Güz Dönemi Sunu ve Sunum Teknikleri Dersi İçin Soru Örnekleri ve Yanıtları

Transkript

1 Güz Dönemi Sunu ve Sunum Teknikleri Dersi İçin Soru Örnekleri ve Yanıtları Soru 1. Etkili bir sunum için temel olarak kaç bileşen kullanılır? Sırasıyla ve Kısaca açıklayınız. Yanıt Herkesin dikkatini çeken Giriş bölümü olmalıdır. Giriş bölümü hazırlanırken aşağıdaki içerikler temel alınmalıdır. a. Dinleyiciyi ve sunum yapan kişiyi rahatlatmalıdır. b. Konuyu belirlemelidir. c. Konunun önemini belirlemelidir. d. Sunulacak bilginin dinleyici için değerli olduğunu vurgulamalıdır. e. Giriş bölümünde sıradan başlangıçlardan kaçınılmalıdır, 2. Sunmak istediğiniz bilgiyi net ve basit bir şekilde ifade eden Gelişme (içerik) bölümü olmalıdır. Giriş bölümünün temel özellikleri aşağıdaki konuları içermelidir. a. İletmek istediğiniz önemli konular ve bunları destekleyen veriler içermelidir. b. Destekleyici verilerin sunuyu yapan kişiye sağlayacağı avantajlar; i. İfadelerinize inandırıcılık kazandırır, ii. Karmaşık konuları kolay kavramayı sağlar, iii. Dinleyicinin dikkatini belirli bir noktaya toplar. c. En genel destekleyici veri çeşitleri neler içermelidir?: i. İstatistikler (Grafikler, tablolar), ii. Görsel öğeler (Resim, fotoğraf vb.) iii. Örnekler, iv. Öyküler ve alıntılar vb. 3. Sunumunuzu özetleyen bir Sonuç bölümünden oluşmalıdır. Sonuç bölümünün temel içeriği; a. Sunumunuzda ele alınanları ve mesajınızın önemli noktalarını dinleyiciye hatırlatmalıdır. b. Önemli konuların kısa bir özetini içermelidir. c. Giriş ile arasında bağlantı bulunmalıdır. d. Sunum yapan kişinin iletişim bilgilerini mutlaka yer almalıdır. e. Özür ya da itiraf içermemelidir Soru 2. Sunumları Hazırlarken ve Sunarken Yapılması ve İzlenmesi Gereken Temel Kavramlar Neler olmalıdır. Maddeler halinde yazınız. Yanıt 2. Konuşmanızı düzenli ve tutarlı bir şekilde düzenleyin. Konuşmanızı en az üç kez prova edin. Adınızı, soyadınızı ve konumunuzu vererek kendinizi tanıtın. Sunumunuzun ana hatlarını öğretim üyesi/ uzman kişiye sunum öncesi verin. Dinleyicileriniz ile göz teması içinde bulunun ve beden dilinize dikkat edin. Her bölümün başlığının yeterince açıklayıcı olmasına dikkat edin. Görsel malzemelerinizle sözlü anlatımınız arasında denge olmasına dikkat edin. Konuşmanız süresince görsel malzemelerinize işaret edin. Sesinizin vurgularında ve tonlamada önem ve tekrarlama için içeriğe uygun değişiklikler yapın. Zamanınızı iyi kullanın.

2 Soru 3. Sunumlarda Yapılmaması Gerekenler Yanıt 3. Kolay okunmayan görsel malzeme kullanmayın. Görsel malzemeyi çok fazla yazılı metinle, resimlerle veya çok farklı renklerle doldurmayın. Görsel malzemeyle ilgili olmayan bir konudan bahsetmeyin. Dinleyicilere sırtınızı dönmeyin. Çok hızlı, çok yavaş, ya da okuma biçiminde monoton bir şekilde konuşmayın. Sunum boyunca kartlar üzerindeki notlarınızdan okumayın. Yansıtılan slaytta yazılı olan metindeki cümlelerin tıpa tıp aynısını konuşmanızda kullanmayın. Soru 4. Sunumların Sonuç Bölümünü Tasarlarken Dikkate Edilmesi Gereken Konuları Maddeler Halinde Yazınız. Yanıt 4. Sonuç bölümü dinleyicilere aktarılırken en kısa yol tercih edilir. En kısa yolu oluşturmak için izlenebilecek yol önerileri aşağıda verilmiştir. o Tüm Sunumun Özetlemesini Yaparak Dikkat Çekilebilir. Bunun için konuşmacının sunum süresince ele alınan konuları, ana ve yardımcı noktaları ile açıklamaya yönelmeden birkaç başlık altında ve kısa cümleler ile aktarmasıdır. o Giriş ile bağlantı kurulmasını sağlayacak cümleler kullanılabilir. Bunun için konuşmacı konuşmanın sonunda bir alıntı ya da anekdot ile konuşmanın giriş bölümü ile bağlantı kurarak dinleyicilere konuşma süresince ilgili konuların aktarıldığını hissettirebilir. o Dinleyicileri Motive ve Teşvik Etmeye Yönelik İfadeler Kullanılabilir. Bunun için konuşmacı sunum sonunda dinleyicilerin konu ile ilgili bir davranışta bulunmalarını istiyorsa, sunumu gerçekleşmesini istediği davranışı ifade ederek, bu konuda öğütler vererek ya da öneride bulunarak sunumu sonlandırabilir. BU KONUDA ÖRNEK BİR CÜMLE; Şimdi yapmanız gereken olabilir. o Dinleyiciler Üzerinde Etki Yaratacak Cümleler Kullanılabilir. Konuşmacı sunum sonunda dinleyicilerin akıllarında bir cümle kalmasını ya da etki yaratmayı amaçlıyorsa, bu tür sonuçlarda bir özdeyiş, deyim, atasözü, bir örnek, bir karşılaştırma kullanabilir. BU KONUDA ÖRNEK BİR CÜMLE; Ne kadar bilirsen bil, söylediklerin karşındakinin anladığı kadardır şeklinde olabilir. BİR DİĞER ÖRNEK ÇİN ATASÖZLERİNDE ALINTI OLABİLİR. Söyle bana, unutayım; Göster bana, hatırlayayım; Kat beni, anlayayım. o Sunumun Sonuç Bölümünde Yapılmaması Ve Kullanılmaması Gereken İfade Biçimleri; Konuşmayı aniden bitirmek Konuşmayı bitirememek Sözü dolandırmak olmamalıdır.

3 Soru 5. Sunumları Türlerine Göre Sınıflayarak Kısaca Açıklayınız. Yanıt 5. Bu konu ile ilgili olarak beş tür sunum tanımlayabiliriz; 1. Satış Sunumu, içeriği satış ve pazarlama olan her tür sunumdur. Kavram, ürün, hizmet veya bir teklifin, hatta kişinin kabulünü ve tanıtımını sağlamak için yapılır. 2.Biçimsel (formal) Sunum, daha biçimsel bir düzenleme içinde yapılır. Yemek davetlerinde, kabullerde, düğünlerde, tebriklerde, emeklilik törenlerinde olduğu gibi yapılan sunumlardır. 3. Eğitim Amaçlı Sunum, amacın öğretmek olduğu sunumlardır. Özel beceri geliştirme amaçlı dersler ve eğitim programları bu türdendir. 4. Motive Etme Amaçlı Sunum, dinleyicinizi sizin söylediğiniz her şeyi kabullenmeleri yolunda onları motive etme ve mümkünse davranış tarzlarını değiştirme amacı güden, abartılmış sunumlardır. Toplumu harekete geçiren, propaganda amaçlı, motive edici konuşmaların yer aldığı, dönem sonu satış toplantıları, dini vaazlar, tanıtım filmleri bu tür sunumlardır. 5. Gerçeklere Dayanan Sunum, toplantılar sırasında, sizden yalnızca yaşanmış olayları aktarmanızın istendiği, herhangi bir kişisel düşüncenin ortaya konulmadığı sunumlardır. Soru 6. Gerçeklere Dayanan Sunum Yapılması ve Hazırlanması Sırasında Dikkat Edilmesi Gereken Konuları Açıklayınız? Yanıt 6. Bu tür sunular; yalnızca gerçek bilgileri sunmak için yapılır. Raporlar, toplantılarda sunulan veriler, istatistikler ve bütçe çalışmaları gibi konular bu kategoriye girer. Amaç dinleyicileri şu veya bu yönde etkilemek değil, dinleyicilerin kapasiteleri doğrultusunda, onların anlayabileceği şekilde ve olabildiğince tarafsız biçimde gerçek bilgileri vermektir. Bu tür sunumlarda başarılı olmak için izlenmesi gereken bazı kurallar uygulanmalıdır. Kural 1: Görsel desteğe ihtiyaç vardır. Bu tür sunumlar için birkaç çeşit görsel malzeme bulundurmanız şarttır. Tepegöz, slayt ve dağıtılacak basılı malzemeler olabilir. Kural 2: Görsel malzemeler sunum sırasını takip etmelidir. Bu durum özellikle toplantıda dağıtılan basılı malzemeler için geçerlidir. Genelde dağıtılan bilgi notları, o anda verilen bilgiden daha fazlasını içerir, bu da bir hatadır. Broşür, dinleyicilerin kolay takip edebileceği bir şekilde düzenlenmiş olmalıdır. Kural 3: Gerçeklere dayanan sunum, bölümlere ayrılarak yapılmalıdır. Kural 4: Gerçeklere dayanan sunumda tekrarlara yer verilmelidir. Bilgi verirken ne kadar çok tekrar yaparsanız, dinleyicileriniz o kadar çok şey anmsarlar.

4 Soru 7. Sunumu gerçekleştirecek kişinin, dinleyicileri analiz edebilmesi için sizce kendine hangi soruları sorması gerekir. Yanıt 7. Sunum türüne göre bu sorular değişebilir olsa da genelleştirme yapılabilir. Bu konuda, Dinleyicilerle Empati Yaparak Kendimize Sormamız Gereken Sorulardan Örnekler; Neden oradalar? Ne bekliyorlar? Ne istiyorlar ya da neye gereksinimleri var? Bilgi düzeyleri nedir? Size ve görüşlerinize yaklaşımları nasıl olabilir? Size yakınlık ya da karşıtlık duymalarını etkileyecek bir deneyimleri olmuş mudur? Dinleyici grubunu oluşturacak insanlar hakkında ne biliyorum? Bu insanlar hakkında nasıl daha çok şey öğrenebilirim? Bu bilgileri sunuşun etkili olma olasılığını artırmak için nasıl kullanabilirim Gelecek insan sayısı Geleceklerin isimleri, konumları Temsil edilen bölümler Bölüm yöneticilerinin sayısı Yardımcı personel sayısı Geleceklerin cinsiyeti, yaş ortalaması, kıdem durumu Karar alma gücüne sahip insan sayısı Sunuşun konusuna çok ilgi duyan ve çok az ilgi duyan insan sayısı Soru 8. Sunum Yapılacak Mekanlarla İlgili Sunuyu Yapacak Kişinin Dikkate Etmesi Gereken Konular Neler Olmalıdır? Yanıt 8. Genel olarak sunu yapılacak mekanları küçük, orta ve büyük mekan olarak sınıflayabiliriz. Sunum yapılmadan önce konuşmanın yapılacağı mekanı ziyaret etmek, sunuşunuzu olumsuz etkileyeceğini düşündüğünüz ayrıntıları değiştirmek ve ortama alışmak için iyi olacaktır. Bu konuda sunum öncesi ve sırasında dikkat edilmesi gereken ortak konular; İşyerinde düzenlenen yuvarlak masa toplantıları; yönetim kurulu toplantısı, pazarlama toplantısı, bölüm toplantıları gibi. Bunlar resmi ya da gayri resmi niteliktedir. Sizin işyerinizde ya da başka işyerlerinde düzenlenen müşteri toplantıları; genelde bu toplantılara en fazla on iki kişi katılır. Otellerde düzenlenen bölge toplantıları; 20 ya da daha fazla kişinin katıldığı pazarlama toplantıları gibi. 150 den fazla katılımcının bulunduğu, otellerde ya da konferans merkezlerinde düzenlenen konferanslar. Dinleyiciler ne tür sandalyelerde oturacaklar? Dinleyicinin dikkatini toplamadaki sorunlarını önlemek istiyorsanız, plastik ya da düz sandalyeler daha uygundur. U ya da dairesel biçimdeki düzen dinleyicileri fikir alışverişine yönlendirir. Masalara kümelendirilmiş sandalyeler takım çalışmasına özendirir. Hepsi konuşmacıya dönük durumda sıralanmış sandalyeler genel tek yönlü sunum yapma biçimidir. Konuşmanızı yapacağınız sahneye ya da kürsüye nasıl çıkacaksınız? Nerede duracaksınız? Sahnede sizinle birlikte başka insanlar da bulunacak mı? Dinleyicileri görebilecek misiniz? Yoksa ışık size engel mi olacak?

5 Görsel malzemeleri nasıl kullanacaksınız? Ne tür bir mikrofon kullanacaksınız? Sabit mi olacak, yoksa mikrofonla birlikte dolaşabilecek misiniz? Konuşma metniniz dinleyicilere ya da konferans delegelerine dağıtılacak mı? Dağıtılacaksa ne zaman? Toplantı salonunda cep telefonu gürültüsünü önleyin. Kendi görsel malzemelerinizi kendiniz mi sunacaksınız? Bu iş teknisyene kalacaksa, ona ne gibi talimatlar vereceksiniz. Kahve çay servisi ne zaman, nasıl yapılacak? Servis toplantı salonunda mı yapılacak? Toplantı salonunda yapılacaksa, servisin toplantı öncesinde bitmesini sağlayın. Konuşmanızın fincan, kaşık şıkırtılarıyla bölünmesini istemezsiniz. Odada saat bulunuyor mu? Yoksa kendi saatinizi mi kullanacaksınız? Kol saatinizi çıkarıp önünüze koysanız dahi, zamanı küçük bir masa saatinden okumak daha kolay olacaktır. Soru 9. Sunum Sırasında Dinleyicilerin Oluşturabileceği Dinleme Modellerini Basitce Sınıflayarak Kısaca Açıklayınız? Yanıt 9. Bu Konu İle İlgili 3 Tür Sınıflama Yapılabilir. 1. Rekabetçi veya mücadeleci dinleme: Bu dinleme türü daha çok ilgilendiğimiz konularda ve görüş noktalarımızı destekleme durumunda ortaya çıkar. Amaç bir başkasının görüş açısını anlamak değildir. Önemli olan kendi görüş açımızı destekleyecek noktaları yakalamak, onun açıklarını bulmak delillerini çürütmek ve zaferi kazanmaktır. 2. Pasif veya özenli dinleme: Bu dinleme tipinde diğerlerinin ne demek istediklerini dinlemeye ve anlamaya çalışırız. Dinlerken dikkatliyizdir ve fazla katılmadan (pasıf) mesajı, olayı anlamaya çalışırız. Bu dinleme tipinde söylenenleri doğrulatma amacı ve çabası yoktur. 3. Aktif ve düşünceli dinleme: Daha kullanışlı olması ve önemli bir dinleme becerisi olması nedeniyle bu dinleme türü tektir. Bu dinleme tipinde diğerlerinin söylediklerini duygularını isteklerini ve mesajın ne anlama geldiğini tam olarak anlamaya çalışırız. Bundan sonra mesaja nasıl bir tepki (karşı mesaj) vereceğimizi düşünürüz. Anladıklarımızı doğrulatmak için geri beslemelerden (soru sorarak) yararlanırız. Soru 10: Etkili Bir Sunumda Olması Gereken Özellikleri Kısaca Belirtiniz. Yanıt: Sunuşun, belirli bir amaca hizmet etmesi, bu amacı herkesin anlaması için konuşmacının; Konusunda bilgili olması ve bu bilgileri karşıya aktarabilmesi için etkili bir giriş yaparak konunun önemini vurgulanabilmesi Yeterince hazırlık yapması ve bu hazırlığı dinleyicilerin takdir etmesi Herkesin anlayabileceği bir dil kullanması, mesleki jargon ve teknik kavramlar dışında Ses tonunu, beden dilini ve hızını iyi ayarlaması (etkili iletişim). Dinleyicilerle göz teması kurulması ve sunuştan kopmalarının önlenmesi. Heyecanını kontrol edebilmesi ve heyecanın sunuşu engellememesi. Farklı etkinlikleri kullanması ve herkesin bu etkinliklere katılımını sağlaması. Konu ile gerçek yaşam arasında köprü kurması ve inleyicilerin bunu anlayabilmesini sağlaması. Sunuşun farklı ortamlarla desteklenmesi, kullanılan materyallerin dikkat dağıtmaması Sunuş sırasında ve sonunda gelen soruların cevaplanabilmesi Sunuş sırasında olabilecek aksaklıkların profesyonelce giderilebilmesi Sunuşun akılda kalıcı bir final ile bitirilmesi, temel noktaların yinelenmesi Sunuşun belirtilen zamanda başlaması ve bitmesi

6 Soru 11. Sunum Nedir ve etkili sunumu özet olarak tanımlayınız. Yanıt 11: Bilgileri yenileyen pekiştiren hatırlatan önemli noktaları öne çıkaran bir çalışma sonucunu açıklayan yapılan araştırmaların anketlerin sonuçlarını değerlendiren önemli olay ve olguları dile getirmek üzere yapılan konuşmalara sunum denir. Etkili sunum aşağıdaki konuları içermelidir. Basit ve net olsun. Doğru görselleri seçin ve sunumuzda kullanmak için planlayın. Teknoloji sunumun içeriğini bastırmasın. Sunumun kalitesi öne çıksın kullanılan teknolojiler ön planda olmasın. Etkili bir sunum %50 görsel, %10 kelime ve %40 ses kapsamalı. Etkili bir sunum yapmak için kendimize sormamız gereken sorular olmalıdır. Bu sorular; Ne Tür Bilgi verilecek. Neden verilecek ve verilme amacı nedir. Kimlere verilecek. Nerede verilecek (hangi mekanda verilecek) Ne Zaman verilecek. Hangi Destek Araçları kullanılarak verilecek. Nasıl verilecek ve benzeri sorular olması gerekir. Soru 12.. Sunum Bileşenleri Nedir? Yanıt 12; Sunum 3 bileşenden oluşur. 1. GİRİŞ ; Bilgilendirme yapılmalı, Konunun önemini belirlemeli ve girişte sunuma ve konuya ilgi çekilmelidir. 2. GELİŞME; İletmek istediğiniz önemli konular ve bunları destekleyen veriler içermelidir. Destekleyici veriler kullanılmalıdır. İfadelerinize inandırıcılık kazandırır, Karmaşık konuları kolay kavramayı sağlar, Dinleyicinin dikkatini belirli bir noktaya toplar. Değişik destekleyici veri çeşitlerini içermelidir: İstatistikler (Grafikler, tablolar), Görsel öğeler (Resim, fotoğraf vb.) Örnekler, Öyküler ve alıntılar vb. 3. SONUÇ; Önemli konuların kısa bir özetini içermelidir. Giriş ile arasında bağlantı bulunmalıdır. Sunum yapan kişinin iletişim bilgilerini mutlaka yer almalıdır.

7 Soru 13. Sunum Sırasında Sunucudan Kaynaklanan ve İzleyicilere Rahatsızlık verebilecek Şeyleri kısaca açıklayınız. Yanıt13: Sununun amaca uygun olarak hazırlanmaması Konuşmacının izleyiciye sırtı dönük olarak sürekli slatlardan okuma yapması. Slaytlarda okuması zor küçük yazılar kullanması. Kötü renk seçimi ile okunması zorlaşan slaytlar hazırlanması. Cümleleri uzun kullanmak. Gereksiz animasyon ve hareketli nesnelerin sık kullanılması. Aşırı derecede karmaşık ve anlaşılması zor grafikler kullanılması. Konuşmacının kullandığı beden diline dikkat etmemesi Konuşmacının ses tonuna dikkat etmemesi. Konuşmacının izleyicileri kışkırtıcı davranışlarda ve sorularda bulunması.