ERDEMİR STRATEJİK YÖNETİM MODELİ Hatice YURTSEVER Özet: İletişim teknolojisinin gelişmesi, ulaşım imkanlarının kolaylaşması ve ülke sınırlarının ticarette sınır tanımaması sonucu tüm dünya ortak bir pazar halini almış ve bu gelişim de son derece hızla değişebilen acımasız rekabet koşullarını beraberinde getirmiştir Bu durum karşısında şirketler değişen koşullara uyum sağlayabilmek ve esnek bir yapıya kavuşabilmek için çeşitli modeller geliştirmişlerdir. Bu modellerden biri olan Stratejik Yönetim Modeli, 1965 yılından bu güne Türkiye nin tek entegre yassı çelik tesisi olan ve Avrupa da da üretimi ve teknolojisi açısından sayılı kuruluşlar arasında yerini almış olan ERDEMİR tarafından benimsenmiş olup tamamen kendi çalışanları tarafından ERDEMİR Stratejik Yönetim Modeli (ESYÖN) geliştirilmiştir. Anahtar sözcükler: Stratejik Planlama, SWOT Analizi, Stratejilerin Açılımı. 1. GİRİŞ ERDEMİR de 1999 yılı başında yürütülen Süreç İyileştirme Çalışmaları kapsamında ele alınan Politika ve Stratejilerle Yönetim Üst Süreci çalışmaları sonucunda ERDEMİR Stratejik Yönetim Modeli (ESYÖN) geliştirilmiştir. Model, Eylül-1999 tarihinde yürürlüğe girmiştir. ESYÖN Modeli, iş dünyasındaki gelişmeler ve bünyesel kabiliyetlerimize bağlı olarak stratejik önceliklerin katılımcı bir anlayışla belirlendiği, uzun vadeli perspektifte iş planının hazırlandığı, öngörülen hedeflerin tabana yayıldığı, gerçekleşen iş sonuçlarının dönemsel olarak izlendiği ve yapılan değerlendirmeler ışığında gerektiğinde taktik değişikliklere gidildiği, dinamik ve etkileşimli bir sistem yaklaşımıdır. 2. ERDEMİR STRATEJİK YÖNETİM MODELİ ESYÖN kapsamında 5 yıllık çalışma dönemini kapsayan Stratejik Plan her yıl yenilenerek 1 yıl ötelenmektedir. ESYÖN Modeli ; - Planlama - Yayılım ve Uygulama, - Değerlendirme ve Kontrol aşamalarından oluşmaktadır. 2.1 Planlama Aşaması 2.1.1 Durum Analizi Durum Analizi çalışması, şekil 1 de de görüldüğü gibi Planlama Sürecinin 1. Aşamasını oluşturmaktadır. Durum Analizi Raporu nda Dış Çevre ve İç Kaynak Analizleri SWOT Analizi tekniği ile birleştirilerek Stratejik Zirve ye sunulmaya hazır hale getirilir. Rapor, İç Kaynak Analizi, Dış Çevre Analizi ve Strateji Seçeneklerinin yer aldığı SWOT Analizi Eşleştirme Tablosundan oluşur. Dış Çevre Analizi: Dış Çevre Analizi nin amacı ERDEMİR i doğrudan veya dolaylı olarak etkileyebilecek gelişmeleri, belirli bilgi kaynaklarından yararlanarak sistematik bir şekilde izlemek, araştırmak, analiz etmek ve hızla değişen rekabet koşullarını Şirketimiz lehine çevirebilecek muhtemel fırsat ve tehditleri belirlemektir. Dış Çevre Analizi 3 ayda bir yapılmakta olup ilk üç aylık değerlendirmeler gerektiğinde Stratejik İş Planına yansıtılmaktadır. Dördüncü analiz ise her yıl hazırlanan Durum Analizi Raporu na girdi teşkil etmektedir. ERDEMİR i etkileyen dış çevre konuları aşağıdaki şekilde 20 ana başlık altında gruplandırılabilir. 1) Dünya Ekonomisi-Temel Eğilimler, Beklentiler 2) Dünya Yassı Çelik Sektöründe Gelişmeler 235
3) Konsolidasyon (Özelleştirme, Ortaklık) Eğilimleri 4) AKÇT Serbest Ticaret Anlaşması nın Sektörel Etkileri 5) Uluslar arası Kuruluşlar ile İlişkiler 6) Uluslar arası Ortak Proje Çalışmaları 7) Türkiye Ekonomisi Temel Eğilimler, Beklentiler 8) Türkiye Yassı Çelik Sektöründe Gelişmeler 9) Türkiye Çelik Üreticileri ve Dernekleri ile İlişkiler 10) Türkiye Çelik İstatistiklerinin Temini, Yayılımı 11) Yurtiçi Resmi Kuruluşlar ile İlişkiler 12) Teknolojik Gelişmeler 13) Sosyo-Kültürel Gelişmeler 14) Yasal-Siyasal Etkileşim 15) Doğal Çevre 16) Müşteri İlişkileri 17) İç/Dış Pazar Rekabet Koşulları 18) Tedarikçiler ile İlişkiler 19) Mali Kaynaklar 20) İşçi-İşveren İlişkileri İç Kaynak Analizi: İç Kaynak Analizi nin amacı, ERDEMİR in iç dinamiklerini sorgulayarak Şirketin güçlü ve gelişmeye açık alanlarını ortaya çıkarmak ve kaynakların en etkin şekilde kullanımını sağlayacak öncelikleri belirlemektir. Durum Analizi Raporu na girdi teşkil eden ve yılda bir kere hazırlanan İç Kaynak Analizi Raporu kapsamında esas itibariyle, TÜSİAD-KalDer İş Mükemmeliği Modeli nde yer alan 9 ana kritere karşılık gelen konu başlıklarının yanı sıra Şirketin daha geniş bir perspektifte incelenmesine yönelik konu başlıkları da oluşturulmuştur. ERDEMİR i etkileyen İç Kaynak Analizi konuları aşağıda belirtildiği şekilde, 12 ana başlık altında gruplandırılmıştır. 1) Örgüt Yapısı ve Etkinliği 2) Bilgi Kaynaklarının Yönetimi 3) Yatırım Sinerjisi 4) Müşteri Tatmini PLANLAMA SÜRECİ I.Adım II.Adım III.Adım Dış Çevre Analizi İç Kaynak Analizi Stratejik Zirve Beş Yıllık Stratejik İş Planı nın Hazırlanması SWOT Analizi (Fırsatlar, Tehditler,Güçlü ve Gelişmeye Açık Alanlar) Strateji Seçeneklerinin - Değerler - Misyon - Vizyon -Politikalar - Stratejik Amaçlar Uygulanacak Stratejiler Cep Kitabı nın Hazırlanması Durum Analizi Yapılması Ne durumdayız? Niçin stratejik planlama yapmalıyız? NE? NİÇİN? Nereye / Ne zaman ulaşmak istiyoruz? NEREYE? NE ZAMAN? İstediğimiz yere nasıl ulaşacağız? NASIL? Ocak - Nisan Mayıs Haziran - Ağustos Şekil 1. Stratejik Planlama Süreci 236
5) Depolama ve Dağıtım Kanallarının Etkinliği 6) Toplum Üzerindeki Etki 7) Tedarikçi İlişkileri ve Malzeme Yönetimi 8) Üretim Süreci ve Teknolojisi 9) Kalite Kontrolü 10) Mali Kaynakların Yönetimi 11) Teknoloji Yönetimi 12) Çalışanların Yönetimi ve Tatmini Swot Analizi: Bu bölümde Dış Çevre Analizi ile belirlenen fırsat ve tehditler ile İç Kaynak Analizi ile belirlenen güçlü ve gelişmeye açık alanlar ayrıntılı olarak açıklandıktan sonra SWOT Analizi nde belirlenmiş olan stratejik alanlara göre gruplandırılır. Her bir stratejik alan için fırsat ve tehditler ile güçlü ve gelişmeye açık alanlar ilişkilendirilerek strateji seçenekleri geliştirilir. Hazırlanan ERDEMİR Stratejik İş Planı nın Yönetim Kurulu tarafından onaylanmasından sonra tüm çalışanlara dağıtılacak olan ERDEMİR Stratejik Cep Kitabı nın hazırlık çalışmalarına başlanır. 2.2 Stratejilerin Yayılımı ve Uygulama Aşaması Yayılım ve Uygulama aşaması: Stratejik İş Planı ve Cep Kitabı nın dağıtılması, fonksiyon ve Müdürlük hedeflerinin belirlenmesi, bireysel hedeflerin belirlenmesi, Müdürlük bazında Uygulama Programları nın hazırlanmasını ve kaynak tahsis taleplerinin Şirket Genel Bütçesi ne entegre edilme safhalarını kapsar. Şekil 2 de Yayılım ve Uygulama Süreci detaylı olarak gösterilmiştir. 2.1.2 Stratejik Zirve Stratejik Zirve, Üst Düzey Yöneticilerin ve teknik katkısına ihtiyaç duyulabilecek bölüm yöneticilerinin katılımı ile gerçekleştirilir. Zirvede öncelikle Şirket değerleri ile misyon ve vizyon ifadeleri gözden geçirildikten sonra Durum Analizi Raporu kapsamında yer alan strateji seçenekleri tartışılarak, plan döneminde izlenecek stratejiler ve öncelikler karara bağlanır. 2.1.3 Stratejik İş Planı Stratejik Zirve toplantısının ardından Durum Analizi Raporu ve Stratejik Zirve kararları esas alınarak ERDEMİR Stratejik İş Planı hazırlık çalışmaları başlatılır. Plan beş yıllık dönemi kapsayacak şekilde, ilgili bölüm yöneticileri ile ilk yıl için ayrıntılı bazda diğer dört yıl için ise daha global bir yaklaşımla hazırlanır. Stratejik İş Planı mevcut plan güncelleştirilerek her yıl bir sene ötelenir. Böylece, uygulama ve yeni plan hazırlıklarının iç içe geçtiği, dinamik bir planlama sürecinin hayata geçmesi sağlanmaktadır. Stratejik İş Planı içeriği ; 1) Önsöz 2) Üst Yönetimin Mesajları 3) Durum Analizi Raporu Özeti 4) Stratejik Zirve Kararları 5) Genel Kabul ve Tahminler 6) Şirket Değerleri, Misyon ve Vizyon İfadeleri 7) İzlenecek Temel Politikalar 8) Gerçekleşen İş Sonuçları 9) Fırsat ve Tehditler ile Güçlü ve Gelişmeye Açık Alanlar 10) SWOT Analizi Eşleştirme Tablosu 11) İzlenecek Stratejiler 12) Stratejik Amaç ve Hedefler 13) Alternatif Senaryolar 14) Uygulama ve Kontrol Standartları 15) Ekler YAYILIM ve UYGULAMA SÜRECİ Beş Yıllık Stratejik İş Planı nın Çoğaltılması ve Dağıtılması Fonksiyon ve Müdürlük Hedeflerinin ERDEMİR Yıllık Uygulama Programı nın Hazırlanması Cep Kitabı nın Çoğaltılması ve Dağıtılması Yayılım ve uygulamayı kim yapacak? KİM? Eylül - Ekim Performans Kriterlerinin Bireysel Hedeflerin Şekil 2. Yayılım ve Uygulama Süreci 237
2.2.1 ERDEMİR Stratejik İş Planı nın Dağıtılması.Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak yürülüğe giren ERDEMİR Stratejik İş Planı gizliliği gözetilerek çoğaltılır. Müdür ve üzeri üst yönetim kademelerine birer kopya dağıtılır. Bir sonraki plan dönemine geçildiğinde hazırlanacak olan yeni dökümanın dağıtımında eskisinin iade edilmesi şartı aranır. 2.2.2 Cep Kitabı nın Hazırlanması ve Dağıtılması ERDEMİR Stratejik İş Planı nın özetinin yer aldığı ve bütün çalışanlara dağıtılan cep kitabının amacı, Şirketin politika ve stratejilerinin paylaşılmasını ve benimsenmesini sağlamak ve bireysel hedefler ile ilişki kurulmasına katkıda bulunmaktır. ERDEMİR Stratejik Yönetim Cep Kitabı içeriği aşağıdaki şekildedir. - Kimlik Bilgileri - Üst Yönetimin Mesajı - Şirket Değerleri, Misyon ve Vizyon İfadeleri - Temel Politikalar - Temel Stratejiler - Stratejik Hedefler - Müdürlük Hedefleri - Kişisel Hedefler (Çalışan tarafından doldurulur.) - Aylık bazda ajanda - Kişisel notlar - Önemli telefonlar 2.2.3 Fonksiyon ve Müdürlük Hedeflerinin Uygulama süreci, hazırlanan planların gerçekleştirilmesi için yapılacak olan faaliyetlerin ana hatları ile tanımlanmasını kapsar. Bu süreç aynı zamanda, liderlik, bölüm hedeflerini belirleme, çalışanları ortak hedeflere yönlendirme, sinerji yaratma, uygulama sonuçlarını izleme ve karşılaştırma gibi yönetim fonksiyonlarından oluşur. Uygulamada Stratejik İş Planı nda yer alan stratejik hedeflerin Şirket üst yönetiminden en alta kadar sağlıklı ve doğru bir şekilde yayılması esastır. Burada amaç, stratejilerin Şirketin her kademesinde ölçülebilir hedefler haline gelmesi ve gerekli önlemlerin zamanında alınmasını sağlamaktır. Planda yer alan temel politika ve hedefler doğrultusunda fonksiyon yöneticileri kendilerine hedefler belirlerler ve bu hedefleri kendilerine bağlı Müdürler ile paylaşırlar. Tüm Müdürler belirlenen fonksiyon hedefleri doğrultusunda, öngörülen hedeflere ulaşmak için kendi hedeflerini ve performans kriterlerini belirler. 2.2.4 Bireysel Hedeflerin Performans Değerlendirme Sistemi ne Entegrasyonu Müdürlük bünyesinde görev alan ilk amirler, öngörülen ünite hedeflerine ulaşmak için, Performans Değerlendirme Sistemi(PDS) kapsamında, bağlı çalışanlar ile birebir görüşerek, yıllık kişisel hedefleri belirlerler. Kişisel hedeflere hangi ölçüde ulaşıldığı, gerek yıl içerisinde yapılan ikili temaslarla gerekse her yıl Ocak ayı içinde uygulanan PDS ile, Müdürlük bünyesinde izlenir ve değerlendirilir.böylece, çalışanların kendini geliştirme ve ortak hedefler doğrultusunda yönlendirilmesi sağlanır. 2.2.5 Müdürlük Uygulama Programları Tüm Müdürlükler, Stratejik İş Planı ve fonksiyon hedeflerine uygun olarak belirledikleri hedeflere ulaşmak için bir yıllık uygulama programı hazırlarlar. İki ana bölümden oluşan Uygulama Programı nın ilk bölümünde hedefler, ikinci bölümünde ise programı gerçekleştirmek için talep edilen kaynak dağılımı yer alır. Kaynak tahsis talebi aynı zamanda Müdürlüğün bütçe teklifini oluşturur. Müdürlük bazında hazırlanan Müdürlük Uygulama Programları bütçe teklifini içeren bölüm hariç tutularak ERDEMİR Uygulama Programı başlıklı dökümanda birleştirilir. ERDEMİR Uygulama Programı nda aşağıdaki bölümler yer alır. - Yıllık Hedefler ve Performans Kriterleri - İyileştirme Projeleri, Çalışma Grupları, Takvim 2.3 Stratejileri Değerlendirme ve Kontrol Aşaması Değerlendirme ve kontrol aşaması, uygulama sonuçlarının izlenerek Fark Analizleri nin yapılmasını, bu analizler ile beraber, üç ayda bir hazırlanan Dış Çevre Analizi nin de değerlendirildiği Durum Değerlendirme Toplantıları nın düzenlenmesini ve Durum Değerlendirme Raporu nun hazırlanma safhalarını kapsar. 2.3.1 Uygulama Sonuçlarının İzlenmesi ve Fark Analizlerinin Yapılması Tüm Müdürlükler Uygulama Programı kapsamında belirledikleri hedeflere hangi ölçüde ulaşıldığını tesbit etmek amacıyla, fiili durumu kendi bünyelerinde sistematik şekilde izleyerek kaydedilen gelişmeler öngörülen performans kriterleri ile karşılaştırırlar. Müdürlükler, belirledikleri hedefleri belirli periyotlarla izlerken, aynı zamanda o güne kadar yapılan uygulamaları ve gerçekleşen iş sonuçlarını da gözden geçirerek, aynı koşulların devam etmesi durumunda yıllık hedeflere hangi 238
ölçüde ulaşılabileceğini de tahmin ederler. Bu yaklaşım Fark Analizi şeklinde tanımlanmaktadır. Yapılan fark analizleri ile yıllık hedeflere hangi ölçüde ulaşılabileceği sorgulanmaktadır. Şekil 3. de Stratejilerin Değerlendirilmesi ve Kontrol aşaması şekilsel olarak ifade edilmiştir. DEĞERLENDİRME ve KONTROL SÜRECİ Uygulama Sonuçlarının İzlenmesi Fark Analizi (Hedefler ile Fiili Durumun Karşılaştırılması) Durum Değerlendirme Toplantıları ile Önlem Alınması Uygulama sonuçları nelerdir? Başarıya ulaşılabildi mi? GÖZDEN GEÇİRME Nisan / Temmuz / Ekim Şekil 3. Değerlendirme ve Kontrol Süreci 2.3.2 Durum Değerlendirme Toplantıları Uygulamada karşılaşılan sorunları paylaşmak amacıyla, üç ayda bir, fonksiyon yöneticileri bazında bir dizi Durum Değerlendirme Toplantıları yapılır.toplantıda öngörülen fonksiyon ve Müdürlük hedeflerine hangi ölçüde ulaşıldığı tartışılır ve potansiyel gelişmelerin Şirketin temel stratejik hedeflerine uygunluğu gözetilerek, yılın geri kalan kısmı için alınması gereken tedbirler belirlenir. Böylece, gerektiğinde hedeflerin yıl içerisinde yeniden gözden geçirilerek güncelleştirilmesi ve hatta izlenen stratejilerde değişiklik yoluna gidilebilmesi gündeme getirilerek, uygulamada esneklik sağlanmış olmaktadır. Fonksiyon yöneticileri ve bağlı Müdürler ile gruplar halinde yapılan dizi görüşmeler sonucunda oluşan öneriler tek bir rapor haline getirilir. Çeşitli ölçüt ve göstergelerdeki gelişmeler de gerekli görülen kısımlar için rapora eklenir. Uygulamada karşılaşılan sorunlar ve çözüm önerileri, yine üçer aylık periyotlarla hazırlanan Dış Çevre Analizi Raporu ile birleştirilerek ERDEMİR Durum Değerlendirme Raporu başlıklı rapor kapsamında, ilgili yöneticilere dağıtılır. ERDEMİR Durum Değerlendirme Raporu başlıklı doküman kapsamında aşağıdaki bölümler yer almaktadır. - Dış Çevre Analizi (fırsat ve tehditler) - Uygulama Programı Sonuçları (sorunlar ve çözüm önerileri) 3. SONUÇ ERDEMİR Stratejik Yönetim Modeli, Şirketin uzun dönemli ve çevresel gelişmeleri dikkate alan planlar ile dinamik bir şekilde yönlendirilmesini amaçlamaktadır. Şirket içi ve Şirket dışı dinamikleri sürekli kontrol ederek bugüne ve geleceğe geniş bir perspektiften bakmayı sağlayan Model, Şirketi geleceğe hazırlayan ve gelecekte olmak isteği yere adım adım ulaşmayı mümkün kılan bir yapıdadır. Planlama aşamasında, tüm orta ve üst kademe yöneticilerin etkin katılımı sağlanırken uygulama aşamasında tüm çalışanların şirketin ortak hedeflerine yönlendirilmesini sağlayacak bir yapı geliştirilmiştir. Toplam Kalite Yönetimi felsefesi ışığında geliştirilen Model in başarısı tüm Yönetim Modellerinde olduğu gibi başta üst kademeler olmak üzere, tüm ilgili ünitelerin destek ve katılımlarının sağlanması ile gerçekleştirilebilecektir. 239