T.C. MALİYE BAKANLIĞI Muhasebat Genel Müdürlüğü GÖRÜŞ VE ÖNERİ RAPORU Ömer DAĞ Maliye Uzmanı Nevzat KILIÇ Maliye Uzmanı Adem YÜCEL Dışişleri Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürü RAPORUN KONUSU Dışişleri Bakanlığı Konsolosluk İşleri Genel Müdürlüğünün yurtdışı misyonlarında yürütülen mali işlemlerin kayıtlarının izlendiği Konsolosluk.net yazılımı sistemi üzerinde sorun yaşanmaması için test sonuçlarının takibi açısından Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi muhasebe uygulamalarına referans olacak çalışmaların yürütülmesine yardımcı olunması maksadıyla, büyükelçilik ve konsolosluklarda kullanılan Konsolosluk.net yazılımı Kasa modülü üzerinden yapılan mali işlemlere ilişkin görüş ve öneriler.
GİRİŞ Bu rapor 07/05/2014 tarih 82959322.903.07 sayılı Makam oluru gereğince düzenlenmiştir. RAPORUN KAPSAMI VE KONUSU Rapor; Köln Başkonsolosluğu işlemleri örneği kapsamında; Dışişleri Bakanlığı Konsolosluk İşleri Genel Müdürlüğünün yurtdışı misyonlarında yürütülen mali işlemlerin kayıtlarının izlendiği Konsolosluk.net yazılımı sistemi üzerinde sorun yaşanmaması için test sonuçlarının takibi açısından, Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi muhasebe uygulamalarına referans olacak çalışmaların yürütülmesine yardımcı olunması maksadıyla, büyükelçilik ve konsolosluklarda kullanılan Konsolosluk.net yazılımı Kasa modülü üzerinden yapılan mali işlemlerin incelemesini konu almaktadır. Yapılan inceleme ve değerlendirmeler, Köln Başkonsolosluğunun mali işlemlerinin denetimi niteliğinde olmayıp, yalnızca Konsolosluk.Net yazılımının kendi içindeki işleyişi ve mevzuata uygunluğunu içermektedir. Rapor, yazılımın incelenmesi ve mali işlemlerden sorumlu konsolosluk çalışanları ile yapılan görüşmeler neticesinde oluşturulmuştur. Sistem üzerinden yapılan incelemeler, Köln Başkonsolosluğunun 2013 mali yılı ile 2014 yılı Ocak, Şubat, Mart ve Nisan aylarına ilişkin sistem verileri örnek alınarak yapılmış ve Konsolosluk.Net yazılımınca üretilen defter ve belgelerin Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen hükümlere uygunluğu değerlendirilmiştir. YAPILAN İNCELEME VE DEĞERLENDİRMELER Bilindiği üzere, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde; - Elçilik ve konsolosluklarca Dışişleri Bakanlığı Muhasebe Birimi adına tahsil edilen değerli kâğıt satış bedelleri, bütçe geliri ve emanet tahsilatı ile diğer tahsilat karşılığında Yurtdışı Muhasebe Yetkilisi Mutemedi Alındısı nın (MYMY Örnek No:10) düzenleneceği, - Dışişleri Bakanlığının yabancı ülkelerde tahakkuk eden aylıklar hariç, bütçe giderleri ve mahalli hizmetlilerin ücretlerinin, harcama yetkilisi mutemedi olarak görevlendirilmiş olan memurlara gönderilen avanslarla veya açılacak kredilerle ödeneceği, - Dışişleri Bakanlığı merkez memurları ile yabancı ülkelerde bulunan memurların aylıkları ve merkezin çeşitli gider ve gelirlerinin, doğrudan Dışişleri Bakanlığı Muhasebe Birimince ödeneceği veya tahsil edileceği, - Bu görevlerden dolayı elçilik ve konsoloslukların; tahsilat açısından muhasebe yetkilisi mutemetliği, gider açısından elçiler ve konsoloslar veya bu işle görevlendirilmiş olan memurların harcama yetkilisi mutemedi sayılacağı, 1
hüküm alıntına alınmıştır. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğine göre, elçilik ve konsolosluklarca yapılan tahsilat ve ödemeler ile merkezden gönderilen avanslar için, aşağıda belirtilen defterlerin tutulması ve cetvellerin düzenlenmesi gerekmektedir. 1- Konsolosluklar Kasa Defter (Örnek:18) 2- Konsolosluklar Gelir Defteri (Örnek No:19) 3- Elçilik ve Konsolosluklar Harcamalar Defteri (Örnek No:20) 4- Değerli Kâğıtlar Defteri (Örnek No:21) 5- Emanetler Defteri (Örnek No:22) 6- Menkul Kıymetler Defteri (Örnek No:23) 7- Alındı Kayıt Defteri (Örnek No:24) 8- Konsolosluk Hasılat Cetveli (Örnek No:25) 9- Konsolosluklar Hasılat Döküm Defteri (Örnek No:26) Yazılım üzerinde yapılan incelemelerde, büyükelçilik ve konsolosluklarca yapılan mali işlemlerin, Konsolosluk.Net yazılımının Kasa modülü üzerinden kayıt ve takip edildiği tespit edilmiştir. Aşağıda ekran görüntüsü (Ekran Görüntüsü-1) de bulunan Kasa modülünün altında 1-Kasa İşlemleri, 2-Kasa Raporları, 3-Hasılat Cetveli olmak üzere üç menü mevcuttur. Ekran Görüntüsü -1: Kasa Modülü 2
1. Kasa İşlemleri Menüsü Bu menü, ilgili servislerce (Nüfus, Askerlik, Noterlik vb.) yapılan işlemler karşılığı alınacak olan bedellerin veznece izlenmesi ve tahsil edilebilmesi için kullanılmaktadır. (Ekran Görüntüsü-2) Ekran Görüntüsü -2: Kasa İşlemleri Menüsü 3
2. Kasa Raporları Menüsü Bu menü elçilik veya konsolosluklarca yapılan işlemler karşılığı tahsil edilen tutarların işlem bazında veya gruplandırılmış şekilde raporlanmasını sağlanmaktadır. Menü, raporların aylık veya günlük alınmasına imkân vermektedir. Ekran Görüntüsü -3: Kasa Raporları Ekran Görüntüsü -4: Gruplandırılmış (Hasılat) Ekran Görüntüsü -5: İşlem Bazında (Detay) 4
Ekran Görüntüsü -6: Yevmiye Bazında Raporlama (Yevmiye) Ekran Görüntüsü -7: Posta Emanetleri Defteri (Posta) 5
3. Hâsılat Cetveli Menüsü Bu menü aşağıda belirtilen alt menülerden oluşmaktadır. - Değerli Kağıt İptali - Değerli Kağıt İade/Gönderme Harç ve Değerli Kağıt Hasılat Tablosu Değerli Kağıtlar Tablosu Diğer Hasılat Tablosu Hasılattan Yapılan harcamalar ve Gönderme Tablosu Hasılat Özet Tablosu - Hasılat Cetvel Yazdırma Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği 25 nolu örneği Konsolosluk Hasılat Cetvelini düzenlemiştir. Bu cetvelin alt bölümlerinden Harç ve Değerli Kağıt Hasılat Tablosu MYMY Örnek:25/1 i, Değerli Kağıtlar Tablosu MYMY Örnek:25/3 ü, Diğer Hasılat Tablosu MYMY Örnek:25/4 ü, Hasılattan Yapılan Harcamalar ve Gönderme Tablosu MYMY Örnek:25/5 i, Hasılat Özet Tablosu ise MYMY Örnek:25/6 yı içermektedir. Ekran Görüntüsü -8:Hasılat Cetveli Menüsü 6
Hasılat Cetveli Menüsüne ilişkin değerlendirmeler a) Harç ve Değerli Kâğıtlar Tablosu (Örnek 25/1) Yönetmeliğe göre; Konsolosluklar Gelir Defterinden düzenlenen bu tabloya, ay içerisinde 492 sayılı Harçlar Kanununa bağlı 2, 5 ve 6 sayılı tarifelere göre konsolosluklarca yapılan harç tahsilatı tarifeler itibarıyla birer kalemde yazılır. Her üç tarifeye göre yapılan tahsilat toplamı harç tahsilatı toplamı olarak ilgili sütuna mahalli para cinsinden yazıldıktan sonra ay içerisinde satılan pasaport, nüfus cüzdanı, uluslararası aile cüzdanı, diğer değerli kağıt bedelleri (noter kağıdı, vekaletname v.b.) defterden ilgili sütunlara aktarıldıktan sonra, harç hasılatı toplamı ve değerli kağıt bedelleri toplamı Genel Hasılat Toplamı sütununa kaydedilir. Sistem üzerinden alınan Harç ve Değerli Kâğıtlar Hasılat Tablosu incelendiğinde, Yönetmelikte belirlenen şartlara uygun olarak dizayn edildiği, tahsil edilen tutarların harç ve değerli kağıtlar şeklinde iki ayrı bölüm halinde gruplandırıldığı görülmüştür. Ancak sistem üzerinden yapılan raporlama sonucu elde edilen ve aşağıda ekran görüntüleri de bulunan bazı tutarsızlıklar tespit edilmiştir. Buna göre Ekran Görüntüsü-9 da yer alan ve aylık bazda raporlanmış olan Harç ve Değerli Kâğıtlar Hâsılat Tablosundaki (25/1) genel hâsılat toplamı ile Ekran Görüntüsü-10 da yer alan Hasılat Özet Tablosundaki (25/6) genel hâsılat toplamı, aynı ay için raporlanmış olmalarına karşın eşit değildir. Sistemden elde edilen veriler çerçevesinde yapılan hesaplamalar neticesinde bu farkın, Mavi Kart kalemi (Ekran Görüntüsü-9) ile diğer bazı verilerin, Hasılat Özet Tablosuna (Ekran Görüntüsü-10) mükerrer yansımasından kaynaklandığı tespit edilmiştir. Örnek: 2014 Nisan ayına ilişkin Genel Hasılat Toplamları: Ekran Görüntüsü-9 : Genel Hâsılat Toplamı (Nisan 2014) : 378.339,00 Ekran Görüntüsü-10: Bu Ayın Hâsılatı (Nisan 2014) : 383.107,00 FARK :....... : 4.768,00 7
Ekran Görüntüsü-9 : (Örnek No 25/1) Ekran Görüntüsü-10: (Örnek No 25/6) 8
Bununla beraber Hasılat Cetveli Menüsü nden alınan ve yukarıda (Ekran Görüntüsü-9) gösterilen Harç ve Değerli Kağıt Hasılat Tablosundaki tutar (378.339,00) ile Hasılat Cetvel Yazdırma menüsünden alınan ve aşağıda gösterilen (Ekran Görüntüsü-11) Nisan2014 ayına ait Harç ve Değerli Kağıt Hasılat Tablosu ndaki tutarların da (376.857,00) birbirine eşit olmadığı ayrıca tespit edilmiştir. Bu eşitsizliğin, Hasılat Özet Tablosu formunun altında bulunan Geçen Aydan Devreden Hasılatı Geçen Ayın Hasılat Cetvelinden Kopyalamak İçin Tıklayınız linkinin manuel çalıştırılmasından kaynaklanabileceği, bu durumun düzeltilmesi için de sistemin ilgili ay işlerini başlatabilmesini bu linke tıklama kuralının getirilerek giderilebileceği düşünülmektedir. Ekran Görüntüsü-11 : (Örnek No 25/1) Değerli kağıt miktarlarının sistem üzerinden takibini sağlamak üzere, Hasılat Cetveli menüsünden altında bulunan Değerli Kağıtlar Tablosu nun ilgili ay raporundaki Gelecek Aya Devir satırında raporlanan veriler, bir sonraki ayın aynı raporundaki Geçen Aydan Devir satırındaki verilerle aynı olması gerekirken, aşağıdaki ekran görüntülerinden de görüleceği üzere bu verilerin sistem tarafından bir sonraki aya farklı miktarlarda aktarıldığı tespit edilmiştir. 9
Örnek: Ocak 2014 ayından Şubat 2014 dönemine devretmesi gereken Sürücü belgesi miktarı (Ocak 2014 raporundaki gelecek aya devir) 17 iken, bu miktar Şubat 2014 tablosunun Geçen Aydan Devir satırına 16 olarak yansıtılmıştır. Bu tutarsızlığın sonraki aylara (Şubat 2014 ten Mart 2014 e) ilişkin raporlarda da devam ettiği tespit edilmiştir. Ekran Görüntüsü-11: Değerli Kağıtlar Tablosu (2014 Ocak-Şubat-Mart) 10
Konsolosluk.Net yazılımı Kasa modülündeki Hasılat Cetveli menüsünün altında bulunan Değerli Kağıtlar Tablosu alt menüsünden aylık dönemler itibariyle alınan raporun, Nüfus Cüzdanı sütununda yer alan erkek ve kadın nüfus cüzdanları sayılarının toplamı sistem tarafında yanlış hesaplanmaktadır. Ekran Görüntüsü-12: Değerli Kağıtlar Tablosu (Nisan 2014) Örnek: Nisan 2014 dönemi: Nüfus Cüzdanı Erkek Kadın TOPLAM Sistem tarafından hesaplanan 849 1.595 2.443 OLMASI GEREKEN 849 1.595 2.444 11
Hasılat Cetveli menüsünün altında bulunan Diğer Tahsilat Tablosu nun, sistem üzerinden aylık bazda alınan raporun toplamı ile Hasılat Özet Tablosu nun içeriğinde yer alan Diğer Tahsilat kalemi toplamları birbirine eşit değildir. Nisan 2014 dönemi Diğer Tahsilat Tablosu Toplamı : 30.630,48 Hasılat Özet Tablosundaki Diğer Tahsilat Toplamı : 36.150,48 FARK : 5.520,00 Yapılan incelemelerde 5.520,00 lik bu farkın EPas Posta Emaneti kaleminden kaynaklandığı tespit edilmiştir. Sistem üzerindeki bu uyumsuzluğun EPas Posta Emaneti tahsilat tutarının Hasılat Cetveli menüsünden altında bulunan Diğer Tahsilat Tablosu na dahil edilmesiyle giderileceği düşünülmektedir. Ekran Görüntüsü-13: Diğer Tahsilat Tablosu (Nisan 2014) 12
Ekran Görüntüsü-14: Hasılat Özet Tablosu (Nisan 2014) 13
Ekran Görüntüsü-15: Hasılat Cetveli Yazdırma (Nisan 2014) Büyükelçilik ve konsolosluk mali işlemleri kapsamındaki Diğer Tahsilat tutarlarına Konsolosluk.Net yazılımı üzerinden üç farklı yoldan (menü/alt menü/rapor) ulaşılabilmektedir. Yukarıda yer alan ekran görüntülerinden de görüleceği üzere Diğer Tahsilat Tablosu, Hasılat Özet Tablosu ve Hasılat Cetveli Yazdırma menüsünden raporlanan diğer tahsilat tutarları birbirinden farklıdır. Sonuç itibariyle, sistem aynı veriyi üç farklı şekilde raporlamaktadır. Örnek: Nisan 2014 dönemi - Diğer Tahsilât Tablosu Toplamı : 30.630,48 - Hâsılat Özet Tablosundaki Diğer Tahsilât Toplamı : 36.150,48 - Hasılat Cetveli Yazdırma menüsündeki Diğer Tahsilat Toplamı : 42.378,48 14
Konsolosluk.net yazılımı üzerinden alınan Hasılat Özet Cetveli kalemleri arasında yeralan Geçen Aydan Devir ile Ertesi Aya Devreden Hasılat rakamlarının birbirine eşit olması gerekirken, bazı aylarda (Şubat 2014 Mart 2014) bu rakamların tutarsız olduğu tespit edilmiştir. DÖNEM Geçen Aydan Devreden Hasılat Ertesi Aya Devreden Hasılat Şubat 2014 798.125,72 Mart 2014 833.330,36 271.616,89 Nisan 2014 271.616,89 Aşağıdaki ekran görüntülerinden de görüleceği üzere; Mart 2014 dönemi tablosunun Geçen Aydan Devreden Hasılat tutarına (883.330,36) esas teşkil etmesi gereken Şubat 2014 ayı tablosunun Ertesi Aya Devreden Hasılat kalemi (798.125,72), birbirine eşit değildir. Buna mukabil, Mart 2014 döneminde Nisan 2014 dönemine devirde herhangi bir farklılık bulunmamaktadır. 15
16
17
18
Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 25 nolu örneğindeki Konsolosluk Hasılat Cetveli nin 6-Hasılat Özet Tablosu bölümü, yukarıdaki görüldüğü üzere konsolide edilmiş rakamları içerecek şekilde tasarlanmıştır. Ancak, Konsolosluk.net sistemi üzerinden üretilen ve aşağıda ekran görüntüsü yeralan Hasılat Özet Tablosu ise tahsilat ve ödemelere ilişkin Konsolosluk Hasılat Cetvelinin 1-Harç ve Değerli Kağıtlar Hasılat Tablosu, 4-Diğer Tahsilat Tablosu ve 5-Hasılattan Yapılan Harcamalar ve Göndermeler Tablosu ndaki detayları olduğu gibi özetlemeden bu tabloya aktarmaktadır. Dolayısıyla, Yönetmelikte öngörülen şekilde hasılat tutarlarının sadece toplamlarının bu tabloya aktarılması gerekirken, tahsilata ilişkin tüm rakamlar ayrıntılı şekilde raporlanarak Yönetmelik formatının dışına çıkılmıştır. 19
20
Sistem üzerinden yapılan incelemede, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde yer alan Emanetler Defteri nin tutulmadığı tespit edilmiştir. Bu defterin sisteme eklenmesi, hem mevzuata uygunluk hem de posta emanetlerinin takibi açısından faydalı olacaktır. Bu bağlamda; posta emanetleri ve diğer emanetlerin tahsilatının sistem üzerinden yapılması ve tahsil edilen tutarların Konsolosluklar Kasa Defterine (MYMY Örnek No:18) de kaydedilmesi gerekmektedir. Bu tutarların muhasebe kaydı ise Dışişleri Merkez Saymanlık Müdürlüğü tarafından aşağıdaki şekilde yapılmalıdır. / 107-Elçilikler ve Konsolosluklar Hesabı XXX 333-Emanetler Hesabı XXX / Ayrıca, bu tutarların hem Emanetler Defterine (MYMY Örnek No:22) hem de Konsolosluk Hasılat Cetveline (MYMY Örnek No: 25) (sistem tarafından üretilen Diğer Hasılat Defteri ) ayrıntılarıyla birlikte, bu tutarların toplamlarının da 6-Hasılat Özet Tablosu na yansıtılması, emanetlerin ayrıntılı takibi açısından önem arz etmektedir. Emanetlerin yukarıdaki gibi muhasebe kayıtlara alınmasından sonra, bunlardan harcanan veya iade edilen emanetlerden Dışişleri Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürlüğüne bildirilen tutarların / 333-Emanetler Hesabı XXX 107-Elçilikler ve Konsolosluklar Hesabı XXX / şeklinde muhasebeleştirilerek hesaplardan çıkarılmalıdır. Ayrıca, yılsonu itibarıyla harcanmayan emanetlerden bütçeye gelir kaydedilmesi gerekenlerin / 333-Emanetler Hesabı XXX 600-Gelirler Hesabı XXX 805-Gelir Yansıtma XXX 800-Bütçe Gelirleri Hesabı XXX / şeklinde yapılan kayıtla muhasebeleştirilmesi, emanetlerin takibini kolaylaştıracaktır. 21
Noter işleri ile sorumlu personelle yapılan görüşme neticesinde; noter servisinden kasaya gönderilip, kasada harcı tahsil edilerek karşılığında alındı düzenlenen işlemler ile noter servisinde işlemi yapılan ancak harç alınmayan (imza atamayanların) işlemler ve alındı düzenlenmeden harcı iptal edilen işlemleri ayırt edici bir noter defteri oluşturulması düşünülmektedir. Konsolosluk.Net yazılımı ile ilgili son olarak; Sistem üzerinden üretilen raporların karar destek fonksiyonu ifa edebilmesi için bazı esneklikler kazandırılarak dizayn edilmeleri, Raporların üzerinde inceleme yapabilmeye imkan verecek formatta (pdf. excell, word vb.) alınabilmesi, Diğer misyonların da işlemleri düşünülerek, sistemin yerel bankacılık sistemleri ile entegre edilmeye uygun bir yazılım diline sahip olması, Değerli kağıtlarda tutarların ve toplamların eksiye düşmesinin önlenmesi için sisteme kontrollerin konulması, Sistemden beklenen faydanın sağlanmasına katkı sağlayacağı düşünülmektedir. Ömer DAĞ Maliye Uzmanı Nevzat KILIÇ Maliye Uzmanı Adem YÜCEL Dışişleri Bakanlığı Merkez Saymanlık Müdürü 22