1. Bölüm Yönetim Fonksiyonu

Transkript

1 1. Bölüm Yönetim Fonksiyonu Prof. Dr. M. Şerif ŞİMŞEK

2 İçerik 1. Yönetim Kavramı 2. Yönetimin Özellikleri 3. Yönetimin Temel Fonksiyonları 3.1. Planlama 3.2. Organizasyon 3.3. Yöneltme (Yönverme) 3.4. Eşgüdümleme (Koordinasyon) 3.5. Denetim (Kontrol)

3 Üretim faktörleri ne denli yeterli ve istenen nitelikte bulunurlarsa bulunsunlar, bunlara yön verebilecek etkili bir güç olmadan birer kaynak yığını olmanın ötesine geçemezler. Söz konusu üretim faktörlerinin yardımıyla üretimin etkili ve yeterli düzeyde gerçekleşebilmesi için, üretim sürecindeki bütün işlerin başkalarına yaptırılması gerekir.

4 Yönetim bunu örgüt aracılığıyla sağlar. Yönetim ve örgüt, çoğu kez birbiriyle eş anlamda kullanılan fakat temelde birbirini tamamlayan bir paranın iki yüzü gibidirler. Nerede yönetim varsa orada bir örgüt ve nerede bir örgüt varsa orada da yönetim süreci var demektir. Örgüt bir kuruluşun statik, buna karşılık yönetim de dinamik yönünü meydana getirir.

5 Yönetim fonksiyonun içinde icra edildiği örgütler, ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere bilinçli ve sistemli olarak bir araya gelip önce işbirliği ve sonra da işbölümü yapan bireylerden oluşurlar. Bu şekilde örgütlenmiş gruplarda görev alan ve yönetim görevini yerine getiren kişi veya kişilere yönetim organları adı verilir.

6 Yönetimde, belirli bir amaca başkalarıyla birlikte ulaşma, başkalarına iş gördürme ve onların yardımlarını sağlama söz konusudur. İşleri yaptıranlar yöneticiler olurken, işleri yapanlar da yönetilenler olmaktadırlar. Yönetim dilinde yönetici, genellikle üst ve yönetilen de ast olarak anılır. Üst ve ast arasındaki ilişkiler yönetim sürecinin temelini oluşturur. Belirli bir örgütte görev alan kişiler aynı anda hem üst hem de ast durumunda bulunabilirler.

7 Yönetim, önceden belirlenen amaç veya amaçlar dizisine başkalarının ortaklaşa çabalarıyla ulaşma sanatıdır. Bir diğer tanıma göre ise yönetim, bir amaca ulaşma yönünde girişilen eylemlerin ve yapılan işlerin bütünü şeklinde ifade edilebilir. Bir süreç olarak da yönetim; ortak amaçlı kişilerin yer aldıkları bir örgütün, en kısa ve en kestirme yoldan amaçlarını gerçekleştirmelerine yönelen ve planlama, örgütleme, yöneltme, eşgüdümleme ve denetleme eylemlerinden oluşan bir süreç şeklinde ifade edilebilir.

8 Yönetimin ortak üç özelliği: Yönetim hem bir sanat hem de bir bilimsel süreçtir. Yönetimin özünü insanlar ve bunlar arasındaki ilişkiler meydana getirir. İnsanlar arasındaki ilişkiler sonucu sağlanan işbirliğinin belirli bir amaca yönelmiş olması gerekir.

9 Yönetimin Beşeri Özelliği Yönetimin ana uğraşı alanı insandır. Yönetim sürecinde yöneten ve yönetilen temel unsurlar insanlar olmaktadır. Bu nedele, yönetim olayına daha çok personel idaresi gözüyle bakılmaktadır.

10 Yönetimin Grup Özelliği Yönetimden söz edebilmek için, biri yöneten diğeri yönetilen olmak üzere en az iki kişilik bir gruba ihtiyaç vardır.

11 Yönetimin Amaç Özelliği Yönetim sürecinde üst ve ast olarak görev alan kişilerin ardından koşacakları veya erişmeye çalışacakları bir hedef veya sonuç olmalıdır.

12 Yönetimin İşbirliği Özelliği Yönetimde görev alan kişilerin belirli bir amaç doğrultusunda işbirliği yapmaları beklenir. İşbirliği yapmayan insanların amaçlarına etkili bir tarzda ulaşmaları mümkün değildir.

13 Yönetimde Hiyerarşik Yapı Özelliği Yönetim olgusundan söz edebilmek için bir örgütte işbirliği yapan insanların bir yönetim düzenine girmeleri, yani içlerinden bir kısmının yönetici diğer kısmının ise yönetilen konumda bulunduğu en az iki temel basamağı oluşturmaları gerekir. Hiyararşik özelliği nedeniyle; örgüt yapısını genellikle üst, orta ve alt yönetim kademeleri ile yönetici niteliği olmayan işgören kademesi oluşturmaktadır.

14 Yönetimde İşbölümü ve Uzmanlaşma Özelliği İşbölümü, örgütsel fonksiyonların rasyonel sınırlar içinde bir uzmanlığa olanak verecek şekilde en küçük parçalara bölünmesi şeklinde ifade edilebilir. Yönetimde, her kişiye en etkili biçimde yapabileceği tek bir iş verilmeli ve kişinin o işte uzmanlık kazanmasına ve işin özüne nüfuz etmesine çalışılmalıdır.

15 Yönetimin Demokratik Olma Özelliği Yönetimde demokratik davranışlardan ayrılıp, aşırı derecede otorite ve zor kullanma yoluna gidildikçe, bu sürecin insancıl yönü zayıflamakta ve onun yerini insanı tıpkı bir makina gibi görme ve kullanma eğilimi almaktadır. İnsan onuruyla bağdaşmayan ve çalışma istek ve arzusunu düşüren bu nevi durumlara maruz kalmamak için, yönetimde elden geldiğince demokratik olunmaya çalışılmalıdır.

16 Yönetimin Evrensellik Özelliği Yönetim sürecinin farklı ülkelerde ve farklı örgütlerde benzer birtakım ilkelere dayalı olarak aşağı yukarı aynı biçimde işlerlik gösterdiği ifade edilmek istenmektedir.

17 Bireyci Özellik Yönetim organlarının çabalarını aynı amaca yöneltebilmek ve önderlik işlevini sağlıklı bir biçimde yerine getirebilmek için, en sonunda yetkinin tek bir kişinin elinde toplanması gereğini ifade eder.

18 Ayrıklık (İstisnalarla Yönetim) Özelliği Rutin işlerin astlara bırakılması ve stratejik nitelikteki önemli işlerin üst yöneticiler tarafından yerine getirilmesi ilkesidir.

19 İki Yönlü Süreç Olma Özelliği Yönetim, karar alma ve uygulama aşamalarından oluşan iki yönlü bir süreçtir. Alınan kararların uygulanma olanağının bulunmadığı ve uygulama sonuçlarının yeterince izlenmediği yerlerde yönetim işlevi tam anlamıyla yapılmış sayılamaz.

20 Yönetimin Yaratıcı Süreç Olma Özelliği Başarılı bir yönetim, gerek yönetici ve gerekse işgörenlerin yaratıcı yeteneklerini ortaya çıkarıcı bir özelliğe sahip olmalıdır.

21 Yönetimin Haberleşmeye Dayanma Özelliği Yönetim fonksiyonunun etkili bir şekilde yerine getirilebilmesi iki yönlü haberleşme veya bilgi alışverişini gerektirir. Yönetim görevini yapan kişiler, amaca ulaştırıcı faaliyetler konusunda karar alır ve bu kararları uygulamak üzere emirler şeklinde astlara iletirler. Astlar da kendilerine iletilen kararları uygulamak ve bunların sonuçları hakkında üstlere bilgi vermek durumundadırlar.

22 Yönetimin Rasyonelliğe Dayanma Özelliği Rasyonellik (akılcılık-ussallık), duygusallığın tersi olarak düşünülebileceği gibi amacın en az kaynak kullanımı ile gerçekleştirilmesi şeklinde de düşünülebilir. Yönetimde rasyonellik ilkesine uyulmadığı durumlarda, amaca ulaşılsa bile, katlanılan kaynak maliyeti, sağlanan sonuçtan çok daha fazla olabilir.

23 Yönetimin Sanat, Bilim ve Meslek Olma Özelliği Yönetimin sanat yönü, onun doğuştan gelen bir yetenek işi olmasıyla ilgilidir. Yönetimin bilimsel yönü ise, bugün okullarda bir felsefe, ilkeler sistemi, çeşitli teknikler ve bilim dalı olarak öğretilebilen ve öğrenilebilen bir disiplin olarak ortaya çıkmasıyla yakından ilişkilidir. Günümüzde, yönetim üçüncü bir boyut daha kazanmıştır. O da onun meslek niteliği boyutudur.

24 Planlama Organizasyon Yöneltme (Yönverme) Eşgüdümleme (Koordinasyon) Denetim (Kontrol)

25 3.1. Planlama Planlama, işletmede ne yapılacağının önceden kararlaştırılması veya neyin ne zaman, nerede ve kim tarafından yapılacağının önceden belirlenmesi süreci şeklinde ifade edilebilir.

26 Planlama; kaynakların en etkin ve verimli bir şekilde kullanılabilmesi amacıyla, işletmenin gelecekte ulaşması gereken amaçlarını çeşitli seçenekler arasından seçim yaparak saptaması ve işletme içi çalışmaları da seçilmiş olan amaca en etkili biçimde ulaşmayı sağlayacak tarzda düzenlemesi işlemidir.

27 Planlamanın Özellikleri Planlama bir seçim ve yeğleme sürecidir. Planlama bir karar sürecidir. Planlama geleceğe dönük bir süreçtir. Planlar, çevre koşullarındaki değişmelere hemen uyum sağlayabilecek şekilde dinamik ve esnek bir yapı arzetmelidir.

28 Planların Türleri Kullanma biçim ve süresi bakımından; bir seferlik ve sürekli planlar, Nitelik açısından; stratejik ve yönetsel planlar, Kapsadıkları süreye göre; kısa, orta ve uzun süreli planlar, Teknik yapılarına göre; değişmez ve değişken planlar, Kapsamlarına göre; genel veya işletme bölümleriyle ilgili planlar.

29 3.2. Organizasyon Organizasyon, Latince de müzik aleti anlamına gelen "organon" sözcüğünden türetilmiştir. Önceleri, doğal bilimlerde organ (insan vücudundaki organlar gibi) anlamında kullanılmış, fakat daha sonraları da işletme yönetimi ve ekonomide yaygın şekilde kullanılır hale gelmiştir. Organizasayonu, yönetim organlarının belirtilmesi ve içinde insanların etkileşim halinde bulundukları yapısal bir süreç olarak tanımlamak mümkündür.

30 Organizasyonu daha ayrıntılı olarak, üretim faktörlerini sistemli, uyumlu ve etkili biçimde kullanarak mal ve hizmet üretmek için insanların görevlerini en iyi biçimde yapmak üzere düzene konmaları ve her türlü araç, gereç ve malzeme ile donatılmaları şeklinde tanımlamak mümkündür.

31 Geniş anlamda organizasyon, insanların fiziksel araç ve olanaklarının belirli bir amaç veya amaçlar dizisini gerçekleştirebilecekleri biçimde düzenlenip hizmete sokulmaları şeklinde ifade edilebilir. Bu anlamda organizasyon; insanlar, araç, gereç, makina, bina, işyeri ve benzeri hususlar arasındaki ilişkilerin kurulmasıdır.

32 Organizasyon, insanların yalnızca bazı belirli ilkelere göre gruplara ayrılmaları değildir. Bu insanların yapacakları işlerin ayrıntılarıyla saptanması, bunların yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi, kimin kimden emir alıp kime karşı sorumlu olacağının saptanması, hangi araç, gereç ve makinayı nerede kullanacaklarının belirlenmesi ve benzeri bütün düzenlemeler organizasyon kavramının kapsamı içinde yer alır.

33 Örgütlenmeye Yol Açan Nedenler İnsanları örgütlenmeye yönelten iki temel güç, amaç birliği ve en az emek kanunu şeklinde ifade edilir. Belirli bir amacı gerçekleştirmede ortak çıkarı bulunan insanlar genellikle o amaç çevresinde birleşme eğilimi gösterirler.

34 İnsanları örgütlenmeye (çabalarını belirli bir amaç için birleştirmeleri) yönelten nedenlerin ikincisi ise, en az emek kanunudur. Bu kanun, minimum çaba ile ortak amaca ulaşmak üzere uyumlu ilişkiler kurma isteğini yansıtır. Bu istek, insanlardaki ekonomik düşünme eğiliminin doğal bir sonucudur. Her rasyonel insan, en az çabayla en yüksek faydayı sağlamak eğilimindedir. En az çabayla en yüksek doyuma ulaşma isteğine ekonomik rasyonellik adı verilir. En az emek kanunu ise, belirli bir sonucu mümkün olan en az emekle elde etmek veya belirli bir emekle mümkün olan en yüksek sonucu sağlamak şeklinde ifade edilebilir.

35 Organizasyon İlkeleri Amaç birliği ilkesi, Kumanda (Emir) birliği ilkesi, Yetki ve Sorumluluk denkliği ilkesi, Görev, yetki ve sorumlulukların açıkça belirlenmesi ilkesi, Üstlerden astlara doğru uygulanan hiyerarşik basamaklar ilkesi, Görevlerde fonksiyonel benzerlik ilkesi, Personelin uygun bir işe verilmesi ilkesi, Yönetim birliği ilkesi, Yönetim alanının sınırlandırılması ilkesi, Örgüt içinde çapraz ilişkilere yer verilmesi ilkesi, Örgüt içi komuta, kurmay ve fonksiyonel yetki ve sorumlulukların belirlenmesi ilkesi, Yetki devri ilkesi, Çevresel ve teknolojik gelişmelere karşı örgüt esnekliği ilkesi, Örgüt yapısında bölümler ile merkezleşme yönetim ve yerinden yönetim arasında denge sağlanması ilkesi, Örgüt faaliyetlerinde süreklilik ilkesi.

36 3.3. Yöneltme (Yönverme) Yöneltme fonksiyonu, astların uzun ve kısa dönemde etkili ve verimli bir şekilde çalışmalarını sağlamaya ilişkin yönetim fonksiyonlarının tümünü içine almaktadır. Yönetimde, planlama ve organizasyondan sonra, oluşturulan yapının işletilmesine, daha bir başka ifadeyle işletme organizasyonunun harekete geçirilmesine sıra gelir.

37 Yöneltme fonksiyonunun etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilebilmesi büyük ölçüde emir verme veya emretme biçimine bağlı olmaktadır. Bir yöneltme veya yönverme aracı olarak verilen emirler; demokratik veya otokratik nitelik gösterebildikleri gibi, yazılı veya sözlü şekillerde de verilebilmektedir. Yöneltme işlemi genelde; karar vermek, iletmek ve eyleme geçmek evrelerinden geçer.

38 İşletmede etkin ve amaca yönelik bir yöneltme sisteminin kurulabilmesi için: Örgütte takım (ekip) ruhu gerçekleştirilerek işgörenler arası birlik, özveri ve çalışma ruhunun canlı tutulması sağlanmalıdır. İşgörenler iyi tanınmalı ve işletmeden olan beklentileri önceden belirlenmelidir. Görev ve sorumluluk alamayacak durumda olanlar işletmeden uzaklaştırılmalıdır. Yöneticiler iyi birer önder olabilmelidir. İşgörenler denetim dışı bırakılmamalıdır. Üst, orta ve alt yöneticiler arasında toplantılar düzenlenmeli, bunlardan gerek yazılı ve gerekse sözlü olarak alınan raporlar işletme amaçları doğrultusunda değerlendirilmelidir.

39 İşletme üst yöneticileri, gerektiğinde yetki devri uygulaması ile özellikle rutin işleri astlarına devretmeli ve ayrıntılar içinde boğulmamalıdır. İşletme çalışanları teknik bilgi, beceri ve yeteneklerine uygun görevlere atanmalı ve bu mevkilerde uzmanlaşmaları sağlanmalıdır. İşletme içinde iyi bir ödüllendirme ve cezalandırma sistemi kurularak, kabul edilebilir düzeyde bir ücret ödeme politikası izlenmelidir.

40 3.4. Eşgüdümleme (Koordinasyon) Uyumlaştırma ve düzenleştirme de denilen eşgüdümleme, bir örgütün çalışmalarını kolaylaştırmak ve başarı şansını artırmak için bütün eylemler ve bölümler arasında uyumun sağlanması sürecidir. Yönetimde eşgüdümleme; insanların çabalarını birleştirmeyi, zaman bakımından ayarlamayı, işletme amaçlarına ortaklaşa varabilmek için çalışmaların birbiri arkasına gelmelerini ve iç içe geçip kenetlenerek birbirlerini bütünlemelerini sağlar.

41 Eşgüdümlemenin ilkeleri: Bölümler arası yatay ve görevsel işbirliğinin yapılması, Uyuşmazlıkların çözümlenmesinde birleştirici yöntemin uygulanması ve Ortak sorumluluk.

42 Eşgüdümleme fonksiyonunun yerine getirilmesinde yararlanılacak hususlar; İşletmede iyi ve yalın bir örgüt yapısının kurulması, İşletmenin amaç, plan ve programlarının uyumlaştırılması, İşletmede iyi bir iletişim ağının kurulması, İşletmede işbirliği ruhu ve anlayışının geliştirilmesi, Gönüllü eşgüdümlenmenin özendirilmesi.

43 3.5. Denetim (Kontrol) Denetim, işletme yönetimi açısından örgütte gerçekleşen eylemler ile planlananların karşılaştırılması ve sapma halinde sapmaların nedenlerinin bulunup giderilmesi süreci olmaktadır.

44 Bu nedenle, planlama ile denetim işlevi arasında organik bir ilişki vardır. İşletme olarak hangi amaçlara ulaşmak istediğimiz planlama fonksiyonu tarafından belirlendiğine göre, planlanan amaçlarla varılan sonuçlar arasında bir sapma olup olmadığı, sapma varsa nedenlerinin ne olduğu denetim fonksiyonunca belirlenmektedir.

45 Kontrolün Amaçları İşlemlerde ve kalitede standartlaşmayı sağlamak, Örgütün aktiflerini israftan korumak, Devredilen yetkinin kontrolünü yapmak, İşte başarıyı değerlendirmek,

46 Kontrolün Aşamaları Stratejik noktalarda standartların saptanması, Eylemin ölçülmesi ve uygulama sonuçlarının saptanması, Planlarla uygulama sonuçları arasında varsa sapmaların saptanması, Sorumlulukların belirlenmesi, Sapmaların giderilmesine yönelik düzeltici eylemlerde bulunulması.