T.C. MÝLLÎ EÐÝTÝM BAKANLIÐI PROJELER KOORDÝNASYON MERKEZÝ BAÞKANLIÐI AVRUPA BÝRLÝÐÝ HÝBE PROGRAMLARINA YÖNELÝK PROJE HAZIRLAMA REHBERÝ

Transkript

1 T.C. MÝLLÎ EÐÝTÝM BAKANLIÐI PROJELER KOORDÝNASYON MERKEZÝ BAÞKANLIÐI AVRUPA BÝRLÝÐÝ HÝBE PROGRAMLARINA YÖNELÝK PROJE HAZIRLAMA REHBERÝ

2 T.C. Millî Eğitim Bakanlığı Projeler Koordinasyon Başkanlığı AVRUPA BİRLİĞİ HİBE PROGRAMLARINA YÖNELİK PROJE HAZIRLAMA REHBERİ Komisyon: Ünal AKYÜZ, Başkan Serdar YILMAZ, Başkan Yardımcısı Ferhat SERT, Şube Müdürü İrfan PURTUL, Koordinatör Murat MİDAS, Uzman Ekrem KARABABA, Uzman Seher ARSLAN KÖKEN, Uzman ANKARA 2011

3 AVRUPA BİRLİĞİ HİBE PROGRAMLARINA YÖNELİK PROJE HAZIRLAMA REHBERİ T.C. Millî Eğitim Bakanlığı Projeler Koordinasyon Başkanlığı Basım Yeri: Gökçe Ofset Matbaacılık Ltd Şti Ankara 2011

4 ÖNSÖZ Bilim ve teknoloji günümüzde baş döndürücü bir hızla ilerlemekte, haberleşme ve ulaşım araçları sayesinde dünya küçük bir köy hâline gelmektedir. Böylece ticaret, sanayi ve imalattan kültürel alanlara kadar ülkeler arasında ortak çalışma imkânları doğmakta, hatta bu giderek zorunlu hâle gelmektedir. Bir asır öncesinin insanları pek çok alanda yetenek sahibi iken günümüz insanları bilimsel çalışmaların detaylanarak gelişmesi üzerine yalnız belli bir konuda yetenek ya da uzmanlık gösterebilmektedir. Buna karşılık günümüz problemleri, bir kişinin hatta bir kurumun çözemeyeceği kadar karmaşıktır. Ayrıca her alanda kıyasıya bir rekabet söz konusudur. Böyle bir ortamda kurum ve toplumların varlıklarını sürdürebilmeleri için zaman, insan gücü ve diğer kaynakları en iyi şekilde değerlendirme zorunluluğu vardır. Bu da bir plan ve programla gerçekleştirilebilir. Plan ve program ise bir organizasyon işidir. Başarıların sürekli olması, toplum hayatının nizam ve ahenginin sağlanıp devam etmesi isteniyorsa bunlara yönelik bir planın bulunması gereklidir. Bu planın bir programa bağlanması ve programı oluşturan alt bölümlerin belirlenerek bunlara özgü projelerin hazırlanıp hayata geçirilmesi gerekir. Projeler, programların yapı taşları olup programların gerçekleşmesi projelerin başarısına bağlıdır. Bu sebeple sistemli, planlı ve bilinçli çalışmanın bir göstergesi olarak algılanan proje düşüncesi ve projeli çalışmalar son yıllarda büyük rağbet görmektedir. Projeli çalışmanın en önemli özelliği onun rutin bir iş olmayıp istisna olması, bir kez uygulanması, iş yapısı, hedef, girdiler ve beklenen sonuç gibi temel esaslarda mutlaka farklılıklara sahip olmasıdır. Projeli çalışma önemli olmakla birlikte bir çalışmanın önüne proje kelimesinin eklenmiş olması, onun projeli çalışma olduğu anlamına gelmemelidir. Projeli çalışma; tanımlanmış bir hedefi, birbiriyle ilişkili aktiviteleri, belli süresi, ulaşılması gereken sonuçları, sorumluluk ve yetki sınırları çizilen bir ekibi ve kullanılmak üzere bütçesi olan bir çalışmadır. En güç projelerde bile işler tam olarak tanımlanır ve mantıklı olarak bölümlere ayrılırsa hiçbir işin büyük olmadığı görülür. Bu da bizi, Yolu ve yöntemi araştırılıp bulunur ve buna göre hareket edilirse başarılamayacak iş yoktur. sonucuna götürür. Eğitime ayrılan bütçenin her yıl artırılmasına rağmen eğitim giderleri de artmaktadır. Bu sıkıntıların bir kısmını gidermek ve çağdaş eğitim imkânlarını yurt 3

5 AVRUPA BİRLİĞİ HİBE PROGRAMLARINA YÖNELİK PROJE HAZIRLAMA REHBERİ sathına yaymak için çeşitli fon ve finans kuruluşlarıyla ortak çalışmalar yapılmaktadır. Bir projenin uluslararası standartlarda hazırlanmış olması projenin başarılı olmasında etkilidir. Çünkü proje için kaynak talep edilen ülke ya da kuruluş kendi ölçütlerine uygun konuya öncelik verecektir. Bu eser aynı zamanda bir projenin hazırlanmasında dikkat edilmesi gereken konular ve genel kurallar hakkında bilgiler içermektedir. Eğitim kurumlarının karşılaştıkları problemler konusunda ışık tutacak; gerçekleştirecekleri faaliyetleri proje formatında organize etmelerine yardımcı olacaktır. Ayrıca hem fon temininde kurumlarımıza kolaylık sağlayacak hem de faaliyetlerin bilinçli, planlı ve programlı bir şekilde tamamlanması, en önemlisi de sürdürülebilmesi konusunda projecilere destek sağlayacaktır. Ünal AKYÜZ Başkan. 4

6 İÇİNDEKİLER 1. PROJE KAVRAMI 1.1.Proje Nedir? Bir Projede Bulunması Gereken Temel Özellikler Proje Önerisi Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Projenin Planlaması Proje DöngüSÜ Yönetimi 2.1. Proje Döngüsü Proje Döngüsü Aşamaları Proje Döngüsü Yönetiminin Yararları Proje Döngüsü Yönetiminin Prensipleri MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI 3.1. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının Gelişimi Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının Yararları Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Aşamaları Paydaş Analizi Paydaşların Katılımı Yararı Proje Tasarlarken Paydaş Analizi Sonuçlarının Kullanımı Paydaş Analizi Uygulama Adımları Sorun Analizi Sorun Analizinin Aşamaları Hedef Analizi Hedef Analizinin Aşamaları Strateji Analizi Alternatif Seçeneklerin Tespiti ve Strateji Analizi Mantıksal Çerçeve Tablosu Mantıksal Çerçeve Tablosunda Hiyerarşi Mantıksal Çerçeve Tablosu Hazırlama Adımları HİBE KAYNAKlarI Hibe programı 5.1. Hibe Programlarına Giriş Hibe Programına Başvuru Belgeleri Hibe Programı Belgeleri Hazırlanırken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Hibe Başvuru Formunun (EK - A) ve Diğer Belgelerin Doldurulması Hibe Başvuru Formu nun (EK - A) Kısım A Bileşenleri Hibe Başvuru Formu nun (EK - A) Kısım B Bileşenleri Projenin Tanımı Proje Adı Yer Merkezi Finans ve İhale Biriminden (MFİB) Talep Edilen Hibe Tutarı Proje Özeti Hedefler Gerekçelendirme Faaliyetlerin Ayrıntılı Tanımı Yöntem Proje Süresi ve Faaliyet Planı

7 AVRUPA BİRLİĞİ HİBE PROGRAMLARINA YÖNELİK PROJE HAZIRLAMA REHBERİ Faaliyet Planı Hazırlama Esasları Faaliyet Planı Hazırlama Aşamaları Faaliyet Planı Tablosu (Gantt şeması) Projeden Beklenen Sonuçlar Hedef Gruplar Üzerinde Beklenen Etki Yayınlar ve Diğer Çıktılar Çarpan Etkisi Sürdürülebilirlik Projenin Bütçesi EKLER...55 Faydalı Linkler...91 Kaynakça

8 1. PROJE KAVRAMI 1.1. Proje Nedir? Proje; belirlenmiş bir süre ve bütçe dahilinde, kaynakların nasıl ve ne şekilde kullanılacağını gösteren, açık olarak tanımlanmış hedefleri elde etmeye yönelik bir dizi faaliyet sonucu orta ve uzun vadede başarıyı hedefleyen stratejik plandır Bir Projede Bulunması Gereken Temel Özellikler Bir projede bulunması gereken temel özellikler şunlardır: Proje; belirlenmiş bir süre ve bütçe dahilinde, kaynakların nasıl ve ne şekilde kullanılacağını gösteren, açık olarak tanımlanmış hedefleri elde etmeye yönelik bir dizi faaliyet sonucu orta ve uzun vadede başarıyı hedefleyen stratejik plandır. Proje, bir ihtiyaçtan doğmalı ve ihtiyacın kaynağı olan sorunu çözmek için kurgulanmalıdır. Belirlenen ihtiyaçlar doğrultusunda açıkça belirtilmiş hedefleri olmalıdır. İlgili tarafları net bir şekilde belirlenmiş olmalıdır (İlgili taraflar; projenin içinde bulunduğu çevre, ürünün/hizmetin sunulduğu kitle, projede görev alanlar, finansman kuruluşlar vb.). Projenin uygulanacağı yer (kapsayacağı bölge ve/veya mekânlar) belirli olmalıdır. Belirli bir zaman diliminde gerçekleşmelidir. Belirli bir bütçesi olmalıdır. Belirli kaynakları tüketmeli ve sonucunda belirli çıktıları sağlamalıdır. Unsurları anlamında özgün ve tek olmalıdır. Hedeflere ulaşmak için yapılması gereken her faaliyet ve bu faaliyetlerin nasıl bir sıralama ile gerçekleştirileceğinin ayrıntıları belirlenmiş olmalıdır. Sürdürülebilirliğin (proje tamamlandıktan sonra çıktıların devamlılığı) nasıl sağlanacağı açıklanmış olmalıdır. Uygulama aşamasında projeyi etkileyebilecek varsayımları net ve kabul edilebilir olmalıdır. Altı dürüst adam çalıştırıyorum; Bildiğim her şeyi bana onlar öğretti. İsimleri: Ne, Neden, Ne Zaman, Nasıl, Nerede ve Kim. Rudyard Kipling 7

9 AVRUPA BİRLİĞİ HİBE PROGRAMLARINA YÖNELİK PROJE HAZIRLAMA REHBERİ 1.3. Proje Önerisi Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar Proje önerisi; belirli bir sorunun çözümünü hedefleyen bir dizi etkinliğin ayrıntılı anlatımıdır. Öneri aşağıdaki konularda ayrıntılı açıklamalar getirmelidir: Projenin gerekçesi, Projenin faaliyetleri ve uygulama takvimi, Metodoloji, Gerek duyulan insan kaynakları, ayni ve parasal kaynaklar. AB kaynaklı projelerde AB kalkınma ve iş birliği politikalarıyla uyum içinde olunmalı ve bu kapsamda geliştirilmesi planlanan projelerde mümkün olduğunca bu politikalara desteklenmelidir. Nitelikli bir proje önerisinin hazırlanması, önemli ölçüde araştırma, fikir alışverişi ve geçmiş deneyimlerden ders alınmasını gerektiren bir süreçtir. İyi formüle edilmiş bir proje, kaynağının ve faydalanıcının önceliklerine ve belirlenen politikalara dayandırılmalıdır. AB kaynaklı projelerde AB kalkınma ve iş birliği politikalarıyla uyum içinde olunmalı ve bu kapsamda geliştirilmesi planlanan projelerde mümkün olduğunca bu politikalara desteklenmelidir. Projenin bunları nasıl destekleyeceğini göstermek için esaslı bir sav ortaya konulmalı (demokrasi ve insan haklarının geliştirilmesi, yoksulluğun azaltılması ve/veya ekonomik entegrasyon, sürdürülebilir kalkınma, cinsiyet eşitliğinin desteklenmesi, vb.) ve mali kaynağı sağlayacak otorite (Avrupa Komisyonu) tarafından belirlenmiş ve belirlenecek olan stratejik planlar ve operasyonel programlarla uyumlu olmalıdır. Bu stratejik planlar ve operasyonel programların öncelikleri ve kapsamı, politika kararlarını uygulamaktan sorumlu otoritenin geniş çalışma alanlarından oluşur. Bu geniş çalışma alanlarına çoğu kez Program adı verilir ve bunlar da kapsam ve ölçek bakımından aslında birer makro projedir. Bu konuda AB nin aday ülkelerin adaylık sürecinde öngördüğü Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı nın (IPA) beş ana bileşeninden dördüncüsü olan İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Operasyonel Programı buna bir örnek teşkil etmektedir. AB tarafından desteklenecek bir proje, devam eden faaliyetleri desteklemek yerine yeni bir fikir ortaya koyup geliştirmeli ve yüksek önceliğe sahip ihtiyaçları karşılamalıdır Bir programın hedeflerinin gerçekleştirilmesi için ulusal ve yerel kapsamda destek arayan sorumlu ve yetkililer, projelere ihtiyaç duymaktadır. Dolayısıyla AB tarafından desteklenecek bir proje, devam eden faaliyetleri desteklemek yerine yeni bir fikir ortaya koyup geliştirmeli ve yüksek önceliğe sahip ihtiyaçları karşılamalıdır. Bu bakımdan bir kamu sektörü faaliyetinin desteklendiği yerlerde proje hedefleri genel kapsamda ulusal politikalara ve yerelde sektör politikalarına, katkı sağlamalıdır. Örneğin, bir program aşağıdaki özelliklere sahip olabilir: Bir sektörün tamamını kapsayabilir (eğitim sektörü), 8

10 Eğitim sektörünün bir kısmına odaklanabilir ( ilköğretim, okul öncesi, vb.), Ortak bir odaklanma ile bir projeler paketi olabilir (ASYA-AB üniversite bağlantıları programı), Bir dizi farklı bileşenle sadece büyük bir projenin esas itibarıyla ne olduğunu tanımlayabilir. Ulusal ve sektörel politikalar AB kalk nma politikalar ve ülke stratejisi Hükümet programlar Kamu ve kamu harici kurumlar n (STK) öncelikleri ve programlar Proje Proje Projeler Şekil 1. Politikalar, programlar ve arasındaki ilişki Bu şekilde, farklı otoriteler tarafından belirlenen programlara yönelik projelerin tasarımında bazı önemli ön değerlendirme ölçütlerine dikkat edilmelidir. Yani projenin donör (mali kaynağı veren) kurum ya da kuruluş tarafından kabul edilmesinde doğrudan etkili olan ölçütler vardır ve genel olarak bunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir: Kalkınma planları, Kamu Kurumları Stratejik Planları ve ilgili sektör programlarıyla uyum içerisinde olmalıdır. Farklı otoriteler tarafından belirlenen programlara yönelik projelerin tasarımında donör (mali kaynağı veren) kurum ya da kuruluş tarafından kabul edilmesinde doğrudan etkili olan ölçütlere dikkat edilmelidir. Tecrübelerden çıkarılan dersler ile birlikte devam eden/planlanmış olan diğer projeler/programlar değerlendirilmeli ve strateji seçimine dahil edilmelidir. Sektörde ya da benzer çevrede uygulanan projeler/programlardan çıkarılan derslere başvurulmalıdır (inceleme ve değerlendirme raporlarından). Yapılacak projenin devam eden ya da planlanmış projelerle bütünlük içinde olmasına dikkat edilmelidir. Kilit paydaşlar ve hedef grupları açıkça tanımlanmalı, özvarlık ve kurumsal kapasite konuları analiz edilmeli ve projeye yerel sahiplenme sağlanmalıdır. 9

11 AVRUPA BİRLİĞİ HİBE PROGRAMLARINA YÖNELİK PROJE HAZIRLAMA REHBERİ Hedef gruplara yönelik sosyo-ekonomik duruma ve cinsiyete göre veri sağlanmalıdır (sağlık, eğitim, gelir, insan kaynakları vb.) Özellikle projenin uygulamasından sorumlu olan kurum(lar)un yapısı, kapasitesi ve idari durum değerlendirmesi hazırlanmalıdır (güçlü ve zayıf tarafları). Projenin çözmek istediği sorunlar analiz edilmeli ve projenin değinmeyi amaçladığı sorunlar ve/veya fırsatlar tanımlanmalıdır. Projenin genel hedefi ile, ilgili politika, program veya sektör hedefi arasında net bağlantı kurulmalı ve bu sayede projenin uzun vadedeki kalkınma hedefine nasıl katkıda bulunacağı ifade edilmelidir. Projenin çözmek istediği sorunlar analiz edilmeli (Sorun analizi neden-sonuç ilişkisinin değerlendirmesini içerir ve hedef grupları etkileyen sorunları tanımlar.) ve projenin değinmeyi amaçladığı sorunlar ve/veya fırsatlar tanımlanmalıdır. Hedefler açık olmalı ve net bir şekilde tanımlanmış olan ihtiyaçları karşılamalıdır. Projenin genel hedefi ile, ilgili politika, program veya sektör hedefi arasında net bağlantı kurulmalı ve bu sayede projenin uzun vadedeki kalkınma hedefine nasıl katkıda bulunacağı ifade edilmelidir. Proje amacı; projenin uygulanmasıyla hedef grupların elde edecekleri doğrudan faydayı/faydaları açıkça belirtmeli ve hedef grubun/grupların karşılaştıkları sorunların analizi ile uyum içerisinde olmalıdır. Kaynak ve maliyet uygulamaları net olmalı, ön tahmini maliyet analizleri gerçekleştirilmelidir. Projenin çevre, teknik ve sosyal açılardan kabul edilir ve sürdürülebilir olması gerektiği bilinci ile hazırlık yapılmalıdır. Proje teknik açıdan gerçekleştirilebilir olmalı, proje hedefleri içerisinde varsa ilgili endüstri standartlarını karşılamalı ve hedef grubun ihtiyaçlarına/kaynaklarına uygun teknolojiyi uygulayabilmeli ve kullanabilmelidir. Projenin kabul edilebilirliğine artı katkı sağlayan dezavantajlı ve hassas gruplar (yoksullar, kadınlar, çocuklar, özürlü kimseler, yaşlılar ya da hastalar) için projenin bir stratejisi bulunmalıdır. Bu ölçütler; projelerde önerilen faaliyetlerin uygunluğunu, teklifler için yapılan çağrının hedefleriyle tutarlılığını, niteliğini, beklenen faydasını, sürdürülebilirliğini ve maliyet etkinliğini kapsar Projenin Planlaması Proje planlaması yapılmadan iyi bir proje önerisi hazırlanması mümkün değildir. Bu nedenle planlama ile ilgili sorunları ortaya koymanın bir yolu proje bileşenlerinin iyi irdelenmesidir. Proje planlaması yapılmadan iyi bir proje önerisi hazırlanması mümkün değildir. Bu nedenle planlama ile ilgili sorunları ortaya koymanın bir yolu proje bileşenlerinin iyi irdelenmesidir. Proje kaleme alınmadan önce (teklif formları doldurulmadan) projeyi oluşturan bileşenlerin tek tek geliştirilmesi gerekir. 10

12 Planlamanın her adımında dikkate alınması gereken bileşenler ve dikkate alınması gereken hususlar Tablo 1 de belirtilmiştir. Tablo 1. Proje Planlamasında Dikkate Alınması Gereken Hususlar Bileşen Dikkate Alınması Gereken Hususlar Amacın, hedeflerin, beklenen sonucun ve hedef kitlenin belirlenmesi Projenin arka planı Belirlenen amaç ve hedefler Kuruluşun toplumsal anlayışı Kısa ve uzun vadede beklenen sonuçlar Projenin çözeceği sorunlar Projenin içeriği Projenin yeri/yerleri ve etkinliklerin zaman çizelgesi Kaynaklar Ele alınacak temel ve ana konular Amaca ve hedeflere ulaşmada seçilen yöntemler Gerçekleştirilecek etkinlikler Projeyi sürdürmek için gerekli unsurlar Farklı etkinliklerin yerleri Projenin süresi Projenin başlangıç ve bitiş tarihleri Etkinliklerin her biri için takvim Projenin zaman çizelgesinin özeti İnsan kaynakları Finansal kaynaklar Altyapı Maliyet/Gelir Kaynakları Projenin toplam bütçesi Etkinlikler ve masraf türlerine göre ayrıntılı bütçe Uygulayıcı kuruluşun ve ortakların tanıtımı Uygulayıcı kuruluş hakkında bilgiler Kapasite ve yapabilirlik analizi İş birliği yapılan ortakların belirlenmesi Ortakların kapasite ve yapabilirliklerinin analizi Proje ekibi ve yönetimi Proje koordinatörü Proje ekibinin iletişim yöntemleri Dış çevrelerle iletişim stratejisi ve buna ilişkin uygulamalar İzleme, değerlendirme ve takip Projeye ilişkin başarı ölçütleri İzleme ve değerlendirmenin yöntem ve zamanlaması Daha sonraki planlar ve takip Proje bileşenleri dikkate alınarak yapılacak hazırlık çalışmaları tamamlandıktan sonra proje teklifinin yazılması aşamasına geçilebilir. Bu aşamada verilecek en temel karar, proje önerisinin içeriği ve yapısıdır. Bu yapı, bir yandan projenin niteliği, diğer yandan da finansman sağlayacak kuruluşun istekleri doğrultusunda belirlenir. Proje bileşenleri dikkate alınarak yapılacak hazırlık çalışmaları tamamlandıktan sonra proje teklifinin yazılması aşamasına geçilebilir. Bu aşamada verilecek en temel karar, proje önerisinin içeriği ve yapısıdır. Bu yapı, bir yandan projenin niteliği, diğer yandan da finansman sağlayacak kuruluşun istekleri doğrultusunda belirlenir. 11

13 AVRUPA BİRLİĞİ HİBE PROGRAMLARINA YÖNELİK PROJE HAZIRLAMA REHBERİ Projeler, kaynak bakımından farklı olup işlevsel olarak da bazı farklılıklar gösterebilir. Donör kuruluşlara teklif edilen projelerin formatları arasında da küçük farklılıklar olabilir. Ancak genel anlamda iyi bir proje teklifi hazırlamanın kriterleri değişmez. Kalkınma projeleri hedef, kapsam ve ölçekleri bakımından önemli ölçüde farklılık gösterebilir. Daha küçük projeler makul miktardaki mali kaynakları kullanıp sadece birkaç ay sürebilirken büyük projeler birkaç milyon avro kullanabilir ve birçok yıl sürebilir. Bunun için; belirli projeler kapsamında geliştirilen belgelerden, örneğin; ileride bahsedilecek olan Hibe Başvuru Rehberi nden yararlanılabilir. 12

14 3. PROJE DÖNGÜSÜ 2. ProjeYÖNETİMİ DöngüSÜ Yönetimi Aç klama [SY10]: Proje Proje Proje Döngüsü Yönetimi, Mant ksal ÇerçeveÇerçeve Yaklaş m temelinetemeline dayanan, dayanan, proje ve proje Döngüsü Yönetimi, Mant ksal Proje Döngüsü Döngüsü Yönetimi, Mantıksal Yaklaşımı Çerçeve Yaklaş m Mantıksal temeline Yönetimi, programlar n uygulanmas ve değerlendirilmesinde bir yöntem ve sistematik proje ve programlar n ve haz rlanmas, programların hazırlanması, uygulanması vekullan lan değerlendirilmesinde kullanılan bir dayanan, Çerçeve Yaklaşımıve haz rlanmas, uygulanmas bir haz rl kyöntem faaliyetleri değerlendirilmesinde kullan lan bir temeline dayanan, ve serisidir. sistematik bir hazırlık faaliyetleri serisidir. yöntem ve sistematik bir haz rl k proje ve programların faaliyetleri serisidir. hazırlanması, uygulanması 3.1. Proje 2.1. Döngüsü Proje Döngüsü ve değerlendirilmesinde kullanılan bir yöntem ve sistematik bir hazırlık Projelerin planlamas ve yürütülmesi, Proje Döngüsü ad verilen ve birbirini takip eden alt Projelerin planlaması ve yürütülmesi, Proje Döngüsü adı verilen ve birbirini takip faaliyetleri serisidir. aşamada gerçekleştirilir. Proje döngüsü yönetimi, proje tasar m kalitesini iyileştirmek, eden altı aşamada gerçekleştirilir. Proje döngüsü yönetimi, proje tasarım kalitesini uygulamaiyileştirmek, etkinliğini art rmak, sağlanacak fayday art rmaksağlanacak ve proje sonuçlar n n sürekliliğini uygulama etkinliğini artırmak, faydayı artırmak ve proje sağlamaksonuçlarının için kullan lansürekliliğini bir yöntemdir. sağlamak için kullanılan bir yöntemdir. Şekil 2. Proje Döngüsü Aşamaları Şekil 2. Proje Döngüsü Aşamalar Proje Döngüsü Aşamaları Proje Döngüsü Aşamalar Proje Fikrini Belirleme: Projeye ilişkin fikirlerin ortaya konduğu Proje Fikrini Belirleme: Projeye ilişkin fikirlerin ortaya konduğu ve tasarland ğ ilk tasarlandığı ilk çıkış noktasıdır. ç k ş noktas d r. Aç klama [SY11]: Proje Döngüsü Aşamalar : Proje Belirleme, Proje Aşamaları: Proje Döngüsü ve Fikrini Formülasyonu, Ön Proje Fikrini Belirleme, Değerlendirme, Finansman, Uygulama, Değerlendirme Proje Formülasyonu, Proje Formülasyonu: Proje fikrinin belirlenmesi sonrasında, proje ile Proje fikrinin belirlenmesi sonras nda, proje ile ilgili tarafından tüm ilgili Formülasyonu: tüm detaylarınproje ortaya çıkarılarak, fon kaynağı sağlayan kurum değerlendirmeye alınmasıfon içinkaynağ proje metninin ve bütçesinin hazır hâle getirilmesidir. detaylar n ortaya ç kar larak, sağlayan kurum taraf ndan değerlendirmeye Ön Değerlendirme, Finansman, Uygulama, Değerlendirme al nmas için proje metninin ve bütçesinin haz r hâle getirilmesidir. Ön Değerlendirme: Formülasyonu tamamlanmış olan proje teklifinin ilgili 16 kuruluşlar tarafından değerlendirildiği aşamadır. Finansman: Ön değerlendirmeden geçmiş olan proje için fon kaynağı sağlayan kurum ve projeyi yürütecek olan kurum arasında finansman anlaşmasının yapıldığı aşamadır. 13

15 AVRUPA BİRLİĞİ HİBE PROGRAMLARINA YÖNELİK PROJE HAZIRLAMA REHBERİ Uygulama: Finansman anlaşmasında yer alan kaynaklar ve süre içinde projede öngörülen faaliyetlerin hayata geçirildiği aşamadır. Değerlendirme: Proje süresince belirli aralıklarla ve proje sona erdikten sonra projenin sonuçlarının ve etkisinin izlenmesi ve değerlendirilmesi aşamasıdır Proje Döngüsü Yönetiminin Yararları Projenin tasarlanması ve hazırlanmasındaki yetersizlikleri azaltır. Projenin, hedef grupların ihtiyaçlarıyla ilgili olmasını sağlar. Projenin sağlayacağı etkinin sürekli olmasını sağlar. Tüm paydaşların tasarlama ve uygulama safhasında katılımını öngörür. Risklerin ve başarı kriterlerinin dikkate alınmasını sağlar Proje Döngüsü Yönetiminin Prensipleri Sorunları ve çözüm araçlarını tasarlamaya yardımcı olması, Hedef grupların sorunlarını yansıtması, Talebe yönelik çözüm üretimi, Proje amacının faydalarının belirgin, uygulanabilir ve gerçekçi olması, Faydanın kadın ve erkekler arasında dengeli dağılımı, Yaratılan faydanın sürekliliğe odaklanmış olması, Tüm paydaşların katılımının sağlanması, Sonuçların ve faaliyetlerin amaca uygunluğu, Amaç ve sonuçlarla ilgili izleme ve değerlendirme kriterlerinin net olması, doğrulanabilir etki yaratması, sonucun kontrol edilebilmesi, Faaliyetlerin uygulanmasının önündeki engellerin ve risklerin öngörülmesi, Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli kaynakların öngörülmesi, Standart ve kaliteli anahtar proje dokümanlarının ve raporların üretilmesi (izleme, değerlendirme, finansal raporlar vb..), Mantıksal çerçeve yaklaşımının uygulanması, proje döngüsü yönetiminin prensipleri olarak sayılabilir. 14

16 4. MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI 3. MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI Mant ksal çerçeve yaklaş m, projenin gerçekleştirmek istediği değişimin ve bunun Mantıksal çerçeve gerçekleştirmek değişimin ve yönteminin mant ğ n özetyaklaşımı, ve belirginprojenin bir şekilde yap land rmaya istediği yarayan bir yaklaş md r. bunun yönteminin mantığını özet ve belirgin bir şekilde yapılandırmaya yarayan bir yaklaşımdır. Projenin hazırlanması, planlanması ve izlenmesiyle ilgili tüm bilgileri Tablosu isimli bir tabloda özetler. Mantıksal Çerçeve Tablosu isimli bir tabloda özetler. Projenin haz rlanmas, planlanmas ve izlenmesiyle ilgili tüm bilgileri Mant ksal Çerçeve Mantıksal çerçeve yaklaşımı, projenin gerçekleştirmek istediği değişimin ve bunun Aç klama [SY12]: Mant ksal yönteminin mantığını çerçeve yaklaş m, projenin gerçekleştirmek değişimin özet ve belirgin biristediği şekilde ve bunun yönteminin mant ğ n yapılandırmaya yarayan özet ve belirgin bir şekilde yap land rmaya yarayan bir bir yaklaşımdır. Projenin yaklaş md r.planlanması Projenin hazırlanması, haz rlanmas, planlanmas ve ve izlenmesiyle ilgilitüm bilgileri izlenmesiyle ilgili Mant ksal Çerçeve Tablosu tüm bilgileri Mantıksal isimli bir tabloda özetler. Çerçeve Tablosu isimli bir tabloda özetler. ŞekilŞekil 3. Mant ksal Çerçeve Tablosu 3. Mantıksal Çerçeve Tablosu Mantıksal YaklaşımıileileMant ksal Mantıksal Çerçeve Tablosu Tablo, Mant ksal Çerçeve Çerçeve Yaklaş m Çerçeve Tablosu farkl d r.farklıdır. Tablo, mant ksal mantıksal çerçeve yaklaşımı ile elde edilen bulguların sonuçlarının çerçeve yaklaş m ile elde edilen bulgular n sonuçlar n n gösterildiği, dört sat r gösterildiği, ve dört sütunudört olan görsel arac d r. satırıbir veplanlama dört sütunu olan görsel bir planlama aracıdır Gelişimi 4.1.Mantıksal Mant ksalçerçeve Çerçeve Yaklaşımının Yaklaş m n n Gelişimi Mantıksal çerçeve ilk olarak yılında1970 kullanılmaya Mant ksal çerçeve ilk USAID olarak tarafından USAID 1970 taraf ndan y l nda başlanmıştır kullan lmaya ( Yaklaşım, 1981 yılında German Technical başlanm şt r ( Yaklaş m, 1981 y l nda German Cooperation Agency (GTZ) tarafından kullanılmaya başlanmasıyla yaygınlaşmıştır. Technical Cooperation Agency (GTZ) taraf ndan kullan lmaya başlanmas yla yayg nlaşm şt r. GTZ, yaklaşımı amaca yönelik proje planlaması olarak düzenlemiş ve lanse etmiştir. GTZ, yaklaş m amaca yönelik proje planlamas olarak düzenlemiş ve lanse etmiştir. Ayn Aynı yıllarda bu yöntem Britanya Department for International Development y llarda bu yöntem Britanya Department for International Development (DIFD), Canada (DIFD), Canada Center for International Development (CIDA), International Service Center for International Development (CIDA), International Service for National Agricultural for National Agricultural Research (INSAR), Australia Aid (AusAID) tarafından da kullanılmaya başlanmıştır. Avrupa Komisyonu mantıksal çerçeve yaklaşımını yılından beri kullanmaktadır. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ile Mantıksal Çerçeve Tablosu farklıdır. [SY13]: Mant ksal Tablo,Aç klama mantıksal çerçeve Çerçeve Yaklaş m ile Mant ksal yaklaşımı iletablosu elde edilen Çerçeve farkl d r. Tablo, mant ksal çerçeve yaklaş m ile bulguların sonuçlarının elde edilen bulgular n gösterildiği, dört satırısonuçlar n n ve gösterildiği, dört sat r ve dört dört sütunu olan görsel sütunu olan görsel bir planlama arac d r. aracıdır. bir planlama 3.2. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının Yararları Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, projenin neden gerçekleştirildiği (projenin gerekçesi), Projenin neyi başarmasının beklendiği (projenin kapsamı ve göstergeler), 15

17 AVRUPA BİRLİĞİ HİBE PROGRAMLARINA YÖNELİK PROJE HAZIRLAMA REHBERİ Projenin bunu nasıl başaracağı (faaliyetler ve araçlar), Projenin başarısı için hangi faktörlerin önemli olduğu (varsayımlar), Projenin başarısının değerlendirilmesi için gerekli bilginin nereden bulunacağı (doğrulama kaynakları), Hangi araçların gerekli olduğu (girdiler), projenin maliyetinin ne olacağı (maliyetler), Projenin başlayabilmesi için hangi ön koşul(lar)un gerçekleştirilmesinin gerektiği (ön koşullar) sorularını cevaplar. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı; Proje hazırlarken mantıksal çerçeve yaklaşımını kullanmak proje hazırlayanlar için sistematik ve mantıklı düşünmeyi sağlar. Kim? Ne? Nerede? Nasıl? gibi soruları cevaplar. Projenin amaç, hedef, sonuç ve faaliyetleri arasındaki ilişkileri gösterir. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı proje yönetiminin dört aşamasında kullanılabilir: Proje ihtiyacının belirlenmesi Projenin tasarlanması Projenin uygulanması Projenin değerlendirilmesi ve denetlenmesi Paydaşlar, projeden doğrudan veya dolaylı, olumlu veya olumsuz etkilenen ve/veya projeyi etkileyen bireyler, kurumlar veya gruplardır. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı proje yönetiminin dört aşamasında kullanılabilir: Proje ihtiyacının belirlenmesi Projenin tasarlanması Projenin uygulanması Projenin değerlendirilmesi ve denetlenmesi 3.3. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Aşamaları Paydaş (ilgili taraflar) analizi Sorun analizi Hedef analizi Strateji analizi Mantıksal çerçeve tablosunun hazırlanması Faaliyet planının hazırlanması Bütçenin hazırlanması Paydaş Analizi Paydaşlar, projeden doğrudan veya dolaylı, olumlu veya olumsuz etkilenen ve/veya projeyi etkileyen bireyler, kurumlar veya gruplardır. (Örneğin, hükümet kurumları, STK lar, özel sektör ) Paydaş analizi mantıksal çerçeve tablosu hazırlanmadan önce kullanılan ilk analitik süreçtir. Ardından gelecek olan sorun, hedef ve strateji analizlerinin ilk basamağıdır. Paydaş analizi, mevcut sorundan veya olası projeden etkilenebilecek tüm paydaş grupların, bu grupların sorun/proje ile ilişkilerinin, güçlerinin ve etkilerinin, projeye katılım stratejilerinin belirlenmesidir. 16

18 Projedeki paydaşlar yararlanıcılar (hedef kitle ve nihai yararlanıcı) ve proje ortakları olmak üzere ikiye ayrılır. Yararlanıcılar Projedeki paydaşlar yararlanıcılar (hedef kitle ve nihai yararlanıcı) ve proje ortakları olmak üzere ikiye ayrılır. Hedef kitle: Proje faaliyetlerinden doğrudan ve olumlu etkilenecek kişi ve kurumlar (eğitim katılımcıları, vb.) Nihai yararlanıcı: Proje faaliyetlerinden uzun vadede ve dolaylı olarak toplumsal ya da sektörel ölçekte olumlu etkilenecek kişi ve kurumlar (Kantinde sağlıklı yiyeceklerin satılmasıyla ilgili bir projenin nihai yararlanıcıları öğrencilerdir.) Proje ortakları: Projeyi uygulayan taraflardır (hedef kitle grubundan da olabilir) Paydaşların Katılımı Yararı Bilgiye dayalı karar almaya yarar. Projenin daha ilk aşamalarında bir görüş birliği oluşturulmasını sağlar. Farklı paydaşların projeye katılımlarını sağlayarak projede ortaklık yaklaşımının oluşmasını sağlar Proje Tasarlarken Paydaş Analizi Sonuçlarının Kullanımı Paydaş analizi, projenin yazım aşamasına geçilmeden önce proje sorunlarını analiz ederken, hedefleri belirlerken ve stratejiyi seçerken kullanılır. Analitik süreçlerin tamamlanmasından sonra hazırlanacak olan mantıksal çerçeve tablosu için bir altyapı ve ön hazırlık niteliği taşır. Proje özeti veya ön teklifini yazarken projedeki ortakların, hedef grupların ve nihai faydalanıcıların belirlenmesinde, projeye dahil edilecek aktörler ve bu aktörler arası ilişkilerin aktarılmasında, Paydaş analizi, projenin yazım aşamasına geçilmeden önce proje sorunlarını analiz ederken, hedefleri belirlerken ve stratejiyi seçerken kullanılır. Analitik süreçlerin tamamlanmasından sonra hazırlanacak olan mantıksal çerçeve tablosu için bir altyapı ve ön hazırlık niteliği taşır. Proje metnini yazarken, metnin gerekçe bölümünde hedef grubun seçilme nedenleri, bu grubun ihtiyaçlarının ve sorunlarının tanımlanmasında ve proje ile hangi ihtiyaçlara nasıl cevap verileceğinin tasarlanmasında, Proje metninin yöntem bölümünde çeşitli aktörlerin projedeki rollerinin ve projeye katılımlarının tasarlanmasında ve bu rollerin onlara veriliş nedenlerinin gerekçelendirilmesinde, Proje metninin beklenen sonuçlar bölümünde hedef gruplar / faydalanıcılar üzerine etkisi; genel durum, teknik ve yönetim kapasitesinin tanımlanmasında, Mantıksal Çerçeve Tablosunda yer alması planlanan faaliyetler, riskler ve varsayımların belirlenmesinde, paydaş analizinin sonuçları kullanılabilir. 17

19 AVRUPA BİRLİĞİ HİBE PROGRAMLARINA YÖNELİK PROJE HAZIRLAMA REHBERİ Paydaş analizi dört adımda uygulanır: 1. Paydaşların belirlenmesi 2. Paydaşların ilgilerinin ve çıkarlarının tespit edilmesi 3. Paydaşların güçlerinin ve etkilerinin saptanması 4. Paydaş katılımı stratejisinin oluşturulması Paydaş Analizi Uygulama Adımları Paydaş analizi dört adımda uygulanır: 1. Paydaşların belirlenmesi 2. Paydaşların ilgilerinin ve çıkarlarının tespit edilmesi 3. Paydaşların güçlerinin ve etkilerinin saptanması 4. Paydaş katılımı stratejisinin oluşturulması 1. Adım: Paydaşların Belirlenmesi Paydaşlar şu sorular sorularak belirlenir: Sorundan kimler olumsuz etkileniyor?, Kimler çıkar sağlıyor?, Projeye destek verenler ve karşı çıkanlar belirlendi mi?, Risk altındaki ve hassas gruplar saptandı mı?, Kimler doğrudan, kimler dolaylı olarak etkileniyor?, Tüm paydaşların özellikleri nasıl? Tablo 2. Örnek: Kadın İstihdamı Projesi Paydaşlar ve Özellikleri: Mezunlar: 240 grafik ve fotoğraf öğrencisi Reklamcılar: İstanbul bölgesindeki reklam ajansları ve matbaacılar Reklam ajansı ve matbaacı temsilcileri: Eğitici personele sahipler Öğretmenler: Grafik ve fotoğraf alanı öğretmenleri İstanbul Valiliği: İl Millî Eğitim Müdürlüğü Koordinasyon Merkezi İl Özel İdaresi: Finansman için yardımcı kuruluş 2. Adım: Paydaşların İlgilerinin ve Çıkarlarının Tespit Edilmesi Paydaşların ilgileri ve çıkarları şu sorular sorularak tespit edilir: Paydaşların her birinin projeden beklentileri nelerdir?, Paydaşların projeden sağlayabilecekleri muhtemel yararlar nelerdir?, Hangi paydaşların çıkarları, projenin hedefleri ile çelişmektedir?, Paydaşların her biri projeye ne gibi mali katkı sağlayabilecek durumdadır?, Bunu sağlamaya istekliler mi? 18

20 Tablo 3. Örnek: Kadın İstihdamı Projesi Paydaşlar ve Özellikleri Paydaşın Sorun/Proje ile İlişkisi Etkilenme Derecesi (+,-,0) Mezunlar: 240 grafik ve fotoğraf öğrencisi İşsizlik - alanda yetersizlik + Reklamcılar: İstanbul bölgesindeki reklam ajansı ve matbaacıları Reklam ajansı ve matbaacı temsilcileri: Eğitici personele sahipler Öğretmenler: Grafik ve fotoğraf alanı öğretmenleri İstanbul Valiliği: İl Millî Eğitim Müdürlüğü Koordinasyon Merkezi Kalifiye eleman yetersizliği + Eğiticilerin eğitimi-maddi kazanç + Maddi kazanç mezun öğrencilerin eğitimi. Mesleki yeterliliği arttırma kapasitesi. Sektördeki gelişmeleri takip etmeleri İşsizliğe çözüm - Mesleki eğitime destek. Yaygınlaştırmadaki etkinliği + + İl Özel İdaresi: Finansman için yardımcı kuruluş İldeki gelişmişlik düzeyinin arttırılması. İstihdam + 3. Adım: Paydaşların Güçlerinin ve Etkilerinin Saptanması Paydaşların güçleri ve etkileri saptanırken şu sorular sorulur: Muhtelif paydaşların birbirleri arasındaki ilişkiler nelerdir?, Kimin kim üstünde gücü vardır?, Kim kime bağımlıdır?, Hangi paydaşlar örgütlenmiştir?, Bu örgütlenme nasıl etkilenebilir veya bu örgütlenmenin üzerine ortaklık nasıl inşa edilebilir?, Kaynakları kim kontrol etmektedir?, Bilgi kimin kontrolündedir?, Yasal sorumluluk kimdedir? Tablo 4. Örnek: Kadın İstihdamı Projesi Paydaşın zayıf ve güçlü yönleri Mezunlar: İstekliler,eğitimleri yetersiz, teknoloji kullanımında yetersiz,donanım eksikliği Etki 1:yok/çok az... 5-kritik 5 Reklamcılar: Maddi kaynak yetersizliği- sektörle iş birliği 4 Reklam ajansı ve matbaacı temsilcileri: Referans kazandırma potansiyeli 4 Öğretmenler: Alanda yenilikleri takip edememe, iletişime ve iş birliğine açık olma İstanbul Valiliği: İldeki Mesleki Eğitim kurumlarına hitap etmesi,yaygınlaştırma gücü 5 4 İl Özel İdaresi: Gerektiğinde kısıtlı kaynak sağlayabilmeleri 3 19

21 AVRUPA BİRLİĞİ HİBE PROGRAMLARINA YÖNELİK PROJE HAZIRLAMA REHBERİ 4. Adım: Paydaşlara Karşı Olası Eylemler (Katılım Stratejisinin Oluşturulması) Paydaşlara karşı olası eylemler tespit edilirken paydaşların ilgileri, çıkarları, etkileri ve güçleri dikkate alınmalıdır. Hangi düzeyde ne zaman sürece katılmaları gerekeceği belirtilmelidir. Gerektiği takdirde bu eylemler proje faaliyeti olabilir. Tablo 5. Örnek: Kadın İstihdamı Projesi Paydaşlara Karşı Olası Eylemler Mezunlar: Eğitim verilmesi, motive edilmesi,donanım sağlanması, iş imkânları duyurusu,internet sitesi kurulması Reklamcılar: Eğitici sağlanması Reklam ajansı ve matbaacı temsilcileri: Kurs planı yapılması( yer,süre, öğretmen sayısı) Öğretmenler: Bilgilendirme, eğitim, teknik donanımın arttırılması, reel sektörün görülmesinin sağlanması, eğitim vermeleri İstanbul Valiliği:Yaygınlaştırma çalışmaları yapmaları, öğretmenlerin çalışmalarının planlanması ve denetlenmesi, tanıtımın yapılması İl Özel İdaresi: Gerektiğinde finansman desteği sağlayabilmeleri İlgili Paydaşlardan alınan dönütlerin, verilerin, ya da ortaya konan durumların Sorun Analizi aşamasında işe yarayacağı görülecektir. Sorun Analizinden önce Paydaş Analizinin yapılmasının gerekçesi budur. Bu aşamalardan sonra artık Paydaş Tablosu oluşturulabilir. Daha önceki adımlarda oluşturulan tablolar burada revize edilerek Paydaş Analizinin son halini bir tabloda görme imkanı oluşturulmuş olur. Bu sayede Sorun Analizi aşamasına daha etkili bir başlangıç yapılmış olunur. İlgili Paydaşlardan alınan dönütlerin, verilerin, ya da ortaya konan durumların Sorun Analizi aşamasında işe yarayacağı görülecektir. Sorun Analizinden önce Paydaş Analizinin yapılmasının gerekçesi budur. Aşağıda örnek Paydaş Tablosu verilmiştir. Burada oluşturulan başlıklar (sütunlar) izlenen adımlara göre belirlenmiştir; ancak gerektiğinde daha farklı başlıklar oluşturulabilir, değiştirilebilir veya eklenebilir. Tablo 6. Örnek Paydaş Tablosu Paydaşın sorunla İlişkisi Paydaşın Projeden Etkilenme Derecesi Paydaşın Zayıf ve Güçlü Yönleri Paydaşın Projeye Etkisi Paydaşlara Yönelik Olası Eylemler 1. Paydaş 2. Paydaş 3. Paydaş 4. Paydaş 20

22 Sorun Analizi Sorun analizi yapılmadan önce sorunun tanımının bilinmesi gerekir. Sorun, arzulanan durum ile mevcut durum arasındaki farktır. Sorun analizi yapılmadan önce sorunun tanımının bilinmesi gerekir. Sorun, arzulanan durum ile mevcut durum arasındaki farktır. Şekil 4. Sorunun Tanımı Sorun analizi ise mevcut durumun arzu edilmeyen yönlerinin, neden-sonuç ilişkisi içinde ortaya konulabilmesini sağlayan yapısal bir incelemedir Sorun Analizinin Aşamaları Sorun analizi ise mevcut durumun arzu edilmeyen yönlerinin, neden-sonuç ilişkisi içinde ortaya konulabilmesini sağlayan yapısal bir incelemedir. Sorun analizi yapılırken ilk adım katılımcı bir yaklaşımla sorunun belirlenmesidir. Daha sonra sorun ağacı ya da sorunlar hiyerarşisi kullanılarak sorunun kaynakları belirlenir ve neden-sonuç ilişkileri ortaya konur. Sorun analizi yaparken; Paydaşlar için öncelikli sorunları beyin fırtınası yöntemi ile tartışın, Tartışma sonucu belirlenen sorunlardan birini başlangıç sorunu olarak ele alın, Başlangıç sorunu ile ilgili diğer sorunları araştırın, Neden-sonuç hiyerarşisini oluşturun, Buna neden olan ne? sorusu ile tüm sorunları hiyerarşik sırayla düzenleyin, Oklar aracılığıyla sorunları birbirlerine bağlayın ve ilişkileri net bir şekilde gösterin, Diyagramı gözden geçirin: Eksik sorunlar var mı? Varsa ekleyin, Diyagramı çoğaltarak paydaşlara dağıtın. ANA SORUN SONUÇ ALT SORUN 1 ALT SORUN 2 KÖK SORUNLAR NEDEN Şekil 4. Sorun Ağacı Şablonu 21

23 AVRUPA BİRLİĞİ HİBE PROGRAMLARINA YÖNELİK PROJE HAZIRLAMA REHBERİ Grafik ve fotoğraf alan nda 240 genç kad n n iş bulamamas Reklam grafiği alan nda eğitim verecek mekanizmalar n eksikliği Kad nlar n toplumdaki statüsünün yüksek olmamas Kalifiye eleman eksikliği Mesleki alanda bilgi yetersizliği Eğitimde altyap eksikliği Eğitim ortam nda donan m eksikliği Kad nlar n toplumsal cesaretinin azl ğ Alan öğretmenlerinin yeni teknolojiye ve sektöre ayak uyduramamas Öğrencilerin ilgi ve yeteneklerine göre yönlendirilmemeleri Seminer ve bilgi toplant lar n n eksikliği Öğretmenlere destek sağlayacak kaynaklar n eksikliği Resmî makamlar n eğitim mekânlar n sağlayamamas Kad n n bireysel girişimciliğinin eksik olmas Alanda çal şma ortam n n kad na uygunsuzluğu Şekil 5. Kadın İstihdamı Projesi Sorun Ağacı Burada dikkat edilmesi gereken belirlenen bir sorunun alt nedeni olan sorunların da ortaya konmasıdır. Ana sorun hangi sorundan kaynaklanmaktadır? ya da Bu sorun (durum) neye neden olmaktadır? sorularıyla iki türlü çıkarım yapılabilir. Konudan çok uzaklaşmadan ve daha çok alt sorunlara yönelerek Şekil 5 tekine benzer bir ağaç oluşturulabilir. Neden-Sonuç ilişkisi iyi kurulmalı bağımsız gibi görünen sorunların nereden birbirine bağlandığına dikkat edilmelidir. Bu analizde son ürün Sorun Ağacı dır. Hedef Analizi; sorun ağacında belirlenen sorunların çözümlenmesi durumunda gelecekteki durumun tanımlanması, hedefler arasındaki hiyerarşinin doğrulanması, ara araçlarla hedefler arasındaki ilişkinin şematik olarak gösterilmesidir. Burada sorunların çözülmüş olduğu durum ifade edilir Hedef Analizi Sorun ağacında belirlenen sorunların çözümlenmesi durumunda gelecekteki durumun tanımlanması, hedefler arasındaki hiyerarşinin doğrulanması, ara araçlarla hedefler arasındaki ilişkinin şematik olarak gösterilmesidir. Burada sorunların çözülmüş olduğu durum ifade edilir. Örneğin Sorun Ağacında Eğitimli personel yoktur. şeklindeki ifade Hedef Analizinde şu şekilde ifade edilebilir; Personellerin eğitim alması veya eğitimli personel ihtiyacının giderilmesi Hedef Analizinin Aşamaları Sorun analizinde ortaya konan olumsuz durumları, arzu edilen olumlu durumlar şeklinde ifade edin. Bu olumlu durumların aynı zamanda gerçekçi olmasına dikkat edin. Sorun analizindeki neden-sonuç ilişkilerini, araçlar-hedefler ilişkilerine dönüştürün. Bu ilişkiler hiyerarşisinin geçerliliğini ve bütünlüğünü kontrol edin. 22

24 Gerekirse ifadeleri revize edin. Bir üst düzeydeki amaca ulaşmak için gereken hedefler eksikse araya ekleyin. Gereksiz hedefleri şemadan çıkarın. Grafik ve fotoğraf alan nda 240 genç kad na iş sağlanmas Reklam grafiği alan nda eğitim verecek mekanizmalar n sağlanmas Kad nlar n toplumdaki statüsünün yükseltilmesi Kalifiye eleman eksikliğinin giderilmesi Mesleki alanda bilgi yetersizliğinin giderilmesi Eğitimde altyap eksikliğinin giderilmesi Eğitim ortam nda donan m eksikliğinin giderilmesi Kad nlar n toplumsal cesaretinin artt r lmas Alan öğretmenlerinin yeni teknolojiye ve sektöre ayak uydurmas n n sağlanmas Öğrencilerin ilgi ve yeteneklerine göre yönlendirilmeleri Seminer ve bilgi toplant lar n n artt r lmas Öğretmenlere destek sağlayacak kaynaklar n sağlanmas Resmî makamlar n eğitim mekânlar n sağlamas Kad n n bireysel girişimciliğinin artt r lmas Alanda çal şma ortam n n kad na uygun hâle getirilmesi 28 Şekil 6. Kadın İstihdamı Projesi Hedef Ağacı Strateji Analizi Bu analizin amacı muhtemel alternatif hedef ağacında tasarlanan hedeflere ulaşmak için gerekli stratejiyi tespit etmek, bunların fizibilitesini değerlendirmek ve bir proje stratejisi üstünde karar kılmaktır. Projenin strateji analizini yapabilmek için şu sorular sorulabilir: Tespit edilmiş tüm hedefler mi ele alınmalı yoksa bunların birkaçı mı seçilmeli? Geliştirilebilecek olumlu fırsatlar nelerdir? Beklenen sonuçları ve kazanımların sürdürülebilirliğini en üst düzeyde sağlayacak müdahaleler nelerdir? Pek çok farklı faaliyet ve hedeften bütçe kısıtlaması doğrultusunda en gerçekçi görünen hangisidir? En iyi fayda maliyet oranı hangi seçeneğindir? Hangi strateji dezavantajlı grupların üstünde en olumlu etkiyi sağlayacaktır? Strateji analizinin amacı muhtemel alternatif hedef ağacında tasarlanan hedeflere ulaşmak için gerekli stratejiyi tespit etmek, bunların fizibilitesini değerlendirmek ve bir proje stratejisi üstünde karar kılmaktır. Bu analitik aşama bazı açılardan en zorlayıcı olandır. Çünkü belli bir miktar bilgiyi işleyip ondan sonra izlenecek en iyi uygulama stratejisi (veya stratejileri) hakkında bir karar vermeyi gerektirir Alternatif Seçeneklerin Tespiti ve Strateji Analizi İstenmeyen veya ulaşılması mümkün görünmeyen hedefleri eleyin. 23

25 AVRUPA BİRLİĞİ HİBE PROGRAMLARINA YÖNELİK PROJE HAZIRLAMA REHBERİ Bölgedeki diğer projelerin takip ettiği hedefleri eleyin. Projede yaralanıcı ve ortakların beklentilerine odaklanın. Farklı seçeneklerin fizibilitesini değerlendirin. Seçeneklerden bir veya birkaçını proje stratejisi olarak seçin. Ortak bir karara varılamıyorsa en uygun seçeneği, hedef ağacında ekleme veya çıkarma yaparak düzenleyin. Grafik ve fotoğraf alan nda 240 genç kad na iş sağlanmas Reklam grafiği alan nda eğitim verecek mekanizmalar n sağlanmas Kad nlar n toplumdaki statüsünün yükseltilmesi Kalifiye eleman eksikliğinin giderilmesi Mesleki alanda bilgi yetersizliğinin giderilmesi Eğitimde altyap eksikliğinin giderilmesi Eğitim ortam nda donan m eksikliğinin giderilmesi Kad nlar n toplumsal cesaretinin artt r lmas Alan öğretmenlerinin yeni teknolojiye ve sektöre ayak uydurmas n n sağlanmas Öğrencilerin ilgi ve yeteneklerine göre yönlendirilmeleri Seminer ve bilgi toplant lar n n artt r lmas Öğretmenlere destek sağlayacak kaynaklar n sağlanmas Resmi makamlar n eğitim mekânlar n sağlamas Kad n n bireysel girişimciliğinin artt r lmas Alanda çal şma ortam n n kad na uygun hâle getirilmesi Şekil 7. Kadın İstihdamı Projesi Strateji Analizi Burada dışarıda bırakacağınız hedefler; projenin kapsamı, ilgililiği, bütçesi, projeyi yürüten kurum, hedeflerin ulaşılabilirliği gibi pek çok nedene bağlı olarak değişir. Bu aşamada projenin uygulama alanı da belirleneceğinden çok titizlikle ve gerçekçi bir şekilde hedef belirlenmesi gerekmektedir. Aşağıdaki örnek strateji analizi ve önceden yürütülen analizlerin önemini çok daha iyi ortaya koymaktadır. Artık tasarlanan projenin genel hedefi, amacı, sonuçları ve muhtemel faaliyetler göz önüne serilmiştir. 24

26 Grafik ve fotoğraf alan nda 240 genç kad na iş sağlanmas Kad nlar n toplumdaki statüsünün yükseltilmesi Reklam grafiği alan nda eğitim verecek mekanizmalar n sağlanmas Kalifiye eleman eksikliğinin giderilmesi Mesleki alanda bilgi yetersizliğinin giderilmesi Alan öğretmenlerinin yeni teknolojiye ve sektöre ayak uydurmas n n sağlanmas Öğrencilerin ilgi ve yeteneklerine göre yönlendirilmele ri Eğitimde altyap eksikliğinin giderilmesi Seminer ve bilgi toplant lar n n artt r lmas Eğitim ortam nda donan m eksikliğinin giderilmesi Öğretmenlere destek sağlayacak kaynaklar n sağlanmas Resmî makamlar n eğitim mekânlar n sağlamas Kad nlar n toplumsal cesaretinin artt r lmas Kad n n bireysel girişimciliğinin artt r lmas Alanda çal şma ortam n n kad na uygun hâle getirilmesi Şekil 7. Kad n İstihdam Projesi Strateji Analizi (Hedef, Amaç, Sonuç ve Faaliyetler) Şekil 7. Kadın İstihdamı Projesi Strateji Analizi (Hedef, Amaç, Sonuç ve Faaliyetler) Mant ksal Çerçeve Tablosu Mantıksal Çerçeve Tablosu Mant ksal Çerçeve Tablosu; paydaş, sorun, hedef ve strateji analizleri ile elde edilen Mantıksal Çerçevedört Tablosu; paydaş, sorun, hedef vebir strateji analizleri ile elde edilen bulgular n gösterildiği, sat r ve dört sütunu olan görsel planlama arac d r. bulguların gösterildiği, dört satırı ve dört sütunu olan görsel bir planlama aracıdır. Aç klama [SY24]: Mant ksal Çerçeve Tablosu; paydaş, sorun, hedef ve strateji analizleri ile elde edilen bulgular n gösterildiği, dört sat r ve dört sütunu olan görsel bir Mantıksal planlamaçerçeve arac d r. Tablosu; paydaş, sorun, hedef ve strateji analizleri ile elde edilen bulguların gösterildiği, dört satırı ve dört sütunu olan görsel bir planlama aracıdır. 31 Şekil 8. Mantıksal Çerçeve Tablosu Şekil 8. Mant ksal Çerçeve Tablosu Mant ksal Çerçeve Tablosunda Oluşturulmas

27 AVRUPA BİRLİĞİ HİBE PROGRAMLARINA YÖNELİK PROJE HAZIRLAMA REHBERİ Mantıksal Çerçeve Tablosunda Hiyerarşi MANTIKSAL ÇERÇEVE TABLOSU OLUŞTURULURKEN İKİ YÖNTEM KULLANILABİLİR: 1. Aşağıdan yukarıya doğru 2. Yukarıdan aşağıya doğru Mantıksal Çerçeve Tablosu oluşturulurken iki yöntem kullanılabilir: 1. Aşağıdan yukarıya doğru: Yeterli kaynaklar sağlanırsa faaliyetler gerçekleştirilir. Faaliyetler gerçekleştirilirse sonuçlar elde edilir. Sonuçlar elde edilirse proje amacına ulaşılır. Proje amacına ulaşılırsa ana amaca/hedefe katkı yapılır. 2. Yukarıdan aşağıya doğru: Ana amaca/hedefe katkı yapmak istiyorsak proje amacına ulaşmalıyız. Proje amacına ulaşmak istiyorsak planlanan sonuçları elde etmeliyiz. Sonuçları elde etmek istiyorsak planlanan faaliyetleri gerçekleştirmeliyiz. Faaliyetleri gerçekleştirmek istiyorsak yeterli kaynakları sağlamalıyız Mantıksal Çerçeve Tablosu Hazırlama Adımları Varsayımlar, bir projenin uygulanmasını, sürdürülebilirliğini veya faaliyetlerin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek, projenin kontrolü dışındaki faktörlerin tanımlanmasını içeren durumlardan oluşur. Çoğunlukla varsayımlar risklerle ilişkilidir ancak temelde riskler olumsuz ifadelendirilir, varsayımlar ise olumlu cümlelerle ifadelendirilir. 1. Mantıksal Çerçeve Tablosunda Varsayımların Yazılması Varsayımlar, bir projenin uygulanmasını, sürdürülebilirliğini veya faaliyetlerin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek, projenin kontrolü dışındaki faktörlerin tanımlanmasını içeren durumlardan oluşur. Çoğunlukla varsayımlar risklerle ilişkilidir ancak temelde riskler olumsuz ifadelendirilir, varsayımlar ise olumlu cümlelerle ifadelendirilir. Varsayımlar aşağıdaki endişelerle ilgili olabilir: Proje yönetimine doğrudan katılmayan diğer paydaşların faaliyetleri Hedef grupların proje çerçevesinde yerine getirilen hizmetlere yaklaşımı Etkin donör koordinasyonu ve mali kaynağın zamanında ödenmesi Proje girdi ve çıktıları için fiyat dalgalanmaları Devletin ilgili politikalarındaki değişiklikler Genel Hedef Proje Amac Sonuçlar Faaliyetler Örn: Faaliyetler yap l rsa ve varsay mlar da gerçekleşirse sonuçlar elde edilebilir! Varsay mlar Varsay mlar Varsay mlar Ön şartlar, kaynaklar belirlenmeden ve faaliyetler başlamadan yerine getirilmelidir! Kaynaklar Şekil 8. Mantıksal Çerçeve Tablosunda Varsayımlar 26

28 2. Mantıksal Çerçeve Tablosunda Genel Hedefin Tanımlanması Genel Hedef, varılması arzu edilen en ideal durumu anlatır. Bu hedefe varılması uzun dönemli bir çalışma stratejisi gerektirecektir. Her bir projenin faaliyet, sonuç ve amaçlarına ulaşılmasıyla, genel hedeflere daha da yaklaşılmış olacaktır. Genel Hedef, varılması arzu edilen en ideal durumu anlatır. Bu hedefe varılması uzun dönemli bir çalışma stratejisi gerektirecektir. Her bir projenin faaliyet, sonuç ve amaçlarına ulaşılmasıyla, genel hedeflere daha da yaklaşılmış olacaktır. Tablo 7. Örnek Genel Hedef Genel Hedef Amaç Sonuç Faaliyetler Ankara ilindeki genel istihdama katkıda bulunmak KOBİlere destek vererek istihdamın gelişmesini canlandırmak 20 KOBİye doğrudan kaynak aktarıldı inşa edildi. 5 istihdam sektörü oluşturuldu. Pazar fizibilite çalışmasını üstlenmek Teknik fizibilite çalışmasını üstlenmek Farkındalık artırma Vs 3. Mantıksal Çerçeve Tablosunda (Tarafsız Doğrulanabilir) Göstergelerin Yazılması Tarafsız doğrulanabilir göstergeler projelerin en önemli bölümlerinden biridir. Projelerin etkinliği bu göstergeler aracılığı ile ölçülür. Göstergelerin SMART olması gerekmektedir. SMART: Specific (Belirli): Açık hedefleri kapsaması (uygun olduğu yerde) Measurable (Ölçülebilir): Nicelik ve nitelik açılarından ölçülebilir olması Available (Elde Edilebilir): Kabul edilebilir bir maliyette olması Relevant (İlgili): Neyi ölçmesi gerektiğiyle ilgili olması (yatay mantık) Timely (Zamanında): Proje yönetiminde kullanılabilir olması açısından gereken zamanda üretilmesi Göstergeler şu öğeleri içermelidir: Miktar (sayılar, oranlar, yüzdeler) Kalite (performans) Zaman (tarihler) Örnek: Hedef: Çocuk hakları konusunda farkındalığının arttırılması Göstergeyi seç: Çocuklar kendi haklarını biliyor. Miktarı belirle: Çocukların %80 i.. Hedef grubu belirle: yaş okula giden... Tarafsız doğrulanabilir göstergeler projelerin en önemli bölümlerinden biridir. Projelerin etkinliği bu göstergeler aracılığı ile ölçülür. 27