Muhasebe Bilgi Sisteminin Temel Yapısı. Bilgi Sistemleri Muhasebe Bilgi Sisteminin Niteliği ve İçeriği

Transkript

1 Muhasebe Bilgi Sisteminin Temel Yapısı Bilgi Sistemleri Muhasebe Bilgi Sisteminin Niteliği ve İçeriği

2 Bilgi Sistemleri Yönetim Bilgi Sistemleri Para, insangücü, malzeme, makine, teknoloji ve bilgi gibi işletme kaynaklarının amaçlar doğrultusunda en etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasını planlamak, örgütlemek ve kontrol etmek için, yönetimin gereksinim duyduğu işletme içi ve işletme dışı finansal ve finansal olmayan; niceliksel ve niteliksel bilgileri, gerektiği yer ve zamanda, gerekli kişilerin kullanabilecekleri şekilde sürekli olarak sağlamak amacı ile kurulan ve çalıştırılan bir sistemler bütünüdür. İç Bilgiler yöneticilerin işletme içindeki gerçekleşen eylemleri yakından izlemesine ve kontrol etmesine yardımcı olur. Dış Bilgiler işletmenin çevresiyle olan ilişkileri düzenlemesine yardımcı olur Bilginin zamanlı, ilgi ve anlamlı olması gerekir

3 Yönetim Bilgi Sisteminin Alt Sistemleri İşletmenin faaliyetlerine ilişkin bilgi üretin alt sistemlerden oluşan bir sistemler dizisidir. Alt bilgi sistemleri kendi aralarında etkileşime sahip olup, birbiriyle bilgi alış verişi içindedir. Alt bilgi sistemleri haberleşme kanalları aracılığıyla bütünleşirler. İşletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi içi alt bilgi sistemleri, işletmenin ihtiyaçlarına göre geliştirilir. Bu alt sistemler arasında bir bilgi şebekesi oluşturulur ve ihtiyaçları doğrultusunda bilgi alt sistemlerine aktarılır. Pazarlama Veri Tabanı Üretim Veri Tabanı Finans Veri Tabanı Veri Tabanı, işletmenin bütün bölümleri tarafından ve farklı amaçlarla kullanılabilecek bir şekilde tüm verileri veya bilgileri içeren merkezi dosya veya dosyalar dizisidir.

4 Temel Yönetim Bilgi Sistemleri İşletmeler faaliyet sistemlerine, faaliyet hacimlerine, örgütlenme şekillerine, yönetim anlayışlarına, düzenlemelere ve içinde bulundukları diğer koşullara göre, bir alt bilgi sistemi geliştirmek, kurmak ve çalıştırmak durumundadır. Üretim işletmesinde olabilecek bazı temel YBS ve bunların alt bilgi sistemleri; Üretim Bilgi Sistemi Üretim Planlaması Stok Kontrol Mamul Geliştirme Pazarlama Bilgi Sistemi Pazarlama Araştırması Satış Analizleri Satış Planlaması Satışlar Personel Bilgi Sistemi İşçi-İşveren İlişkileri İşe Alma Eğitim Muhasebe (Finansman) Bilgi Sistemi Finansal (Genel) Muhasebe Maliyet Muhasebesi Satışlar-Alacaklar Satınalma-Borçlar Stok İşlemleri Ücret-İşçilik Maliyet Kontrolü Maliyetleme Gelirler Giderler Sabit Varlıklar Sorumluluk Muhasebesi Mali Analiz Nakit Bütçelemesi Sermaye Bütçelemesi

5 Bilgi Sistemlerinde Bilgi Akışı VERİ ve BİLGİ, bilgi sisteminin önemli iki kavramıdır. Veri, işletmenin fonksiyonlarının gerek kendi içlerinde gerekse birbirleri arasındaki etkileşimleri ve işletme ile çevresi arasındaki ilişkileri yansıtan çeşitli durumların, gözlemlerin veya olayların her türlü gösterimidir. Bilgi, bir iş veya konu veya bir varlık hakkında bilinen şey ya da bilgi kullanıcısının bir iş, konu veya varlık hakkında bildiği şeydir. Veri Yaratma İşlem Bilgi Bilgi Kullanıcı (Veri Toplama) Bilgi Kullanıcı Veri Yaratma, bilgi kullanıcılarının gereksinimlerini giderecek verilerin kaydedilme zamanı, yeri ve şeklinin belirlenmesi gerekir. Toplanacak verinin hangi konuya ait olduğu, ne zaman toplanacağı ve nereden elde edileceğinin belirlenmesi gerekir.

6 Her bilgi değerli midir? veri toplamanın bir maliyeti vardır. Bu nedenle bilginin sağlayacağı faydanın onu elde etme maliyetinden fazla olması gerekir bilginin değeri zamanla değişir, değerli olan bilgi zamanla değersiz olabilir bilginin değeri özneldir, kişiden kişiye ve koşullara göre değişir bilginin kullanıcıya ulaştırılmasında belirli bir amaç olmalıdır. Bilginin temel amaçları; bilgilendirme, değerleme, ikna etmedir. Toplanan veriler geçmişe yöneliktir. Ancak yönetici yönetim sürecinde geçmişe, şimdiki zamana ve geleceğe ilişkin bilgiler kullanabilir.

7 Muhasebe Bilgi Sisteminin Niteliği ve İçeriği Muhasebe bilgi sistemi genel olarak; 1)Yönetimin varlıklar üzerindeki yönetim sorumluluğunu yerine getirmek, 2)İşletme eylemlerinin kontrolünü yapmak, 3)Geleceğe ilişkin işletme eylemlerini planlamak için gerekli bilgileri sağlamaya yönelik bir bilgi sistemidir. İşletmeler belirli bir dönem ve belirli bir amacı gerçekleştirmek için kurulmazlar. Bu nedenle işletme yaşamlarının sürekli olduğu kabul edilir. Yönetimde bu temel sorumluluğu yerine getirebilmek için işletmenin sahip olduğu varlıkları en verimli ve etkin bir şekilde çalıştırmak ve bunları korumak zorundadır. Yönetim işletmenin sürekliliği sağlayabilmek için geleceğe ilişkin planlar yapmak zorundadır. Bu nedenle, muhasebe bilgi sistemi, planlama ve bütçeleme gibi geleceğe ilişkin bilgileri işletme yönetimine vererek geleceğin planlanmasına olanak sağlanır.

8 Yönetimde görülen yeni anlayışlar, teknolojik gelişmeler, işletme çevresinin işletmenin faaliyetlerine gösterdiği duyarlılık, işletme için gerekli bilgilerin toplanması, biriktirilmesi ve işlenmesine yeni boyutlar getirmiştir. Artık yöneticiler sadece geleneksel muhasebe bilgilerinden elde ettikleri bilgilerle yetinmemektedirler. Muhasebe bilgi sistemi işletme yönetiminin gereksinim duyduğu bilginin tamamını sağlayamamakla birlikte, büyük bir kısmını verebilecek kapsamdadır.

9 Muhasebe Bilgi Sisteminin Yapısı Muhasebe bilgi sistemi temel olarak küçük, büyük bütün işletmeler için geçerlidir. Ancak sistemde kullanılan bilgi işlem donanımları ve bunlara bağlı olarak bilgi işlem yöntemleri işletmenin koşullarına göre değişiklik gösterir. muhasebe bilgi sisteminin donanımları değişebilir, ancak sistemin temel yapısı olarak aynı kalır.

10 Muhasebe Bilgi Sisteminde Veri ve Bilgi Akışı Muhasebe bilgi sisteminde veri veya bilgiler her sistemde olduğu gibi GİRDİ İŞLEME ÇIKTI akışını izler. GİRDİ İŞLEME ÇIKTI İlk İşlem Belgeleri Yevmiye Defteri -Maddeler Dosyalar Büyük Defteri -Hesaplar Mizanlar Mali Tablolar Diğer Raporlar Burada görüldüğü gibi, muhasebe bilgi sistemine: 1. İşletme içinden (üretime hammadde verilmesi), 2. İşletme ile çevresi arasında oluşan eylemlerden (satıcı-müşteri, işletme-banka) ve 3. Geri bildirimden gelen mali nitelikteki işlemlere ilişkin veriler veya bilgiler, bilgi işlem eylemleri sonucunda çıktılara dönüştürülür ve nihayet bu çıktıları,raporlar şeklinde ilgili taraflara iletilir. Muhasebe bilgi sisteminde oluşan bu eylemler, sistemin öğeleri (elemanları) tarafından belirli ilkelere, yönergelere ve standartlara göre yapılır

11 İşletme faaliyetlerine ait verilerin belgeler, defterler, dosyalar ve raporlardan oluşan kayıt ortamında yönetim için gerekli bilgilere dönüştürülmesi amacıyla; VERİ BİLGİ İŞLEME BİLGİ İŞLETME İÇİNDEN GERİ BİLDİRİM Kayıt Sınıflandırma, Hesaplama Özetleme Saklama DEVLET İÇİN YÖNETİM İÇİN İŞLETME DIŞINDAN Canlandırma Çoğaltma İletme DİĞER KULLANICILAR İÇİN

12 Kayıt Veri ve bilgilerin toplanmasını ve daha sonra işleme tabi tutulmak üzere belgelendirilerek sisteme girişlerinin sağlanması işlemidir. Veri veya bilgilerin kaydını sağlayan belgelere dayanarak, işlemlerin yevmiye defteri, büyük defter, stok kartları gibi kayıt ortamlarına geçirilmesi de bir kayıt işlemidir.

13 Sınıflandırma Veri ve bilgilerin belirli sınıf veya kategorilere göre düzenlenmesidir. Örneğin; Varlıkların; dönen varlıklar, duran varlıklar, yatırımlar gibi bölümlere ayrılması. Maliyet giderlerinin; direkt işçilik, ilk madde ve malzeme ve GÜG olarak bölümlenmesi. Dönen varlıkların kendi içinde bölümlere ayrılması. Sınıflandırmada genellikle kodlama sistemleri kullanılır. Örneğin hesap planları gibi.

14 Hesaplama Veri veya bilgilere aritmetik işlemlerin veya sağlanmak istenen bilginin veya raporun özelliğine göre matematiksel modellerin veya analiz tekniklerinin uygulanması işlemidir. Örneğin; Ücret hesaplamaları, mamul maliyetlerinin hesaplanması gibi.

15 Özetleme Çok sayıda bilginin daha kullanışlı bir biçime dönüştürülmesidir. Yönetici veya işletmeyle ilgili üçüncü şahıslar için yararlı bilgilerin yığın bilgi içinden alınmasıdır. Bilanço, gelir tablosu, maliyet tabloları gibi.

16 Saklama Veri veya bilginin biriktirilmesi ve ileride tekrar kullanılmak amacıyla ilgili dosyalara yerleştirilmesidir. Saklama işlemi, yasal zorunluluklar nedeniyle yapılabileceği gibi, dönem içinde yeniden hesaplama yapılması gereken bilgi içinde yapılabilir.

17 Canlandırma Saklama işlemi ile biriktirilmiş (dosyalanmış) veri veya bilgilerin tekrar kullanılmak amacıyla hazır duruma getirilmesi işlemidir. Mizanların çıkarılması için yardımcı defterlerin kullanılması birer canlandırma işlemidir.

18 Çoğaltma Veri veya bilgilerin kopyalar (suretler) şeklinde çoğaltılması işlemidir. Mali nitelikli işlemler, dolayısıyla bunlara ilişkin veri veya bilgiler çoğu kez işletmenin birden fazla yöneticisini veya bölümünü ilgilendirir. Çoğaltma işlemi ile ilgili kişiler bilgilendirilmiş olunur.

19 İletme Veri veya bilgilerin, bilgi sistemi içinde bilgi işlem aşamalarına bağlı olarak bir aşamadan diğer bir aşamaya aktarılması, bir defterden diğer bir deftere geçirilmesi, bir bölümden diğer bir bölüme gönderilmesidir.

20 Muhasebe Bilgi Sisteminin Öğeleri Bir sistemin öğeleri, o sistemin belirlenebilen ve birbirine bağlı olan, sistemi çalışır duruma getiren ve sisteme işlerlik kazandıran değişik somut elemanlardır. Personel Haberleşme araçları Donanım Raporlar

21 Personel Muhasebe bilgi sistemine düşen görevleri yerine getirilmesi için konuyu bilen ve sistemi çalıştıran personelin var olması gerekir. Muhasebe bilgi sistemi personelinin sayısı, sistemin işlem yoğunluğuna, kapsamına ve bilgi sistemlerine verilen öneme göre değişiklik gösterir. Muhasebe bilgi sistemini yürütecek personelde aranan genel özellikler, mesleki eğitim, iş deneyimi ve kişiliktir.

22 Haberleşme araçları Veri veya bilgilerin toplanması ve bilgi işlem faaliyetlerine tabi tutulması için gerekli belgelerdir. 1) İlk işlem belgeleri 2) Kayıt belgeleri İlk işlem belgeleri: İşletme faaliyetlerine ilişkin veri veya bilginin ilk kez kaydedildiği veya geçirildiği belgelerdir. Fatura, Bono, çek, ücret bodrosu... Kayıt belgesi: veri veya bilgilerin genellikle ilk işlem belgelerine dayanarak kaydedilmesi ve işleme tabi tutulması için kullanılan ve devamlılık arzeden belgelerdir. Yevmiye defteri, büyük defter, stok kartı...

23 Donanım Muhasebe bilgi sisteminde veri veya bilgilerin yönetsel bilgilere dönüştürülmesi sürecinde kullanılan araçlar. el ile bilgi işlem mekanik (makinalı) bilgi işlem (hesap makinesi, daktilo gibi) elektronik (bilgisayara dayalı) bilgi işlem.

24 Raporlar Raporlar, muhasebe bilgi sisteminin çıktılarıdır. Raporlar, işletme içi ve işletme dışı raporlarla bilgi kullanıcılarına ulaşırlar. İç raporlar yönetimin her düzeyine sunulan ve kontrol amacı taşıyan bütün raporları içerir. Bilanço, bütçeler, üretim raporları gibi. Dış raporlar işletmeyle ilgili üçüncü kişilere, işletmenin durumu ve çalışmalarından haberdar olmaları için sunulan bilgi raporlarıdır. Yıllık faaliyet raporları gibi.

25 Muhasebe Bilgi Sistemi Temel Kavram ve İlkeleri Sosyal sorumluluk kavramı Kişilik kavramı Para Ölçüsü kavramı Süreklilik kavramı dönemsellik kavramı tarafsızlık kavramı tutarlılık kavramı tam açıklama kavramı Önemlilik kavramı Maliyet esası kavramı ihtiyatlılık kavramı özün önceliği kavramı Gelir tablosu ilkeleri bilanço ilkeleri Varlıklara ilişkin ilkeler Yabancı kaynaklara ilişkin ilke Öz kaynaklara ilişkin ilkeler