ZKTime Personel Yönetim Programı Kullanım Kılavuzu www.zksoftware.com.tr 1
İÇİNDEKİLER BÖLÜM 1 : PDYS (Personel Devam Yönetim Sistemi) nedir? 4 Programın Kurulumu. 6 BÖLÜM 2 : Tanımlamalar 6 Cihaz Tanımı 6 Personel Tanımı 8 Personel İzni & Resmi Tatil Tanımı 9 Departman Tanımı 11 Servis Tanımı 12 Mesai Tanımı 13 Kümülatif Mesai Tanımı 13 Haftalık Mesai Tanımı 14 Tanımlı Mesaileri Personellere Atama 16 Kullanıcı Bilgisi Tanımı (Sistem Operatörü) 18 2
BÖLÜM 3 : Bilgi Transferi (Bilgi Çekme-Gönderme) Personel Listesi Gönderme 19 Giriş Çıkış Bilgisi Çekme 20 Eksik Giriş-Çıkış Bilgisi Ekleme 21 Parmak İzi & Kart Bilgisi Çekme 22 Parmak İzi & Kart Bilgisi Gönderme 23 BÖLÜM 4: Puantaj & Hakediş Hesaplama Puantaj İşlemleri 24 Hakediş İşlemleri 25 Hesap Hareketleri 26 BÖLÜM 5: Raporlama Personel Listesi Raporu 29 Personel Hakediş Raporu 30 Giriş & Çıkış Puantaj Raporu 30 Giriş & Çıkış Raporu 31 3
PDYS (Personel Devam Yönetim Sistemi) nedir? Personel devam kontrol sistemi PDYS, Personel Devam Yönetim Sistemi ifadesinin kısaltılmış halidir. Kamu işletmelerinde, fabrikalarda personellerin normal mesai, eksik mesai ve fazla mesai gibi parametrelerini kontrol etmek amacıyla kullanılan PDYS sistemi günümüzde de sıkça kullanılmaktadır. Personel Devam Kontrol Sistemi orta ve büyük çaplı şirketlerde personellerin kontrol ve takibini çeşitli donanım ve yazılımlar sayesinde en verimli şekilde gerçekleştirmesini sağlar. PDYS şirketlere iş gücü kaybının önlenmesi gibi birçok konuda önemli katkılar sağlayarak aynı işi yapacak personel ihtiyacını da en aza indirir. PDYS gerekli yazılım donanımların kurulması ve personellerin sisteme tanıtılması ile kullanıma hazır hale gelir. PDYS kurulum ve çalışma prensibi aşağıdaki şekilde özetlenebilir; 1. PDYS donanımı personel giriş-çıkışının yapılacağı kontrol noktasına kurulur. 2. PDYS yazılımı işletmenin belirleyeceği bilgisayara kurulur. 3. PDYS donanımı ile PDYS arasındaki iletişim sağlanır. 4. PDYS ile kontrol ve takip edilecek tüm personeller PDYS özelliğine göre (parmak izi, iris, yüz vb.) sisteme tanıtılır. Eğer kartlı sistem kullanılıyor ise personellere PDYS kartları dağıtılır. 5. Sistem kullanıma hazırdır. Geçiş noktasına gelen personel sisteme kimliğini tanıttığı anda gerekli tüm bilgiler kayıt edilir. Bilgiler çevrimiçi (online) ya da 6. (offline) olarak PDYS yazılımına aktarılır. Parmak izi tanıma ile personel devam kontrol sistemi (PDYS) Personeller işletme içinde uygun noktalara (özellikle giriş-çıkış noktalarına) kurulmuş olan parmak izi tanıma cihazına parmak izlerini tanıtarak kayıt altına girerler. Parmak izi tanıma cihazı kayıt bilgisini anında ya da belirlenen zaman aralığında PDYS yazılımına iletir. Parmak izi tanıma sistemi nasıl çalışır? Parmak izi tarayıcı sistem kararlaştırılan noktaya (1) kurulduktan sonra (2) PDYS yazılımı ile iletişimi sağlanır. Parmak izi tarayıcı cihaz üzerindeki sensor (3) parmak izini elektrik dalgaları aracılığı ile tanımlar. Tanımlanan parmak izi hafızadaki kayıtlı parmak izleri ile (4) eşleştirilir. Eğer tanımlanan parmak izi hafızadaki parmak izlerinden biri ile eşleşir ise eşleşme durumu için tanımlanan (5) görev yerine getirilir. Bu görev örnek olarak parmak izi tanımlanan personelin işe giriş yaptığının kayıt altına alınması olabilir. (6) Kayıtlı bilgiler PDYS yazılımına gönderilerek kullanıma sunulur. Kayıt raporları isteğe gerçek zamanlı ya da belirlenen zaman aralıklarında PDYS yazılımına aktarılabilir. Kartlı tanıma ile personel devam kontrol sistemi (PDYS) 4
Personeller işletme içinde uygun noktalara (özellikle giriş-çıkış noktalarına) kurulmuş olan kart okuma cihazına kredi kartı boyutlarındaki kartlarını okutarak kayıt altına girerler. Kart okuma cihazı kayıt bilgisini anında ya da belirlenen zaman aralığında PDYS yazılımına iletir. Yazılıma iletilen bu bilgiler ışığında personel faaliyetlerinin kontrol altına alınması ile iş gücü kaybının en aza indirilmesi ve giriş-çıkış saatlerinin dijital olarak kaydedilmesi ile personel maaşının hatasız olarak hesaplanabilmesini sağlar. 5
Programın Kurulumu. Programı kurmadan önce yapmamız gereken ilk iş işletim sistemimizin kaç bit olduğunu öğrenmektir. Çünkü kurulum dosyaları 32 & 64 bit olarak ikiye ayrılmıştır. İşletim sistemimizin kaç bit olduğunu Bilgisayar a sağ tıklatıp Özellikler e tıklayın. Karşımıza çıkan pencereden Sistem Türü bölümünde bit düzeyi belirtilmiştir. Daha sonra kurulum dosyalarının içinde işletim sistemine uygun klasörü açın, klasör içerisinde dotnetfx40_full_x86_x64 Microsoft kurulumlarında gerekli olan güncelleştirme programını kurun. Kurulum bittikten sonra SSCERuntime_x86-TRK Database programını kurun. Bu iki programın kurulumu bittikten sonra PDYS klasörünü C:\ içine copy\paste işlemini yapın. PDYS klasörünün içerisindeki PDYS.exe yi çalıştırıp lisanslama işlemini tarafımızca gerçekleştirdikten sonra kurulum işlemimiz bitmiştir. Programın Kullanıcı Adı: admin, Şifresi yoktur. Bu Kullanıcı Adı ve Şifre değişimi yapılabilmektedir. Tanımlamalar Cihaz Tanımı Bu bölümde PDYS için kullanacağımız parmak izi ve/veya kartlı cihazların tanımlarının nasıl yapıldığı anlatılmaktadır. Öncelikle PDYS cihazına ağ sistemimize uygun bir IP adresi vermemiz gerekmektedir. IP adresi verildikten sonra; 1-1 6
Resim 1-1 de görüldüğü gibi Tanımlamalar > Kartlı Okuyucu Cihazlar butonuna tıklayın, bu bölümde sistemimize eklemek istediğimiz cihazın ayarlarını girmek için açılan pencerede, sol altta yer alan Yeni butonuna tıklayın. Açılan pencerede (resim 1-2) ambleminin bulunduğu her alan zorunlu doldurulması gereken yerlerdir. Karşımıza sıkça çıkacaktır. Bu bölümde kullanacığımız kısımlar şöyledir; Cihaz Adı Hareket Tipi IP Adresi Port Numarası Bağlantı Şifresi Cihaz Seri No. Tarih/Saat Gün. Açıklama Durum : Cihazınıza belirleyeceğiniz tanımdır (Örn; İmalat, A Kapısı, İdari, vs..) : Cihazın hangi konumda çalışacağını belirten tanımdır. Cihazınız giriş ise seçeneklerden Giriş, cihazınız çıkış ise Çıkış, eğer tek cihaz kullanıyor iseniz Giriş&Çıkış seçeneğini seçiniz. : Cihazınıza sisteminize uygun olarak girilen IP Adresini yazınız. : Standart olarak bütün cihazlarda 4370 dir, değişiklik yapmayın. : Cihazlarda haberleşme şifresi mevcut ise bu tanıma o şifreyi yazınız. Fabrika ayarlarında şifre 0 dır. : Bu alanda Cihazdan Oku butonuna tıklayarak cihazınızın seri numarasını okuyacaktır. Bu şekilde cihazın bağlantısıda test edilmiş olur. : Cihazınızın tarih/saat ayarlarını bilgisayarınız ile senkronize eder. : Cihazınız için herhangi bir açıklama girebilirsiniz. (Örn.: PDYS cihazıdır, Kapı Kontrol için Kullanılır, vs..) : Cihazınızın aktif/pasif ayarıdır. Örnek tanım aşağıdaki resimde (resim 1-3) gösterilmiştir; 1-2 1-3 7
Personel Tanımı Şirket veya kurumunuzdaki personelleri tanımlamak için Personel Bilgileri bölümünü kullanılır. Bu bölüme erişmek için Personel Bilgileri butonuna tıklıyoruz. Açılan pencerede Yeni Butonuna tıklıyoruz. 2-1 Yeni butonuna tıkladığımız zaman karşımıza pencerede zorunlu olan bilgiler girilir. İşe giriş tarihleri sistemin kurulduğu tarih olmalıdır. Burada dikkat edilmesi gereken alan Kapı Kart Numarası bölümüdür. Bu bölüm RFID kartlı cihazlar için yapılmıştır. Eğer sisteminizde kart yoksa bu bölümü (X) bir rakamla doldurunuz. Örn; 1 yazabilirsiniz, bir sonraki kullanıcıya ise 2 yazabilirsiniz. Kaydet işlemi ile sonlandırınız. Örnek resim 2-2 2-2 NOT: Sisteminizde personellerinizi, parmak izi kaydı yapmadan önce programda oluşturun. Oluşturduğunuz personel listesini cihaza gönderdikten sonra parmak izlerini cihaz üzerinden kaydedin. (Pers.Lis.Gön. BKZ sayfa 19) 8
Personel İzni & Resmi Tatil Tanımı Bu bölümde yıllık çalışma planımızda olan resmi-dini bayramların ve personel izinlerinin (evlilik-doğum-doğum sonrası ücretsiz izin vs izinlerin tanımlanacağı bölümdür. Öncelikle Personel İzni bölümünü görelim. Bu bölüme Personel İşlemleri Bölümü altında Personel İzni butonuna tıklayın. Açılan sayfada her bölümde olduğu gibi Yeni butonuna tıklayın. (Resim 3-1) Resimde de görüldüğü gibi Yeni butonuna tıkladığımız zaman karşımıza çıkan pencerede Personel seçimi için butonuna tıklayın. (Resim 3-2) 3-1 3-2 9
Karşımıza çıkan pencerede (Resim 3-3) personel listesini görmemiz için Arama butonuna tıklayın. Akabinde Personeli çift tıklayıp seçin. Personel seçimi yaptıktan sonra bir önceki pencereden (Resim 3-2) İzin Tipi kısmından Personelinize vereceğiniz izni seçin ve Kaydet butonuna tıklayarak işleminizi tamamlayın. 3-3 Resmi tatil tanımı ise sisteminize tanıtacağınız yıl içindeki tatil tanımlarıdır. Örn; 23 Nisan, 19 Mayıs, 30 Ağustos, 29 Ekim gb. Bu tanımlamaları ise Tanımlamalar bölümünden Resmi Tatiller butonuna tıklayarak erişebilirsiniz. 3-4 10
Resim 3-4 de gördüğünüz gibi. Yeni butonuna tıkladığımızda karşımıza çıkan pencereden resmi olan yere resmi tatil tanımını yazın ve resmi tatilin başlangıç bitiş tarihini girin. Ardından resmi tatil günü çalışacak personel için Fazla Mesai katsayısını % olarak tanımlayın. İşlemi bitirmek için Kaydet butonuna tıklayarak Resmi tatili kaydedin. Departman Tanımı Departman tanımı, kurumunuzdaki departmanları ve onun alt departmanlarını oluşturabileceğimiz bölümdür. Bu bölüm raporlama, personel listesi gibi kısımlarda arama kriteri olarak size kolaylık sağlayacaktır. Departman Tanımı; Personel Bilgileri bölümünde Departman Bilgileri kısmında yer almaktadır. (Resim 4-1) 4-1 Yeni Butonuna tıkladığımız zaman açılan pencerede tanımlamak istediğimiz departmanın adını yazdıktan sonra Kaydet butonuna tıklayarak işlemi sonlandırıyoruz. Tanımlanan departmanları personele atamak için ise Personel Bilgileri bölümünden istediğimiz personel sayfasından Departman bölümü kullanınız. (Bknz. Resim 2-2) 11
Servis Tanımı Bu bölümde kurumunuzdaki personel servislerini tanımlayabilirsiniz. Bu şekilde personellerinizin geliş gidiş saatine göre, personel servis araçlarınızın da zamanında gelip gittiğini takip edebilirsiniz. Yeni butonuna tıkladığımızda karşımıza çıkan pencerede (resim 5-1) Servis Aracının bilgilerini yazdıktan sonra Kaydet butonuna tıkladıktan sonra işlemi bitiriyoruz. (Örn. Resim 5-2) 5-1 5-2 12
Mesai Tanımı Sisteminizde esas tanımı yapılacak olan bölüm mesai tanımıdır. Bu bölüm iki farklı tanımdan oluşur. Kümulatif mesai tanımı ve haftalık mesai tanımı. İlk ele alacağımız tanım Kümulatif mesai tanımı olacak. Kümulatif Mesai Tanımı: Kümulatif mesai personellerin tanımlanan günlük çalışma saati, çalışma saat ücretinin tanımlandığı ve bu tanımlar doğrultusunda personelin maaşını saati saatine hesaplayabildiği bölümdür. Bu tanımı Vardiya & Mesai bölümünden yapabilirsiniz. 6-1 Resimde de göründüğü ve her pencerede de görüldüğü gibi Yeni butonuna tıklayın. Karşımıza çıkan pencerede zorunlu bölgeleri doldurunuz. 6-2 6-3 13
Mesai Adı Çalışma Saat Ücreti Günlük Çalışma Süresi : Tanımlamak istediğimiz mesai tanımının ismindir. : Kurumdaki belli ve sabit olan saatlik çalışma ücretidir. : Kurumun saat bazında günlük çalışma süresidir. Gün Sonu : Çalışma günün bittiği saati belir. (standart 01:00) Tanımlamalarda gördüğünüz gibi kümülatif mesai bölümünde hesaplama şekli günlük sabit ücret üzerinden kaç saat çalışır ise o kadar ücret alır. Günlük saatlik ücreti 4 TL olan bir kurumda, günlük çalışma süresi 9 saat olan bir kişi günlük; 4*9=36 TL dir, aylık ücreti ise 36*30= 1080 TL dir. Günlük 9 saat değilde daha fazla (örn. 12 saat) çalışır ise 4*çalışma süresidir. Haftalık Mesai Tanımı Haftalık mesai tanımı, kümülatif mesai tanımına oranla biraz daha karmaşık yapıdadır. Haftalık mesai tanımı aynı bölümden yapılmaktadır. Yeni butonuna tıklayın. Karşımıza çıkacak olan pencere aşağıdadır. 6-4 14
6-5 Mesai Adı bölümdür. Günlük Çalışma Saati : Tanımlamak istediğimiz mesai tanımının isminin girileceği : Kurumun esas olan çalışma saatinin girileceği bölümdür. Mesai Katsayısı : Kurumun saatlik çalışma ücreti ve saatinin % oranıdır. Girdiğiniz orana göre ücret hesaplanır. %100 girildiği taktirde çalışma süresi 1 e 1 hesaplanır Ceza Katsayısı : Personellerinin geç gelmeleri veya devamsızlık halleri durumundaki kesinti oranıdır. Girdiğiniz orana göre kesintiler hesaplanır. %100 girilir ise devamsızlık veya geç geldiği süre 1 e1 kesilir. %200 girilir ise 2 katı kesilir. Resmi Tatil Katsayısı : Personelin resmi tatillerde iş başı yapması durumunda çalıştığı saatlik süresinin hesaplanacağı orandır. %200 girildiği taktirde saatlik ücretin iki katı hesaplanır. Çalışan İzin Katsayısı : Personelin izinli olduğu süre zarfında iş başı yapması durumunda çalıştığı saatlik süresinin hesaplanacağı orandır. %200 girildiği taktirde saatlik ücretin iki katı hesaplanır. Fazla Mesai : Bu bölüm kişinin yapması gereken minimum fazla mesai süresinin dakika bazında girileceği bölümdür. Örn. 00:30 girilir ise personel en az 31 dakika mesai yapmalı ki fazla mesai hak etsin. 29 dakika olur ise bu fazla mesai hak etmez. Mesai Saat Tanımı : Resimde de görüldüğü gibi haftalık çalışma saatlerinin gün gün girileceği bölümdür. Sırası ile Sabah giriş, öğlen çıkış, öğlen giriş ve akşam çıkış olarak saatler girilmelidir. 15
Resimdeki tanım sabah iş başı 09:00, öğlen arası 12:00-13:00 arası ve akşam mesai bitimi 18:30 dur. Öğlen giriş-çıkışlarda parmak izi basmak zorunlu değildir. Tatil olan günleri tatil kutucuğunu işaretleyin. Haftalık mesai tanımında ise hesaplama şekli personele girmiş olduğunuz maaşın doğrultusunda hesaplanır. Bu hesaplama mantığı Maaş/Çalışma Günü/günlük çalışma saati formülü ile personelin saatlik ücreti çıkar. Kesinti ve fazla mesai bu saatlik ücrete göre hesaplanır. Örn. Maaşı 1200 TL olan kişi, 30 gün üzerinden günlük 40 TL almaktadır. Günlük 9 saat çalıştığı düşünülürse saatlik ücreti 4,4 TL dir. Bu kişinin %50 Fazla mesaisi saatlik 2,2 TL. %100 mesaisi saatlik 4,4 TL dir. Resmi Tatilde ve çalışma izni olduğu zaman iş başı yapması durumunda %200 lük katsayı ile fazla mesaisinin saatlik ücreti 8,8 TL dir. Tanımlı Mesaileri Personellere Atama Personellerinizi oluşturduğunuz uygun mesai tanımına atayabilmek için bu bölüm kullanılmalıdır. Bu tanım Vardiya&Mesai kısmından Personel Mesai Atama bölümüne tıklayarak yapılmaktadır. Her tanımda olduğu gibi yeni butonuna tıklayın. Açılan pencere; 6-6 Resimde görüldüğü gibi zorunlu alanlar görülmektedir. Öncelikle Mesai atamak istediğimiz personeli seçmemiz gerekmektedir. (Bkz. Resim 3-2, Resim 3-3) Personel seçimi yapıldıktan sonra mesai tipini seçip arama butonuna basınız. 16
Karşımıza çıkan ekranda oluşturduğumuz mesaileri görüntülemek için Arama butonuna tıklayınız. Uygun mesai tanımını seçip Tamam butonuna tıklayınız. Mesai seçimi de yapıldıktan sonra Başlangıç ve Bitiş Tarihleri girilmelidir. Başlangıç tarihini Sistemin kurulumundan bir iş günü sonrasını yazın. Bitiş tarihi otomatik olarak 10 sene ileri bir tarih atacaktır. En son işlem olan Kaydet butonu ile işlemimizi tamamlayabiliriz. Bu işlem Toplu olarak da yapılabilir. Bu işlemi gerçekleştirmek için Personel Mesai arama ekranında Toplu Mesai Atama butonuna tıklanmalı 6-7 6-8 17
Açılan sayfada tekrar mesai seçimi için butonuna tıklayın. Ve açılan sayfada tanımlı mesaileri görmek için Arama butonuna tıklayın. (Bkz.Resim 6-7) Akabinde personelleri eklemek için Personel Listesi bölümünde Ekle butonuna tıklayın. 6-9 Açılan sayfa personel ekleme sayfasıdır. Personelleri CTRL+A mantığı ile veya personelleri tek tek CTRL+FARE SOL TİK ile de seçebilirsiniz. Tamam butonu ile seçim ekranını kapatınız ve işlemi sonlandırmak için Ekran resmi 6-8 deki Kaydet butonu ile işlemi tamamlayınız Kullanıcı Bilgisi Tanımı (Sistem Operatörü) Sisteminize giriş yaparken kullanılan Admin operatörüne isterseniz şifre tanımlayabilirsiniz, isterseniz de yeni bir kullanıcı operatör açabilirsiniz. Bu işlemi yapmak için Tanımlamalar bölümünde Kullanıcı Bilgileri kısmına tıklayın ve aşağıda örnek resimde gördüğünüz gibi zorunlu alanlarda Kullanıcı Adı, şifre, vs gibi bilgileri girip Kaydet butonu ile işlemi tamamlayarak Sistem Operatörünüzü tanımlayabilir ve dilediğiniz zaman düzenleyebilirsiniz. 18
Bilgi Transferi (Bilgi Çekme-Gönderme) Personel Listesi Gönderme Sisteminizde oluşturduğunuz personelleri (bkz. Personel Tanımı ) cihaza göndermek için, Personel Bilgileri bölümünde Personelleri Cihaza Yaz butonuna tıklayınız. Açılan pencerede (Resim 7-1) sistemimize tanımlı olan cihazın bağlantı durumu müsait ise (Yeşil:Bağlı, Turuncu: Bağlanıyor, Kırmızı: Bağlantı yok) kutucuğu işaretleyip Tamam butonuna tıklayınız. 7-1 Karşımıza gelen ekranda (resim 7-2), duruma göre tüm personelleri veya mevcut sistemde yeni kaydı yapılmış personeli göndermek için seçenek sunmaktadır. Sistem yeni kurulmuş ise Tüm Personel, eğer mevcut sistemde yeni kayıt ise Personel Seçimi işaretlenmelidir. Bu bölümdeki maksat cihazdaki mevcut kayıtlarda sorun yaşanmaması içindir. 7-2 19
Seçim yapıldıktan sonra, Tamam butonuna tıklanır ve ekrana gelen bilgi ekranınada (Resim 7-3) Tamam butonuna tıklanarak işlem tamamlanır. 7-3 Giriş Çıkış Bilgisi Çekme Personellerin Giriş-Çıkış bilgilerini görmek için bu bölüm kullanılmaktadır. Bu bilgileri almak için, Personel İşlemleri kısmında Personel Giriş/Çıkış bölümüne tıklayın. Açılan sayfada Bilgileri Cihazdan Oku butonuna tıklayın. Karşımıza tekrar cihaz durum ekranı gelecektir. (Örn Res. 8-1) 8-1 Tamam butonuna tıklandığı zaman karşımıza bir mesaj ekranı gelecektir (Cihaz üzerindeki giriş/çıkış bilgileri silinsin mi?) bu mesajda her bilgi transferinizde Evet e tıklayınız. Bu işlemdeki maksat eski bilgileri sürekli çekip sistemde karışıklık yaratmaması içindir. Bilgileri program database ine yazacağı için bilgi kaybı yaşanmaz. 20
Eksik Giriş-Çıkış Saati Ekleme Personellerin unutulan giriş ve/veya çıkış bilgilerini eklemek için bu işlemin yapılması gerekmektedir. Sistemde mutlaka tek giriş tek çıkış ve/veya tek giriş tek öğlen çıkış - tek öğlen giriş tek çıkış olmalıdır. Sistem bu şekilde sorunsuz çalışacaktır. Bu işlem için Personel İşlemleri bölümünden, Personel Giriş/Çıkış kısmına tıklayınız. Açılan sayfada Yeni butona tıklayın. Karşımıza gelen ekranda eksik hareketi olan personeli seçiniz (Resim 8-2). 8-2 Sisteminizdeki cihazınızı seçiniz (zorunlu değildir). Eksik olan hareketin olduğu tarihi seçin ve eksik olan hareket tipini seçiniz. Kaydet butonu ile işlemi sonlandırın. Bu işlemin düzgün yapılması için puantaj hesabının yapılmaması gerekmektedir. 21
Parmak izi & Kart Bilgisi Çekme Sistemde birden fazla cihazınız var ise herhangi bir cihazdan parmak izlerini kaydedip diğer cihaz ve/veya cihazlara gönderebilirsiniz. Bu işlem yapmamız gereken Personel Bilgileri bölümünde, Parmak izi Oku butonuna tıklamak. Karışımıza cihazların bağlantı durumu gelecektir (Resim 9-1). Bilgiler hangi cihazda ise onu seçip Tamam butonuna tıklayınız. 9-1 Transfer işlemi bittikten sonra karşımıza gelecek olan ekranda senkronizasyonun tamamlandığına dair bir mesaj gelecektir ve işlem tamamlanacaktır. (Resim 9-2) 9-2 22
Parmak izi & Kart Bilgisi Gönderme Sisteme transfer ettiğimiz parmak izlerini diğer cihaz ve/veya cihazlara göndermek için yine Personel Bilgileri bölümünde, Parmak izi Yaz butonuna tıklayınız. Tekrar karşımıza cihaz ve/veya cihazların bağlantı durumları gelecektir. (resim 9-1). Personel bilgilerini hangi cihaza göndermek istiyorsanız o cihazı işaretleyin ve Tamam butonuna tıklayın. Transfer işlemi bittikten sonra karşımıza Senkronizasyon Tamamlandı uyarı mesajını verecektir. (resim-10-1) 10-1 23
Puantaj & Hakediş Hesaplama Puantaj İşlemleri Personellerinizin giriş-çıkış saatlerine göre; Mesai Başlama, Mesai Bitişi, Çalışma Süresi, Eksik Mesai ve Fazla Mesailerini hesaplamak için kullanılmaktadır. Rapor alınacağı zaman bu işlem mutlaka yapılmalıdır. Bu işlemin hatasız yapılması için personellerin Giriş ve Çıkış saatleri mutlaka olmalıdır, personel tarafından unutulmamalıdır. Puantaj İşlemi yapmak için puantaj işlemleri bölümüne tıklayınız. Açılan pencerede (resim 11-1) Puantaj Hesapla butonuna tıklayınız. 11-1 Karşımıza Puantaj Parametre Seçimi penceresi çıkacaktır. Bu pencerede hesaplamak istediğimiz tek bir personel ya da tüm personelleri ve hesap yapmak istediğiniz iki tarih arasını girebilirsiniz. (resim 11-2) 11-2 24
Seçim yaptıktan sonra puantaj sonucu olarak personellerin tarih sıralı puantaj sonuçları gelecektir. ( Resim 11-3) 11-3 Puantaj sonuçlarında belli renklendirmeler vardır bu renkler; TAMAMLANDI : Giriş ve Çıkış hareketlerinde sorun olmadığını ve/veya o günün tatil olduğunu belirtir. DEVAMSIZLIK belirtir. : Adından da anlaşıldığı üzere kişinin devamsızlık yaptığı günü HATALI İŞLEM : Giriş ve/veya çıkış hareketlerinden birinin eksik olduğu ya da hareketlerin gerektiğinden fazla olduğunu belirtir. Hatalı işlem olan satıra çift tıklayarak durumu görüntüleyebilirsiniz. Bu işlemi düzenlemek için Hatalı işlem satırına tıklayıp Çıkar butonuna tıklayın. Ve Eksik hareket var ise onu tamamlayınız (bkz. Sf. 21). Hakediş Hesaplama Ay sonu yapılacak bir işlemdir. Bu işlemde personellerin parasal olarak hakedişleri hesaplanmaktadır. Bu işlemi yapmak için Personel İşlemleri bölümünden Hakediş İşlemleri kısmına tıklayınız. Açılan sayfada üst tarafta tüm personel veya personel bazlı, ay bazlı ve yıl bazlı olarak işlem yapabilirsiniz. Bir seçim yapmaz iseniz tüm personelleri tüm ayları ve yılı hesaplar. İşlemi başlatmak için Hakediş Hesapla butonuna tıklayın. Gelen ekranda kişilerin X gün üzerinden tamamladığı günleri hesaplar. Herhangi bir personele çift tıkladığınızda ayrıntılı olarak Hakediş bilgilerini görebilirsiniz. (Resim 12-1). 25
12-1 Hesap Hareketleri Bu bölüm personellere ödenmesi gereken hakediş tutarlarının gösterildiği ekran görülür. Aynı zamanda bu bölümden Avans, Maaş Ödemesi, Prim Ödemesi gibi işlemler yapabilirsiniz. Örnek olarak avans ödemesini ele alalım. Bu işlem için Personel İşlemleri bölümünden Hesap Hareketleri bölümüne tıklayın. Açılan sayfada hesaplanmış olan hakediş bililerini göreceksiniz (Resim 13-1). 13-1 26
Sayfanın alt tarafındaki Yeni butonuna tıklayın. Karşımıza gelen ekran (Resim 13-2) işlem yapılacak olan personel ve işlem tipini seçiniz. Seçim yapıldıktan sonra açılan miktar bölümüne istenilen miktar yazılır ve işlem tarihi girilir. Gerekirse istenilen bir açıklama yazılabilir. Kaydet butonu ile işlem tamamlanır. 13-2 27
Raporlama Raporlama Bölümünde karşınıza gelecek olan 4 çeşit raporun kullanımı aynıdır. Bütün rapor ekranlarında farklı formatlarda çıktı alabilir ve direkt yazdırabilirsiniz. Bu işlemlere erişmek için Raporlar bölümünden istenilen rapora tıklamaktır ve Raporu Çalıştır butonuna tıklayın. (Resim 14-1) Rapor opsiyonları Arama : Rapor içerisinde arama yapmanızı sağlar. (Kişi, tarih vs.) Dosya Aç : Programın formatında kayıtlı bir rapor açar. Kaydet : Program kendi formatında kayıt yapar. (*.prnx) Farklı Yazıcıda yazdır : Şirketinizde ağ üzerinden yazıcı var ise ve bilgisayarınıza tanımlı ise seçilen yazıcıdan çıktı alır. Hızlı Yazdır : Bilgisayarınıza direkt bağlı yazıcıdan çıktı alır. Sayfa Yapısı : Çıktı alacağınız sayfada kağıt cinsini ve sağ, sol, üst ve alt boşlukları ayarlar. Ölçek : Raporu alınan bilginin sayfadaki boyutunu ayarlar.(% olarak) 28
Zoom İleri/Geri : Raporun ekranda uzaklaştırma ve yakınlaştırılmasını sağlar. : Rapor 1 den fazla sayfaya dökülmüş ise sayfalar arası dolaşmanızı sağlar. Farklı Kaydet : Raporunuzu *.pdf, *.html, *.mht, *.rtf, *.xls, *.xlsx, *.csv, text, image (resim), *.xps formatlarında kaydetmenizi sağlar. Mail Gönder : Raporunuzu Mail olarak, *.pdf, *.html, *.mht, *.rtf, *.xls, *.xlsx, *.csv, text, image (resim), *.xps formatlarında göndermenizi sağlar. Sayfa Bilgi Ekleme : Rapor ekranınıza şirket ismini, şirket logosunu vs. bilgi girmenizi sağlar. Personel Listesi Raporu Sisteminizdeki personellerin bilgilerinin raporunu almak için kullanılır. Örn. Ekran; 29
Personel Hakediş Raporu Personelin aylık hakettiği ücretlendirmeyi gün-gün görüntüler. Bu raporda girilmesi gereken zorunlu alanlar; Personel, Ay ve yıldır. Örn. Ekran; Giriş & Çıkış Puantaj Raporu Personellerin giriş-çıkış saatlerini, dakika olarak geç gelme erken çıkmalarını ve fazla mesailerini görüntüler. Örn. Ekran; 30
Giriş & Çıkış Raporu Personellerinizin sadece girişlerini ve çıkışlarını görüntüler. Örn Ekran; www.zksoftware.com.tr Perpa Ticaret Merkezi B Blok Kat:2 No:40, Tek.Serv. Kat:4 No:356 Okmeydanı/Şişli/İSTANBUL Tel: 0212 222 66 17 (pbx) / Faks : 0212 222 33 83 31