TekSistem Ebys Kullanın akıllı süreç yönetimi ve arşivleme ile tüm yazışma ve onay süreçlerinizi hızlandırın ve her yerden kolayca ulaşın.

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) 2 Elektronik Belge Yönetim Sistemi; Kurumların faaliyetleri sırasında oluşturdukları her türlü dokümantasyonun, üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisinde arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlayan sistemdir.

TEKSİSTEM EBYS 3 TEKSİSTEM EBYS, standart EBYS den farklı olarak sadece bir arşiv ya da süreç yazılımı değildir. İhtiyaca göre şekillendirilebilen bir çözüm paketidir. Bu paket, müşteri etkileşim yönetimini gerçekleştiren bir iş zekasıdır.

NEDEN TEKSİSTEM EBYS TEKSİSTEM EBYS, Doküman yönetimi ve iş süreci otomasyonu olarak iki bölümden oluşur. 4 TEKSİSTEM Doküman Yönetimi: Bir kurum veya organizasyon dâhilinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların hayat döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesidir. Klasik Doküman yönetiminde; Kurumsal hafızanın %90 ı kağıt üzerinde yer alır. Her gün kullanılan dokümanların %90 ı elden ele dolaşır Her doküman ortalama 19 kez kopyalanır Dokümanların %7,5 i kaybolur, kalan %3 ise yanlış dosyalanır. Çalışanlar dokümanları okumak için zamanlarının %5-%15 ini harcar. Bu dokümanlara ulaşmak için zamanlarının %50 sini harcar. Çalışanların %80 i her gün yarım saatlerini bilgi aramak için harcarken, %60 ise her gün zamanının bir saatini bu çalışmaları kopyalamak için harcar.

TEKSİSTEM Doküman Yönetiminde; NEDEN TEKSİSTEM EBYS Elektronik ortama taşınan dokümanlara hızlı ve her yerden kolay erişebilme Oluşturulan her dokümanın en güncel son haline ulaşabilme. Dokümanlar arasında kaybolmadan doğru zamanda doğru dokümana erişebilme Doküman havuzu sayesinde daha verimli ve erişilebilir doküman sistemi Yetkilendirme profilleri sayesinde doküman görüntüleme seviyelerini belirleyebilme. Kurumsal hafızanın oluşmasına katkı sağlar. Rekabet gücünü artırır. 5 TEKSİSTEM Doküman Yönetiminin Özellikleri; Web tabanlı ara yüz ile mobil cihazlardan ve her mekandan sisteme erişebilme HTML 5, Ajax ara yüzler, Dotnet 4.0, WCF yazılım alt yapısıyla esnek çalışma İş süreç otomasyonu ile tam entegrasyon İhtiyaca göre geliştirilebilecek profil form oluşturma alt yapısı Yetkilendirme alt yapısı ile sistem ve bilgi güvenliği koruması Dokümanlara ekli dosyalar ekleyebilme Dokümanlar arasında ilişki tanımlayabilme Doküman görüntüleyiciler Chek-in / Check-out mekanizması

TEKSİSTEM EBYS DOKÜMAN YÖNETİM YAPISI İndeksleme: Word, Excel, Powerpoint, PDF vb formatlarda içerik indeksleme Doküman aramada lojik ifadeler kullanabilme Resimleri OCR ile otomatik indeksleme Image PDF leri indeksleme 6 Ölçeklenebilirlik: Dokümanları ister dosya sisteminde ister veri tabanında saklayabilme Sınırsız kütüphane oluşturabilme Her bir dijital kütüphaneyi farklı depolama alanlarında saklayabilme Birden fazla veri tabanı ve dosya sistemi ile entegre çalışabilme Milyonlarca doküman ve tera byte lar seviyesinde depolama kapasitesi sunabilme Dağıtık Çalışma ve Cache Desteği: Dağıtık çalışan organizasyonlar ile tam uyumluluk sağlayabilme. İşlenen tüm veriler tek bir merkeze, veri havuzunda toplama. Şube yapısı olan yapılarda local cache leme yapılabilir. Local cache ler belirli aralıklarla merkezle senkronizasyon sağlanarak toplanabilir. Düşük veri hızlarında da yüksek performanslı çalışabilme.

TEKSİSTEM EBYS DOKÜMAN YÖNETİM YAPISI 7 E-İmza Uyumlu Yapı: Yasal geçerli yapıya sahip e-imza yapısı PDF dosyalarına entegre e-imza yapısı Oluşturulan formları searchable PDF olarak export etme yapısı Belgeleri, iş akışı otomasyonu ile e-imzalı onaya gönderme yapısı Sayısallaştırma Yönetimi: Dokümanları hızlıca elektronik ortama aktarma Dokümanları kolayca sınıflandırma Doküman yönetimine ve diğer tüm operasyonel İş akışı ile entegrasyon Personel verimliliğini arttırır, performansını ölçer Standart dışı tarama ve doküman oluşumunu engeller Hızlı tarayıcılarla entegrasyon Görüntü iyileştirme özelliği OCR ile full-text arama ve indexleme özelliği Form işleme özellikleri

NEDEN TEKSİSTEM EBYS 8 TEKSİSTEM İş Süreci Otomasyonu: İş süreçlerinin standardizasyonu ve otomasyonunu sağlayarak süreçlerin performansını iyileştirir. Süreç maliyetlerini düşürerek kurumsal kaynakların etkin kullanımına katkıda bulunur. Klasik İş Sürecinde: İş süreçleri kağıt üzerinde manuel yürütülmeye çalışılır. Bazı prosedür ve standartların uygulamasında yaşanan sorunlar. Personelin yaşadığı iş yapma ve koordinasyon zorluğu. İş sürecinin entegre yapıya sahip olamaması, birbirine bağlantılı süreçlerde yaşanan aksaklıklar. Kritik süreçlerde hızlı ve hatasız süreç işletme güçlüğü

NEDEN TEKSİSTEM EBYS 9 İş Süreci Otomasyonu: Kurumsal performansınızı iyileştirir. Süreç içindeki işgücü maliyet payını %30-50 arasında düşürür. İşletmede süreç bazlı iş yapma anlayışının gelişmesini sağlar. Uyarı mekanizmaları aracılığı ile işleri sürüncemede bırakmaz. İş yapma yöntemlerine uygulanabilir standartlar getirir. Standartlarla şirketin kurumsallaşmasına katkıda bulunur. Süreç içinde eposta, web, blackberry, PDA, faks ve cep telefonu gibi teknolojik yenilikleri iş süreci içinde kullanarak önemli avantaj sağlar. Elektronik form ve e-imza ile kağıt kullanımını ortadan kaldırır. Toplanan fiili süreç bilgilerinden hareketle, devamlı iyileştirme sağlar.

NEDEN TEKSİSTEM EBYS 1 0 İş Süreci Otomasyonu: İş yaparken, masa, ofis, lokasyon farklılığını ortadan kaldırarak tek ekran üzerinde çalışıyor keyfiyetini sağlar. Süreç performansı ile iş hedeflerin kıyaslanmasını dinamik tutar. Gerekli bilgi ve dokümana hızlı erişim sağlar. İş adımları akıllı sistem tarafından yönetilir asla gri alanlar oluşmaz Süreç akışında gecikmelere neden olan kör noktaları belirler. Süreçlerin izlenme, kontrol ve analiz olanaklarını artırır.

NEDEN TEKSİSTEM EBYS 1 1 İş Sürecinde Kullanıcı İş Süreçleri: Satınalma Süreçleri Kredi/Risk Güncelleme Gider Bildirim Öneri Sistemi (Inovasyon, akıl küpü vs) Numune Talep/Onay Süreçleri İşe Giriş / İşten Çıkış Süreçleri E-Fatura (Gelen / giden fatura süreçleri) Personel Talep Süreçleri BT Yardım Masası İç Yazışma Dava Takip Sistemi

NEDEN TEKSİSTEM EBYS 1 2 İş Sürecinde Kullanıcı İş Süreçleri: Sözleşme Takip Süreçleri Marka Tescil Süreçleri Yasal Gereklilik / Değişimin Yönetimi Müşteri Ana Veri Yönetimi (Müşteri yaratma, Bilgi Güncelleme) Uygunsuzluk Bildirim Kredi Değerlendirme / Onay Süreci Eğitim Etkinlik Değerlendirme Süreci Ekspertiz Süreci Bayilik Süreçleri (Bayi limit değiştirme, bayi ödeme talimatı vb.) Toplantı Yönetimi (Toplantı talep, planlama, aksiyon takip vb.)

TEKSİSTEM EBYS ARAYÜZ 1 3

Teşekkürler www.teksistem.com