Açıköğretim Sisteminde İnternete Dayalı Akademik Danışmanlık Hizmetlerinin Tasarımı ve Uygulanması Yard. Doç. Dr. Mehmet Emin Mutlu Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi, ESKİŞEHİR - memutlu@anadolu.edu.tr Öğr. Gör. Özlem Özöğüt Erorta Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi, ESKİŞEHİR - oozogut@anadolu.edu.tr İlker Kayabaş Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi, ESKİŞEHİR - ikayabas@anadolu.edu.tr Yazarların Biyografileri Yard. Doç. Dr. Mehmet Emin Mutlu 1963 yılında Ekişehirde doğan M. Emin Mutlu lisansını Matematik Mühendisliği, yüksek lisansını Endüstri Mühendisliği ve doktorasını Yöneylem Araştırması alanında yaptı. 1999 yılından itibaren Anadolu Üniversitesi Bilgisayar Destekli eğitim Birimi nin sorumlusu olan Mutlu, aynı zamanda Açıköğretim Fakültesi Dekan Yardımcılığı görevini sürdürmektedir. İlgi alanları açık ve uzaktan öğretimde öğretim ortamlarının tasarımı ve geliştirilmesidir. Öğr. Gör. Özlem Özögüt Erorta 1966 yılında Eskişehir de doğan Özlem Ö. Erorta lisansını Endüstri Mühendisliği alanında 1988 yılında tamamladı. 1990 yılından bu yana Anadolu Üniversitesi AÖF Bilgisayar Destekli Eğitim (BDE) Biriminde ders tasarım uzmanı olarak görev yapmaktadır. Çalışma alanları, Bilgisayar Destekli Eğitim ve e-öğrenme, Açık ve Uzaktan Eğitim, eğitim yazılımlarında üretim yönetimidir. İlker Kayabaş Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesinde Bilgisayar ve Web Teknolojileri Uzmanı olarak görev yapmaktadır. İlker Kayabaş çalışmalarını, çevrimiçi öğrenme hizmetlerinin tasarımı ve bu hizmetler içerisinde yer alacak öğrenme nesnelerin geliştirilmesi konularında yoğunlaştırmıştır. Özet Türkiye de merkezi açık yükseköğretim Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Sistemi tarafından yürütülmektedir. Açıköğretim sisteminde öğrencilere sunulan danışmanlık hizmetleri öğrencilerin akademik başarıları ve motivasyonları üzerinde etkili olmaktadır. Diğer üniversitelerin açıköğretim sistemine verdikleri destek ile öğrencilere illerde akşamları ve hafta sonları sağlanan yüz yüze akademik danışmanlık hizmetleri Anadolu Üniversitesi tarafından 2005-2006 öğretim yılından itibaren internet ortamında da sağlanmaya başlanmıştır. Bu çalışmada açıköğretim sisteminde e- Danışmanlık hizmetinin tasarımı ve uygulamaya konulması incelenerek açıköğretim öğrencilerinin uygulamaya yönelik ilgileri değerlendirilmiştir. Summary The central open higher education is conducted by the Anadolu University Open Education Faculty in Turkey. The facilitation services offered to the students affect the academic success and motivations of the students. The on-site academic facilitation services offered to students in different cities in evenings and week-ends has been offered by Anadolu University via the Internet since 2005-2006. In this study, the design and implementation of the e-facilitation service is examined and the interest of the Open Education Faculty students regarding the practice is evaluated. Anahtar Kelimeler Açık ve uzaktan eğitim, e-öğrenme, e-danışmanlık Keywords Open and distance education, e-learning, e-facilitator Türkiyede Açıköğretim Sistemi Türkiye de yükseköğretim alanında merkezi açıköğretim Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Sistemi tarafından yürütülmektedir. Günümüzde açık yükseköğretimde bir milyonu aşkın öğrenci öğrenim görmektedir. Anadolu Üniversitesi açıköğretim sistemi 1982 yılında kurulduğunda temel öğretim ortamları olarak uzaktan öğretim tekniğine göre hazırlanmış ders kitapları, televizyonda yayınlanan öğretim programları, akşamları ve haftasonları yüz yüze düzenlenen 1
akademik danışmanlık dersleri ve merkezi olarak tüm illerde düzenlenen sınavlar öngörülmüştür. Son yıllarda bu öğretim ortamlarına büyük ölçekli ve yaygın olarak uygulanan e-öğrenme hizmetleri eklenmiştir [1]. Açıköğretim e-öğrenme Portalı 1999-2005 yılları arasında Açıköğretim öğrencilerinin derslerini daha iyi kavrayabilmeleri için internet üzerinden çeşitli e-öğrenme hizmetleri sunulmuştur. Bu hizmetlerin her biri ayrı birer proje olarak tasarlanmış ve farklı zamanlarda farklı internet adresleri ile hizmete girmiştir. Öğrencilerin, Açıköğretim e-öğrenme hizmetlerinden daha etkin yararlanabilmeleri amacıyla ve tek adres kullanarak bu hizmetlerin tümüne erişebilmelerini sağlamak için Açıköğretim e-öğrenme Portalı tasarlanmış ve Mayıs 2005 tarihinde uygulamaya konulmuştur (http://eogrenme.aof.edu.tr). Açıköğretim e-öğrenme Portalında e-alıştırma, e-kitap, e-televizyon, e-sınav e-danışmanlık, e-sesli Kitap ve e-destek bileşenleri bulunmaktadır [2]. Açıköğretim e-öğrenme Portalı nda bir milyondan fazla açıköğretim öğrencisinin kaydı bulunmaktadır ve bu öğrenciler T.C. Kimlik Numarasını kullanarak ve hiçbir ücret ödemeden oturum açabilmekte, 7 gün 24 saat bu hizmetlerden yararlanabilmektedir. Mayıs 2005-Temmuz 2006 tarihleri arasında 369.519 farklı öğrenci 9.240.884 kez Açıköğretim e-öğrenme Portalında oturum açmıştır. Bu tarihler arasında 65 TB büyüklüğünden fazla bilgi indirilmiştir. uygulamasında günümüzde 211 derse ait 2724 ünite internet ortamından dağıtılmaktadır. e-televizyon Açıköğretim Fakültesi nde tüm radyo ve televizyon programları Radyo ve Televizyon Yapım Merkezi nde üretilmekte, TRT kanallarında yayınlanmaktadır. E- Televizyon açıköğretim sistemindeki derslere ait TV programlarını öğrencilerin bilgisayarlarına kaydederek istedikleri sayıda izleyebilmelerine olanak sağlayan bir hizmettir. Televizyon programlarının internetten dağıtımı 2003 2004 öğretim yılında başlamıştır. 2004 yılında Türkiye de hızlı internet erişiminde sağlanan gelişmelerle birlikte uygulama daha anlamlı hale gelmiştir. Uygulama kapsamında 163 derse ait 1196 program yayınlanmaktadır. Her programın uzunluğu yaklaşık 20 dakikadır. e-alıştırma 2002-2003 öğretim yılında İnternete Dayalı Alıştırma Yazılımları projesi başlatılmıştır. İnternete dayalı alıştırma yazılımlarıyla açıköğretim öğrencilerine internet ortamında etkin ve verimli ders çalışma atmosferi oluşturmak amaçlanmaktadır. Öğrenciler internette bu derslere girerek oturum açtıklarında, sesli ve etkileşimli olarak hazırlanmış çokluortam yazılımları yardımıyla ünitelerini çalışabilmekte ve çok sayıda çözümlü örneği inceleyerek öğrendiklerini pekiştirebilmektedirler. 2005-2006 öğretim yılında Açıköğretim e-öğrenme Portalında öğrencilere 50 derse ait 738 ünite alıştırma yazılımı sunulmaktadır. e-sınav Açıköğretim öğrencilerinin sınavlara daha iyi hazırlanmaları ve örgün sınavlar öncesinde durumlarını gerçeğe yakın bir biçimde tespit edebilmeleri için internete dayalı deneme sınavları hizmeti verilmektedir. Bu uygulama 1999 yılında başlamıştır. Şekil 1. Açıköğretim e-öğrenme Portalı Giriş Ekranı e-kitap Elektronik kitap uygulaması, öğrencilerin kitapları eline ulaşmadan, internet ortamında okuyabilmeleri için, 2003-2004 öğretim yılında hizmete girmiştir. O öğretim yılında PDF formatında yayınlanan elektronik kitaplar, 2004-2005 öğretim yılında PDF okuyucusu bulunmayan öğrencilerin de erişebilmeleri için Flash Paper teknolojisi ile yayınlanmaya başlamıştır. E-kitap E-sınav Açıköğretim e-öğrenme Portalının en fazla talep gören uygulamasıdır. Öğrenciler e-sınav olacakları dersi seçtikten sonra arasınav, final sınavı ya da bütünleme sınavı seçeneklerinden birini seçerek soru bankasından rassal olarak bir araya getirilen sorularla oluşturulan sınav ortamına girmektedir. Gerçek sınavın bir benzetiminin yapıldığı e-sınav ortamında öğrenci verilen süre içinde sınavı tamamlayarak değerlendirme bölümüne geçebilmektedir. Değerlendirme bölümünde soruların doğru yanıtları verilmemekte, öğrencinin kaç soruyu yanıtladığı, kaç doğru cevap verdiği ve ünitelerdeki başarı durumu listelenmektedir. E-sınav uygulamasında 124 derse ait 11.000 den fazla soru, soru bankasında yer almaktadır ve sorular her yıl güncellenmektedir. 2
e-sesli Kitap e-sesli Kitap projesi, özellikle görme engelli öğrencilerin ders kitaplarını sesli olarak dinleyebilmelerini sağlamak amacıyla 2004-2005 öğretim yılında başlatılmıştır. Görme engelli ya da kitap okumakta güçlük çeken öğrencilerin ders kitabının ünitelerine ait drama şeklinde hazırlanmış ses dosyalarını bilgisayarına indirerek ya da CD ye basarak dinleyebilmeleri sağlanmıştır. E-Sesli Kitap uygulamasında 12 derse ait 212 ses dosyası internet ortamından dağıtılmaktadır. Açıköğretimde Danışmanlık Uygulamalarının Gelişimi Yüz yüze Akademik Danışmanlık Hizmetleri Yüz yüze Akademik Danışmanlık hizmeti, Açıköğretim Sistemi nin en önemli unsurlarından biridir. Öğrenciler, anlayamadıkları konuları öğretim üyelerine yüz yüze danışarak kavrayabilmektedir. Türkiye de üniversite rektörlüklerinin olduğu her ilde yüz yüze akademik danışmanlık hizmeti verilmektedir. Bu hizmetin temel amacı, öğretim üyeleri ile öğrencileri bir araya getirerek hem daha iyi öğrenmenin sağlanması hem de öğrencilerin birbirleriyle iletişimini sağlamaktır. Danışmanlık Hizmetleri, üniversite rektörlüklerinin olduğu 72 merkezde, 600 ü aşkın öğretim elemanı tarafından akşamları veya hafta sonlarında üniversite kampüslerinde yürütülmektedir. 2004-2005 öğretim yılında Açıköğretim Fakültesi İngilizce Öğretmenliği Lisans Programında 3. ve 4. sınıfta bulunan derslere ait çevrimiçi dersler hazırlanarak öğrencilerin kullanımına sunulmuştur. Bu projede 12 derste internet ortamında eş zamanlı olmayan danışmanlık hizmeti de başlatılmıştır. Danışmanlık hizmetlerinde 45 öğretim elemanı görev almakta ve 9.000 den fazla öğrenci yararlanmaktadır. Benzer bir uygulama 2005-2006 öğretim yılında Okulöncesi Öğretmenliği Lisans Programı nda iki farklı ders için uygulamaya konulmuştur. e-danışmanlık Hizmeti e-danışmanlık hizmeti önceki bölümde adı geçen Bilgi Yönetimi, İngilizce Öğretmenliği ve Okulöncesi Öğretmenliği gibi programların dışında kalan programlarda okuyan açıköğretim öğrencilerine sunulan yüz yüze akademik danışmanlık hizmetlerinin bir benzerinin asenkron olarak internet ortamında verilmesidir. E-danışmanlık hizmetinin amacı, yüz yüze akademik danışmanlık hizmeti alamayan öğrencilerin akademik içerikli sorularına yanıt almalarını sağlamaktır. Akademik danışmanlık hizmetleri Açıköğretim Fakütesi Akademik Danışmanlık Koordinatörlüğü tarafından organize edilmektedir. Akademik Danışmanlık Koordinatörlüğü illerde bulunan İl Koordinatörleri yardımıyla akademik danışmanları görevlendirmekte ve denetlemektedir [3]. İnternet Ortamında Danışmanlık Hizmetlerindeki Deneyimler 2001-2002 yılında öğretime başlayan ve Türkiye de bütünüyle internet dayalı ilk önlisans programı olan Açıköğretim Fakültesi Bilgi Yönetimi Önlisans Programı öğrencilerine birinci ve ikinci sınıfta yer alan 12 uygulamalı ders için eşzamanlı akademik danışmanlık hizmeti verilmektedir. Akademik danışman olarak Anadolu Üniversitesinin çeşitli fakültelerinde görevli, konusunda uzman 60 öğretim elemanı görev almakta ve 500 e yakın öğrenci bu hizmetten yararlanmaktadır. Akademik danışmanlar, danışmanlık odasında yer alan konsollarda danışmanlık süreleri boyunca bekleyerek öğrencilerden gelen soruları almakta ve yanıtlamaktadır. Uygulamalı her dersin günde 4 saat olmak üzere haftada 20 saat çevrimiçi akademik danışmanlık hizmeti vardır. Birinci ve ikinci sınıf öğrencilerine haftada 240 saat eşzamanlı akademik danışmanlık hizmeti verilmektedir. Şekil 2. e-danışmanlık Soru Listesi e-danışmanlık hizmeti Açıköğretim e-öğrenme Portalında alıştırma yazılımı olan derslerde verilmekte ve öğrencilerin akademik danışmanlara, dersleriyle ilgili soru sormalarına olanak tanımaktadır. E- danışmanlık uygulaması, 2005 yılının Mayıs ayında alıştırma yazılımı olan 24 ders ile pilot proje olarak başlatılmıştır. 2005-2006 öğretim yılında 50 ders ile uygulamaya devam edilmiştir. 2006-2007 öğretim yılında ise 76 derste e-danışmanlık hizmeti verilmesi planlanmaktadır. e-danışmanlık Hizmetinin Geliştirilme Süreci C# programlama diliyle ASP.NET altyapısı kullanılarak hazırlanan Açıköğretim e-danışmanlık Hizmeti, Microsoft firmasının veritabanı çözümü olan SQL Server ile bütünleşik olarak çalışmaktadır. Açıköğretim e-destek Hizmeti, yaklaşık olarak 4 hafta süren kodlama süreci bitiminde, uygulamada yer alan 3
hataların tespit edilebilmesi ve giderilmesi amacıyla bir hafta test edilerek kullanıma hazır hale getirilmiştir. Bu süreç sonunda Açıköğretim e-danışmanlık Hizmeti, e-öğrenme Portalı içinde bulunan hizmetler bütününün bir parçası olarak öğrencilerin kullanımına açılmıştır. Açıköğretim e-danışmanlık Hizmeti sorulan soruların geçerliliğini kontrol altında tutabilmek amacıyla 3 farklı kullanıcı türü içermektedir. Bu kullanıcı türleri Moderatör, Danışman ve Öğrenciden oluşmaktadır. danışmana iletilmektedir. Danışmanın, soru iletildikten sonra 48 saat içerisinde yanıtlayarak e-danışmanlık ortamından yayınlaması gerekmektedir. Danışman tarafından yanıtlanan soru ve yanıtlara bütün öğrenciler erişebilmektedir. Sorulan sorular ve yanıtları öğretim yılı başından bütünleme sınavları sonuna kadar yayında kalmakta, bütünleme sınavlarından sonra arşivlenerek yeni öğretim yılına hazırlık yapılmaktadır. Tüm moderatör ve danışmanların yetkileri sadece kendi dersleri ile sınırlıdır. Moderatör veya danışman olarak yetkilendirilmedikleri diğer tüm derslerde sadece soru ve yanıtları okuyabilme hakkına sahiptirler. e-danışmanlık Hizmetinin Uygulanması Açıköğretim e-öğrenme Portalında alıştırma yazılımı bulunan her dersin bir akademik danışmanı ve bir moderatörü bulunmaktadır. Akademik danışmanlar genellikle ilgili derse ait açıköğretim kitaplarının editörlerinden seçilmektedir. Tüm kullanıcıların, Açıköğretim e-danışmanlık Hizmetini kullanabilmesi için Açıköğretim e-öğrenme Portalında oturum açmaları gereklidir. Öğrenciler sadece T.C. kimlik numaralarını kullanarak Açıköğretim e-öğrenme Portalına giriş yapabilmektedir. Danışmanların ve Moderatörlerin Açıköğretim e-öğrenme Portalına giriş yapabilmeleri için sistem yöneticisi tarafından kendilerine bildirilen kullanıcı adını ve parolasını kullanmaları gereklidir. Kullanıcılar oturum açtıktan sonra bölüm ve ders seçimi yaparak, ilgili dersin e-öğrenme hizmetleri listesinden e-danışmanlık bağlantısına tıklayarak Açıköğretim e-danışmanlık Hizmetine ulaşmaktadır. Açıköğretim e-danışmanlık Hizmetinde öncelikle ilgili dersin ünite listesini görüntülenmektedir. Öğrenciler soru sormak istedikleri üniteyi ünite listesinden seçerek yanıtlanmasını istedikleri sorularını göndermektedir. Matematik, İstatistik gibi sayısal derslerle ilgili soruları formül barındırıyorsa, sorularını bir belge içine yerleştirerek de gönderebilmektedirler. Sistem öğrencilerin ve akademik danışmanların doc, jpg ve gif uzantılı dosyaları ekleyebilmelerine olanak sağlamaktadır. Öğrenci - Moderatör Danışman Öğrenci Süreci Öğrenciler tarafından danışmanlara gönderilen sorular önce dersin moderatörü tarafından incelenmektedir. Geçersiz olan sorular iptal edilmekte, ilgisiz olanlar doğru kanala yönlendirilmektedir. Akademik içerikli olan sorular ise ilgili danışmana yanıtlaması amacıyla Şekil 3. e-danışmanlık Soru Ayrıntı Sayfası Açıköğretim e-öğrenme Portalı ilk tasarlandığında öğrencilerin oturum açma, derslere erişim, açılmayan sayfalar, çalışmayan bağlantılar gibi sorunlarını yetkililere iletebilmeleri ve sorunlarına çözüm önerileri almaları öngörülmüştür. Bu amaçla Açıköğretim e- Öğrenme Portalında yer alan her bileşen için ayrı ayrı e-destek hizmeti sunulmaktadır. E-Danışmanlık hizmetinin de e-destek servisi olup öğrencilerin e- Danışmanlık hizmeti ile ilgili soru ve sorunlarına bu servis ile yanıt verilmektedir. E-Destek servisine gelen sorular ve yanıtları tüm öğrencilerin erişebileceği biçimdedir. Bu servislere çok sayıda soru geldiği için öğrenciler son 30 günde gönderilen soruları ve yanıtlarını görebilmektedir. 2005-2006 öğretim yılında e-danışmanlık hizmetinin e-destek servisine 828 farklı öğrenci tarafından 1174 adet soru gönderilmiş ve sorular yetkililer tarafından yanıtlanmıştır. Açıköğretim e-öğrenme Portalında kayıtlı kullanıcı olmayanlar konuk kullanıcı adıyla oturum açarak derslere ait e-danışmanlık sorularını ve yanıtları okuyabilirler. Uygulama Sonuçları e-danışmanlık hizmeti verilen derslerde kayıtlı öğrenci sayılarında büyük farklılıklar bulunmaktadır. Örneğin ortak derslerde kayıtlı öğrenci sayısı yüzbinler mertebesindeyken, programlara özgü derslerde kayıtlı öğrenci sayıları binler mertebesinde olabilmektedir. Bu durum öğrenciler tarafından akademik danışmanlara yönlendirilen soru sayılarının dersten derse büyük farklılıklar göstermesine neden olmaktadır. Diğer taraftan Matematik ve İstatistik gibi sayısal derslere 4
yönelik ilgi sözel derslere göre daha fazla olabilmektedir. 2005-2006 öğretim yılında e- Danışmanlık hizmeti verilen 50 derse 1.773 farklı öğrenciden toplam 4.042 soru gelmiştir. En fazla soru Genel Matematik dersine ait olup, bu dersin danışmanına 400 soru yönlendirilmiştir. 10 tane derse ise 10 dan az sayıda soru yönlendirilmiştir. Sorulan 4.042 sorunun %56 sı akademik içerikli olup derslerin akademik danışmanları tarafından yanıtlanmıştır. Gelen soruların %44 ü ise ilgisiz ya da geçersiz sorulardan oluşmaktadır. Sistemden sadece soru soran öğrenciler değil, diğer öğrencilerinde yararlandığı görülmektedir. Aynı dönemde sorulan soruları ve yanıtları 40.817 öğrencinin okuduğu gözlenmiştir. Öğrenci Görüşleri Anadolu Üniversitesi Açıköğretim fakültesi tarafından açıköğretim sisteminin değerlendirilmesine yönelik olarak Nisan 2006 döneminde internet ortamında bir anket düzenlenmiştir. Bu ankete 10.540 açıköğretim öğrencisi katılmıştır. 5.322 öğrenci e-danışmanlık hizmeti ile ilgili verilen yargı cümlelerinin en az birine ilişkin fikrini belirtmiştir. Yargı cümleleri ve öğrencilerin tutumları aşağıda listelenmiştir. Yargı-1. e-danışmanlık hizmetini gerekli görüyorum Yargı4: e-danışmanlık hizmetinde danışmana gönderdiğim sorulara yeterli yanıtlar alabiliyorum Yargı5: e-danışmanlık hizmeti ile kendimi yalnız hissetmiyorum Yargı-2: e-danışmanlık hizmetini yeterli buluyorum. Uygulanan anketin sonuçlarına göre olumlu yargı cümlelerinde yanıt veren öğrencilerin yarısına yakın ya da yarısından fazlasının Katılıyorum ve Kesinlikle Katılıyorum yönünde görüş bildirdiği görülmektedir. Yargı-3: e-danışmanlık hizmetinde danışmana gönderdiğim sorulara zamanında yanıt alabiliyorum 5
Sonuçlar ve Öneriler Açıköğretim sistemi öğrencilerin kendi kendilerine ders çalışma becerilerine son derece bağımlı bir sistemdir. Bütün bir öğretim yılı süresince kendisini yalnız ve yetersiz hisseden öğrenciler için derslerde anlayamadıkları konularda soru sorarak yanıt alabilmeleri sağlandığında motivasyonlarının ve akademik başarılarının olumlu olması öngörülmektedir. Bu amaçla Açıköğretim Sisteminde başlatılan internete dayalı eş zamanlı olmayan e- Danışmanlık hizmetinin açıköğretim öğrencileri tarafından tanındıkça giderek artan oranda kullanılması ve açıköğretim sisteminin temel öğretim ortamlarından birisi olması beklenmektedir. Kaynakça 1. Mutlu, M.E. and Özkul A.E., A Road Map Proposal for Transition to Large Scale E-Learning in Open Universities: Case of Anadolu University Open Education System, 2. International Open and Distance Learning Symposium, Anadolu University, 13-15 September 2006. 2. Mutlu, M.E., Kip, B. ve Kayabaş, İ., İnternet Ortamında Sunulan Açıköğretim Hizmetlerinde Öğrencilerin Teknik Sorunlarının Çözümü İçin Merkezi Bir Yaklaşım: Açıköğretim E-Destek Hizmeti", Bilgi Teknolojileri IV & Akademik Bilişim 2006, Pamukkale Üniversitesi Kongre ve Kültür Merkezi, 9-11 Şubat 2006. 3. Mutlu, M.E., Özöğüt Erorta, Ö. & Yılmaz, R., Design and Development of the E-Learning Services in the Open Education System in Turkey, EADTU- Working Conference 2005 Towards Lisbon 2010: Collaboration for Innovative Content in Lifelong Open and Flexible Learning, Rome, 10-11 November 2005. 6