EVRAK YAZIŞMA DOSYALAMA ARŞĐV FAALĐYETLERĐNĐN ĐZMĐR EKONOMĐ ÜNĐVERSĐTESĐ UYGULAMALARI Kütüphane Müdürlüğü Ocak-2011 25.01.2011 1
ĐÇERĐK Yazışma Kuralları Standart Dosya Planı nın kullanımı Evrakları Dosyalama /Klasörleri Etiketleme Arşiv Çalışmaları 25.01.2011 2
Yazışma Kuralları Kamu kurum ve kuruluşları gerek kendi aralarında gerekse gerçek ve tüzel kişilerle iletişim sağlamak amacıyla yazışma yapmakta olup bu yazışmalar resmi yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belge şeklinde yapılmaktadır. Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak amacıyla 02 Aralık 2004 tarihli Resmi Gazete de yayınlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ile bu kuralların uygulanma aşamasına geçilmiştir. 25.01.2011 3
Yönetmelik 25.01.2011 4
Üniversitemiz Yazışma Kuralları Amaç; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik çerçevesinde üniversitemizde hazırlanan resmi yazışmalar için uyulması gereken kuralları belirlemek, bilgi ve belge alış verişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yapılmasını sağlamaktır. Đlgili mevzuatın aşağıdaki bazı maddeleri dayanağımız olacaktır. Buna göre: 25.01.2011 5
Tanımlar a) Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazıları, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeleri, b) Resmî belge: Gönderilen veya saklanan belirli bir standart ve içerikteki belgeleri, c) Resmî bilgi: Metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturulan, gönderilen veya saklanan bilgileri, e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, f) Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi, 25.01.2011 6
Resmi Yazı Hazırlama Kuralları Resmi yazışmalarda kullanılan kağıt A4 veya A5 boyutundadır Yazılar 12 punto büyüklüğünde Times New Roman yazı tipi ile yazılır ancak Mütevelli Heyeti ne yazılırken GillSanLight 12 punto kullanılır. 2-4 Satır 2 Satır Yazılar en az iki nüsha düzenlenir. Sayı: Birim yazışma kod numarası- Standart Dosya Planı numarası- evrak kayıt numarasından oluşur. Konu: Yazının konusunun anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edildiği kısım. Tarih: Sayı ile aynı satırda yer almalıdır. Đlgi: Daha önce gönderilen veya gelen bir yazıya dayanarak cevap yazılacaksa ya da bazı belgelere başvurulacaksa tarih ve sayılı ibareleri ile yer alır. 25.01.2011 7
Resmi Yazı Hazırlama Kuralları Metin yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarlarına 2.5 cm. boşluk bırakılarak yazılır. Yazılar üst makama arz ederim alt makama rica ederim ifadeleri ile biter. Eşit makamların yazıları da arz ederim ifadesi ile biter. 2-4 Satır 2 Satır Ekler imza bölümünden sonra sola dayalı, numara takip eden ve sayfa sayıları () gösterilen bölümdür. Dağıtımlı yazılar ise birden çok birime giden ve protokol sırasına göre yazılarak dağıtımı yapılan yazılar olup dağıtım birimi ile başlık bölümlerine dikkat edilmelidir. 25.01.2011 8
Resmi Yazı Örnekleri 25.01.2011 9
Resmi Yazı Örnekleri 25.01.2011 10
Örnek: (Gelen bir yazı) 25.01.2011 11
Örnek: (Gelen bir yazı) 25.01.2011 12
Yazışma Kodları nın Kullanımı Yazışma kodlarının (Kod Sisteminin) kullanılmasının amacı; kamu ve kamu tüzel niteliği taşıyan tüm kurum ve kuruluşlar arasında bilgi iletişiminde kolaylık sağlamak ve standardı yakalamak. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından 2004 yılında başlatılan çalışmaların üniversiteler ayağı YÖK ün koordinesine verilmiş olup üniversitelerin Ana Hizmet işleri ve Yazışma Kodlarının belirlenmesi YÖK tarafından yapılmıştır. Yazışma kodlarına; YÖK sayfasındaki http://www.yok.gov.tr/content/view/563/ veya Başbakanlık sayfasındaki http://kamu.basbakanlik.gov.tr:8080/dtvt/ adreslerinden ulaşabilirsiniz. 25.01.2011 13
Yazışma Kodu B.30.2.ĐEÜ.0.78.00.00.0.78.00.00-805.01.01 805.01.01-26/156 1 2 3 Kütüphane Müdürlüğü ne ait Yazışma Kod Numarası 25.01.2011 14
YAZIŞMA KODU B.30.2.ĐEÜ.0..0.78.00.00-805.01.01-26 26/156 Yürütme organı YÖK Kodu Kurum Giden Evrak Numarası Birim Giden Evrak Numarası YÖK e bağlı üniversite dağılım kod numarası Üniversite dağılım kodu Alt Kurum Kodu (Üniversitemiz) Alt Birim Kodu Standart Dosya Plan Numarası Şube Kodu Birim Kodu Kütüphane 25.01.2011 15
Örnek: Kütüphane MüdürlM rlüğü tarafından hazırlanan bir yazı Sayı: B.30.2.İEÜ.0.78.00.00.0.78.00.00-806.01.01-32/132 Konu: Yayın n talepleri hakkında Kütüphane Yazışma Kodu Yayın Talepleri ile ilgili Standart Dosya Plan Kodu Birim/Kurum Giden Evrak No 25.01.2011 16
Üniversitemiz Yazışma Kod Numaraları 25.01.2011 17
Standart Dosya Planı Numaraları Standart Dosya Planı numaralarının kullanılma amacı da; kamu ve kamu tüzel niteliği taşıyan tüm kurum ve kuruluşlar arasında üretilen resmi yazıların Sayı bölümünde belirtilen ve yazının konusunu içeren numaraların aynı numara olarak verilmesi, dosya birlikteliğinin ve standardizasyonun sağlanarak devletin yazışma arşivinin bir düzen içinde tutulmasının sağlanmasıdır. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından 2002 yılında başlatılan çalışmaların üniversiteler ayağı YÖK tarafından yürütülmüş ve halen yürütülmektedir. Standart Dosya Planın kodlarına; YÖK sayfasından http://www.yok.gov.tr erişim sağlanabilir. 25.01.2011 18
Standart Dosya Planı Numarası B.30.2.ĐEÜ.0.70.01.00.0.70.01.00-305.02.01 305.02.01-26/15626/156 1 2 3 Yurt Başvuru Đşlemleri konusuna karşılık gelen Standart Dosya Planı Numarası 25.01.2011 19
Standart Dosya Planı nın Kullanımı 25.01.2011 20
Standart Dosya Planı nın Kullanımı (Alfabetik Liste) 25.01.2011 21
Dosyalama ve Klasör Sırt Etiketleri Dosyalama; aynı konuyu içeren yazıların bir arada tutulması amacıyla yapılan bir araya getirme işlemidir. Klasör ise dosyaların bir araya getirilmesi ile oluşur. Aynı veya yakın konulardaki dosyalar ya da aynı konunun farklı yılları bir araya getirilmiştir. Bazen de başlı başına o konudaki evrakların bir arada tutulması ile oluşabilir. Amaç aynı konu başlığına Standart Dosya Planı çerçevesinde verdiğimiz numaraların yıllar itibariyle hep aynı olması ve bunların birbirini takip eden dosya ve klasörler halinde bir arada bulunmasının sağlanmasıdır. Böylece yazılarımız, Birim Arşivlerimizde bir düzen içerisinde tutulacak, üniversite genelinde standardizasyon sağlanmış olacak, klasörlerin 10. yıl sonrasında Kurum Arşivinden Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilmesi bir bütünlük içerisinde gerçekleşecektir. 25.01.2011
Dosya veya Klasör Etiketi 78 040 Birim Kodu (Kütüphane) Standart Dosya Planı No FAALĐYET RAPORLARI Konu Adı 2010 Dosya/Klasör Yılını 25.01.2011 23
ARŞĐV HĐZMETLERĐ Tanımlar (Arşiv, Arşivci, Arşiv Malzemesi ) Arşiv Đşlev ve Türleri Birim Arşivleri Üniversite Kurum Arşivi hizmetleri 25.01.2011 27
ARŞĐV Denince: TANIMLAR-1 Belli bir konuda biriktirilmiş yazılı belgeler, Özel ya da tüzel kişilerin, resmi işlemleri sonucunda oluşan ve yanında bulundurulması gerekli yazılı, basılı veya resmedilmiş belgeler bütünü, Arşivleri çoğaltan ve koruyan kuruluşlar, Arşivlerin korunduğu ve kullanım için hizmete sunulduğu bina veya binanın bir bölümü gibi değişik anlamlar akla gelir. Genel olarak arşiv, kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler neticesi meydana gelen ve bir maksatla saklanan dokümantasyon, söz konusu dokümantasyona bakan kurum ve bunları barındıran yerler olarak tanımlanır. Arşivler aslında tüm dünyayı ilgilendiren bilgi kaynakları olup Arşivler sayesinde ulusların, devletlerin, özel ve tüzel kişilerin haklarının koruması ve kanıtlanması mümkün olabilmektedir. 25.01.2011 28
TANIMLAR-2 Arşivci (arşivist): Arşivcilik eğitimi görmüş, arşivlerin hazırlanması, düzeni ve yönetimiyle uğraşan kişilere denir. Arşiv Malzemesi: Kurumların gördükleri hizmetler, yaptıkları yazışmalar sonucunda oluşan, biriken, toplanan ve saklanması tarihi, hukuki, idari ve çeşitli bakımlardan herhangi bir konuyu aydınlatmaya, bir takım hakları belgelemeye ve korumaya yarayan her türlü yazılı, basılı, görsel, işitsel, manyetik ve elektronik belgeler bütünüdür. Arşivlik Malzeme: Zaman sınırı ve nitelikleri gereği arşiv malzemesi özelliğini kazanmamış olan ve kurumların elinde bulunan arşiv dokümantasyonuna denir. (Örnek: 101 yıl geçmemiş Memuriyet Sicil Dosyaları gibi) 25.01.2011 29
ARŞĐVĐN ĐŞLEV ve TÜRLERĐ Arşivin işlevleri a) Saptamak b) Korumak c) Saklamak Arşiv Türleri 1- Devlet Arşivleri 2-Şehir Arşivleri 3- Özel Arşivler 4- Hastane Arşivleri 5- Kartografik Arşivler 6- Noter Arşivleri d) Sunmak 25.01.2011 30
TÜRKĐYE DEKĐ BAŞLICA ARŞĐVLER Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Arşivleri a) Osmanlı Dönemi Arşivleri b) Cumhuriyet Dönemi Arşivleri Başbakanlık Arşivi Topkapı Sarayı Arşivi Tapu Kadastro Dairesi Arşivleri Genel Kurmay Başkanlığı Harp Dairesi Arşivi Sağlık Bakanlığı Arşivi Vakıflar Genel Müdürlüğü Arşivi Đstanbul Belediyesi Arşivi 25.01.2011 31
TÜRKĐYE DEKĐ BAŞLICA ARŞĐVLER http://www.devletarsivleri.gov.tr 25.01.2011 32
ÜNĐVERSĐTELERDEKĐ ARŞĐV ÇALIŞMALARI Birim Arşivi: Üniversitelerin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve çeşitli birimlerde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı (genellikle 5 yıl) arşiv birimlerini ifade eder. Kurum Arşivi: Üniversitelerin merkez teşkilatında yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine oranla daha uzun süreli saklandığı arşivleri ifade eder. Merkezi arşiv de denebilir (genellikle 10 yıl) 25.01.2011 33
BĐRĐM ARŞĐVLERĐNDE YAPILACAK ĐŞLEMLER Evraklar konularına uygun olarak ekleriyle birlikte dosyalanmalı, Özellikleri nedeniyle ayrı dosyalanması gereken belge ile ekleri arasındaki bağlar kurulmalı, Dosyalama ve klasör oluşturma işlemlerinde, Standart Dosya Planı numaraları uygulanmalı, Birimde bulunan ve kurum arşivine teslim edilme süresini bekleyen belgeler, her türlü zararlı tesir ve etkenden korunmalı, mevcut düzenleri içerisinde düzenli bir şekilde saklanmalı, Her yılın Ocak ayı içerisinde yeni yıl dosya ve klasörleri oluşturulmalı, önceki yıla ait arşivlik malzemeler; Đşlemi tamamlanan veya Đşlemi devam eden şeklinde bir ayrıma tabi tutulmalı, Đşlemi tamamlanan dosyalar Uygunluk kontrolü içi gözden geçirildikten sonra, Belge /Klasör Devir-Teslim ve Envanter Formu hazırlanarak envanter sırasına göre Üniversite Kurum Arşivine devredilmelidir. 25.01.2011 34
BELGE SAKLAMA SÜRELERĐ Birim arşivlerinde: 1-5 yıl, Kurum Arşivinde: 10-15 yıl, Bazı belgeler ise 101 yıl, Bazı belgeler de süresiz olarak kurum arşivinde saklanır. 25.01.2011 35
AYIKLAMA ve ĐMHA ĐŞLEMLERĐ Ayıklama: Bazı belgeler, cari işlem devresinde bir değere sahip olsa da, hukuki kıymeti ve bir delil olma özelliğini kaybederek ileride kullanılmasına ve muhafazasına gerek görülmeyecek nitelikte olabilir. Bu nedenle, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birbirinden ayrılması ayıklanması gerekir. Đmha: Ayıklaması yapılmış arşiv malzemesinin ayrılarak, yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre Arşiv Komisyonu denetimi ve Rektör onayından sonra kıyım makinelerinde imha edilmesi işlemidir. Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü arşiv malzemesinin ayıklama ve imhası, Kurum Arşivi nde yapılır. 25.01.2011 36
Üniversite Kurum Arşivi Tanımlar (Arşiv, Arşivci, Arşiv Malzemesi ) Arşiv Đşlev ve Türleri Birim Arşivleri Üniversite Kurum Arşivi hizmetleri 25.01.2011 37
Üniversite Kurum Arşivi Tanımlar (Arşiv, Arşivci, Arşiv Malzemesi ) Arşiv Đşlev ve Türleri Birim Arşivleri Üniversite Kurum Arşivi hizmetleri 25.01.2011 38
Üniversite Kurum Arşivi Tanımlar (Arşiv, Arşivci, Arşiv Malzemesi ) Arşiv Đşlev ve Türleri Birim Arşivleri Üniversite Kurum Arşivi hizmetleri 25.01.2011 39
Üniversite Kurum Arşivi Tanımlar (Arşiv, Arşivci, Arşiv Malzemesi ) Arşiv Đşlev ve Türleri Birim Arşivleri Üniversite Kurum Arşivi hizmetleri 25.01.2011 40
Üniversite Kurum Arşivi Tanımlar (Arşiv, Arşivci, Arşiv Malzemesi ) Arşiv Đşlev ve Türleri Birim Arşivleri Üniversite Kurum Arşivi hizmetleri 25.01.2011 41
Üniversite Kurum Arşivi Tanımlar (Arşiv, Arşivci, Arşiv Malzemesi ) Arşiv Đşlev ve Türleri Birim Arşivleri Üniversite Kurum Arşivi hizmetleri 25.01.2011 42
SORULAR ve CEVAPLAR 25.01.2011 43
Teşekkürler 25.01.2011 44