1 İletişim Nedir? POSTA HİZMETLERİ ÖN LİSANS PROGRAMI MESLEKİ YAZIŞMALAR Öğr. Gör. Azime TELLİ 1
Ünite: 1 İLETİŞİM NEDİR? Öğr. Gör. Azime TELLİ İçindekiler 1.1. İLETİŞİM NEDİR?... 3 1.1.1. İletişimin Önemi... 3 1.1.2. İletişim Süreci... 3 1.1.3. İletişim Kanalları... 3 1.1.4. İletişim Araçları... 4 1.1.5. Yazılı İletişim... 4 1.1.6. İletişimde Yararlı Araçlar... 8 2
1 İletişim Nedir? 1.1. İLETİŞİM NEDİR? İletişim; bilgi, fikir, duygu ve düşünceleri kapsayan anlamların, çeşitli araçlarla aktarıldığı süreçtir. Kısaca anlaşılabilir mesaj üretme ve aktarma sürecidir. İletişim; bilgi üretme, iletme, algılama ve geri bildirim sürecidir. İletişim, insanları birbirine bağlayan, onların sosyal bir grup halinde ve uyumlu bir şekilde çalışmalarını sağlayan bir bağdır. Bu bağ insanları, Bazen yakınlaştırır, Bazen uzaklaştırır. 1.1.1. İletişimin Önemi İletişim insanlar için zorunlu bir ihtiyaçtır. İnsanların birbirlerini anlamaları için gerekli olan bir köprüdür. Bu köprünün bir ayağında gönderici (kaynak), diğer ayağında alıcı (hedef) bulunur. 1.1.2. İletişim Süreci İletişim sürecini oluşturan temel unsurlar: Çevre-Durum (Fiziksel ve Sosyal) Kaynak (Gönderici) Mesaj Alıcı (Hedef) Kanal Geri-bildirim MESAJI; KİM - KAYNAK/GÖNDERİCİ NE İLE - KANAL/ARAÇLAR KİME ALICI NE DERECE ETKİLİ GERİ BESLEME OLARAK GÖNDEREBİLMİŞTİR? 1.1.3. İletişim Kanalları 1.1.3.1. BİÇİMSEL(FORMEL) KANALLAR - Dikey - Yatay - Çapraz - Örgüt Dışı İletişim 1.1.3.2. BİÇİMSEL OLMAYAN (İNFORMEL) KANALLAR - Dedikodu (Daha çok olumsuz söylenti) - Söylenti - Grup Zinciri (telefon zinciri, mesaj zinciri, e-ileti zinciri/ilgili ilgisiz iletiler) - Personelin arasına karışma. - Yöneticilerle ilişkiler - Yemek, kokteyl vb. yerlerdeki görüşmeler 3
MESLEKİ YAZIŞMALAR 1 1.1.4. İletişim Araçları 1.1.4.1. YAZILI İLETİŞİM ARAÇLARI - Duvar gazetesi, dergi, bülten - Broşür ve el kitapları - İlan tahtası - Yazılı talimatlar ve raporlar - Öneri sistemi - Bilgisayara dayalı sistemler (İnternet, İntranet, Extranet, Tele konferans vb.) - Bilgisayara dayalı programlar 1.1.4.2. SÖZLÜ İLETİŞİM ARAÇLARI - Konferans ve seminerler - Karşılıklı görüşmeler - Toplantılar 1.1.4.3. GÖRSEL-İŞİTSEL İLETİŞİM ARAÇLARI 1.1.5. Yazılı İletişim Her türlü yazılı mesaj kullanılarak yapılan iletişim türüdür. Örneğin; raporlar, iş mektupları, mektuplar, resmi yazışmalar, telefon ve bilgisayar mesajları vb. Sözlü iletişime göre daha formel bir yapıdadır, üzerinde düzeltme veya değişiklik yapılabilir ve dosyalanarak sürekli korunabilir. Ancak iletişim daha gecikmeli olarak kurulur. Devlet yazı ile konuşur! Yazılı yazışma türleri: RESMİ YAZIŞMALAR (Kurum içi ve Kurumlar Arası) DİLEKÇELER İŞ MEKTUPLARI ÖZGEÇMİŞ BİLDİRİMLERİ ÖZEL AMAÇLI YAZILAR 4
1 İletişim Nedir? ÖRNEK: DİLEKÇE T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ Bağcılar İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü SAYI :B.08.4.MEM.4.34.03.29.311/11868 15.10.2006 KONU :Adaylık Eğitimi....OKUL MÜDÜRLÜĞÜNE İLGİ :İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 08/10/2006 tarih ve 09.911/716 sayılı yazısı. Bakanlığımız Personel Genel Müdürlüğünün 26/09/2006 tarih ve 3155/91111 sayılı 2006/80 nolu genelgesi İl Milli Eğitim Müdürlüğünün ilgi sayılı yazısı ekinde alınarak ilişikte gönderilmiştir. Söz konusu genelgenin aday öğretmenlere imza karşılığı duyurularak, genelgenin 1. maddesi ve 2. maddesi gereğince, pedagojik formasyonu olmayan öğretmenlerin isimleri ve görev yerlerinin 23/10/2006 tarihine kadar Müdürlüğümüz Hizmet içi ve Eğitim Bölümüne bildirilmesi hususunda gereğini rica ederim. Raif TAYFUR Şube Müdürü EKLER: EK-1 : 1 Adet Genelge Örneği. EK-2 : 1 Adet Karar Örneği. DAĞITIM: Gereği: 1-Tüm Resmi Okul Müdürlüklerine 2-Zübeyde Hanım Anaokulu Müdürlüğüne 3-Halk Eğitim Merkezine 4-Ostim Çıraklık Eğitim Merkezine Bilgi: 1-Şube Müdürlüğüne 5
MESLEKİ YAZIŞMALAR 1 ÖRNEK: DAVETİYE T.C. SAFRANBOLU KAYMAKAMLIĞI Gençlik ve Spor İlçe Müdürlüğü Sayı :B.02.1.GSM.4.78.70.00 02.10.2006 Konu:Cumhuriyet Bayramı Turnuvası. MESLEK YÜKSEKOKULU MÜDÜRLÜĞÜNE SAFRANBOLU 29 Ekim Cumhuriyet Bayramı kutlama etkinlikleri çerçevesinde Gençlik ve Spor İlçe Müdürlüğümüzce kurumlar arası Masa Tenisi ve Voleybol turnuvası yapılacaktır. Yapılacak olan Cumhuriyet Kupası Masa Tenisi ve Voleybol müsabakaları için her branş için 30.000 YTL katılım ücreti verilecek olup, turnuvaya katılıp katılmayacağınızı 05 Ekim 2006 tarihine kadar bildirmeniz hususunda gereğini rica ederim. İZZETTİN KÜÇÜK Kaymakam DAĞITIM : Gereği : Tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları DİLEKÇELER Bir istek ya da şikayetin resmi makamlara iletilmesi için hazırlanan kısa yazıdır. Dilekçeler saygı ifadesi ile sona erer ve belirli bir formata göre hazırlanır. İŞ MEKTUPLARI Türkiye de iş mektuplarıyla ilgili şekil yönünden 2 düzenleme bulunmaktadır. 1. TSE 1390 2. 2. Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 1994-9 nolu genelgesi TSE 1390 a Uygun İş Mektubu Örneği 6
1 İletişim Nedir? ÖRNEK: İŞ MEKTUBU GELİŞİM TİCARET A.Ş. Karaelmas Cd. No: 24/3 Tel: 4343434 Sayı:XX-452 Konu: Siparişler Safranbolu, 03.10.2006 Sayın Ali Ak Deniz Cd. No: 5 Zonguldak Sayın Peker, İlgi: 15.09.2006 tarih ve XX-123 sayılı yazınız SAFRANBOLU GÜNLÜ Belirttiğiniz yanlışlığın nedeni saptanmış ve ürününüz kargoya verilmiştir. Gecikmeden dolayı özür dileriz. Ürününüzün en kısa sürede elinize geçmesini diler, yeni siparişlerinizi bekleriz. EK: 1 Adet İrsaliye Saygılarımızla GELİŞİM A.Ş. Satış Müdürü Gonca Gül ÖRNEK: İŞ MEKTUBU 15.07.2006 Sayın Asım Kuzu İnsan Kaynakları Müdürü Rüya Oteli Belek/Antalya Sayın Asım Kuzu Otelinizde açık olduğu belirtilen kat hizmetleri sorumlusu işine başvuruda bulunmak istiyorum. Sektörde önemli bir yere sahip olan otelinizde, deneyimli ekibinizle birlikte çalışmak ve yeteneklerimi kullanabilmek beni mutlu edecektir. Özgeçmişim ekte sunulmaktadır. Adres: Saygılarımla Adı Soyadı İmza 7
MESLEKİ YAZIŞMALAR 1 ÖZEL AMAÇLI YAZILAR (FORM VE ANKET) İşin gerekliliklerine göre değişik türde çeşitli form ve anketlerin; hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesi ile ilgili genel bilgiler. 1.1.6. İletişimde Yararlı Araçlar Eğer bilgi teknolojileri (BT) iyi değerlendirilirse iletişim daha hızlı, kolay ve ekonomik olur. Örneğin, bazı raporlar çok çabuk ve doğru aktarılabilir, başka ülkedeki kişilerle kolay ve ekonomik iletişim kurulabilir. 8