PROJE BAŞARI ÖLÇÜTLERİ, B PLANININ HAZIRLANMASI VE PROJE EKİBİNİN ÖNEMİ
HERKESİN BİR B-PLANI OLMALI The Back-Up Plan
Proje Riski. Proje riski, gerçekleşmesi halinde proje hedeflerinden bir veya birkaçını (zaman, maliyet, kapsam veya kalite vb.) olumlu veya olumsuz olarak etkileyecek belirsizlik durumu veya vakalarıdır. Öngörülemeyen değişimler ve belirsizliklerin fazlalığı projelerin temel planına göre sürdürülmesini engellemektedir. Bu nedenle, proje planlaması sürecinde potansiyel risklerin analiz edilmesi ve olası etkilerinin planlama safhasında değerlendirilmesi, önlemlere proje planında yer verilmesi gerekmektedir.
Proje Riski Nedir? Projenin başarıyla tamamlanmasını engelleyici faktörlere "RİSK" adı verilir. Risk problem değildir. Problem şu anda oluşandır, risk ise problem oluşmasına sebep faktördür. Potansiyel problemlerin fark edilmesi, proje yürütücüsünün buna karşılık olarak alternatif eylemler yada uyarılar getirmesini sağlar/gerektirir.
Proje Risk Yönetimi Bir projenin içinde bulunduğu durumun gözden geçirilerek, projenin geleceği için risk teşkil eden oluşumların tespit edilmesi ve bunların önlenmesi için gerekli tedbirlerin alınmasını içeren işlemler sürecine Proje Risk Yönetimi denir.
Projeyi etkileyebilecek çeşitli konular; Risk Türü ; Risk yönetiminin hedefleri, bazı istenmeyen durumların gerçekleşme ihtimallerini minimize edilmesi için alınan önlemlerinin belirlenmesidir. Projede kullanılan teknoloji Projenin uygulandığı ortam Takım elemanları arasındaki ilişkiler Projenin organizasyon kültürüne uygunluğu Proje sonucunda oluşacak büyük değişiklik
Risk Tahmini Örneği Süre Tahmini Çizelgeleme Proje Organizasyonu Kaynaklar Dış Etkenler Belirlenen Süre içerisinde beklenmeyen gelişmelerden dolayı sürenin yetmemesi Öncül gecikirse, ardçıl başlamazsa Kilit Personel Ayrılırsa Kaynaklar sağlanamazsa ve gecikirse Dövizde dalgalanma, iklim muhalefeti
Risk Tanımlama Sorumluluğu Risk tanımlama, proje ekibinin tümünün sorumluluğudur. Proje Yöneticisi riskleri izlemekle, takım ise tanımladığı risklerin olasılık planlarını yapmakla yükümlüdür. Risk tanımlama çoğu kez beyin fırtınası yöntemiyle yapılmaktadır. Yapılan toplantılar takım elemanlarının çeşitli perspektifleri anlamalarına ve resmin bütününü görmelerine yaramaktadır.
B Planı Projenin önerildiği şekilde yürütülmesini önemli ölçüde aksatan öngörülmemiş gelişmelerle karşılaşılması durumunda başvurulacak "B Planı" ana hatlarıyla açıklanmalıdır.
Başarı Ölçütleri Hangi işlemlerin, ne ölçüde gerçekleştirilmesi durumunda projenin tam anlamıyla başarıya ulaşmış sayılabileceği belirtilmeli Bu ölçütler açık olarak sıralanmalı, her birinin önem derecesi açıklanmalı, tümünün gerçekleştirilememesi durumunda, başarı oranı belirlenmesine yardımcı olabilecek ipuçları verilmelidir.
Projem bittiğinde neye ulaşmış olacağım? Proje amaçlarını operasyonel olarak ölçebilen, performans ölçüm olanağı sağlayan ve projenin her aşamada izlenmesine olanak sağlayan araçlar Her bir gösterge kısaca müdahaleye ilişkin Nicelik, Nitelik, Zaman ve Yer konusunda bilgi içermelidir. Ne İşe Yararlar? Genel Hedefin, Proje Amacının ve Sonuçların karakteristiklerini açıklığa kavuştururlar. Projeyi daha objektif bir şekilde yönetmeyi sağlarlar. Performans ölçümü, izleme ve değerlendirme için bir baz oluştururlar Başarı Göstergeleri
Çıktı Başarı Ölçütü 1. Kolay ulaşılabilir, dinamik ve güncellenebilir CBS veri tabanı 2-Modellerde kullanılacak toprak, bitki örtüsü, yağış, topografya, amenajman ve nüfus, hayvan varlığı, mera varlığı ve otlatma kapasitesi gibi sosyo ekonomik özelliklere ait alansal dağılımları gösteren sayısal haritalar 3-Arazi bozulması ve çölleşmeye hassas alanlar haritası 1-Yeni verilerin kolaylıkla veri tabanına entegre edilmesi. Yeni verilerle erozyon ve çölleşme durumunun güncellenebilir olması. Farklı kurum, kuruluşlar ve kaynaklardan kişilerin veri tabanını kullanabilmesi 2- Model parametrelerine ait sayısal haritaların basılıp yayınlanması 3- Türkiye erozyon riski ve çölleşme haritalarının basılıp yayınlanması
Çıktı Başarı Ölçütü 1-RUSLE2 model parametreleri 2-AnnAGNPS modeli parametreleri 3-Mikro havza, alt havza ve havza ölçeğinde RUSLE2 ve AnnAGNPS modelleri ile tahmin edilen toprak kayıpları Mikro havzalardan elde edilen RUSLE 2 ve AnnAGNPS modellerine ilişkin model parametrelerinin veritabanına kaydedilmesi
Çıktı Başarı Ölçütü 1-Konya kapalı havzasında RWEQ modelini kullanmaya yarayacak parametreler 2-Konya kapalı havzası için rüzgar erozyonu ile taşındığı tahmin edilen sediment miktarları 3-Modelin Konya Kapalı Havzasında Validasyonu 1- Mikro havzalardan elde edilen RWEQ modellerine ilişkin model parametrelerinin veritabanına kaydedilmesi 2-Rüzgar erozyonu ile taşınan sediment miktarının belirlenmesi 3- Model validasyonunun kabul edilebilir düzeyde gerçekleştirilmesi
Çıktı Başarı Ölçütü 1-Mikro havza çıkışlarında ölçülen sediment yükü ve akış değerleri 2-Tahmin edilen ve ölçülen değerler arasındaki korelasyon katsayıları 1-Ölçülen sediment yükü ve akış değerlerinin veri tabanına girilmesi. 2.Tahmin edilen ve ölçülen değerler arasındaki korelasyonun kabul edilebilir düzeyde çıkması
Çıktı Başarı Ölçütü 1-Farklı havzalar için çölleşme indikatörleri 2-Modifiye Medalus modelleri 3-Toprak kalitesi indeks değerleri 1-Çölleşme indikatörlerinin modelde kullanılması 2- Modifiye Medalus modellerinin farklı havzalarda çölleşme durumunun belirlenmesinde kullanımı 3- Farklı erozyon riski düzeylerindeki alanlarda SMAF ın uygulanması
Çıktı Başarı Ölçütü 1-CBS tabanlı yazılım kullanılarak oluşturulan toprak, iklim, bitki örtüsü ve sosyo kültürel verilerin entegre edildiği izleme modeli, 2-Modellerin kullanım kılavuzu 3-Eğitim CD si 4-Eğitime katılan kişi listesi 1-İnteraktif izleme modelinin internet ortamında kullanılması 2- Kullanım Kılavuzunu basılması ve web sitesi üzerinden yayınlanması 3- Eğitim CD sinin web sitesi üzerinden ulaşılabilir/indirilebilir olması 4- Eğitime katılan kişilerin belirlenen seviyelerde eğitilerek, kullanıcı sertifikasının verilmesi
Çıktı Başarı Ölçütü 1-CBS tabanlı yazılım kullanılarak oluşturulan toprak, iklim, bitki örtüsü ve sosyo kültürel verilerin entegre edildiği izleme modeli, 2-Modellerin kullanım kılavuzu 3-Eğitim CD si 4-Eğitime katılan kişi listesi 1-İnteraktif izleme modelinin internet ortamında kullanılması 2- Kullanım Kılavuzunu basılması ve web sitesi üzerinden yayınlanması 3- Eğitim CD sinin web sitesi üzerinden ulaşılabilir/indirilebilir olması 4- Eğitime katılan kişilerin belirlenen seviyelerde eğitilerek, kullanıcı sertifikasının verilmesi
Risk oluşturan etken Etkilenen İP no ve çıktılar Önem Derecesi (OlasılıkxEtki) (Çok Düşük/ Düşük/Orta/ Yüksek/ Çok Yüksek) Alınan Önlem B Planı 1. Kurumsal(DSİ, TRGM, MGM,DİE, TÜBİTAK, Üniversiteler vd.) veri ve materyallerin teminindeki riskler; Sayısal verilerin temini: Kurumlardan temin edilecek olan sayısal veri tabanın temin edilememesi veya istenilen yeterlilikte olmaması. 2. Uydu görüntüleri temini: Bu materyallerin temin edilebileceği kurumların amaca uygun materyali verememesi. IP 1- Veri tabanı Düşük 1. Kurumlardan gerekli verilerin alınması ile ilgili resmi yazışmakların yapılması 2. Alternatif uydu görüntülerinin temini 1. Müşteri kurum, proje yürütücüsü kurum (TAGEM) un veri tabanlarının kullanılması 2. TAGEM in elinde bulunan 2010 SPOT uydu görüntülerinin kullanılması
Risk oluşturan etken Personelin çalışma koşullarından kaynaklanabilecek sorunlar. Arazide yapılacak araştırma esnasında iklim şartlarının uygun olmayışı Etkilenen İP no ve çıktılar IP 2-3-4 Örnekleme ve validasyon Önem Derecesi (OlasılıkxEtki) (Çok Düşük/ Düşük/Orta/ Yüksek/ Çok Yüksek) Düşük Alınan Önlem Proje süresi uygun olmayan arazi koşullarını telafi etmek için yeterlidir. B Planı Alternatif alanların devreye sokulması
Risk oluşturan etken Etkilenen İP no ve çıktılar Önem Derecesi (OlasılıkxEtki) (Çok Düşük/ Düşük/Orta/ Yüksek/ Çok Yüksek) Alınan Önlem B Planı Personelin özel durumlarından kaynaklanabilecek riskler. Araştırmada görevli personelin ailevi ve kişisel sorunlarından IP1-2- 3-4-5-6 Düşük Projede görev alacak yeterli personel bulunmaktadır. Diğer personellerin görevlendiril mesi kaynaklanabilecek aksamalar.
Risk oluşturan etken Etkilenen İP no ve çıktılar Önem Derecesi (OlasılıkxEtki) (Çok Düşük/ Düşük/Orta/ Yüksek/ Çok Yüksek) Alınan Önlem B Planı Arazideki teknik yapılardan kaynaklanabilecek sorunlar. Arazide erozyon ve meteorolojik ölçümlerde kullanılacak yapıların ve cihazların (tersip bentleri, sediment ölçüm aletleri, iklim gözlem istasyonu vb.) bozulması, deforme olması vb. nedenlerle doğru ölçüm yapamayacak ya da yapılamayacak bir duruma gelmesi. IP 2 Düşük Ekipmanların güvenliğini sağlamak üzere personel çalıştırılmaktadır. Gerektiğinde tesislerin ve ekipmanın yenilenmesi ve onarımı. DSİ ve MGM den meteorolojik ve hidrolojik veriler temin edilecektir.
Risk oluşturan etken Ölçme ve değerlendirmede kişisel ölçme hataları. Etkilenen İP no ve çıktılar Önem Derecesi (OlasılıkxEtki) (Çok Düşük/ Düşük/Orta/ Yüksek/ Çok Yüksek) IP 1-2- 3-4-5 Düşük Alınan Önlem Personel ölçme ve değerlendirme konusunda spesifik eğitime tabi tutulmaktadır. B Planı Ölçüm tekrarlanaca ktır. Proje süresi bunun için yeterlidir.
Risk oluşturan etken Laboratuar şartlarından kaynaklanabilecek riskler. Laboratuarda yapılacak analizlerde çözelti hazırlanışı, kalibrasyon ve analiz yöntemlerinden kaynaklanabilecek hatalar. Etkilenen İP no ve çıktılar Önem Derecesi (OlasılıkxEtki) (Çok Düşük/ Düşük/Orta/ Yüksek/ Çok Yüksek) IP 1-2- 3-4-5 Düşük Alınan Önlem Analizler yeterlilik belgesi almış ya da akredite edilmiş laboratuarlarda yapılmaktadır. B Planı Diğer yürütücü kuruluşların laboratuarlar ında yapılacaktır.
Risk oluşturan etken Proje yapımında kullanılacak olan makine ve teçhizat maliyetinde beklenmeyen fiyat artışları. Etkilenen İP no ve çıktılar IP 2-3- 4 Önem Derecesi (OlasılıkxEtki) (Çok Düşük/ Düşük/Orta/ Yüksek/ Çok Yüksek) Düşük Alınan Önlem Fiyat teklifleri alternatif olarak araştırılmıştır. B Planı Kurum hissesinden bütçe açıkları karşılanabilece ktir.
Risk oluşturan etken Etkilenen İP no ve çıktılar Önem Derecesi (OlasılıkxEtki) (Çok Düşük/ Düşük/Orta/ Yüksek/ Çok Yüksek) Alınan Önlem B Planı Makine ve teçhizat temin sürecinin geç olması. IP 2-3- 4 Düşük Fiyat tekliflerinde teçhizat temin süreci görüşülmüştür. Teçhizat temini için yeterli süre vardır (6Ay). Yürütücü kuruluşlar dışındaki kurumlardan geçici olarak temin edilebilir.
Bu bölümde verilen bilgiler; Mevcut ve Potansiyel Yaban Hayatı Geliştirme Sahaları için Yönetim Plan Modeli Geliştirme- KAMAG 107G029 Projesine aittir. Kaynak : http://www.yhd.org.tr/projelerimiz.html Proje Kesintiye Uğrasa da Ürün Var Proje birbirinden bağımsız iş paketlerinden oluştuğu için, herhangi bir noktada kesintiye uğraması halinde bile, gelinen noktada işe yarar bir ürün vermektedir. Örnek: IP 2 sonunda: Yaban Hayatı Geliştirme Sahaları (YGS) Veri Tabanları IP 3 sonunda: Türkiye YGS profili IP 7 sonunda: Münferit Planlar IP 9 sonunda: YGS Yönetim Planı Modeli
RİSKLER Genel Survey safhasında YGS lerin bazılarına gidilememesi B-PLANLARI Yakın illerden Antalya, Afyon ve Denizli de yer alan YGS lere gidilecek ve Genel Survey bunlardan bazılarından alınan ikame verilerle takviye edilecektir. 4x4 arazi aracının alınamaması halinde 48 aylık araç kiralama yoluna gidilecektir. Yurt dışından sağlanacak fotokapanlar ile GPS li tasma karşılanamayacak durumda Örnekleme yoğunluğunu düşürmek, bazı aşama detayları ihmal etmek, bunun etkisi ise Yaban Hayat Sahaları Planlama Rehberi (YPR) nin kalitesinden fedakarlık zaruretinde kalınması olacaktır.
RİSKLER Yetişme muhiti envanterinin öngörülen sürede tamamlanamaması halinde Yetişme muhiti envanter haritalama aşamasında vejetasyon matrisi ile fizyoğrafik değişkenlere ait matrisin tam uyum içerisinde olmaması problemi için Hava fotoğrafı sağlanamaması durumunda B-PLANLARI Habitat envanter verilerine baş vurulacak ve bir taraftan da Yetişme Muhiti (YM) envanterine devam edilecektir. Vejetasyon matrisi ile fizyoğrafik değişkenlere ait matris aşamalı olarak ilişkilendirilmesi ve her aşamada haritalamanın yapılması Meşcere haritası eski hava fotoğraflarında belirlenemeyen objelerin yersel gözlemlerle haritaya işlenmesi yoluna gidilecektir..
RİSKLER Ölçekli tepe projeksiyonu yaparak meşcere profillerinin çıkarılamaması halinde Orman köylülerinin anket ve bilgi formlarındaki sorulara yanıt vermek istememesi veya eksik ve yanıltıcı bilgi vermesi durumunda Eksik kalan uzmanlar için B-PLANLARI Ağaçların tepe tacı alanlarından yararlanarak kapalılık tahmin etme yoluna gidilecektir. Bilgilendirme toplantıları ve çalıştaylar ile yine de sorun aşılmaz ise Hızlı Değerlendirme Tekniği gibi alternatif yöntemler uygulanacaktır Hizmet alımına ve bu arada resmi kaynaklardan elde edilen verilerin kullanımı yoluna gidilecektir.
RİSKLER İlk Yıl, Alageyik yetiştirme programının başarısız olması durumunda Katılım konusunda yeterli düzeyde gönüllü katkı alınamaması ve yerel ilgi gruplarıyla arzu edilen yakınlaşma sağlanamazsa Habitat amenajman planı ile kullanımlarda artış başarılamadı durumlarda B-PLANLARI İkinci yıl yerleştirme çalışmaları tekrarlanacak, yine sonuç alınmaz ise ekolojik valansı daha geniş bir tür olan Geyik nakli yapılarak yerleştirilmesi. Planlanan alanlar dışında da Habitatlar oluşturulması. Avcı katılımını teşvik etmeye ve işbirliği zeminini sağlamlaştırmaya yönelik bir tedbir olarak Hedef Saha (HS) ya Ceylan veya estetik yönü olan Yaban Hayat (YH) türlerinden birinin getirilmesi tasarlanacaktır. En azından proje süresince varlığının devam ettirilmesi gerekmektedir. Yabani hayvan türlerinin habitat hedef tür Yaban Keçisine ait tipik habitatların oransal artışı sağlanacaktır.
RİSKLER KTK-Modelinin geliştirilmesi bağlamında Ücretsiz Av Kotası Avlanma bedelindeki tedrici indirim ile av kaynağının korunmasında bürokratik sorunlar nedeniyle başarı sağlanamaz ise Kaçak av baskınının ölçülmesinde kullanmayı düşündüğümüz, postayla toplanacak isimsiz anketlerden ve ateşli silah sesi sıklığından sonuç alınamadığı taktirde Ücretsiz av kotası ile Köy Tüzel Kişiliği eli ile koruma (KTK-K) giderlerinin veya kaçak avlanan hayvan sayısında 2 yıl ortalaması olarak öngörülen %50 oranında azalma izlenemeyebilir. B-PLANLARI İlgi gruplarına projenin envanter çalışmalarında ve özellikle Oran Amenajman heyetlerinde yer vererek katılım çerçevesi içerisinde tutmaya çalışmak, bir yandan da söz konusu bürokratik veya mevzuat engellerinin engellenmesi. Yörede hizmet alımı ile istihdam edilecek seyyar gözlem ile ihbar elemanları istihbarat ağı kurulması öngörülmektedir. Uygulamanın başarısı, HS ve civarında kaydedilen kaçak ayın 4. yılın sonunda ortalama %80 azaltılabilmiş olmasıyla ölçülebilir.
RİSKLER Uygun plan modelinin kararlaştırılmasında Doğrusal Planlama (DP) ile uygulanabilir çözüm elde edilememesi Karar verme probleminin Lindo/Lingo paket yazılımlarından yararlanarak Karma Tamsayılı Programlama Modeli ile beklenenin çözülememesi halinde ise Öngörülen paket programın hazırlanmasında sorunla karşılaşılırsa. B-PLANLARI Başlangıç modeli geliştirilerek diğer yöneylem tekniklerine göre çözüm üretilecektir. Basit sezgisel programlama tekniklerinden bağlayarak metasezgisel optimizasyon tekniklerine yönelinecektir. YGS Planlama rehberine ağırlık verilecektir.
RİSKLER Sahanın tescilinin gecikmesi gibi bürokratik bir engelle karşılaşılması durumunda, hazırlanan plan modelinin Yazılıkaya YGS de uygulanamaması durumunda Bakanlıkça öngörülen elemanların değişmesi nedeniyle uygulama desteğinde aksama veya yetersizlik oluşması Proje elemanlarının herhangi bir sebeple işi yarıda bırakmak zorunda kalması. B-PLANLARI Model genel Survey sonuçlarına bakılarak Yazlıkaya ile en fazla benzerliği olan YGS ye uyarlanacaktır. Bu yaklaşımın hareket noktası, modelin hedef YGS dışındaki bir YGS de de uygulanabilir olduğu tezi ve modelin esnekliğini ölçme düşüncesidir. Plan, Uygulama ekibinde oluşan Üniversite, Orman Genel Müdürlüğü gibi kurumlardan karşılanacaktır. Yedekler elemanlar düşünüldü ve yedek liste oluşturuldu.
RİSKLER Proje elemanlarının sahada kaza veya sağlık sorunları yaşaması Çalışma takviminde belirtilen tarihlerde hava şartlarının kötü olması. B-PLANLARI Arazi ekibine ilk yardım kursu aldırıldı. İlk yardım malzemesi ve sağlık seti tedarik edildi. Uygun giyim ve kamp malzemeleri temin edildi.
SORU & CEVAP
TEŞEKKÜR EDERİM Prof. Dr. Salih AYDEMİR Harran Üniversitesi Ziraat Fakültesi Toprak Bilimi ve Bitki Besleme Bölümü 07.04.2014/09.04.2014 salihaydemir@harran.edu.tr