GÜNLÜK İŞİN BİR PARÇASI İÇ DENETÇİLERİN ÇEŞİTLİ SORUMLULUKLARINA BİR BAKIŞ 1
Hedeflere Ulaşmak Şirketler, çoğunlukla para kazanmak amacıyla iş yaparlar. Okullar, hayır kurumları ve diğer kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, yoksulları eğitmek, onların davranışlarını etkilemek ya da onlara yardım etmek amacını güdebilirler. Ayrıca, ülke sınırları içerisindeki vatandaşları korumak ve onlara hizmet etmek için var olan resmi kurumlar da mevcuttur. Onları güdüleyen ne olursa olsun, özel işletmeler, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar ve kamu kurumlarının hepsi, hedeflerini mümkün olan en yüksek etkinlik ve verimlilikle yapmayı hedeflerler. Bunu yapmak için de, birçok kurum, gözetim ve stratejik yönlendirme sağlamaları için yönetim kurulu kurumun paydaşlarını temsil eden deneyimli iş uzmanlarından oluşan bir kurul gibi yönetim organlarından yardım ve destek alır. Yönetim kurulunun kurumu etkin ve verimli bir şekilde yönetmesi için, yönetim kurulu üyeleri kurumun birçok stratejik, operasyonel, finansal riskler ile uyumla ilgili riskleri hakkında zamanında ve doğru bilgiler edinmeli ve bu risklerin iyi yönetildiğine ilişkin güvence almalıdırlar. Şimdi iç denetçilere geçelim. 2
İç Denetim Nedir? İç denetim, kuruma değer katmak ve kurumun operasyonlarını iyileştirmek için tasarlanmış bağımsız ve tarafsız bir güvence ve danışmanlık faaliyetidir. En basit tanımıyla iç denetim, kurumu hedeflerine ulaşmaktan alıkoyabilecek riskleri belirlemeyi, kurumun liderlerini bu risklerden haberdar etmeyi ve riskleri azaltmaya yardımcı olmak amacıyla proaktif olarak iyileşmeler tavsiye etmeyi kapsar. İç denetimin etkin ve verimli olabilmesi için, kurumun liderleri zorlu sorunları tartışmaya ve iyileşme için gerekli değişiklikleri yapma fırsatlarını değerlendirmeye açık olmalıdırlar. İç denetçiler ise, en üst düzey yönetim organıyla (örneğin yönetim kuruluna bağlı denetim komitesi) bağımsız bir raporlama ilişkisine sahip olmalıdırlar; böylece kurumun tüm bölümlerine erişebilmek için gerekli yetkiyi ellerinde bulundurabilecek ve görüşleri yönetiminkilerden farklı olduğu takdirde ve olduğunda destek alacaklarını bileceklerdir. İç denetim birimleri birtakım önemli hizmetler sunarlar ve kurumsal yönetişimi ve risk yönetimini iyileştirmek konusunda sıklıkla bir katalizör görevi görürler. - Leon Sheffield 2008 den beri IIA üyesi 3
İç denetçilerin bağımsızlığı ve kurumla ilgili geniş perspektifleri, onları yöneticiler ve yönetim kurulu için değerli bir kaynak haline getirmektedir. Kurumun paydaşlarına karşı bu paydaşlar ister yatırımcılar (bir halka açık şirket örneğinde olduğu gibi) ister resmi bir kurumun hizmet verdiği halk olsun sorumlu ve hesap verebilir olmasını sağlarlar. Sonuç olarak, iç denetçiler güvence, görüş ve tarafsızlık sağlayarak kurumlarına değer katarlar. İç denetçiler; işletme verimsizlikleri, savurgan harcamalar, personel hırsızlıkları, suiistimaller ve kanun ve mevzuata uyumsuzluk gibi vakaları tespit ederek kurumlarının önemli tutarlarda para tasarruf etmelerini sağlayabilirler. Kurum iklimine göz kulak olurlar ve riskleri değerlendirmek, fırsatları analiz etmek, iyileşmeler önermek, etiği teşvik etmek, kayıtların ve mali tabloların doğruluğunu sağlamak, üst düzey yönetimi ve yönetim kurulunu kritik sorunlar hakkında eğitmek, suiistimal vakalarını soruşturmak, savurgan harcamaları tespit etmek, tehlike işaretlerini vermek, daha güçlü kontroller tavsiye etmek, kural ve yönetmeliklere uyulup uyulmadığını izlemek gibi pek çok faaliyeti yerine getirirler. Tek bir kaynaktan bu kadar çok şeyi istemek fazla gibi mi görünüyor? Bazıları için belki, fakat iç denetçiler için bunların hepsi günlük işin bir parçası. İÇ DENETİM = GÜVENCE, İÇGÖRÜ VE TARAFSIZLIK Yönetim kurulları ve üst düzey yönetim, mevcut iç kontrollerin kurum risklerini azaltmak için yeterli olduğu, yönetişim ve risk yönetim süreçlerinin etkili ve verimli olduğu ve kurum hedeflerine ve stratejik amaçlara ulaşıldığı hakkında içgörü ve tarafsız güvence vermesi konusunda iç denetim birimine güvenirler. 4
İç Denetçiler Kimdir? İç denetçiler kâşif, analist, sorun çözücü, muhabir ve güvenilir akıl hocasıdırlar. Kuruma tarafsızlık ve çeşitli beceriler ve uzmanlık getirirler. Finans, operasyon, BT ve mühendislik gibi çeşitli alanlardan gelirler. Günümüzün iç denetim uzmanları, kritik düşünme ve iletişim becerileri ile genel BT ve sektörlere özgü iş bilgilerinden dolayı saygı görmektedirler. Yine de insanlar, iç denetçileri muhasebecilerle ya da dış denetçilerle (kurumun mali tablolarının bir yıllık incelemesini sunduğu birimler) sıklıkla karıştırmaktadırlar. Aralarında önemli farklar vardır: İÇ DENETÇİLER Genellikle kurum tarafından istihdam edilirler (görev dış kaynak ya da eş kaynak olarak alınmıyorsa), ancak denetledikleri faaliyetten bağımsızdırlar. Geniş kapsamlı odak noktası: Risk yönetimi Kurumsal yönetişim Kurum hedefleri Operasyonel etkinlik ve verimlilik Kanunlara ve politikalara uyum Doğru mali tablolar Ve daha fazlası! Çeşitli eğitim geçmişleri & beceri setleri: İletişim becerileri Bilgi teknolojisi Veri madenciliği ve analiz İş ve sektöre özgü bilgiler Muhasebe becerileri Geriye & ileriye bakış DIŞ DENETÇİLER Spesifik bir hizmeti vermek üzere kurum tarafından tutulurlar. Daha spesifik bir odak noktası: Doğru mali tablolar Esasen muhasebe geçmişi & becerileri Geriye bakış 5
İç denetçiler, büyük ölçüde bir kurumun başarısının anahtarıdırlar. Kurumun süreçlerini, faaliyetlerini ve hedeflerini gözden geçirirler. Yönetimin tüm kademelerine tarafsız mesleki tavsiyelerde bulunurlar ve sürekli gelişme ve iyileşmenin önünü açarlar. Ehil iç denetçiler, iç denetim mesleğinin uluslararası kabul görmüş etik kurallarına ve mesleki uygulama standartlarına uyarlar. Kurumun karşı karşıya olduğu en büyük riskleri tespit ederler ve buna göre bir denetim kapsamı planlarlar. Profesyonelliklerini ve yetkinliklerini kanıtlamak için, bazı iç denetim uygulayıcıları, dünyaca kabul görmüş Sertifikalı İç Denetçi ya da Risk Yönetim Güvencesi Sertifikası TM gibi mesleki sertifikaları almayı tercih etmektedirler. En değerli ve etkili iç denetçiler; iş trendlerinden haberdar olurlar, tehlike işaretlerini gözlemek için gözlerini sürekli dört açarlar ve gelecek zorlukları ve riskleri öngörebilirler. IIA, Uluslararası İç Denetim Mesleki Uygulama Standartları ve Etik Kurallarının bulunduğu bir kılavuzlar koleksiyonu olan Uluslararası Mesleki Uygulamalar Çerçevesi (IPPF) ile, dünya çapında iç denetim bütünlüğü ve profesyonellik çıtasını belirlemiştir. 6
İç Denetim Sorumlulukları İç denetçilerin yapacak çok önemli bir işleri vardır çeşitli rolleri ve sorumlulukları olan bir iş. İç denetim birimlerinin kendileri, kurumun büyüklüğüne ve sektöre göre büyük ölçüde çeşitlilik gösterebilirler. Bazı departmanların dünya çapında yüzlerce çalışanı vardır. Diğerlerinin sadece bir ya da iki iç denetçisi vardır. Bazı kurumlar ise iç denetim görevini dış kaynak ya da eş kaynak olarak alırlar. Birimin yapısına, olgunluğuna ve kaynaklarına bağlı olarak, iç denetçiler aşağıdaki görevlerin birkaçını ya da hepsini yerine getirebilirler. GÖRÜŞ VE TAVSİYELER VERMEK Başlangıç aşamasında risklerin dikkate alınmasını ve bir sürece kontrollerin dahil edilmesini sağlamak amacıyla bir proje konusunda danışmanlık alınırken (örneğin şirket birleşmeleri ve satın almaları, yeni teknoloji uygulamalarında), iç denetçilerin uzmanlığı, kontrollerle ilgili bilgileri ve kurumla ilgili geniş perspektiflerinin onları ideal adaylar haline getirdiği zamanlar vardır. İç denetçiler, stratejik riskler hakkında görüşler sunabilir ve tavsiyelerde bulunabilirler, ancak alanlarındaki süreçlerle ilgili nihai sorumluluk yönetime ait olmalıdır. RİSKLERİ DEĞERLENDİRMEK Riskler her yerde bulunur (doğal afetler, kilit tedarikçilerin kaybı, itibar zedelenmesi, verimsiz operasyonlar, suiistimal, davalar, politika ihlalleri, mevzuata uyum, hırsızlık vb.). Kurumun birçok riskinin önemini ve risk yönetim çabalarının etkinliğini değerlendirmek, bunları yönetime ve yönetim kuruluna raporlamak ve risk yönetimini iyileştirmek konusunda tavsiyelerde bulunmak iç denetçinin görevidir. KONTROLLERİ DEĞERLENDİRMEK İç denetçiler kontrol etkinliğini ve verimliliğini değerlendirir ve mevcut kontrollerin kurumu tehdit eden risklere cevap vermek için yeterli olduğu konusunda yönetime ve yönetim kuruluna güvence verir. DOĞRULUĞU SAĞLAMAK İç denetçiler mali tabloların doğruluğunu sağlarlar. Mali ve operasyonel bilgilerin güvenilirliğini ve bütünlüğünü incelerler. FAALİYETLERİ İYİLEŞTİRMEK İç denetçiler kurumun hedeflerini iyi bir şekilde anlayarak, etkin ve verimli olup olmadıklarını incelemek amacıyla faaliyetleri incelerler. ETİĞİ TEŞVİK ETMEK Profesyonel iç denetçiler, bütünlük, tarafsızlık, gizlilik ve yetkinlik ilkelerini savunan Etik Kurallarına uymayı kabul ederler. Yerinde olmayan davranışları tespit ettiklerinde tehlike işaretlerini bildirirler. 7
SÜREÇLERİ VE PROSEDÜRLERİ GÖZDEN GEÇİRMEK İç denetçiler, faaliyetleri yakından gözden geçirirler ve mevcut süreçlerin kurumun hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacak şekilde iyi tasarlanıp tasarlanmadığını değerlendirirler. UYUMU İZLEMEK İç denetçiler, kurumun cari kanunlar, yönetmelikler ve sözleşmelere uyup uymadığını değerlendirirler; böylece yönetimin bu koşulları yeterli bir şekilde yerine getirmesini sağlarlar. Ayrıca, uyumsuzlukların bir kurum üzerinde sahip olacağı etki hakkında görüşler sunarlar ve üst düzey yönetimi ve yönetim kurulunu bu uyumsuzluklar konusunda bilgilendirirler. KORUYUCU TEDBİRLER ALINDIĞINI TEMİN ETMEK Kurumun maddi mal varlığı, insan kaynakları ve fikri mülkiyeti değerlidir ve potansiyel hasarlara karşı korunmalıdır. İç denetçiler, bu varlıkları hırsızlık, yangın, yasadışı faaliyetler ve diğer kayıp türlerinden korumak için kullanılan prosedürleri değerlendirirler. Eksiklikleri gün yüzüne çıkarırlar ve korumanın artırılması konusunda tavsiyelerde bulunurlar. SUİİSTİMALLERİ SORUŞTURMAK Suiistimal kurumun tüm kademelerini etkileyebileceğinden dolayı, yönetim kurulunun, iç denetim biriminin tüm kayıtlara erişimini sağlaması ve kurum çapında denetimler yapmak ve olası hileli davranışları soruşturmak için iç denetim birimine yetki vermesi önemlidir. DENETİM SONUÇLARINI RAPORLAMAK Belli bir alanın denetimini yaptıktan sonra, iç denetçiler bulgularını rapor ederler ve uygun eylem planlarını önerirler. 8
Gerçek Uzmanlar İç denetçiler mesleklerini yerine getirirken disiplinlidirler ve sürekli mesleki eğitimle becerilerini geliştirmeye ve artırmaya adanmışlardır. Tüm rollerini etkin bir şekilde yerine getirmek için, iç denetçiler ortaya çıkacak sorunları öngörmek ve çözümler üretmek konusunda usta olmalıdırlar. Ayrıca iş zekasına, kritik düşünme becerilerine sahip olmalı ve dikkatli dinleyen, etkili konuşan ve açık ve net bir şekilde yazan mükemmel iletişimciler olmalıdırlar. İç denetçiler, çeşitli rol ve sorumluluklarıyla kuruma büyük değer katarlar. Üst düzey yönetimin ve yönetim kurulunun gözleri ve kulakları olarak hizmet sunarlar. Onlar koç, iç ve dış paydaş savunucuları, risk ve kontrol ustaları, verimlilik uzmanları, gerçek kontrol edicileri ve sorun çözücülerdir. Hem riskleri hem de fırsatları belirlerler ve bunları bize olduğu gibi iletirler. Bu kesinlikle kolay bir görev değil, ancak bu becerikli ve yetkin uzmanlar için, bunların hepsi günlük bir işlerinin bir parçası. İç denetçiler, insanlar ve süreçler ve bunlarla ilişkili riskler konusunda ilk elden bilgileriyle kuruma değer katarlar. Ofelia Tamayo, CIA 2006 dan beri IIA üyesi 9