Altyapımızı Yeni TTK ile uyumlu hale getirmek...
Yeni TTK ya uyum, mevzuatı kavrayarak tamamlayabileceğimiz bir sürecin ötesinde; önemli altyapısal değişiklikler getirecek bir dönüşümdür Dış Paydaşlar İlişkili Kurumlar Finans Fonksiyonu Diğer Fonksiyonlar Hissedarlar Yasa / Mevzuat 1 2 3 4 Organizasyon ve Süreç Veri ve Teknoloji ve İnsan Kaynağı Bilgi Sistem 5 Değişim Yönetimi 2
Yeni yapıya uyum sürecinde, organizasyon ve insan faktörü önemli bir unsur olarak karşımıza çıkmaktadır Farklı bir bakış açısı / yaklaşım Farklı bir yapılanma, farklı sorumluluk ve yetki alanları Farklı bir bilgi birikimi, yetkinlik ve beceri 1. Organizasyon yapısındaki değişiklik ihtiyaçlarının belirlenmesi 2. Görev, yetki ve sorumluluklarda değişiklik ihtiyaçlarının belirlenmesi 3. Yeni karar mekanizması, delegasyon ve onay akışı gereksinimlerinin belirlenmesi 4. Yetkinliklerle ilgili değişiklik ihtiyaçlarının belirlenmesi 5. Kadro yapısı ile ilgili değişiklik ihtiyaçlarının belirlenmesi 6. Performans Yönetimi ile ilgili değişiklik ihtiyaçlarının belirlenmesi 7. Eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi 3
Yeni yapıya uyum sürecinde, organizasyon ve insan faktörü önemli bir unsur olarak karşımıza çıkmaktadır 1 Organizasyonda Yeni Yapılar ve Mevcut Yapıda Değişiklikler Yönetim Kurulu ve Yönetimin Örgütlenmesi Dönüşüm Lideri (geçiş / uyum sürecinde) İç Denetim Komitesi (zorunlu değil) Risklerin Erken Teşhisi Komitesi Yatırımcı İlişkileri / Kurumsal İletişim vb. fonksiyonların rolü Daha güçlü bir Raporlama Fonksiyonu VUK bakış açısı yerine TFRS bakış açısı & TFRS yetkinliği kazanmış bir M.İşler İç kontrole yönelik yapılanmalar M.İşler dışındaki birim/yöneticilerin de finansal bilgi ve bakış açısını kazanmaları Görev, Yetki ve Sorumluluklarda Yenilikler Rasyonel Sorumluluk Sistemleri: Kontrolü dışındaki zararlardan sorumlu tutulmama Görev ve sorumlulukların net olması Yetkiler ile sorumlulukların uyumlu olması Teşkilat Yönergesi (şirkette her kademede karşılıklı sorumluluklar) Yönetim Kurulu ve diğer merciler arasında görev ve yetki dağılımı 4
Yeni TTK ile birlikte, sadece Mali İşler için değil, tüm şirket için iş süreçlerinde farklı bir işleyiş söz konusu olacaktır Farklı iş yapış şekilleri (daha şeffaf) Farklı süreç akışları ve aktiviteler Farklı kontrol noktaları (kontrol, risk, gözetim, denetim...) 1. Yeni prensipler, kurallar, politikaların belirlenmesi 2. Fonksiyonlar arasında birlikte çalışma şekilleri ile ilgili değişiklik gereksinimlerinin belirlenmesi (Mali İşler ve Diğer Fonksiyonlar) 3. Bağımsız Denetçi ve Şirket arasındaki çalışma şekilleri ile ilgili değişiklik gereksinimlerinin belirlenmesi 4. Süreçler, iş akışları ve aktivetelerle ilgili değişiklik gereksinimlerinin belirlenmesi 5. Kontrol mekanizması ve noktalarındaki değişiklik gereksinimlerinin belirlenmesi 6. Süreçlerde risk bakış açısının dahil edilmesi 7. Elektronik ortamlarda ve yöntemlerle yürütülecek süreç ve aktivitelerin belirlenmesi 8. Yeni dokümantasyon ihtiyaçlarının tanımlanması 5
Yeni TTK ile birlikte, sadece Mali İşler için değil, tüm şirket için iş süreçlerinde farklı bir işleyiş söz konusu olacaktır 2 Süreçlerde Yeni İşleyişler ve Mevcut İşleyişte Değişiklikler Yönetim Kurulu işleyiş süreçleri Proaktif bir Risk Yönetimi süreci (risklerin erken teşhisi) İç denetim süreci / sistemi İç kontrol süreci / yapısı Gözetim süreci (özellikle devredilen yetkiler için) Bilgi Edinme ve Şeffaflık Süreci (Web sitesi yönetimi ve güncelleme süreci vb.) Sözleşme yönetimi süreci (Yeni TTK ve TFRS ile uyumlu) Bağımsız denetim sürecini destekleyecek süreçler Mali Tablo, Risk, Faaliyet Raporu içinde yer alan finansal bilgiler Süreçlerde kurumsal yapıya uyum ve dokümantasyon (Kuruluş belgeleri vb.) İşlem denetimine tabi işlemlerin yönetimi (s.alma, birleşme, bölünme, sermaye hareketleri vs.) süreci Daha detaylı raporlama süreçleri Yeni yetki, onay, kontrol mekanizmaları perspektifiyle yapılanmış süreçler 6
Özellikle raporlama ihtiyaçlarındaki değişiklikler, veri ve bilgi ile ilgili ihtiyaçları da tetikleyecektir Farklı raporlama gereksinimleri Farklı veri / bilgi ihtiyaçları Farklı veri dönüşüm ihtiyaçları 1. Raporlama / bildirim gereksinimlerinin belirlenmesi - Bilginin tanımlanması - Yeni raporlama ihtiyaçları - Eşzamanlı farklı raporlama gereksinimleri 2. Hesaplamalar için gerekecek verilerin belirlenmesi 3. Veri kategorizasyonu ve envanterinin oluşturulması 4. Yeni veri gereksinimlerini destekleyecek teknoloji sistem ihtiyaçlarının belirlenmesi 5. Veri ile ilgili sahipliklerin yeniden tanımlanması 7
Özellikle raporlama ihtiyaçlarındaki değişiklikler, veri ve bilgi ile ilgili ihtiyaçları da tetikleyecektir 3 Sadece Veri değil, aynı zamanda bilgi... Hissedarları/paydaşları aydınlatabilecek / şeffaf / denetimi kolay / TFRS ile Uyumlu / Güvenli / Kurumsal Hangi veri gizli hangi veri değil ( ticari sır şeffaflık dengesi ) Artan ve Farklılaşan Raporlama İhtiyaçları 1. Yıllık Faaliyet Raporu 2. TFRS Finansal Tablolar 3. Web Sitesi Bilgileri Ve daha fazlası... TFRS raporlamasından vergi matrahına geçiş Sektöre özgü TFRS TFRS bazlı bütçe, yönetim raporları TFRS Muhasebe Politikaları ve Uygulamaları Kitapçığı (Ticari muhasebe açısından düzenleme, değerleme ve mahsup kuralları) Risklerin izlenmesi ve raporlanması Bağlı şirketlerle ilişkilerin raporlanması (Topluluk İlişkileri Raporu) Şirketler Toplulukları için konsolide finansal denetim 8
Özellikle raporlama ihtiyaçlarındaki değişiklikler, veri ve bilgi ile ilgili ihtiyaçları da tetikleyecektir örnek 9
Teknoloji altyapısı ve yazılımlar geleneksel olarak en fazla ödevin karşımıza çıktığı alanlardır Farklı operasyonel sistemler Farklı raporlama, konsolidasyon, iş zekası sistemleri Farklı veritabanları Elektronik ortamda yapılabilecek işler 1. Sistemde saklanması gereken veri/bilgilerin belirlenmesi 2. Sistemin yapması gereken hesaplamaların belirlenmesi 3. Sistemdeki hesap planı, kayıt işleyiş mantığı ve muhasebe defteri yapılarının belirlenmesi 4. Sistemdeki veri saklama ve raporlama yapısının belirlenmesi 5. Elektronik ortamda yapılacak işlerin tanımlanması 6. Mevcut yazılımın belirlenen gereksinimler ile ne oranda örtüştüğünün değerlendirilmesi 7. İleriye dönük ihtiyaçların tariflenmesi 10
Teknoloji altyapısı ve yazılımlar geleneksel olarak en fazla ödevin karşımıza çıktığı alanlardır 4 Teknoloji ile ilgili birçok düzenleme söz konusu Elektronik Fatura / Tebligat / Arşivleme / İhale / İmza / Kurumsal Yönetişim / Envanter / Ticaret Sicili / Ticaret Defterleri Teknoloji ve Sistem Elektronik ortamda Genel Kurul / Yönetim Kurulu yapılması KEP (kayıtlı elektronik posta) sistemi WebSitesi ve Güvenliği Bilgi koruma erişim hakları Bilgileri elektronik ortamda saklama, yedekleme Ticari belgelerde yazışma unvanı sistemde yeniden düzenleme... Sistemlerle ilgili gerekli aksiyonlar alınmalı Operasyonel Sistemler Raporlama, İş Zekası, Konsolidasyon Sistemleri Veri tabanları Yeni ödeme / kayıt tipleri: Örnek: Nakdi sermaye ödemeleri, yöneticilere yapılan ödemeler vb. Ticari Kar Mali Kar arası geçişlerin sistem üzerinde izlenebilirliği 11
Tüm bu değişimler yaşanırken, gözardı edilmemesi gereken temel unsur değişimi doğru yönetebilmek tir 5 Tüm bu geçiş ve uyum sürecini nasıl yönetmeliyiz? 1. İç ve dış paydaşların beklentilerinin net bir şekilde tariflenmesi Vizyon Paylaşımı / Bilgilendirme / İletişim / Eğitim 2. Dönüşüm Lideri nin atanması 3. Vergi bakış açısından TTK bakış açısına geçişin sağlanması 4. Organizasyon, görev ve sorumluluklar, süreç, teknoloji, raporlama, veri ve diğer alanlardaki değişim ihtiyaçlarının uyumlu ve doğru şekilde yönetilmesi 5. Geçiş ve uyum sürecinin planlanması 12
Altyapıyı hazır hale getirebilmek adına üç ana aşamadan oluşan bir yaklaşım önermekteyiz Analiz ve Dönüşüm Yol Haritası (Hazırlık) Tasarım (Uyum) Uygulama (Dönüşüm) 13 Dönüşümün bir proje olarak konumlandırılması Dönüşüm Lideri atanması Dış ve iç kaynakların belirlenmesi Mevcut durumun analizi (farklılık ve hazır olma analizi) Yasalar / Mevzuat Organizasyon & İK, Görev ve Sorumluluklar Yetkilendirme Süreç,Politika,Prosedürler Teknoloji / Sistem Veri / Bilgi Kurumsal Yönetim Dokümantasyon Aksiyonların belirlenmesi ve önceliklendirilmesi Temel faktörlerin değerlendirilmesi Maliyet, İK, Risk, Etki Eğitim ihtiyaçlarının tespiti Yazılım / sistem seçimi Dönüşüm Yol Haritasının ve Dönüşüm Planının (takvim) oluşturulması ve duyurulması Dönüşüm Yönetimi Dönüşüm Yol Haritası ve Dönüşüm Planı baz alınarak ilgili tasarımların yapılması: Organizasyon Şeması Görev ve Sorumluluklar Yetkilendirme Matrisi Süreç, Politika, Prosedürler Teknoloji / Sistem Veri Altyapısı, Bilgi Akışı ve Raporlama Sistematiği Gerçekleştirilen tasarımların test edilmesi, gözden geçirilmesi ve varsa gerekli revizyonların yapılması İlgili eğitimlerin alınması Geçiş ve Uygulama Planının oluşturulması Yeni yapının ve geçiş planının duyurulması Uygulamanın hayata geçirilmesi Sürekli izleme ve iyileştirme