POSTA VE TELGRAF TEŞKİLATI ANONİM ŞİRKETİ MALZEME HAREKETLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ KISIM Genel Hükümler BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Tanımlar Amaç ve kapsam Madde 1-(1) Bu Yönergenin amacı, PTT A.Ş.ve bağlı Başmüdürlüğün malzeme ile ilgili olarak malzemenin teslim alınması, korunması, bakımı, dağıtımı, gönderilmesi, tüketimi, kullanıma verilmesi, yok edilmesi ile ilgili esasları düzenlemektedir. Tanımlar Madde 2-(1) Bu yönergede geçen; a) PTT: Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketini b) PTT A.Ş.: Posta ve Telgraf Teşkilatı Anonim Şirketini c) Ünite: PTT Başmüdürlüklerini ve Yönetim Kurulunca, kurulması uygun görülecek Başmüdürlükler, ç) Malzeme: Hizmetlerin yürütülmesi veya yeni bir değer meydana getirilmesi amacıyla kullanılan ve harcanan taşınabilir her türlü malı, d) Sarf malzemesi: Kullanıldığında tamamen tüketilen veya kullanıldıktan sonra özelliğini kaybeden, çoğu zaman ikinci bir defa kullanma imkanı olmayan veya yeni bir malzemenin üretiminde kullanılan malzemeyi, e) Demirbaş malzeme: 213 sayılı Vergi Usul Kanunun 313. Maddesinde belirtilen parasal limit dahilinde Sarf malzemesi dışında kalan ve tahmini kullanma ömrü bir yıldan fazla olan; yıpranmaya, aşınmaya karşı dayanıklı, değerini uzun süre muhafaza eden her türlü makine, alet, edevat, mobilya ve mefruşat gibi malzemeyi, f) Maddi duran varlık: 213 sayılı Vergi Usul Kanunun 313. Maddesinde belirtilen parasal limit dahilinde İşletme faaliyetlerinde kullanılmak üzere temin edilen, tahmini yararlanma süresi bir yıldan fazla olan malzemeleri, g) Azami stok seviyesi: Belirli bir zaman için depo ve ambarda bulundurulması gereken en çok malzeme miktarı, ğ) Asgari stok seviyesi: Malzemeden yeniden sipariş edilip gelinceye kadar geçecek zaman içinde ambarda bulundurulması gerekli olan en az malzeme miktarı,. İfade eder. İKİNCİ BÖLÜM Görev ve Yetkiler Malzemenin kodlandırılması ve katalogların hazırlanması Madde 3-(1) Satınalma Dairesi Başkanlığı, malzeme çeşitlerinin sınıflandırılmasını, kodlandırılmasını, katalogların ve gerektiğinde kullanım kılavuzlarının hazırlanmasını, teminini ve gerekli değişikliklerin takibini sağlar. (2) Malzeme katalogunun hazırlanmasında esas teşkil edecek teknik şartname, teknik resim, şekil çizimi, formlar gibi dokümanların onaylı örnekleri ilgili Dairesinden temin edilir. Malzeme stok seviyelerinin belirlenmesi Madde 4-(1) stoku bulundurulacak malzemenin, azami, asgari stok seviyeleri, bunların sarf Sayfa 1
durumu göz önünde tutularak alımı, basımı ve ikmali hususunda ilgili dairelerin görüşü alınmak suretiyle Satınalma Dairesi Başkanlığı nca tespit edilir. Stoklanmasına gerek duyulan malzemenin tespit edilen stok seviyeleri her yıl yeniden gözden geçirilir, varsa yapılan değişiklikler ünitelere bildirilir. Depo ve ambar ihtiyacının temini Madde 5-(1) Depo ve ambarların, yer ve genişliklerinin tayin ve tespiti, inşası, kiralanması, tadilatı ile yeni depo ve ambar oluşturulması için Başmüdürlükçe yapılan tekliflerin gereği Satınalma Dairesi Başkanlığı nın görüşleri doğrultusunda Yapı İşleri Dairesi Başkanlığı nca sağlanır. Personel eğitimi Madde 6-(1) Satınalma Dairesi Başkanlığı yönerge kapsamındaki işlemlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini teminen gerek gördüğü taktirde personelin eğitimi için gereğini sağlar. İKİNCİ KISIM Malzeme Hareketlerinde Kullanılan Formlar Formların Düzenlenmesinde Gözetilecek Esaslar Malzeme hareketlerinde kullanılan formlar Madde 7- a)) Stok Talep Fişi (Stok No: 150.0001.006001/2) b) Talep ve Çıkış Fişi (Stok No: 150.0001.006003/4) c) Geçici Teslim Alma Fişi (Stok No:150.0001.006005 d) Giriş Fişi (Stok No:150.0001.006006/7) e) Malzeme İade Fişi (Stok No: 150.0001.006008/24) f)) Sevk ve Teslim Alma Fişi (Stok No:150.0001.006009/10) g) Kayıt Silme Fişi (Stok No:150.0001.006011/12) h) Malzeme Talep Fişi (Stok No:150.0001.006013) f) Malzeme Tamir Fişi (Stok No:150.0001.006014) g) Ambar Kartı (Stok No:150.0001.006101) h) Stok Kartı (Stok No: 150.0001.006102) ı) Stok Grubu Hesap Özeti Kartı (Stok No: 150.0001.006103) j) Stok Kontrol Kartı (Stok No: 150.0001.006104) ı) Kayıt Silme Teklif Raporu (Stok No: 150.0001.006401) p) Malzeme Envanter Cetveli (Stok No: 150.0001.006501) r) Aylık Sarf Cetveli (Stok No: 150.0001.006502) Formların düzenlenmesinde gözetilecek esaslar Madde 8- (1) Ekte bulunan formların düzenlenmesinde; a) Fişlerde; 1) Her malzeme grubu için ayrı bir takım fiş hazırlanır. Yani teknik malzeme, inşaat malzemesi, büro malzemesi, kırtasiye, matbu evrak, giyim eşyası ve saire gibi gruplara ait malzeme bir fişte gösterilmez. Hatta bu gibi malzeme tali gruplara ayrılıyorsa, bu tali gruplara ait malzeme de birbiri ile karıştırılmaz. Mümkünse ayrı fişlere yazılır. 2) Usulüne göre tanzim edilmeyen fişler, işlem görmez, iade edilir. 3)Fişlerde malzemenin stok numaraları doğru ve silintisiz yazılmalıdır. Satırlara yazılacak her kalem malzemenin stok veya parça numaraları sırasıyla (küçükten büyüğe gidilmek suretiyle ) yazılır. Stok numarası olmayan malzemenin (yedek parça gibi ) ilk satıra ana parça stok numarası veya grup numarası ile ismi başlık olarak yazılır. 4) Fişlerin bütün nüshaları okunaklı olarak yazılır. Kazıntı, silinti yapılmaz. Hatanın üzeri çizilerek doğrusu üstüne veya alt satıra yazılır. Sayfa 2
5) Bir Başmüdürlüğe bağlı ve memurları ayrı olan muhtelif ambarlardan verilecek malzeme için ( çeşidi aynı olsa dahi ) bulunduğu ambara göre ayrı fiş tanzim edilir. b) Kartlarda; 1) Kartlarda silinti, kazıntı yapılmaz. Yanlış yazıların üzeri çizilerek doğrusu üzerine veya alt satıra yazılır. 2) Her sene kartlar yeni baştan açılmaz. Ertesi sene de kullanılabilecek durumda olan kartların kullanılmasına devam olunur. 3) Dolan kartlar, sene sonunda ambarın bağlı olduğu malzeme servisine verilir. c) Kartların sıraya dizilmesi; 1) Kartlar stok numarasına göre sıraya dizilir. 2) Stok numarası taşımayan malzeme varsa ana parça numarası altında, parça numarasına göre sıraya konulur. 3) Stok ve parça numarası taşımayan malzeme, ilgili malzeme grubunda, malzeme isminin alfabetik sırasına göre sıraya konulur. ÜÇÜNCÜ KISIM Malzeme Talepleri BİRİNCİ BÖLÜM Talep Madde 9-(1) İhtiyaç gösterilen bir malzemenin temini, verilmesi veya dağıtımı ile gönderilmesi ihtiyaç duyan ilgili ünite veya servisin talebi ile olur. (2)Taleplere dayanılarak yapılacak temin işlemi ile ambarlardan verilmesi veya gönderilmesi hususlarında gerekli emirler Genel Müdürlükte Satınalma Dairesi Başkanlığı, Başmüdürlüklerde Başmüdür tarafından sağlanır. (3) Malzeme talebi üç türlüdür. a) Sarfa ve kullanmaya yönelik talepler b) Stok talepleri c) Satın alma talepleri İKİNCİ BÖLÜM Malzeme Talep Şekilleri Malzemenin sarfına veya kullanılmasına yönelik talep Madde 10-(1) Sarf veya kullanma yeri belli olan her tür malzemeyi, doğrudan doğruya sarf edecek servislerin, bağlı oldukları Başmüdürlüklerden yapacakları malzeme talebidir. Bu gibi talepler için 150.0001-006003/4 stok no. lu Talep ve Çıkış Fişi düzenlenir. Stok talepleri Madde 11-(1) Başmüdürlük ambarlarında mevcudu kalmayan veya stok seviyesine göre mevcudu azalan veyahut yapılacak işe göre elde bulundurulması gereken malzeme için, 150.0001-006001/2 Stok No. lu Stok Talep Fişi ile Genel Müdürlükten talepte bulunur. Bu fişin bir nüshası düzenleyende alıkonularak, iki nüshası Genel Müdürlük Satınalma Dairesi Başkanlığına gönderilir. Bu Dairede tutulan stok kontrol kartlarındaki kayıtlara göre, mevcutları ile istenen miktarlar karşılaştırılır. Mevcuttan verilebileceklerin miktarı ile bunların hangi Başmüdürlüğün ambarlarından karşılanarak gönderileceği ve mevcudu olmayanlar için ne gibi işlem yapılacağı, iki nüsha fiş üzerine işaret edilir. Bir nüshası ile isteneni gönderecek Başmüdürlüğe 150.0001-006009/10 Stok No. lu Sevk ve Teslim Alma Fişi düzenlenerek gönderildikten sonra talep dosyasına konur. Diğer nüshası da talebi yapan Başmüdürlüğe bilgi olarak gönderilir. (2) Teknik malzemeler ile stokları işletme dairelerince tutulan malzeme isteklerinde gerek görülüyorsa ilgili dairelerin görüşü alındıktan sonra yukarıdaki işlem yapılır. Satın alma talepleri Madde 12 (1)- İhtiyaç duyulan malzemenin; Genel Müdürlükte ihtiyaç sahibi Dairece, Sayfa 3
Satınalma Dairesinden, Başmüdürlüklerde yine ihtiyaç sahibi birimce malzeme biriminden temin edilmesi işlemidir. DÖRDÜNCÜ KISIM Teslim Alma ve Giriş İşlemleri BİRİNCİ BÖLÜM Teslim alma işlemleri Teslim alma işlemi Madde 13 (1)-Temin olunan malzemenin teslim alma işlemi, verilecek bir emre ve buna ilişik sözleşme, şartname, fatura, liste, olumlu muayene raporu ve bunun gibi evrakına dayanılarak yapılır. (2) Bu tutanaktan yeterli suret çıkarılarak, muayene ve kesin teslim almalarda dikkate alınmak üzere ilgililere verilerek saklanır. Geçici teslim alma Madde 14 (1)-Satın alınan malzeme ambara gelince, ambar sorumlusu tarafından 150.0001-006005 Stok No. lu Geçici Teslim Alma Fişi düzenlemek suretiyle malzemenin gelişi ve geliş tarihi tespit olunur. Bu fişte, getirilen malzemenin parça veya ambalaj adedi, varsa markası, brüt ve net ağırlığı ile dış görünüşte hasar olup olmadığı belirtilir. (2) Bu fişin, bir nüshası ambarda alı konur, bir nüshası satıcı veya temsilcisine teslim alma makbuzu olarak verilir; bir nüshası bağlı olduğu malzeme servisinde kalır ve diğeri malın muayene ve teslim alınması için muayene komisyonu başkanına davet niteliğinde gönderilmek üzere Satınalma Dairesi Başkanlığına gönderilir. (3) Satıcı firmaca malzemenin ambara verilmesinden itibaren, kesin teslim alma veya kabul edilmemesine kadar, saklanmasından ileri gelen sorumluluk teslim alana aittir. Malzemenin bir bölümünün teslimi Madde 15-(1) Sözleşmesi gereğince malzemenin bir bölümünün teslimi yapılacaksa; a) Ambara teslim edilen her parti için sipariş mektubu numarası ve kaçıncı parti olduğu belirtilmek suretiyle, 14. maddede belirtilen Geçici Teslim Alma Fişi düzenlenir ve işlem görür. b) Bölümler halinde yapılan malzeme teslimlerinin, her partisi için ayrı bir muayene komisyonu tayin edilmez. İlk tayin edilen komisyon, malzemenin tamamı teslim edilinceye kadar o siparişten gelecek malları muayeneye yetkilidir. c) Her parti için düzenlenecek muayene raporları, geçici nitelikte olup, sipariş tamamlandıktan sonra düzenlenecek kesin muayene raporu, siparişin tamamını kapsayacak ve asıl olacaktır. Kesin teslim alma işlemi Madde 16-(1) Muayene şartı konmuş olanların veya lüzum görülenlerin, muayenesi ile kabulünden sonra, (2) Bu gibi şarta bağlı olmayanlar ile Başmüdürlükler arasında yapılan sevkiyatta malzemenin tesliminin, (3) İlgili ambar sorumlusu tarafından kendisine evvelce verilen teslim almaya esas evraka dayanılarak, saymak, tartmak, ölçmek ve kontrol etmek suretiyle yapılır. Eksik, fazla, hasarlı, bozuk ve değişik malzeme için tutanak tutulur. İKİNCİ BÖLÜM Ambar Giriş işlemleri Malzemenin ambara giriş şekilleri Madde 17-(1) Malzeme üç şekilde ambara giriş işlemi yapılarak kayda alınır. a) Fiilen ambara teslim edilen malzemenin girişi, b) Fiilen ambara teslim edilmeden iş gereği doğrudan doğruya kullanılacağı yere teslim edilen malzemenin girişi, c) Transit olarak gelen malzemenin girişi. Sayfa 4
Satın alınan malzemenin ambara girişi Madde 18-(1) Stoklamak için teslim alınan malzemenin, kesin teslim alındığını göstermek ve kayıtlara almak üzere 150.0001-006006/7 Stok No. lu Giriş Fişi açıklamasında belirtilen şekilde düzenlenir ve işlemi yürütülür. Başmüdürlükler ve merkez müdürlükleri kendi satın alma yetkilerine dayanarak yapacakları satın almalardan, stoklanmayan ve hemen kullanılmaya veya yapılmakta olan işlere verilen malzeme için, Giriş Fişi ile Talep ve Çıkış Fişi düzenlemezler. Alımla ilgili belge, ilgili servis sorumlusuna imzalattırılır. Genel Müdürlükçe satın alma yetkisi Başmüdürlüklere devredilen ve Başmüdürlüklerce işlemi tamamlanarak bedelleri ödenen malzeme, Başmüdürlük tarafından satın alınmış sayılır. Ambarlardan fabrikalara imal ve tamir için gönderilen malzemenin ambara girişi Madde 19-(1) Ambarlardan fabrika veya imalathanelere gönderilmek suretiyle bu fabrika veya imalathanelerde imal veya tamir edilenlerin ambara giriş işlemleri: a) Ambarlardan fabrika veya imalathanelere tamir için gönderilen malzemeye 150.0001-006014 Stok No. lu Malzeme Tamir Fişi düzenlenir. Tamirden sonra gelen malzeme, giriş işlemine tabi tutulmaz. b) Ambarlardan fabrika veya imalathanelere gönderilen malzemenin tamamından veya bir kısmından yararlanılarak yeniden imal edilen malzemenin ambara iadesinde giriş işlemi yapılır. c) Ambarlardan ham maddesi verilmek suretiyle fabrika veya imalathanelerce imal edilerek ambara gönderilen malzeme için de giriş işlemi yapılır. ç) Ambarlarda mevcut hurda malzemeden sökülerek istifade edilebilir bir hale getirilmiş olan parçaların takdir edilecek bir fiyatla yeniden giriş işlemi yapılır. Bir Başmüdürlükten diğer Başmüdürlüğe gönderilen malzemenin ambara girişi Madde 20-(1) Bir Başmüdürlükten diğer bir Başmüdürlüğe gönderilen malzemenin, ambara giriş işleminde gelen malzeme, gönderen Başmüdürlükten gönderilen 5 nüsha Sevk ve Teslim Alma Fişine istinaden teslim alınır. İlgili ambar memuru tarafından teslim alındığına ilişkin nüshaları imzalanır ve bir nüshası bilgi için, Genel Müdürlük Satınalma Dairesi Başkanlığına gönderilir. Bir nüshası gönderen Başmüdürlüğün malzeme servisine gönderilir. İade edilen malzemenin ambara girişi Madde 21-(1) Evvelce ambardan çıkışı yapılarak herhangi bir iş yerine verilenlerden artanlar veya kullanılmasına lüzum kalmayan malzeme ambara geri gönderilir. (2) Ambara malzeme iadeleri, 6 nüsha olarak hazırlanan 150.0001-006008/24 Stok No. lu Malzeme İade Fişi ile yapılır. Fişin bir nüshası iade eden serviste alıkonulur. Diğer 5 nüsha ile iade edilecek malzeme, ilgili malzeme servisi kanalıyla teslim alacak ambara gönderilir. Ambar memuru malzemeyi bu fişe göre teslim alır ve fişin bütün nüshalarını imzaladıktan sonra; a) Bir nüshası, kayıtlarda giriş işlemi yapılmak üzere ambarda alıkonulur. Diğer dört nüsha, malzeme servisine gönderilir. b) Bir nüshası, malzeme servisinde ambar dosyasına konmak üzere alıkonulur, c) Bir nüshası, malzemeyi geri gönderen servise gönderilir, ç) Bir nüshası, ambarın bağlı olduğu Başmüdürlüğün muhasebe servisine gönderilir, d) Bir nüshası, Genel Müdürlük Satınalma Dairesi Başkanlığına Stok Kontrol Kartlarında giriş işlemi yapılmak üzere gönderilir. (3) 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 313. Maddesinde limitleri belirlenen; a) Maddi duran varlıklar, kartlarındaki kayıtlı değer üzerinden fiyatlandırılır ve iade edilmesi halinde iade fişinde bunların iade sebebi açıklanır. b) Demirbaş Malzemeler, ilk çıktığı işe masraf kaydedildiğinden, bunların ambara iadelerinde yukarıda açıklanan aynı işlem yapılmakla beraber, Malzeme İade Fişinin bütün nüshalarına Kullanılmış Malzeme damgası vurulur veya renkli kalemle yazılır. c) Bu gibi malzeme ambarda ve malzeme servislerinde kullanılmış malzeme kartlarına iz değeri üzerinden kaydedilir. ç)bunlardan, tekrar işe verilecekler için 29. maddenin 1. fıkrasının (b) bendine göre işlem Sayfa 5
yapılarak ikinci bir defa masraf kaydettirilmez. 4) Verimsizliği veya teknik sebeplerle kullanılmaz hale geldiği anlaşılan veya tamir olamayacak derecede kırılan, bozulan veya eskiyen demirbaş, mefruşat ve sairinin ambara iadesi Maddi Duran Varlıklar Yönergesi ile Demirbaş Eşya Yönergesinin ilgili maddelerine göre yapılır. Bu maksatla düzenlenecek 150.0001-006008/24 Stok No. lu Malzeme İade Fişi yukarda belirtilen işleme tabi tutulur. Bunların, hurda malzeme stoku için açılacak kartlara giriş kaydı yapılır. Hibe olarak alınan malzemenin ambar girişi Madde 22-(1) Her hangi bir malzemenin hibe kabul işlemi; Maddi Duran Varlıklar ve Demirbaş Eşya yönergede yer alan esaslara göre yapılır. (2) Hibe olarak alınan malzemenin emsal bedeli esas alınmak suretiyle teslim alma ve giriş işlemi tamamlanır. Sayım fazlası malzemenin ambara girişi Madde 23-(1) Sayım sonlarında fazla çıkan malzeme, ambara yeniden gelmiş gibi tutulan sayım tutanağına dayanılarak, 16. maddede belirtilen Giriş Fişi düzenlemek suretiyle yapılır. Yalnız bu gibi fazla malzemeye ait Giriş Fişlerinin 1.ve 2. nüshalarının satın alma işlemi yapılmayacağından dağıtımı yapılmaz. Satın alınan malzemeden istenilen yere teslim edilenlerin girişi Madde 24 -(1) Genel Müdürlük veya Başmüdürlüklerce satın alınan malzeme, fiilen ambara girmeden iş icabı doğrudan doğruya istenilen yerlere teslim edilmişse muayene ve teslim alınmasından sonra Başmüdürlük merkezinde teslim alınanlar için 16. madde aynen uygulanır. Bir Başmüdürlükten diğer bir Başmüdürlüğün merkez müdürlüğüne gönderilen malzemenin girişi Madde 25-(1) Bir Başmüdürlükten diğer bir Başmüdürlüğün merkez müdürlüğüne gönderilen malzeme, bu müdürlüğün bağlı olduğu başmüdürlüğe gönderilmiş gibi işlem görecektir. (2) Başmüdürlüğün malzeme ve muhasebe servislerinde ve ambar kayıtlarında, düzenlenen fişlere göre, Başmüdürlüğe giriş ve aynı zamanda çıkış işlemi yapılır. Transit malzeme girişi Madde 26-(1) Müteahhidine verilmek üzere, ambara transit olarak gelen malzemenin ambara girişi : (2) PTT A.Ş. tarafından, yabancı ülkelerden satın alınan müteahhidi tarafından işyerinde monte edilerek veya inşa edilerek işler vaziyette, bütün halinde teslim edilmek üzere gelen malzeme, ambarda 11. maddede bildirildiği gibi teslim alınır. Yalnız 14. Maddede açıklanan Geçici Teslim Alma Fişi yerine, bu fişe yazdırılacağı bildirilen aynı bilgiler yazılmak ve ayrıca masrafları ile beraber ambara maliyeti gösterilmek suretiyle Giriş Fişi düzenlenir. Fiş nüshalarına Transit Malzeme damgası vurularak veya renkli kalemle yazılarak dağıtım yapılır. Bu malzeme, ambarda ve malzeme servislerinde diğer kartlardan ayrı renkli olarak açılacak kartlarda kayda alınır. Ambara girişte dikkat edilecek hususlar Madde 27 (1) Ambara giriş işlemlerinde; satın alınan malzemenin, ambara girişi yapılmadan çıkışı yapılamaz. 2) Ölçü birimleri ; a) Malzeme alımlarında, satışlara esas ölçü birimi ne olursa olsun, ambara giriş işlemi yapılırken bunlar ambardan malzeme çıkışında kullanılan esasa göre çevrilerek kayıtlara alınır. b) Türkiye sınırları içerisinde kanuni ölçü sistemi, metrik sistemdir. Yabancı ölçü sistemleri ile fatura edilen malzemenin miktarları metrik sisteme çevrilir. Yalnız malın niteliğini tespit eden ve uluslararası kullanılan ölçüler (örneğin bir parmak boru gibi ) metrik sisteme çevrilmez. BEŞİNCİ KISIM Ambar Çıkış İşlemleri BİRİNCİ BÖLÜM Malzemenin ambardan çıkış şekilleri Sayfa 6
Madde 28- (1) Malzeme, ambardan üç şekilde çıkış işlemi yapılarak kayıtlardan düşülür. a) Ambar mevcudu malzemenin çıkış işlemleri. b) Fiilen ambara girmeden, iş icabı doğrudan doğruya yerine teslim edilen malzemenin çıkış işlemleri. c) Transit olarak gelen malzemenin çıkış işlemleri. İKİNCİ BÖLÜM Ambar Mevcudu Malzemenin Çıkış İşlemleri Sarf ve kullanmaya verilen malzemenin ambar çıkışı Madde 29-(1) Sarf edilmek veya kullanılmak üzere talep edilen malzemenin ambardan çıkış işlemi: a) Sarf ve kullanma yeri belli olan her türlü malzemeyi, doğrudan doğruya sarf edecek veya kullanacak olanlar bunları usulüne uygun olarak tanzim edecekleri 150.0001-006003/4 Stok No lu Talep ve Çıkış Fişi ile bağlı oldukları Başmüdürlüğün ambarından temin ederler. b) 21. madde gereğince, ambara iade edilenlerden ikinci bir defa başka işe verileceklerin Talep ve Çıkış Fişi nüshalarına kullanılmış malzeme damgası vurulur veya renkli kalemle yazılır. Başmüdürlükten Başmüdürlüğe ambar çıkışı Madde 30-(1) Bir Başmüdürlükten diğer bir Başmüdürlüğe gönderilen malzeme için; a) 11. maddede de açıklandığı üzere Başmüdürlüklerin, Genel Müdürlükten yapacakları malzeme taleplerine karşılık veya Başmüdürlüklerde yapılacak işler için, Genel Müdürlük,çe sevki gerekli görülen malzeme, 150.0001-006009 / 10 Stok No. lu Sevk ve Teslim Alma Fişi düzenlenerek sevk edilir. Bu fişlerin bir nüshası, malzeme şubesinde alıkonulur. Diğer 9 ncu nüsha, malzemeyi sevk edecek Başmüdürlüğe gönderilir. Malzeme sevk e hazırlandıktan sonra fiş nüshalarından; 1) Bir nüshası, ambarda (kartlarda çıkış işlemi yapılmak üzere) bırakılır. 2) Bir nüshası, Genel Müdürlük Satınalma Dairesi Başkanlığına (istenilenin sevkine bilgi olmak ve Stok Kontrol Kartlarında çıkış işlemi yapılmak üzere) gönderilir. 3) Bir nüshası sevk eden Başmüdürlüğün muhasebe servisine ( gerekli dekont işlemi yapılmak üzere) gönderilir. 4) Bir nüshası, ilgili malzeme sevisinde ( ambar hesabında çıkış yapılmak üzere ) alıkonulur. 5) Diğer beş nüsha, teslim alacak olana gönderilir. Bunlardan bir nüsha, malzemenin konduğu ambalaj içerisinde gönderilir. b) Değeri, 19. madde de belirlenen demirbaş malzeme üst limitinden aşağı olup, ilk çıktığı işe masraf kaydedilen demirbaş malzemeden, Başmüdürlükler arası yapılacak sevkiyat da, yalnız bu cins malzeme için ayrı olarak düzenlenecek Sevk ve Teslim Alma Fişine kullanılmış malzeme damgası vurulur veya renkli kalemle yazılır. Sayım noksanlarının ambar çıkışı Madde 31-(1) Sayım sonunda noksan çıkan malzeme: a) Sayım neticesi, ambar mevcudu malzemede, malzemenin özelliğine bağlı olarak, çürüme, fire verme, bozulma veya dökülmeden dolayı meydana gelebilecek noksanlıklar, tutulacak tutanağa istinaden 150.0001.6011/12 Stok No lu Kayıt Silme Fişi düzenlenerek kayıtlardan düşülür. b) Ambarda yukarıda bildirilen hallerin dışında oluşan noksanlıklardan, kayıtların mevcutları ile uygunluğu sağlamak üzere sayım tutanağına dayanılarak her yıl Muhasebe Finansman Dairesi Başkanlığınca Başmüdürlüklere verilen terkin yetki limitine kadar olanlar, Başmüdürün, terkin yetki limitini aşan değerin üzerinde olanlar ise Genel Müdürlüğün onayı ile 150.0001.006011/12 Stok No lu Kayıt Silme Fişi düzenlenerek bu miktarlar kayıtlardan düşülür. Ayrıca, bu noksanların sebebi ve bir sorumluluk olup olmadığı araştırılarak Genel Müdürlüğe bildirilir. Hibe yoluyla verilecek malzemenin ambar çıkışı Madde 32- (1) PTT A.Ş. de uzun yıllar kullanıldıktan sonra zamanla verimsiz hale gelen veya teknik sebeplerle kullanılmaz durumda bulunan ve bu nedenle sabit kıymet vasfından çıkarılan, Sayfa 7
hurdaya ayrılan veya atıl durumda bulunan malzemeler ile, halen PTT A.Ş. de kullanılabilmekle beraber, değişen teknolojiye göre kullanımı verimli olmayan malzemelerden, Resmi Kurum ve Kuruluşlarca talep edilmeleri halinde, PTT A.Ş. Yönetim Kurulunca belirlenecek hibe yetki devri limitleri dahilinde hibe olarak verilir. Yok etme veya satışla ambar çıkışı Madde 33-(1) Ambar mevcudu malzemeden, yok edilecek veya satılacak malzemenin, ambar çıkış işlemi aşağıdaki gibi yapılır. a) Satılacak veya yok edilecek malzemenin, Muhasebe ve Finansman Dairesi Başkanlığınca belirlenerek Başmüdürlüklere verilen terkin yetki limitleri dahilinde bulunanların, Başmüdürün onayı ile, yetki limiti üzerinde olanların ise satılması ve yok edilmesi Genel Müdürlükten onay alınmak suretiyle yapılır. b) 21. madde de açıklanan şekilde ambara iade edilen veya ambarda mevcut olan malzeme; yok etme ve satış teklifleri öncesinde, Başmüdürlüğünce tayin olunacak uzman veya yetkili bir kurul tarafından, elden geçirilir. Bu işlem sırasında; 1) İşletmenin başka işlerinde yedek parça veya hammadde olarak kullanılabilecekler tespit edilerek cinsine göre ayrılırlar. 2) Cihazlar, makineler, vasıtalar gibi sabit kıymetler ile demirbaşlar ve sarf malzemeleri için ayrı ayrı üçer nüsha 150.0001-006401 Stok No lu Kayıt Silme Teklif Raporu düzenlenir. Bu raporlara malzemenin kod numarası, cinsi, nitelikleri, miktarı, o anki durumu ile kayıtlı fiyatları ve satılması gereken hallerde tahmin edilen fiyatı yazılır. Şayet yukarıda bildirildiği gibi İşletmenin başka işlerinde yedek parça veya hammadde olarak kullanılabilecek aksam tespit edilmiş ise, tahmini fiyatları ile birlikte bu raporda gösterilir. 3) Düzenlenen raporlardan bir nüshası teklif eden Başmüdürlüğün malzeme servisinde kalmak üzere, iki nüshası Genel Müdürlük Satınalma Dairesi Başkanlığına gönderilir. Genel Müdürlüğün ilgili Dairelerinde yapılacak incelemeye göre elden çıkarılması uygun görülenler, Satınalma Dairesi Başkanlığınca Makamın onayına sunulur. Onay alındıktan sonra, nüshalardan bir adedi dosyasında saklanmak üzere Satınalma Dairesi Başkanlığında alıkonulur, diğeri gereği yapılmak üzere teklifi yapana gönderilir. 4) Teklifi yapan, onayı alınca ilgili mevzuat hükümlerine göre işlemi tamamlatarak satışı gerçekleştirir. 5) Kayıt Silme Teklif Raporu veya tutanak yapıldıktan sonra satışa sunulan malzeme üzerinden herhangi bir yedek parça alınmaz, bunlar, raporlardaki sırasına göre ayrı ayrı istif edilir. 6) Satışa çıkarılan hurda malzemenin, alıcısı çıkmaması halinde yine Genel Müdürlüğün onayı ile yok edilmesi yoluna gidilir. Satışından az da olsa gelir sağlanabilecek malzeme yok edilmeyip satılır. 7) Kayıt Silme Teklif Raporları yılda bir kez olmak üzere senenin 9. ayında Genel Müdürlüğe gönderilmesi gerekmekte olup, Genel Müdürlükte işlemlerin tamamlanmasını müteakip satış işlemine başlanacaktır. c) Yukarıda açıklanan hallerden biri ile elden çıkarılan malzeme için Kayıt Silme Teklif Raporlarına, satış veya yok etme tutanağına dayanılarak 6 nüsha 150.0001-006011/12 Stok No lu Kayıt Silme Fişi, Başmüdürlüğün malzeme servisince düzenlenir. Bu fişlerin; 1) Bir nüshası, ilgili malzeme ambarına verilir. Satılan veya yok edilen malzeme, Ambar Kartlarındaki kaydından düşürülür. 2) İki nüshası, malzeme servisinde kalır. Stok Kartı kayıtlarından düşülür. Bir nüshası, teklif evrakı ile dosyalanır. Diğeri, ait olduğu ambarın çıkış dosyasına konur. 3) İki nüshası Genel Müdürlük Satınalma Dairesi Başkanlığına gönderilir. Burada tutulan kartlarda gerekli işlem yapılır. Bir nüshası teklif raporu ile dosyalanır, diğeri Başmüdürlüğün çıkış dosyasına konur. 4) Bir nüshası, Başmüdürlüğün muhasebe servisine gönderilir. Üretim ve yapım için ambar çıkışı Madde 34-(1) Malzemesi PTT A.Ş. tarafından verilen, işçiliği müteahhide ait olan işler için, Sayfa 8
sözleşmesi gereğince verilecek malzemenin ambar çıkışı, sözleşmesine ve kendilerinden alınacak teslim tutanağına istinaden düzenlenecek kayıt silme fişi ile yapılır. Olağanüstü hallerde ambar çıkışı Madde 35-(1) Doğal afet ile mücbir sebep hallerinde ambar mevcudu malzemeden, zayi olan malzeme için olayın meydana gelmesini müteakip ivedi olarak durum bir tutanakla tespit edilir ve bağlı bulunduğu Başmüdürlüğün vasıtasıyla Genel Müdürlüğe bildirilir. Bundan sonra verilecek emre göre hareket edilerek, gerekli kayıt silme işlemi yapılır. Ödünç olarak verilecek malzemenin ambar çıkışı Madde 36-(1) Ödünç olarak verilmesi istenilen malzeme, aşağıda açıklanan esaslar dahilinde ve Genel Müdürlükten onay alınmak şartıyla verilebilir. a) Ödünç olarak verilecek malzemenin iade süresi belirlenir. b) Sarf maddeleri ise aynı cins, nitelik ve şekilde geri alınır. İmkansızlık hallerinde durum Makama bildirilerek, alınacak emre göre hareket edilir. c) Demirbaş malzeme, işler ve kullanılır durumda geri alınır. Tamiri gerekenlerin masrafı, tamamen malı ödünç olarak alana aittir. Aksi takdirde, (b) fıkrasına göre işlem yapılır. Bu gibi malzemeye, iade ücreti şart konmuşsa, ücret peşinen alınır. ç) Malzeme, ödünç olarak verilirken ve geriye alınırken, miktar, cins, nitelik şekil, model, tip ve boyutları ile o anki durumları bir tutanakla tespit edilir. d) Malzemenin alınmasında ve geri verilmesindeki taşıma masrafları alana aittir. e) Ödünç verilen malzemenin ambar çıkış işlemi, onayına istinaden düzenlenecek, kayıt silme fişi ile yapılır. Bu fişler 31. maddede ki gibi dağıtılır. Ayrıca, üzerindeki açıklamaya göre, ödünç malzeme için açılan kartlarda kayda alınır. Tamir için ambar çıkışı Madde 37-(1) Ambar mevcudu malzemeden, ambarda tamiri mümkün olmayanlar tamir ettirilmek üzere 150.0001-006014 Stok No lu Malzeme Tamir Fişi ile tamirhanelere gönderilir. Bu malzeme için çıkış işlemi yapılmaz. Ancak Tamir Fişine göre kayda alınarak takip edilir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Fiilen Ambara Girmeyen Malzemenin Ambar Çıkış İşlemleri Satın alınan veya mevcut malzemenin doğrudan doğruya istenilen yere gönderilmesi halinde ambar çıkışı Madde 38-(1) Genel Müdürlük ve Başmüdürlüklerce satın alınan malzeme, fiilen ambara girmeden, iş gereği doğrudan doğruya istenilen yere teslim edildiği hallerde, 16.maddede belirtildiği üzere Giriş Fişi ile Talep ve Çıkış Fişi düzenlenmez. Doğrudan kullanıma verilir. Bir merkez müdürlüğünden diğer Başmüdürlük veya merkez müdürlüğüne sevk edilen malzemenin ambar çıkışı Madde 39-(1) Herhangi bir merkez müdürlüğünden, diğer bir Başmüdürlüğe veya başka bir Başmüdürlüğün merkez müdürlüğüne sevk edilen malzemenin; a) Sevk eden merkez müdürlüğünden bağlı bulunduğu Başmüdürlüğe İade Fişi ile iade, b) Bu Başmüdürlükten sevk edilen Başmüdürlüğe, Sevk ve Teslim Alma Fişi ile çıkış, c) Teslim alan Başmüdürlüğe, Sevk ve Teslim Alma Fişi ile giriş, merkez müdürlüğüne Talep ve Çıkış Fişi ile çıkış, işlemi yapılır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Transit Olarak Gelen Malzemenin Çıkış İşlemi Transit malzemenin ambar çıkışı Madde 40-(1) Müteahhide verilmek üzere ambara transit olarak gelen malzemenin çıkışı; a) PTT A.Ş. ce yabancı ülkelerden satın alınan ve müteahhidi tarafından işler durumunda teslim edilmek üzere gelen malzeme, teslim alındığı ambardan doğrudan doğruya müteahhidine teslim edilecekse, bu malzemenin çıkış işlemi, Kayıt Silme Fişi ile yapılır. b) Şayet bu malzeme, işin yapılacağı yere, İşletme tarafından sevk edilecek ve o yerde Sayfa 9
müteahhidine verilecekse, Sevk ve Teslim Alma Fişi düzenlenerek, o yere sevk edilir. Yalnız, bu fişin nüshalarına transit malzeme damgası vurulur veya renkli kalemle yazılır. Sevk edilen yerde yine Kayıt Silme Fişi düzenlenerek çıkış işlemi yapılır. c) Bu malzemenin 24. Maddede açıklandığı gibi ayrı olarak açılacak kartlarda giriş ve çıkış işlemi yapılır. ALTINCI KISIM Malzemenin Ambardan İhtiyaç Yerine Teslimi Madde 41-(1) Ambarlardan malzeme; a) Genel Müdürlük de: her dairenin bu işle görevlendirdiği memura, b) Başmüdürlüklerde: Başmüdürün görevlendirdiği memura, c) Merkez müdürlüklerinde: müdürün görevlendirdiği memura, ç) Tamirhanelerde: o yerdeki amirin tayin ettiği görevliye, teslim edilir. (2) Bu işle görevli memurlar aldıkları malzemenin iyi kullanılmasından, bakımından ve hesabının verilmesinden sorumludur. Ayrıca bunların unvanları, adları, imza örnekleri bir yazı ile malzeme servisine bildirilip, ambara da tebliğ olunur. YEDİNCİ KISIM Malzemenin Fiyatlandırılması Fiyatlandırma işleri Madde 42-(1) Satın alınan malzeme, faturasına ve satın alma şartlarına göre, yapılan masrafların belgelerine (ithal edilen malzemede navlun, sigorta, gümrük, liman, nakliye, muayene ve bunun gibi) istinaden, malzeme servisinde hesaplanarak ambara teslim maliyeti tespit edilir. Giriş fişine kayıt edilir. a) Satın alınan malzemenin faturasında, malzeme çeşitleri ayrıntılı olarak, fiyat ve tutarlar ayrı ayrı gösterilmeden tamamına ait bedel bir kalemde kaydedilmişse, malzeme çeşitleri ayrıntılı olarak veya teferruatı aşağıda (b) fıkrasında açıklanan hallerde olduğu gibi fiyatlandırılır ve bedellerinin toplamının fatura tutarına eşitliği sağlanır. b) Hibe edilenler ile, ambar fazlası çıkan malzeme, bir kurul tarafından ambarda mevcudu varsa, mevcudun fiyatıyla kıyaslanarak, yoksa maliyet bedeli ve piyasa fiyatları araştırılarak ve kullanılmış eşya için ayrıca yıpranma dereceleri de dikkate alınarak, fiyat takdir edilir. Gerektiğinde mahalli borsalardan, ticaret ve sanayi odalarından, belediyelerden, derneklerden sorularak bedelleri tespit edilir. Bu evraka göre, Giriş Fişinde fiyatlandırılır. c) İşten artan veya kullanılmasına lüzum kalmayarak ambara iade edilenler malzeme servisinde tutulan Stok Kartlarındaki bedel üzerinden fiyatlandırılır. Demirbaş malzeme Maddi Duran Varlıklar Yönergesine göre fiyatlandırılır. Fiyatı belli olmayanlar için yukarıdaki (b) fıkrası uygulanır. ç) Ambardan çıkışı yapılan malzeme, malzeme servisinde tutulan kartlardaki fiyat üzerinden fiyatlandırılır. d) Fabrika veya atölyelerde imal edilenler veya eskilerinden bozulup yeniden meydana getirilenler iş emrine veya maliyet fişine göre fiyatlandırılır. e) Müteahhitlere imal ettirilenlerden; 1) Malzemesi müteahhide ait olanlar müteahhidin faturasına göre aynen yukarıda (a) fıkrasında açıklandığı gibi fiyatlandırılır. 2) İşçiliği müteahhide, malzemesi PTT A.Ş.ye ait olanlarda, ise verilen malzeme bedeli ile işçilik hesaplanarak imal edilmiş malzeme olarak fiyatlandırılır ve Giriş Fişinde detayları gösterilir. 3) İşçiliği ve bir kısım malzemesi müteahhide ait ise, PTT A.Ş ce verilen malzeme de hesaplanmak suretiyle fiyatlandırılır. Giriş Fişinde detayları gösterilir. 4) İmalin ve malzemenin bir kısmı müteahhide bir kısmı PTT A.Ş. ye ait ise, PTT A.Ş. ce verilen malzeme bedelleri ile yazı veya tutanağında belirtilen işçilik müteahhid faturasına ilave Sayfa 10
edilerek hesaplanmak suretiyle, imal edilmiş malzeme olarak fiyatlandırılır. f) Yukarıda açıklanan hallerde, sigorta, gümrük, liman, hamaliye ve bunun gibi masraflar varsa ve bunlar PTT A.Ş. ye ait ise, bu masraflar da fiyatlandırma işlemine dahil edilir. g) Ambara ilk girişte, maliyeti tespit edilen bir malzemenin üzerine Genel Müdürlükçe aksine bir emir verilmediği takdirde bir daha masraf ilave edilerek fiyatı arttırılmaz. SEKİZİNCİ KISIM Malzeme Kayıt İşleri Malzeme kayıtlarının tutulması Madde 43-(1) Ambarlara giren ve bunlardan sarfa veya kullanıma verilen her türlü malzemenin, ambarlarda ve malzeme servislerinde, aşağıda bildirilen esaslar dahilinde kaydı tutulur. a) Ambarlarda; 1) Ambar mevcudu malzemenin stok numaralarına, varsa parça numaralarına, teknik adlarına ve niteliğine göre 150.0001-006101 Stok No. lu Ambar Kartı açılarak, giren ve çıkan malzemenin miktarı bu kartın açıklamasında belirtilen şekilde kayıt edilir. Kartlarda görülen kalan sütunlardaki miktar, ambardaki mevcuda uygun olmalıdır. 2) Yeni alınan malzeme ile kullanılmış ve hurda malzemenin kayıtları birbiri ile karıştırılmaz. Bunlar için ayrı ayrı kart açılır. b) Başmüdürlüklerin malzeme servisinde: Ambarlara giren ve çıkan her türlü malzemeyi kaydetmek üzere; 1) Ambardaki kartlara denk olarak 150.0001-006102 Stok No. lu Stok Kartı açılır. Bu kartlara giren ve çıkan malzemenin gerek miktarı ve gerekse bedeli açıklamasında belirtilen şekilde kaydedilir. Bu kartlarda görülen miktar ile ambar kartları ve ambar mevcudunun uygunluğu sağlanır. 2) Stok Kartlarında yer alan tutar sütunlarının doğruluğunu sağlamak ve aylık olarak Başmüdürlüğün muhasebe servisi ile stok hesaplarında uygunluğu sağlanmak üzere 150.0001-006103 Stok No. lu Stok Grubu Hesap Özeti Kartı her malzeme için grup hesap numarasına ve grup adına göre ayrı ayrı açılır. Kartın açıklamasında belirtilen şekilde işlem yapılarak hesaplarda kontrol ve uygunluğu sağlanır. 3) Stok Grubu Hesap Özeti Kartlarına dayanılarak iki nüsha cetvel tanzim edilir. Bu cetvelde kartların stok grubu no su, grup adı, giren ve çıkan sütunlardaki ay sonu toplamları sırasıyla kaydedilir. Genel toplam yapılır, iki nüsha da Başmüdürlük muhasebe servisine gönderilir. Bir nüshası hesaplarda uygunluk belirtilerek malzeme servisine iade edilir. c) Genel Müdürlük Satınalma Dairesi Başkanlığı Malzeme Şubesi Müdürlüğünde; Genel Müdürlük teşkilatı ambarlarına giren ve çıkan malzemenin hareketini takip ve kontrolünü temin etmek üzere her malzemenin stok numarasına varsa parça numarasına, teknik adı ve niteliğine göre 150.0001-006104/5 Stok No lu Stok Kontrol Kartı açılır. Bu karta ambarlara giren ve çıkan malzemenin miktarı, ambar işlemlerine ait fiş nüshalarına dayanılarak kayıt edilir. DOKUZUNCU KISIM Hesap İşleri Hesapların verilmesi Madde 44- (1) Her sene sonunda ambarlar bağlı bulundukları Başmüdürlüğe, Başmüdürlüklerde Genel Müdürlüğe o sene içinde alınan, verilen ve elde kalan malzemenin hesabını ilgili malzeme servisi kanalıyla vermekle sorumludurlar. (2) Bu hesaplar en geç 1 Şubat tarihine kadar Genel Müdürlüğe gönderilecektir. Malzeme hesaplarının hazırlanması Madde 45-(1) Malzeme hesapları aşağıda bildirilen esaslar dahilinde hazırlanır: (2) Sayımlar; a) Her yıl 1 Aralık tarihi itibarı ile göreve başlamak üzere; malzeme biriminin bağlı bulunduğu Başmüdür yardımcısı, Başmüdür Yardımcısının bulunmadığı Başmüdürlüklerde Başmüdürce görevlendirilecek Müdür başkanlığında; malzeme birim amiri, ambarda malzemesi bulunan en Sayfa 11
az 3 birim amiri veya bu amirden sonraki en yetkili personel, en az 1 muhasebe personeli, gerektiği kadar uzman personelin katılımı ile Malzeme Sayım Komisyonu oluşturulur. Bu komisyon Başmüdürün onayı ile teşekkül ettirilir. b) Komisyon üyeleri sayım süresince sayımı aksatmamak üzere asli görevlerine devam ederler. Sayım esnasında; ölçü, tartı, taşıma ve yükleme gibi işler için ilave personel çalıştırabilir. c) Sayımlarda, ilgili ambar sorumlusu hazır bulunur. Sayımların hazırlanması, planlanması, kontrolü ve sonuçlandırma işlerinden Malzeme Sayım Komisyonu sorumludur. ç) Sayımlara hazırlık mahiyetinde olmak üzere ; 1) Senenin son günü akşamına kadar ambarlara giren ve çıkan her türlü giriş ve çıkış fişleri gerek Başmüdürlük malzeme servisinin ve gerekse ambarın kayıtlarına işlenmiş olacak ve kalan sütununda gösterilen en son miktar sene sonu mevcudu ve takip eden seneye devir olarak kartlarda gösterilir. 2) Yukarıda bildirilen işlemle beraber ambar mevcudu malzeme için, ilgili malzeme servisinde 150.0001-006501 stok no lu Malzeme Envanter Cetveli, Stok Kartlarındaki bilgiye göre, açıklamasında belirtilen şekilde her malzeme grubuna ayrı olmak üzere 4 er nüsha hazırlanır. 3) Ambar mevcudu malzemenin sayımı için Ambar Kartları, malzemenin bulunduğu ranzalara ve yerlerine göre ayrılarak ambara ait Malzeme Envanter Cetvelleri ile birlikte Sayım Komisyonuna verilir. 4) Sayım sonunda elde edilen sonuçlar ambar sayımında Ambar Kartlarına işaret edilir ve Malzeme Envanter Cetveline gerekli açıklama yazılarak Malzeme Sayım Komisyonunca imzalanır. Kartların devir satırı paraf edilir. Cetveller ve kartlar ilgili malzeme servisine verilir. 5) Malzeme Sayım Komisyonu tarafından iade edilen Ambar Kartları ile Malzeme Envanter Cetvelleri malzeme servisinde tutulmakta olan kayıtları ile karşılaştırılır. 6) Fazla ve noksanlar için gerekli giriş ve kayıt silme işlemine başlanır. Kayıtlarda uygunluk sağlanır. (3) Hesapların verilmesi; a) Yukarıda açıklanan işlem tamamlanınca Malzeme Envanter Cetvelleri Başmüdür tarafından tasdik edilir. Bu cetvellerin bir nüshası Genel Müdürlük Satınalma Dairesi Başkanlığına, iki nüshası Başmüdürlüğün muhasebe servisine gönderilir. Bir nüshası da malzeme servisinde alıkonulur. b) Genel Müdürlük Satınalma Dairesi Başkanlığına gelen cetveller ile Başkanlıkta tutulan kayıtlar karşılaştırılır, uygunluk sağlanır. Cetveller ait olduğu Başmüdürlüğün dosyasına konur. ONUNCU KISIM Diğer Hükümler Kontrol işleri Madde 46- (1) Ambarlar, her zaman Ana Depo Müdürü veya Malzeme Servisi Müdürü yoksa yetkilisi tarafından kontrol edilir. Ayrıca ambarlardaki malzemeyi, Genel Müdürlükçe yetki verilecek olanlar ile Genel Müdürlük Satınalma Dairesi Başkanı, Başkan Yardımcısı, Malzeme Şubesi Müdürü kontrol eder. Kontrolde gözetilecek hususlar Madde 47-(1) Özel olaylar dışında kontrollerde, a) Yapılan işlerin yönerge esaslarına ve emirlere göre yapılıp yapılmadığı, b) İşlerin düzeni ve hızı, c) Gerekli görüldüğünde yapılacak sayımlarda mevcudun kayıtlara uygunluğu, göz önünde tutulur. Devir ve teslim işleri Madde 48-(1) Devir ve teslim işleri aşağıdaki şekilde yapılır, a) İşlerinden herhangi bir sebeple ayrılan ambar sorumluları yeni atanan ambar sorumlusuna ambarı devretmeye mecburdur. Devir ve teslim ilgili malzeme servisinden bir şahıs ile devreden ve devralacak arasında kayıtlara göre sayılmak suretiyle yapılır ve bir tutanak düzenlenerek imzalanır. Sayfa 12
b)devredenden usulünce devralmayanlar çıkacak noksanları ödemekle yükümlüdürler. c) Görevlerinden izin, hastalık veya diğer bir sebeple geçici ayrılan veya ayrılacaklar, devirlerini vekil olacak kişiye vereceklerdir. Devir yapma imkanı olmayan hallerde, sorumluluk kendilerine ait olmak üzere yerine malzeme müdürünün yoksa yetkilisinin oluru ile bir vekil bırakabilir. Vekil, her ne kadar alma, verme ve yanlışlıklardan sorumlu olacaksa da geçici ayrılan memur dönüşünde vekili zamanında yapılan işleri kontrol ederek bir noksanlık gördüğü takdirde durumu en geç 7 gün içerisinde bağlı olduğu Başmüdürlük malzeme servisine bildirir. ç) Olağanüstü durumlarda devir ve teslim yapmadan veya yapamadan ayrılmalar da yetkili makamların emri ile derhal tayin olunacak üç kişilik bir veya birkaç kurula acilen sayım yaptırılır. Sonuç en kısa zamanda ayrılana bildirilir. Kusurlu olanlar hakkında Genel Müdürlükten alınacak emre göre hareket edilir. Ambar çalışma saatleri Madde 49-(1) Ambarlar, Genel Müdürlükçe belirlenen mesai saatleri içerisinde açılır ve kapanır. Olağanüstü durumlarda ambar memuru olmadığı zamanlarda Başmüdür tarafından tayin olunacak 3 kişilik bir kurul huzurunda açılır. Durum bir tutanakla tespit edilir. Ambarlarda olağanüstü hal görülmesi Madde 50-(1) Ambarlarda olağanüstü bir hal görüldüğü takdirde ilgili malzeme servisi amiri haberdar edilir. Durumun soruşturulması için gerekli önlem Başmüdürlükçe alınır. Yönergede bulunmayan hususlar Madde 51-(1) Yönergede bulunmayan hususlarda genel hükümler uygulanır. Yürütme Madde 52 (1) Bu Yönerge PTT A.Ş. Genel Müdürünce yürütülür. Yürürlük Madde 53- (1) Bu Yönerge PTT A.Ş. Yönetim Kurulunun onay tarihinden itibaren yürürlüğe girer. STOK TALEP FİŞİ ( Stok No: 150.0001-006001/ 2 ) Bu fiş Başmüdürlük malzeme servisinde üç nüsha olarak hazırlanır. Fiş üzerinde harfler ve rakamlar ile gösterilen hanelere; a)...müdürlüğü malzemeyi talep eden ünitenin adı yazılır. b) Talep No: O Başmüdürlüğün taleplerini göstermek için her sene başında 1 numaradan başlamak üzere verilen ve devam ettirilen numara yazılır. c) Talep tarihi: Bu fişin hazırlandığı yani talebin yapıldığı tarih yazılır. d) Sayfa adedi: Hazırlanan talep listesi birkaç sayfa olursa takım halinde kaç sayfadan ibaret olduğu yazılır. e) Kayıt No: Başmüdürlüğün evrak kayıt numarasıdır. f) Tarihi:Evrakın tarihidir. g)...:başmüdür veya yerine yetkili şahısların unvan ile imza yeridir. h) Talep nüshası: Takımı teşkil eden nüshanın hangi iş için kullanılacağını gösterir. Birinci nüshası talebi, ikinci nüshası bilgiyi, üçüncü nüshası talebi yapanı içerir. i) Tarihi: Bu fişin PTT A.Ş. ye geliş tarihi kaydedilir. J) Kayıt No: PTT A.Ş. evrakında verilen numaradır. k) Başmüdürlüğe bilgi tarihi: Bilgi nüshasının Başmüdürlüğe iade edildiği tarih yazılır. l) Sevk ve Teslim Alma Fişi No: Talep edilen malzemenin sevki için depolara gönderilen fişin numarası yazılır. 1 No. lu Sütuna : Malzemenin stok numarası yazılır. 2 No. lu Sütuna : Malzemenin adı ve niteliği yazılır. 3 No. lu Sütuna : Talep edilen malın ölçü birimi yazılır. 4 No. lu Sütuna : Bu fiş tanzim edildiği esnada istenen malzemeden Başmüdürlük ambarında mevcut olan miktar yazılır. 5 No. lu Sütuna : Talep edilen miktar yazılır. Sayfa 13
6,7 ve 8 no. lu sütunlar, PTT A.Ş. Satınalma Dairesi Başkanlığında aşağıda bildirilen şekilde doldurulur. 6 No. lu Sütuna: Talebe karşı gönderilecek miktar yazılır. 7 No. lu Sütuna: Gönderileceği bildirilenlerin hangi depodan veya ambardan sevk edileceği kayıt edilir. 8 No. lu sütun boş bırakılmışsa: Yalnız verilecek miktar sütununda yazılı olanın gönderileceğini ifade eder. Aşağıdaki rumuzlardan birisi yazılmışsa: AG= Anlaşılamadı. Gönderilmedi. EV= Evvel gönderildi. YS= Yok. Sipariş edilecek. İK= İsteğiniz karşılanmayacaktır. SY= Stoğu yapılamaz. SG= Sipariş edildi. Gönderilecektir. SK= Stoğunuz kafidir. TALEP VE ÇIKIŞ FİŞİ Stok No: 150.0001-006003/ 4 Bu fiş malzemeyi gerek gösteren servisin yetkilisince 7 nüsha olarak hazırlanır. Fiş üzerinde harfler ve rakamlar ile gösterilen hanelere: a)...ambarı; Boşluğa malı verecek Başmüdürlüğün adı yazılır. b) Talep no; O servisin taleplerini göstermek için her sene başında 1 numaradan başlamak üzere verilen ve devam ettirilen numara yazılır. c) Talep tarihi; Bu fişin hazırlandığı tarih yazılır. d) Çıkış no; Sene başında 1 den başlamak üzere ambar çıkışlarına ait belgelere verilen ve devam ettirilen numara yazılır. Malzeme verildiği veya gönderildiği zaman bu numara fiş üzerine yazılır. e) Talebi yapan; Malzemeyi kullanacak veya sarf edecek servisin adı yazılır. f) Ne iş için talep edildiği; Malzeme hangi işte kullanılacak ise o iş ve yeri yazılır. g) Talebi yapanın; Malzemeyi talep eden servis amirinin ismi yazılır, imzalattırılır. h) Verilmesi uygundur; Ambardan verilmesi için Başmüdür veya yerine vekil ettiği yetkili şahsın adı veya soyadı yazılır, imzalattırılır. i) Masraf; Hesaplarına girecek sarf malzeme taleplerinde Başmüdür muhasebe servisine, yatırım hesaplarına girecek gerek sarf gerekse demirbaş malzeme taleplerinde Başmüdürlüğün ilgili işletme servisine gönderilerek imzalattırılır. J) Hesabı yapan; Ambardan verilenleri malzeme servisinde tutulan kartlardaki kayıtlardan hesaplayarak fiatlandıran ve fiş üzerinde ait olduğu ( 6 ve 7 no. lu) sütunlara kaydederek toplamını yapan imza veya parafe eder. k) Karta işleyen, Fiş nüshaları, dağıtımın yapıldığı yerlerde bir işleme tabi tutulursa işlemi yapan o yere ait nüshada, bu haneyi parafe eder. l) Toplam; Verilen malzemenin toplam bedeli olup hesabı yapan tarafından toplanarak kayıt edilir. m) Fişin takımını oluşturan her nüshaya matbu olarak 1 den 7 ye kadar numara vurulmuş ve numaralı nüshaların nerelere dağıtılacağı yazılmıştır n) Verildiği tarih; Malzemenin verildiği veya gönderildiği tarihtir. o) Ambalaj adedi; Gönderilen mal kaç parça halinde gönderildi ise toplam parça adedi yazılır. ö) Sevk vasıtası; Malzeme hava, kara ve deniz vasıtalarından hangisi ile gönderiliyorsa adı yazılır. p) İlgili ambar memurunca adı ve soyadı yazılarak imzalanır. r) Malzemeyi teslim alan mutemet unvanını, adını yazarak teslim aldığına dair imzalar. 1 No. lu sütuna; Malzemenin kataloğunda belirtildiği şekilde stok numarası yazılır. 2 No. lu sütuna; Malzemenin adı ve niteliği yazılır. Sayfa 14
3 No. lu sütuna, Talep edilen malzemenin ölçü birimi yazılır 4 No. lu sütuna, Talep miktarı yazılır. 5 No. lu sütuna; Verilecek miktar yazılır. 6 No. lu sütuna, Fiyat yazılır. 7 No. lu sütuna; Tutarı yazılır. 8 No lu sütun; Kontrol sütunudur. Hesapların kontrolünde, verilenlerin sayımında kayıtlara işlenmesinde, ilgililer tarafından kendilerinde kalan nüshalarının malzeme hizalarına ( ) işareti konmakla yapılır. ( 5, 6 ve 7 no. lu sütunlar Başmüdürlük malzeme servisi tarafından doldurulur.) GEÇİCİ TESLİM ALMA FİŞİ ( Stok No: 150.0001-006005 ) Hazırlanışı; Geçici Teslim Alma Fişi, ihale suretiyle satın alınan ve satıcısı tarafından işletmenin göstereceği yerlere teslimi taahhüt edilen hallerde kullanılır. İşletmece mahalli piyasadan derhal temini olunan ve alınan malzeme için bu fiş tanzim edilmez. Malzeme depoya veya ambara teslim edilmişse ilgili ambar sorumlusu, doğrudan doğruya iş yerine teslim edilmişse, o yer tarafından 4 nüsha olarak hazırlanır. Fiş üzerinde harf ve rakamlarla gösterilen hanelere: a)...ambarı; Boşluğa malzemeyi teslim alan Başmüdürlüğün adı yazılır. b) Sıra no ve tarihi; Tanzim edilen fişlere her sene başında 1 den başlamak üzere verilen ve devam ettirilen sıra numarası ve tarih yazılır. c) Malı veren; Malzemeyi satan veya vermeyi taahhüt eden şahsın veya firmanın adı yazılır. d) Fatura veya fiş no. su; Malzemenin faturası veya fişi malzemeyle beraber verilmişse numarası yazılır. e) Fatura veya fiş tarihi; Malzemenin faturası veya fişi malzeme ile beraber verilmişse bunun tarihi yazılır. f) Sipariş no. ve tarihi; İlgili satın alma servisince yapılan satın almalara sene başında 1 den başlamak üzere verilen ve devam ettirilen numara ile tarihi yazılır. g) Parti no; Bir siparişten aynı yere değişik tarihlerde kısmi teslimat yapılacaksa, yapılan teslimatın kaçıncı parti olduğu yazılır. h) Bu hane, malzemeyi teslim alan tarafından teslim alınan kalem adedi ve teslim alma tarihi yazılmak suretiyle imzalanır ve üst amiri tarafından tasdik edilir. i) Fişin takımını teşkil eden her nüshaya, matbu olarak 1 den 4 e kadar numara vurulmuş ve nüshaların nerelere tevzi edileceği yazılmıştır. 1 No. lu sütuna; Teslim alınanın stok numarası, stok numarası yoksa grup numarası yazılır. 2 No. lu sütuna; Ayrıntıları yazılmadan çeşit itibarıyla malzemenin adı yazılır. 3.No. lu sütuna; Teslim alınanın ambalaj çeşidi yazılır. 4. No. lu sütuna; Teslim alınanın ambalaj adedi yazılır. 5. No. lu sütuna; Teslim alınan malzemenin icabında tartmak suretiyle brüt ağırlığı yazılır. 6 No. lu sütuna; Teslim alınan malzemenin ambalajında gözle görülen bir bozukluk, hasar veya pusulasına göre noksanlık, fazlalık veya değişiklik varsa açıklanır. GİRİŞ FİŞİ ( Stok No. 150.0001-006006/ 7 ) Hazırlanışı Giriş fişi, ambar memuru tarafından 6 nüsha olarak hazırlanır. Her fatura için ayrı bir Giriş Fişi tanzim olunur. Fiş üzerinde harfler ve rakamlar ile gösterilen hanelere; a)...ambarı: Boşluğa malı teslim alan Başmüdürlüğün adı yazılır. b) Giriş sıra no; Her sene başında 1 den başlamak üzere ambara malzeme girişlerinde verilen ve devam ettirilen sıra numarası yazılır. Bir parti malzemenin kalem adedi fazla olursa ve birkaç takım fiş tanzim edilecekse, bütün takımlar aynı giriş numarasını taşır. Yalnız sayfa adedi Sayfa 15
hanesine takım halinde kaç sayfa oldu ise sayfa adedi yazılır ve sayfa no. su hanesine ise sayfanın kendi numarası yazılır. c) Malı veren; Malı satan veya vermeyi taahhüt eden şahsın veya firmanın adı yazılır. d) Fatura no. ve tarihi; Fatura tarihi ile numarası yazılır. e) Sipariş no. ve tarihi; İlgili satın alma servisince yapılan satın almalara sene başında 1 den başlamak üzere verilen numara ile tarihi yazılır. f) Hesabı yapan; Bu hane, teslim alınan malzemeyi bedeli ve varsa masrafları (navlun, sigorta, gümrük, gelir vergisi, liman, hamaliye, nakliye gibi)ile ambara maliyetini hesaplayan ve fiş üzerinde ait olduğu 5 ve 6 no. lu sütunlara kaydederek toplamını yapan tarafından imza ve parafe edilir. Fiş nüshalarının dağıtıldığı yerlerde ayrıca fiyat ve tutarlar kontrol edilirse bunu yapan da bu haneyi parafe eder. g) Karta işleyen; Fiş nüshalarının dağıtıldıkları yerlerde işlem yapılıyorsa, işlemi yapan kendisine verilen fişin bu hanesini parafe eder. h)toplam; Teslim alınan malın ambara maliyetinin toplam tutarı olup, hesabı yapan tarafından toplanarak kayıt edilir. i)teslim alma; Fişte yazılı malzemenin kesin teslim alınmasını gösterir, teslim alan ambar memuru tarafından imzalanır. j) Fişin takımını teşkil eden her nüshaya matbu olarak 1 den 6 ya kadar numara vurulmuş ve bu nüshaların nerelere dağıtılacağı yazılmıştır. 1 No.lu sütuna; Malzemenin (Malzeme Katalogundaki ) stok no.su yazılır. 2 No.lu sütuna; Teslim alınan malın adı ve niteliği yazılır. 3 No.lu sütuna; Teslim alınan malın ölçü birimi yazılır.(adet, düzine, çift, kilogram, metre vs. gibi.) 4 No.lu sütuna; Teslim alınan malın miktarı yazılır. 5 ve 6 numaralı sütunlar; İlgili malzeme servisinde, fatura ve masraf belgelerine dayanılarak teslim alınanların ambara maliyeti bulunduktan sonra, doldurulur. 5 No.lu sütuna; Ambara maliyet fiyatı yazılır. 6 No.lu sütuna; Malın maliyet tutarı yazılır. 7 No.lu sütuna; Kontrol sütunudur. Hesapların kontrolünde, kayıtlara işlenmesinde ( ) işareti konmakla yapılır. SEVK VE TESLİM ALMA FİŞİ ( Stok No: 150.0001-006009/ 10 ) Hazırlanışı Sevk ve Teslim Alma Fişi, malzemeyi gönderecek Başmüdürlüğe PTT A.Ş. ce sevk emri, gönderen Başmüdürlüğün sevk pusulası, faturası ve ambarın çıkış evrakı, teslim alacak olan Başmüdürlük ise teslim alma makbuzu, alış veriş fişi ve ambarın giriş evrakı yerine geçerlidir. Bu fiş PTT A.Ş. ce Başmüdürlüklere gönderilen malzemeler için PTT Ana Depo Merkez Müdürlüğünde, Başmüdürlükten Başmüdürlüğe malzeme gönderilmesi halinde ise sevk eden Başmüdürlüğün malzeme biriminde takım halinde (10 nüsha) hazırlanır. Fiş üzerinde harfler ve rakamlar ile gösterilen hanelere: a) Sayfa adedi ve no.su; Bu hanelere hazırlanan fiş takım halinde kaç sayfadan ibaret ise adedi ve her sayfanın numarası yazılır. fiş no. hanesine ise düzenlenen fişlere sene başında 1 den başlamak üzere verilen ve devam ettirilen sıra no. su yazılır. b) Gönderecek: malzemeyi hazırlayıp sevk edecek olan Başmüdürlüğün adı yazılır. Başmüdürlükler arası sevkiyatta sevk eden Başmüdür, Ana Depodan yapılan sevkiyatlarda ise Ana Depo Müdürü imzalar. c) Sevk yeri; Malzemenin gideceği yer yazılır. d) Sevk edenin çıkış no. su; Her sene başında 1 den başlamak üzere ambardan malzeme çıkışlarında verilen ve devam ettirilen sıra numarası yazılır. e) Teslim alanın giriş no. su; Her sene başında 1 den başlamak üzere ambarın malzeme girişlerinde verilen ve devam ettirilen sıra numarası yazılır. Sayfa 16
f) Stok Talep Fişi no. ve tarih; Başmüdürlüğün PTT A.Ş. ye gönderdiği Stok Talep Fişinin talep numarası ile tarihi yazılır. g).ambarına: Sevk edecek Başmüdür veya malzeme amirinin ambara havale hanesidir. h) Hesabı yapan; Ambardan verilenleri malzeme servisinde tutulan kartlardaki kayıtlardan hesaplayarak kıymetlendiren ve fiş üzerinde ait olduğu sütunlara kayıt ederek toplamını yapan, imza veya parafe eder. Fiş nüshalarının dağıtıldıkları yerlerde bu hesaplar ayrıca bir kontrole tabi tutulursa bunu yapan da bu haneyi parafe eder. I) Karta işleyen; Karta işleyen imza veya parafe eder. j) Toplam ; Sevk edilen malzemenin toplam bedeli olup, hesabı yapan tarafından toplanarak kaydolunur. k) Bu hane sevk eden ambara aittir. Sevk tarihi; Malın verildiği veya gönderildiği tarih yazılır. Sevk aracı; Malzemenin sevk edildiği araç yazılır.(kamyon, tren, uçak, posta nakliyeci şirketin adı gibi) Ambalaj adedi; Gönderilen malın sandık, denk, bağ veya parça halinde kaç parçadan ibaret olduğu yazılır. İrsaliye No; Malın sevkine ait irsaliye, konşimento, makbuz gibi evrakın ambar numarası yazılır. Sevk ve teslim alma memuru dolayısıyla sevk edilmiş ise, bu şahıs ile ilgili ambar sorumlusu tarafından imzalanır. l) Teslim alma; Bu hane, malzemeyi teslim alan Başmüdürlük ambarına aittir. Sevk edilenler teslim alındıktan sonra ilgili memur tarafından teslim alma tarihi ve yeri yazılarak imzalanır. m) Bu haneye matbu olarak ve her nüsha ayrı numara ile gösterilerek bu nüshaların nerelere dağıtılacağı yazılmıştır. 1 No. lu sütuna; Malzemenin (malzeme katalogundaki) stok no. su yazılır. 2 No. lu sütuna; Talep edilen malın adı ve niteliği yazılır. 3 No.lu sütuna; Talep edilen malın ölçü birimi yazılır.(adet, düzine, çift, kilogram, metre v.s gibi) 4 No. lu sütuna; Stok Talep Fişinde (6 No. lu sütunda) verilebileceği belirlenen veya dağıtım listesinde dağıtımı istenen miktar yazılır. 5 No. lu sütuna; Sevki istenen ile ambar mevcuduna göre gönderilecek arasında her hangi bir sebepten fark olursa gönderilen hakiki miktar yazılır. 6 No. lu sütuna; Fiyatı yazılır. 7 No. lu sütuna: tutarı yazılır. 8 No. lu sütun; Kontrol sütunudur. Hesapların kontrolünde, gönderilenlerin sayımında, kayıtlara ( ) işareti konmakla yapılır. (5,6 ve 7 no. lu sütunlar ilgili malzeme servisince doldurulur.) KAYIT SİLME FİŞİ ( Stok No: 150.0001-006011/ 12 ) Hazırlanışı Kayıt Silme Fişi, satış veya yok etme ile ilgili Başmüdürlüğün malzeme servisinde 6 nüsha olarak hazırlanır. Fiş üzerinde harf ve rakam ile gösterilen hanelere: a) Kaydını silen...; Boşluğa Başmüdürlüğün adı yazılır. b) Fiş no; Her sene başında yalnız Kayıt Silme Fişi için 1 den başlamak üzere devam ettirilen sıra numarası yazılır. Çıkış no. su hanesine ise ilgili ambarın malzeme çıkışlarına ait ve devam ettirilen sıra no. su yazılır. c) Bu satıra, kayıt silme teklifinin tarihi ve numarası yazılır. d) Bu satıra yok etme ve satışın yapıldığına ait tutanağın tarihi ve numarası yazılır. e) Bu satıra, satışlarda ve tahsillerde Başmüdürlük veznesine yatırılan para için kesilen makbuzun tarihi ve numarası yazılır. f) Hesabı yapan (5.ve 6.No.lu) nüshalardaki fiyat ve tutarları kayıt eden tarafından imzalanır Sayfa 17
veya parafe edilir. g) Karta işleyen; Fiş nüshalarını dağıtıldıkları yerlerde bir işlem yapılıyorsa işlemi yapan, o yere ait nüshada bu haneyi parafe eder. h) Tanzim eden; İlgili malzeme servisi amiridir. Tarihini yazarak imza eder. i) Evvelce alınan onaya istinaden Başmüdürce tasdik edilir. j) Fişi teşkil eden her nüsha, sıra numarası ve nerelere dağıtılacağı matbu olarak yazılmıştır. 1 No. lu sütuna; Malzemenin, (malzeme katalogundaki) stok no. su yazılır. 2 No. lu sütuna; Malzemenin adı, niteliği, markası, varsa demirbaş numarası ve fabrika seri numarası yazılır. 3 No. lu sütuna; Ölçü birimi yazılır 4 No. lu sütuna; Miktarı yazılır. 5 No. lu sütuna; Kaydı silinecek malzemenin kayıtlardaki esas fiyatı ve buna göretutarı yazılır. 6 No. lu sütuna; Satış tutarı yazılır. 7 No. lu sütuna; Kontrol sütunudur.( ) işareti ile yapılır. MALZEME TALEP FİŞİ ( Stok No: 150.0001-006013 ) Hazırlanışı Bu fiş, yapılacak veya yapılmakta olan işin ustası, ekip başı, posta başı tarafından veya bunların bağlı olduğu servisin malzeme mutemedi tarafından İş emrine istinaden 2 nüsha olarak tanzim edilir. Fiş üzerinde harfler ile gösterilen hanelere: a)...şefliği; Boşluğa ustanın, ekibin, posta başının veya mutemedin bağlı olduğu yerin adı yazılır. b) Fiş no; Her sene başında 1 den başlamak üzere verilen ve devam ettirilen numara yazılır. c) İş emri no; Lüzum gösterilen malzeme hangi işte kullanılacak ise o iş için kesilen İş Emrinin numarası yazılır. d) İşin adı ve yeri; İstenen malzeme hangi iş için istenmişse adı ve yeri yazılır. e) Talep eden; Malzemeyi talep eden usta, ekip başı, posta başı veya mutemet tarafından imzalanır. f) Uygundur; İstenenin verilmesini uygun gören ilgili amir tarafından imzalanır. g) Malzemeyi veren; Malzeme verildikten sonra ilgili ambar sorumlusu tarafından imzalanır. h) Tarih; İsteyen, uygun gören ve veren tarafından o günün tarihi yazılır Fiş üzerinde rakamlar ile gösterilen sütunlara; 1 No. lu sütuna; Malzemenin (malzeme katalogundaki) stok numarası yazılır. 2 No. lu sütuna; Malzemenin adı ve niteliği yazılır. 3 No. lu sütuna; İstenen malzemenin ölçü birimi yazılır (adet, düzine, çift, kilogram, metre vs. gibi ) 4 No. lu sütuna; İstenenin miktarı yazılır. 5 No. lu sütuna; Bu sütun, Talep Çıkış Fişindeki fiyatlara istinaden koltuk ambarı sorumlusu tarafından doldurulur. Fiyatı belli olmayanlar malzeme servisinden sorulur. 6 No. lu sütuna; Bu sütun koltuk ambarı sorumlusu tarafından doldurulur. MALZEME TAMİR FİŞİ ( Stok No: 150.0001-006014 ) Hazırlanışı Başmüdürlük malzeme servisinde 7 nüsha olarak hazırlanır. Fiş üzerinde harflerle ve rakamlarla gösterilen hanelere: a) Fiş no; Her sene başında 1 den başlamak üzere bu fişlere verilen ve devam ettirilen numara yazılır. b) Tarihi: Fişin düzenleme tarihi yazılır. c) Tamiri teklif eden malzeme servisi amiri ile ünite amiri imzalar. Sayfa 18
d) Malzemenin tamire gideceği yerin adı ve adresi yazılır. e) Malzemenin tamirinden sonra tamiri yapan tamirhane amirince imzalanır. f) Gönderen Başmüdürlük ambar ve sevk memurları tarafından doldurulur. g) Teslim alan tamirhanenin, teslim memurunca imzalanır. 1 No. lu sütuna; Malzemenin (malzeme katalogundaki) stok no. su yazılır. 2 No. lu sütuna; Malzemenin adı ve niteliği yazılır. 3 No. lu sütuna; Miktarı yazılır. 4 No. lu sütuna; Birim fiyatı yazılır. 5 No. lu sütuna; Malzemenin tespit edilebilen arızaları yazılı Fiş nüshalarının dağıtımı Yedi nüsha olarak hazırlanan bu fişin, a) Beş nüshası ambara gönderilir. Ambarda bir nüshası ambalaja konur. Malzeme sevk edilince diğer dört nüshasının (f) hanesine lüzumlu açıklama yapılarak imzalanır. Bu dört nüshadan biri ambarda alıkonulur. Diğer üç nüsha, malzeme servisine iade edilir. b) Malzeme servisi bu üç nüshadan birini sevisinde alı koyar. Bir nüshasını Başmüdürlük muhasebe servisine verir. Diğer nüshasını evvelce kendisine alıkoyduğu iki nüsha ile birlikte tamirhaneye gönderir. c) Tamirhane malzemeyi alınca kendisine gelen üç nüshadan gönderen ambarca imzalı olan nüsha üzerinde (g) hanesini imzalayarak, gönderen üniteye iade eder, iki nüshasını alı koyar. d) Malzemenin tamirinden sonra (f ve g haneleri) boş olan iki nüshadan birine gerekli haneleri doldurur ve imzalar. Bu nüsha, malzeme iade edilirken üniteye gönderilir. e) Başmüdürlük malzeme servisi, tamirden gelen malzemeyi teslim aldıktan sonra, gelen nüshada teslim alma hanesini doldurur, imza eder ve o tamirhaneye iade eder. MALZEME İADE FİŞİ ( Stok No: 150.001-006008/ 24 ) Hazırlanışı Bu fiş, malzemeyi iade eden iş yerinin veya servisin mutemedi tarafından 6 nüsha olarak hazırlanır. Fiş üzerinde harf ve rakamlar ile gösterilen hanelere: a)...ambarı, boşluğa malzemeyi teslim alan ünitenin adı yazılır. b) Ambara giriş no; her sene başında 1 den başlamak üzere ambara malzeme girişlerinde verilen ve devam ettirilen sıra numarası yazılır. c) İade eden; Malzemeyi iade eden servisin adı yazılır.(...merkez Müdürlüğü gibi.) d) Hangi işten iade edildiği; Malzeme hangi işten arttı ise, o iş ve yeri yazılır. e) İade edenin unvanı, imzası; İadesine lüzum gören servis amirinin veya yerine yetkili şahsın adı yazılır ve imza ettirilir. f) Üst amirin onayı olup kendisinin veya yerine yetkili şahsın adı yazılır ve imza ettirilir. g) Hesabı yapan; Ambara iade edilenlerin (malzeme servisinde tutulan kartlardaki kayıtlarından hesaplayarak) kıymetlendirilen ve fiş üzerinde ait olduğu (6 veya 7 no. lu) sütunlara kaydederek toplamını yapan kart memuru tarafından imza veya parafe edilir. Fiş nüshalarının dağıtıldığı yerlerde bu hesaplar ayrıca kontrol edilirse, bunu yapan da bu haneyi parafe eder. h) Karta işleyen; Fiş nüshaları, dağıtıldıkları yerlerde bir işleme tabi tutulursa işlemi yapan, o yere ait nüshada bu haneyi parafe eder. i) Teslim alınması; İade edilen malzemenin teslim alınması için ambara emir mahiyetinde olup, ilgili malzeme servisi Amirince imzalanır. j) Teslim alma; Malzemenin ambarca teslim alınması. k) Fiş takımını teşkil eden her nüshaya, nüsha numarası ile o nüshanın nereye dağıtılacağı matbu olarak yazılmıştır. 1 No. lu sütuna; Malzemenin (malzeme katalogundaki) stok no. su yazılır. 2 No. lu sütuna; İade edilenin adı, niteliği, markası, varsa demirbaş numarası ile fabrika seri numaraları yazılır. Sayfa 19
3 No. lu sütuna; Malzemenin ölçü birimi yazılır (adet, düzine, çift, kilogram, metre vs gibi) 4 No. lu sütuna; İade edilen malzemenin miktarı yazılır. 5 No. lu sütuna; Fiyatı yazılır. 6 No. lu sütuna; Tutarı yazılır. 7 No.lu sütun; Kontrol sütunudur. Teslim almada, hesapların kontrolünde, kayıtlara işlenmesinde ilgililer tarafından kendisine kalan nüshalarına ( ) işareti konmakla yapılır. (5 ve 6 no. lu sütunlar ilgili malzeme servisince) AMBAR KARTI ( Stok No: 150.0001-006101 ) 1) Kartların Hazırlanması Bu kartlar, ambar memuru tarafından ambar mevcudu her cins ve nitelikte malzeme için ayrı ayrı açılır. Örneğin; Cıvata çelik, 6 köşe başlı, 3/ "8x 1" lik için bir kart, Cıvata pirinç, 6 köşe başlı, 3/ "8x1" lik için bir kart, Cıvata çelik 4 köşe başlı, 3/ "8x1" lik için bir kart, Cıvata çelik havşa başlı, 3/ "8x1" lik için bir kart, Cıvata çelik havşa başlı, 3/ "8x1" lik için bir kart, Cıvata çelik, tornavida başlı, 3/ "8 x1" lik için bir kart, Cıvata çelik, tornavida başlı, 5/ "8x1" lik için bir kart, açılır. Kart üzerinde harfler ve rakamlar ile belirtilen hanelere: a) Birim fiyatı; O malzemeden bir adedinin ambara maliyet fiyatı yazılır. Bu fiyatta bir değişiklik olduğu takdirde, eski fiyatın üzerine bir çizgi çekilerek yanına yeni fiyatı kaydedilir. b) Yerine kullanılabilenler; Kartta yazılı malzeme bulunmadığı zaman yerine kullanılabilecek malzemenin stok no. su veya parça no. su bu haneye yazılır. c) Malzemenin adı; Bu kart, hangi malzeme için açılmışsa o malzemenin teknik adı yazılır. d) Niteliği; Kartı açılan malzemenin varsa niteliği ve diğer özellikleri yazılacaktır. e) Standart ambalâjdaki miktar; Malzemenin satışına esas olan standart ambalajındaki miktar yazılır f) Ölçüsü; Ambar çıkışına esas olan ölçü birimi yazılır. g) Stok no; Malzemenin kataloguna uygun stok numarası yazılır. h) Parça no; Her türlü cihaz, motor ve makinelerin yedek parçalarının katalogundaki parça numaraları yazılır. i)yeri; Kartta yazılı malzeme ambarda nereye veya nerelere istif edilmişse, bu yerin yer rumuzu yazılır. 1 no. lu sütuna; Malzemenin girişine ve çıkışına ait fişlerin tarihi yazılır. 2 no.lu sütuna; Giriş veya çıkışa ait fişlerin (No. sütununa) numarası ile (cinsi sütununa) hangi fiş olduğunun rumuzu yazılır.(giriş Fişi ise GF, Sevk ve Teslim Alma Fişi ise ST gibi). 3 no.lu sütuna; Ambara giren malzemenin geldiği, çıkan malzemenin ise verildiği veya gönderildiği yer yazılır. 4 no. lu sütuna; Ambara giren, çıkan ve kalan malzemenin miktarı yazılır. Giren sütununa; Ambara teslim edilip girişi yapılan malzemenin miktarı yazılır. Çıkan sütuna; Ambardan çıkışı yapılan malzemenin miktarı yazılır. Kalan sütuna; Bu sütunda görülen rakam, girişlerde giren miktar ilave rakam yoksa aynen ve çıkışlarda çıkan miktar düşülerek elde edilen miktar yazılır. 2) Kartlarda Devir İşlemi a) Kartın ikinci yarısını teşkil eden ve aynı sütunları içeren kısım kartın ikinci sayfası sayılır. Kartın arka sayfası yine aynı şekilde ikiye bölünmüş olup soldaki kısmı üçüncü, diğeri ise, dördüncü sayfayı oluşturur. b) Karttaki her sayfa dolduğunda giren ve çıkan sütunları ayrı ayrı toplanır. İkisi arasındaki fark kalan sütundaki en son rakama eşit olmalıdır. Bulunan toplamlar kartın diğer sayfasının birinci Sayfa 20