İnsan Kaynakları Koordinatör Yardımcısı İnsan Kaynakları Uzmanı

Transkript

1 Sayfa 1 / 7 UNVAN VEKÂLET İnsan Kaynakları Koordinatör Yardımcısı İnsan Kaynakları Uzmanı SORUMLULUK VE GÖREVLER 1. Üniversite ana yönetmeliği, protokoller ve yönergelerin içeriğine hâkim olmak ve işleri bu çerçevede takip etmek. 2. İdari ve akademik personellere ait turnike kayıtlarının giriş ve çıkışlarının kontrolünün sağlanarak gerekli raporları hazırlamak. 3. İşe alım süreci tamamlanan akademik ve idari personelin özlük dosyalarının oluşturulmasını sağlamak, işe başlatma işlemlerini yaparak resmi bildirimleri yaparak, ilgili birim ve kişileri bilgilendirmek. 4. Taşeron firmasında işe başlayan ve işten ayrılan personellerin Emniyet Kimlik Bildirimlerini sistemsel olarak kayıtlarını yapmak veya yapılan kayıtları kontrol etmek. 5. İşe yeni başlayan / işten ayrılan akademik ve idari personellerin karakol bildirimlerini yapmak, yapılan bildirimleri kontrol etmek. 6. İşe yeni başlayacak ve işten ayrılacak olan akademik ve idari personellerin olurlarını hazırlayarak imzaya sunmak. 7. İşe yeni başlayan personellerin periyodik muayene işlemleri için Kalite / SKS Birimlerine işe yeni başlayan personellerin bildirimlerinin yapılmasını sağlamak. 8. İşe yeni başlayan personellerin kimlik kartlarının basılmasını sağlamak veya bu işlemin yapılmasını sağlamak. 9. İşe yeni başlayan personel bilgilerinin ilgili birimlere gönderilmesini sağlayarak, personel ile ilgili yapılması gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak, takip ve kontrol etmek. Eksikliklerin giderilmesi için ilgili birim ile irtibata geçmek. 10. Üniversite web sahifesinde personel bilgilerinin güncellenmesi için, personel hareketlerinde olan değişikliklerin İletişim Koordinatörlüğü ne bildirilmesi sağlamak. 11. İşten ayrılan Akademik ve İdari personele ait işten ayrılma ile ilgili sürecin başlatılarak işlemlerinin yapılmasını sağlamak, ilgili birimlere bilgi vermek.

2 Sayfa 2 / Ücretsiz izin, doğum, rapor vb. personel devamsızlarını, kontrol etmek, evraklarını incelemek göreve dönüş tarihlerini takip ederek, gerekli işlem ve bildirimleri yapmak. 13. Görev değişikliği atama veya unvan değişikliği durumlarında olurları hazırlayarak gerekli yazışmaları yapmak ve ilgili birim ve kişileri bilgilendirmek. 14. Talep dahilinde çalışma belgesi maaş bordrosu vb. belgelerin hazırlanmasını sağlamak. 15. Yıllık izin kayıtlarını tutmak, tutulan kayıtları kontrol etmek ve yıllık izin cetvelini hazırlamak. 16. Yıllık izin kurulunun takibini yapmak. 17. Personel AGİ formlarının her sene yenilerek değişiklikleri kontrol etmek ve kayıt altına almak. 18. Personel bilgilendirme formlarının güncel olmasını sağlamak. 19. Personel özlük dosyalarının düzgün şekilde tutulmasını sağlamak, güncellenen evrakların sistem girişini yapmak, ilgili birimleri bilgilendirmek, eksiklikleri tespit ederek tamamlanmasını sağlamak. 20. Yabancı uyruklu öğretim elemanlarının oturma izin sürelerini takip ederek, ilgili birimleri bilgilendirmek, süresi dolacak olanların işlemlerini yapmak, YÖK le ilgili işlemleri takip ederek, güncel kartının gelmesini sağlamak. 21. Yabancı uyruklu öğretim elemanı atama sürecini başlatmak, takip etmek ve sonuçlandırmak. 22. İşe yeni başlayan tüm akademik ve idari personellerin sözleşmesini hazırlayarak imzalatmak, Rektör ve başkan oluruna sunmak. 23. İdari personel maaş zamları için öneriler hazırlamak ve örnek tablolar oluşturmak. 24. Akademik personelin maaş zam çalışmasında Rektörlük makamından talep edilen evrak ve belgeleri hazırlamak. 25. Akademik ve İdari personellerin maaş artış tablolarını hazırlayarak, Rektör ve Başkan Oluru almak. 26. Personellerin haciz bildirilerini takip etmek, Hukuk Müşaviri ile irtibat içerisinde olmak cevabi yazıları personelin özlük dosyasında muhafaza etmek, sıraya konan haciz kesintilerinin ilgili icra dairesine ödenmesi hususunda ilgili birimleri bilgilendirmek ve işlemi takip etmek.

3 Sayfa 3 / Dil Tazminatı, Makam Tazminatı, Doktora Tazminatı, İcra Kesintileri, BES Kesintileri, vb.) ödeneklerin tablolarını hazırlamak, süreli olan ödeneklerin süresini takip ederek ilgili birimleri bilgilendirmek. Olurlarını hazırlamak. 28. Öğretim üyeliğine başvuru yapan akademik personelin Bilim dosyalarını değerlendiren jürilerin ödeme tablolarını oluşturarak azami jürilik süresini takip etmek, gerekli işlemleri tamamlamak. 29. Üniversite personel verilerine ait tabloları hazırlamak, istatiksel verileri güncellemek ve gerektiğinde raporlamaları yapmak. 30. Medicana ile irtibat halinde olarak, aylık personel mutabakatı sağlamak. 31. YÖK denetim tablolarını hazırlamak ve güncel verileri işlemek. 32. Kalite Yönetim Sistemi süreçlerinde rol almak ve katkıda bulunmak. 33. Yapmış olduğu iş ile ilgili güncel mevzuatı takip ederek ilgili takım arkadaşlarını bilgilendirmek ve uygulamak. 34. Teşvikleri takip ederek, uygulanması için önerilerde bulunmak ve uygulanabilir olanları gerçekleştirmek. 35. Genel manada Koordinatörlüğün yürütmüş olduğu performans, eğitim, sosyal aktiviteler, anket vb. konularda Servise katkıda bulunmak. 36. Akademik, İdari ve Medicana personeline ait maaş hesaplamalarını, puantaj kayıtlarını (Ek ders, Fazla Çalışma, Güz ve Bahar dönemi ek derse giren personele ait aylık maaş hesaplamalarını, puantaj kayıtlarını (BES Kesintileri vb.) düzenleyerek tamamlayarak, bordroyu oluşturmak ve imzaya sunmak, Ödeme işlemleri için Mali İşler koordinatörlüğü ile irtibata geçmek. 37. Düzenlenmiş olan puantaj kayıtlarının kontrolünün yapıldıktan sonra Ücret Bordrolarının ve Ücret Bordro icmallerini düzenlemek. 38. OTOBES ile ilgili tüm işlemleri takip etmek. 39. Ay içerisinde 30 günden az çalışan personellerin SGK eksik gün bildirimlerini yapmak, evraklarını düzenlemek ve ödeme makbuzlarını muhafaza etmek. 40. Akademik ve İdari personellere ait talep edilen yurt dışı çıkış belgelerini hazırlamak ve imzaya sunmak.

4 Sayfa 4 / Resmi kurum ve kuruluşlara yazılacak olan yazıları hazırlayarak gerekli takip işlemlerini yapmak, 42. Günlük, haftalık, aylık işlemleri takip ederek gereğini yapmak, raporları hazırlayarak ilgili kişileri bilgilendirmek. 43. Süresi dolan akademik ve idari personel sözleşmelerini tekrar imzalatmak, gerekli revizeler için öneriler sunmak 44. Bilişim HR programı entegrasyon sürecinin takibi ve kayıtlarının kontrolünün sağlanarak doğabilecek sıkıntılarda program yetkilileri ile irtibata geçilerek sorunların çözülmesini sağlamak. 45. Bilişim HR programına ait işe giren personellerin özlük bilgilerinin güncel olarak program sistemine entegre etmek. 46. Ders saat ücretli öğretim elemanlarının özlük dosyalarını oluşturmak, talep ve onay yazışmalarını takip ederek, gerekli çalışmaları yapmak. 47. Ders saat ücretli öğretim elemanlarının puantaj kayıtlarını kontrol ederek ödeme tahakkuklarını oluşturmak ve Mali İşler Koordinatörlüğü ne sunmak. 48. Ders Saat ücretli öğretim elemanlarının işe giriş ve ayrılış işlemlerini takip etmek gerekli evrakları imzalatmak ve SGK bildirimlerini yapmak. 49. Kadrolu öğretim elemanlarının YÖKSİS veri girişlerini kontrol ve takip etmek giriş ve çıkışlarını yapmak. 50. Esnek saat çalışması yapan öğretim elemanlarının turnike kayıtlarına göre, Rektörlük makamından gelen bilgi doğrultusunda ikaz, savunma vb. yazılarını yazarak takip ve kontrolü yapmak. 51. Haftanın belirli günlerinde gelen öğretim elemanlarının Akademik Birimler Koordinatörlüğünden gelen izin tablosunu ve izin formlarını kontrol ederek, gerekli kayıtları tutmak.

5 Sayfa 5 / İŞKUR aylık işgücü çizelgelerini hazırlamak ve personel takibini yapmak. 53. Engelli personellerin sakatlık oranlarını ve sürelerini takip etmek, süresi dolan raporların güncellenmesini sağlamak. 54. Haftalık faaliyet raporlarını hazırlamak. 55. Personel kartvizit ihtiyaçlarının takip ve talebini yapmak. 56. Personel mazeret izin gün ve saat bilgilerinin kontrol ve takibini yapmak. 57. Fazla Çalışma yerine serbest zaman kullanmak isteyen personellerin izinleri hakkında çizelge hazırlanarak süresi içerisinde kullandırılması için gerekli çalışmaları yapmak. 58. Akademik personel ilanların hazırlanması ve girişlerini yapmak. 59. Öğretim Üyesi, Araştırma Görevlisi, Öğretim Görevlisi, okutman, uzman alımları için gerekli işlemlerin tümünü baştan sona takip etmek, ilanları hazırlamak, web sahifesinde yayınlanmasını sağlamak ve kontrol etmek, yazışmaları yapmak, ön değerlendirme tablolarını hazırlayarak komisyona sunulmasını sağlamak, atama işlemlerini takip etmek ve yapmak. 60. Güvenlik soruşturması için gerekli evrakların teminini sağlayarak, yazışmaları yapmak, takip etmek. 61. Personel yıllık izin tablolarını hazırlamak. 62. Servis ile ilgili raporları ve istatistikleri hazırlamak. 63. Anket formları hazırlayarak, anketlerin doldurulmasını, değerlendirilmesini ve raporlanmasını sağlamak. 64. İKK tarafından yapılacak olan duyuru metinlerini hazırlayarak ilan edilmesini sağlamak. 65. YÖK Denetim süreci ile ilgili tüm işlemleri yapmak, raporları hazırlamak. 66. TÜİK Yükseköğretim Kesimi Araştırma geliştirme Faaliyetleri İstatistikleri Formlarının doldurulmasını sağlamak.

6 Sayfa 6 / Eğitim planlamaları ve raporlamaları hazırlamak. 68. Servis ile ilgili tüm mevzuatı takip etmek ve uygulanmasını sağlamak. 69. Servisle ilgili diğer işleri takip etmek ve ekibe yardımcı olmak. YETKİLER SGK ekran kullanma yetkisi. İşveren sağlık bildirimleri ekranı kullanma yetkisi. İş- Kur raporlarını hazırlama ve kullanma yetkisi. Sağlık Müdürlüğü bildirim ekranlarını kullanma yetkisi. YÖKSİS ekranlarını kullanma yetkisi. YÖKSİS Sivil Savunma ekranlarını kullanma yetkisi. Adres ve kimlik doğrulama ekranlarını kullanma yetkisi. İlanbis ekranını kullanma yetkisi. Resmî Gazeteye İlan verme bilgisi gönderme yetkisi. Bilişim HR programlarını kullanma ve yetki verme yetkisi. Netsis programını kullanma yetkisi. İnsan Kaynakları Mesai programını kullanma ve rapor alma yetkisi. Turnike kapıcı programını kullanma ve rapor alma yetkisi. Fazla Çalışma ve fazla sürelerle çalışma modülünü kullanma rapor alma ve izleme yetkisi. E bildirge giriş yapma, gönderme ve onaylama yetkisi. Karakol bildirimleri ekranı kullanma ve güncelleme yetkisi. Maaş hazırlama ve onaya gönderme yetkisi. Yıllık izin takip kontrol, kurul oluşturma ve raporlama yetkisi. Sözleşme hazırlama, güncelleme ve öneri sunma yetkisi. Protokol ve yönetmelik/yönerge taslakları hazırlama ve onaya sunma yetkisi. Eğitim organizasyonları için gerekli işlemleri takip yetkisi. SPSS programı kullanma yetkisi.

7 Sayfa 7 / 7 YETKİNLİK (Eğitim, Öğretim, Tecrübe ve Beceri) İnsan Kaynakları / özlük ve bordrolama alanında en az 3 yıl tecrübesi olmak, bordrolama işlemini bizzat yapmış olmak. Alanında en az ön lisans mezunu olmak. Sabırlı ve azimli olmak. Stres yönetimini iyi yapabiliyor olmak. Ekip çalışmasına yatkın olmak. En az bir bordro programını kullanabiliyor olmak. Excel, Word, PowerPoint programlarını iyi kullanabiliyor olmak. Dikkatli ve özverili olmak. Alanında eğitimler almış olmak. Güvenilir ve güler yüzlü ve insan ilişkileri iyi olmak. Diksiyonu düzgün olmak.