- Demirbaş malzemelerin kullanıldığı mahallerde oda listelerinin yapılmadığı veya güncellenmediği,

Transkript

1 T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı SAYI : B100İMİ / KONU: Ayniyat İşlemlerinde Uyulması gereken esaslar Bilindiği gibi, Bakanlığımız merkez teşkilatı birimlerinin hizmet sunumunda kullanılmak üzere satın alma veya hibe yoluyla temin edilen her türlü demirbaş, kullanıma ve tüketime mahsus malzemelerin, 832 Sayılı Sayıştay Kanunu, 1050 Sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu ve Ayniyat Yönetmeliği kapsamında, ayniyat hesaplarına kaydetme, depolama, koruma, tahsis, sevk ve kontrol işlemleri Bakanlığımız İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Merkez Ayniyat Saymanlığı tarafından yürütülmektedir. Ayniyat işlemlerinin mevzuat hükümlerine uygun olarak yürütülmesini temin maksadıyla yönerge çalışması yapılmış ve hazırlanan Merkez Teşkilatı Ayniyat İşlemleri Uygulama Yönergesi Makamın 31 ARALIK 2003 tarih ve sayılı Olurları ile yürürlüğe konulmuş ve yönerge gereği, 09 OCAK 2004 tarih ve sayılı Olurları ile de merkez teşkilatı birimleri bünyesinde Ayniyat Mutemetlikleri teşkil olunmuştur. Ancak, geçen süreç içerisinde biriminiz bünyesinde yürütülen ayniyat çalışmalarının kontrol edilebilir olması, eşya ve malzemenin kayda alınması veya düşülmesi noktasında; - Demirbaş malzemelerin kullanıldığı mahallerde oda listelerinin yapılmadığı veya güncellenmediği, - Biriminizde ihtiyaç fazlası olan demirbaş malzemelerin başka birimlerde kullanılmak üzere devir, teslim işlemlerinin mevzuata uygun yapılmadığı, - Demirbaş malzemelerden ihtiyaç fazlası veya kullanılamayacak olanların mevzuat hükümlerine göre işleme tabi tutulmadan HEK e ayrılmak üzere Ana Donatım ve İkmal Bölge Müdürlüğüne gönderildiği,

2 - Kullanıcılara mevzuata uygun teslim ve geri alım işlemlerinin yapılmadığı, - Hibe olarak gelen malzemelerin Ayniyat idari Hesabına alınmadan kullanıldığı, - Demirbaş malzemeler üzerinde bulunması gereken demirbaş numarasının düzenli bir şekilde işlenmediği, - Kullanıma ve tüketime mahsus malzemelerin dağıtımında eksik işlem yapıldığı, - Mal ve malzemelerin kayıt, depolama ve stok durumlarının kontrol edilmediği ve düzenli tutulmadığı, - Ayniyat mutemetlerinin görev değişikliği, tayin, istifa vb. nedenlerle ayrılması sonucu, yeni görevlendirilen Ayniyat Mutemedine devir teslim işlemlerinin yapılmadığı, tespit edilmiştir. Devlet malının en iyi şekilde amacına uygun kullanılması ve muhafaza edilmesi kanuni zorunluluk olduğu gibi aynı zamanda milli bir görevdir. Bu hizmetlerin yürütülmesindeki sorumluluk Ayniyat Talimatnamesi ve ilgili mevzuatlar gereği ayniyat saymanı uhdesinde olmakla birlikte ayniyat mutemedi ve dolayısıyla birim amirlerinin de hizmetin mevzuata uygun sevk ve idare edilebilmesi noktasında sorumlu oldukları muhakkaktır. Bilgilerinizi ve uygulamada görülen aksaklıkların giderilmesi ile işlemlerin mevzuatlar çerçevesinde yapılmasının temini bakımından, ayniyat işlemlerinde uyulması gerekli usul ve esaslar bir kez daha liste halinde gönderilmiş olup, uygulamada işlem eksikliğine mahal verilmeksizin ekli listede belirtilen usul ve esaslara uyulması hususunda gereğini önemle rica ederim. Dr. M. Ulvi SARAN Müsteşar Yardımcısı

3 EK : 1. Ayniyat İşlemlerinde uyulması Gereken Esaslar (14 Sayfa) DAĞITIM : Merkez Teşkilatı Birimleri.MAR.2005 Şef.MAR.2005 Ayn.Say. F.GÜLLÜ N.DEMİRAL.MAR.2005 Dai.Bşk.Yrd. T.ŞAHİN.MAR.2005 Dai.Bşk.V. A.ÖZDEMİR AYNİYAT İŞLEMLERİNDE UYULMASI GEREKEN USUL VE ESASLAR Merkez teşkilatı hizmet sunumunda kullanılmak üzere temin edilen (satın alma, hibe) demirbaş ile

4 kullanıma ve tüketime mahsus malzemelerin mevzuatına uyumlu olarak elektronik ortamda kayıt altına alınması, kontrol ve takibi amacıyla Merkez Ayniyat Saymanlığında oluşturulan Ayniyat Takip Programı nın birimlerdeki işlemlerin güncel olarak takip, zimmet, oda kayıt ve ayniyat idare hesaplarının yapılabilmesi için Terminal Modülü hazırlanarak Ayniyat Mutemetlerinin kullanımına sunulmuştur. Ayniyat işlemlerinin birimlerde güncel olarak takip edilmesi için, Merkez Ayniyat Saymanına karşı sorumlu Ayniyat Mutemetlikleri oluşturulacak ve bu personelin ilgili mevzuat hükümlerine ve Merkez Teşkilatı Ayniyat İşlemleri Uygulama Yönergesinde belirtilen görev, sorumluluk ve yetkisi kapsamında, Merkez Ayniyat Saymanlığı kayıtlarında yer alan kendi birimine ait demirbaş malzeme ile kullanıma ve tüketime mahsus malzemelerin giriş ve çıkış işlemlerini bilgisayar ortamında Terminal Modülü nde takip ederek, birimin kendisine ait ayniyat idari hesabını tanzim ederek her yıl sonu Merkez Ayniyat Saymanlığına gönderecek şekilde çalışma ortamının düzenlenmesi ile, 1. Hizmet sunumunda kullanılmak üzere çeşitli yollarla temin edilen (satın alma, hibe (EK-1), devir) her türlü demirbaş, kullanıma ve tüketime mahsus malzemeler, kitap, dergi vb. basılıların mevzuat hükümlerine göre muayene ve kabul işlemleri yapılmak üzere Merkez Ayniyat Saymanlığına/Ayniyat Mutemetliğine teslim edilmesi sağlanacak, muayene ve kabul işlemleri tamamlanıp, ayniyat muhasebesine kayıt işlemleri yapılarak talep birimi Ayniyat Mutemedine teslim edildikten sonra, Birim Ayniyat Mutemetlerince son kullanıcılara çıkış pusulası/zimmet formu karşılığı verilerek dağıtımının yapılması, 2. Ayniyat idari hesaplarına alınan malzemelerin Ayniyat Mutemetleri tarafından teslim alınarak, depolanması, ilgili birim amiri tarafından yapılan tahsislere göre son kullanıcılara, talep eden kişi ve bağlı şube müdürünün imzasının bulunduğu İstek Formu (Örnek-25) karşılığında (Örnek-26) form düzenlenerek Ayniyat Mutemetleri vasıtasıyla mevzuat hükümleri kapsamında zimmet kayıt işlemleri yapılarak dağıtımının yapılması, 3. Demirbaş malzemelere demirbaş esas defteri sıra numarasının, görünen bir yerine çıkmayacak şekilde Ayniyat Programı Terminal Modülünde mevcut bulunan Demirbaş Eşya Etiketi nin yapıştırılmadan kullanıcılara dağıtımının yapılmaması, 4. Demirbaş malzemelerin, Ayniyat Mutemedince (masa, koltuk, sandalye, klima, sehpa gibi oda içerisindeki sabit eşyalar hariç) kullanıcılara Zimmet Formu (EK-2) düzenlenerek verilmesi, 5. Ayniyat Mutemetleri, Merkez Ayniyat Saymanlığı tarafından kendisine zimmet karşılığı verilen malzemelerin takibi ve kontrolü için, Ayniyat Takip Programı Terminal Modülünde yer alan bilgiler doğrultusunda Demirbaş Esas Defteri ile Kullanıma ve Tüketime Mahsus Malzemeler için karteks veya defter tutulması (Bilgisayar ortamında da olabilir),

5 6. Her yıl sonu kendisine gelen malzemelere ait, ayniyat idari hesabını (demirbaş eşya ile kullanıma ve tüketime mahsusu malzemeleri ayrı ayrı ÖRNEK-6, ÖRNEK-13, ÖRNEK-18) her yıl sonunda çıkararak takip eden yılın OCAK ayının 30 una kadar ayniyat saymanlığına gönderilmesi, 7. Kendisine kullanılmak üzere demirbaş eşya ve malzeme teslim edilen personel, hizmetin görülmesinden sonra veya herhangi bir sebepten dolayı görevden ayrılması durumunda kullandığı eşyayı teslim etmeden ve Ayniyat Mutemedinden İlişik Kesme Belgesi (EK-3) almadan görevden ilişiğinin kesilmemesi (personel işlemlerinden sorumlu birim ilişik kesme belgesini almadan maaş nakil ilmühaberi tanzim etmeyecektir), 8. Ayniyat Mutemetlerinin herhangi bir nedenle görevden ayrılmaları durumunda, yerine Makam Onayı ile Ayniyat Mutemedi görevlendirilecek ve Merkez Ayniyat Saymanlığına bildirilerek devir teslim işlemlerinin yapılması istenecektir. Devir teslim işlemi yapılmadan Ayniyat Mutemedinin görevinden ayrılmasına müsaade edilmeyecek, 9. Kullanıcı, hizmet sunumunda kullanılmak üzere kendisine verilen malzemenin amacına uygun şekilde kullanılmasından sorumlu olup, hasara uğratması ve kaybetmesinden dolayı kanuni işlemlerin yapılması, 10. Demirbaş ile kullanıma ve tüketime mahsus malzemelerin her mali yıl sonunda Ayniyat Yönetmeliğinin 11 nci maddesi hükümlerine göre Merkez Ayniyat Saymanlığınca oluşturulan komisyon marifetiyle yapılması için gerekli hazırlıkların yapılması ile sayım komisyonunda görev alan personelin öncelikle sayım işlemine ağırlık vermesi, 11. Birimlerin çalışma, hizmet odaları, salonları ve bölümlerinde hizmete sunulmuş bulunan demirbaş eşya ve malzemenin cinsini, miktarını, niteliğini, demirbaş numarasını, fiyatını belirtir ODA DEMİRBAŞ LİSTESİ (EK-4) düzenlenecek, bu liste ayniyat saymanı, ayniyat mutemedi, oda yetkilisi ve idare amiri tarafından imzalanarak ilgili odaya asılacak, bu liste odadan eşya çıktığında veya yeni eşya geldiğinde güncelleştirilecektir. Odada kullanılan malzemelerin korunması oda personelinin sorumluluğunda olduğu kullanıcılara bildirilmesi, 12. Demirbaş eşyaların oda değişiminde, başka birimlere devrinde, kullanılmaz durumda olanların HEK e ayrılmasında Ayniyat Mutemetleri sorumlu olup, kullanıcı kişiler tarafından bu tür malzemeler (EK-5) formla Ayniyat Mutemedine teslim ederek işlemlerin yapılması, 13. Birimlerde ihtiyaç fazlası olan malzemelerin başka birimlerde kullanılabilmesini sağlamak amacıyla merkez teşkilatı birimlerine zimmet formu ile, taşra teşkilatına ise Makam Onayı alınarak Ayniyat Tesellüm Makbuzu karşılığı devir işlemi yapılarak kendi zimmetlerinden düşülmek üzere

6 Merkez Ayniyat Saymanlığına evrakı iletilecek, kullanılamaz durumda olan malzemeler için de (EK-6/1, EK-6/2, EK-7, EK-8) belgeler hazırlanarak malzemeler İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı Ana Donatım ve İkmal Bölge Müdürlüğüne teslim edilerek teslim alındı yazısı ile birlikte Ek-6, 7, 8 evraklar Merkez Ayniyat Saymanlığına iletilerek zimmet kayıtlarından düşülmesinin sağlanması, 14. Demirbaş malzemenin bakım ve onarım masraflarının Ayniyat Yönetmeliği hükmüne göre ilgili malzemeye kaydının yapılabilmesi için bakım onarım talebinde mutlaka demirbaş ile varsa seri numarasının belirtilmesi (EK-9), 15. Bakım ve onarımı yapılacak malzemelerin, hizmet satın alınan firmanın İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı teknik elemanları koordinesinde yaptırılması sağlanacaktır. Malzeme yerinde yapılamayıp Bakanlık dışına (firmanın servisinde) çıkarılarak yapılacaksa (Ek-10) form düzenlenerek malzemeye ait bilgilerle muhteviyatı belirtilerek Ayniyat Saymanlığının koordinasyonunda gönderilmesi sağlanacak, 16. Basılı (broşür, afiş, dergi, kitap vb.) malzemelerin ayniyat idari hesabına alınabilmesi ve hesabın kapatılması için, dağıtım planının çıkarılması ve bu plan kapsamında gönderilen kurumlardan Ayniyat Tesellüm Makbuzunun istenmesi (EK-11), gerekmektedir. EKLER (GÖRMEK İÇİN TIKLAYINIZ)