T.C İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU. Oturum Saati 09:30

Transkript

1 T.C Evrak Tarih ve Sayısı: 14/11/ BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU *BEND37J3R* Oturum Tarihi 14/11/2018 Oturum Saati 09:30 Oturum Sayısı 87 KARAR ÖRNEĞİ Gündem: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun tarihli ve 87 sayılı kararı ile oluşturulan formların görüşülmesi. Karar: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunca oluşturulan belgeler incelenmiş olup, Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürünün 5/1 maddesi uyarınca 3 adet iptal görev tanımı, 2 adet revize görev tanımı ve 56 adet yeni iş akış sürecinin ekteki şekliyle kabulüne oy birliğiyle karar verilmiştir. EKLER: İptal Talep Formu (1 adet) Görev Tanımı (2 adet) İş Akış Süreci (56 adet) e-imzalıdır Prof. Dr. Nurgül ÖZBAY Başkan e-imzalıdır Prof. Dr. Aykut EKİNCİ Üye e-imzalıdır Doç. Dr. Cihan DARCAN Üye e-imzalıdır Alper YILDIRIM Üye e-imzalıdır Üye Mevcut Elektronik İmzalar ALPER YILDIRIM (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - Daire Başkanı) 14/11/ :36 AYKUT EKİNCİ (Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu - Yüksekokul Müdürü) 14/11/ :45 NURGÜL ÖZBAY (Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü - Rektör Yardımcısı) 14/11/ :25 CİHAN DARCAN (Genel Sekreterlik - Genel Sekreter V.) 14/11/ :21 Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü Gülümbe Kampüsü BİLECİK Ayrıntılı bilgi için irtibat: Hakan GÖGER Tel: Faks: Elektronik ağ: Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

2

3 2828 SAYILI KANUN (SOSYAL HİZMETLER KANUNU) KAPSAMINDA PERSONEL ALIMINA İLİŞKİN Revizyon No'su 00 Toplam Sayfa 5 1. Amaç Bu süreç akışının amacı 2828 S.K. kapsamında yapılacak atama işlemlerinin yapılışı sırasında her adımın anlaşılır standart bir yöntemle yapılmasını sağlamak. 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri Veri girişlerinin eksik ve zamanında yapılmaması. 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri Devlet Başkanlığının E-uygulama sisteminin takibi Sayılı Kanun Kapsamında İstihdam Edilecek Hak Sahibiplerinin Atama ve Göreve Başlama İşlemlerini kapsar. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Devlet Başkanlığı/ Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı talepleri Devlet Başkanlığı tarafından Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı kanalı ile Başkanlığımızdan istenir Sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu/Sosyal Hizmet Kanunu Kapsamında Tanınan İstihdam Hakkının Kullanımına İlişkin Yönetmelik Kadro talepleri hazırlanarak, Devlet Başkanlığının E-uygulama sistemine işlenir. Devlet Başkanlığının E-uygulama sistemi Devlet Başkanlığı tarafından girilen veri girişlerinin kontrolu yapılır. Girilen veriler doğru mu? HAYIR Söz konusu talebin düzetilmesi için talep iade edilir. Devlet Başkanlığının E-uygulama sistemi EVET Devlet Başkanlığı tarafından yerleştirme işlemi yapılarak kurumlara bildirilir. Yerleştirme Bildirimi Yerleştirilen adayın açıktan atamasının yapılabilmesi için gerekli evrakların Başkanlığımız web sayfasında Başvuru Dilekçe Örneği ile beraber istenilen belgeler duyurulur ve süresi içersinde istenilen Dilekçe ve başvuru için istenen belgeler: * Öğrenim Belgeleri, Fotoğraf, Adli ve Arşiv Sicil

4 beraber istenilen belgeler duyurulur ve süresi içersinde istenilen belgelerin posta yoluyla veya elden Başkanlığımıza teslimi istenir. 1 Fotoğraf, Adli ve Arşiv Sicil Kaydı Belgesi, Sağlık Kurulu Raporu, Askerlik Durum Belgesi,Nüfus Cüzdan Fotokopisi, Vukuatlı Nüfus Kaydı Örneği, Yerleştirme Bildirim Belgesi, Hazırlık Sınıfı Okuyanlar için Belge, Kamu Kurumunda Çalışılmış ise Hizmet Belgesi, Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu.

5 1 Yerleştirilen adaylar istenilen belgelerle birlikte atanmak için başvurdu mu? EVET HAYIR Atama işlemi gerçekleşmez ve Devlet Başkanlığına bildirilir. Dilekçe ve başvuru için istenen belgeler: * Öğrenim Belgeleri, Fotoğraf, Adli ve Arşiv Sicil Kaydı Belgesi, Sağlık Kurulu Raporu, Askerlik Durum Belgesi,Nüfus Cüzdan Fotokopisi, Vukuatlı Nüfus Kaydı Örneği, Yerleştirme Bildirim Belgesi, Hazırlık Sınıfı Okuyanlar için Belge, Kamu Kurumunda Çalışılmış ise Hizmet Belgesi, Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu. Üniversitemize yerleştirilen adayların aranılan nitelikler yönünden durumunun incelenmesi için komisyon oluşturulur ve Komisyonda görevlendirilen personele yazı ile teblig yapılır. Komisyon oluşturulması için alınan Rektörlük Olur'u. Aday Memurları Değerlendirme Komisyonu tarafından ataması yapılacak olan personelin aranan nitelikler açısından değerlendirilmesi yapılır. Komisyon Kararı. Aday Memurları Değerlendirme Komsiyon Üyeleri Aranan nitelikleri taşıyor mu? HAYIR Atama işlemi gerçekleşmez ve Devlet Başkanlığına bildirilir. Devlet Başkanlığının E-uygulama Sistemi EVET Atama Kararnamesi hazırlanarak Onaya sunulur. Atama Kararnamesi. Atama Kararnamesi imzadan çıktıktan sonra Ataması yapılan personele göreve başlama tebliğ yazısının imzaya sunulması ve imzadan çıktıktan sonra personele tebliğ yapılması sağlanır. Göreve başlamasına dair yazı. Yerleştirilen Hak Sahipleri Tebliğ yapıldıktan sonra Aday süresi içinde göreve başladı mı? HAYIR 657 S.K. 63. maddesi uyarınca işlem yapılır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 63. Maddesi

6 EVET 2

7 Atama evrakları doldurtularak göreve başlama yazısı yazılır. 2 Bilgi Formu Aile Durum Bildirimi Mal Bildirimi Ölüm Yardımı Bildirgesi Sağlık Yardımı Talep ve Taahhüt Formu Göreve Başlayan Aday Memur Bilgilerinin Otomasyonuna, DPB E-uygulama, HİTAP a,yöksis Sivil Savunma Uzmanlığına girişleri yapılır. Otomasyon Sistemleri Kimlik Kartının Basımı yapılarak Hizmet Standartlarına göre 1 gün içerisinde personele teslimi sağlanır. Kimlik Kartı Devlet Başkanlığı ve Aile Sosyal Politikalar Bakanlığı Çocuk Hizmetleri Genel ne yerleştirilen adayın atamasının yapılıp göreve başladığına dair yazı ile bilgi verilmesi ve E-uygulama sisteminden veri girişi yapılır. Göreve başladığına dair yazı. Özlük dosyası oluşturularak tüm evraklar özlük dosyasına takılır ve arşive kaldırılır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

8 1. Amaç 2. Kapsam Revizyon No'su 00 Toplam Sayfa 5 Bu süreç akışının amacı 3713 S.K. kapsamında yapılacak atama işlemlerinin yapılışı sırasında her adımın anlaşılır standart bir yöntemle yapılmasını sağlamak Sayılı Kanun Kapsamında İstihdam Edilecek Hak Sahiplerinin Atama ve Göreve Başlama İşlemlerini kapsar. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri Veri girişlerinin eksik ve zamanında yapılmaması. 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri Devlet Başkanlığının E-uygulama sisteminin takibi SAYILI KANUN (TERÖRLE MÜCADELE) KAPSAMINDA PERSONEL ALIMINA İLİŞKİN SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat talepleri Devlet Başkanlığı tarafından Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı kanalı ile Başkanlığımızdan istenir S.K. /Terörle Mücade Kanunu Kapsamında Kamu Kurum ve Kuruluşlarında İstihdam Edilecekler Hakkında Yönetmelik Kadro talepleri hazırlanarak, Devlet Başkanlığının E-uygulama sistemine işlenir. Devlet Başkanlığının E- uygulama sistemi Devlet Başkanlığı tarafından girilen veri girişlerinin kontrolü yapılır. Girilen veriler doğru mu? HAYIR Söz konusu talebin düzetilmesi için talep iade edilir. Devlet Başkanlığının E- Uygulama Sistemi EVET Devlet Başkanlığı Devlet Başkanlığı tarafından yerleştirme işlemi yapılarak yazı ile kurumlara bildirilir. Yerleştirme yazısı. Yerleştirilen hak sahibinin açıktan atamasının yapılabilmesi için gerekli evrakların Başkanlığımız web sayfasında Başvuru Dilekçe Örneği ile beraber istenilen belgeler duyurulur ve süresi içerisinde istenilen belgelerin posta yoluyla veya elden Başkanlığımıza teslimi istenir. Dilekçe ve başvuru için istenen belgeler: * Öğrenim Belgeleri, Fotoğraf, Adli ve Arşiv Sicil Kaydı Belgesi, Sağlık Kurulu Raporu, Askerlik Durum Belgesi,Nüfus Cüzdan

9 1 Belgesi,Nüfus Cüzdan Fotokopisi, Vukuatlı Nüfus Kaydı Örneği, Yerleştirme Bildirim Belgesi, Hazırlık Sınıfı Okuyanlar için Belge, Kamu Kurumunda Çalışılmış ise Hizmet Belgesi, Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu.

10 Yerleştirilen hak sahibi istenilen belgelerle birlikte atanmak için başvurdu mu? EVET 1 HAYIR Atama işlemi gerçekleşmez ve Devlet Başkanlığına bildirilir. Dilekçe ve başvuru için istenen belgeler: * Öğrenim Belgeleri, Fotoğraf, Adli ve Arşiv Sicil Kaydı Belgesi, Sağlık Kurulu Raporu, Askerlik Durum Belgesi,Nüfus Cüzdan Fotokopisi, Vukuatlı Nüfus Kaydı Örneği, Yerleştirme Bildirim Belgesi, Hazırlık Sınıfı Okuyanlar için Belge, Kamu Kurumunda Çalışılmış ise Hizmet Belgesi, Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu. Üniversitemize yerleştirilen adayların aranılan nitelikler yönünden durumunun incelenmesi için komisyon oluşturulur ve Komisyonda görevlendirilen personele yazı ile teblig yapılır. Komisyon oluşturulması için alınan Rektörlük Olur'u Aday Memurları Değerlendirme Komisyonu tarafından ataması yapılacak olan personelin aranan nitelikler açısından değerlendirilmesi yapılır. Komisyon Kararı Aday Memurları Değerlendirme Komsiyon Üyeleri Aranan nitelikleri taşıyor mu? HAYIR Atama işlemi gerçekleşmez ve Devlet Başkanlığına bildirilir. Devlet Başkanlığının E- uygulama Sistemi EVET Atama Kararnamesi hazırlanarak Onaya sunulur. Atama Kararnamesi Atama Kararnamesi imzadan çıktıktan sonra Ataması yapılan personele göreve başlama tebliğ yazısının imzaya sunulması ve imzadan çıktıktan sonra personele tebliğ yapılması sağlanır. Göreve başlamasına dair yazı. Yerleştirilen Hak Sahipleri Tebliğ yapıldıktan sonra Aday süresi içinde göreve başladı mı? HAYIR 657 S.K. 63. maddesi uyarınca işlem yapılır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 63. Maddesi

11 EVET 63. Maddesi 2

12 2 Göreve başlama sırasında istenen belgeler doldurtularak göreve başlama yazısı yazılır. Bilgi Formu Aile Durum Bildirimi Mal Bildirimi Ölüm Yardımı Bildirgesi Sağlık Yardımı Talep ve Taahhüt Formu Göreve Başlayan Aday Memur Bilgilerinin Otomasyonuna, DPB E-uygulama, HİTAP ve YÖKSİS Sivil Savunma Uzmanlığına girişleri yapılır. Otomasyon Sistemleri Kimlik Kartının Basımı yapılarak Hizmet Standartlarına göre 1 gün içerisinde personele teslimi sağlanır. Kimlik Kartı DPB nın Yerleştirme Bildirimi Yazısının Ekinde olan 3713 sayılı Kanuna Göre Devlet Başkanlığınca Ataması Teklif Edilen in Durumu formu doldurularak DPB ye gönderilir. Göreve başladığına dair yazı. Özlük dosyasının oluşturularak tüm evrakların özlük dosyasına takılır ve arşive kaldırılır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

13 1. Amaç İDARİ KADROLARIN İPTAL İHDAS Revizyon No'su 00 Toplam Sayfa 3 İdari Kadro İptal İhdas İşleminin tüm adımlarının standart formatta ve uygulamada yapılması. 2. Kapsam İdari Kadro İptal İhdas İşleminin tüm adımları. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri Kadrolar belirlenirken oluşabilecek sorunlar. 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri Devlet Başkanlığı takibi. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Üniversitemiz İdari Kadrolarından Dolu-Boş Saklı-Serbest bütün kadrolar içerisinden İptal İhdas yapılması gereken kadrolar belirlenir. Otomasyonu Belirlenen idari kadroların iptal ihdas uygunluk durumu kontrol edilir. Uygun Mu? HAYIR İptal İhdas yapılamayacak kadrolar listeden çıkarılır. Otomasyonu EVET İptal İhdas için 2, 3 ve 4 nolu cetveller ve açıklamaları hazırlanır. üzeriden bir üst yazı ile DPB, YÖK ve Cumhurbaşkanlığına bu cetveller de eklenerek gönderilir. İptal İhdası olacak kadrolar için DPB'de yapılacak toplantı bilgisi beklenir. Kadro Değişiklikleri Talep Yazısı. İptal İhdası olacak kadroların toplantısı yapıldıktan sonra kadroların son durumu belirlenir. Kadrolarda aynen geçti mi HAYIR Değişiklik yapılan kadrolar cetveller üzerine işlenir. Otomasyonu/ Devlet Başkanlığının E- uygulama sistemi 1

14 EVET 1

15 1 2, 3 ve 4 Sayılı cetvellerin son durumu YÖK Sivil Savunma, DPB E- uygulama ve Otomasyonu alanlarına giriş yapılarak Resmi Gazete de yayımlanması beklenilir. Otomasyonu/YÖK Sivil Savunma/ Devlet Başkanlığının E- uygulama sistemi Resmi Gazetede yayımlanan kadroların sistemlerin üzerinden değişliklerinin onaylanması sağlanılır. Otomasyonu/YÖK Sivil Savunma/ Devlet Başkanlığının E- uygulama sistemi Kadrosu değişen personel için Kararname düzenlenir. Kararname onaylandıktan sonra tebliğ edilmek üzere birimlere gönderilir ve 1 nüshası arşivlenir. Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği/ Otomasyonu

16 1. Amaç 2. Kapsam Kurum Dışı Naklen Atama İşleminin tüm adımları. Revizyon No'su 00 Toplam Sayfa 1 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri Veri girişlerinin eksik ve zamanında yapılmaması. 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri Kadroların takibinin sistemli yapılması. KURUM DIŞI NAKLEN ATAMA Kurum Dışı Naklen Atama İşleminin tüm adımlarının standart formatta ve uygulamada yapılması. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Naklen Atanmak İçin Başvuruda Bulunan Kişi Üniversitemize naklen atanmak isteyen kişi dilekçesi ile birlikte Rektörlük Genel Evrek Birimine başvuru yapar. 657 sayılı Kanun'un 72. ve 74. maddesi/ Başvuru Dilekçesi Kişinin başvurusu değerlendirilir Uygun mu? HAYIR Başvuru işleme alınmaz. 657 sayılı Kanun'un 72. ve 74. maddesi/ Otomasyonu EVET Kişinin kurumuna muvafakat yazısı yazılır. Muvafakat yazısı. HAYIR Muvafakat verildi mi? Başvuran kişiye bilgi verilir. 657 sayılı Kanunun 72. ve 74. maddesi. EVET Muvafakat olumlu geldiğinde atama kararnamesi hazırlanarak makam onayına sunulur. Atama Kararnamesi Atama kararnamesinin kişinin naklen geldiği kuruma gönderilir Kurumdan personel nakil bildirimi, özlük dosyası ve atama onayının kişinin atandığı birime gönderilmesi istenir. Atama Kararnamesi Kişi ilişik kesme işlemi yapıp kurumumuza başladığı taktirde istenen belgeler doldurtularak ilgili birimlere göreve başlama yazısı yazılır. 657 sayılı Kanun'un 72. ve 74. maddesi.

17 1. Amaç KAMU PERSONELİ SEÇME SINAVI SONUCUNA (KPSS) GÖRE PERSONEL ALIMI Revizyon No'su 0 Toplam Sayfa 5 Bu süreç akışının amacı Kamu i Seçme Sınavı (KPSS) ile yapılacak atama işlemlerinin yapılışı sırasında her adımın anlaşılır standart bir yöntemle yapılmasını sağlamak. 2. Kapsam Kamu i Seçme Sınavı Sonucu Yerleştirilen Adayların Atama ve Göreve Başlama İşlemlerini kapsar. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri Veri girişlerinin eksik ve zamanında yapılmaması. 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri Devlet Başkanlığının E-uygulama sisteminin takibi. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Başkanlığı /İdari Kadro talepleri ve nitelik kodları belirlenerek Devlet Başkanlığının E-uygulama sistemindeki KPSS İşlemleri modülünden Yerleştirme Talebi sekmesine girilir. E-uygulama sistemi - KPSS Lisans/Önlisans/ Ortaöğretim Sonuçlarına Göre İlk Defa Atama Yapılacak Yerleştirme Talebi Formu Başkanlığı/ İdari Devlet Başkanlığı tarafından girilen veri girişlerinin kontrolü yapılır. Girilen veriler doğru mu? EVET HAYIR Söz konusu talebin düzetilmesi için talep iade edilir. KPSS Lisans/Önlisans/ Ortaöğretim Sonuçlarına Göre İlk Defa Atama Yapılacak Yerleştirme Talebi Formu Başkanlığı/ İdari Devlet Başkanlığı tarafından Yerleştirme Talebi Formu onaylanır üst yazı ile onaylanan formun çıktısı alınıp imzalanarak Devlet Başkanlığına gönderilir. KPSS Lisans/Önlisans/ Ortaöğretim Sonuçlarına Göre İlk Defa Atama Yapılacak Yerleştirme Talebi Formu Başkanlığı /İdari ÖSYM tarafından Bazı Kurum ve Kuruluşların Kadro ve Pozisyonları İçin Yayınlanan Tercih Kılavuzunda kadro talepleri yayınlanır. 1 KPSS Tercih Kılavuzu

18 1 Başkanlığı /İdari ÖSYM tarafından yerleştirilen adayın açıktan atamasının yapılabilmesi için gerekli evrakların Başkanlığımız web sayfasında Başvuru Dilekçe Örneği ile beraber istenilen belgeler duyurulur ve süresi içersinde istenilen belgelerin posta yoluyla veya elden Başkanlığımıza teslimi istenir. Dilekçe ve başvuru için istenen belgeler: * Öğrenim Belgeleri, Fotoğraf, Adli ve Arşiv Sicil Kaydı Belgesi, Sağlık Kurulu Raporu, Askerlik Durum Belgesi,Nüfus Cüzdan Fotokopisi, Vukuatlı Nüfus Kaydı Örneği, Yerleştirme Bildirim Belgesi, Hazırlık Sınıfı Okuyanlar için Belge, Kamu Kurumunda Çalışılmış ise Hizmet Belgesi, Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu. Başkanlığı/ İdari Üniversitemize yerleştirilen adayların aranılan nitelikler yönünden durumunun incelenmesi için komisyon oluşturulur ve Komisyonda görevlendirilen personele yazı ile teblig yapılır. Komisyon oluşturulması için alınan Rektörlük Olur'u. Başkanlığı /İdari / Yerleştirilen Hak Sahipleri Yerleştirilen hak sahibi istenilen belgelerle birlikte atanmak için başvurdu mu? EVET 2 HAYIR Atama işlemi gerçekleşmez ve Devlet Başkanlığına bildirilir. Dilekçe ve başvuru için istenen belgeler: * Öğrenim Belgeleri, Fotoğraf, Adli ve Arşiv Sicil Kaydı Belgesi, Sağlık Kurulu Raporu, Askerlik Durum Belgesi,Nüfus Cüzdan Fotokopisi, Vukuatlı Nüfus Kaydı Örneği, Yerleştirme Bildirim Belgesi, Hazırlık Sınıfı Okuyanlar için Belge, Kamu Kurumunda Çalışılmış ise Hizmet Belgesi, Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu.

19 2 Başkanlığı/ İdari Yerleştirilen adayın ikamet ettiği yerin Valilik kanalıyla İl Emniyet ne Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu gönderilerek Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması yapılması istenir. Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu Başkanlığı/ İdari Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Olumlu mu? HAYIR Atama işlemi gerçekleşmez ve Devlet Başkanlığına bildirilir. İl Emniyet nden gelen yazı. EVET Aday Memurları Değerlendirme Komsiyon Üyeleri Aday Memurları Değerlendirme Komisyonu tarafından ataması yapılacak olan personelin aranan nitelikler açısından değerlendirilmesi yapılır. Komisyon Kararı Başkanlığı/ İdari Aranan nitelikleri taşıyor mu? HAYIR Atama işlemi gerçekleşmez Devlet Başkanlığına bildirilir. Devlet Başkanlığının E- uygulama Sistemi EVET Başkanlığı İdari Atama Kararnamesi hazırlanarak Onaya sunulur. Atama Kararnamesi Başkanlığı /İdari Atama Kararnamesi imzadan çıktıktan sonra Ataması yapılan personele göreve başlama tebliğ yazısının imzaya sunulması ve imzadan çıktıktan sonra personele tebliğ yapılması sağlanır. 3 Göreve başlamasına dair yazı.

20 3

21 3 Yerleştirilen Hak Sahipleri Tebliğ yapıldıktan sonra Aday süresi içinde göreve başladı mı? HAYIR 657 S.K. 63. maddesi uyarınca işlem yapılır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 63. Maddesi EVET Başkanlığı /İdari Göreve başlama sırasında istenen belgeler doldurtularak göreve başlama yazısı yazılır. Bilgi Formu Aile Durum Bildirimi Mal Bildirimi Ölüm Yardımı Bildirgesi Sağlık Yardımı Talep ve Taahhüt Formu Başkanlığı /İdari Göreve Başlayan in Bilgileri Otomasyonuna, DPB E-uygulama, HİTAP a, YÖKSİS Sivil Savunma Uzmanlığına girişleri yapılır. Otomasyon Sistemleri Başkanlığı/ İdari Kimlik Kartının Basımı yapılarak Hizmet Standartlarına göre 1 gün içerisinde personele teslimi sağlanır. Kimlik Kartı Başkanlığı/ İdari Yerleştirilen bütün adayların işlemleri bittikten sonra Devlet Başkanlığının E-uygulama sistemindeki KPSS İşlemleri modülünden Yerleştirme Bildirimi sekmesine veri girişi yapılarak KPSS Yerleştirme Bildirimi Raporu Devlet Başkanlığına gönderilir. KPSS Yerleştirme Bildirimi Raporu Başkanlığı/ İdari Özlük dosyası oluşturularak tüm evraklar özlük dosyasına takılır ve arşive kaldırılır. Özlük Dosyası

22 1. Amaç İDARİ KADROLARIN TENKİS TAHSİS Revizyon No'su 0 Toplam Sayfa 2 2. Kapsam İdari Kadro Tenkis Tahsis İşleminin tüm adımları 3. Süreç Sahibi Başkanlığı İdari Kadro Tenkis Tahsis İşleminin tüm adımlarının standart formatta ve uygulamada yapılması. 4. Süreç Riskleri Kadrolar belirlenirken oluşabilecek sorunlar. 5. Kontrol ve Strateji YöntemleriKadroların takibinin sistemli yapılması. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Daire Başkanlığı /İdari Üniversitemizin idari kadrolarından dolu- boş kadrolar içerisinden tenkis-tahsis yapılacak kadrolar belirlenir. Tenkis Tahsis Yapılacak Kadroların Listesi Daire Başkanlığı/ İdari Belirlenen idari kadroların tenkis-tahsis uygunluk durumu kontrol edilir. Uygun Mu? EVET HAYIR Tenkis-tahsis yapılamayacak kadrolar listeden çıkarılır. Tenkis Tahsis Yapılacak Kadroların Listesi Daire Başkanlığı /İdari Tenkis tahsis için 6 nolu kadro dağılım cetveli ve icmali hazırlanır. üzeriden bir üst yazı ile vize edilmek için hazırlanan kadro dağılım cetveli ve icmali Devlet Başkanlığı ile Cumhurbaşkanlığına gönderilir. Teklif Yazısı Kadro Dağılım Cetveli Daire Başkanlığı /İdari Kadroların vize işlemi tamamlandıktan sonra kadro değişiklik onayı alınır. 1 Onay

23 Daire Başkanlığı /İdari 1 Kadro değişiklikleri personel otomasyonuna işlenir. Otomasyonu Daire Başkanlığı /İdari Kadrosu değişen personel için onay ilgili birimlere gönderilir ve 1 nüshası arşivlenir. Yazı

24 1. Amaç İDARİ PERSONEL TERFİ İŞLERİ Revizyon No'su 00 Toplam Sayfa 1 İdari Terfi işleminin tüm adımlarının standart formatta ve uygulamada yapılmasını sağlamaktır. 2. Kapsam İdari Terfi işleminin tüm adımlarını kapsar. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri İdari Terfi işlemlerinin eksik ve zamanında yapılmaması. 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri Kişinin terfisinin otomasyon ve hitap sistemi ile karşılaştırılması. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Otomasyonundan terfi yapılacak ayın 15. gününden bir sonraki ayın 14. gününe kadar terfi edecek personelin listesi alınır. Otomasyonu Liste kontrol edilir. Hata var mı? HAYIR EVET Hatalar düzeltilir. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 64, 67, 68, ve 166. maddeleri. Bilgi Sisteminden alınan liste onaya sunulur. Onaylanan liste ilgili birimlere gönderilerek Bilgi Sisteminden ve HİTAP sisteminden terfi işlemi yapılır. Otomasyonu/ HİTAP

25 1. Amaç ENGELLİ KAMU PERSONELİ SEÇME SINAVI SONUCUNA (EKPSS) GÖRE PERSONEL ALIMI Revizyon No'su 00 Toplam Sayfa 5 Bu süreç akışının amacı Engelli Kamu i Seçme Sınavı (EKPSS) ile yapılacak atama işlemlerinin yapılışı sırasında her adımın anlaşılır standart bir yöntemle yapılmasını sağlamak. 2. Kapsam Engelli Kamu i Seçme Sınavı Sonucu Yerleştirilen Adayların Atama ve Göreve Başlama İşlemlerini kapsar. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri Veri girişlerinin eksik ve zamanında yapılmaması. 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri Devlet Başkanlığının E-uygulama sisteminin takibi. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Devlet Başkanlığı/ Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı aracılığı ile Devlet Başkanlığı Engelli istihdamına ilişkin yazı gönderir. Engelli Kamu Seçme Sınavı ve Engellilerin Devlet Memurluğuna Alınmaları Hakkında Yönetmelik/Engelli İstihdamı konulu yazı. Başkanlığı /İdari 657 sayılı Kanun'un 53. maddesi uyarınca toplam dolu kadro sayısının %3 ü oranında engelli memur açığı belirlenir. 657 sayılı Kanun Başkanlığı/ İdari EVET Engelli memur açığı var mı? HAYIR Yükseköğretim Kurulu Başkanlığından gelen yazı dosyaya kaldırılır. 657 sayılı Kanun/ Engelli İstihdamı konulu yazı. Başkanlığı /İdari Kadro ve nitelik kodları belirlenerek Devlet Başkanlığının E-uygulama sistemindeki Engelli İşlemleri modülünden Talep Giriş sekmesine girilir. 1 Engelli Memur Seçme Sınavı veya Kura Sonucuna Göre Atama Yapılacak Kadro Talebi Formu

26 1 Başkanlığı/ İdari Devlet Başkanlığı tarafından girilen veri girişlerinin kontrolü yapılır. Girilen veriler doğru mu? HAYIR Söz konusu talebin düzetilmesi için talep iade edilir. Engelli Memur Seçme Sınavı veya Kura Sonucuna Göre Atama Yapılacak Kadro Talebi Formu EVET Başkanlığı/ İdari Devlet Başkanlığı tarafından Yerleştirme Talebi Formu onaylanır üst yazı ile onaylanan formun çıktısı alınıp imzalanarak Devlet Başkanlığına gönderilir. Engelli Memur Seçme Sınavı veya Kura Sonucuna Göre Atama Yapılacak Kadro Talebi Formu Başkanlığı /İdari ÖSYM tarafından EKPSS/Kura ile Engelli Memur Yerleştirme Tercih Kılavuzunda kadro talepleri yayınlanır. EKPSS Tercih Kılavuzu Başkanlığı /İdari ÖSYM tarafından yerleştirilen adayın açıktan atamasının yapılabilmesi için gerekli evrakların Başkanlığımız web sayfasında Başvuru Dilekçe Örneği ile beraber istenilen belgeler duyurulur ve süresi içerisinde istenilen belgelerin posta yoluyla veya elden Başkanlığımıza teslimi istenir. Dilekçe ve başvuru için istenen belgeler. Başkanlığı/ İdari Üniversitemize yerleştirilen adayların aranılan nitelikler yönünden durumunun incelenmesi için komisyon oluşturulur ve komisyonda görevlendirilen personele yazı ile teblig yapılır. 2 Komisyon oluşturulması için alınan Rektörlük Olur'u

27 Başkanlığı /İdari /Yer leştirilen Hak Sahipleri EVET Yerleştirilen hak sahibi istenilen belgelerle birlikte atanmak için başvurdu mu? 2 HAYIR Atama işlemi gerçekleşmez ve Devlet Başkanlığına bildirilir. Dilekçe ve başvuru için istenen belgeler: * Öğrenim Belgeleri, Fotoğraf, Adli ve Arşiv Sicil Kaydı Belgesi, Sağlık Kurulu Raporu, Askerlik Durum Belgesi,Nüfus Cüzdan Fotokopisi, Vukuatlı Nüfus Kaydı Örneği, Yerleştirme Bildirim Belgesi, Hazırlık Sınıfı Okuyanlar için Belge, Kamu Kurumunda Çalışılmış ise Hizmet Belgesi, Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu. Başkanlığı/ İdari Yerleştirilen adayın ikamet ettiği yerin Valilik kanalıyla İl Emniyet ne Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu gönderilerek Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması yapılması istenir. Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu Başkanlığı/ İdari Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Olumlu mu? 3 HAYIR Atama işlemi gerçekleşmez ve Devlet Başkanlığına bildirilir. İl Emniyet nden gelen yazı. EVET

28 Aday Memurları Değerlendirme Komsiyon Üyeleri 3 Aday Memurları Değerlendirme Komisyonu tarafından ataması yapılacak olan personelin aranan nitelikler açısından değerlendirilmesi yapılır. Komisyon Kararı Başkanlığı/ İdari Aranan nitelikleri taşıyor mu? HAYIR Atama işlemi gerçekleşmez Devlet Başkanlığına bildirilir. Devlet Başkanlığının E- Uygulama Sistemi EVET Başkanlığı İdari Atama Kararnamesi hazırlanarak Onaya sunulur. Atama Kararnamesi Başkanlığı /İdari Atama Kararnamesi imzadan çıktıktan sonra Ataması yapılan personele göreve başlama tebliğ yazısının imzaya sunulması ve imzadan çıktıktan sonra personele tebliğ yapılması sağlanır. Göreve başlamasına dair yazı. Yerleştirilen Hak Sahipleri Tebliğ yapıldıktan sonra Aday süresi içinde göreve başladı mı? HAYIR 657 S.K. 63. maddesi uyarınca işlem yapılır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 63. maddesi 4 EVET

29 Başkanlığı /İdari Atama evrakları doldurtularak göreve başlama yazısı yazılır. 4 Bilgi Formu Aile Durum Bildirimi Mal Bildirimi Ölüm Yardımı Bildirgesi Sağlık Yardımı Talep ve Taahhüt Formu Başkanlığı /İdari Göreve Başlayan Adayların Bilgileri Otomasyonu, DPB E-uygulama, HİTAP ve YÖKSİS Sivil Savunma Uzmanlığına girişleri yapılır. Otomasyon Sistemleri Başkanlığı/ İdari Başkanlığı/ İdari Başkanlığı/ İdari Kimlik Kartının Basımı yapılarak Hizmet Standartlarına göre 1 gün içerisinde personele teslimi sağlanır. Yerleştirilen bütün adayların işlemleri bittikten sonra Devlet Başkanlığının E-uygulama sistemindeki EKPSS İşlemleri modülünden Yerleştirme Bildirimi sekmesine veri girişi yapılarak EKPSS Yerleştirme Bildirimi Raporu Devlet Başkanlığına gönderilir. Özlük dosyası oluşturularak tüm evraklar özlük dosyasına takılır ve arşive kaldırılır. Kimlik Kartı EKPSS Yerleştirme Bildirimi Raporu Özlük Dosyası

30 1. Amaç İDARİ PERSONEL ÖĞRENİM İNTİBAKI Revizyon No'su 00 Toplam Sayfa 1 İdari Kadro Öğrenim İntibakının tüm adımlarının standart formatta ve uygulamada yapılması. 2. Kapsam İdari Kadro İntibak İşleminin tüm adımları. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri Öğrenim İntibakının Yanlış Hesaplanması. 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri Otomasyonu Öğrenim Durumu Takibi. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat öğrenim değişikliğini üzerinden dilekçe vererek Başkanlığına bildirir., 657 sayılı Devlet Memmurları Kanunu'nun 36. maddesi Diplomanın doğrulanması DOĞRU DEĞİL İşlem yapılmaz ilgili personele bilgi verilir. YÖKSİS sayılı kanunun 36. maddesi uyarınca emsali belirlenerek Derece-Kademe hesabı yapılıp kararname hazırlanır. Hazırlanan kararname onaya sunulur. Onaydan çıkan kararname üst yazı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile personelin birimine gönderilir. Otomasyonu/ Otomasyona, Hitaba işlenen kararname özlük dosyasına kaldırılır. Otomasyonu, HİTAP

31 1. Amaç 2. Kapsam Revizyon No'su 00 Toplam Sayfa 2 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri İDARİ PERSONELİN HİZMET BİRLEŞTİRME İNTİBAKI 5. Kontrol ve Strateji Yöntemle İntibak çizelgesi. Hizmet birleştirmesine dair yapılan intibak işleminin her aşamasının doğru, anlaşılır ve standart bir yöntemle yapılmasını sağlamak. İdari personelin hizmetinin birleştirilmesine ilişkin intibak işlemlerini kapsar. İlgi kanun maddelerinin doğru bir şekilde uygulanmaması ve intibaktaki hesaplama işleminin yanlış yapılması. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat İlgili, daha önceki çalışmışlıklarının hizmetine sayılması için üzerinden dilekçe ile başvuru yapar. Dilekçe Daire Başkanlığı /İdari Başkanlığımız personelin çalıştığı ilin Sosyal Güvenlik Kurumundan hizmetlerini ister. in hizmetine dair yazı. Daire Başkanlığı /İdari Sosyal Güvenlik Kurumundan gelen hizmetlerini ilgili kanunlar uyarınca değerlendirerek Hizmet Birleştirme Onayı alınır. Hizmet Birleştirme Onayı Daire Başkanlığı/ İdari Hizmet Birleştirme Onayı üst yazı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına, personelin kendisine ve görev yerine gönderilir. 1 Üst yazı/ Hizmet Birleştirme Onayı

32 Daire Başkanlığı/ İdari 1 in Emekli Aylığı kesenek farkları için kesenek farklarının ilgiliden, karşılık farklarının Kurumumuz bütçesinden karşılanmasına dair Olur alınır. Rektörlük Olur'u Daire Başkanlığı/ İdari Emekli Aylığı Kesenek Farkı için alınan Olur üst yazı ile ekine personelin eski hizmet belgesi ve yeni hizmet belgesi eklenerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Üst yazı/ Emekli Aylığı Kesenek Farkı Olur'u/Hizmet Belgesi Daire Başkanlığı/ İdari Hizmet Birleştirme Onayı ile oluşan değişiklikler personel otomasyonuna ve Hitap sistemine girilir. Otomasyonu/ HİTAP Daire Başkanlığı/ İdari Hizmet Birleştirme Onayı ve Emekli Aylığı Kesenek Farkı Olur'unun bir nüshası personelin özlük dosyasına takılır ve arşive kaldırılır. Özlük Dosyası

33 1. Amaç 2. Kapsam İSTİFA SONRASI 657 S.K. 92. MADDESİ UYARINCA PERSONEL ALIMI Revizyon No'su 00 Toplam Sayfa 4 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri Veri girişlerinin eksik ve zamanında yapılmaması. 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri Devlet Başkanlığı Bu süreç akışının amacı 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 92. maddesi kapsamında yapılacak atama işlemlerinin yapılışı sırasında her adımın anlaşılır standart bir yöntemle yapılmasını sağlamak. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 92. Maddesi Kapsamında Atama ve Göreve Başlama İşlemlerini kapsar. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Atanmak İçin Başvuruda Bulunan Kişi Atanmak isteyen kişinin kurumumuza dilekçe ile başvurması. Dilekçe / 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 92. Maddesi Başkanlığı/ İdari Başvuru olumlu mu? HAYIR Kişiye bilgi verilmesi. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 92. Maddesi EVET Başkanlığı /İdari Uygun kadro belirlenerek Devlet Başkanlığından atama izni istenmesi. Atama İzni Yazısı Başkanlığı/ İdari Atama izni alındıktan sonra ilgilinin ikamet ettiği yerin Valilik kanalıyla İl Emniyet ne Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu gönderilerek Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması yapılması istenir. 1 Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu

34 1 Başkanlığı/ İdari Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Olumlu mu? HAYIR Atama İşlemi yapılmaz. İl Emniyet nden gelen yazı. EVET Başkanlığı İdari Başkanlığı /İdari Atama Kararnamesi hazırlanarak Onaya sunulur. Atama Kararnamesi imzadan çıktıktan sonra Ataması yapılan personele göreve başlama tebliğ yazısının imzaya sunulması ve imzadan çıktıktan sonra personele tebliğ yapılması sağlanır. Atama Kararnamesi Göreve başlamasına dair yazı. Atanmak İçin Başvuruda Bulunan Kişi Tebliğ yapıldıktan sonra personel süresi içinde göreve başladı mı? HAYIR 657 S.K. 63. maddesi uyarınca işlem yapılır. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 63. Maddesi EVET Başkanlığı /İdari Göreve başlama sırasında istenen belgeler doldurtularak göreve başlama yazısı yazılır. Bilgi Formu Aile Durum Bildirimi Mal Bildirimi Ölüm Yardımı Bildirgesi Sağlık Yardımı Talep ve Taahhüt Formu Başkanlığı /İdari Göreve Başlayan in Bilgileri Otomasyonuna, DPB E-uygulama, HİTAP a, YÖKSİS Sivil Savunma Uzmanlığına girişleri yapılır. 2 Otomasyon Sistemleri

35 2

36 Başkanlığı/ İdari Başkanlığı/ İdari Başkanlığı/ İdari 2 Kimlik Kartının Basımı yapılarak Hizmet Standartlarına göre 1 gün içerisinde personele teslimi sağlanır. Aralık ayında atanan personel bilgileri Devlet Başkanlığına yazı ile bildirilir. Özlük dosyası oluşturularak tüm evraklar özlük dosyasına takılır ve arşive kaldırılır. Kimlik Kartı Devlet Başkanlığına Yazılan Yazı. Özlük Dosyası

37 1. Amaç İDARİ PERSONEL ASALET TASDİKİ Revizyon No'su 0 Toplam Sayfa 1 İdari Asalet Tasdikinin tüm adımlarının standart formatta ve uygulamada yapılmasını sağlamaktır. 2. Kapsam İdari Asalet Tasdik işleminin tüm adımlarını kapsar. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri İdari Mevzuata aykırı bir işlem yapılması. Kişinin herhangi bir disiplin cezası alıp almadığının takibi ve adaylık süresinin geçirilmemesi. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Aday memur listeleri hazırlanır. Otomasyonu Liste kontrol edilir. Hata var mı? EVET Hatalar düzeltilir. HİTAP/ Otomasyonu HAYIR Temel ve hazırlayıcı eğitim sınav sonuçlarına göre Staj Değerlendirme Formları hazırlanarak üst yazı ile birimlere gönderilir. Otomasyonu/ Birimlerden gelen staj değerlendirme formları incelenerek şartları taşıyan kişilerin asalet tasdik işlemi için kararname hazırlanır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 54, 56, 57, ve 58. maddeleri. Onaylanan kararname kişilere, birimlerine ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilerek Otomasyonundan ve HİTAP sisteminden asalet tastik işlemi yapılır. Otomasyonu/

38 1. Amaç İDARİ PERSONEL İSTİFA İŞLEMİ Revizyon No'su 00 Toplam Sayfa 1 İdari in İstifa İşleminin tüm adımlarının standart formatta ve uygulamada yapılmasını sağlamaktır. 2. Kapsam İdari İstifa işleminin tüm adımlarını kapsar. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri İdari Mevzuata aykırı bir işlem yapılması. Mevzuata uygun bir şekilde sonuçlanmasını takip etmek. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat /İlgili Birim İstifa edecek personel birimine üzerinden dilekçe verir ve ilgili birim tarafından dilekçe üst yazı ile birlikte Başkanlığına gönderilir. Başkanlığı istifa onayını Rektörlük Makamına sunar. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 94. maddesi. Onay Uygun Mu? HAYIR Durum ilgili birime üst yazı ile bildirilir. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 94. maddesi. EVET Onay bir üst yazı ile birimine ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilir. HİTAP, YÖK Sivil Savunma, DPB E-uygulama ve Otomasyon programından düşürülür. HİTAP/YÖK Sivil Savunma/ DPB E-uygulama/ Otomasyonu İlgili evraklar arşivlenir. Özlük Dosyası

39 1. Amaç KURUM İÇİ GÖREVLEDİRME Revizyon No'su 00 Toplam Sayfa 1 İdari in Kurum İçi Görevlendirme işlemlerininin tüm adımlarının standart formatta ve uygulamada yapılmasını sağlamaktır. 2. Kapsam Kurum İçi Görevlendirme işleminin tüm adımlarını kapsar. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri İdari Talebe uygun personel seçilememesi. 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri Otomasyonu SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat İlgili Birim İlgili birimden personel talebine ilişkin yazı gelmesi. Başkanı/Genel Sekreter/ Rektör İlgili birimin personel talebine ilişkin gerekçesinin ve bu durumda uygun personelin olup olmadığının değerlendirilmesi S.K. 13/b-4 Maddesi talebi uygun görüldü mü? HAYIR Durum ilgili birime üst yazı ile bildirilir. EVET Görevlendirme yazısının yazılarak imzaya sunulması. Görevlendirme yazısının ilgili birimlere gönderilerek, personel otomasyonuna yer değişikliğinin girilmesi. Otomasyonu İlgili evraklar arşivlenir. Özlük Dosyası

40 1. Amaç ASKERLİK HİZMETİ DEĞERLENDİRME Revizyon No'su 00 Toplam Sayfa 1 İdari den Askerlik Hizmetini Yapanların Askerlik Hizmetini Değerlendirme işlemlerinin tüm adımlarının standart formatta ve uygulamada yapılmasını sağlamaktır. 2. Kapsam Askerlik Hizmetinin Değerlendirmesine ilişkin tüm adımları kapsar. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri İdari Veri girişlerinin zamanında yapılmaması. 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri Otomasyonu, HİTAP SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat İlgili Birim İlgili personelin görev yaptığı birimden askerlik hizmetinin değerlendirilmesine ilişkin yazı ve ekinde terhis belgesinin gelmesi. / Terhis Belgesi Askerlik hizmetinin değerlendirmesine dair kararnamenin hazırlanması ve onaya sunulması. Kararname/ 657 S.K. 83. ve 84. Maddeleri Onaylanan kararname bir üst yazı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına ve ilgili birime gönderilir. Askerlik değerlendirmesine dair bilgiler personel otomasyonuna ve HİTAP sistemine girilir. Otomasyonu/ HİTAP Askerlik hizmetinin değerlendirmesine dair alınan kararnamesinin 1 nüshası ilgilinin özlük dosyasına takılarak arşive kaldırılır. Özlük Dosyası

41 1. Amaç İDARİ PERSONEL MÜSTAFİ SAYILMA İŞLEMİ Revizyon No'su 0 Toplam Sayfa 1 İdari in Müstafi Sayılma İşleminin tüm adımlarının standart formatta ve uygulamada yapılmasını sağlamaktır. 2. Kapsam İdari Müstafi Sayılma işleminin tüm adımlarını kapsar. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri İdari Mevzuata aykırı bir işlem yapılması. Mevzuata uygun bir şekilde sonuçlanmasını takip etmek. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat İlgili Birim İlgili personelin görev yaptığı birimden müstafi sayılmasıına dair tutanak resmi yazı ile Başkanlığına bildirilir. Müstafi sayılmasına dair Rektörlük Olur'u hazırlanır. Olur Onaylandı Mı? HAYIR Durum ilgili birime üst yazı ile bildirilir. EVET Müstafi sayılmasına dair alınan Rektörlk Olur'u bir üst yazı ile birimine ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilir. HİTAP, YÖK Sivil Savunma, DPB ve Otomasyon programından düşürülür. HİTAP/YÖK Sivil Savunma/ DPB/ Otomasyonu İlgili evraklar arşivlenir. Özlük Dosyası

42 1. Amaç 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi İdari 4. Süreç Riskleri Mevzuata aykırı bir işlem yapılması ve veri girişlerinin zamanında yapılmaması. 5. Kontrol ve Strateji Yöntemleri Otomasyonu, HİTAP İDARİ PERSONELİN 657 SAYILI DEVLET MEMURLARI KANUNU'NUN 37 NCİ MADDESİ İLE 64 ÜNCÜ MADDESİNİN UYGULANMASINA İLİŞKİN (SEKİZ YILLIK) KADEME İLERLEMESİ Revizyon No'su 00 İŞLEMİ Toplam Sayfa 1 İdari in 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 37 nci maddesi ile 64 üncü maddesinin Uygulanmasına İlişkin (Sekiz Yıllık) Kademe İlerlemesi İşleminin tüm adımlarının standart formatta ve uygulamada yapılmasını sağlamaktır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 37 nci maddesi ile 64 üncü maddesinin uygulamasına ilişkin işlemin tüm adımlarını kapsar. SORUMLU İŞ AKIŞI Belge/Mevzuat Kademe ilerlemesi yapılacak olan personel belirlenir. Otomasyonu Kademe ilerlemesi yapılacak olan personellere ilişkin liste ve Rektörlük Olur'u hazırlanır. Otomasyonu/ Olur Onaylandı Mı? HAYIR Listeler tekrardan kontrol edilir. EVET Rektörlük Olur'u onaylanır. Onaylanan Olur üst yazı ile ilgili birimlere gönderilir ve Otomasyonu, HİTAP sisteminden veri güncellemesi yapılır. Otomasyonu/ HİTAP İlgili evraklar arşivlenir. Özlük Dosyası

43 1. Birim/Alt Birim İdari 2. Kadro Ünvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/V.H.K.İ./Memur 3. Görev Ünvanı Birim Sorumlusu 4. Bağlı Bulunduğu Ünvanlar PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI İDARİ PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM SORUMLUSU GÖREV TANIMI Müdürü/Daire Başkanı 1- BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT /56 2- İdari kadro iptal-ihdas işlemlerin yapılması ve sürecin yürütülmesi. 3- İdari kadro tenkis-tahsis işlemlerinin yapılması ve sürecin yürütülmesi. 4- İdari kadrolar için kontenjan tahsisi işlemlerinin yürütülmesi. Revizyon No.su 00 Sayfa 2 İdari kadro cetvelini sağlıklı bir biçimde tutmak, yeni kurulan birimler ile birimlerarası kadro aktarma işlemlerinin yapılmasını sağlamak Kamu i Seçme Sınavı(KPSS) göre yerleştirlen personelin evraklarının alınması, açıktan atama ve göreve başlama işlemlerinin yürütülmesi. EKPSS ve Kura kayıtları sonucuna göre yerleştirilen engelli personelin evraklarının alınması, atama ve göreve başlama işlemlerinin yürütülmesi. Nakil isteğinde bulunan (başka kurumdan) memurla ilgili kurumuyla muvafakat yazışmalarının yapılarak muvafakat verilmesi sonucunda atama ve göreve başlama işlemlerinin yürütülmesi sayılı kanun ile Şehit yakını, gazi ve gazi yakınları ile vazife malulleri ve yakınlarına tanınan istihdam hakkı kapsamında Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığınca hak sahibi olduğu belirlenerek Kurumumuza bildirilen personelin evraklarının alınması, atama ve göreve başlama işlemlerinin yürütülmesi sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu hükümleri uyarınca Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı nın sosyal hizmet modellerinden yararlananlardan Üniversitemize yerleştirilen personelin evraklarının alınması, atama ve göreve başlama işlemlerinin yürütülmesi. 5. Görev, Yetki ve Sorumluluklar Açıktan ve naklen atanan personelin bilgilerinin Otomasyonu ve HİTAP programına işlenmesini sağlamak ve takibini yapmak. 11- Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Sınav işlemlerinin yürütülmesi. 12- Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Sınavı sonucuna göre atama işlemlerinin yürütülmesi. 13- İdari personelin yıllık terfi işlemlerinin düzenli olarak yapılmasını sağlamak. 14- Aday memurların asalet işlemlerinin yürütülmesi. 15- Aday memuların staj değerlendirme formlarının hazırlanması Sayılı Kanunun 13/b-4 maddesi uyarınca görevlendirme ve diğer görevlendirme işlemlerini yürütülmesi ve takip edilmesi işlemlerinin yapılması. 17- İdari ne ait faaliyet raporunu hazırlamak ve gönderilmesini sağlamak. 18- Hizmet birleştirme onaylarını yapmak. 19- Görevde Öğrenim durumu değişenlerin intibak işlemlerini yürütmek Sicil Not Ortalaması İle İlgili 8 yılda olumsuz sicil almayanlarının takibinin yapılarak kademe ilerlemesi işlemlerini yürütmek.

44 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI İDARİ PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM SORUMLUSU GÖREV TANIMI 21- BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT /56 Revizyon No.su 00 Sayfa 2 Her mali yılı başı Yan Ödeme Cetvellerini hazırlayarak kontrol edilmek üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanığına göndermek. 22- Her türlü hizmeti, Kalite Yönetim Sistemine uygun olarak ve zamanında yapılmasını sağlamak.

45 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI İDARİ PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM SORUMLUSU GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT / Başkanlığı web sayfasının güncelleme işlemlerini yapmak. Revizyon No.su 00 Sayfa sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 30- Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak. 34- Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak , 5510 Sayılı Kanunlar ile diğer mevzuat değişikliklerini takip etmek, varsa teşkilata ve birimlere duyurulmasını sağlamak. otomasyon, YÖKSİS, HİTAP, DPB e-uygulama, gibi programlara işe başlayanların ve bilgileri değişen personelin bilgilerini kaydetmek. Biriminde görev alanı ile ilgili hafalık rapor hazırlamak ve her hafa pazartesi günü birim yetkilisine sunmak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. Başkanlığında görev alanı ile ilgili şahsa özel olmayan her türlü posta evraklarını teslim alıp ilgili Müdürüne teslim etmek. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak.yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 6. Görevin Getirdiği Nitelikler 36- Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 37- Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. En az yüksekokul mezunu olmak ve üç yıl hizmeti bulunmak.

46 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI KADRO, İLAN VE SİCİL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM SORUMLUSU GÖREV TANIMI 1. Birim/Alt Birim Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur 3. Görev Unvanı Birim Sorumlusu BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT-046 /Sayısı /56 Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 3 4. Bağlı Bulunduğu Unvanlar Müdürü/Daire Başkanı 1- Akademik kadro sistem giriş ve takiplerinin yapılması. (YÖKSİS,DPB-E.BÜTÇE-NETİKET) 2- E-BÜTÇE sistemi üzerinden ayrılan-başlayan akademik personel raporlarının girilmesi Akademik kadro Karşılıklı Derece Değişikliği iş ve işlemlerinin yürütülmesi. 5- Akademik kadro taleplerinin toplanılması ve kadro planlaması yapılması. 6- Kadro aktarma işlemlerinin yapılması. (ÜYK-YÖKSİS) 7- Akademik kadro iptal-ihdas işlemlerinin yapılması ve sürecin yürütülmesi. 8- Akademik kadrolar için ilana çıkılacak kadroların tespitinin yapılması Tüm personelin emeklilik işlemlerini yürütmek. 14- Emeklilik işlemi neticesinde personelin tüm sistem ayrılışlarının yapılması. 15- Naklen ayrılmak isteyen personelin tüm muvafakat işlemlerinin yürütülmesi. 16- Tüm personelin askerlik sevk tehir işlemlerinin yapılması. 17- Aylık rapor kesintisi yapılacak personel listesinin hazırlanıp gönderilmesi. 19- Tüm personelin personel kimlik kartı iş ve işlemlerinin yürütülmesi DPB E-Uygulama sistemi üzerinden ayrılan-başlayan akademik personel raporlarının girilmesi. Akademik kadrolar için ilana çıkılacak Öğretim Üyesi kadrolarının hazırlıklarının yapılarak Resmi Gazete de yayımlanmasını sağlamak. Resmi Gazete de yayımlatılan Üniversitemiz Öğretim Üyesi ilanımızın Üniversitemiz web sayfasında duyurulmasını sağlamak. Akademik kadrolar için ilana çıkılacak Diğer Öğretim Elemanı kadrolarının hazırlıklarının yapılarak YÖKSİS veri girişlerinin ardından YÖKSİS üzerinden yayımlanmasını sağlamak. YÖKSİS üzerinden yayımlatılan Üniversitemiz Diğer Öğretim Elemanlarına ait ilanımızın Üniversitemiz web sayfasında duyurulmasını sağlamak. PM sistemi üzerinden gelen fotoğrafarın NETİKET üzerinden değişiminin sağlanması ve PVS üzerine aktarımının sağlanması. Hukuk Müşavirliği aracılığıyla istenilen Mahkeme Evrak hazırlıklarının yapılması ve elden teslim edilmesi. Akademik ve İdari personelin emeklilik, nakil, istifa ve diğer ayrılış sonrası İlişik Kesme işlemlerini düzenlemek. Naklen ayrılan personelin dosyalarının gönderilmesi ve nakil gelen personelin dosyalarının teslim alınması işlemlerini yürütmek. Akademik ve İdari personelin SSK ve Bağ-Kur da geçen hizmetlerinin tespiti için gerekli işlemleri yürütmek. Akademik ve İdari personelin askerlik süreleri, ücretsiz izinde geçen süreleri ve yurt dışında geçen sürelerinin tespitini yapmak. 25- Akademik ve İdari personelin Hizmet Belgelerini düzenlemek.

47 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI KADRO, İLAN VE SİCİL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM SORUMLUSU GÖREV TANIMI 1. Birim/Alt Birim Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur 3. Görev Unvanı Birim Sorumlusu BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT-046 /Sayısı /56 Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 3 4. Bağlı Bulunduğu Unvanlar Müdürü/Daire Başkanı 26- Ölüm halinde personelin yakınına maaş bağlanması ile ilgili işlemleri yapmak. 27- Faaliyet raporu düzenlemek. 28- Görevinden ayrılan ve göreve başlayan personelin listelerinin tutulması. 29- Akademik ve İdari personelin gerekli disiplin yazışmalarını yapmak. 30- Bilgi Edinme Birimi yazışmalarını yapmak ve arşivlenmesini yürütmek. 31- Akademik ve İdari personelin disiplin dosyalarını muhafaza etmek ve düzenlemek. 5. Görev, Yetki ve Sorumluluklar 34- Soruşturma geçirip ceza alan personelin cezalarının güncel olarak tutulmasını sağlamak. 35- Akademik ve İdari personelin Çalışma Belgelerini düzenlemek. 36- İnceleme ile ilgili tüm yazışmaları yapmak ve arşivlenmesini sağlamak. Akademik ve İdari personelin Genel ve Ek Beyan Mal Bildirim Formlarını doldurmasını sağlamak ve muhafaza etmek. Soruşturma geçirip ceza alan personelin cezalarını ilgili sistemlere (DPB-YÖKSİS-NETİKET) işlemek. in Sendika Üyeliğine başvuru formları geldiğinde Otomasyon Programına bilgi girişi yapılarak listelerin güncel tutulması. in Sendika Üyeliğinden çekilme bildirim formları geldiğinde Otomasyon Programına bilgi girişi yapılarak listelerin güncel tutulması. 39- Sendika ile ilgili genel yazışmaların yürütülmesi. 40- Yetkili sendika belirleme ve Kurum İdari Kurulu toplantı işlemlerini yürütmek. 41- Kurum İdari Kurulu İşlemlerinin birimler koordinesini sağlamak. 43- Hususi ve Hizmet Damgalı Pasoport işlemlerinin yürütülmesi. 46- Tüm personelin Ücretsiz İzin iş ve işlemlerini düzenlemek No.lu Tutanağının hazırlanması ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına gönderilmesi. Memuriyetten çıkarılanların işlenmesi ve bu kişilerin atamasının yapılmaması için ilgili şube müdürlüklerini bilgilendirmek. in Aile Durum değişiklik (evlilik, boşanma, çocuk) işlemlerini yapmak ve bu bilgilerin sistem girişleri ile güncel tutulmasını sağlamak. mahkeme kararıyla ad-soyad veya yaş değişikliği (tahsis) yapmışsa, bunu ilgili mahkeme kararına göre OTOMASYON programlarına işlemek ve ilgili birimlere bildirmek. in Yıllık İzin, Hastalık İzni, Mazeret İzni ve Refakat İzinlerinin iş ve işlemlerini sağlamak. Biriminde görev alanı ile ilgili hafalık rapor hazırlamak ve her hafa pazartesi günü birim yetkilisine sunmak.

48 1. Birim/Alt Birim Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur 3. Görev Unvanı Birim Sorumlusu 4. Bağlı Bulunduğu Unvanlar PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI KADRO, İLAN VE SİCİL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BİRİM SORUMLUSU GÖREV TANIMI Müdürü/Daire Başkanı BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT-046 /Sayısı /56 Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 53- Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. Başkanlığında görev alanı ile ilgili şahsa özel olmayan her türlü posta evraklarını teslim alıp ilgili şube müdürüne teslim etmek. 57- Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak. Yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 6. Görevin Getirdiği Nitelikler 59- Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 60- Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü olarak verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. En az fakülte veya dört yıllık yüksekokulu mezunu olmak, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nun 68. maddesinin (B) bendinde belirtilen şartları sağlamak.