P20--009 Sayfa : 1 / 5 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Koç Üniversitesi öğrenci yurtlarında yaşayan öğrenciler ile Yurt Müdürlüğü personeli arasındaki iletişime yardımcı olan RA (Bina sorumlusu) öğrencilerin seçimi ve yönetimi ile ilgili esasların belirlenmesi ve dokümante edilmesidir. 2. KAPSAM Bu prosedür, Koç Üniversitesi Yurt Müdürlüğü, Öğrenci Dekanlığı, Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü, İnsan Kaynakları Direktörlüğü, Güvenlik Müdürlüğü ve Sağlık Merkezi personeli ile RA ve yurtlarda yaşayan tüm öğrencileri kapsar. 3. REFERANSLAR Yoktur. 4. SORUMLULUKLAR Bu prosedürün hazırlanmasından Yurt Müdürü sorumludur. Bu prosedürün uygulanmasından Genel Sekreter sorumludur. Yöntemin uygulanması ve koordinasyonundan Yurt Müdürlüğü sorumludur. Bağımlılık eğitimi, RA bilgilendirme toplantısı, RA idari eğitimi ve RA sertifika töreninin düzenlenmesinden ve RA maaş ödemeleri için her ay Yurt Müdürlüğü tarafından gönderilen RA öğrenci listesinin İnsan Kaynakları Direktörlüğü ne gönderilmesinden Öğrenci Dekanlığı sorumludur. RA maaş ödemelerinin gerçekleştirilmesinden İnsan Kaynakları Direktörlüğü sorumludur. Yurt Müdürlüğü tarafından gönderilen RA başvuru formlarının üniversite web sayfasına eklenmesinden, başvuru sonuçlarına ulaşılabilmesi için Yurt Müdürlüğü ne şifre temin edilmesinden Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü sorumludur. Yangın eğitiminin verilmesinden Güvenlik Müdürlüğü sorumludur. İlkyardım eğitiminin verilmesinden Sağlık Merkezi sorumludur. 5. TANIMLAR 5.1. Yurt Müdürlüğü Faaliyet Planı: Yurt Müdürlüğü Faaliyetlerinin bir yıllık planlamasıdır. 5.2. Öğrenci Dekanlığı: Öğrencilerin kültürel, sosyal ve kişisel gelişmelerine yardım eden ders dışı faaliyetleri bilinçli bir şekilde oluşturmak, geliştirmek ve denetlemek amacını taşıyan birim. 5.3. Yurt Görevlisi: Öğrenci yurtlarında belirlenmiş standartlar çerçevesinde,yurtlarda kalmaya hak kazanmış öğrencilere, rahat ve huzurlu bir ortamda barınma imkanı sunarken, hizmet kalitesini artırmaya yönelik faaliyetlerin, Koç Üniversitesi Öğrenci Yurt Yönergesi esaslarına göre işleyiş, takip ve kontrol süreçlerini yürüten personel. 5.4. Bina Sorumlusu (Resident Assistant): Yurt binalarının yönetiminde Yurt Görevlileri ne yardımcı olan öğrenci. 5.5. Pm / Akşam: Akşam 17:00 gece 01:30 saatleri arasındaki çalışma zamanıdır. 6. TEMEL PRENSİPLER Yoktur. 7. YÖNTEM
P20--009 Sayfa : 2 / 5 7.1. Bina Sorumlusu (RA Öğrenci): Yurt Görevlisi ne yardımcı olarak, her yurt binasında bir RA öğrenci görev yapar. Çalışma şartları RA Öğrenci Görev Tanımı (bkz ek 1) ile belirlenmiştir. RA öğrenciler, gönüllü faaliyetler hariç ikinci bir işte çalışamazlar. 7.1.1. RA Öğrencilerin Belirlenmesi 7.1.1.1. Yurt Müdürlüğü Duyurusu: RA öğrenci seçimi ile ilgili bilgiler, Üniversite web sayfası aracılığıyla tüm öğrencilere iletilir. Yurt Müdürlüğü Faaliyet Planı nda belirlenen tarih aralıklarında, Yurt Amiri tarafından üniversitenin web sitesinde online başvuru formları ilan edilir. - Online RA başvuru formları Yurt Amiri tarafından güncellenerek Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü ne iletilir ve güncel form Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü tarafından, Üniversite web sayfasında tüm öğrencilerin ulaşabileceği http://appexp.ku.edu.tr/forms/index.php?option=com_facileforms&itemid=58 adresine yerleştirilir. -Başvuru koşulları; Yurt Amiri tarafından http://leylek.ku.edu.tr/ üzerinden tüm öğrencilere e-posta olarak, Büro Yönetimi Uzmanı tarafından Yurt Müdürlüğü web sayfasında duyurulur. RA olmak isteyen öğrencilerin başvuru yapması sağlanır. Mevcut dönemde RA öğrenci olarak görev yapmış olan öğrencilerimiz başvuru yapmazlar. RA öğrencinin görev yaptığı binadan sorumlu Yurt Görevlisi nin, öğrencinin performansından memnun olması ve öğrencinin de talep etmesi durumunda, RA lik görevi devam eder. Bir önceki dönemde RA olarak görev yapan öğrencinin yeni dönemde göreve devam etmemesine karar verilirse; öğrenci, Gece Vardiya Şefleri tarafından e-posta yolu ile bilgilendirilir. 7.1.1.2. Başvuruların Değerlendirilmesi ve Ön Eleme: Yapılan tüm başvurulara, Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü tarafından Yurt Amiri ne verilen bir şifre ile http://appexp.ku.edu.tr/report/ra.php adresinden ulaşılmaktadır. Disiplin suçu ve yurtlarla ilgili kural ihlali bulunmayan, ELC öğrencisi olmayan öğrenciler; ön elemeyi geçerek mülakata girmeye hak kazanmış olurlar. Ayrıca, ilk kez RA olacak öğrencilerde, 4. Sınıf olmama şartı aranır. Yurt Amiri, başvuru yapan öğrencilerin excel formatındaki listesini, Büro Yönetimi Uzmanı ise yurt kural ihlali kayıtlarını Gece Vardiya Şefleri ne e-posta olarak gönderirler. Gece Vardiya Şefleri; öğrencilerin disiplin ve sınıf bilgilerini inceleyerek yukarıda belirtilen kriterlere uymayan öğrencilere, mülakatlara dahil olamayacaklarını belirten e-posta gönderirler. 7.1.1.3. Yurt Müdürlüğü Mülakatı: Ön elemeyi geçen öğrencilere, Gece Vardiya Şefleri tarafından, mülakat randevusu almaları için mülakat randevusu tarihleri e-posta yolu ile gönderilir. Bir hafta süresince, her öğrenciyle 15-20 dakikalık periyotlarda görüşülebilecek, mülakat tarih ve saatleri belirlenir. Mülakatlar; Gece Vardiya
P20--009 Sayfa : 3 / 5 7.2. RA Öğrenci Eğitimleri Şefleri tarafından yapılır. Ayrıca mülakatlara katılmaları için Öğrenci Dekanlığı na da mülakat yeri, tarihi ve öğrencilerin mülakat saat bilgileri iletilir. Mülakatlarda öğrencilere, göreve duydukları ilgi ve yeterlilik düzeylerini tespit etmek amacını taşıyan sorular sorulur. (bkz ek 2). Gece Vardiya Şefleri tarafından; öğrencilerin verdikleri cevaplara not verilir, öğrenci hakkındaki düşünceler F20-- P09-01 RA Öğrenci Aday Değerlendirme Formu na kaydedilir. Mülakatların tamamlanmasının ardından, mülakata katılan tüm öğrencilerin almış oldukları puanlar Gece Vardiya Şefleri tarafından tüm Yurt Müdürlüğü personeli ile paylaşılır. Tüm Yurt Görevlileri, RA öğrenci adayları hakkındaki görüşlerini belirterek öğrencilere puan verirler. Gece Vardiya Şefleri tarafından öğrencilerin not sıralaması yeniden düzenlenir. RA Öğrencilerin Açıklanması: RA öğrenci seçimi, PM çalışan Yurt Görevlileri tarafından, mülakatlarda en yüksek notu alan öğrenciler arasından asil ve beş adet yedek olmak üzere yapılır. Gece Vardiya Şefleri aracılığı ile Yurt Müdür Yardımcısı ndan son onay alındıktan sonra, bir sonraki eğitim döneminde görev yapacak RA öğrenciler belirlenmiş olur. Öğrencinin hangi yurtta görev yapacağı, ilgili binanın Yurt Görevlisi nin talebi ile tespit edilir. Mülakat sonuçları; Gece Vardiya Şefleri tarafından bahar döneminin sonunda e-posta yolu ile öğrencilere duyurulur. E-postada; RA öğrenci olarak seçilen öğrencilerden, kendilerine belirtilen süre içinde, görevi kabul edip etmedikleri ile ilgili olarak Gece Vardiya Şeflerine geri dönüş yapmaları istenir. Görevi kabul etmeyenlerin yerine, PM çalışan Yurt Görevlileri tarafından yeni RA öğrenciler belirlenir. Seçilen öğrencilerin hangi yurtlarda görev yapacakları ise Güz döneminin başlangıç tarihinden 1 hafta önce öğrencilere e-posta olarak duyurulur. Bahar Döneminin sonunda mülakatlarda başarılı olamayan öğrencilere de Gece Vardiya Şefleri tarafından teşekkür e-postası gönderilir. 7.2.1. Yurt Müdürlüğü nde görev yapacak olan (asil,yedek,yeni,eski) tüm RA öğrenciler verilen eğitimlere katılmak zorundadırlar. 7.2.2. Yurt Amiri tarafından Öğrenci Dekanlığı na RA öğrenci listesi (bkz ek 4) iletilir. RA öğrencilerin ilk haftaki programları Öğrenci Dekanlığı tarafından öğrencilere duyurulur. Aynı hafta içinde Yurt Müdürlüğü nde görev yapması gereken RA Öğrencilerin görevleri ise Yurt Amiri ve Gece Vardiya Şefleri tarafından koordine edilir. 7.2.3. Hangi Eğitimler Verilir? 7.2.3.1. RA bilgilendirme toplantısı: Öğrenci Dekanlığı tarafından verilir. 7.2.3.2. RA Görev Eğitimi: Gece Vardiya Şefleri tarafından organize edilir. İletişim ve takım çalışması, problem çözme ve vaka çalışmaları ön planda tutulur. 7.2.3.3. RA Psikoloji Eğitimi: Yurt Müdürlüğü tarafından organize edilen ve özel bir eğitim kurumu aracılığıyla, uzmanlar tarafından verilen eğitimdir.
P20--009 Sayfa : 4 / 5 7.2.3.4. RA İdari Eğitimi: Birim yöneticilerinin katıldığı, tanışma ve bilgilendirme amaçlı bir toplantıdır. Öğrencilere birimler ve yaptıkları işler hakkında bilgi verilir. Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü, Teknik Müdürlük, İşletme Müdürlüğü, Güvenlik Müdürlüğü, Sağlık Merkezi, Öğrenci Dekanlığı, Genel Sekreterlik toplantıya katılan ve faaliyetleri hakkında bilgi verilen birimlerdir. 7.2.3.5. İtfaiye Eğitimi: Yurt Müdürlüğü tarafından koordine edilir. Üniversitemiz İtfaiye Şefi tarafından eğitim verilir. Öğrencilere yangın hakkında bilmesi gerekenler ve yangın / acil durum anında yapması gerekenler aktarılır. 7.2.3.6. Bağımlılık Eğitimi: Öğrenci Dekanlığı tarafından organize edilen ve uzmanlar tarafından verilen bir eğitimdir. 7.2.3.7. İlkyardım Eğitimi: Yurt Müdürlüğü tarafından koordine edilen, Üniversitemiz Sağlık Merkezi ve doktoru tarafından verilen eğitimdir. İlkyardımla ilgili öğrencilerimizin bilmesi gerekenler aktarılır. 7.3. RA Öğrenci Performans Değerlendirmeleri: RA öğrenci performans değerlendirmesi ikamet ettiği yurtta bağlı bulunduğu Yurt Görevlisi tarafından aylık olarak yapılır. Yurt Görevlisi, F20--P09-02 RA Öğrenci Performans Değerlendirme Formu ndaki kriterlere göre RA öğrenciyi değerlendirir. F20--P09-02 RA Öğrenci Performans Değerlendirme Formları e-posta olarak, ayrıca öğrenci ve ilgili Yurt Görevlisi tarafından imzalanan matbu hali, her ayın ilk haftası Yurt Amiri ne iletilir. Performansı 2 ve 2 nin altında olan RA öğrenciler ile Yurt Müdürü, Yurt Müdür Yardımcısı ya da Yurt Amiri görüşerek performanslarını arttırmaları koşulu ile görevlerine devam etmelerine karar verebilir. 7.4. RA Öğrenci Görevine Hangi Koşullarda Son Verilir? Performans değerlendirmelerinden olumlu sonuç alamayan öğrenciler Herhangi bir disiplin suçu alan ya da yurt kural ihlali yapan öğrenciler Exchange v.s ile yurt dışına gitmek zorunda kalan öğrenciler Kendi isteği ile görevi bırakmak isteyen öğrencilerin görevleri Yurt Müdürü kararı ile sonlandırılabilir. Yurt Amiri tarafından, görevi sonlandırılacak olan RA öğrenciye e-posta yolu ile bilgi verilir. Yurt Amiri tarafından Öğrenci Dekanlığı nda görevli Burslar Koordinatörü ne gönderilmek üzere görev sonlandırma yazısı (bkz ek 3) hazırlanır ve Öğrenci Dekanı na da cc yapılır. Herhangi bir nedenle görevi sonlandırılmış olan RA öğrencinin yerine, ilgili binanın PM Yurt Görevlisi tarafından, öncelik yedek RA öğrencilerde olmak üzere yeni bir RA öğrenci belirlenir. 7.5. RA Öğrenci Ödemeleri: Ekim-Mayıs aylarının 3. haftası, RA öğrenci listesi (bkz ek 4) ve ücret bilgileri Yurt Amiri tarafından Burslar Koordinatörü ne bildirilir. RA öğrenci listesi; maaş ödemelerinin yapılabilmesi için Burslar Koordinatörü tarafından İnsan Kaynakları Direktörlüğü nde görevli Bordro ve Özlük İşleri Yöneticisi ne gönderilir. 7.6. RA Öğrenci Sertifika Töreni: Bahar dönemi bitiminden önce Öğrenci Dekanlığı tarafından RA / Mentor Sertifika Töreni organize edilir. Yurt Müdürlüğü personelinin de katılımı sağlanır. RA
P20--009 Sayfa : 5 / 5 öğrencilere sertifikaları PM Yurt Görevlileri tarafından verilir. RA öğrencilerin ilgili eğitim dönemindeki görevleri tamamlanmış olur. 8. KAYITLAR EK 1: RA Öğrenci Görev Tanımı EK 2: Mülakatlarda öğrencilere sorulan sorular EK 3: Görev Sonlandırma Yazısı EK 4: RA öğrenci listesi F20--P09-01 RA Öğrenci Aday Değerlendirme Formu F20--P09-02 RA Öğrenci Performans Değerlendirme Formu 9. GÖZDEN GEÇİRME Bu prosedürü gözden geçirme ve güncelleştirme sorumluluğu Yurt Müdürü ne aittir. Gözden geçirme her yıl Nisan ayında yapılır. 10. DEĞİŞİKLİK/ DAĞITIM/ ONAY TABLOSU Değişen sayfa Tarih Değişiklik Değişikliği yapan 17.12.2012 Yeni Yayın D a ğ ı t ı m Rektörlük Ofisi Genel Sekreterlik Ofisi Yurt Müdürlüğü Uygunluk Onayı (Yurt Müdürü) : Uygunluk Onayı (Genel Sekreter) : Yürürlük Onayı (Rektör) :