14 Temmuz 2007 Đlgili Versiyon/lar : ETA:SQL, ETA:V.8-SQL Đlgili Modül/ler : Muhtelif ÖZEL ÇALIŞMALAR Eğitim / Servis departmanımızdan Bülent Erdem müşterilerimizden gelen çeşitli talepler doğrultusunda özel çalışmalar gerçekleştirmiştir. Bu Teknik Notlar da o çalışmaların açıklamaları yer almaktadır. Siparişlerin Toplam Cari ve Stok Bazlı Olarak Listelenmesi Sipariş listeleme kıstasına, eğer stok kodu aralığı verilirse o stoğu hangi müşterilerin beklediği, cari kart aralığı verilirse, listeleme kıstasına verilen cari kartların hangi stoklardan ne kadar sipariş verdiklerinin, teslim edilen ve bekleyen miktarlarının toplam bazda raporlanması isteniyor. Sipariş raporu alınırken aynı anda hem cari hem de stok bazlı olarak, toplam sipariş, teslim edilen sipariş ve bekleyen sipariş miktarlarını gösteren Rapor, ETASQL/ETAV8SQL Raporlar modülü Kullanıcı tanımlı Raporlarda Toplam_Sipariş. eqd isimli raporla talebe uygun şekilde yazılarak çözüm bulunmuştur Aşağıdaki ekranda 120 001 ile 120 005 arasında bulunan Cari kartların beklediği siparişlerin, Cari koduna göre artan sırada ve sadece bekleyen siparişlerinin listesi istenmiştir.
Aşağıda görüldüğü gibi cari kartların sipariş durumları o an stokta olan bakiyede gösterilerek listelenmiştir. Eğer yalnızca stok kodu aralığı verilmiş olsaydı örneğin 001 kodlu Philips Dvd stoğunu hangi müşteriler bekliyor şeklinde aşağıda örnekte olduğu gibi rapor listelenmiş olacaktı.
Rapor listeleme ekranı incelendiğinde daha farklı şekillerde de rapor alınması mümkündür. Örneğin; 1) Eğer cari kartlarda, müşteri/satıcı,bölge, sektör veya grup kodları yazılmış ise mesela Akdeniz bölgesinin siparişleri veya xx grup müşterilerin siparişleri, 2) Cari kartta bulunan özel kodların herhangi birine göre sipariş analizi 3) Stok kartlarında, Bölüm/depo, raf, reyon, grup kodları girişmiş ise mesela xx grup kodlu stokları bekleyen müşteriler gibi, 4) Stok kart özel kodlarından her hangi birine göre sipariş analizi alınabilir Listeye gelen rapor; Teslim edilen, teslim edilmeyen veya hepsi seçenekleri ile, Cari kodu, cari ünvanı, stok kodu, stok cinsi ne göre artan veya azalan şeklinde sıralanarak ta listelenebilir ve çeşitli şekillerde dizayn edilebilen Excel, txt veya docmage olarak çıktıları alınabilir. Özel Olarak Ayrı Ayrı Kodlandırılmış, Renk, Tip, Boy ve Đçerikleri Ayrı Olan Aynı Stok Kartlarının Detaylı Olarak Tek Raporda Listelenmesi Aslında aynı ürün olmasına rağmen, üretim aşamasında çeşitli renk, tip ve boylarda boyanan veya kaplanan stokların tek raporda ve ürün cinsine göre yan yana detaylı bir şekilde raporlanması isteniyor. Talep edilen raporlama için öncelikle stok kodları incelenmeli ve belli bir düzene göre açılmalıdır. Özel kodlar ve grup kodlarına çeşitli değerler yazılmalı, stok kartları sınıflandırılmalı ve rapor yapısına uygun hale getirilmelidir. Örnekte üretim yapan bir metal firması dikkate alınmıştır. Stok kodlama sistemi ve özel kodların kullanımı aşağıdaki tabloda verilmiştir. Ürünler Saten, Krom, Mat krom şeklinde ve her biri Boyalı veya kaplamalı olabileceği gibi üzerine çeşitli şekillerde desen ilave edilerek ve çeşitli ebatlarda üretilerek oluşturulmaktadır. 1) Yeni Stok Kartı Açılışı Yaparken; a) Stok kartı Özel Kod2 (Stok Tipi) sahasına listeden seçim yapılarak stok koduna uygun özellik belirtilmelidir.(saten, Krom, Mkrom gibi) b) Stok Kartı Özel kod3 (Stoğun Tanımı) sahasına listeden seçim yapılarak stok koduna uygun özellik belirtilmelidir (Boyalı,Kaplama gibi) c) Stok kodları stok kod yapısına uygun olarak açılmalı d) Stok kartında bulunan stok cinsi3 sahasına stok kartının kısa ismi yani, aynı içerikli stok kartları ile ortak olan ismi yazılmalıdır. Örnek: 0001-001 64mm NOKTALI KULP SATEN BOYALI 0001-002 64mm NOKTALI KULP MAT KROM BOYALI iki farklı stok kartı Stok cinsine yazılacak ortak isim : (64mm NOKTALI) 2) Ürüne ait rapor grup kodu Ek bilgiler sekmesinde bulunan grup koduna listeden seçilerek yazılmalıdır. Örnek: RENK, BOY,S1 gibi bu değerler özel tanımlı rapor ekranında bulunan Stok grup hanesine otomatik olarak yazılmıştır.
S1 kodlu stoklar : Sayfa1.eqd isimli raporda, RENK kodlu stoklar : Sayfa2.eqd isimli raporda, BOY kodlu stoklar : Sayfa3.eqd isimli raporda, Kullanılmak üzere tasarlanmıştır. 3) Stok kartında bulunan ikinci birim katsayı bölen kısmına da, ilgili stokların Kg katsayıları yazılmalıdır. (Sayfa4.eqd isimli rapor için) Şekil 1 Örnek Stok Kod yapısı: STOK KODU STOK CĐNSĐ STOK CĐNSĐ3 0001-001 64mm NOKTALI KULP SATEN BOYALI 64mm NOKTALI 0001-002 64mm NOKTALI KULP MAT KROM 64mm BOYALI NOKTALI 0202-001- 96mm GELĐNCĐK ELĐPS KULP ST 96mm 001 BOYA AKÇAAĞAÇ GELĐNCĐ 0202-002- 004 1601-050- 0064 1601-050- 0448 96mm GELĐNCĐK ELĐPS KULP MK BOYA VENGE 64mm SAYGIN BOYKULP ÇĐZGĐLĐ 448mm SAYGIN BOYKULP ÇĐZGĐLĐ K ELĐPS 96mm GELĐNCĐ K ELĐPS SAYGIN DÜZ SAYGIN DÜZ 0202-002- 004 ÜRÜN KODU METAL RENK KODU AHŞAP RENGĐ 1601-050- 0064 ÜRÜN KODU MET.RENK. mm Boy ÖZELKOD 2 SATEN MKROM SATEN MKROM KROM KROM ÖZEL KOD3 BOYALI BOYALI BOYALI BOYALI KAPLAMA KAPLAMA 4 nolu raporda yani kg raporunda stok a giriş yapılırken miktar, adet olarak yani 1.birim değerinden yapılacak ve depo koduna Üretım yazılacaktır. Sayfa4.eqd isimli raporda, önceden girilmiş olan adet değerleri yine stok kartında bulunan ikinci birim bölen kat sayı ile çarpılarak KG değeri bulunacaktır. Örneğin; 0001-001 ile 0001-052 aralığında, aşağıda da görüldüğü gibi listeye gelen ürünler 64mm Noktalı Kulp olup Saten boyalı, kaplama, mat krom boyalı, mat krom kaplama, krom boyalı, krom kaplama şeklinde birbirlerinden ayrılmaktadır. Ama hepsi aslında aynı üründür. Bu sayede kullanıcı Raporu aldığında Stok kartlarının ortak kodları olan 0001 ve ortak isimleri 64mm Noktalı ürününe ait Saten boyalısından, saten kaplamasından, krom boyalısından ne kadar sipariş olduğunu ve bunların her birinin bakiyelerini de yan yana görebilmekte ve üretim ile siparişi tek raporda kontrol edebilmektedir.
0001 grubuna ait stok kart listesi Şekil 2 Şimdi yukarıda F6 kart listesinde yer alan gruba dahil olan Sayfa1.eqd raporunu inceleyelim. Şekil 3 Ekranda da görüldüğü gibi S1 grup kodlu ürünlerin listesi, stok koduda göre artan değerde ve teslim edilmeyen siparişler olarak raporlanmak istenmektedir.
Şekil 4 Yukarıda bulunan rapor görüntüsü bütün sahaların görülebilmesi için Excele gönderilip belli bir ölçekte küçültülerek ekrana basılmıştır. Word sayfasını %200 konumuna getirerek ekranlar daha rahat incelenebilir. Burada 15.sırada bulunan 0019 96mm AYAKLI ES stok kartını inceleyecek olursak aşağıdaki stok kart listesinde de görüldüğü gibi 5 ayrı stok kartı olmasına rağmen, tek satırda sipariş miktarı, bakiyesi, toplam sipariş miktarı, stok durumu ve sipariş miktarı ile stok bakiyesi arasındaki fark görülebilmektedir. Şekil 5 Diğer raporların Rapor listeleme kıstası ekranı birbiri ile aynı özelliktedir. Ancak görüntü ekranı birbirlerinden farklıdır. Diğer rapor dosyalarının sonuçları aşağıda olduğu gibidir..
Sayfa2.eqd Çıktı görüntüsü. Şekil 6 Bu rapor ürünlerin renk kategorilerine göre listelenmiştir. Sayfa3.eqd Çıktı görüntüsü. Şekil 7 Bu rapor ürünlerin mm cinsinden boyutlarına göre listelenmiştir. Stoklar 64mm den başlayıp 736mm e kadar devam etmektedir. Rapor sonucunda toplam ve fark sütunları da mevcuttur.
Sayfa4.eqd Çıktı görüntüsü. Şekil 8 Sayfa4.eqd raporu KG cinsinden raporu vermektedir. Stok kartlarının 2.birim bölen katsayısı ile miktar çarpımı yapılarak sipariş miktarları elde edilmiştir. Sayfa4.eqd rapor listeleme ekranında stok grup kodu hanesine örneğin S1 yazılırsa S1 kodlu siparişlerin KG cinsinden karşılığı listelenmektedir. Yani Şekil 8 deki görüntü Şekil 4 deki görüntünün kg karşılığıdır. Döviz veya YTL Çalışan Bazı Hesapların Hesap Planında Tanımlanmış Döviz Koduna Göre Listelenmesi Dövizli veya YTL çalışan bazı hesapların tek mizanda döviz cins ve tutarları ile birlikte (YTL + Döviz karışık olarak) alınabilmesi isteniyor. Muhasebe hesap planında döviz kodu belirtilmiş olan ve farklı döviz cinslerinde olsa da aynı mizan raporunda listelenebilmesi ile ilgili çözüm ETASQL/ETAV8SQL Raporlar modülünde Farklı_dvz_mizan.erd isimli raporda sunulmuştur. Burada dikkat edilmesi gereken nokta muhasebe hesap planında rapora çıkması istenilen hesapların özel kodlarına (ör: Özelkod1) YTL, USD, EURO, STERLĐN gibi değerlerin girilmesidir.
Şimdi ilgili rapor ekranını inceleyelim. Yukarıda bulunan rapor listeleme ekranında 01/01/2007 ile 30/06/2007 tarihleri arasında YTL, EURO ve USD hesapların bakiyeleri hesap koduna ve artan şekilde listelenmesi istenmiştir. Döviz seçeneklerinde bulunan listeleme parametrelerin sadece birine göre de aynı rapor alınabilir. Rapor görüntüsü aşağıdaki gibidir. Döviz kodları birbirinden farklı olmasına rağmen listeye bakıldığında örneğin kasada ne kadar YTL, ne kadar EURO ve ne kadar USD olduğu görülmektedir. Listeleme ekranında bulunan Chekbox lar (YTL, EURO,USD) talebe göre değiştirilebilir veya arttırılabilir.
Muhasebe Modülünde Mizan Değerlerinin Đstenilen Döviz Tipi Ve Döviz Koduna Göre Alınabilmesi Muhasebe işlemleri hareket esnasında hangi döviz türü ve döviz kodu ile işlem görürse görsün, Dövizli mizan alınırken herhangi bir döviz kodu veya döviz türüne göre raporlanması Đsteniyor. Örneğin Kasa hesabı USD MBNKALS ve ilgili tarihteki kurdan işlem görüyor. Ama Dövizli mizan raporu STERLĐN SRBALS döviz kodundan raporlanmak isteniyor. Dövizli Mizanın istenilen Döviz kodu ve döviz türüne göre alınması ile ilgili çözüm ETASQL/ETAV8SQL Raporlar modülünde Serbest_Dövizli_Mizan.erd isimli raporla sunulmuştur. Raporu oluşturmadan önce Hesap planı yapısı standart hale getirilmelidir. Yani hesap kırılım karakter değerleri aynı olmalıdır. Örneğin; 100 01 001 kodunu ele alırsak ikinci kırılım olan 01 2 karakter üçüncü kırılım olan 001 ise 3 karakterden oluşmaktadır. Hesap planındaki bu düzen raporun daha sağlıklı çalışmasını sağlayacaktır. Yukardaki rapor ekranında 01/01/2007 ile 30/06/2007 tarihleri arasındaki mizan değerlerinin EURO MBNKALS değerleri tüm kırılımları ile görüntülenmek istenmiştir. Rapor sonucu aşağıdaki gibidir.
Burada döviz değerleri; ilgili hesabın işlem gördüğü tarihteki Euro Mbnkals(rapor ekranında tanımlanan) kuru üzerinden ayrı ayrı döviz karşılıkları bulunup daha sonra bulunan değerlerin toplanması ile hesaplanmıştır. Dikkat edilmesi gereken nokta ise kurların mutlaka girilmiş olmasıdır. Muhasebede hareket olan bir tarihte eğer kur girilmemiş ise bunu da bir kontrol raporu ile tespit etmek mümkündür. (kurkontrol.erd) Bu tarz bir rapor Uluslararası iş yapan firmalarda özellikle merkez ofisleri yurt dışında olan ve mizan değerlerini Ofisin bulunduğu ülkenin para primine göre çıkartılmak istendiği durumlarda, Đlgili raporu verebilmek için yapılmıştır. Örneğin Đtalya da ofisi bulunan bir firma raporu Euro Mbnkals değerinden isterken aynı raporu Japonya da ofisi bulunan bir firmada Yen Aktals değerinden istemektedir. Tek rapor ekranından sadece döviz tür ve kodları değiştirerek ilgili raporları almak mümkündür. Rapor başlıklarını raporu yazdırmadan önce CTRL+Q seçeneği ile değiştirilebilir.örneğin; 01/01/2007-31/06/2007 Euro Dövizli mizan vb. Aşağıdaki ekranda, Euru Mbnkals değerinden alınmış olan üstteki raporun Sterlin Aktals karşılığı görülmektedir.
Đskonto Đcmalinin Yapılan Bütün Đskontolara Göre Ay Ay Toplamlarının Raporlanması Fatura girişi yapılırken, Đndirimler sekmesinde bulunan Genel indirim1 satırına çeşitli oranlarda rakamlar girilerek iskonto uygulanıyor. Đskonto icmali raporunun yapılan bütün iskonto oranlarına göre aylık toplamlar şeklinde raporlanması isteniyor. Đskonto icmal raporu (V7 de bulunan rapora benzer) ile ilgili çözüm Öncelikle SQL sorguları ile hazırlandıktan sonra Excel ile dinamik database bağlantısı yapılması suretiyle sunulmuştur. Excel Veritabanı bağlantısı ile ilgili detay örnek Đndirilecek kdv raporunda anlatılmıştır.
Raporla ilgili, Örnek Excel dosyası ve sql sorgusu ek te sunulmuştur. Rapor sonuçları aşağıdaki gibidir Yukarıda bulunan tablo beri aralığı özelliklerinden, her 1 dakikada güncellenecek şekilde ayarlanmıştır. Rapor, fatura ekranında, indirimler sekmesinde bulunan, genel indirim1 satırındaki iskonto oranları baz alınarak hazırlanmıştır. Eğer iskonto oran değilde tutar olarak girilirse değerler Excel tablosuna taşınmayacaktır. Ancak bir sql sorgusu yazarak girilen iskonto tutarlarının oran karşılığını bulmak ve ekrana taşımak mümkündür. Stok Satışlarının, Yıllık Ay Dağılımlı, Miktar ve Tutar Bazında Aylık Toplamlar Şeklinde Raporlanması ve En Çok Satılan Miktar veya Tutara Göre Otomatik Sıralanarak Listelenmesi Yıl içerisinde satışı yapılan ürünler aylık toplamlar halinde ve genel toplamları alınmış olarak raporlanmak ve ilgili satış raporlarının gerek miktara gerekse tutara göre otomatik olarak sıralanabilmesi isteniyor. Talep edilen raporla ilgili çözüm, Öncelikle SQL sorguları ile hazırlandıktan sonra Excel ile dinamik database bağlantısı yapılması suretiyle sunulmuştur. Excel Veritabanı bağlantısı ile ilgili örnek Đndirilecek kdv raporunda anlatılmıştır. Raporla ilgili, Örnek Excel dosyası ve sql sorgusu ek te sunulmuştur. Rapor sonuçları aşağıdaki gibidir. Örnekte Mobilya satışı yapan bir firma ele alınmış ve gerekli veriler girilerek database oluşturulmuştur.
a) Yıllık satışların genel toplamları ile birlikte listelendiği aylık dağılımlı tablo Excel sayfası 5 çalışma sayfasından oluşmaktadır. Makrolar sayfası hariç diğer sayfaların her birinde dinamik bağlantı mevcuttur ve sql sorgularından oluşturulmuştur. Örneklerde verilen tablolar her 1 dakika güncellenecek şekilde ayarlanmıştır. b) Yıllık satışların aylık dağılım grafiklerinin yer aldığı ve veritabanına bağlı otomatik tablo
c) Miktar bazlı yıllık satışların, genel toplamları ile birlikte listelendiği aylık dağılımlı tablo d) Satışların sıralama şeklini belirleyen makrolar sayfası d) Makrolar sayfası Bu ekranda hazırlanmış olan makroların kullanım amacı;
C Şıkkında gösterilen satışlar stok koduna göre artan şekilde sıralanarak ekrana getirilmiştir. Kullanıcı örneğin Mart ayında miktar bazında en çok satılan ürünü görmek istediğinde Mart Satış Butonu üzerinde tıkladığında Mart ayındaki satışlar büyükten küçüğe aşağıdaki gibi sıralanacaktır. Her iki sayfada hazırlanmış olan makrolar miktar ve tutar bazındaki en büyük satışları sıralamak amacı tasarlanmıştır. Fiş Birleştirme Đşleminin Fatura Numarasına Göre Yapılması Fatura evrakları fatura numarasına göre arşivlendiği için, Muhasebede fatura kaynaklı muhasebe fişlerini birleştirirken, fatura numarasına göre birleştirmek ve ilgili evrakların üzerine iliştirmek isteniyor. Bilindiği üzere muhasebe fişleri birleştirildiğinde Kaynak modül ile bağlantısı kesildiğinden Kaynak modül de yapılan herhangi bir düzeltme muhasebe fişlerine yansımayacaktır. Talep dikkatli bir şekilde incelendiğinde amaç fatura numarasına göre muhasebe fişlerini dökmek ve ilgili faturaların üzerine zımbalamak suretiyle arşiv oluşturmaktır. Dolayısı ile Fiş birleştirmek yerine Fiş listesi detay ekranından Her fiş ayrı sayfaya parametresi işaretsiz olarak da aynı döküm sağlanabilir. Bu ekrandan fatura numarasına göre döküm alınabilmesi içinde fatura numaralarının Muhasebe fiş özel koduna yazılması yeterlidir. Bu işlem faturanın kaydı esnasında Fatura fiş özelkod sahasına yazılarak sağlanabilir. Önceden girilmiş işlemlere veya fiş birleştirme esnasında aşağıdaki sorgu ile Fatura numarası Muhasebe Fiş özelkod1 sahasına kolaylıkla yazılabilir. update MUHFIS SET MUHFISOZELKOD1=(SELECT FATFISEVRAKNO1 FROM FATFIS WHERE FATFISMUHREFNO=MUHFISREFNO) WHERE MUHFISKAYNAK=3
Bu sorgu nerelerde çalışır? a) Başlat>Programlar>Microfost SQL server>query Analyzer ekranından b) ETASQL klasötü altında bulunan ETASQLMNG den c) Örneğin Muhasebe hesap planı F6 hesap listesi ekranında F10 tuşu ile çalışan sql düzenleyici ekranından Daha sonraki işlemlerde ise Fatura fiş özel koduna fatura numarası yazılıp bu saha otomatik olarak muhasebe fiş özelkod1 sahasına taşınabilir veya döküm almadan önce yukarıda bulunan sorgu çalıştırılarak işlem otomatik olarak sonradan da yapılabilir. Aynı yöntemle yani fiş özelkod1 e yazılmış olan fatura numaralarına göre de fiş birleştirme işlemi yapılabilir. Çözüm iki seçenek halinde sunulmuştur 1) Fiş özel koduna göre Fiş listesi detay ekranından Her fiş ayrı sayfaya parametresi işaretsiz olarak da aynı döküm sağlanabilir 2) Fiş birleştirme işlemi Fiş özelkod1 göre yani fatura numarasına göre fiş birleştirme işlemi yapılabilir. Đndirilecek KDV Raporunun Otomatik Hazırlanması Genellikle ihracat yapan firmalarda ilgili kurumlara verilen Đndirilecek kdv listesinin Excel ile online bağlantı yapılarak otomatik olarak oluşturulması isteniyor. Đhracat yapan firmalarda Đndirilecek kdv raporu belirlenmiş bir formatta verilmesi gerekiyor. Aşağıda örneklerini göreceğimiz şablonu oluşturabilmek için öncelikle şablona uygun olan sorgunun yazılması gerekmektedir. Örnekte kullanacağımız SQL sorgusu aşağıda mevcut olup sorgu sadece 1.ayı kapsamaktadır. Bu sorgu 12 ay için çoğaltılarak yıllık Đndirilecek kdv listesi otomatik olarak hazırlanmış olacaktır. Select FATFISTAR, FATFISEVRAKNO1,FATFISCARUNVAN, FATFISVERDAIRE, FATFISVERHESNO, 'ACIKLAMA'=(Select Top 1 FATHARSTKCINS FROM FATHAR Where FATHARTIPI=1 AND FATHARREFNO=FATFISREFNO AND FATHARIPTALFLAG=0 AND MONTH(FATHARTAR)=1),'1',FATFISGENTOPLAM,FATFISKDVTUTARI From FATFIS Where FATFISTIPI=1 AND FATFISIPTALFLAG=0 AND MONTH(FATFISTAR)=1 Order By FATFISTAR Şimdi yukarıda yazılı olan sorguyu kullanarak Excelden database e bağlantı yapıp raporun otomatik olarak hazırlanması aşamalarını inceleyelim.
1.Adım : Excel sayfasının açılması ve Veri >Dış veri Al >Veri al seçeneğini tıklıyoruz 2) Adım: Ekrana gelen listeden +Yeni SQL Server Bağlantısı seçeneğini tıklıyoruz Sunucu adı bölümüne SQL server manager deki ismi yazıyoruz ve ileri seçeneğini tıkıyoruz (Bu ekranda kullanıcı adı: sa ve parola girilmesi söz konusu olabilir) 3) Veritabanı seçeneğinde hangi database (şirket) ile bağlantı kurulacak ise o şirketi seçiyoruz
Bağlantı kurulacak database (şirket) seçildiğinde alt ekrana gelen tablolardan FATFIS tablosunu seçip ileri butonuna tıklayarak sonraki adıma geçiyoruz (burada sql sorgusunu kendimiz yazacağımız için aslında hangi tabloyu seçtiğimiz önemli değildir. Örnekte FATFIS tablosu seçilmiştir.) ve Son butonunu tıklayarak diğer adıma geçiyoruz 4) Karşımıza aşağıdaki ekran gelecektir. Bu ekranda iken Sorgu düzenle butonunu tıklayarak Aşağıda örnekte olduğu gibi Komut türü seçeneğini SQL olarak işaretleyip Komut Metni seçeneğine örnekte verilmiş olan SQL cümlesini buraya kopyalıyoruz. Đşlem bittikten sonra Tamam seçeneğini tıklayarak işleme devam ediyoruz.
Kursor Excelde A1 hücresinde işaretleyecektir. Bu aşamada iken de Tamam seçeneğini tıklayarak verileri Excel sayfasına otomatik olarak çekmiş oluyoruz. Excel sayfasına aşağıda örnektede görüldüğü gibi ekran gelecektir. Şimdi bu ekranı daha anlaşılır ve daha görsel bir hale getirelim Gelen listenin herhangi bir satırı üzerinde sağ click Veri aralığı özellikleri seçeneğiden Alan adlarını ekle işaretini ve sütun genişliğini ayarla işaretini kaldırıyoruz. Bu işlem bize raporumuza istediğimiz gibi başlık vermemizi ve ayarladığımız düzende kalmasını sağlayacaktır. Başlıkları ve Excel düzenini Đndirilecek kdv şablonuna göre ayarlayabilir ve sürekli bu şekilde çalışmasını sağlayabiliriz. Aşağıdaki örnekte düzenlenmiş halini göreceksiniz. Perakende satış fişleri toplamındaki değerde yine aynı mantıkla farklı bir tablodan değer okunarak ilgili sahaya taşınmıştır. Yukarıda düzenlenmiş örneğini gördüğümüz Excel sayfası sadece Ocak 2007 değerlerini kapsamaktadır. Excel sayfasında her ay için bir çalışma sayfası açarak ve her sayfada yukarıda anlatılan veri bağlantısı yapılarak bir yıllık Indirilecek kdv raporu otomatik olarak hazırlanmış
olur. Yani yıl boyunca başka hiçbir işlem yapmadan rapor kendiliğinden zaten hazırlanmış olarak karşımıza gelecek ve kullanıcıya çok büyük bir zaman kazandırmış olacaktır. Fatura Đşlemleri Esnasında Fatura Kalemlerinden Bazılarına Girilen Order Numarasına Göre Rapor Alınması Fatura işlemleri esnasına fatura kalemlerinden bazılarında Order numarası (sipariş yada ürün takip no) kullanılıyor. Stok raporlarını alırken Order numarasına göre alınan, satışı yapılan, iadeler ve net toplamlar şeklinde raporlanması talep ediliyor. Talep edilen rapor ile ilgili çözüm, SQL sorguları yazılarak Excel dinamik veri tabanı bağlantısı yöntemi ile sunulmuştur. Öncelikle yapılması gereken şey, her türlü fatura işlemi esnasında takibi yapılacak stok kalemlerine fatura özel kodu vermektir. Daha sonra da Bu yapıya uygun olan SQL sorguları yazılarak sonuç elde edildikten sonra Excel ile bağlantısı yapılarak raporun otomatik olarak çalışmasını sağlamaktır. Rapor sorgusu ekte sunulmuştur. Rapor sonucu aşağıdaki gibidir. Ekranda da görüldüğü gibi Fatura kalemlerine girilmiş olan Order numaraları Toplam giren, çıkan, iade miktar ve tutarları, Net giren, çıkan miktar ve tutarları ile birlikte otomatik olarak ilgili veritabanına bağlanılmak suretiyle listelenmiştir (Excel bağlantısı Ind.Kdv raporunda ayrıca anlatılmıştır). Excel üzerinde süz özelliği de kullanılarak rapor daha kullanışlı hale getirilmiştir.
Muhasebe Modülünde Mizan Değerlerinin Đstenilen Döviz Tipi ve Döviz Koduna Göre Alınabilmesi Đçin Đlgili Tarihlerde Kur Olup Olmadığının Kontrolünün Yapılması Farklı_dvz_mizan.erd ve Serbest_Dövizli_Mizan.erd raporları alınmadan önce kur girişlerinde bir sorun olup olmadığının raporlanması isteniyor. Farklı_dvz_mizan.erd ve Serbest_Dövizli_Mizan.erd raporlarını anlatırken de bahsedilen raporları almadan önce kurların kontrolünün yapılması ile ilgili çözüm basit bir sql sorgusunun raporlar modülüne uyarlanması ile sunulmuştur. Rapor ekranı aşağıdaki gibidir. Örneğin Serbest_Dövizli_Mizan.erd raporun EURO MBNKALS döviz değerlerine göre alınacağını düşünelim. Bu raporun sağlıklı sonuç verebilmesi için muhasebe hareket olan her tarihte kurlar girilmiş olmalıdır. Herhangi bir sebepten dolayı kurlar silinmiş ise bu rapor ile gerekli kontrol yapılarak ilgili raporların doğru sonuç vermesi sağlanacaktır. Yukarıdaki rapor ekranında da görüldüğü gibi euro mbnkals kontolü yapılmak istenmiştir.
Rapor sonucu aşağıdaki gibidir. Şirketler Arası Farklı Tipli Fatura Transferi A dan B ye_trns.sql, B den A ya_trns.sql A şirketinde kesilmiş ve yüksek kalem sayısı olan bir Satış faturasını B şirketine Alım faturası olarak, daha sonra B şirketindeki Alım faturasını da tekrar A şirketine Satış faturası olarak Fiyatlar üzerinden %4 iskonto yapılmış şekliyle transfer edilmek isteniyor. Çözüm : Bu transfer işlemi A şirketinde satış faturası kesilmesinin hemen arkasından gerçekleştirilebilir. Çözüm mantığı SQL sorgusu yazılması mantığına dayalıdır. Bu işlemin yapılacağı bilgisayardan, ETASQL klasörü altında bulunan ETASQLMNG veya SQL Query Anzlyser ekranından database e ulaşım sağlanmalıdır. Örnekte işlem SQL Query analyzer ekranından anlatılmıştır. Windows masa üstünden Başlat > Programlar >Microsoft SQL Server>Query Analyzer ekranını açıyoruz.
Query Analyzer ekranına, yapılacak işleme uygun olan sorgu çağırılarak sadece aşağıda çerçeve içerisine alınmış olan satırdaki referans numarası yazılarak işlem tamamlanmış olacakır. Örnekte A şirketinde kesilmiş olan 476 Referans nolu Satış faturası B şirketine Alım faturası olarak transfer edilmiştir. Sorgu çalıştırıldığında Transfer edilmiş olan faturaya verilen referans numarasını da ekranda gösterecektir. Đlgili fatura Program içerisinden referans numarasına göre ekrana çağırılıp kayıt edildikten sonra transfer işlemi bitirilmiş olacaktır. Anlatılan bu işlemlerin tümü 15 sn gibi kısa bir süre gerçekleştirilmektedir.
Bu işlem transferin birinci aşamasıdır. Đkinci aşamada ise yine sorgu ekranına diğer transfer sorgusu çağırılıp yukarıda anlatılan işlem tekrar edildiğinde bu kez, farklı bir referans numarası olan bir alım faturası da B şirketine satış faturası ve fiyatlar üzerinden %4 iskonto yapılmış şekliyle transfer edilmiş olacaktır. SQL Sorgusu ile gerçekleştirilen transfer işlemi, Örmeğin 130 kalemden oluşan bir faturayı defalarca girmek külfeti ve zaman kaybını minimum seviyeye indirecektir. Transfer Sorguları doysa isimleri: A şirketinden B şirketine transfer sorgu dosya ismi: A dan B ye_trns.sql B şirketinden A şirketine transfer sorgu dosya ismi: B den A ya_trns.sql Đşlem Sırası 1) A şirketinde bir satış faturası kayıt edilir. 2) Query Analyzer ekranı açılarak daha önceden bilgisayara yüklenmiş olan sorgulardan A dan B ye_trns.sql dosyası çağırılır 3) Sorgu içerisinde bulunan DECLARE @REF INT SET @REF=XX satırındaki XX yerine Alım faturası olarak B şirketine transfer edilecek olan SATIŞ faturasının referans numarası yazılır ve sorgu F5 tuşu veya çalıştır butonu ile çalıştırılır. Sorgu yeni oluşan satış faturasına verilen referans numarasını ekranda gösterecektir. 4) Bu referansa göre yeni oluşan SATIŞ faturası, Fatura modülü,eski fatura ekranından çağırılır. Fatura üzerinde yapılması gereken değişiklikler (fatura nosu,tarih,açıklamalar vs.) yapılarak mutlaka kayıt edilir 5) Bu kez sorgu ekranına B den A ya_trns.sql dosyası çağırılır 6) 2.madde de olduğu gibi referans numarası değiştirilerek sorgu çalıştırılır. Yeni oluşan faturaya ait referans numarası eski fatura ekranından çağırılır gerekli değişiklik varsa yapılır ve fatura mutlaka kayıt edilir.
Birden Fazla Şirketin Tek Bir Mizanda Alınabilmesi Birden fazla şube ile çalışan bir şirkette her şubenin kendine ait bir hesap planı yapısı mevcuttur. Muhasebe modülü içerisinde, her şubenin kendisine ait olan hesap planını görmek ve işlem yapılmak isteniyor. Bunun sonucunda da her şubenin ayrı ayrı mizan, yevmiye, muavin gibi raporlarının alabileceği gibi bütün şubelerin mizan, yevmiye, muavin değerlerinin de tek bir raporda görülebilmesi isteniyor. Bütün şubelerin tek hesap planı altında toplanması mantığına dayalıdır. Bütün şubelerin tek hesap planı altında toplanması ile ilgili yapılması gerekenler. 1) ETAUTLPATH exe dosyası açılarak F8 parametrelerinde mevcut olan Dizin parametreleri kullanıcı ve şirket bazlı olarak işaretlenir. 2) Bir tane Merkez olmak üzere her ayrı şube için bir kullanıcı kartı açılır. 3) Hesap planı yapısının bütün şubeleri kapsayacak şekilde tasarlanması 4) Örneğin; a) 100 Kasa Hesabı b) 100 01 Đstanbul Şubesi c) 100 01 001 Đstanbul Şubesi YTL Kasası d) 100 01 002 Đstanbul Şubesi USD kasası e) 100 02 Romanya Şubesi f) 100 02 01 Romanya şubesi YTL Kasası vb.. g) 100 03 Almanya Şubesi h) 100 03 001 Almanya Şubesi YTL Kasaı i) 100 03 002 Almanya Şubesi EURO Kasası j) Burada 01,02,03 olarak tanımlanmış olan ikinci Kırılım aynı zamanda şube kodu olarak kullanılmaktadır. 5) Hesap planında Özel kod1 Şube kodu olarak da tanımlanması (Her şube için ayrı ayrı mizan alınabilmesi için) 6) Hesap Planı özelkod1 sahasına toplu olarak şube kodlarının yazılabilmesi aşağıdaki sorgu ile mümkündür update MUHHESAP set MUHOZKOD1=(select case when substring(muhkod,5,2)=01 then 'ĐSTANBUL' when substring(muhkod,5,2)=02 then 'ALMANYA' else '' end) 7) Fiş Özel kodu1 in Şube kodu olarak tanımlanması (Yevmiye ve Toplu fiş basımında kullanılmak için) eğer daha önceden girilen fişler var ise bu fişlere uygun şube kodları aşağıdaki sorgu ile kolaylıkla yazılabilir Update MUHFIS Set MUHFISOZELKOD1=isnull((select top 1 substring(muhharmuhkod,5,2) from MUHHAR where MUHHARREFNO=MUHFISREFNO),'') 8) Her şubenin kendisine ait Hesap planının listelenmesi için; Programa girerken kullanıcı kodu yerine şube kodu yazılarak girilecek (Ör.: 01, 02,03 vb.. Bu madde, 1 ve 2.Madde ile bağlantılıdır.) 9) F6 Hesap planı listesi ekranında; Dürbün, ayıntılar bölümünde bulunan sorgu sahasına substring(muhkod,5,2)='01' sorgusu yazılır, bu işlem her şube için programa şube kodu ile ayrı ayrı girilerek sql cümlesi 02,03,04 şeklinde tanımlanır. Dolayısı ile her şubenin kendi hesap planı listesi oluşturulmuş olur. Yani programa girilirken Kullanıcı kodu kısmına ISTANBUL yazıp girilirse hesap planı listesine bakıldığında sadece ISTANBUL şubesine ait hesap listesi görülecektir.
10) Merkez kullanıcı kartında herhangi bir kısıtlama olmasına gerek yok ancak. Bu durumda hesap planı listesine bakıldığında bütün hesap planı aynı anda ekrana gelecektir. Gelen listedeki hesapların hangi şubeye ait olduğu ise aşağıdaki örnekte olduğu gibi kullanıcı tanımlı saha yapılarak listelemek mümkündür. case when substring(muhkod,5,2)=01 then 'ĐSTANBUL' when substring(muhkod,5,2)=02 then 'ALMANYA' else '' end Bu sorgu ilgili alana yazıldıktan sonra tamam tuşuna basılır bu sırada program ifade de hatalar mevcut uyarısı vermesine rağmen tamam tuşu ile devam edildiğinde sorgu yukardaki örnekte olduğu gibi çalışacaktır.
11) Herhangi bir şubede iken diğer şubelere ait hesap hareketlerinin görülebilmesi için Bağlantı2 tanımının yapılması: Ekrana gelen hesap planı listesinde arama kıstası Şube olarak belirlenirse kullanıcı aşağıdaki örnekte olduğu gibi hangi şubeye ait hesap planını görmek istiyorsa O şubenin ismini yazarak liste alınmasını sağlar. Bağlantı1 de tanımlanan ekranda ise üzerinde bulunduğu hesaba ait hareketleri izleyebilir. Bağlantı ekranları değişik taleplere göre de düzenlenebilir.
Çek/Senet Listesinde Çeklerin veya Senetlerin Ağırlıklı Ortalama Gününe Göre Listelenmesi ve Ortalama Vadelerinin Görülebilmesi Çek veya Senet listesi alınırken listelenen çek/senetlerin ortalama kaç günlük olduğu veya portföyünde mevcut olan, örneğin bugün itibariyle 45 ile 60 günlük çeklerin listesini alınmak isteniyor. Çek/Senet listesi alınırken, listenin alındığı tarih itibari ile listeye gelen çeklerin ağırlıklı ortalama yöntemine göre kaç günlük olduğu, veya bir müşteriden alınan çeklerin ortalamasının kaç gün olduğu gibi raporları ETASQL/ETAV8SQL Raporlar modülünde yazılmış olan AĞIRLIKLI_ÇEK_ORTALAMA.erd raporu ile almak mümkündür Örneğin aşağıdaki rapor listeleme ekranında bugün itibari ile portföyde bulunan 30 ile 180 gün arasındaki çeklerin listelenmesi istenmiştir.
Yukarıda belirtilen listeleme kıstaslarına göre çıkan sonuç ekranı aşağıda mevcuttur. Bunun dışında örneğin Đşlem tarihi : 01/05/2007 31/05/2007 Çeki verenin kodu : 120 001 Pozisyon : boş bırakılıp liste alınırsa bu defa da Mayıs ayı içerisinde 120 001 kodlu müşterinin vermiş olduğu çeklerin ortalama kaç günlük olduğu ve ortalama vadesi görülebilir Yukarıda Portföy numarası, cari kodu, cari ünvanı, çekin vadesi, son pozisyonu, çekin tutarı, çekin bugün itibari ile kaç günlük olduğu ve listenin en son satırında ise toplam çeklerin ağırlıklı ortalama yöntemine göre hesaplanmış ortalama vadesi (30/07/2007), her bir çekin gün itibari ile birim değeri hesaplanarak ortalama günü (55) yazılmıştır. Eğer rapor listeleme ekranında bulunan Günü geçmiş çekler parametresi işaretlenirse vadesi dolmuş ama henüz tahsil edilmemiş veya tahsil işlemi yapılmamış çeklerinde listesi de alınmış olur. Not: Hesaplama yapılırken referans tarih olarak sistem tarihi dikkate alınmıştır. Hammadde Stoklarının Yıl Đçerisindeki Giriş-Çıkış-Đade Değerlerinin Devir, Giren 4 Dönem, Çıkan 4 Dönem ve Toplamlarının Raporlanması Hammadde stoklarının -muhasebe kodları ile- birlikte yılbaşı devri ve yıl içersindeki dönemsel (üçer aylık) giriş-çıkışlarının miktar ve tutar bazında raporlanması isteniyor Talep edilen raporla ilgili çözüm ETASQL/ETAV8SQL Raporlar modülü, Kullanıcı tanımlı raporlarda bulunan Hammadde_özet.eqd raporunda sunulmuştur.
Bu raporla stok hareketlerini yılbaşı devri ile birlikte dönemsel olarak(üçer aylık) giriş-çıkışlarını ve toplamlarını detaylı bir şekilde görmek mümkündür. Öncelikle ekrana gelecek olan dökümde stok kartına ait muhasebe kodunun da çıkması istendiğinden, stok kartlarının bağlantılar sekmesinin birinci satırında muhasebe kodunun mutlaka tanımlanmış olması gerekmektedir. Aşağıda rapor listeleme ekranı görülmektedir. Yukarıda örnek listeleme ekranında görüldüğü gibi, rapor 4 dönemi kapsayacak şekilde istenmiştir. Burada dikkat edilecek nokta şudur: Dönem parametrelerinde seçilen en büyük dönem; aynı zamanda Đade ve Genel toplam parametrelerindeki dönem değeri için belirleyici kriterdir. Örnek: Dönem parametrelerinde. 1,2 ve 3.dönem işaretli ise Đade ve genel toplam 3.dönem olarak seçilmeli, Dönem parametrelerimde 1 dönem işaretli ise Đade ve genel toplam 1.dönem olarak seçilmeli.
Örnek listeleme kıstaslarına göre çıkan rapor sonucu aşağıdaki gibidir ve yan yana döküm şeklindedir. Rapor çıktısı Excel sayfasında 3 ayrı ekranda görüntülenmiştir. Bölgelere ve Đllere Göre Stok Satışlarının Yıllık Ay Dağılımlı Olarak Grup Bazında ve Đstenilen Dövize Çevrilerek Raporlanması Cari kartlar bölge, il, sektör ve grup bazında, Stok kartları da özel kodlar kullanılarak çeşitli şekillerde gruplandırılmış. Đstenen rapor ise örneğin Bölgelere göre Akü satışları. Bölge kodu cari kartta bölge kodunda, Akü ise stok kart özel kod3 e yazılmış. Raporun bu değerlere göre veya cari karttaki herhangi bir kod(özel kodlar, müşteri/satıcı kodu, grup kodu), stok kartındaki herhangi bir kodla (özel kodlar, grup kodu) a göre listelenmesi isteniyor. Cari karttaki grup kod alanları ile stok kartında mevcut grup kod alanlarının birlikte kullanılarak raporlanması ve ekrana gelen dökümün herhangi bir tarihteki döviz kodu ve döviz türüne çevrilmesi ile ilgili çözüm ETASQL/ETAV8SQL Raporlar modülü özel tanımlı raporlarda Grup_DvzTrh.erd isimli raporla sunulmuştur. Bu rapor ile yıllık satışları aylık dağılımlar şeklinde görmek mümkündür. Şimdi Rapor ekranını inceleyelim
Aşağıdaki rapor listeleme kıstasları ekranında bölgelere göre, Stok kart Özel kod3 sahasında plasma yazılı olan stok kartlarının tutar bazında, YTL cinsinden aylık satışları istenmiştir Rapor sonucu ;
Rapor sonuç ekranında da görüldüğü gibi Bölgelere göre Plasma satışları bütün yılı kapsayacak şekilde listelenmiştir. Aynı rapor ekranında yukarıdaki değerleri herhangi bir döviz cinsine göre çevrim yaptırıp görmekte mümkündür. Örnek: Eğer rapor, döviz değerlerine göre alınacak ise Döviz parametrelerinde bulunan Döviz karşılığı seçeneği işaretli olmalı ve mutlaka döviz tarihi,döviz kodu,döviz türü belirtilmelidir. Eğer rapor YTL olarak alınacak ise Döviz parametreleri bölümünde sadece Döviz kodu hanesi YTL olarak mutlaka belirtilmelidir. Şimdi yukarıdaki ekranda YTL olarak listelenmiş raporun 18/06/2007 Tarihli Euro Aktals karşılığı olan dökümü inceleyelim. Rapor geniş dökümde çıktığı için sadece bir kısmı ekrana görülmektedir.
GrupRap_DvzTrh.erd Raporundan aşağıda örnekte de olduğu gibi çok çeşitli kombinasyonlarda (Ör: Đl dağılımlı xx kodlu ürün satış/alım/alım iade/satış iade raporu, Sektör dağılımlı xx kodlu ürün satış/alım/alım iade/satış iade raporu ) raporlar alınabilir ve istenilen tarihteki kur ve döviz cinsine göre döviz karşılıkları görülebilir.