YÖNETİM BİLİMİ Y Ö N E T İ M

Transkript

1 YÖNETİM BİLİMİ Y Ö N E T İ M S Ü R E Ç L E R İ 1

2 SORUN ÇÖZME - KARAR SÜRECİ PLANLAMA NE NİÇİN NE ZAMAN NEREDE NASIL KİM(LER) ÖRGÜTLEME KİM NEYİ NE KADAR YETKİ İLE HANGİ FİZİKSEL ÇEVREDE İLETİŞİM YATAY DİKEY FORMAL İNFORMAL KAYNAK MESAJ KANAL ALICI DÖNÜT ETKİ DIŞ :. YETKİ :. İNFORMASYON :. HİZMET İÇİ EĞİTİM İÇ :. GEREKSİNİM KARŞILAMA :. ÖRGÜTÜ BENİMSEME KARARA KATMA K O O R D İ N A S Y O N DEĞERLENDİRME NE? NASIL VE HANGİ ÖLÇÜDE BAŞARILDI? NE GİBİ DÜZELTİCİ GELİŞTİRİCİ EYLEMLER GEREKİR? ÖRGÜT AMAÇLARI YAPILACAK? YAPACAK? 2

3 3

4 Sorunu Duyma, Farkına Varma Sorunun Tanıma, Tanımlama Çözüm Seçenekleri Geliştirme Seçenekleri Değerlendirme En Uygun Seçeneği Seçip Uygulama Kararı Değerleme 4

5 Sorunu Duyma, Farkına Varma Hissedilmeyen sorun, sorun değildir. Sorunu hissetmemiş, kavramamış yönetici; * çözüm yollarını davranış seçenekleri olarak göremez, * yapacağı işi bilemez. BÖYLE BİR DURUMDA, AMAÇLI ve AKILCI KARARLAR DA ALINAMAZ. NE YAPMALI? 5

6 SİSTEM ÇÖZÜMLEMESİNE GİDİLMELİDİR. SİSTEM ANALİZİ Örgütsel etkililiği düşüren, örgütün iç ve dış değişkenlerine ilişkin işgören algılarını ölçme; alt sistemleri oluşturan birimlerin girdilerini sürecini - ürününü tek tek ele alıp örgüt amaçlarına ne derece hizmet ettiğini ortaya çıkarmaktır. 6

7 SORUNU DUYMA BAŞARISINI ETKİLEYEN FAKTÖRLER Yönetici tutumu Sorun çözme yeterliği Denetim sistemi İletişim Eleştiriye açıklık Araştırma olanağı 7

8 Sorunun Tanıma, Tanımlama Gerçek sorunun bulunmasıdır. * Doğru ve iyi tanımlanmış bir sorun yarı yarıya çözülmüş sorundur. SORUNUN BOYUTUNA SINIRINA NEDENİNE İVEDİLİĞİNE İLİŞKİN BİLGİ TOPLANMALIDIR. 8

9 Çözüm Seçenekleri Geliştirme En ussal ve sistemli bir işlem gerektiren aşamadır. Kurumda ilgili her birim ve bireyin katılımının sağlanması gerekir. 9

10 Seçenekleri Değerlendirme Çeşitli bilim dallarının yardımıyla. Mantık yoluyla; seçeneklerin getirisini, götürüsünü hesap ederek. Uzman görüş ve raporlarıyla. DEĞERLENDİRME ÖLÇÜTLERİ Amaca uygunluk, Kararda akılcılık, Sorunla ilgili değerlerin dikkate alınması İç ve dış çevre etkileri Örgütün biçimsel (formal) yapısı 10

11 En Uygun Seçeneği Seçip Uygulama Tercih sıralaması yapma EN İYİYİ (mükemmeli) DEĞİL, KENDİLERİNİ ÖRGÜTÜ EN FAZLA TATMİN EDENİ (Gönlümüzün çektiğini değil, gücümüzün yettiğini) Synoptik Yöntem Bütün seçenekler gözden geçirilir. Yönetsel ve teknik kararlarda kullanılır. Incremental Yöntem En önemli seçeneklerin içinden en iyi görünenin seçilmesi Politik kararlarda kullanılır. Uygulamaları rapor etme, değerlendirme. 11

12 Kararı Değerleme Kararların sorunu nasıl çözdüğünün nesnel olarak ölçülmeye çalışılmasıdır. YÖNETİCİLER BU YOLLA ÖĞRENEREK YARARLI DENEYİMLER GELİŞTİRİRLER. Kararı değerleme çalışmalarına genç yöneticilerin ya da yönetici adaylarının katılması; onların karar sürecini etkili çalıştırmasına, üst kademe yöneticiliklere hazırlanmasına katkıda bulunacaktır. 12

13 KARAR SÜRECİNİ ETKİLEYEN ETMENLER İyi kararlar verebilme kaygısı Kararın çevresi Zaman etmeni Kararların zamanında iletilmesi Karar vermede psikolojik sorunlar Karar verme ve höristik Karara katılma 13

14 YÖNETİCİNİN KARAR VERMEDE İZLEMESİ GEREKEN İLKELER * Grup dinamiğini anlamalı, fakat örgüt amaçları dışında kullanmaya kalkışmamalıdır. * Güdüleyen, uzlaştıran ve koordine eden bir eylem göstermelidir. * Astlarına ve o kararın etkileyeceği kimselere katılma olanağı verilmelidir. * Etrafında demokratik bir hava yaratmalıdır. * Grup çalışmalarında amacı kaybetmemelidir. * Kooperatif yöntemlerin önemini kavramalıdır. * Grup kararlarının sınırlarını çizmelidir. * Kararlarda fikir birliği sağlamaya çalışmalıdır. * Grubun başarısı ve sürekliliğini amaçlamalıdır. * Örgütün yapısını iyi kurmalıdır. * Grup değer ve davranışlarını dikkate almalıdır. * Takdir hakkını kullanırken, kamu yararını gözetmelidir. 14

15 15

16 PLANLAMA Önceden belirlenmiş amaçlara, rasyonel bir yaklaşım ve bunların gerçekleştirilmesine hazırlık aşaması ve Uygulamadan önce düşünmeyi öngören zihinsel bir süreçtir. PLANLAR; * Kısa süreli Yıllık Planlar (Uygulama Programı) * Orta süreli 2 3 yıllık planlar * Uzun süreli 5 yıllık planlar STRATEJİK PLAN 16

17 Planlama İlkeleri Her plan ve sonuçları, örgüt amaçlarının gerçekleşmesine olumlu katkıda bulunmalıdır. Planlar esnek olmalıdır. Karar süreci basamakları esas alınarak planlama yapılmalıdır. Planlar kapsamlı ve sürekli olmalıdır. Planlarda NE, NEDEN, NASIL, NE ZAMAN, NEREDE, KİM(ler) 5N 1K sorularına yanıt verilmiş olmalıdır. Planlar geçmişe dayalı, geleceğe dönük olmalıdır. Girişilen yüklenmelerin gerçekleşmesini kestirebilecek kadar uzun süreyi kapsamalıdır. Planlamada, işgörenlerin katılımı sağlanmalıdır. Kaynakların ekonomik kullanımına katkı sağlamalıdır. Plan uygulamalarında denetim süreci de işletilmelidir. 17

18 18

19 Amaca yönelik problematik bir durumda başvurulacak bir süreçtir. Örgütlerin etkili olabilmesi için ellerinde bulundurdukları insan kaynakları, fiziksel etmenler ve işlevlerini eşgüdümlenmiş bir biçimde bir araya getirmeleri olan örgütlemenin amacı; örgütsel başarı için gerekli öğeleri etkili ve verimli bir biçimde, uyuşum içinde bir araya getirmektir. 19

20 Örgütleme İşlevleri Yapıyı Kurma Kadrolama Donatım 20

21 Yapıyı Kurma: Her basamaktaki yetki ve sorumlulukların saptanması ve aralarındaki ilişkilerin belirlenmesidir. Yapı, örgütsel amaçları gerçekleştirmeye uygun bir hiyerarşik modelin kurulması; görev ve sorumlulukların birey ve düzeyler arasındaki ilişkilerin belirlenmesidir. HİYERARŞİ, AMAÇLA YAPI ARASINDA BİR KÖPRÜDÜR. 21

22 Kadrolama: Görevin gerekleri ile, bireyin yetenekleri arasında en iyi uyumun sağlanmasıdır. İŞİ KİMİN YAPACAĞI KADAR, ONDAN NE BEKLENDİĞİ DE ÖNEMLİDİR. Kadrolama, soyut yapının işletilmesi, insan unsuru ile harekete geçirilmesidir. 22

23 Donatım: Amaçlara ulaşmak için zorunlu araç gereçlerin ve hacimlerin özellik (tür), miktar ve önceliklerin belirlenmesi ve sağlanmasıdır. DONATIM İLE,İNSAN VE MADDE VARLIĞI AMAÇLAR YÖNÜNDE EN ETKİN BİÇİMDE BÜTÜNLEŞTİRİLİR. 23

24 Örgütleme Süreci Eylemleri 1. Başarılacak amaçların saptanması 2. Amaçlara ulaşmayı sağlayacak işlerin belirlenmesi 3. Görevlerin belirlenmesi 4. Benzer işlerin gruplanarak bölümlere ayırma işlerinin yapılması 5. Bölümlerde çalışacakların saptanması 6. İşgörenlerin yetki ve sorumluluklarının belirlenip, görev tanımlarının yapılması 7. İşlerin görüleceği ortamlar ya da yer, araç ve yöntemlerin belirlenmesi. 24

25 ÖRGÜTLEME İLKELERİ ÖRGÜT YAPISI AMAÇLARI GERÇEKLEŞTİRMEYE UYGUN OLMALIDIR. ÖRGÜT YAPISIÇEVRESİNE UYUM SAĞLAMALIDIR. ÖRGÜT YAPISI, İŞGÖRENLERİNİN NİTELİĞİ VE NİCELİĞİNE UYMALIDIR. ÖRGÜT YAPISINI OLUŞTURAN BÖLÜMLER VE BİRİMLER ARASINDA DENGE OLMALIDIR. ÖRGÜT YAPISI, İŞGÖRENLERİN YÖNETİME KATILMASINA UYGUN OLMALIDIR. ÖRGÜT YAPISINDA SIRADİZİN BASAMAKLARI ÇOK OLMAMALIDIR. 25

26 26

27 İLETİŞİM Bilgi, düşünce, tutum ve duyguların bir kişi veya grup tarafından, diğer kişi ya da gruplara, uygun semboller kullanarak aktarılmasıdır. Anlamların ortak kılınması sürecidir. 27

28 İ L E T İ Ş İ M K A Y N A K Fikir, bilgi Duygu, tutum Beceriler * İletişim bece. * Kültür * Sosyal sistem M E S A J *İçerik *Öğeler *Kullanılan kod Hareket, jest, mimik, ses, söz, ışık, ısı,çizim, resim, heykel, yazı, formül vb.. K A N A L Beş Duyuya yönelik * Araç gereçler *Yöntem ve teknikler A L I C I Fikir, bilgi Duygu, tutum Beceriler G ü r ü l t ü D Ö N Ü T 28

29 İLETİŞİM TÜRLERİ Formal İnformal Dikey Yatay Çapraz 29

30 Genel Müdür Y U K A R I D A N A Ş A Ğ I Y A F O R M A L A Ş A Ğ I D A N Y U K A R I Y A Müdür Şef Müdür Şef 30

31 İLETİŞİM STRATEJİ ve İLKELERİ * Girişimi başkalarından önce ele almak. * İletişime yapıcı davranışlarla başlamak. * Katılım ve işbirliği sağlamak * Örgütte ve çevredeki liderleri de sürece katmak * Çalışanları güdülemek * Başarılı işleri ortaya koymak * Gereksinim ile doyum arasında denge kurmak * Söylentilere gerçeklerle engel olmak * İletişim engellerini bilmek ve değerlendirmek * Başkalarının fikirlerine saygı göstermek * Önemli haberleri yinelemek * Amaca hizmet edecek her türlü iletişim aracından yararlanmak * Destek ve karşıt güçleri tanımak * İletişimi sürekli kılmak 31

32 32

33 Örgütte, işbölümü ile ayrılan insan ve madde kaynaklarının birleştirilmesi, bilgi ve becerilerin uzlaştırılması ve bu yolla örgütsel amaçları gerçekleştirilmesi için yapılan eylemlerdir. Eşgüdümleme Süreci Öğeleri Güdüleme Güdülenme İşbirliği Yöneltme Özendirme 33

34 GÜDÜLENME İnsanının belli bir yönde davranmasına yol açan; onu böyle bir davranışa iten; bir iş yapmaya istekli kılan ruhsal durumudur. İŞGÖRENİN KENDİNE VERİLEN GÖREVİ YAPMAK İÇİN ÇABAYA GİRİŞMESİ; GEREKEN ÇABAYI GÖSTERMESİ; BU ÇABAYI SÜRDÜRMESİDİR. 34

35 GÜDÜLEME (Etkileme) Bireyi, bir amaca ulaşmak için davranmaya iten, eyleme geçiren; bireyin davranışını güçlendiren,etkinleştiren, yönelten bir iç güçtür. İŞGÖRENİ, GÖREVİNİ BEKLENEN NİTELİKTE ve NİCELİKTE YAPMASI İÇİN DIŞARIDAN BİR ETKİ İLE İSTEKLİ KILMAKTIR. ETKİNİN DIŞ YOLLARI İnformasyon, hizmetiçi eğitim ETKİNİN İÇ YOLLARI Bireysel gereksinimlerin karşılanması Karar sürecine katma Örgütü üyelerine benimsetme 35

36 İŞBİRLİĞİ Ortak amaca yönelik çalışan işgörenlerin, birbirlerine eşleşmiş ya da uyumlu çalışmalarından daha çok; gerektiğinde birbirlerine yardım ederek, destekte bulunarak çalışmasıdır. YÖNELTME İşgörenlerin, örgütsel amaçları gerçekleştirme çabaları sırasında planlanan doğrultudan sapmalarını önleme sürecidir. Amaçlardan Sapma * Başına buyrukluk * Coşkuyu kaybetme * Kümenin etkisinde kalma * Sağlığının bozulması * İşyükünün ağırlaşması * Değişik işleri yapma * Tekdüzeleşen görevler 36

37 ÖZENDİRME İşgörene kendisi için koyulan ölçünün üstünde üretim yaptırma çabasıdır. Özendirme Yolları Parça başı ödeme Üretim ikramiyesi Dönem payı verme Ortaklık senetleri verme Sosyal olanaklar sağlama Madalya, şilt, plaket vb. saygınlık ödülleri verme Ücret / makam yükseltme 37

38 Eşgüdümleme Yöntemleri * GÖZDAĞI * ÖDÜL / CEZA * BORÇLANDIRMA * YARIŞMA * İŞE SARMA * İŞİ ÇEKİCİ KILMA * TAKIM KURMA 38

39 39

40 Düzeltme-Geliştirme Denetim Süreci ve Öğeleri 40

41 41

42 ÖRGÜTSEL KÜLTÜR Paylaşılan anlamlar bütünü, Paylaşılan değerler bütünü, Bir davranış düzenleyici veya örgütte yapılan her şeyin yapılış biçimi, Örgüt üyelerince paylaşılan algılar, anlamla, inançlar ve değerler, Örgütün amaçlarını gerçekleştirebilmek için toplumun kültürüne dayanan; fakat toplumun kültüründen farklı değer ve normları olan kendine özgü bir kültürdür. 42