Çerçeve Program projelerinin yürütülmesinde dikkat edilecek önemli hususlar



Benzer belgeler
DOKUZ EYLÜL ÜNİVERSİTESİ AVRUPA BİRLİĞİ VE ULUSLARARASI KURULUŞLARCA DESTEKLENEN PROJELERİN KURUM PAYI VE EMANET HESAPLARI KULLANIM YÖNERGESİ

İlk Ödeme (Pre-financing)

Konsorsiyum yapısı. Sözleşmede yer alan görevler. Ortak3. Ortak4 Koordinatör. Ortak6. Ortak2 Ortak5 Ortak1. Ortak7. Ortak8

ĐKĐNCĐ BÖLÜM. Amaç, Kapsam ve Tanımlar

27 KASIM 2007 TARIHLI VE SAYILI RESMI GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.

REKTÖRLÜK E BAĞLI BİRİMLER: PROJE DESTEK OFİSİ PDO Stratejİ Gelİştİrme Daİre BaşkanlIĞI Muhasebe BİRİMİ TÜBİTAK ve AB PROJE OFİSİ TAB PROJE OFİSİ

Sirküler Rapor Mevzuat /121-1

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRESİ BAŞKANLIĞI

7. ÇP Finansal Kurallar

BAŞKENT ÜNİVERSİTESİ PROJE, EĞİTİM, DANIŞMANLIK, BİLİRKİŞİ VB. HİZMETLERE İLİŞKİN İDARİ VE MALİ UYGULAMA ESASLARI

2. Destek Programlar Çerçevesinde Yürütülen Projeler

Proje Bütçelendirme. Rıfat Ünal Sayman.

T.C. MUŞ ALPARSLAN ÜNİVERSİTESİ BAP KOORDİNASYON BİRİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

7. ÇP Finansal Kurallar Sema KARAARSLAN

TÜBİTAK TEYDEB GENEL SANAYİ DESTEKLERİ ÇAĞRI SUNUMU

TEKNOLOJİ TRANSFER OFİSİ GİRİŞİMCİLİK VE KULUÇKA BİRİMİ TALİMATI

T.C. BİLİM, SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞI 5746 SAYILI KANUN TEKNOGİRİŞİM SERMAYESİ DESTEĞİ DENETİM KILAVUZU

/ 93 AVRUPA BİRLİĞİ ÇERÇEVE ANLAŞMASI KAPSAMINDA YAPILAN KDV İADELERİ

TÜRKİYE AVRUPA BİRLİĞİ ÇERÇEVE ANLAŞMASI GENEL TEBLİĞİ

T.C. BARTIN ÜNİVERSİTESİ

Leonardo da Vinci Hareketlilik Nihai Rapor Hazırlama. 11 Haziran 2013 Ankara

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI MEVZUAT TAKİP FORMU

T.C. BARTIN ÜNİVERSİTESİ

İHRACATA YÖNELİK DEVLET YARDIMLARI KAPSAMINDA DESTEKLEME VE FİYAT İSTİKRAR FONUNDAN YAPILAN ÖDEMELERE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK

Hesap No Hesap Adı Borç Alacak

TÜBİTAK ULUSLARARASI İŞBİRLİĞİ DAİRE BAŞKANLIĞI ULUSLARARASI İŞBİRLİKLERİNE KATILIMI ÖZENDİRMEYE YÖNELİK DESTEK VE ÖDÜL PROGRAMLARI BAŞARI ÖDÜLLERİ

DEĞER YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİK A.Ş.

BİGG Teknogirişim Sermaye Destek Programı. Teknoloji ve Yenilik Destek Programları Başkanlığı (TEYDEB)

Akreditasyon Hizmet Ücretleri Rehberi

TÜBİTAK: Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu nu,

Avrupa Birliği. Proje Yönetimi. Pınar Demirekler. Ulusal İrtibat Noktası

PROJE UYGULAMA SÜRECİ 2010 YILI DOĞRUDAN FAALİYET DESTEĞİ PROGRAMI RAPORLAMA EĞİTİMİ

TÜBİTAK ULUSLARARASI İŞBİRLİKLERİNE KATILIMI ÖZENDİRMEYE YÖNELİK DESTEK VE ÖDÜL PROGRAMLARI. Ebru İMAMOĞLU. Ekim 2014

Resmi Gazete Tarihi: Resmi Gazete Sayısı: 26713

SİRKÜLER İstanbul,

TÜBİTAK ULUSLARARASI İŞBİRLİKLERİNE KATILIMI ÖZENDİRMEYE YÖNELİK DESTEK VE ÖDÜL PROGRAMLARI. Ebru İMAMOĞLU. Ekim 2014

ı) Muhasebe Yetkilisi: Muhasebe biriminin yönetiminden ve yetkili mercilere hesap vermekten sorumlu yetkiliyi,

YENİ YMM RAPORU FORMATI

AVANS VE YOLLUK İŞLEMLERİ

4006-TÜBİTAK BİLİM FUARLARI DESTEKLEME PROGRAMI USUL VE ESASLARI. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Destekli Proje İşletme Prosedürü

Avrupa Birliği ve Diğer Uluslararası Kuruluşlardan Proje Karşılığı Alınan Hibelerin Harcanması ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Yönetmelik

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı: İdarede 5018 sayılı Kanunun 60 ıncı maddesinde belirtilen görevleri yürüten birimi ifade eder.

MAKALE I-GİRİŞ II-GÖREV VE SORUMLULUKLAR. Muhasebe biriminin veya muhasebe yetkilisinin görev ve sorumluluğu;

T.C. BURSA TEKNİK ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI KAMU HİZMETLERİ STANDARTLARI HİZMET ENVANTERİ TABLOSU

R Akreditasyon Hizmet Ücretleri Rehberi. Revizyon No : 06 Yürürlük Tarihi :

d) Gerçekleştirme Görevlisi: Harcama yetkilisi tarafından belirlenen kişiyi ya da

PROJE YÖNETİM PROSEDÜRÜ

ÖN ÖDEME. Erkan KARAARSLAN

ERA-NET, ERA-NET PLUS ve ERA-NET COFUND PROJE ÇAĞRILARI KAPSAMINDA DESTEKLENECEK ARAŞTIRMA PROJELERİ İÇİN İŞBİRLİĞİ PROTOKOL ÖRNEĞİ

SANTEZ SANAYİ TEZLERİ PROJESİ YASAL MEVZUAT

SANAYİ TEZLERİ PROGRAMI (SAN TEZ) Bilim ve Teknoloji Genel Müdürlüğü

X/5 ESASLAR 1. Madde 2-(**) Bu Esaslar, TÜBİTAK a bağlı Merkez, Enstitü ve

MUHASEBAT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL TEBLİĞİ (SIRA NO: 43) HESABA AKTARMA SURETİYLE ÖDEME

BÖLÜM I Amaç, Kapsam, Tanımlar

2014 YILI DOĞRUDAN FAALIYET DESTEĞI (DFD) PROGRAMI, SIKÇA SORULAN SORULAR

SİRKÜLER İstanbul, Sayı: 2015/117 Ref: 4/117

GAZİ ÜNİVERSİTESİ DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ MUHASEBE BİRİMİ AYLIK BAKIM FATURALARININ ÖDENMESİ SÜREÇ AKIŞ ŞEMASI

EK-B BÜTÇE. Proje Bütçesi (Başvuru Rehberi Ek B) içinde doldurulacak 3 farklı çalışma sayfası olduğunu unutmayınız. EK B-1 Faaliyet Bütçesi

ANKARA ÜNİVERSİTESİ EĞİTİM BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ KAMU HİZMET ENVANTERİ TABLOSU

T.C. MALİYE BAKANLIĞI Muhasebat Genel Müdürlüğü

TÜBİTAK TEYDEB 1507 KOBİ AR-GE BAŞLANGIÇ DESTEK PROGRAMI

T.C. MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI İŞ TANIM ÇİZELGESİ

İş Akış Şeması. Harcama Yetkilisi tarafından ön mali kontrole tabi mali karar ve işlem evrağı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir.

TEBLİĞ MUHASEBAT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL TEBLİĞİ (SIRA NO: 55) (ÖN ÖDEME USUL VE ESASLARI)

T.C. İSTANBUL MEDİPOL ÜNİVERSİTESİ DANIŞMANLIK HİZMETLERİ YÖNERGESİ*

SENATO 2011/5-IV BİTLİS EREN ÜNİVERSİTESİ SOSYAL TESİSLER KURMA VE İŞLETME YÖNERGESİ

Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik Yılı Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Karar

T.C. MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI MUHASEBE KESİN HESAP VE RAPORLAMA BİRİMİ İŞ TANIM ÇİZELGESİ

DÜNYA BANKASI OPERASYONLARINDA KULLANDIRIMLAR

PROJE BAŞVURU PROSEDÜRÜ

DOKUZ EYLÜL ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI ÖĞRENCİ EĞİTİM VE DİNLENME TESİSLERİ İŞLETİM VE SÜRELİ KULLANIM YÖNERGESİ

TEBLİĞ MUHASEBAT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GENEL TEBLİĞİ (SIRA NO: 45) KAMU ÖZEL İŞ BİRLİĞİ UYGULAMALARININ MUHASEBE İŞLEMLERİ

AVRUPA TOPLULUĞU (AT) YÜKLENİCİLERİ İÇİN KATMA DEĞER VERGİSİ (KDV) İSTİSNA SERTİFİKASI BAŞVURU VE KULLANMA REHBERİ

S İ R K Ü L E R. KONU : İkale Sözleşmesi Kapsamında 27 Mart 2018 den Önce Ödenen Tazminatlardan Kesilen Vergilerin İade Usulü Açıklandı.

TÜBİTAK ULUSLARARASI İŞBİRLİKLERİNE KATILIMI ÖZENDİRMEYE YÖNELİK DESTEK VE ÖDÜL PROGRAMLARI

İstanbul Aydın Üniversitesi Teknoloji Transfer Ofisi. TÜBİTAK Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Projelerini Destekleme Programı

T.C. MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI Meslekî ve Teknik Eğitim Genel Müdürlüğü DAĞITIM YERLERİNE

TEKNOLOJİ TRASNFER OFİSİ BAŞKANLIĞI YÖNERGESİ

ANKARA ÜNİVERSİTESİ SENATO KARAR ÖRNEĞİ

YÖNTEM YEMİNLİ MALİ MÜŞAVİRLİK ve BAĞIMSIZ DENETİM A.Ş.

Destekli Proje Başvuru Prosedürü

Tebliğ. Maliye Bakanlığından: Türkiye Avrupa Birliği Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği (Sıra No: 1)

T.C. ŞIRNAK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ KISMİ ZAMANLI ÖĞRENCİ ÇALIŞTIRMA PROGRAMI UYGULANMASINA İLİŞKİN ESASLAR

ESASLAR VE YÖNERGELER X - 2

d) Gerçekleştirme görevlisi: Harcama yetkilisi tarafından belirlenen kişiyi ya da

YURT DIŞI GEÇİCİ GÖREV YOLLUK İŞLEMİ İŞ AKIŞ SÜRECİ FORMU

TANITIM GÖREVLENDİRME PROSEDÜRÜ

TRAKYA KALKINMA AJANSI. 2012/2013 Proje Teklif Çağrısı Başarılı Projeler Başlangıç Toplantısı

GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ ÖN MALİ KONTROL İŞLEMLERİ YÖNERGESİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Türkiye Avrupa Birliği Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği. (Sıra No: 1)

T.C.SÜLEYMAN ŞAH ÜNİVERSİTESİ KISMİ ZAMANLI ÖĞRENCİ ÇALIŞTIRMA YÖNERGESİ. BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

T.C. İSTANBUL YENİ YÜZYIL ÜNİVERSİTESİ KISMİ ZAMANLI ÖĞRENCİ ÇALIŞTIRMA YÖNERGESİ. BİRİNCİ KISIM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Yüksek Öğretim Kurumları Arasında Öğrenci ve Öğretim Üyesi Değişim Programı

Transkript:

Çerçeve Program projelerinin yürütülmesinde dikkat edilecek önemli hususlar I- Projenin başlangıcı 1. Kontrat, koordinatör tarafından imzalanıp Komisyon a ulaştırılması ve Komisyon yetkilisi tarafından onaylanıp imzalanması ile resmi olarak başlar. Projenin resmi başlangıç tarihi (harcamaların yapılmaya başlanması) ise kontratta belirtilmekle beraber, genellikle Komisyon yetkilisinin kontratı imzaladığı tarihtir. Ortaklar kontratta belirtilen süre içinde kontrat eki olan Form A (Accession to the Contract) yı imzalamaktadır. 2. Projede yer alan ve sorumluluğu taşıyan taraflar kişiler değil yasal oluşum olan kurum ve kuruluşlardır (üniversite, kamu kurumu, sanayi kuruluşu, KOBİ, vb.). 3. Kontrat, ilgili kurum/kuruluş ile Avrupa Komisyonu arasında bağlayıcı nitelikte bir belge olduğundan proje kontratını ilgili yasal oluşumun en üst yetkilisi (veya yetkili kılınan kişi) imzalamaktadır. Bu nedenle koordinatör veya ortak olarak dahil olunan bir proje önerisi sunulmadan önce ve proje kabul edildikten sonra proje yürütücüsü tarafından üst yönetimin bilgilendirilmesi için bir takip sisteminin oluşturulması çok önemlidir. II- Konsorsiyum içi ve Komisyonla ilişkiler 1. Farklı ülkeler ve farklı organizasyon yapılarından ortakların bir araya gelerek yürüteceği projenin başarısını garantilemek için, konsorsiyum ortakları arasında kontratı imzalamadan önce, konsorsiyumun idari işleyişini ve proje kapsamında birbirlerine karşı sorumluluklarını belirleyen, proje sonucu elde edilen bilgi ve teknolojilerle ilgili hakların nasıl paylaşılacağını içeren Konsorsiyum Anlaşması imzalanmalıdır (IP, NoE, KOBİ projeleri ve çağrı metninde özellikle belirtilen projeler için zorunludur). İmzalamadan önce bu anlaşmanın metni üzerinden bir hukukçu görüşünün alınması önerilmektedir. Konsorsiyum içindeki her türlü hak ve sorumluluk detaylarının belirlenmesini sağlayan bu anlaşma, hem proje yürütücüsü ve kurumunun hem de ülkemizin çıkarlarının korunmasına faydalı olacaktır. 2. Projedeki işlerin gözetilmesi öncelikli olarak Komisyonun değil koordinatör ve ortakların görevidir. Projede öngörülmeyen bir gereksinim, beklenmedik bir sorun ortaya çıkması veya kendi üzerine düşen görevi aksatan bir ortak olması durumunda, daha önceden iyi bir izleme sistemi oluşturulmuşsa erken karar alma ve düzeltici bir takım önlem ve değişiklere başvurma şansı olacaktır, böylece proje yönetiminde kontrol kaybı yaşanmayacaktır. Komisyon da proje koordinatörlerinin diledikleri zaman irtibata geçebilecekleri her projeden sorumlu bir proje sorumlusu (project officer) ve bir mali sorumlu (financial officer) bulunmaktadır. Sözleşme ve teknik ek üzerinde yapılacak değişiklikler mutlaka Komisyonla mutabık kalınarak yapılmalıdır. Bu durumlarda konsorsiyum veya ortaklar adına Komisyondaki proje sorumlusu ve mali sorumlu ile irtibat kuran kişi koordinatördür; ortaklar konuyu sadece koordinatöre iletirler. İş programı ve maliyet öngörülerinden sapmalar ve konsorsiyumdaki herhangi bir değişiklik de bu kapsam içindedir. 3. Projelerde esas olan faaliyet başlıkları (araştırma-inovasyon, demonstrasyon, eğitim, yönetim ve diğer özel etkinlikler) altında öngörülen harcamalar için ayrılan bütçelerdir. Bütçe miktarı aşılmadığı, projenin gidişatı için gerektiği ve yapılacak masraf geçerli (eligible) olduğu sürece, bu faaliyet başlıkları altında öngörülen harcama kalemleri arasında aktarma yapılabilir. 1

Örneğin diğer özel etkinlikler başlığı altındaki personel kaleminden donanıma yada seyahate aktarma yapılabilir, çünkü zaten bu faaliyet başlığı için yapılan harcamaların toplamı raporlanacaktır. Ancak bunun için koordinatörün haberdar edilmesi gerekir. Ayrıca Konsorsiyum da anlaşma sağlandığı takdirde, faaliyet başlıkları arasında veya bir ortaktan diğerine aktarım imkanı da mevcuttur; fakat bu tür değişiklikler tüm ortaklarca kabul edildikten sonra koordinatör tarafından Komisyon un onayı alınmalıdır. III- Ön ödeme 1. Komisyon, Topluluk mali katkısını dönemsel ön ödemeler şeklinde yapar. Bu sistem sayesinde hem yaptığı mali katkının hem de konsorsiyumun genel finansal işleyişinin güvencesini sağlar. 2. Topluluğun yapacağı maksimum mali katkı dönemler itibari ile Kontratta belirlenmiştir. İlk ön ödeme genelde proje kontratının resmi yürürlüğe giriş tarihinden itibaren 45 gün içinde yapılır. İlk dönem ve ikinci dönemin yarısı için öngörülen Topluluk mali katkısı toplamının genelde %80-85 i üzerinden hesaplanan ilk ön ödeme, konsorsiyumdaki tüm ortaklara dağıtılmak üzere, koordinatörün daha önceden bildirdiği proje hesabına EURO olarak aktarılır. Koordinatör konsorsiyum anlaşmasında yer alan koşullara uygun olarak bu ön ödemenin ortaklara zamanında ve doğru bir şekilde dağıtımından sorumludur. Daha sonraki ön ödemeler ise dönemsel raporların onaylanmasına bağlı olarak ve bir önceki dönemde harcanmayan veya kabul edilmeyen tutar düşülerek yine aynı sistemle yapılır. 3. Sadece ön ödemelerin ortaklara aktarılmasında koordinatör tarafından katlanılacak banka işlem masrafları projede yönetim faaliyetleri altında masraf olarak gösterilebilir. IV- Proje özel hesaplarının işleyişi 1. Projeler kapsamında alınan veya aktarılan ön ödemeler ile yapılan harcamaların, proje yürütücüsü kurumun proje adına banka nezdinde açtırdığı proje özel hesaplarında takip edilmesi gerekmektedir. Kontratın yürürlüğe girmesinden sonra proje adına açılan özel hesap, Koordinatör tarafından Komisyona bildirilir. Komisyon ön ödemeyi bu proje özel hesabına aktarır. Koordinatör de kontrata göre ortakların payına düşen miktarları önceden ortaklar tarafından açtırılmış ve kendisine bildirilmiş olan proje özel hesaplarına aktarır. Projeyle ilgili yapılan her türlü harcama, proje yürütücüsünün talimatına istinaden kurumun muhasebe birimi tarafından proje özel hesabına gerekli yansıtmalar yapılarak gerçekleştirilir. 2. Maliye Bakanlığı tarafından 25 Mart 2005 tarih 25766 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren AB kaynaklarından Kamu idarelerine proje karşılığı aktarılan hibe tutarlarının harcanması ve muhasebeleştirilmesine ilişkin esas ve usullere göre üniversitelerde proje hesaplarının takibini saymanlık yapar. Proje kontratının yürürlüğe girmesinden sonra proje için banka nezdinde saymanlık tarafından bir özel hesap açtırılır. Proje kapsamında yapılacak işlere yönelik her türlü harcama, harcama yetkisine sahip kişi olan proje yürütücüsünün vereceği talimat üzerine saymanlık tarafından proje özel hesabına yansıtılarak gerçekleştirilir. 2

3. Proje kapsamında yapılan ve Komisyon a rapor edilecek tüm harcamalar kurumun muhasebe sisteminde kayıtlı olmalıdır yani proje özel hesaplarında izlenebilmelidir. Muhasebe kayıtlarında, ödemeler için ödemenin yapıldığı, avans mahsup işlemleri için ise avansın ödendiği tarihteki T.C. Merkez Bankası döviz alış kuru esas alınır. V- Harcamaların geçerliliği 1. Proje yürütücüsü, komisyonun belirlediği geçerli masraf ilkelerine ve proje sözleşmesi hükümlerine uygun olarak harcama yapmakla yükümlüdür. Harcamalar, proje süresi içinde ekonomik ve verimli harcama ilkelerine uygun bir şekilde gerçekleştirilmiş olmalı ve projenin yürütülmesi ve hedeflenen sonuçları için gerekli olmalıdır. Ayrıca, kurumun mevcut muhasebe ve yönetim sistemi ile genel muhasebe kuralları çerçevesinde gerçekleştirilmiş ve kurumun muhasebe sisteminde takip edilebilir nitelikte olmalıdır. Bu harcamalar geçerli sayılır (eligible costs) ve Komisyona bildirilebilir. Borçlanma faizi ve benzeri masraflar, dolaylı vergiler (KDV, gümrük vb.), kur farklılıklarından veya enflasyon gibi dış etkilerden doğan zararlar, başka bir topluluk projesinden doğan veya karşılanan harcamalar ile aşırı ve gereksiz harcamalar geçerli masraf türleri değildir (ineligible costs), komisyon tarafından karşılanmaz. 2. Personel, dayanıklı ekipman, sarf malzeme, seyahat ve 3. taraflarla yapılan yan sözleşmelerle ilgili harcamalar projenin doğrudan maliyetlerini oluşturur. Bunun yanısıra kurumun bu projeyi yürütmekten dolayı katlanmak durumunda kaldığı genel yönetim ve idare giderleri payını karşılaması amacıyla dolaylı maliyet (overhead) ödenir. 3. Dolaylı Maliyet tutarı, proje ile doğrudan ilgili maliyetlerin yan sözleşmeler hariç tutarı üzerinden belirli bir oran uygulanarak hesaplanır. Bu oran, kurum veya kuruluşun mevcut muhasebe sistemi tarafından projenin doğrudan ve dolaylı maliyetlerini hesaplaması imkanına göre belirlenen bütçe modeline göre değişir. Projenin tüm maliyetlerini hesaplayacak muhasebe sistemi bulunan Tam Maliyet modelinde (Full Cost Model FC) bu oran kuruma göre değişkenken, Sabit Oranlı Tam Maliyet modelinde (Full Cost with Flat rate FCF) %20 dir. Projenin tüm maliyetlerini belirleyebilecek bir muhasebe sistemi olmayan üniversitelerin ve kamu kuruluşlarının kullandığı Ek Maliyet Modelinde (Additional Cost Model AC Model) ise %20 dir. 4. Bütçenin tamamı harcanmadığında ya da yapılan harcamalardan kabul edilmeyen tutar olduğunda arta kalan paranın Komisyon a geri ödeneceği unutulmamalıdır. Örneğin AC modeli kullanan bir kurumun dahil olduğu 12.000 Euro bütçeli bir projede 10.000 Euro personel, ekipman ve seyahat gibi harcamalara ayrılırken 2.000 Euro genel yönetim ve idare giderleri (overhead) için kuruma kalır. Ancak gerçekleşmiş ve onaylanmış doğrudan harcama tutarı 5.000 Euro ise sadece 1.000 Euro genel yönetim ve idare gideri (overhead) hak edilir. 5. Bir raporlama döneminde yapılan ön ödemenin %70 inden azının harcanması durumunda, bir sonraki dönemin ön ödemesi ancak daha önceden istenmemiş olsa bile o dönem için denetim sertifikası alınması veya %70 lik orana ulaşınca tamamlayıcı dönemsel yönetim raporu sunulması durumunda yapılır. VI- Harcamaların Belgelendirilmesi 3

1. Proje ile doğrudan ilgili olarak yapılan harcamaların gerçek ve geçerli olduğunu kanıtlamak için denetçiye iş sözleşmesi, personel zaman çizelgesi, bordro, satın alım sözleşmesi, faturalar, seyahat talebi, seyahat yol ve konaklama harcamaları ile ilgili faturalar gibi belgelerin sunulması gerektiği unutulmamalıdır. Bu belgelerin asıllarını, üniversitelerde proje kapsamında yapılan ödemelerle ilgili işlemleri gerçekleştiren saymanlık, diğer kurum ve kuruluşlarda ise muhasebe birimleri muhafaza ederken; kopyalarını proje yürütücüleri muhafaza etmelidir. Bu belgelere ilave olarak denetçiye, ödeme ve transfer işlemlerine ilişkin ilgili muhasebeleştirme belgeleri ve kurumun muhasebe sistemindeki kayıtları sunulacaktır. 2. Genel yönetim ve idare masraflarını karşılamak üzere aktarılan dolaylı maliyet tutarı yani overhead ise tamamen kurumun tasarrufundadır ve belgelendirilmez. VII- Personel Çalışma Esasları 1. Proje kapsamında personel harcamaları; proje kapsamında yapılacak işler için kontratta öngörülen emek miktarı yani adam-ay sayısı ile adam-ay birim maliyeti esas alınarak belirlenmiş personel maliyeti bütçesi çerçevesinde yapılır. 2. Adam-ay, proje kapsamında yapılacak işler için harcanacak toplam personel emeğini işgünü ve mesai saatlerini baz alarak ay cinsinden belirleyen bir kavramdır. Örneğin projedeki bir iş paketinde 10 adam ay öngörülüyor ise, ya 1 kişi 10 ay yada 2 kişi 5 er ay çalıştırılabilir. Aynı şekilde adam ay birim maliyeti örneğin 2.000 Euro ise toplam 20.000 Euro olan personel bütçesinden ya 1 kişiye 10 ay için toplam 20.000 Euro ya da 2 kişiye 5 ay için 10.000 er Euro ödenebilir. Burada önemli olan personel için öngörülen bütçenin limitleri dahilinde kalınması ve adam-ay sayısının projede taşınan sorumluluklarla orantılı ve tutarlı olmasıdır. 3. Adam-ay gerçekleşmeleri, personelin her bir iş gününde harcadığı toplam emeğin saat bazında iş paketlerine dağılımını gösteren ve her ay proje yürütücüsü tarafından onaylanan zaman çizelgeleri ile kayıt altına alınır. 4. Proje tarafından karşılanacak personel maliyetleri hesaplanırken projede bilfiil çalıştırılan personelin kurumla imzaladığı sözleşmeye göre işverenin üstlendiği toplam maliyet esas alınır; yani personele ödenen toplam brüt maaşın yanı sıra kurumun mevcut idare sistemine göre işverenin payına düşen tüm sosyal haklar (tatil ücreti, sağlık sigortası, sosyal güvenlik harcamaları, vb.) toplam olarak projeye yansıtılır. Ayrıca, personel maliyeti öngörüleri yapılırken proje personelinin sözleşme bitiminde yasal olarak hak etmesi durumunda kendisine kıdem tazminatı ödeneceği ve bunun projeye yansıtılabileceği göz önüne alınmalıdır. 5. FC ve FCF modelini kullanan özel kuruluşlarda personel maliyeti, doğrudan proje için çalışan tam/yarı zamanlı personele veya dahili danışmana ödenen brüt maaş ve işveren payına düşen sosyal hakları kapsar. 6. Projede personel maliyeti, personelle yapılacak iş sözleşmesine dayandırılır. Üniversitelerde ve kamu kurumlarında kullanılan ek maliyet modeline (AC) göre geçerli sözleşme türleri: söz konusu AB projesinde çalışacağına dair bir proje personeli ile imzalanan geçici iş sözleşmesi, doktorasını proje kapsamında yapacağı çalışmalar paralelinde bitirecek bir doktora öğrencisi ile yapılan iş sözleşmesi veya 4

tam/yarı zamanlı personelin sürekli yaptığı işin haricinde sadece proje ile ilgili yapacağı iş için ödenecek masrafı belirtecek sözleşmedir. 7. Görüldüğü gibi AC modelinde personel maliyetlerindeki temel husus, daha önceden yapılmış geçerli iş sözleşmesine dayanılarak sadece proje ile ilgili olarak yapılan işlere ayrılan süre için ödenen ve bedeli başka bir kaynak tarafından karşılanmayan ücretlerin geçerli olduğudur. Kurumun kadrolu personeline proje kapsamında personel ücreti ödenmesi istisnai bir durumdur ve özel bazı koşullara bağlıdır. 8. Üniversitelerde durum şu şekildedir: tam zamanlı öğretim üyelerine personel parası ödenememektir. Ancak ve ancak sözleşmesinde örneğin 30 saat görünen iş gününün 20 iş günü için asli görevlerinden dolayı kurumdan maaş alacağı kalan 10 saatlik kısmın ise projelerde yer alması durumunda proje kaynaklarından karşılanacağı ibaresinin olması gerekmektedir. Bu durumda proje kaynaklarından karşılanan kısım kurumdan aldığı maaştan yüksek olamamaktadır. Aynı şekilde yarı zamanlı çalışan kadrolu öğretim görevlisi veya araştırma görevlililerinin sözleşmesi örneğin 20 saat üzerindense, ancak haftanın 5 günü 6 saatten çalışıyorsa 10 saatlik kısmı için projede çalışması durumunda kendisine ücret ödeneceğine dair geçici ilave iş sözleşmesi yapılabilir ve bu kısım projeye masraf kaydedilebilir. Bir diğer seçenek de fazla mesai uygulamasıdır. Fazla mesai uygulaması da istisnai ve pek tercih edilmeyen bir seçenektir. Öncelikli şart, kurumun fazla mesai uygulamasının olması ve kadrolu personel olan kişi ile kurum arasında proje için fazladan çalıştığı durumlarda kendisine fazla mesai ödeneceğine ilişkin bir sözleşme imzalanması gerekir. Ayrıca bu sözleşme için Komisyon onayı da alınmalıdır. Bu şartlar sağlanmışsa, kişinin mesai saatleri dışında fazladan proje için çalıştığı ispatlanabildiği sürece bu saatler için kendisine ücret ödenebilir ve bu miktar projeye yansıtılabilir. Sonuç olarak AC modelinde, kadrolu personelin başka kaynaktan finanse edilmeyen sadece ve doğrudan proje için çalıştığı saatler olması durumunda ve geçerli bir sözleşmesi de varsa kendisine ödeme yapılabilir. 9. Bazı üniversiteler, projeye katılımı teşvik etmek amacı ile komisyon tarafından belgelendirilmesi istenmeyen ve kurumun insiyatifinde olan dolaylı maliyet yani overheadin bir kısmından vazgeçerek proje yürütücüsüne tasarruf imkanı sağlamaktadır. Bu sayede proje yürütücüsü olan ve personel maliyetinden kendine ücret ödenemeyen bazı öğretim üyeleri, kurumun feragat ettiği bu tutardan kendine ve proje için çalıştırdığı asistanına ödeme yaptırabilmektedir. Bu imkan sadece kurumun üst yönetiminin kararı ile olabilmektedir. VIII- Raporlamalar 1. Proje koordinatörü ve dolayısı ile ortaklar, proje kapsamında yapılan işlerin gelişimi, harcamaların tutarı, doğruluğu ve geçerliliği ile ilgili Komisyonun bilgilendirilmesi için kontratta belirlenen dönemlerde ara dönem raporlarını ve proje bitiminde final raporunu sunmakla yükümlüdür. Raporların her dönemin sonundan veya proje bitiminden itibaren 45 gün içinde Komisyona sunulması gerektiği unutulmamalı ve mümkün olduğunca erken koordinatöre konsolide raporları hazırlaması için iletilmelidir. 2. Proje kapsamında yapılan harcamaların geçerli ve doğruluğunun kanıtlanabilir olduğunu belgelemek üzere ara raporlama dönemlerinde (faaliyet ve yönetim raporlarına ilave olarak 5

sunulacağı kontratta belirtilmişse) ve proje bitiminde her bir ortak tarafından denetim sertifikası sunulmalıdır. Denetim sertifikası bağımsız bir denetçi tarafından Komisyonun önerdiği modele sadık kalınarak hazırlanır ve tasdiklenir. 3. Kamu kurumları ve üniversiteler dilerlerse denetim raporu almak için yetkili bir kamu memuru görevlendirebilirler. İstenen raporlar için süre kısıtlı olduğundan sadece belirli dönemlerde sayıştay memurlarınca karşılıksız olarak verilen bu hizmetten yararlanmak bazen mümkün olamamaktadır. Bu durumda Çerçeve Program genel kuralları ve projelerin denetimi ile ilgili bilgi ve deneyim sahibi bir Yeminli Mali Müşavire projenin finansal denetimi yaptırılır. 4. Bağımsız denetçiler tarafından verilen finansal denetim hizmetinin bedeli, projede yönetim faaliyetleri kapsamında yan sözleşme olarak bütçelenmiş tutardan ödenir. 5. Çeşitli raporlar yoluyla projenin belirli dönemlerde ve bitiminde teknik ve finansal olarak izlenmesinin ötesinde doğrudan Avrupa Komisyonu yetkililerince de denetim yapılabilir. Bu denetim sözleşme süresi içinde yada proje bitiminden itibaren beş yıllık süre içinde herhangi bir zamanda yapılabilir. Bu durumda sözleşmenin tarafları, Komisyon yetkilileri tarafından istenen tüm bilgi ve belgeleri sağlamakla yükümlüdür. IX- KDV Muafiyeti 1. 20 Mayıs 2005 tarihli ve 25820 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Maliye Bakanlığı nın Türkiye Avrupa Birliği Çerçeve Antlaşması Genel Tebliği çerçevesinde Çerçeve Program Projelerine KDV den muafiyet tanınmıştır. Projenin muafiyetten yararlanması için Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı Avrupa Birliği Şubesi ne bir dilekçe ekinde resmi bilgi formu, proje hakkında özet bilgi notu, kontrat metni ve bütçe dağılımı gösterir tablolardan oluşan bir başvuru dosyası verilecektir. Bu sürecin sonunda gönderilen özelge yani ön onayla beraber bağlı bulunulan Vergi Dairesinden KDV İstisna Sertifikası alınacaktır. 2. Tebliğe göre 2.000 YTL nin altında yapılacak her türlü mal veya hizmet alımında sertifikanın tedarikçiye ibrazı yani bir kopyasının teslimi yeterlidir. 2.000 YTL üzeri alımlarda ise proje yürütücüsü ve tedarikçi arasında bu alımın proje kapsamında olduğu ve söz konusu sertifikaya dayanılarak KDV den muaf işlem yapılacağına dair bir sözleşme imzalanıp bu sözleşmenin yararlanıcı kurum tarafından onaylanması ve tedarikçiye sertifika ile birlikte bu sözleşmenin teslim edilmesi gerekmektedir. 3. Tedarikçilere teslim edilen Sertifika kopyalarının amaçları dışında yada kötü niyetle kullanımını önlemek amacıyla, kopyanın üzerinde aslının aynıdır ibaresi ile birlikte çok kısaca alımın ne ile ilgili olduğu bilgisinin yer alması yararlı görülmektedir. 4. KDV istisna sertifikasının tedarikçiye ibrazı ile doğrudan KDV indiriminden yararlanılamadıysa yada proje başlangıcından sertifikanın alınmasına kadar geçen sürede yapılan harcamalarda ödenen KDV için bağlı bulunulan Vergi Dairesi ne KDV iade talebinde bulunulabilir. 6

X- Proje yönetimindeki karşılaşılabilecek sorunlarla ilgili başvuru kaynakları AB Çerçeve Programları resmi web sitesi CORDIS http://cordis.europa.eu.int/en/; Proje önerisi sunma ile ilgili form, doküman ve kılavuzların bulunduğu http://www.cordis.lu/fp6/find-doc-specific.htm linki; Proje yönetimi ile ilgili form, doküman ve kılavuzların bulunduğu http://cordis.europa.eu.int/fp6/project-management.htm linki; Komisyon un hazırladığı sıkça sorulan sorular http://europa.eu.int/comm/research/faq/ linki; Finance-NMS-IST projesi tarafından hazırlanan finansal ve bütçeyle ilgili konuları içeren http://www.finance-helpdesk.org/ linki; Fikri Mülkiyet Hakları konusunda destek veren http://www.ipr-helpdesk.org/index.html linki; TÜBİTAK AB Çerçeve Programları Müdürlüğü nün web sayfasinda http://traccess.tubitak.gov.tr/fp6_yeni/abcpb.aspx Finansal Konular linki ve Finansal konular ile ilgili bilgi alabileceğiniz Destek Masası: Gamze KOZANOĞLU Finansal Konular UİN. 0312-4685300/2204 ncpfinance@tubitak.gov.tr Umut EŞCAN Finansal Konular UİN.Ast. 0312-4685300/1250 ncpfinance@tubitak.gov.tr 7