Bilgi Teknolojisi ve Muhasebe Bilgi Sistemi 6-1
Amaçlar 1 Etkin bir muhasebe bilgi sisteminin özellikleri ve bilgisayarlar 2 Bilgisayar kullanılan ve elle ile yürütülen muhasebe bilgi sistemlerinin farklarının ortaya konması <Bilgi işleme yöntemleri <Donanım <Yazılım <Veri tabanı <İnternet <İntranet <Elektronik ticaret 3. Muhasebe uygulamalarında elektronik tablo uygulamalarının kullanımı 4. Bilgisayar ortamında muhasebe sürecine ilişkin bütünleşik bir uygulama 6-2
Amaç 1 Etkin bir muhasebe bilgi sisteminin özellikleri ve bilgisayarlar 6-3
4 Temel Özellik 1 Kontrol 2 Uyum 3 Esneklik 4 Maliyet/Fayda İlişkisi 6-4
Kontrol Çeşitli yönetme ve prosedürler aracılığı ile aktiflerin korunması. İç kontroller; yetkilendirme işlemleri ve aktiflerin korunması için yöntemler ve prosedürlerdir. 6-5
Uyum Sistemin; faaliyetler, personel ve örgütsel yapı ile akıcı bir şekilde uyum içinde çalışması gerekmektedir. 6-6
Esneklik Sistemler, örgütte ve çevrede meydana gelebilecek, değişikliklere en kısa zamanda uyum gösterme yeteneğine sahip olmalıdır. 6-7
Esneklik Örgütler sürekli gelişmelidir. İşletmede gelişim ve değişime bağlı değişiklikler sık sık muhasebe bilgi sisteminde de aranmalıdır. 6-8
Maliyet/Fayda İlişkisi Sistem maliyetinin hiçbir şekilde örgüte sağlayacağı faydayı aşmaması gerekir. Yöneticiler minumum maliyet ile maksimum faydayı sağlayacak sistemi oluşturmaya çalışmalıdırlar. 6-9
Bilgisayar Kullanılan (MBS) Bilgisayar kullanılan muhasebe bilgi sisteminin üç bileşeni: 1 Donanım 2 Yazılım 3 Personel 6-10
Donanım... Bir bilgisayar sisteminin işlevini yerine getirebilmesi için gerekli olan elektronik ekipman ve prosedürlerini kapsar. 6-11
Donanım... Disk sürücüleri, monitörler ve yazıcılardan oluşur. Aynı zamanda, benzer bilgiyi paylaştıran farklı bilgisayarlar arasında akışı sağlayan elektronik ağları kapsar. 6-12
Yazılım... Bilgisayarın değişik işlevleri yüretebilmesi için bilgisayarı çalıştıran bir talimat sistemidir. Birçok muhasebe paket programı, sistemin diğer faaliyetlerin bağımsız olarak çalışarak muhasebe uygulamalarının yürütülmesini sağlar. 6-13
Yazılım İşletim Sistemleri 1. İş DOS, Windows, Linux... 2. Uygulama Yazılımları Kelime işlemciler Elektronik tablolama Veri tabanı Sunu Muhasebe yazılımları Genel amaçlı yazılımlar 6-14
Yazılım Birçok işletme veri tabanı ya da yönetim bilgi sistemi hem finansal hem de finansal olmayan verileri kapsar. 6-15
Yazılım 6-16
Personel Sistem faaliyetlerinin başarılı bir şekilde amaçlara ulaşabilmesi için en kritik faktör gereği gibi eğitilmiş personeldir. 6-17
Yığın (Batch( Batch) ) Veri İşleme Klavyeden Giriş İşlemler (Yığın) Sorgulanan İşlem Küt. Eski Ana Kütük Onay ve Günleme Hatalı Raporlar Raporlar Yeni Ana Kütük 6-18
Gerçek Zamanlı Veri İşleme İŞLEMLER KLAVYE İŞLEME/ GÜNLEME DOSYALAMA ANA KÜTÜK (SERVER) ANINDA GİRİŞ ANINDA İŞLEME ANINDA DOSYA GÜNLEME 6-19
İnternet Üzerinden Veri İşleme Merkez Internet Bağlantısı A Dial-Up (Telefon) Yada LAN Bağlantı FIREWALL B C D 6-20
İnternet ve İntranet İle Çalışma İnternet ve İntranet Bağlantısı Sisteme Dahil Tüm Bilgisayarlar Biribirine Network Aracılığı ile Bağlı İnternet Bağlantısı Sisteme Dahil Tüm Bilgisayarlar Birbirine Dial-Up Bağlı Internet & Intranet 6-21
Veri Tabanı Satış İşlemleri Satış Uygulama Programları Veri Tabanı Yönetimi Sistem Yazılım Rapor Yazma Programı Rapor Talebi Rapor Stok İşlemleri Stok Uygulama Programları İşletim Sistemi Sorgulama Programı Sorgulama VERİ TABANI Online Sorguya Yanıt 6-22
Amaç 2 Bilgisayar kullanılan ve elle ile yürütülen muhasebe bilgi sistemlerinin farklarının ortaya konması 6-23
Veri İşlemenin Üç Aşaması 1 Giriş 2 İşleme (Süreçleme( Süreçleme) 3 Çıktı 6-24
Girişler... Satınalma faturaları, satış faturaları, satış makbuzları, gider pusulaları, nakit makbuzları, banka dekontları v.b. gibi kaynak dökümanlar veri girişini ifade eder. İnternet, fax v.b. Diğer iletişim araçları aracılğı ile sağlanan elektronik veriler de veri girişi olarak ifade edilir. 6-25
Bilgisayarize Sistemler... Bilgisayarize sistemlerde dengesi sağlanmamış veri girişine izin verilmez. Hata veri girişi sırasında belirlenir. Kontroller insan unsurundan ziyade bilgisayar aracılığı ile yapılır. DEBIT CREDIT 6-26
İşleme Manual sistemde işleme; yevmiye ve büyük deftere kaydı, mizanlara aktarma ve raporların hazırlanmasını kapsar. Bilgisayarize edilmiş bir sistemde yukarıdakine benzer olan ancak bütünleşik olan bir çok uygulama bilgisayar tarafından gerçekleştirilir. 6-27
Çıktılar... İç ç ve dış bilgi kullanıcıları tarafından kullanılan raporları ifade eder. Muhasebe bilgi sisteminin çıktıları finansal raporlardan oluşur. Bilanço Gelir Tablosu Satışların Maliyeti Tablosu Fon Akım Tablosu Nakit Akım Tablosu Öz Kaynaklarda Değişim Tablosu Kar Dağıtım Tablosu Rapor 6-28
Çıktılar Bilgisayarize edilmiş bir sistemde mizan bilgisayar ekranından izlenebilen ve çıktısı hemen alınan bir rapordur. Manual sistemde ise mizan ancak işleme süreci elle tamamlandıktan sonra elde edilebilen bir rapordur. 6-29
Muhasebe Bilgi Sisteminin Tasarımı Muhasebe bilgi sisteminin tasarımı hesapların belirlenmesi ve özelliklerinin tanımlanması ile başlar. 6-30
Muhasebe Bilgi Sisteminin Tasarımı Bütün hesapların bir listesi oluşturulur ve büyük defterde her birine bir muhasebe hesap kodu verilir. 6-31
Bilgisayarize Edilmiş Sistem... Finansal tablolar ve diğer raporlar için oluşturulan hesaplar, yardımcı hesaplar ile birlikte bir düzen içerisinde sıralanır ve onların bilgisayar ortamında aralıkları belirlenir. 6-32
Menü Esaslı Muhasebe Bilgi Sistemi Bilgisayar sistemleri işlevler ya da görevler aracılığı ile yürütülürler. Bilgisayar sistemleri genellikle üzerinde yapılacak işlemin seçimi için bir menü menü ye sahiptir. 6-33
ABC İŞLETMESİ MUHASEBE MENÜSÜ 01 SATIŞ İŞLEMLERİ 02 HARCAMA İŞLEMLERİ 03 ÜRETİM İŞLEMLERİ 04 İNSAN KAYNAKLARI İŞLEMLERİ 05 MUHASEBE İŞLEMLERİ 06 RAPORLAMA SİSTEMİ 99 SİSTEM YÖNETİMİ 6-34
Muhasebe Raporları Bilgisayarize edilmiş sistemler menü seçimi ile elde edilebilen raporlar oluşturur. 6-35
Muhasebe Raporlarının Hazırlanması Veri işlemenin son aşaması raporların hazırlanmasıdır. Bilgisayarize edilmiş bir sistemde raporlar otomatik olarak hazırlanabilir, izlenebilir, yazdırılabilir ve gönderilebilir. 6-36
Entegre Muhasebe Bilgi Sistemleri Bilgisayarize edilmiş muhasebe bilgi sistemleri oluşturulan modül ler tarafından yönlendirilir. Bu modüller ayrı ayrı oluşturulur. Fakat daha sonra birbirlerine entegre edilirler. Bir satış işlemi kaydı iki modül tarafından yönlendirilecek ve günlenecek. Bunlar: 1 Satış İşlemleri Modülü 2 Stok/Satılan Malların Maliyeti 6-37
Elektronik Tablolar... Bilgisayar programları, formüller ve işlevlere göre verileri link eder. Elektronik tablolar, hücrelere girilen veriler aracılığı ile oluşur ve bu hücreler arasında linkler oluşturularak istenen raporlar ortaya çıkar. 6-38
Elektronik Tablolar... Elektorinik tablolar özellikle bütçelerin, mali tabloların ve yönetim raporlarının hazırlanmasında kullanılabilir.. MS Excel, Lotus 123, Worksheets v.b. 6-39