bölüm 10 oda bilgi yönetim sistemi (obys) çalışmaları

bölüm 10 oda bilgi yönetim sistemi (obys) çalışmaları

BÖLÜM 10. ODA BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (OBYS) ÇALIŞMALARI 42. Dönem Çalışmaları içerisinde Oda Bilgi Yönetim Sistemi (OBYS) ve Bilgi İşlem Alt Yapısının yeniden yapılandırma çalışmaları önemli bir yer tutmuştur. Bu dönem Odamızın yeni hizmet binasına taşınmasıyla birlikte bilgi işlem alt yapımız tamamen yenilenmiş ve güçlendirilmiştir. OBYS üye odaklı geliştirilebilir yeni yapıya kavuşturulmuştur. Çok kısa sürede hayata geçirilen bu çalışmalarla gerek Web çalışmalarımız gerek sistem modülleri gerekse de bilgi işlem alt yapımız çağın gerektirdiği, mesleki alanlarımız ve çalışmalarımızdaki gelişmeyi karşılamaya yönelik olarak tasarlanmış ve uygulamaya geçirilmiştir. ODA BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (OBYS) OBYS kısaca TMMOB Makina Mühendisleri Odası Bilgi Yönetim Sistemi Projesi açılımı altında internet tabanlı çalışmak üzere ilişkisel nesne tabanlı ve tek sicil mantıklı güncellenebilir, geliştirilebilir ve yenilenebilir bir veritabanı tasarımı ile bu veritabanı üzerinde Oda birimleri, üye, öğrenci üye, büro, ön muhasebe, evrak, personel, eğitim, staj, yayın arşiv, kütüphane hizmetlerinin yürütülebileceği uygulama yazılımlarının kurgulanması, üretilmesi, uygulanması ve ilgililerin eğitilmesi projesidir. OBYS ile üye özlük bilgilerinin takibi; üyelere ait kimlik, eğitim, iletişim, nüfus, uzmanlık, gözetim kriterleri puanlarının takibi kapsamında üyelerin belirtilen içeriklerde yapılan ait her bilgi değişikliğinin saklanması ve içeriğin istenilen bir zaman için raporlanabilmesi sağlanmıştır. Oda nın üyelere yaptığı ferdi kaza sigortası poliçe bilgilerinin takibi ve raporlanması da OBYS üzerinden yapılmaktadır. Büro temel bilgilerinin takibi; ortakları, çalışanları, alınan belgeler, tescil durumlarının izlenmesi, gelen giden evrakların takibinin yapılması, belirtilen içeriklere ait her değişikliğin saklanması ve içeriğin istenilen bir zaman için raporlanabilmesi sağlanmıştır. Yine, Oda onaylı belgelerin hazırlanması ve çıktısının alınması, kurul ve komisyonların takibi, Meslek İçi Eğitim Merkezi eğitimlerinin ve sınavlarının takibi, sertifikaların basımı, periyodik kontrol mesleki uygulaması, süreli ve süresiz Oda yayınlarının içeriklerinin girişi ve portalda yayımlanması gibi Oda işleyişine dair tüm işlemler OBYS üzerinden yapılabilmektedir. Oda Bilgi Yönetim Sisteminin yenilenmesi kapsamında başlatılan çalışmada büyük yol kat edilmiş ve çok başarılı bir geçiş sağlanmıştır. Geçiş sırasında sistemler açık kalmış her hangi bir kesinti yaşanmamıştır. Çağımız teknolojisine uygun, üye odaklı, üye etkileşimli bir sistemin temelleri atılmış ve gelişmeye açık bir sistem yaratılmıştır. Bu geçiş sırasında Odadaki süreçler gözden geçirilmiş, gerekli görülen konularda iyileştirmelere gidilmiştir. Sistemde ki modüller devreye alınmadan önce modülleri kullanacak birimlerle pek çok toplantı yapılmış ve kullanıcıların istekleri doğrultusunda sisteme şekil verilmiş, kullanıcı dostu ara yüzler yaratılmıştır. Modüller devreye alınmadan önce personel eğitimleri gerçekleştirilmiş, bu kapsamda büro görevlilerine, web sitesi sorumlularına ve MİEM sorumlularına eğitim verilmiştir. 1. WEB SİTESİ Web Sitesi Çalışmaları OBYS ile bütünleştirilen Şube Web siteleri ortaklaştırılarak aynı web düzenlemesiyle bilgi girişinin sağlandığı daha bütünlüklü bir yapıya büründürülmüştür. Buna ek olarak dışarıdan destek almadan kolay kullanılabilinir bir sistem tasarlanmıştır. Siteler dışarıdan yapılan saldırılara karşı daha korumalı hale getirilmiştir. 1 Mart 2010 itibarıyla, ad.soyad@mmo.org.tr uzantılı mail adresi sayısı 12.155 e ulaşmıştır. Bu dönem içerisinde Kütüphane web sitemizi ise 63.149 kişi ziyaret etmiştir. Oda Genel Merkezi web sitesi 28.01.2009-25.02.2010 tarihleri arasında 1.190.830 kişi tarafından ziyaret edilmiş ve 4.281.800 defa sayfa görüntülenmiştir. OBYS üzerinden üyelerimize gönderilen duyuru e-maillerinin toplam sayısı 4.342.221 dir. 207

Web sitemizin yeni tasarımı ile birlikte tüm Oda yayınlara, açıklamalara ve duyurulara daha hızlı bir erişim kolaylığı sağlanmıştır. Yeni tasarım ile birlikte medya takip servisi ile basında odamız bölümünün uyumlulaştırılması sonucunda günlük yazılı basında çıkan Odamız haberleri web sitemizde yayınlanmıştır. Enerji Çalışma Grubumuzun web sitesi de bu dönemde aktif hale getirilerek bu alanda yaşanan gelişmeler üyelerimize düzenli olarak aktarılmıştır. Yine Endüstri İşletme Mühendisliği Meslek Dalı Ana Komisyonu (EİM MEDAK), MİEM, Personel Belgelerdirme Kuruluşu, Asansör Kontrol Merkezi, Merkez Laboratuvarı, Muayene Kuruluşu, Ege Kalibrasyon Merkezi web siteleri aktif hale getirilmiştir. Tüm etkinliklerimiz için ayrı siteler kurmak yerine kendi sistemimiz içerisinde her etkinliğe bir bölüm açılarak etkinliğin daha kolay bir biçimde üyeye ulaşımı sağlanırken etkinlik arşivleri de bir alanda tutulmuştur. Online Makale Yönetim Programı Online Makale Yönetim Programı dergilerimizin (Mühendis ve Makina, Endüstri Mühendisliği, Tesisat Mühendisliği) editorial ve hakem değerlendirme süreçlerini daha işlevsel ve hızlı kılmak amacıyla; makale toplama ve değerlendirme işlemlerini internet üzerinden gerçekleştiren bir veritabanı uygulamasıdır. Bir makalenin kaleme alınma aşamasından, dergiye gönderilmesi, editör ve hakem değerlendirmelerine kadar uzanan bir yelpazede gerekli olan tüm aşamalar e-makale yönetim programı tarafından gerçekleştirilecektir. E-makale yönetim programı; makale gönderimi, değerlendirilmesi, revizyonları ve kabulü sırasında gerçekleşmesi muhtemel olan posta gecikmeleri, zaman kaybı, telefon ve kağıt israfı vb. kayıpların ortadan kaldırılması ve en hızlı bir şekilde sonuç alınması amacıyla tasarlanmıştır. Mühendis ve Makina Dergisi; http://omys.mmo.org.tr/muhendismakina/ Endüstri Mühendisliği Dergisi; http://omys.mmo.org.tr/endustri/ Tesisat Mühendisliği Dergisi; http://omys.mmo.org.tr/tesisat/ 2. ÜYE MODÜLÜ OBYS üye modülünde üye bul, yeni üye, öğrenci üye ve yabancı üye bulma ve kaydetme işlemleri yapılmaktadır. Kayıtlı olan üyelerin hangi şubeye kayıtlı oldukları da üye bul modülünden anlaşılmaktadır. Üye yeni kayıt işlemleri aday kayıt olarak şubeler tarafından OBYS programına işlenerek Oda Merkezine gönderilmekte ve üye modülü yönetim onay bölümünden aday üyeden asil üyeye onaylanarak geçiş yapılmaktadır. Öğrenci üye kayıt ve işlemleri şubeler tarafından yürütülmektedir. Ayrıca; kayıtlı üyelerin bütün bilgileri kişi kartına girildiği takdirde görülmekte ve herhangi bir değişiklik varsa güncellenmektedir. 3. TESCİL MODÜLÜ OBYS programında Tescil modülünde üyelerimize verilen SMM Büro Tescil Belgelerinin durumu izlenebilmektedir. Üyenin SMM olup olmadığı üye kartına girildiğinde görülebilmektedir. Firma adı, adresi ve firma SMM in geçerli olup olmadığı takip edilmektedir. SMM li firmaların adresine, üyesine, şubelerine göre dökümü alınabilmektedir. Şubeler tarafından tescil programına ilgili yıllara ait vizeleri işlenmekte olup, vize geçerliliği takip edilmektedir. SMM sayısı, yetki alanları ve şubelere göre dağılımı bu modülden takip edilmektedir. 4. MİEM/PBK MODÜLÜ Eğitimler, Eğitmen Listesi, Sınavlar, Değerlendirici Listesi, Gözetim Etkinlikleri bölümleri ile bu modül MİEM ve PBK alanına giren tüm eğitim, sınav ve etkinlikleri izleme, denetleme ve takip imkanı vermektedir. 208

Eğitimler ve etkinlikler web sitemize bu modül üzerinden aktarılmakta, başvuru ve eğitimlerde kullanılacak yoklama listeleri, gözetmen gözlem formu, sınav giriş tutunakları, sınav sonuç listeleri, itiraz formları vb. formlar OBYS arayüzüyle yetki alanları dahilinde Şube çalışanlarına ulaştırılmaktadır. Şubeler tarafından yapılan Gözetim etkinlikleri, Oda Periyodiklerinde yayımlanan makaleler, uzmanlık alanlarında yayımlanan kitaplar, Uzmanlık komisyonu üyeliği gibi mesleki etkinliklerden ve SMM bürosunda çalışmak, proje kontrolörlüğünde çalışmak, üniversite öğretim görevliliği, MİEM eğiticiliği, Periyodik yayın hakemliği gibi mesleki uygulamalardan alınan puanların toplandığı ve raporlandığı bölümde Üye-Gözetim Raporu Sekmesi altında bu modül içerisinde yer almaktadır. Bu mdül içerisinde yer alan Üye Raporlama bölümü ile üyelerin Gözetim Puanları toplu olarak raporlanır ve yıl sonunda vizeleme için yeterli puana sahip olup olmadığı buradan takip edilmektedir. 5. PROJE MODÜLÜ Mekanik tesisat, asansör, araç projelerinin veri girişlerinin ve verilerin takibinin yapılması, geriye dönük arşivlerinin tutulmasını sağlayan modüldür. Proje modülü ile üye kartından geçmişe dönük dönemin mesleki denetim ücretlerinin takibinin yapılması, metrekare bazında ne kadar alanda proje yapıldığı, proje sahibi vb. bilgilerin tutulması sağlanmıştır. Proje kayıtları dışında Proje müellifi sicil durum belgelerinin OBYS üzerinden unique barkod uygulamasıyla basımı sağlanmıştır. TUS (Teknik Uygulama Sorumluluğu) takipleri OBYS üzerinden yapılmakta, firma tarafından iş için düzenlenen faturaların bilgisi tutulabilmektedir. Proje modülü Makina Mühendisleri Odası nın tüm şubelerinde kullanılmakta, tüm üyelerin proje kayıtları veri kaybı en aza indirgenerek web üzerinden izlenebilmektedir. 6. PERİYODİK KONTROL MODÜLÜ Bilindiği üzere Makina Mühendisleri Odası yıllardır şube ve temsilcilik etkinlik alanları içerisinde kaldırma ve iletme makinaları ve basınçlı kaplar konusunda işçi sağlığı ve iş güvenliği çerçevesinde periyodik kontrol faaliyetleri yürütmektedir. Farklı şubeler ve temsicilikler tarafından etkinlik alanlarında çalışılan firmaların her geçen gün sayılarının artması ister istemez her şubenin farklı bir kayıt sistemi, kontrol formları, kontrol raporları ve arşivleme tekniği geliştirmesine yol açmıştır. Odamızın 2004 yılından bugüne yürüttüğü akreditasyon çalışmaları da periyodik kontrol faaliyetlerinin farklı bir boyut kazanmasına yol açmış ve şubeler arası iletişimin daha koordineli olması zorunluluğunu getirmiştir. Şubelerdeki işleyişin daha koordineli devam ettirilmesi için her şubedeki teknik görevlilerin kendi kullanıcı adı ve parolasıyla bağlanabildikleri OBYS üzerinde periyodik kontrol modülü geliştirilmiştir. Periyodik kontrol modülü tüm şubelerin çalışmış oldukları firmaların kayıtlarının yapılması, periyodik kontrol ile ilgili kalite/eğitim dokümanlarına ulaşılabilmesini, haftalık olarak programların daha rahat yapılabilmesi, şubelerde kullanılan cihazların bakım, kalibrasyon işlerinin otomatik takibi ve ortak form, raporların kullanımını kolaylaştırmıştır. Modül, periyodik kontrol faaliyeti altında yapılan çalışmalardaki istatistik bilgilerinin daha kolay elde edilebilmesini de sağlamaktadır. Periyodik kontrol modülünün örgüt genelinde tüm noktalarda kullanılmaya başlanması ile birlikte ülkemiz genelinde farklı noktalarda yapılan kontrollere ait bilgiler ve tespit edilen uygunsuzluklar kayıt altına alınabilecek, arşivlenecek ve yapılan testlerde tespit edilen uygunsuzluklar istatistiksel olarak değerlendirilerek ülke sanayinin iş güvenliği açısından gelişimi için yayınlanabilecektir. Periyodik kontrol modülünün kullanımı ile birlikte bilgi güvenliği de arttırılmıştır. Modül sayesinde akreditasyon çalışmalarında şubelerin ve temsilciliklerin kalite sistem dokümanlarına ulaşımı sağlanmakta ve kontrollerde kullanılan cihazların ve görevlendirilen mühendislerin bilgilerine ulaşılabilmektedir. OBYS Periyodik Kontrol modülünün örgüt genelinde tam olarak kullanıma geçmesi ile beraber şubelerde yürütülen teknik hizmetlerin akredite muayene kuruluşu kalite yönetim sisteminde belirtilen şekilde yapılması sağlanacak ve akreditasyon kapsamında yapılan hizmetlerin organizasyonu kolaylaşacaktır. Periyodik kontrol modülünün kullanımı ile ilgili örgüt genelinde tüm noktalardaki geçiş çalışmaları devam etmektedir. 7. SIZDIRMAZLIK MODÜLÜ Ülke genelinde yaygın sabit ve gezici LPG/CNG Sızdırmazlık İstasyonlarında sorumlu mühendislerin denetimi ve araçlara takılı LPG/CNG elemanlarının ayrıntılı olarak izlen- 209

mesinde LPG/CNG Sızdırmazlık Bilgileri Yönetimi Projesi kullanılmaya başlanmıştır. OBYS LPG/CNG Sızdırmazlık Modülü tamamlanmış olup, pilot bölge olarak belirlenen Ankara Şube de testleri yapıldıktan sonra tüm Şubelerimizde kullanıma açılmıştır. 8. DOĞALGAZ KONTROL MODÜLÜ Doğalgaz tesisatlarının açılması, kontrol görevlilerinin atanması, doğalgaz sicil durum belgelerinin üretilmesi ve çıktı alınması işlemleri Doğalgaz Kontrol Projesi ile gerçekleştirilmektedir. Proje ile randevu çizelgesi tutulabilmekte, aylık ve haftalık olarak sicil durum belgesi raporları alınabilmektedir. Doğalgaz açımı yapılmış dairelere ait fatura bilgileri sistemde tutulmaktadır. Üyelere ait bir tek sicil mantıklı arayüzle randevu talepleri alınabilmektedir. 9. ÖRGÜT İÇİ EĞİTİMLER Web sitesiyle ilgilenen personele yönelik eğitim: Ankara da 24 katılımcı ile 6 Şubat 2009 tarihinde, büro görevlilerine yönelik eğitim Ankara da 22 katılımcı ile 17 Aralık 2008 tarihinde gerçekleştirilmiştir. Ayrıca OBYS LPG/CNG Sızdırmazlık Modülü Ankara Şube kullanıcılarına yönelik eğitim pilot bölge olarak seçilen Ankara Şube de 25.08.2009 tarihinde gerçekleştirilmiştir. Daha sonra tüm Şube kullanıcılarına yönelik eğitim yine Ankara da 11.09.2009 tarihinde gerçekleştirilmiştir. BİLGİ İŞLEM AĞ ALT YAPI ÇALIŞMALARI Odamız Bilgi İşlem altyapısının yeniden yapılandırılması kapsamında yapılan çalışmalar ve teknik özelliklerle ilgili bilgiler aşağıda açıklanmıştır. 1. İnternet Alt Yapısı Makina Mühendisleri Odası nın sistem odası kendi bünyesinde bulunmakta olup 15 Mbps Metro Ethernet (Fiber) ve 8 Mbps yedek internet hattına sahiptir. 15 Mbps internet bağlantımızda herhangi bir sıkıntı olduğunda veya internet bağlantısı kesildiğinde 8 Mbps yedek internet bağlantısı otomatik olarak devreye girerek veri kaybını ve sunuculara erişim sorununu ortadan kaldırmaktadır. mmo.org.tr alan adına ait 3 adet DNS (isim sunucusu) sunucuları bulunmakta olup, birisi esas diğerleri yedek olarak görev yapmaktadır. (master/slave) Esas dns sunucusunda bir problem olduğunda diğer yedek sunucular devreye girerek erişim sorunlarının önüne geçmektedir. Juniper SSG-140 güvenlik duvarı donanımı, internet üzerinden sunucular ve bilgisayarlara erişmeye çalışan bilgisayar korsanlarını, virüsleri, solucanları engellemeye yarayan donanımdır. Oda Merkez ve Sistem Odası güvenliği Juniper güvenlik duvarı ile konurup IDS saldırı tespit sistemi üzerinden anlık koruma sağlamaktadır. Sistem odası tamamen Gigabit ağ alt yapısı kullanıp omurga switch (ağ anahtarı) olarak Cisco 3560G serisi kullanılmaktadır. Cisco 3560G ile tüm gelen ve giden internet isteklerinin sunuculara dağıtılması ve ekstra güvenlik (access list erişim listeleri) sağlanmaktadır. Sistem odasında toplamda 8 adet sunucu bulunmaktadır. Sunucuların hepsi RAID1 ve RAID5 disk yapılandırılmasıyla oluşturulmuş olup yedekleme, performans ve güvenlik sağlanmıştır. Bu sayede disk arızaları ve veri kayıplarının önüne geçilmiştir. Oda e-posta sistemi 2 adet LDAP sunucusu (master/slave) alt yapısı altında çalışmakta olup Smtp, Antivirus ve AntiSpam için ayrı bir sunucu, POP3 için ayrı bir sunucu kullanılmaktadır, böylece e-posta gönderme ve alma 210

işlemi ayrı sunucular üzerinden yapılarak yük dengelemesi sağlanmaktadır. 2. Mevcut Sunucular ve Donanımlar Sunucular Sızdırmazlık Sunucusu (Linux) OBYS Sunucusu (Linux) E-Posta Sunucusu (Linux) Anti-Spam ve Antivirus Sunucusu (Linux) Döküman Sunucusu (Linux) Netsis Sunucusu (Windows 2003 Server) Terminal Sunucusu (Windows 2003 Server) OBYS ve Sızdırmazlık için Yedek Sunucu (Linux) Donanımlar Juniper SSG-140 Güvenlik Duvarı Cisco 2950 Metro Ethernet Switch Cisco 3560G Omurga Switch ATEN 8 Port KVM Switch 211