Hazırlayan: Ahmet Alper ÇALIŞKAN Probiz Yazılım Proje Mühendisi

Transkript

1 İŞLETMELERDE İŞ SÜREÇ YÖNETİMİ (BPM) UYGULAMASI Hazırlayan: Ahmet Alper ÇALIŞKAN Probiz Yazılım Proje Mühendisi

2 Ajanda 1) İş Süreç Yönetimi Nedir? 2) İş Süreç Yönetim Yazılımı 3) Neden İş Süreç Yönetim Yazılımı 4) Web Tabanlı Süreç Yönetimi 5) İş Süreç Yönetimi Yazılımı Interneer Intellect

3 1) İş Süreç Yönetimi Nedir? Bir organizasyonun süreçlerinin belirlenmesi, tanımlanması, sahip atanması ve sürekli izlenmesi İş Süreç Yönetimi olarak adlandırılır.

4 1) İş Süreç Yönetimi Nedir? Süreç yönetimi içinde iyileştirme barındırmıyorsa buna süreç yönetimi denmez. Peki neden?

5 1) İş Süreç Yönetimi Nedir? Süreç İyileştirme kavramı Süreç Yönetimi ni içerecektir, çünkü; Tanımlarsanız, ölçebilirsiniz Ölçerseniz, yönetebilirsiniz Yönetirseniz, iyileştirebilirsiniz?

6 iyi, en iyinin düşmanıdır SÜREÇ TANIMLAMASI SÜREÇ İYİLEŞTİRME SÜREÇ OLUŞTURMA İş Süreç Yönetimi SÜREÇ DEĞERLENDİRMESİ SÜREÇ ANALİZİ

7 2) İş Süreç Yönetim Yazılımı Şirketin veya Kurumun karlılığını arttırmak amacıyla süreçlerin düzenlenmesi, planlanması, otomasyonu ve optimum hale getirilmesini hedefleyen yazılımlardır.

8 2) İş Süreç Yönetim Yazılımı İhtiyaç Belirtileri, (1) Çok Fazla Kağıt belge doküman (izlemek çok zor, en son belgeyi bulmak imkansız olabiliyor) Zor süreçler (işler doğru çözülemiyor) Formlar hatalı (Düzeltilmesi zor ve pahalı) Basit işler gerektiğinden çok zaman alıyor

9 2) İş Süreç Yönetim Yazılımı İhtiyaç Belirtileri, (2) Aranan bilgiyi bulmada zorluklar, Doküman yönetirken yaşanan zorluklar, Giden elemanların ilgilendiği dosyalar ile boğuşma ve yapılan islerini takip edememe, E-posta ile yapılan haberleşmeler veya dosya transferlerinde en son versiyonun takip edilememesi,

10 3) Neden İş Süreç Yönetim Yazılımı Mevcut yazılımların ihtiyaçları tam olarak karşılayamaması, Kağıt üzerinde yürütülen manuel yürütülen iş süreçlerinin takibinin zor olması, Bazı prosedür ve standartların uygulanmasında yaşanan sıkıntılar,

11 3) Neden İş Süreç Yönetim Yazılımı Ekip olarak iş yapma zorluğu, lokasyon farklılıkları, İş süreçlerinin tümünün entegre olamaması, Kritik süreçlerde hızlı ve hatasız iş yapma hedefi, Teknolojiyi iyi kullanarak rakiplerin önüne geçme isteği, Manuel yürütülen süreçleri kolaylıkla elektronik ortama aktarma isteği,

12 3) Neden İş Süreç Yönetim Yazılımı Süreç Yönetim Yazılımı Seçiminde Dikkat Edilmesi Gereken Konular, Süreçlerin Bir Zaman Çizelgesinde Grafikle Temsili Ayrıntıların Herhangi Bir Seviyesinde Sürecin İncelenmesi Veri ile Canlı Grafik Nesneler Simülasyonlar Analiz ve Alternatif Süreç Oluşturma Raporlama

13 3) Neden İş Süreç Yönetim Yazılımı EKONOMİK GETİRİLER-ÖRNEK SENARYO: 40 kişilik bir şirket için doküman süreçleri -maliyet kalemleriaşağıdaki gibi olsun; Doğru forma erişim. Formu doldurma. Formdaki bilgileri doğrulama. Yazdırma. Kimlere göndereceğini belirleme. İlgili kişilere ulaştırma. NOT:Form kaybolursa süreç başa döner.

14 3) Neden İş Süreç Yönetim Yazılımı EKONOMİK GETİRİLER-ÖRNEK SENARYO: Yukarıda, tahmini bilgiler ile yapılmış süreç ile ilgili doküman işlerinin yıllık maliyeti hesaplanmıştır. Bu 138, TL olarak oluşturulmuştur.

15 3) Neden İş Süreç Yönetim Yazılımı EKONOMİK GETİRİLER-ÖRNEK SENARYO: Yukarıda, tahmini bilgiler ile yapılmış süreç ile ilgili doküman işlerinin süreç yönetimi ile yapıldığı takdirde yıllık maliyeti hesaplanmıştır. Bu 86, TL olarak oluşturulmuştur.

16 3) Neden İş Süreç Yönetim Yazılımı EKONOMİK GETİRİLER-Dolaylı Katkılar; Süreçlerdeki iyileştirmeler sonucu ortaya çıkan katkılar, Yeni çalışanların adaptasyon sürecinin azalması nedeniyle oluşan katkılar, Raporlamalar ve performans yönetimi sonucu ortaya çıkan katkılar.

17 4) Web Tabanlı Süreç Yönetimi Son dönemde popüler hale gelen ve yeni nesil yazılımlar olarak nitelendirilen web tabanlı süreç yönetim yazılımları bize kendi süreçlerimizi birebir oluşturma ve kolayca kullanma şansı tanıyan sistemlerdir.

18 4) Web Tabanlı Süreç Yönetimi 1998 Yılında kurulan Interneer, Los Angeles - California da bulunan bir şirkettir. Interneer Inc., teknik teşebbüsler için iş akışlarını, projeleri, veri ve işleri yönetmek için Intellect i üretmiştir. Bu sistem ilk WEB Tabanlı Süreç Yönetim Sistemidir. Interneer Patenti kendisine ait olan Hızlı Uygulama Platformu (Instant Application Platform-IAP ) mimarisi ile yeni bir standardı tanımlar.

19 4) Web Tabanlı Süreç Yönetimi Probiz Hakkında, Probiz yazılım 2004 yılında kurulmuş olan GNT yazılımın bir iştiraki olup Interneer ın Türkiye deki temsilciliğini yürütmektedir. Probiz yazılımın ürettiği çözüm; tümüyle hakim olabildiğiniz alt ve üst süreçleri ile birbirine entegre olabilmiş, kısacası Yönetebildiğiniz bir sistemdir.

20 4) Web Tabanlı Süreç Yönetimi Probiz Hakkında, 2004 yılından bu yana bir çok başarılı projeye imza atmıştır. Profesyonel ekibimiz müşterilerine iş süreçlerini daha verimli bir şekilde yönetilmesi ile ilgili mükemmel tasarımlar yapar ve onlara kısa zamanda dönüşü olan faydalar elde etmelerine imkan sağlar. Ürünün; Analiz, Projelendirme, İnşa ve Servis Hizmetlerini veren firmamız bünyesinde iş süreçlerinize değer katmayı hedefleyen Endüstri Mühendisleri ile çözümler geliştirmektedir.

21 5) İş Süreç Yönetimi Yazılımı Interneer Intellect İşletmelerde departmanlar bazında yürütülen işleri bir iş akışı şeklinde tanımlayıp yöneticilerin bu işleri etkin bir biçimde yönetmesine ve kontrol etmesine imkan veren Dünyanın ilk web tabanlı süreç yönetim sistemidir. Sürecinizi mükemmel şekilde ortaya koyan bu sistem herhangi bir programlama diline gerek olmaksızın tasarlanmaya imkan veren web tabanlı bir platformdur.

22 5) İş Süreç Yönetimi Yazılımı Kısaca Intellect Platformu, Interneer Intellect Interneer Intellect 100% web tabanlıdır. Microsoft.NET teknolojisine dayalıdır. Veri Tabanı Microsoft SQL dir, Yazılım geliştirme işine göre kat ve kat hızlıdır. Microsoft Windows Server Versiyonları üzerinde IIS ile çalışır.

23 5) İş Süreç Yönetimi Yazılımı Kısaca Intellect Platformu (2), Interneer Intellect Bireyler ve proje takımları arasında daha verimli işbirliği sağlar. Erişilebilirlik ve İşletilebilirlik Maliyeti Düşüktür. Verimli Raporlama Teknolojilerini Barındırır. İş Akışı Mimarisine Sahiptir. Tüm e.posta ve SMS sistemlerine direkt ileti gönderebilir.

24 5) İş Süreç Yönetimi Yazılımı Kısaca Intellect Platformu (3), Interneer Intellect İş Birliği ve Verimlilik Yönetimi sağlar, Yetki ve Organizasyon değişikliklerinin kolayca adapte edilmesini sağlar, Masrafları azaltır, Microsoft Excel ile entegrasyon yapılabilir, Dış veri tabanları ve Diğer Uygulamalar ile iletişim sağlar, HTML, XML gibi standartları ve API Fonksiyonlarını destekler,

25 5) İş Süreç Yönetimi Yazılımı Kısaca Intellect Platformu (4), Interneer Intellect Dinamik Raporlama ile güncel raporlara anında ulaşımına imkan verir, Süreçlerin değişik aşamalarında özelleştirilmiş ekranlar ile kullanıcıları mevcut durumdan ve değişikliklerden haberdar eder, Sorunları meydana gelmeden veya geldiği anda hiyerarşisine uygun ilgililerine iletir, Dağınık takımları ve bilgileri tek çatı altında toplayarak Kurumsal Hafıza oluşmasını sağlar. Gecikmeleri tahmin eder,

26 5) İş Süreç Yönetimi Yazılımı Interneer Intellect Intellect ile Neler Yapılabilir, Proje Yönetimi Performans Yönetimi Kalite Yönetimi Doküman Arşiv Yönetimi İş Görev ve Süreç Yönetimi Depo Yönetimi Satış ve Pazarlama Yönetimi Müşteri İlişkileri Yönetimi Lojistik Yönetimi İnsan Kaynakları Yönetimi Karar Destek Yönetimi İç İletişim Yönetimi

27 5) İş Süreç Yönetimi Yazılımı Interneer Intellect Neden Intellect, Tüm bilgileri elektronik ortamda bir yerde toplamak mümkündür. Aynı iş ile ilgili olarak aynı bölüm veya farklı bölümdeki kişiler senkronize olarak aynı anda çalışabilir. Dünyanın her yerinden tüm bilgilere web üzerinden ulaşabilir. ISO, Standart formlar/standart olmayan formlar her türlü tablo vs. yi elektronik ortamda bulmak mümkündür. Grafiksel Olarak iş Akışı oluşturulabilir. İş Akışı Raporlarını grafiksel olarak almak mümkündür.

28 5) İş Süreç Yönetimi Yazılımı Interneer Intellect Probiz Süreç Tasarımı Adımları, İş Süreçlerinin Belirlenmesi (Mevcut süreçler incelenerek sistemin yapısı anlaşılır) İş Süreçlerinin Tanımlanması İş Akışının Grafiksel Olarak Hazırlanması Formların Web ortamında INTELLECT programında oluşturulması

29 5) İş Süreç Yönetimi Yazılımı Interneer Intellect Probiz Süreç Tasarımı Adımları (2), İş Süreçlerinin Atanması (Kullanıcıların tanımlanması ve görevlendirilmesi) Sistemin test edilmesi (Sürekli kontrol ve izlenmesi) Kullanıcılara INTELLECT Eğitimin verilmesi İyileştirme ve Revizyonlar

30 5) İş Süreç Yönetimi Yazılımı Interneer Intellect Tasarıma Hazır Interneer Intellect Platformu Ekran Görüntüsü

31 5) İş Süreç Yönetimi Yazılımı Interneer Intellect Intellect İş Akış Mimarisi

32 5) İş Süreç Yönetimi Yazılımı Interneer Intellect Tasarımı Yapılmış Örnek Intellect Süreç Yönetim Sistemi

33 5) İş Süreç Yönetimi Yazılımı Interneer Intellect Intellect Örnek Raporlar

34 .:: SORULAR ::.

35 Kaynaklar Ramazan Şengül, İncitaş A.Ş. Sistem Mühendisi