gizlilik ve Verilerin Korunması Bildirimler ve sunulan veriler gizlilik içinde değerlendiriliyor mu? Evet, hangi bildirim kanalını kullanırsanız kullanın, bildirimleriniz, devamındaki ilgili değerlendirmeler, sizin ve ilgili kişilerin bilgileri, her zaman Generali Grubu Veri Koruma Politikası ve ilgili veri koruma mevzuatı uyarınca azami gizlilik içinde ele alınacak ve kullanılacaktır. Bildirimimde hangi bilgilere yer vermeliyim? Sadece söz konusu şüphelerin incelenmesi için gerekli olan bilgileri sunmalısınız, örneğin son derece gerekli olmadığı ve söz konusu şüphe ile doğrudan ilgili olmadığı sürece, kişinin özel yaşamı ile ilgili bilgiler ya da (sağlık veya cinsel yaşam ile ilgili ayrıntılar dâhil olmak üzere) hassas bilgiler sunmamalısınız. Ayrıca, söz konusu durumla bağlantısı olmayan kişilerle ilgili bilgiler sunmamaya da özen göstermelisiniz. Bu bildirimler nereye gidiyor? Bunlara kimler erişebiliyor? Bildirimler, olası herhangi bir güvenlik ihlalini önlemek için doğrudan üçüncü taraf hizmet sağlayıcının (GCS Compliance Service Europe Ltd) güvenli sunucusuna girilmektedir. Bilgiler, sadece Generali Grubu itham yönetim sürecine uygun şekilde veya yasalar uyarınca gereken durumlarda, işleri ile ilgili görevlerini yerine getirmek için verilere erişmesi gereken kişiler tarafından incelenebilir ve kullanılabilir. Söz konusu kişiler, Assicurazioni Generali S.p.A veya Grup şirketlerindeki uyumluluk, denetim, insan kaynakları veya hukuk departmanları çalışanlarının yanı sıra GCS çalışanlarını veya teknik personelini içerebilir. Söz konusu bilgiler GCS Compliance Service Europe Ltd, Assicurazioni Generali S.p.A. ve Generali Grup şirketleri tarafından saklanabilir. Her durumda, bildirim gizlilik içinde ve Generali Grubu iddia yönetim süreci uyarınca ele alınacak olup, söz konusu sürecin ayrıntıları Şüphelerin Yönetim Süreci bölümünde yer almaktadır. Bilgiler yurt dışına aktarılacak mı? Bildirimin ayrıntılarının Generali Grubu içerisinde ve/veya yurt dışında bulunan profesyonel danışmanlarıyla paylaşılması gerekebilir. Bu durumda, her zaman veri koruma mevzuatına uygun hareket edilecektir ve Assicurazioni Generali S.p.A. ile Grup şirketleri bilgilerin gizliliğini korumak için uygun tedbirleri alacaktır. Bildirimin ayrıntıları bildirimde adı geçen kişilerle paylaşılacak mı? 6
Durumun adil şekilde ele alınabilmesi için genellikle suçlanan kişinin haberdar edilmesi gerekir, bu şekilde söz konusu şüphelere yanıt verebilirler. Kimliğinizin gizli kalmasını sağlamak için makul tüm adımlar atılacaktır. Sunduğum bilgilere nasıl erişebilirim? Bir şüphenizi bildirdiğinizde, size benzersiz bir PIN verilecektir ve bir şifre girmeniz istenecektir. Bunları, bildirimin ayrıntılarını incelemek ve ekleme yapmak için kullanabilirsiniz. Sisteme giriş yaparak veya yardım hattını arayarak ve bir talepte bulunarak verilerinize erişme hakkını kullanabilir ya da bazı durumlarda verilerin değiştirilmesini veya silinmesini talep edebilirsiniz. Talebiniz ilgili Generali Grubu Uyum Sorumlusu na yönlendirilecektir ve bu kişi daha sonra talebinizle ilgilenen departmanın iletişim bilgilerini size verecektir. 7