Zirve e-defter V.1.00 Kullanım Klavuzu Genel Muhasebe Fiş Bilgileri Kontrolü e-defter modülünün kullanımına başlamadan önce ilk yapılması gerekli olan genel muhasebe modülündeki fiş listesini kontrol etmektir. Yevmiye numarası olmayan fişler var ise Fiş Sıralama seçeneğiyle tamamlanmalıdır. e-defter oluşturulması sırasında bu fişler program tarafından da otomatik olarak kontrol edilmekte ve yevmiye numarası olmayan fişlerle ilgili uyarı mesajı verilmekte ve e-defter dosyası oluşturulmamaktadır. Akıllı Kart Okuyucu ve Akıllı Kart Oluşturulacak e-defter dosyalarının mali mühür ile mühürlenmesi gerekmektedir. Mühürleme işlemi program tarafından otomatik gerçekleştirilmektedir. Mühürleme işleminin yapılabilmesi için Tübitak tan temin edilmesi gereken Akıllı Kart Okuyucuya ve Akıllı Karta (USB çubuk şeklinde de olabilir) ihtiyaç vardır. Mühürleme işlemi için, Tübitak tan temin edilen bu parçaların bilgisayarda çalışabilmesi için sürücülerinin (bilgisayar üzerinde çalışması için gerekli dosyaların) yüklü olması lazımdır. http://kamusm.gov.tr/islemler/surucu_yukleme_servisi/ Adresinden Akıllı Kart Okuyucunun ve Akıllı Kartın sürücülerini indirebilir ve bilgisayarınıza kurabilirsiniz. Zaman Damgası Satın Alma e-defter uygulamasında, defter dosyası oluşturma işleminde her defter için iki ayrı dosya oluşturulmaktadır. Birincisi defter dosyası ikincisi ise berat dosyasıdır. GİB na sadece ikinci dosya yani berat dosyası gönderilmektedir ve bu dosyayı GİB, hem mühürlü hem de zaman damgalı istemektedir. Mühür ve zaman damgası işlemlerini program otomatik gerçekleştirmektedir. Fakat zaman damgası için aşağıda belirtilen işlerin yapılması ve zaman damgası kullanıcı adı ve şifresinin alınması gerekmektedir. Satın alma işlemi için http://kamusm.gov.tr/dokumanlar/formlar/ adresindeki "Ürün Hizmet Talep Formu" doldurulacak, talep edilen kontör miktarına göre ücret yatırılacak ve formla birlikte Tübitak ın +90 262 648 18 00 numarasına fakslanacaktır. http://kamusm.gov.tr/urunler/zaman_damgasi/fiyatlandirma.jsp adresinde fiyat listesi mevcuttur. Örneğin 1000 kontör için 120 TL + KDV ücret ödenecektir. Havalenin gönderileceği banka hesap numarası : Ziraat Bankası Gebze Şubesi/ Şube Kodu: 164 IBAN TR740001000164347551966560 Bu işlemlerin sonucunda Tübitak, size göndereceği e-postada, zaman damgası için kullanıcı adı ve şifre bildirecektir. Daha sonra bu alınan kullanıcı adı şifresi programın kurulu olduğu klasördeki xmlsignature-config.xml dosyasının notepad ile açılması suretiyle içerisine yazılacaktır (Örn. C:\zirvenet\eDefter\xmlsignatureconfig.xml). Zaman Damgası Kullanıcı Adı ve Şifresinin Yazılacağı yer:
<timestamp-server> <host>http://zd.kamusm.gov.tr</host> <digest-alg>sha-256</digest-alg> <!-- leave below settings blank, if not ESYA Timestamp Server! --> <userid>kullanici ADI</userid> <password>şifre</password> </timestamp-server> e-defter Uygulaması Yukarıda belirtilen işlemler tamamlandıktan sonra e-defter oluşturma aşamasına geçilebilir. e-defter programı üç ana bölümden oluşmaktadır. 1 Kayıtlı e-defter Bilgileri : e-defter oluşturma işlemlerinin yapıldığı ve daha önce oluşturulmuş e-defterlere ait bilgilerin bulunduğu bölümdür. 2 - Firma Bilgileri : e-defter ve berat dosyası içerisinde bulunması gerekli olan firma bilgilerinin bulunduğu bölümdür. 3 - SM/SMMM/YMM Bilgileri : e-defter ve berat dosyası içerisinde bulunması gerekli olan SM/SMMM/YMM bilgilerinin bulunduğu bölümdür. Şimdi bu bölümleri sondan başa doğru inceleyelim. SM/SMMM/YMM Bilgileri Aşağıdaki resimde de görüleceği üzere, defter oluşturma sırasında kullanılacak olan SM/SMMM/YMM ait bilgileri içeren bölümdür. Buradaki bilgiler, Müşavir, Finansman ya da Üretim paketlerindeki Ayarlar ve Serbest Meslek Makbuzu bölümlerinden alınmaktadır. İsteğe bağlı olarak elle değişiklik yapılabilmekte ya da eksik olan bilgi elle doldurulabilmektedir. Fakat elle yapılan değişiklik, bu bölümdeki bilgiler otomatik oluşturulduğu için kayıtlı kalmaz. Kayıtlı kalması istenen bilginin ana paketlerdeki ilgili bölüme kaydedilmesi gereklidir. e-defter oluşturulması sırasında kullanılacak olan bu bilgilerden, zorunlu olup da eksik olanların yanında uyarı mesajı görüntülenir.
Firma Bilgileri Aşağıdaki resimde de görüleceği üzere, defter oluşturma sırasında kullanılacak olan firma bilgilerini içeren bölümdür. Buradaki bilgiler, Müşavir, Finansman ya da Üretim paketlerindeki Firma Bilgileri bölümünden alınmaktadır. İsteğe bağlı olarak elle değişiklik yapılabilmekte ya da eksik olan bilgi elle doldurulabilmektedir. Fakat elle yapılan değişiklik, bu bölümdeki bilgiler otomatik oluşturulduğu için kayıtlı kalmaz. Kayıtlı kalması istenen bilginin ana paketlerdeki ilgili bölüme kaydedilmesi gereklidir. e-defter oluşturulması sırasında kullanılacak olan bu bilgilerden, zorunlu olup da eksik olanların yanında uyarı mesajı görüntülenir.
Kayıtlı e-defter Bilgileri Kayıtlı e-defterlere ait bilgilerin görüntülendiği, Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir olarak iki kısımdan oluşan bölümdür. Burada seçilen defter türüne göre daha önce kaydedilmiş olan e-defter ve berat dosyalarına ait detaylı bilgiler görüntülenmektedir. Yeni Kayıt Yeni bir e-defter kaydı oluşturmak istediğimizde bu buton aracılığıyla işlemlere başlarız. Yeni Kayıt butonuna tıkladığımızda aşağıdaki resimde görüldüğü şekilde ekranın alt kısmında oluşturulacak olan defterle ilgili bilgilerin bulunduğu bölüm açılır. Defter Seçimi : Bu seçeneği kullanarak oluşturmak istediğimiz defter türünü seçebiliriz.
Kontrol Numarası : Oluşturulacak olan defterin türüne göre program tarafından otomatik oluşturulur. İlgili yıla ait ilk defa defter oluşturulacak ise bu numaranın son rakamı 1 ile başlar ve program tarafından otomatik arttırılarak devam eder. Dönemi : Defterin oluşturulacağı ayı ifade eder. İlgili yıla ait ilk defa defter oluşturulacak ise bu Ocak ayı olarak otomatik gelir. Daha önce oluşturulmuş defter kaydı varsa en son kayda göre takip eden ay program tarafından otomatik getirilir. Fakat yıl içerisinde e-defter uygulamasına geçen kullanıcılar buradaki ilk dönemi e-defter uygulamasına geçtikleri dönem olarak seçeceklerdir. Örneğin e-defter uygulamasına Temmuz ayında başlayan bir kullanıcı, buradaki dönem program tarafından Ocak getirilmesine rağmen Dönemi elle Temmuz olarak değiştirecektir. Başlangıç Tarihi / Bitiş Tarihi : Seçilen Dönemin yani ayın, ilk günü Defter Başlangıç Tarihi, son günü Defter Bitiş Tarihi olarak program tarafından otomatik getirilir (Örn. 01.01.2011 31.01.2011). Parçalı defter oluşturulacak ise Defter Bitiş Tarihi elle değiştirilir. Bu sırada Dosya Sıra Nosu program tarafından otomatik olarak ayarlanır. Eğer defter parçalı oluşturulmuş ise aynı aya ait ikinci parçanın oluşturulması sırasında Defter Başlangıç Tarihi ve Dosya Sıra Nosu program tarafından otomatik ayarlanır. Dosya Sıra No : Defter Başlangıç Tarihi ayın ilk günü ve Defter Bitiş Tarihi ise ayın son günü ise Dosya Sıra Nosu 0000 olarak gelir. Fakat ilgili aya ait defter parçalı oluşturulacak ise, Defter Başlangıç Tarihi ayın ilk günü ve Defter Bitiş Tarihi ayın herhangi bir günü ise Dosya Sıra Nosu 0001 dir. Bundan sonraki ilgili aya ait oluşturulacak her defter parçasında Dosya Sıra Nosu program tarafından otomatik olarak 1 arttırılır. Defter Açıklaması : Seçilen defter türüne, Defter Başlangıç ve Bitiş Tarihlerine göre açıklama program tarafından otomatik oluşturulur. Oluşturan Kişi : Programa girişte seçilen Kullanıcı Adı nın, Müşavir, Finansman ya da Üretim paketlerinin Ayarlar/Yetkiler bölümünde tanımlanmış tam adıdır. Oluşturma Tarihi : Programın çalıştırıldığı bilgisayarın sistem tarihidir. Lütfen Kartınızın Pin Nosunu Girin : Tübitak tan temin edilen Akıllı Kartın pin numarası yani şifresidir. Bu numara ilgili kutucuğa kullanıcı tarafından girilmediği sürece defter dosyaları oluşturulmaz. Bu numara programa kaydedilmez. Her yeni girişte kullanıcı tarafından yazılması gereklidir. Bu numaranın üç kere yanlış girilmesi durumunda Akıllı Kart kendi otomatik olarak kilitler. Kilidin açılabilmesi için bilgisayara kurulacak Kart İzleme Aracı programı ile kartın puk numarasının girilmesi gereklidir. Aşağıdaki linkten ihtiyaç durumunda indirilip kurulabilir. http://kamusm.gov.tr/islemler/surucu_yukleme_servisi/ E-Defter Dosyalarını Oluştur Bu işlemin kullanılabilmesi için bundan önce belirtilmiş olan işlemlerde eksik olmaması gerekmektedir. Herhangi bir eksik tespit edilmesi durumunda program defter dosyalarını oluşturmaz ve bununla ilgili uyarı mesajı verir. Program eksik kontrolünü sadece buradaki bilgilerle ilgili yapmaz, defter oluşturmasında kullanacağı, Müşavir, Finansman ve Üretim paketlerinde kaydedilmiş olan fişleri ve içeriklerini de kontrol eder. Defter oluşturulması sırasında oluşturulacak defterin dosya büyüklüğünün yaklaşık 200 megabaytı (mb) geçmesi durumunda program defteri oluşturmaz ve uyarı mesajı verir. Mesajda defterin parçalı oluşturulması gerektiği belirtilir. Herhangi bir eksik yoksa e-defter ve e-deftere ait berat dosyası program tarafından otomatik oluşturulur ve dosyaların kaydedildiği yerlerle ilgili bir uyarı mesajı ekranda açılır. Ayrıca programdaki listede de oluşturulan defter ve berat dosyası ile ilgili bir satır oluşur. Dosyaların oluşturulduğunu belirten mesajın ve oluşan dosyaların konumunu gösteren ekran görüntüleri aşağıdadır.
e-defter Dosyası Müşavir, Finansman ya da Üretim paketlerinin Genel Muhasebe modüllerinde kaydedilmiş olan muhasebe fişlerinin xml dosyası olarak oluşturulmuş ve mühürlenmiş şeklidir. Mühür, farklı karakterlerden oluşan dosyanın bütünlüğünü garanti altına alan bir koddur. Bu mühür değeri sayesinde dosyanın içeriğinin değiştirilip değiştirilmediği ya da ilgili aya ait muhasebe kayıtlarının değiştirilerek dosyanın tekrar oluşturulup oluşturulmadığı tespit edilebilmektedir. Bu nedenle ilgili aya ait e-defter dosyasının oluşturulmasından sonra, Müşavir, Finansman ya da Üretim paketlerimizin Genel Muhasebe modülündeki Fiş İşlemleri bölümündeki Fiş Onayı ve Fiş Kilitle seçeneklerinin kullanılması, ilgili ay ve öncesine işlem yapılmasını engelleyeceği için
tavsiye edilmektedir. Oluşan e-defter dosyasını saklama sorumluluğu kullanıcıya aittir. İnceleme için istenmesi durumunda ilgili dosyalar elektronik ortamda ilgili vergi memuruna teslim edilecektir. Berat Dosyası e-defter dosyası ile aynı anda program tarafından otomatik olarak oluşturulan, e-defter dosyasının mühür değerini içerisinde barındıran, yine program tarafından mühürlenmiş ve aynı zamanda oluşturulduğu tarihin beyanı için zaman damgası ile damgalanmış dosyadır. Bu dosya program tarafından zip formatına dönüştürülüp dosyanın kaydedildiği yerdeki \Paketler\ klasörüne kaydedilir. GİB nın e-defter portalına gönderilecek olan bu dosyadır. Bu dosyadan \Paketler\ klasörü içerisinde iki adet mevcuttur. Bunların birisi yevmiye defterinin, diğeri defter-i kebirin berat dosyasıdır. GİB nın e-defter portalına bu iki berat dosyası gönderildikten sonra, dosyalar GİB tarafından onaylanır ve dosya isimlerinin önüne GIB- ön eki gelir. Bu onaylı dosyaların bilgisayara indirilmesi ve daha önce gönderilmiş olan berat dosyalarının zip formatlarının bulunduğu \Paketler\ klasörüne kaydedilmesi gerekmektedir. İnceleme için istenmesi durumunda hem e- Defter, berat ve GİB tarafından onaylı berat dosyalarının ilgili memura elektronik ortamda teslim edilmesi gerekmektedir. Tüm bu e-defter, berat ve onaylı berat dosyalarının saklanması ve muhafazası sorumluluğu kullanıcıya aittir. Berat Paketinin e-defter Uygulamasına Yüklenmesi 1 - Uygulamaya Giriş Belirtilen formatlara göre hazırlanmış paketler e-defter Uygulaması üzerinden Başkanlığa gönderilecektir. Bunun için öncelikle e-defter Uygulamasına giriş yapılmalıdır. e-defter Uygulamasına tüzel kişiler mali mühür sertifikası ile gerçek kişiler nitelikli elektronik sertifika ile gireceklerdir. Kullanıcı sisteme giriş yaptıktan sonra standartlara uygun paketin Başkanlığa gönderimini gerçekleştirir. Kontrollerden geçmiş paket Başkanlığın Mali Mühür ile onaylanır. Kullanıcı Başkanlık tarafından onaylanmış paketi indirebilir. https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/ adresinden e-defter Uygulaması giriş sayfasına gidilir.
Başla düğmesine basılarak oturum kodu alma işlemi gerçekleşir. Akıllı kartın türü ve akıllı kart şifresi girilerek Tamam düğmesine basılır. Kullanılacak sertifika seçilir ve Tamam düğmesine basılır.
Sisteme giriş için İmzala düğmesine basılır. Mali mühür ya da güvenli elektronik imza ile e-defter Uygulamasına giriş yapıldıktan sonra uygulama ana ekranı gelecektir.
2 - Paket Yükleme Uygulama ana ekranından Paket Yükle menüsü seçilerek hazırlanan berat paketinin yükleme işlemi gerçekleştirilir. İstenirse birden fazla paket çoklu olarak seçilerek yükleme işlemi yapılabilir. Paket yükleme işlemi başarılı bir biçimde gerçekleşmesi halinde sistem tarafından bir işlem numarası verilir.
Paketin durumu Paket Listesi menüsünden de takip edilebilir. 3 - e-defter Beratına Erişim Yüklenen paket içerisinde bulunan berat xml dosyası sistem tarafından gereki kontrollerden geçirilir. Kontrolleri geçen dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığının mali mührü ile de mühürlenerek defter sahibinin erişimine sunulur. Erişime sunulan dosya söz konusu defterin geçerliliğini ispat bakımından muhafaza ve ibraz edilmek üzere saklanmalıdır.