PROGRAM YÖNETİM BİRİMİ UZMAN PERSONELİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI HK. YÖNERGE Sıra No :GMKA/ Birim Yönerge/14 Revizyon No : 1 Tarih : 26 /09//2011 BİRİNCİ BÖLÜM AMAÇ VE KAPSAM Madde 1- Bu yönergenin amacı Güney Marmara Kalkınma Ajansı Program Yönetim Birimi (PYB) Uzmanının görev ve sorumlulukları esaslarını düzenlemektir. DAYANAK Madde 2- Bu yönerge 5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kuruluşu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkında Kanun ve Ajansların Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 31 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. TANIMLAR Madde 3- Bu yönergede ve tüm yönergelerde yer alan tanımlardan; a) Ajans: Güney Marmara Kalkınma Ajansı nı, b) Bakanlık: Kalkınma Bakanlığı nı, c) Ajans Bölgesi: Balıkesir ve Çanakkale İllerini kapsayan TR22 Bölgesi ni, d) Genel Sekreter: Güney Marmara Kalkınma Ajansı Genel Sekreteri ni, e) Birim Başkanı: Güney Marmara Kalkınma Ajansı çalışma birim başkanlarını, f) Uzman: Güney Marmara Kalkınma Ajansı nda çalışan özel, mesleki ve teknik bilgi gerektiren işlerini yapmakta görevli Uzman Personeli (Hukuk İşlerinden Sorumlu Uzman dâhil), ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM PROGRAM YÖNETİM BİRİMİ UZMANLARININ GÖREV VE SORUMLULUKLARI Madde 4- PYB Uzmanlarının Birim ile ilgili görevleri şunlardır:
1. Program Yönetim Birimi Görevleri Hakkında Yönerge de PYB için tespit edilen yükümlülüklerin Ajans ın hedef ve politikalarına uygun şekilde layıkıyla ifası için azami gayret göstermek 2. Genel Sekreter ve Birim Başkanı tarafından kendisine tevdi edilen birim görevlerinin, vaktinde ve beklenen kalitede yerine getirilmesi için azami önlemi almaya çalışmak Madde 5- PYB Uzmanının görevleri yerine getirme kapsamındaki sorumlulukları şunlardır: 1. 5449 sayılı Kanun kapsamında hazırlanmış olan yönetmelik, yönerge ve diğer mevzuat gereği veya görevlendirme gereği yapması gereken iş ve işlemleri zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek, 2. Birimin iş ve işlemlerini içeren ve ilgilendiren kanun, yönetmelik, kılavuz, yönerge vb. mevzuatı bilmek, 3. İşlerini gereği gibi ve itina ile yapmayan veya eksik yapan zamanında yapmayan, veya bunlara sebep olan personel hakkında tüm hukuki müeyyidelerin uygulanacağını bilmek, 4. İşini ve görevlerini zamanında ve doğru yapmak, takip veya kontrol etmek, 5. Ajansın asli faaliyetlerine katılmak, itina ile çalışmak, verilen görevleri yerine getirmek, 6. Performans kriterlerini azami yerine getirmeye çalışmak, 7. Genel Sekreter, Birim Başkanı ve diğer personele azami düzeyde yardımcı olmak, Madde 6- Program Yönetim Birimi Uzmanlarının görev ve sorumlulukları şunlardır: 1. Verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapmak, 2. Ajans ın çalışma saatlerine riayet etmek, 3. Teklif çağrısı ve mevzuatta düzenlenen diğer destek programlarının başvuru rehberlerinin hazırlamak ve gerekli durumlarda destek programlarına ilişkin düzeltmeler yapmak, 4. Teklif çağrısına ilişkin tanıtıcı materyalleri, kurumsal iletişim sorumlusu ile birlikte hazırlamak (broşür, afiş, gazete ilanı vb.), 5. Potansiyel başvuru sahipleri tarafından yöneltilen soruların cevaplarını Ajans internet sayfasında Sıkça Sorulan Sorular (SSS) bölümünde yayımlayarak herkesin aynı anda ve eşit düzeyde bilgi edinebilmesini sağlamak, 6. Projeleri kabul ve kayıt etmek, 7. Proje ve faaliyet tekliflerinin değerlendirme süreçlerinin yürütülmesine yardımcı olmak, 8. Proje teklifinde bulunan ancak hibe almaya hak kazanamayan başvuru sahiplerine yapılan değerlendirme sonucunda verilen kararları gerekçeleriyle birlikte bildirmek,
9. Destek almaya hak kazanan projelerin sözleşme işlemlerinin, İzleme Değerlendirme ve Raporlama Birimi ile birlikte gerçekleştirmek, 10. Bölgenin kalkınmasına katkı sağlayacak Uluslararası kurum ve kuruluşların mali destek ve hibe programlarına Ajans adına proje hazırlanmasına katkı sağlamak, 11. Birim Başkanı tarafından kendisine havale edilen her türlü evrakı inceleyerek gereğini yapmak, 12. Görev başından ayrılmayı gerektiren durumlarda sorumlu olduğu kişileri bilgilendirmek, 13. Teknik bilgi seviyesini ve iş çıktılarının kalitesini yüksek tutmak, 14. Ajans ın belirlenmiş olan vizyon, misyon, çalışma ilke ve değerlerine uygun olarak birim içi ve birimler arası takım çalışmalarının içinde yer almak, desteklemek ve yönlendirmek, 15. Görev ve faaliyetleri öncelik sırasına koymak, çalışma motivasyonunu üst seviyede tutmak için gerekeni yapmak, 16. Kurum içi ve dışı eğitimlere katılmak, sağlanan eğitim ve kişisel gelişim fırsatlarından faydalandığını ve edindiği kazanımlarını işine yansıttığını göstermek, 17. Ajans paydaşlarının memnuniyetini en üst seviyede tutmak için gereken özeni göstermek, 18. Konusu ile ilgili her toplantıya hazırlık yaparak zamanında katılmak, 19. Ekip çalışmalarında aktif rol almak, içinde olduğu takımların ortak olarak aldığı kararlara uymak, iş yükü el verdiği takdirde çalışma arkadaşlarına gereken desteği vermek, 20. Mevzuatta belirlenen görevlerini eksiksiz yerine getirmek için gerekli işlem ve faaliyetleri yerine getirmek, 21. Destek programlarının hazırlanması, yürütülmesi ve diğer Program Yönetim Birimi iş süreçlerinde Birim Başkanı na ve uzman arkadaşlarına azami düzeyde yardımcı olmak, 22. İmzalaması veya paraflaması gereken yazı, talep, satın alma, harcama, izin, görevlendirme gibi tüm evrakları eksiksiz ve zamanında imzalamak, 23. Ajansın gizlilik niteliği taşıyan ve diğer tüm evraklarını korumak ve muhafaza altına almak, evrakların ajans dışına çıkarılmaması konusunda gerekli önlemleri almak, gizlilik niteliği taşıyan evrakların izinsiz olarak kopyalanması ve çoğaltılmasını önlemek, 24. Ajansı her ortamda en iyi şekilde temsil etmek ya da birim adına edilmesini sağlamak, 25. Ajans personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranmak, 26. Birim haftalık faaliyet raporunun hazırlanmasına katkı sağlamak, 27. Katıldıkları her türlü toplantı ile ilgili olarak rapor yazarak birim başkanına iletmek, 28. Birim Başkanı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Madde 7- PYB Uzmanlarının Sadakat, Etik, Gizlilik, Temsil kapsamındaki görevleri şunlardır:
1. Ajansa bağlılık ve sadakat göstermek, 2. Gizliliğe özen göstermek ve sır saklamak, 3. Ajans etik kurallarına ve gizlilik ilkelerine uymak, aykırı durumları derhal birim başkanına iletmek, 4. Ajansın gizlilik içeren iş ve işlemleri hakkında konuşmamak ve bilgi vermemek, 5. Ajans itibarını ve imajını Ajans içinde ve dışında, her ortamda en iyi şekilde temsil etmek ve korumak, 6. Ajans içinde veya dışında iş gereği muhatap olunan kişilere karşı nezaket kurallarına azami derecede önem vermek, Madde 8- PYB Uzmanlarının Çalışma Ortamı kapsamındaki görevleri şunlardır: 1. Tüm Ajans personeli ve Ajansla muhatap olan tüm paydaşlara karşı cinsiyet, ırk, inanç, sosyal konum, bölge vb. ayrımcılığı yapmamak, adil ve eşit davranmak, 2. Genel Sekretere ve tüm Ajans personeline karşı nazik ve saygılı olmak, 3. Tüm personel ile koordinasyon, işbirliği ve iletişime önem vermek, 4. Birimin görevleri olarak tüm mevzuatta belirlenmiş olan hususlarda Başkanına yardımcı ve bu konularda birim başkanının talimatlarını yerine getirmek, 5. Birlik ve beraberliği bozucu davranışlarda bulunmamak, 6. Çalışma ortamının huzurunu bozucu davranış, tutumda bulunmamak, 7. Tüm personele karşı sözlü veya fiili taciz, saldırı vb. davranış ve tutumlarda bulunmamak, 8. Ajansı ilgilendiren konularda vakıf oldukları eksiklik veya usulsüzlüğü ivedilikle Birim Başkanına veya Genel Sekretere hem yazılı hem sözlü olarak bildirmek, Madde 9- PYB Uzmanlarının Yazışma, Evrak kapsamındaki görevleri şunlardır: 1. Tüm yazışmaları Birim Başkanı bilgisi dahilinde yapmak, 2. Yazışmaları kurallarına uygun olarak yapmak, yazıları Birim Başkanına sunmadan paraflamak, 3. Tüm evrakların defter ve/veya elektronik ortam kayıtlarını eksiksiz yapmak 4. Tüm evrakların gizliliğine riayet etmek, 5. Yazışmaları, dosyalamayı ve arşivlemeye mevzuatına uygun olarak yapmak, 6. Ajansın resmi evrak, dosya, doküman gibi her türlü belgesini korumak, 7. Ajans iş ve işlemleriyle ilgili hiçbir evrakı, belgeyi, dokümanı vb. izinsiz çoğaltmamak ve Ajans dışına çıkarmamak, 8. Masalarının veya çalışma alanlarında gizli ve önemli belge, evrak, dosya, vb. bulundurmamak, varsa bunların gizliliğini ve güvenliğini sağlamak,
Madde 10- PYB Uzmanının Kişisel Bilgiler, Mesai, Demirbaş kapsamındaki görevleri şunlardır: 1. Kişisel bilgilerindeki değişiklikleri ivedilikle Ajansa bildirmek, 2. Acil durumlarda ulaşılmak üzere, Ajansa adres ve telefon bilgilerini bildirmek, 3. Mal beyanlarını zamanında ve tam olarak vermek, 4. Mesai saatlerine riayet etmek, 5. Mesai kayıtlarını ( kart okutma, vb.) yerine getirmek 6. İzinsiz olarak Ajanstan veya görev yerinden ayrılmamak 7. Ajans binasını, demirbaşları ve araçları itina ile kullanmak, korumak, zarar vermemek ve tahrip etmemek, 8. Demirbaşı, araçları ve tüm binayı temiz kullanmak. Sorumluluklar Madde 11- Uzman personel; ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Uzman Personel Sorumlulukları a) Sorumlu oldukları birimlerin tüm mevzuat veya görevlendirme gereği yapması gereken iş ve işlemlerin yapılmaması veya eksik yapılması, zamanında yapılmaması nedeniyle doğan zarar ve kayıplardan, b) Ajans adına yetkisiz imza atmaktan doğan her türlü cezai, maddi ve hukuki sonuçtan, c) Sorumluluğunda olan tüm Ajans evrakının gizliliğinin korunmaması, Ajans dışına çıkarılması veya çoğaltılması halinde bunun her türlü sonucundan, d) Ajans adına bağlayıcı beyan, fiil ve davranışlar nedeniyle ortaya çıkan sonuçlardan, e) Ajansın resmi evrak, dosya, doküman gibi her türlü belgesini imha etmek, zarar vermek, zarar vermeye teşebbüs etmek veya bunlara kayıtsız kalmaktan, f) Ajans binasına, demirbaşlarına veya araçlarına kasıtlı ya da kusurlu olarak zarar vermekten, g) Üstlerine kasıtlı veya kusurlu olarak yanlış bilgi vermekten veya yanlış yönlendirmelerden doğacak her türlü zarar ve sonuçtan, h) Kusurlu veya kasıtlı olarak ajansın itibar ve güvenine verdikleri zararlardan, i) Bu Yönergede belirtilmemiş olsa bile Ajansı ilgilendiren tüm mevzuattan, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve kanunlarındaki tüm sorumluluk doğuran hususlardan, sorumludur. Uzman Personel, Birim Başkanı na ve Genel Sekretere karşı sorumludur. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Genel Çalışma İlkeleri ve Çalışmalarda Uyulacak Esaslar Madde 12- Ajansta çalışanların uyması gereken genel çalışma ilkeleri ve çalışmalarda uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir; a) Verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapmak, b) Ajans ın çalışma saatlerine riayet etmek, c) Görev başından ayrılmayı gerektiren durumlarda sorumlu olduğu kişileri bilgilendirmek, d) Teknik bilgi seviyesini ve iş çıktılarının kalitesini yüksek tutmak, e) Görev ve faaliyetleri öncelik sırasına koymak, çalışma motivasyonunu üst seviyede tutmak için gerekeni yapmak, f) Kurum içi ve dışı eğitimlere katılmak, g) Birlikte çalıştığı kişiler ile olumlu iş ilişkileri kurmaya ve bu ilişkileri korumaya gayret etmek, BEŞİNCİ BÖLÜM Yürürlük ve Yürütme Yürürlük Madde 13- Bu yönerge tebliği tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 14- Bu yönerge hükümlerini Genel Sekreter yürütür.