T.C İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU. Oturum Saati 14:30

Transkript

1 T.C Evrak Tarih ve Sayısı: 14/11/ BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU *BEL537JTY* Oturum Tarihi 14/11/2018 Oturum Saati 14:30 Oturum Sayısı 88 KARAR ÖRNEĞİ Gündem: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun tarihli ve 88 sayılı kararı ile oluşturulan formların görüşülmesi. Karar: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunca oluşturulan belgeler incelenmiş olup, Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürünün 5/1 maddesi uyarınca 36 adet yeni görev tanımı ile 32 adet yeni iş akış sürecinin ekteki şekliyle kabulüne oy birliğiyle karar verilmiştir. EKLER: Görev tanımı (36 adet) İş Akış Süreci (32 adet) e-imzalıdır Prof. Dr. Nurgül ÖZBAY Başkan e-imzalıdır Prof. Dr. Aykut EKİNCİ Üye e-imzalıdır Doç. Dr. Cihan DARCAN Üye e-imzalıdır Alper YILDIRIM Üye e-imzalıdır Üye Mevcut Elektronik İmzalar NURGÜL ÖZBAY (Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü - Rektör Yardımcısı) 14/11/ :24 AYKUT EKİNCİ (Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu Müdürlüğü - Yüksekokul Müdürü) 14/11/ :35 ALPER YILDIRIM (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - Daire Başkanı) 14/11/ :07 CİHAN DARCAN (Genel Sekreterlik - Genel Sekreter V.) 14/11/ :20 Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü Gülümbe Kampüsü BİLECİK Ayrıntılı bilgi için irtibat: Hakan GÖGER Tel: Faks: Elektronik ağ: Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

2 MUHASEBE, KESİN HESAP ve RAPORLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ BANKA İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS Belge No. DGT- Toplam Sayfa 1 1. Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı Banka İşlemleri Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler 1. Günlük Banka hareketlerinin takibi ve muhasebeleştirilmesi Günlük ödemeler ilişkin gönderme emri belgesinin hazırlanması ve takibi işlemlerini yapmak. 4 Vadeli mevduata aktarılacak tutarlara ilişkin tahakkuk kaydını ve gerekli yazışmalarını yapmak. 5 Nakit teminatların kaydedilmesi ve iadesi işlemlerini yapmak. 6 Öğrenci harçlarından gelen tutarların muhasebe kayıtlarının yapılması işlemleri. 7 Red ve iade işlemlerinin yapılması EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 12 Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak Hazine ve aliye Bakanlığınca verilen tahakkukların hesaba kaydedilmesi ve takibi işlemlerini yapmak. Biriminde görev alanı ile ilgili hafalık rapor hazırlamak ve her hafa pazartesi günü birim yetkilisine sunmak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. 16 Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak. 17 Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak.yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 18 Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 19 Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

3 REKTÖRLÜK ve TAHAKKUK İŞLEMLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÇEŞİTLİ ÖDEMELER ve BANKA İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT- Toplam Sayfa 1 1. Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı Çeşitli Ödemeler ve Banka İşlemleri görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler Rektörlük ve Tahakkuk Şube Müdürlüğünün genel yazışmalarını yapmak EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 9. Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak Dr. Öğretim Üyesi atanma jürisi için ilgili akademik birimden Doçent ve Profesör atanma jürisi için ise Personel Daire Başkanlığından; Görevlendirme Onayı, yetkili makamca onaylanmış jüri üyesinin katlım listesive jüri üyeliği ücreti talep dilekçesinin ıslak imzalı asıllarının gelmesinden sonra ödeme evraklarını hazırlamak, imza aşamalarını takip ederek Muhasebe ve Kesin Hesap Şube Müdürlüğüne teslim etmek. Toplu ödemelere ilişkin (Ek Ders, Jüri, Yolluk, Burs, Kısmi Zamanlı öğrenci) havuz hesabına düşen tutarları kontrol ederek ilgililerin hesaplarına aktarımını sağlamak. Öğrenci işleri Daire Başkanlığından gelen yazı üzerine YÖK destek ve YÖK doktora bursu ödeme evraklarını hazırlamak. Biriminde görev alanı ile ilgili hafalık rapor hazırlamak ve her hafa pazartesi günü birim yetkilisine sunmak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. 12. Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak. 13. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak. Yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 14. Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 15. Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

4 REKTÖRLÜK ve TAHAKKUK İŞLEMLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ EK DERS İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT Toplam Sayfa 1 1. Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı Ek Ders İşlemleri Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler 1. Telafilere ilişkin gelen yönetim kurulu kararlarını EDS sistemine girmek EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 11. Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak Her ay EDS sistemi üzerinden Öğretim elemanlarınca ders yüklerinin onaylanmasının ardından, sistemden ilgili verileri alarak ödeme evraklarını hazırlamak gerekli imza sürecinin tamamlanmasını takip ederek ödeme evraklarını Muhasebe ve Kesin Hesap Şube müdürlüğüne teslim etmek. Ödemenin havuz hesabına geçmesinin ardından bankaya mail atarak ilgililerinin hesaplarına aktarımının yapılmasını sağlamak sayılı kanunun 31. maddesi kapsamında görevlendirilenlerin ilgili mevzuatnda belirtilen hallerde SGK ise giriş ve işten ayrılış bildirgelerini vermek sayılı kanunun 31. maddesi gereğince üniversitemiz dışından görevlendirilen öğretim elemanlarının ek ders ödeme evraklarını hazırlamak ve imza aşamalarını takip ederek Muhasebe ve Kesin Hesap Şube Müdürlüğüne teslim etmek sayılı kanunun 40.d maddesi gereğince üniversitemiz dışından görevlendirilen öğretim elemanlarının ek ders ödeme evraklarını hazırlamak ve imza aşamalarını takip ederek Muhasebe ve Kesin Hesap Şube Müdürlüğüne teslim etmek. Biriminde görev alanı ile ilgili hafalık rapor hazırlamak ve her hafa pazartesi günü birim yetkilisine sunmak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. 14. Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak. 15. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak.yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 16. Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 17. Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

5 MUHASEBE, KESİN HESAP ve RAPORLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ EMANET İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT Toplam Sayfa 1 1. Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı Emanet İşlemleri Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler Kontrol edilen evrakları BKMYS sistemi üzerinden kontrolü ve işlem numarası alınması EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 12. Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak İlgili mevzuatnda belirtilen son ödeme gününden önce Emekli Keseneklerinin ve işçi SGK tutarlarının SGK'ya gönderilmesi işlemlerini yapmak Hukuk müşavirliğinden gelen avukatlık vekalet ücretine ilişkin tutarların emanet hesaplarına alınması ve dağıtmını yapmak. Teminat mektuplarını almak muhafaza etmek, muhasebe kayıtlarını yapmak ve süresini takip ederek iade etmek. Muhasebe yetkili mutemetlerinin yapmış olduğu tahsilatlar ile defer ve belgelerinin kontrolünün yapılması Üniversitenin Muhtasar ve KDV beyannamelerinin ilgili mevzuatnda belirtilen sürelerde düzenlemek tahakkuk etrmek ve ödenmesi işlemlerini yapmak Üniversitemiz personelinin maaşlarından yapılan sendika, BES, icra, nafaka, kefalet ve diğer kesintilerin ilgili birimlerine gönderilmesini sağlamak ve yazışmalarını yapmak. Biriminde görev alanı ile ilgili hafalık rapor hazırlamak ve her hafa pazartesi günü birim yetkilisine sunmak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. 15. Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak. 16. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak.yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 17. Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 18. Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

6 REKTÖRLÜK ve TAHAKKUK İŞLEMLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ KİŞİ BORCU İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI 1. Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı Kişi Borcu İşlemleri görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT- Toplam Sayfa 1 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler Kişi borcu hesaplama tablosunu gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine onaylatmak Maaş unsurları ile ilgili olan kişi borçlarında ortaya çıkan kesenekleri SGK dan talep etmek EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 10. Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak İlişiği kesilen, ücretsiz izne ayrılan veya herhangi bir nedenle kendisine fazla ve yersiz ödeme yapılan personele ait kişi borcu hesaplama tablolarını oluşturmak. Üniversitemiz naklen atanan akademik ve idari personelin yapılan başvurusu üzerine birmle gerekli yazışmaları yaptktan sonra sürekli görev yolluk bildirimini hazırlamak ödeme evraklarını hazırlamak ve imza aşamalarını takip ederek Muhasebe ve Kesin Hesap Şube Müdürlüğüne teslim etmek. Kişi borcu çıkartlan kişiye tebliğ etmek, ve Muhasebe Kesin Hesap Şube Müdürlüğüne kişi borcunu bildirmek. Biriminde görev alanı ile ilgili hafalık rapor hazırlamak ve her hafa pazartesi günü birim yetkilisine sunmak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. 13. Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak. 14. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak. Yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 15. Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 16. Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

7 MUHASEBE, KESİN HESAP ve RAPORLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ KİŞİLERDEN ALACAKLAR İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI 1. Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı Kişilerden Alacaklar İşlemleri Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT- Toplam Sayfa 1 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler Taksitlendirme taleplerine ilişkin onayları almak ve taksitlerin ödenemsini takip etmek EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 8. Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak Müdürlüğe intikal etmiş kişi borçlarının ilgili hesaplara kaydının sağlanarak dosyasının açılması işlemlerini yapmak Mevzuat çerçevesinde ödenmeyen Kişi borçlarının 1 aylık süre sonunda Hukuk Müşavirliğine bildirmek. Biriminde görev alanı ile ilgili hafalık rapor hazırlamak ve her hafa pazartesi günü birim yetkilisine sunmak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. 11. Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak. 12. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak.yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 13. Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 14. Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

8 MUHASEBE, KESİN HESAP ve RAPORLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ KONTROL İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ (HAKEDİŞ) GÖREV TANIMI 1. Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT- Toplam Sayfa 1 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı Kontrol İşlemleri Görevlisi (Hakediş) İşlemleri Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler Kontrol edilen evraklara BKMYS sistemi üzerinden kontrolü ve işlem numarası alınması. 5. Tarifeye bağlı ödemelere ( Elektrik, su, doğalgaz, telefon) ilişkin evrakların kontrolünü yapmak. 6. İş avanslarının ve kredilerin açılması, takip işlemleri ile kapanış kayıtlarını yapmak EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 11. Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak Doğrudan temin kapsamındaki mal ve hizmet alımı ve yapım işlerine ilişkin ödeme emirlerinin mevzuata uygunluğunun kontrolünü yapmak. İhale usulü ile yapılan işlere ait taahhüt kart oluşturmak ve bunlara ilişkin kayıtların tutulması ve takibi işlemlerini yapmak. İhale usule ile yapılan Mal, hizmet alımı ve yapım işlerine ait hakedişe bağlanmış ödeme evraklarının mevzuata uygunluğunun kontrolünü yapmak. Biriminde görev alanı ile ilgili hafalık rapor hazırlamak ve her hafa pazartesi günü birim yetkilisine sunmak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. 14. Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak. 15. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak.yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 16. Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 17. Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

9 MUHASEBE, KESİN HESAP ve RAPORLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ KONTROL İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ (ÖZLÜK) GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT Toplam Sayfa 1 1. Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı Kontrol İşlemleri Görevlisi (Özlük) İşlemleri Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 11. Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak Rektörlük ve tahakkuk şube müdürlüğünce hazırlananmaaşa ilişkin ödeme emirlerinin mevzuata uygunluğunun kontrolünü yapmak. Rektörlük ve tahakkuk şube müdürlüğünce hazırlanan Ek derse ait ödeme emri belgeleri ve eklerinin incelenmesi işlemlerini yapmak Rektörlük ve tahakkuk şube müdürlüğünce hazırlanan yolluk, jüri ödemelerine ilişkin ödeme evraklarının kontrolünü yapmak. Personel avanslarına ilişkin beleglerini incelenmesi, avansların takibi ile açılış ve kapanış kayıtlarının yapılması İdari görev ödeneği, geliştirme ödeneği, sosyal hak ve yardımlar, usta öğretici ödemeleri, arazi tazminatları, fazla mesai ödemeleri, yabancı uyruklu öğretim üyesi maaşları vb. ödemelerin kontrol ilemlerini yapmak. Sürekli işçi maaş, ikramiye, sosyal yardımlarına ilişkin ödeme evraklarını kontrolü işlemlerini yapmak. Biriminde görev alanı ile ilgili hafalık rapor hazırlamak ve her hafa pazartesi günü birim yetkilisine sunmak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. 14. Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak. 15. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak. Yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 16. Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 17. Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

10 REKTÖRLÜK ve TAHAKKUK İŞLEMLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ MAAŞ İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI 1. Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı Maaş İşlemleri Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü BŞEÜ-KAYSİS Belge No. DGT- Toplam Sayfa 1 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler 1. Personel Daire Başkanlığından gelen terfi ve intibak onaylarını KBS sistemine işlemek Üniversitemiz Akademik ve idari personelinin maaş ödemelerine ilişkin ödeme evraklarını hazırlamak gerekli imza sürecinin tamamlanmasını takip ederek ödeme evraklarını Muhasebe ve Kesin Hesap Şube müdürlüğüne teslim etmek. 6. Fazla çalışmaya ilişkin birimlerden gelen puantajlar doğrultusunda ödeme evraklarını hazırlamak gerekli imza sürecinin tamamlanmasını takip ederek ödeme evraklarını Muhasebe ve Kesin Hesap Şube müdürlüğüne teslim etmek. 7. Akademik ve idari personele ait ilgi mevzuatlarında belirtilen sosyal haklar ve yardımlardan kurumca ödenmesi öngörülenlerin (Giyim yardımları, ölüm yardımı vb.) gerekli evraklarını ilgili birimlerden istemek ve ödeme evraklarını hazırlamak gerekli imza sürecinin tamamlanmasını takip ederek ödeme evraklarını Muhasebe ve Kesin Hesap Şube müdürlüğüne teslim etmek. 8. Yabancı uyruklu personelin maaş ödemelerine ilişkin ödeme evraklarını hazırlamak gerekli imza sürecinin tamamlanmasını takip ederek ödeme evraklarını Muhasebe ve Kesin Hesap Şube müdürlüğüne teslim etmek. 9. Kurum dışına naklen atanan personele ilişkin personele nakil bildirimlerini hazırlamak EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 14. Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak Sağlık sigortası, tamamlayıcı sağlık sigortası, hayat sigortası gibi sigorta yaptran personelin dekontlarını incelemek limitler dahilinde vergiden düşülebilmesi için sisteme girişlerini yapmak. Yeni göreve başlayan akademik ve idari personelin maaşa ilişkin bilgilerini KBS sistemine kaydetmek. Akademik ve idari personeli maaş ile ilgili değişiklikleri (çocuk ve aile bilgileri, eğitim değişikliği vb.) KBS sistemine girmek. Biriminde görev alanı ile ilgili hafalık rapor hazırlamak ve her hafa pazartesi günü birim yetkilisine sunmak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. 17. Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak. 18. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak. Yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 19. Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 20. Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

11 MUHASEBE, KESİN HESAP ve RAPORLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ MALİ İSTATİSTİK ve KESİN HESAP İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI 1. Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı Mali İstatistik ve Kesin Hesap İşlemleri Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT- Toplam Sayfa 1 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler 1 Yılsonu işlemlerinin gerçekleştirilerek yılsonu devir kayıtlarının yapılması Aylık olarak mali tabloların hazırlanarak yayınlanması. 5 Bütçe biriminden gelen ödenek gönderme tutarlarının sistemden onaylanması EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 10 Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak Muhasebat Genel Müdürlüğü ile uygunluğun sağlanması ve Kesin Hesap cetvellerinin hazırlanması Genel Yönetim muhasee Yönetmeliği kapsamında muhasebe kayıtlarının kontrol edilmesi varsa hataların tespit edilerek düzeltilmesi. Kamu idaresi hesaplarının Sayıştaya verilmesi ve muhasebe birimleri ile muhasebe yetkililerinin bildirilmesi hakkında usul ve esasların 5. maddesi uyarınca istenilen bilgileri Sayıştaya göndermek Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. 13 Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak. 14 Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak.yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 15 Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 16 Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

12 MUHASEBE, KESİN HESAP ve RAPORLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ PROJE İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT- Toplam Sayfa 1 1. Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı Proje İşlemleri Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler Projeler kapsamında yapılacak burs ödemelerine ilişkin evrakların kontrolünü yapmak. 3. Projeler özel hesaplarının takibi ve ödeme sonrası işlemlerini yapmak EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 10. Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak TÜBİTAK, Bilimsel Araştrma Projeleri, Mevlana, Farabi,vb. proje kapsamında yapılan mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ait ödeme evraklarının kontrolün yapmak. Staj Ücretlerine İşsizlik Fon katkısı işlemlerinin takibi ve YÖK başkanlığına bildirilmesi işlemlerini yapmak. Proje kapsamındaki avanslarının ve kredilerin açılması, takip işlemleri ile kapanış kayıtlarını yapmak Biriminde görev alanı ile ilgili hafalık rapor hazırlamak ve her hafa pazartesi günü birim yetkilisine sunmak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. 13. Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak. 14. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak.yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 15. Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 16. Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

13 REKTÖRLÜK ve TAHAKKUK İŞLEMLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ SGK ve KESİNTİ İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI 1. Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı SGK ve kesinti İşlemleri Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT- Toplam Sayfa 1 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler Üniversitemiz Akademik ve idari personelinin Bireysel emeklilik işlemlerini yapmak EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 14. Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak Üniversitemize yeni atanarak göreve başlayan ya da birimler arasında ataması yapılan personele ait SGK işe giriş bildirgelerini vermek. Kurum dışına naklen atanan veya ilişiği kesilen ya da birimler arasında ataması yapılan personele ait SGK işten ayrılış bildirgelerini vermek. Yeni göreve başlayan akademik ve idari personelin maaşa ilişkin bilgilerini KBS sistemine kaydetmek. Üniversitemiz Akademik ve idari personelinin icra, kefalet, sendika, bes kesintilerini yapmak ilgili birimler ile yazışmalarını gerçekleştirmek. Akademik ve idari personelin Emekli Keseneklerine İlişkin KBSde oluşan verileri e-kesenek sistemine yüklemek ve bildirgeleri vermek. SGK Mossip sistemi üzerinden karşılık oranlarını girerek taksitlendirme işlemlerini yapmak ve taksitlere ilişkin ödeme evraklarını hazırlamak gerekli imza sürecinin tamamlanmasını takip ederek ödeme evraklarını Muhasebe ve Kesin Hesap Şube müdürlüğüne teslim etmek. SGK Mossip sistemi üzerinden Üniversitemizden emekli olan personele ait tahakkuk eden faturalı alacaklara ilişkin ödeme evraklarını hazırlamak gerekli imza sürecinin tamamlanmasını takip ederek ödeme evraklarını Muhasebe ve Kesin Hesap Şube müdürlüğüne teslim etmek. Yabancı uyruklu personelin göreve başlamadan önce işe giriş bildirgelerini ve sözleşmesi sona erdikten sonra da işten ayrılış bildirgelerini vermek. Biriminde görev alanı ile ilgili hafalık rapor hazırlamak ve her hafa pazartesi günü birim yetkilisine sunmak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. 17. Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak. 18. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak. Yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 19. Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 20. Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

14 MUHASEBE, KESİN HESAP ve RAPORLAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ TAŞINIR İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT Toplam Sayfa 1 1. Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı Taşınır işlemleri Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler 1. Birimlerden gelen yazılara göre Taşınır giriş ve çıkışlarına ilişkin muhasebe kayıtlarını yapmak Birimlerin taşınır yönetim hesabını kontrol etmek. 4. Taşınır kesin hesabı ve taşınır kesin hesap icmal cetvellerini hazırlamak EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 8. Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak Yıl sonunda birim kayıtları ve muhasebe kayıtları arasındaki uygunluğun sağlanması ve kontrolü işlemlerini yapmak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. 11. Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak. 12. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak.yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 13. Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 14. Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

15 REKTÖRLÜK ve TAHAKKUK İŞLEMLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ YOLLUK İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT- Toplam Sayfa 1 1. Birimi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni/VHKİ/Memur/Sekreter 3. Görev Unvanı SGK ve kesinti İşlemleri Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak. 11. Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak Üniversitemiz akademik personelin bilim insanı destekleme yönerge gereğince destek oranları tutarında yolluk, katlım ücreti talep formu ile yapılan başvuru üzerine mevzuata istenilen belgelerin eksiksiz olması koşuluyla geçici görev yolluğu bildirimini hazırlamak ödeme evraklarını hazırlamak ve imza aşamalarını takip ederek Muhasebe ve Kesin Hesap Şube Müdürlüğüne teslim etmek. Üniversitemiz akademik personelin bilim insanı destekleme yönerge gereğince destek oranları tutarında yolluk, katlım ücreti talep formu ile yapılan başvuru üzerine mevzuata istenilen belgelerin eksiksiz olması koşuluyla katlım ücreti ödemelerini yapmak Üniversitemiz naklen atanan akademik ve idari personelin yapılan başvurusu üzerine birmle gerekli yazışmaları yaptktan sonra sürekli görev yolluk bildirimini hazırlamak ödeme evraklarını hazırlamak ve imza aşamalarını takip ederek Muhasebe ve Kesin Hesap Şube Müdürlüğüne teslim etmek. Üniversitemiz Akademik ve idari personelinden emekli olanlara talep dilekçesi ile başvurmaları halinde emeklilik yolluğu ödeme evraklarını hazırlamak ve imza aşamalarını takip ederek Muhasebe ve Kesin Hesap Şube Müdürlüğüne teslim etmek. Üniversitemiz Akademik ve idari personelinin icra, kefalet, sendika, bes kesintilerini yapmak ilgili birimler ile yazışmalarını gerçekleştirmek. Öğretim elemanı sınav jürisi için il dışından gelen akademisyenelere yolluk ödemesi için, Görevlendirme Onayı, yetkili makamca onaylanmış jüri üyesinin katlım listesive Yurt içi geçeci görev Yolluk Bildiriminin ıslak imzalı asıllarının birimden gelmesinden sonra ödeme evraklarını hazırlamak, imza aşamalarını takip ederek Muhasebe ve Kesin Hesap Şube Müdürlüğüne teslim etmek. Biriminde görev alanı ile ilgili hafalık rapor hazırlamak ve her hafa pazartesi günü birim yetkilisine sunmak. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek. 14. Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak. 15. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak. Yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek. 16. Görev Dağılım Çizelgesi Formu na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak. 17. Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak. KPSS Kılavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

16 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI İHALE İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 5 1. Amaç Bu süreç akışının amacı, Mal ve Hizmet alımının ihale yapılarak temini kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir 2. Kapsam Bu süreç akışı, Mal ve Hizmet alımı ihaleleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı İhale Şube Müdürlüğü 4. Süreç Riskleri İhalenin zamanında sonuçlandırılamaması veya eksik işlem nedeniyle iptali 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Mevzuat kapsamında zamanında kontrol edilmesi SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Birimlerden satın alma istek yazıları ile isteğin teknik şartnamesi gelir. EBYS Harcama Yetkilisi İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Satınalma talep yazısı ve ekleri uygun mu? HAYIR İlgili gönderilir/hata düzeltilir. birime sayılı Kamu İhale Kanunu Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu sayılı Kanun 5- Mal Alım İhaleleri UygulamaYönetmeliği 6- Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği 7- Kamu İhale Genel Tebliği EVET Harcama Yetkilisi İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Memur Talep karşılanabilir mi? Bütçesi var mı? Harcama Yetkilisinin onayına sunulur. EVET HAYIR Talebin karşılanamayacağı gerekçesiyle beraber yazı ile bildirilir. Mal Alım İlaleleri Uygulama Yönetmeliği, Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Kamu İhale Genel Tebliği, Parasal Oranlar hakkında Kamu İhale Tebliği İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi Fiyat araştırması yapılarak alınacak mal ve malzemeler için Yaklaşık Maliyet Komisyonu oluşturulur sayılı Kamu İhale Kanunu Yaklaşık maliyet hesap cetveli (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/5

17 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI İHALE İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 5 İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi Yaklaşık Maliyet tespit edilir ve İhale Onayı alınır sayılı Kamu İhale Kanunu Yaklaşık maliyet hesap cetveli İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi İhale işlem dosyası hazırlanır EKAP'dan ihale kayıt numarası alınır ihale dökümanı hazırlanır ilan yayınlanmak üzere KİK / Yerel gazeteye gönderilir. EKAP EBYS İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi İsteklilerin İhale Dökümanı görmeleri veya satınalmaları işlemi için İlanın Basın İlan Kurumuna yazı ile bildirilir. EBYS İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi İhale ve Muayene Komisyonu oluşturulur ve üyelere tebliğ edilir sayılı Kamu İhale Kanunu İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi EKAP da ve Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi ihale duyuruları sayfasında ilan yayınlanır sayılı Kamu İhale Kanunu EVET İhale İlanı ve dokümana itiraz var mı? HAYIR İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi EVET Zeyilname düzenlenir. Şartnamelerde düzenleme yapılacak mı? HAYIR Düzenleme yapılmayacaksa itiraz ret edilir sayılı Kamu İhale Kanunu Zeyilname dökümanı alanlara gönderilir. 2 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/5

18 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI İHALE İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 5 İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi İhale Komisyon Üyeleri Tekliferin teslim alınması sayılı Kamu İhale Kanunu İhale Komisyon Üyeleri İhalenin gerçekleşmesi sayılı Kamu İhale Kanunu İhale Komisyon Üyeleri İhale komisyonu tekliferi inceler ve değerlendirilir sayılı Kamu İhale Kanunu İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi İhale Komisyon Üyeleri İhale komisyonu kararı, İhale Yetkilisinin onayına sunulur. İhale Komisyon Kararı EVET İhale Komisyonu Kararı olumlu mu? HAYIR Harcama Yetkilisi Kesinleşen ihale kararı tüm isteklilere bildirilir. İhale iptal edilir, Gerekçesi belirtilerek ilgililere yazı ile bildirilir sayılı Kamu İhale Kanunu İhale Komisyon Üyeleri İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi Karara itiraz var mı? EVET İtiraz değerlendiririr ve sonucu ilgililere bildirilir sayılı Kamu İhale Kanunu HAYIR 3 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 3/5

19 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI İHALE İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 5 İhale Komisyon Üyeleri İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi İhaleye devam etme kararı alınır sayılı Kamu İhale Kanunu İhale Komisyon Üyeleri İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi İhale işlem dosyası Ön Mali Kontrole gönderilir sayılı Kamu İhale Kanunu İhale Komisyon Üyeleri İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi EVET İhale uhdesinde kalan istekli sözleşmeye davet edilir. Uygun görüş kararı verildi mi? İhale iptal edilir. HAYIR 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu Harcama Yetkilisi İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi EVET Sözleşmenin imzalanması ve Geçici teminatın iadesi. Firma yasal sorumluluklarını yerine getirerek sözleşmeye geldi mi? HAYIR İşlem iptal edilir. Varsa 2. Firma sözleşmeye davet edilir sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu Harcama Yetkilisi İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi EVET Ödeme emri belgesi düzenlenir. Harcama yetkilisi imzalar. Malın/Hizmetin teslimi sözleşmeye uygun mu? Ödeme birimine gönderilir. HAYIR Sözleşme hükümleri uygulanır sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu Mal Alım Uygulama Yönetmeliği Hizmet Alım Uygulama Yönetmeliği Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği MYS 4 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 4/5

20 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI İHALE İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 5 İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi Kesin Teminat iadesi ile işlemlerin sonuçlanması sayılı Kamu İhale Kanunu EBYS (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 5/5

21 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI KAMERA İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 2 1. Amaç Kurumdaki güvenliğin arttırılması 2. Kapsam Kamera Güvenlik Sistemi 3. Süreç Sahibi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Kamera kayıtlarında aksaklık yaşanması 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Yasal mevzuatlarına göre yapılması 6. İş Akışı SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Kişi veya kurumlar Kamera Görüntüleri Kamera Operatörü tarafından izlenir. Dilekçe veya Yazı Kamera Operatörü Görüntülerde tespit ettiği olağandışı olayları güvenlik birimine bildirir. Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Güvenlik Kamera Sistemleri Kurma ve İşletme Yönergesi Kamera Operatörü Kamera arızasının tespit edilmesi durumunda bunu Bilgi İşlem Dairesine bildirir. Bilgi işlem Talep Formu Kişi veya kurumlar Görüntü kayıtlarının talep edilmesi durumunda Dilekçe veya Yazı EVET Adli ve İdari Soruşturma kapsamında mı? HAYIR Kamera Operatörü Rektörlükten olur yazısı alınır. Olur CD Kamera operatörü tarafından kayıtlar CD ortamına aktarılır. Tutanakla ilgili kurumun personeline teslim edilir. 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

22 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI KAMERA İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 2 Kamera İzleme Komisyonu Görüntü kayıtları Kamera İzleme Komisyonu tarafından izlenir. 2 Kamera İzleme Komisyonu Tutanağı Kamera Operatörü İdari ve Mali İşler Başkanlığı gelen talebe yazı ile cevap verir. EBYS Kamera Operatörü Görüntülerle ilgili bir tutanak hazırlanır ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına teslim edilir. Tutanak Kamera Operatörü Kameraların sağlam ve devamlı bir şekilde kayıt edilmesi sağlanır. (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

23 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI KORUMA GÜVENLİK HİZMETLERİ Toplam Sayfa 2 1. Amaç 2. Kapsam Bu süreç akışı, koruma güvenlik hizmetleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Bu süreç akışının amacı, koruma güvenlik hizmetleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yönetim belirlemektir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Plan dâhilinde bulunmayan bir istekle personelin yetersiz kalması. Olay olduğu halde güvenlik birimine intikal etmemiş olması. Yasal mevzuatlarına göre yapılması SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Güvenlik Amirliği Güvenlik Birim Şefi Aylık planlar doğrultusunda istatistiksel olarak görev ve nöbet çizelgesi belirlenir. Nöbet Çizelgesi Güvenlik Amirliği Güvenlik Birim Şefi Personel görev ve nöbet yerlerine gönderilmesi Sayılı Kanun (Özel Güvenlik Hiz) Güvenlik Personeli Personel görev ve nöbet süresi boyunca güvenlik hizmeti devam eder. Türk Ceza Kanunu YÖK Disiplin Yönetmeliği 5188 Sayılı Kanun (Özel Güvenlik Hiz) EVET Olay var mı? HAYIR Güvenlik Personeli Olay yeri derhal kontrol altına alınır ve Güvenlik şefine bilgi verilir. Personel görev ve nöbet süresi boyunca güvenlik hizmeti devam eder. Tutanak Türk Ceza Kanunu YÖK Disiplin Yönetmeliği 5188 Sayılı Kanun (Özel Güvenlik Hiz) Tutanak tutulur ve Daire başkanlığına bilgi verilir. 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

24 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI KORUMA GÜVENLİK HİZMETLERİ Toplam Sayfa 2 2 Güvenlik Birim Şefi Güvenlik Amirliği EVET Olay genel kolluğa haber verilir Olay adli olay mı? HAYIR Olayla ilgili üst yönetime bilgi verilir Tutanak Türk Ceza Kanunu YÖK Disiplin Yönetmeliği 5188 Sayılı Kanun (Özel Güvenlik Hiz) Güvenlik Amirliği Sorumlular tutanakla birlikte genel kolluğa teslim edilir Sayılı Kanun (Özel Güvenlik Hiz Güvenlik Amirliği Olayla ilgili üst yönetime bilgi verilir Sayılı Kanun (Özel Güvenlik Hiz Güvenlik Amirliği Güvenlik personeline ait rutin denetleme ve takip işleri yapılır Sayılı Kanun (Özel Güvenlik Hiz (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

25 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI MALZEME TESLİM ALMA Toplam Sayfa 1 1. Amaç 2. Kapsam Bu süreç akışı malzemenin teslim alınıp, kayıt altına girmesi sürecini kapsar. 3. Süreç Sahibi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri EBYS ve TKYS sistemlerinde yaşanacak aksaklıklar. Muayene sırasında yaşanacak aksaklıklar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Malzeme teslim alma süreci kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemek. Yasal mevzuatlarına göre yapılması. SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Satın alınan malzemeler fatura ile karşılaştırılarak muayene kabul komisyonunca kontrolleri yapılır. Muayene Kabul Komisyonu EVET Teknik şartnameye uygun mu? HAYIR Muayene ve kabul Tutanağı Malzeme kabul edilmez, sözleşmenin gereğini yapmak üzere satın almadan sorumlu birim bilgilendirilir. Taşınır Kayıt Yetkilisi Malzemeler tür ve çeşitlerine göre tasnif edilir. Muhafaza edileceği depoya yerleştrilir. Taşınır Kayıt Yetkilisi Fatura ve muayene kabul komisyonunun belgesine bağlı olarak TİF düzenlenir. Muhasebe birimine KBS (Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi) üzerinden VİF (Varlı İşlem Fişi ) bildirimi yapılır. Taşınır İşlem Fişi Taşınır Kayıt Yetkilisi Düzenlenen TİF ' in 2 nüshası Satın Alma servisine gönderilir. Bir nüshası yanına Muayene ve Kabul Tutanağı ile fatura örneği eklenerek arşive kaldırılır. Taşınır Mal Yönetmeliği Md.15 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

26 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI SİVİL SAVUNMA HİZMETLERİ Toplam Sayfa 2 1. Amaç Bu süreç akışının amacı, sivil savunma hizmetleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yönetim belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, sivil savunma işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Planın uygulanmasında kritik zaman içerisinde personelin hazır bulunamaması 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Yasal mevzuatlarına göre yapılması 6. İş Akışı SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Sivil Savunma Birim Sorumlusu Sivil Savunma Plan taslağı, Bilgi Yön. Değ.ve İzleme HG Planı, 24 Saat Devamlı Çalışma Planı, Seferberlik ve Savaş Hali Hazırlık Planlama Raporu, Alarm Kod İşlem ve Görevlileri hazırlanarak birimlere gönderilmesi Sayılı Sivil Savunma Kanunu Sivil Savunma Plan Taslağı Bilgi Yön. Değ.ve İzleme HG Planı 24 Saat Devamlı Çalışma Planı Seferberlik ve Savaş Hali Hazırlık Planlama Raporu Sivil Savunma Birim Sorumlusu Bina sorumlusu ve ekiplerin tespiti. Alarm Kod İşlem ve Görevlileri Bina ve Ekip Sorumluları Ön koordinasyon işlemleri. Sivil Savunma Birim Sorumlusu Bina ve Ekip Sorumluları Taslak planların hazırlanması. Taslak Plan Yükseköğretim Kurulu Başkanı Valilik Makamı Rektör Hazırlanan taslak planların ilgili merciler tarafndan onaylanması. 1 Onay (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

27 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI SİVİL SAVUNMA HİZMETLERİ Toplam Sayfa 2 2 Sivil Savunma Birim Sorumlusu Bina ve Ekip Sorumluları Planların yürürlüğe konulması. Sivil Savunma Birim Sorumlusu Yürürlüğe konan planların takip ve kontrolünün yapılarak güncel halde tutulmasını sağlamak. (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

28 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI TEMİZLİK HİZMETLERİ Toplam Sayfa 1 1. Amaç 2. Kapsam Bu süreç akışı, temizlik hizmetleri işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri İşin eksik yapılması ve denetlenmemesi. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Bu süreç akışının amacı, temizlik hizmetleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yönetim belirlemektir. Yasal mevzuatlarına göre yapılması SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Daire Başkanlığı Temizlik İşleri Sorumlusu Temizliği yapılacak alanın sorumluya bildirilmesi. Genel Temizlik İşleri Kontrol formları ve 4857 sayılı İş Kanunu Daire Başkanlığı Temizlik İşleri Sorumlusu Açık ve kapalı alanın m² sine göre eleman sayısı ve temizlik malzemelerinin tespit edilmesi. Daire Başkanlığı Temizlik İşleri Sorumlusu Belirlenen noktalara gerekli sayıda eleman gönderilmesi. Daire Başkanlığı Temizlik İşleri Sorumlusu Temizlik personel şef tarafndan yapılan hizmetlerin kontrolü. Daire Başkanlığı Temizlik İşleri Sorumlusu Destek hizmetler şube müdürü tarafndan denetlenmesi. Daire Başkanlığı Temizlik İşleri Sorumlusu Daire başkanlığına bilgi verilmesi. (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

29 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI TÜKETİM MALZEMESİ ÇIKIŞI Toplam Sayfa 1 1. Amaç Tüketim malzemesi dağıtımı sürecini içeren standart bi yöntem belirlemek. 2. Kapsam Sarf malzemeleri. 3. Süreç Sahibi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri TKYS üzerinde oluşabilecek teknik hatalar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Yasal mevzuatlara uygun yapılması. SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Taşınır İstek Yetkilisi Tüketim malzemeleri için, istekte bulunan harcama biriminin Taşınır İstek Yetkilisi, KBS üzerinden Tüketim Malzemesi isteği yapar. Taşınır İstek Belgesi Taşınır Kayıt Yetkilisi Bu istek deponun durumuna göre incelenir. Taşınır Mal Yönetmeliği Md.22 Taşınır Kayıt Yetkilisi Sistem üzerinden verilecek malzeme miktarı girilerek Tüketim Çıkış TİF'i oluşturulur. KBS sisteminden SGDB'na VİF gönderilir.daha sonra fiziki olarak malzeme teslim edilir. Tüketim Çıkış Belgesi Taşınır Kayıt Yetkilisi Taşınır İstek Fişinden 3 nüsha, Tüketim Malzemesi Çıkış TİF'inden 3 nüsha çıktı alınır. Malzemeyi teslim alan kişi ve evrak hazırlayan kişi tarafından imzalanır. Tüketim Çıkış Belgesi Taşınır Kayıt Yetkilisi Bir adet Taşınır İstek Fişi ve iki adet Tüketim Çıkış TİF'i arşive kaldırılır. Tüketim Çıkış Belgesi (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

30 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI TYP KAPSAMINDA YÜRÜTÜLEN İŞLEMLER İÇİN Toplam Sayfa 2 1. Amaç Bu süreç akışının amacı, TYP kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, TYP kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi İhale Birim Görevlileri 4. Süreç Riskleri Satınalma işlemlerine ilişkin yaşanan aksaklıklar 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Yasal mevzuatlara göre yapılması 6. İş Akışı SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT İTA Amiri Türkiye İş Kurumu Daire Başkanı Şube Müdürü Şef Bilgisayar İşletmeni Üniversitemizle Türkiye İş Kurumu arasında Toplum Yararına Program kapsamında imzalanan protokol gereği çalıştırılacak işçilere taahhütname imzalatılması ile süreç başlar Sayılı İş Kanunu İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu TYP Kapsamında İş-kur tarafından gönderilen işçilerin çalışmaya başladığı gün baz alınarak SGK giriş kaydı yapılması Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Çalışan işçilerin sabah, öğle ve akşam saatlerinde imza takibinin yapılması. Günlük Devam Çizelgesi İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Çalışan işçilerin puantaj kayıtlarının tutulması Sayılı İş Kanunu İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Her ayın başında bir önceki aya ait işçilerin puantaj bilgileri sgk nın e-bildirge sayfasından kayıtlar yapılması ve Puantaj kayıtları baz alınarak maaş bordroları oluşturulması Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

31 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI TYP KAPSAMINDA YÜRÜTÜLEN İŞLEMLER İÇİN Toplam Sayfa 2 İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu 2 Hazırlanan maaş bordroları ve eklerinin üst yazıyla Türkiye İş Kurumuna ve Bordroyla ilgili giderlerin Muhasebe birimine bildirilmesi. Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Ödeme ilgili dekont ve eklerinin bilgi amaçlı Türkiye İş Kurumuna gönderilmesi ile süreç biter. Dekont ve Ekleri (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

32 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI YIL SONU İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 1 1. Amaç Yılsonu işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için standart bir yöntem belirlemek. 2. Kapsam Dönemsonu işlemleri. 3. Süreç Sahibi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Hesaplama hataları. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Yasal mevzuata uygun hareket etmek. SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Taşınır Kayıt Yetkilisi Yıl içerisindeki bütün Taşınır işleri bitkten sonra, yıl sonu işlemlerine başlanır. Taşınır Mal Yönetmeliği Md.32 Taşınır Kayıt Yetkilisi Taşınır hesap cetvelleri hazırlanır. 1. Yıl Sonu Sayım Tutanağı. 2.Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli. 3.Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli. 4.Yıl Sonu İtibari ile Düzenlenen en son TİF numarası. Yıl Sonu Sayım Tutanağı Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli Taşınır Yönetim Hesap Cetveli Taşınır Kayıt Yetkilisi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına Taşınır Yönetim Hesap Cetveli'nin teslim edilmesi. Say 2000 Hesapları ile karşılaştrılması ve uygunluğunun sağlanması. Taşınır Yönetim Hesap Cetveli Taşınır Kayıt Yetkilisi Taşınır Kontrol Yetkilisi Taşınır Kontrol Yetkilisi tarafndan imzalanması ve SGBD'na teslim edilmesi. Taşınır Yönetim Hesap Cetveli (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

33 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI ZİMMET VERİLMESİ VE İADE EDİLMESİ Toplam Sayfa 1 1. Amaç 2. Kapsam Bu süreç içerisinde resmi yazışma işlemleri ve diğer faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Malzemelerin kaybolması ve tahribata uğraması. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Kişilere demirbaş malzeme verilmesi ve iade alınması sürecinin nasıl işlediğine dair standart bir yöntem belirlemek. Yasal mevzuata göre yapılması. SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Harcama Birimi Malzeme talebi EBYS üzerinden, üst yazı ile yapılır. Harcama Yetkilisi tarafndan değerlendirilir. Yazı ve Ekleri Taşınır Kayıt Yetkilisi Demirbaş malzeme stok durumuna göre talep edilen malzeme tespit edilir. Zimmet yapılacak kişinin adına demirbaş zimmet fşi hazırlanır. Eğer malzeme sorumluluğu birden fazla kişiye aitse Ortak Alan Zimmet Fişi hazırlanır. Sorumlu olan herkese imzalatlır. Zimmet Fişi Taşınır Kayıt Yetkilisi Zimmet fşinden 3 nüsha yapılır. Zimmet yapılan kişiye imzalatrılır.bir adet zimmet yapılan kişiye verilir. Diğer ikisi arşive kaldırılır. Zimmet Fişi Taşınır Kayıt Yetkilisi Zİmmet edilen malzeme iade edilirken malzemenin durumuna bakılır, tam ve tahribata uğramamışsa, zimmet düşülür. Malzemeler harcama biriminin demirbaş deposuna aktarılır. Şayet malzeme eksik veya tahrip edilmişse görevli memur tutanak tutar ve komisyon kurulur. Taşınır Mal Yönetmeliği Md.23 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

34 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI MAKİNE TEÇHİZAT BAKIM ONARIM Toplam Sayfa 3 1. Amaç 2. Kapsam Bu iş sürecinin amacı Makine, Techizatın Bakım ve Onarımı ile ilgili işlemler kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir Bu süreç akışı, Makine, Techizatın Bakım ve Onarımı ile ilgili işlemler kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Makine, Techizatın Bakım ve Onarımının yetkili birimlerce yapılamaması 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Zamanında kontrol işleminin yapılması 6. İş Akışı SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Harcama Birimlerş Birimlerden Makina Teçhizatla ilgili bakım onarım ihtiyaç talebi gelir. Harcama Birimi Yazıları Harcama Yetkilisi Arıza bakım onarım talebinin Satınalma Şube Müdürlüğüne havalesi. EBYS'de Talep Yazıları Satınalma Şube Müdürü Yazının Satınalma Şube Müdürlüğünden ilgili personele havalesinin yapılması. EBYS'de Talep Yazıları Satınalma Şube Müdürü İsteklilerden Teklif alınması (En az 3 firmadan teklif alınarak fiyat tespiti yapılması) Teklif Mektubu/ 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Yeterli Ödenek var mı? EVET HAYIR Ödenek yoksa ödenek aktarılana kadar Mak- Teç. Onarımı yapılmaz MYS'de ödenek kontrolü 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/3

35 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI MAKİNE TEÇHİZAT BAKIM ONARIM Toplam Sayfa 3 2 Harcama Yetkilisi Harcama Yetkilisi Onayı sayılı Kamu İhale Kanunu Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Yaklaşık Maliyetin hazırlanması sayılı Kamu İhale Kanunu Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağının düzenlenmesi. Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi İhale Onay Belgesinin Hazırlanması. Onay Belgesi Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi En avantajlı teklifi veren istekliye arızalı makine ve teçhizatın yaptırılması sayılı Kamu İhale Kanunu Muayene Kabul Komisyonu Arızalı makina ve teçhizatın çalışıp çalışmadığının kontrol edilmesi. Muayene Kabul Tutanağı Muayene Kabul Komisyonu Arıza giderildi mi? EVET HAYIR Arızalı Makine ve Teçhizat firmaya teslim edilerek arıza yaptırılır. Hizmet İşeri Kabul Tutanağı 2 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/3

36 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI MAKİNE TEÇHİZAT BAKIM ONARIM Toplam Sayfa 3 3 Makina ve teçhizatın bakım-onarımı tamamlanır. Hizmet İşeri Kabul Tutanağı Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Firma tarafından düzenlenen faturanın teslim alınması. Fatura Muayene Kabul Komisyonu Teslim edilen Makine-Teçhizatla ilgili Muayene ve Kabul Komisyonu Kararı. İmzalı Muayene Kabul Tutanağı Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi ve Harcama Yetkilisi Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Ödeme Emri Belgesinin düzenlenmesi ve Harcama Yetkilisince imzalanması. Evrakın ekleriyle beraber Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na teslim edilmesi ile işlem sona erer. Onaylı Ödeme Emri Belgesi Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği/Öde me Emri Belgesi ve İlgili Diğer Evraklar (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 3/3

37 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI ARAÇ BAKIM ONARIM İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 2 1. Amaç Kurumdaki araçların kontrolü ve bakımlarının yapılması 2. Kapsam Kurum bünyesindeki bütün araçlar 3. Süreç Sahibi İdari Ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Araçların zamanında bakımlarının yapılmaması ve buna bağlı olarak araçlarda ortaya çıkabilecek sorunlar 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Yasal mevzuatlarına göre yapılması SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Şoför Araç Bakım Onarım Talebi 237 Sayılı Taşıt Kanunu ve İlgili Mevzuat Şoför Araç rutn kontrolleri yapılır. Araç Bakım Formu Arıza varsa Şube Müdürüne bildirilir. Şoför Arıza birim imkanlarıyla giderilebilecek mi? EVET Süreç tamamlanır. Araç Arıza Tutanağı HAYIR İdari İşler ve Destek Hizmetleri Şube Müdürü Arızanın giderilmesi için Daire Başkanından onay alınır. 1 Onay (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

38 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI ARAÇ BAKIM ONARIM İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 2 İdari İşler ve Destek Hizmetleri Şube Müdürü 2 Satın alma birimine arızanın giderilmesine ait bakım onarım için talep edilir. Araç Bakım Onarım Talep Formu Servis Muayene ve Kabul işlemleri yapılır Araç teslim alınır. Fatura Araç Bakım ve Onarım Dökümü (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

39 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI ARAÇ GİRİŞ KARTI HİZMETLERİ Toplam Sayfa 1 1. Amaç 2. Kapsam Bu süreç akışı, araç giriş kartı kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Bu süreç akışının amacı, araç giriş kartı işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yönetim belirlemektir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Araç giriş kartının araca dışarıdan rahatlıkla görülebilecek şekilde yerleştirilmemesi sonucunda, kontrolü zorlaştırarak trafik akışının aksamasına neden olması. Yasal mevzuatlarına göre yapılması SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Öğrenci veya Personel Araç giriş kartı talebi. Araç Giriş Kartı Formu Öğrenci veya Personel Gerekli formların doldurulması ve birime sunulması Sayılı Kanun ve İlgili Mevzuat Hükümleri ile 2547 Sayılı Kanunun 14. Maddesi Güvenlik Birim Şefi Belgeler tam mı? HAYIR Eksik olan belgelerin tamamlanması için geri iade edilir. Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Trafik Yönergesi EVET Güvenlik Birim Sorumlusu Araç giriş kartı basımı ve ilgili kişiye teslimi. Araç Giriş Kartı Güvenlik Birim Sorumlusu Araç giriş başvuru evraklarının dosyalanması. Arşiv Güvenlik Amirliği Giriş nizamiyesi güvenlik birimine kart bilgilerinin verilmesi. (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

40 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI ARAÇ GÖREVLENDİRME İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 1 1. Amaç Kurumdaki araç görevlendirmelerinin kontrol edilmesi 2. Kapsam Görevlendirilen bütün araçlar 3. Süreç Sahibi İdari Ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Araçların eksik evrakla göreve çıkması, görevlendirilen araçların zamanın göreve çıkmaması ve zamanında görevden dönmemesi Yasal mevzuatlarına göre yapılması SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Birimler İlgili makam onaylarından geçen araç görevlendirme ile ilgili birimlerden gelen araç talebi. Resmi Yazı Araç Talep Formu İdari İşler ve Destek Hizmetleri Şube Müdürü Talep değerlendirilir, şoför ve araç uygun mu? HAYIR İlgili makama geri bildirim yapılır. Resmi Yazı EVET Rektör Genel Sekreter Daire Başkanı Araç ve Şoför görevlendirilir görev emri imzalanır. Onay Görevli Şoför Araca yakıt ikmali yapılır ve şoför görevlendirme yazısı ile yola çıkılır. Görev Emri İdari İşler ve Destek Hizmetleri Şube Müdürü Araç görev formu şoförden alınır, gerekli kontroller yapılır(araç km. vs) ve görev sonra erer. 237 sayılı Taşıt Kanunu ve ilgili Mevzuat (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

41 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI AVANS VE KREDİ Toplam Sayfa 2 1. Amaç 2. Kapsam Bu süreç akışı, avans ve kredi açılması işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar 3. Süreç Sahibi İdari Ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Açılan avans ve kredilere ilişkin olarak zamanında açılma işlemlerini yerine getirmemek 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Bu süreç akışının amacı, avans ve kredi açılması işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bütce üzerinden günlük takibinin yapılması. SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Harcama Birimleri Avans ve Kredi talep edilir. Harcama Birimi Yazıları Harcama Yetkisli Gelen talep isteği, yazı ve ekleri uygun mu? HAYIR Talep yapan birime yazı ile bildirilir. Ön Ödeme Usul ve Esasları Yönetmeliği EVET Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Bütçede ödenek var mı? HAYIR Ödenek aktarılması beklenir. MYS'de ödenek kontrolü EVET Harcama Yetkilisi Avans /Kredi Mutemedi görevlendirilir. 1 Onay Belgesi (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/3

42 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI AVANS VE KREDİ Toplam Sayfa 2 Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Avans /Kredi Onayı ve Muhasebe İşlem Fişi düzenlenir. 2 Onay Belgesi ve Muhasebe İşlem Fişi Harcama Yetkilisi Harcama Yetkilisince imzalanır Başkanlığına teslim edilir. ve Strateji Geliştirme Daire Hazırlanan Muhasebe İşlem Fişi, Görevlendirme Onayları Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Avans en geç 1 ay içerisinde, Kredi 3 ay içerisinde harcama belgeleri ile birlikte imzaya sunulur. Fatura, Ödeme Emri Belgesi Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi ve Harcama Yetkilisi Avans/Kredi kapatmak için avansa ait evrakların muhasebe kayıtları yapılır. Ödeme Emri Belgesi Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Avans/Kredi kapatılır. (Avans en geç 1 ay, kredi 3 ay içerisinde kapatılır, aksi halde gecikme faizi uygulanır) Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği/Öd eme Emri Belgesi ve İlgili Diğer Evraklar (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/3

43 T (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 3/3

44 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI DEVİR ALMA VE DEVİR ETME İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 1 1. Amaç Devir etme ve devir alma işlemleri için standart bir yöntem belirlemek. 2. Kapsam Demirbaş malzemelerin devri ve devir alınması ile ilgili işlemler. 3. Süreç Sahibi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Malzemelerin taşınırken tahribata uğraması. TKYS üzerinde meydana gelebilecek teknik aksaklıklar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Yasal mevzuata uygun hareket etmek. SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Harcama Birimleri Harcama birimleri arasındaki demirbaş transferi devretme yoluyla yapılır. EBYS üzerinden üst yazı ile malzeme talebi yapılır. Bu talep incelenir. Harcama Birimleri Taşınır Kayıt Yetkilisi Deponun durumuna göre üst yazıya istinaden talep edilen malzeme taşınır kayıt programından devir çıkış Tif'İ düzenlenerek ilgili birime malzeme ile birlikte gönderilir. 3 nüsha alınan Devir Çıkış TİF'inin 2 nüshası bizde, 1 Nüshası devir alan birimde kalır. Devir Etme Fişi Taşınır Kayıt Yetkilisi Devir alma yapıyorsak, malzeme geldiğinde devir giriş TİF'i hazırlanır 3 nüsha çıktı alınır. 2 nüsha bizde, 1 nüsha devreden birimde kalır. Devir Alma Fişi Taşınır Kayıt Yetkilisi Devir etme ve devir alma fişleri, ilgili üst yazı eklenerek arşive kaldırılır. Taşınır Mal Yönetmeliği Md.19 Md.24 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

45 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI DMO KAPSAMINDA ALIMLAR İÇİN Toplam Sayfa 3 1. Amaç Bu süreç akışının amacı, DMO aracılığı ile mal alımı kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımının sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı, DMO aracılığı ile mal alımı kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi İhale Birim Görevlileri 4. Süreç Riskleri Satınalma işlemlerine ilişkin yaşanan aksaklıklar 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Yasal mevzuatlara göre yapılması SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Birimlerden DMO Alımları ile ilgili gelen İhtiyaç Talepleri. EBYS İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Malzeme ihtiyaç listesinin hazırlanması. Malzeme İhtiyaç Listesi İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu İnternet ortamında DMO kataloğuna bakılarak katolog ürünlerinin ihtiyaç listesi ile karşılaştırması yapılır. DMO Katolog İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Birimlerden talep edilen malzemeler katalogda var mı? HAYIR Diğer satınalma yöntemleri ile mal/malzeme alınır s. Kamu Mali Yönetimi ve Kont. Kanunu EVET İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu İhtiyaçların katalogda bulunan kod numaralarından oluşan DMO malzeme işlem listesi oluşturulması. 1 DMO Malzeme İşlem Listesi (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/3

46 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI DMO KAPSAMINDA ALIMLAR İÇİN Toplam Sayfa 3 2 İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Kredi açılması. Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Elekrtonik ortamda sipariş oluşturulur ve online banka tahsilatı ile DMO hesabına para aktarılır. DMO Web Sitesi Taşınır Kayıt Yetkilisi DMO dan gelen malların Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafndan teslim alınması. Sevk İrsaliyesi İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Teslim-Tesellüm tutanağı hazırlanır muayene komisyonu imzalar üst yazı ile gönderilir. Teslim-Tesellüm Belgesi Muayene Evrakı EBYS DMO kontrolörleri Taşınır Kayıt Yetkilisi İhale Şube Müdürlüğü Birim Görevlisi DMO kontrolörleri tarafndan kontrol edilir sayılı DMO Satınalma Yönetmeliği İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Muayene Komisyonu Taşınır Kayıt Yetkilisi Teslim edilen Ürünler uygun mu? HAYIR DMO ile bağlantı kurularak sorun çözülür s. Kamu Mali Yönetimi ve Kont. Kanunu EVET 2 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/3

47 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI DMO KAPSAMINDA ALIMLAR İÇİN Toplam Sayfa 3 3 İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Teslim-Tesellüm Belgesi imzalanır üst yazı ile gönderilir, DMO dan Fatura gelir. Teslim-Tesellüm Belgesi Fatura İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Kredi tutarsızlığı var mı? HAYIR Üniversitemiz SGDB Hesabına yatırılır. Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği EVET İhale Şube Müdürlüğü Birim Sorumlusu Ödeme Emri Belgesi düzenlenir, imzalanır ve kredi kapatılır. Ödeme Emri Belgesi (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 3/3

48 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI DOĞRUDAN TEMİN İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 3 1. Amaç 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi İhale Birim Görevlileri 4. Süreç Riskleri İhtiyacın zamanında karşılanamaması, temin edilememesi 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Bu süreç akışının amacı, Mal ve Hizmet alımı işlemlerinin Doğrudan Temin Yöntemiyle alınması kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, Mal ve Hizmet alımının Doğrudan Temin Yöntemiyle temini işlemi kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. Zamanında kontrol işleminin yapılması SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Harcama Birimleri Birimlerden ihtiyaç talebinin gelmesi ile süreç başlatılır. Harcama Birimi Yazıları Harcama Yetkilisi Talep yazısı uygun mu? HAYIR İlgili birime geri gönderilir. EBYS'de yazı kontrolü EVET Taşınır Kayıt Yetkilisi Talep edilen malzeme ambar da var mı? EVET Harcama Yetkilisi onayı ile istek karşılanır. Ambar Döküm Cetveli HAYIR Harcama Yetkilisi Piyasa Fiyat Araştırma Görevlileri tespit edilir sayılı Kamu İhale Kanunu (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/3

49 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI DOĞRUDAN TEMİN İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 3 Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Piyasa Fiyat Araştırması yapılır sayılı Kamu İhale Kanunu Piyasa Fiyat Araştırma Komisyonu Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı düzenlenir sayılı Kamu İhale Kanunu/Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Ödenek durumu kontrol edilir ve Harcama Yetkilisinden onay alınır. Onay Belgesi Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi ve Gerçekleştirme Görevlisi Sipariş verilir. Sipariş Yazısı Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Sipariş teslim edildi mi? HAYIR Sipariş iptal edilir ve ilgili birim bilgilendirilir sayılı Kamu İhale Kanunu EVET Muayene Kabul Komisyonu Muayene ve Kabul işlemleri yapılır sayılı Kamu İhale Kanunu 2 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/3

50 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI DOĞRUDAN TEMİN İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 3 3 Harcama Yetkilisi Mal ve Hizmet Sözleşme ye uygun mu? HAYIR Ürünler firmaya iade edilir, uygun ürünler talep edilir sayılı Kamu İhale Kanunu/Muaye ne Kabul Tutanağı EVET Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Fatura ve ilgili evraklar eklenerek Ödeme Emri Belgesi düzenlenir. Ödeme Emri Belgesi ve İlgili Diğer Evraklar Harcama Yetkilisi Düzenlenen Ödeme Emri Belgesi Harcama Yetkilisince imzalanır. Onaylı Ödeme Emri Belgesi Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Ödeme Emri Belgesi ve ilgili diğer evraklar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na gönderilir ve işlem sona erer. Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği/Öd eme Emri Belgesi ve İlgili Diğer Evraklar (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 3/3

51 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI HAKEDİŞ ÖDEME Toplam Sayfa 2 1. Amaç 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri Zamanında ödeme yapılamaması 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Bu süreç akışının amacı, Mal ve Hizmet alımı sonrası yükleniciye yapılacak Hakediş işlemleri kapsamında yürütülen faaliyetler için her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bir yöntem belirlemektir. Bu süreç akışı, Mal ve Hizmet alımı sonrası yükleniciye yapılacak Hakediş işlemleri kapsamında yürütülen tüm faaliyetleri kapsar. Zamanında kontrol işleminin yapılması SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Harcama Birimleri Hakedişin ödenmesi talebi ve ilgili evrakların gelmesi ile işlem başlatılır. Harcama Birimi Yazıları Satınalma Şube Müdürü Hakedişle ilgili gelen belgelerinin kontrolü yapılır. Hizmet İşleri Tutanakları Satınalma Şube Müdürü Hakediş evrakının ilgili birime sevk edilmesi. Fatura, Hizmet İşleri Tutanakları Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Hakediş Raporunun hazırlanması. Hakediş Raporu Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Ödeme Emri Belgesinin hazırlanması. Ödeme Emri Belgesi Satınalma Şube Müdürü Hazırlanan ÖEB'sinin Şube Müdürü tarafından kontrolü ve imzalanması. 1 Ödeme Emri Belgesi/ 4734 sayılı Kamu İhakle Kanunu (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

52 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI HAKEDİŞ ÖDEME Toplam Sayfa 2 2 Harcama Yetkilisi Harcama Yetkilisinin Onayı. Ödeme Emri Belgesi Satınalma ve Tahakkuk İşlemleri Görevlisi Ödeme Emri Belgesi ve evrak ekleri ile beraber Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'na gönderilir ve işlem sona erdirilir. Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği/Öd eme Emri Belgesi ve İlgili Diğer Evraklar (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

53 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI HİBE ALMA İŞLEMLERİ Toplam Sayfa 1 1. Amaç Kuruma dışarıdan gelen hibe ve bağış türünden malzemelerin depoya aktarılması 2. Kapsam Hibe edilen Malzemeler 3. Süreç Sahibi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri EBYS sisteminde yaşanan sistemsel aksaklıklar. TKYS sisteminde yaşanan sistemsel aksaklıklar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Yasal mevzuatlarına göre yapılması SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Hibe Yapan Kurum veya Kişi Hibe yapacak kişi veya frma ürün tutarını gösterir bir belge ile ürünü teslim eder. Fatura veya Değer Gösteren Bir Belge Değer Tespit Komisyonu Eğer ürünün fyat belirtlmemiş ise Değer Tespit Komisyonu kurulup ürünün fyat belirlenir. Değer Tespit Komisyonu Kararı Taşınır Kayıt Yetkilisi Dayanak belgeye göre Taşınır (Hibe) Giriş İşlemi yapılır. Taşınır İşlem Fişi Taşınır Kayıt Yetkilisi Dayanak Belge ve hazırlanan TİF dosyaya kaldırılır. Ürün ambara kaldırılır. Taşınır Mal Yönetmeliği Md.16 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

54 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI HURDA TESPİT VE TESLİM Toplam Sayfa 1 1. Amaç 2. Kapsam Hurda malzeme tespit ve teslim sürecinin tamamını kapsar. 3. Süreç Sahibi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 4. Süreç Riskleri EBYS sisteminde yaşanan teknik aksaklıklar. TKYS sisteminde yaşanan teknik aksaklıklar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri 6. İş Akışı Kullanım süresi biten malzemelerin hurdaya çıkılması için yürütülen faaliyetler ile her bir adımın sorumlusunu ve çıktısını da içeren standart bi yöntem belirlemektir. Yasal mevzuatlara göre yapılması. SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Harcama Yetkilisi Hurdaya ayrılacak malzeme için harcama yetkilisinin belirleyeceği biri işin uzamanı en az 3 kişiden oluşan komisyon oluşturulur.kurulan komisyon tespit edilen malzemelerin hurdaya çıkılıp çıkılmayacağına karar verir. Taşınır Mal Yönetmeliği Md. 28 Hurda Tespit Komisyonu EVET Malzemenin hurdaya ayrılmasına gerek var mı? HAYIR Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı Kayıttan Düşme Onay ve Teklif Tutanağı düzenlenir. Gerekçeli harcama bildirilir. karar yetkilisine Harcama Yetkilisi Hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırlar harcama yetkilisinin onayı ile kayıtlardan çıkarılır. Hurda Çıkış Tifi İmha Komisyonu Hurda Tespit Komisyonu tarafından ekonomik değerinin olmadığı veya teknik, sağlık, güvenlik ve benzeri nedenlerle imha edilmesinin şart olduğuna karar verilen taşınırlar, harcama yetkilisinin onayı ile imha edilir. İmha, komisyon veya komisyonun gözetiminde uzman kişiler tarafından yapılır. İmha Tutanağı Taşınır Kayıt Yetkilisi Hurdaya ayrılan veya imha edilen taşınırlar Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır. Taşınır İşlem Fişi (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

55 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER VE DESTEK HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ KORUMA VE GÜVENLİK BİRİM İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT- Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 1 1. Birimi İdari İşler ve Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü 2. Kadro Unvanı Şef / V.H.K.İ / Memur / Hizmetli 3. Görev Unvanı Birim Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü / İdari ve Mali İşler Daire Başkanı A. YAPILACAK İŞLER 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler B. DİĞER HUSUSLAR Bilgi paylaşımı yapan 4. Üniversitemize Merkez Kampüs ile Meslek Yüksekokullarının bulunduğu (yan kampüsler) tüm ilçelerde güvenliğin sağlanması amacıyla görev yapan Özel Güvenlik Görevlilerine 5188 Sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve aynı Kanuna ait Yönetmelik kapsamına ilişkin nöbet ve çalışma koşullarını sağlamak ve gerekli denetimlerde bulunarak koordinasyon görevini yerine getirmek. Emniyet Müdürlüğünün ilgili birimleri ile koordinasyonu sağlayarak gerekli iş ve işlemlerin (Güvenlik İzin Belgesi, Koruma ve Güvenlik Planları, Geçici İzin belgesi vb.) yazışmalarını yapmak. Özel Güvenlik Görevlilerine maaş ödenmesine esas olarak aylık çalışma puantajı hazırlayarak maaş tahakkuk birimine göndermek. Üniversite alanlarında olağanüstü durumlarda meydana gelen olumsuzluklarda gerekli tutanakları ve yazışmaları yaparak ilgili birimlere sevkini sağlamak. Koruyucu güvenlik hizmetlerinin koordinasyonunu sağlamak, kamu kurum ve kuruluşlar arası gerekli yazışmaları yapmak. Kamera sistemlerinin her daim çalışırlığını takip etmek gerekli durumlarda teknik ekibe haber vermek. Üniversite içerisinde meydana gelen olaylara ilişkin açılan Adli veya İdari soruşturmalar kapsamında ilgili makamlarca istenen kamera kayıtlarının Güvenlik Kamera Sistemleri Kurma ve İşletme Yönergesine uygun olarak gerekli işlemlerinin yapılmasına mütaakip görüntü CD'sinin hazırlayarak teslimini yapmak. Üniversitemiz personellerine ve öğrencilerine araç giriş kart verilmesi ve takip kontrollerinin yapılması. Dürüstlük ve güvenilirlik Yasal mevzuata uygun hareket edebilen, İşinde Uzman personel, İş disiplinine sahip, emeğe saygılı, adaletli, değişime açık olmalıdır. Ekip çalışmasına uyumlu olmak, veriye ve bilgiye dayalı karar alabilen, çözüm üretebilen, hesap verilebilen Koruma Güvenlik Hizmetlerine ilişkin düzenlemeler (Kanun, Yönetmelik, Tebliğ, Genelge, Yönerge görüş yazısı vb.) 5. Otomasyon sistemleri ve bilgisayar kullanımı. 6. KPSS Klavuzunda belirtilen, atanma şartlarını taşımak. (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No:01) 1/1

56 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER VE DESTEK HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ TEMİZLİK BİRİM İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT- Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 1 1. Birimi İdari İşler ve Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü 2. Kadro Unvanı Şef / V.H.K.İ / Memur / Hizmetli 3. Görev Unvanı Birim Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü / İdari ve Mali İşler Daire Başkanı 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları Üniversitemize Merkez Kampüs ile Meslek Yüksekokullarının bulunduğu (yan kampüsler) tüm ilçelerde görev yapan Genel hizmet Personellerinin çalışma koşullarını sağlamak ve gerekli denetimlerde bulunarak kontrol ve koordinasyon görevini yerine getirmek. Genel Hizmet Personellerinin özlük hakları ile ilgili evrakları hazırlamak ve muhafaza etmek. yapmak. Genel Hizmet Personellerine maaş ödenmesine esas olarak aylık çalışma puantajı hazırlayarak maaş tahakkuk birimine göndermek. 4. Açık ve kapalı alanların m2 sine göre eleman sayısını belirlemek. 5. Üniversitemizde düzenlenen bahar şenlikleri, mezuniyet töreni vb. etkinliklerin hazırlıklık evresinden bitişine kadar olan süreçte yapılacak iş ve işlemler için eleman ayarlamasını yaparak işin koordinesini yapmak. 6. Birim ile ilgili gerekli kurum içi veya kurum dışı tüm yazışmaları yapmak. 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler Dürüstlük ve güvenilirlik Yasal mevzuata uygun hareket edebilen, İşinde Uzman personel, İş disiplinine sahip, emeğe saygılı, adaletli, değişime açık olmalıdır. Ekip çalışmasına uyumlu olmak, veriye ve bilgiye dayalı karar alabilen, çözüm üretebilen, hesap verilebilen 3. Bilgi paylaşımı yapan 4. Otomasyon sistemleri ve bilgisayar kullanımı. 5. KPSS Klavuzunda belirtilen, atanma şartlarını taşımak. (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No:01) 1/1

57 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER VE DESTEK HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ULAŞTIRMA HİZMETLERİ BİRİM İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT- Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 1 1. Birimi İdari İşler ve Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü 2. Kadro Ünvanı Şef / V.H.K.İ / Bilgisayar İşletmeni / Memur / Hizmetli 3. Görev Ünvanı Birim Görevlisi 4. Bağlı Bulunduğu Ünvan Şube Müdürü / İdari ve Mali İşler Daire Başkanı 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları İl içi ve il dışı göreve gidecek personel için resmi araçların koordinasyonunu sağlamak Resmi araçların ve şoförlerin makam onayları doğrultusunda şehirlerarası görevlendirmesi ve şehir içi görev oganizasyonunu yapmak. Araçların Akayakıt, Bakım Onarım,Yedek parça ve diğer giderleri ile ilgili bilgileri Kamu Taşıtları Bilgi Yönetim Sistemine girmek. Araçların trafk yasa ve mevzuatna uygun olarak sigorta ve muayenelerin zamanında yapılmasını sağlamak. Düzenli olarak araçların, periyodik bakımlarının yapılmasını sağlamak, konu ile ilgili kayıtları tutmak, kanunların öngördüğü şekilde, gerekli bilgileri ilgili birimlere iletmek. Resmi araçların ve şoförlerin şehirlerarası görevlendirmesi ve şehir içi görev oganizasyonunu yapmak. 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler Dürüstlük ve güvenilirlik Yasal mevzuata uygun hareket edebilen, İşinde Uzman personel, İş disiplinine sahip, emeğe saygılı, adaletli, değişime açık olmalıdır. Ekip çalışmasına uyumlu olmak, veriye ve bilgiye dayalı karar alabilen, çözüm üretebilen, hesap verilebilen 3. Bilgi paylaşımı yapan 4. Otomasyon sistemleri ve bilgisayar kullanımı. 5. KPSS Klavuzunda belirtilen, atanma şartlarını taşımak. (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No:01) 1/1

58 BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT- İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANI GÖREV TANIMI Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 1 1. Birimi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 2. Kadro Unvanı Daire Başkanı 3. Görev Unvanı İdari ve Mali İşler Daire Başkanı 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Genel Sekreter 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler Taşıtların bakım ve onarımının yaptırılması, yedek parçalarının temini, Üniversitemiz Sivil Savunma hizmetlerinin yürütülmesi İlgili yılın Bütçe Teklifinin hazırlanması. 15. Rektörlük merkez örgütü ve ödeneği toplu olarak verilen tüm birimlerin demirbaş, makineteçhizat, bilgisayar, yazılım, donanım ve tefrişat malzemelerin satın alımları yapılarak bunlara ilişkin tahakkuk işlemlerinin yürütülmesini sağlamak. Üniversitemiz envanterinde kayıtlı makine-teçhizat ve cihazların yıllık bakım ve onarım sözleşmelerinin yapılması ve yedek parçalarının temin edilmesi. Binalarımızın bina küçük onarımlarının yaptırılması ile ilgili satın alma işlemlerinin yürütülmesini sağlamak. Üniversitemiz merkezi ve yan kampüsleri, mevcut birimleri iç ve dış mekanlarının temizlik işlerinin yürütülmesi ve koordinasyonun yapılması. Üniversitemiz merkezi ve yan kampusleri, mevcut birimlerin güvenlik hizmetlerinin yürütülmesi ve koordinasyonun yapılması. Üniversitemiz birimlerinin resmi işlerinde, taşıma, eğitim, sportif, teknik gezi, kültürel, spor amaçlı ve diğer etkinliklere ilişkin araç ihtiyaçlarının karşılanması ve bu hizmetlere ait araç, şoför, yakıt, bakım-onarım gibi ihtiyaçların temini, yürütülmesi ve koordinasyonun yapılmasını sağlamak. Yangından koruma malzemeleri ile ilgili olarak Üniversitemiz tüm birimleri için yangın söndürme cihazlarının alımı, doldurulması ve periyodik bakımlarının yaptırmak. Üniversitemizin posta ve kargo hizmetlerinin yürütülmesi ile ilgili gerekli ihtiyaçların satın alımı yapılarak, iş/sözleşmenin takibi ve yürütülmesini sağlamak. Rektörlüğümüze bağlı elektrik, su, telefon, doğalgaz gibi ihtiyaçların satın alma işlemleri yapılarak iş /sözleşmeye istinaden, fatura/sayaç takibi yapılarak ilgili harcamaların tahakkuk edilmesi işlemlerin yapılması. Üniversitemiz İdari ve Akademik personellerin öğle yemeğine dair yardım ödeneklerinin tespiti, bütçeleştirilmesi, ihale işlemlerinin yapılması iş / sözleşme karşılığı fatura ödemelerinin yapılması ve bütçe ödeneklerinin takip işlerinin yürütülmesi. Rektörlüğümüze ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilme işlerinin yapılması. Görev alanına giren konularda gerektiğinde karar-destek unsuru olarak üst yönetime bilgilendirme, görüş ve önerilerde bulunmak. 16. Üst yönetici tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. En az lisans mezunu olmak ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 68.maddesinin (b) bendinde belirtilen şartları taşımak. (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No:01) 1/1

59 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI İHALE İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT- Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 2 1- Birimi İhale Şube Müdürlüğü 2- Kadro Unvanı Şef/Bilgisayar İşletmeni 3- Görev Unvanı İhale İşlemleri Görevlisi 4- Bağlı Bulunduğu Unvan Daire Başkanı/Şube Müdürü 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları Malın/Hizmetin alınması ile talepte bulunan birimlerden İhale komisyonu ve muayene komisyonu için uzman üye talebinde bulunulması ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 6. Maddesine göre ihale komisyonu oluşturulması. 7 İhale Komisyon Üyelerine EBYS üzerinden görevlendirme yazısı yazılması. 8 9 İhale tarihine kadar İhale Doküman satış işlemlerini yaparak EKAP a kaydının yapılması İhaleye teklif veren isteklilerin geçici teminatları iade edilmesi İhalesi yapılacak mal ve hizmet konusu ile ilgili ihale birimine gelen satın alma talep yazısı ve eklerinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve ilgili kanun ve yönetmeliklere uygunluğunu kontrol ederk, uygunsa alım için yeterli bütçe olup olmadığına bakılması sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanuna göre satın alma için yeterli bütçe varsa Yaklaşık Maliyet Komisyonu oluşturulması ve Piyasa Fiyat Araştırması yapılması sayılı Kamu İhale Kanununun 9. maddesine göre Yaklaşık Maliyet tespit edilerek İhale Onayı ve Rektörlük Oluru alınması. İhale İşlem Dosyası oluşturulması. EKAP tan İhale Kayıt Numarası alınır ve İhaleye ait idari şartname, teknik şartname, standart formlar ve varsa diğer belgeler hazırlanarak ihale dökümanı oluşturulması. İstekli olacakların görebilmeleri için, ilan yayınlanmak üzere KİK / Yerel gazeteye gönderilip ve yayımlanma aşamasına kadar takibi yapılması. İhale ilanı Üniversitemiz sitesinde yayınlanmak üzere Basın, Yayın ve Halkla İlişkiler birimine gönderilmesi. İhale tarihine kadar İdari ve Teknik şartname ile ilgili şikayet ve itirazların takibi, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması. İhale tarih ve saatine kadar dairemize kargo yada elden verilen İhale Teklif Zarfarını 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 30'uncu maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliğinin 16'ıncı maddesi tutanakla teslim alarak kaydının yapılması. İhale tarih ve saatinde komisyon toplanması ve sıra ile ihale teklif zarfarının açılarak fiyatların okunması. İhalede verilen tekliferin en düşük fiyat esasına göre, Komisyon tarafndan idari ve teknik şartnamelere uygunluğunun incelenmesi ve rapor yazılması. Değerlendirme sonucunda 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 40. Maddesine göre İhale Komisyon Kararının yazılması, karara bağlanması ve ihale komisyonunda görevli üyeler tarafndan imzalanarak Harcama yetkilisi onayına sunulması. Harcama Yetkilisi ve İhale Komisyonu tarafndan imzalanan İhale Komisyon Kararının, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 41. Maddesine göre Kesinleşen İhale Kararı ile EKAP üzerinden firmalara tebliğ edilmesi. Kesinleşen İhale Kararının firmalara tebliğ edildikten sonra sözleşmeye davet yazısı yazılana kadar geçen zamanda itiraz ve şikayet ile ilgili süreçler takip edilmesi sayılı Kamu İhale Kanununun 42. Maddesine göre Sözleşmeye Davet yazısı gönderilerek sözleşme imzalanması. Mal ve hizmet idareye teslim edildikten sonra, ilgili birim tarafndan Teknik Şartnameye uygun olarak yapılıp yapılmadığı Muayene Komisyon Üyelerince kontrol edildikten sonra Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağının düzenlenmesi. Firma tarafndan teslim edilen fatura, ilgili birim tarafndan hazırlanan Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenmesi. Taahhüt Dosyası oluşturulması, ödeme evrakları hazırlanması ve ödeme birimine gönderilerek ödeme yapılana kadar takibinin yapılması. 21 Malın/Hizmetin teslimini uygun yapan firmaların Kesin Teminatları iade edilmesi. (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No:01) 1/1

60 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI İHALE İŞLEMLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI Devlet Malzeme Ofisinden Mal Alımı 22 Alımı yapılacak mal ile ilgili İhtiyaç Talepleri alınması. BŞEÜ-KAYSİS Belge No DGT- Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 2 23 Talepler ile ilgili ihtiyaç listesi hazırlanması ve internet ortamında DMO kataloğuna bakılarak ürünler ihtiyaç listesindeki ürünlerle karşılaştırılması, ürünlerin katalogda olup olmadığına bakılması. 24 DMO malzeme işlem listesi oluşturulması. 25 Alınacak Mallar için kredi açılması ve DMO hesabına para aktarılması DMO dan gelen fatura ile Kredinin kapatılması Toplum Yararına Program Kapsamında Çalıştırılan Personele ait Hakediş Ödemeleri 31 Çalışan işçilerin sabah, öğle ve akşam saatlerinde imza takibinin yapılması. 32 Çalışan işçilerin puantaj kayıtlarının tutulması. 33 DMO aracılığı ile firmalar tarafndan gönderilen malzemelerin teslim alınması ve muayene kabul komisyonunca kontrol edilmesi. Ürünlere Sevk irsaliyesi karşılığı teslim-tesellüm belgesi düzenlenerek teslim alınması ve DMO ya gönderilmesi Üniversitemizle Türkiye İş Kurumu arasında Toplum Yararına Program kapsamında imzalanan protokol gereği çalıştırılacak işçilere taahhütname imzalatılması. TYP Kapsamında İş-kur tarafndan gönderilen işçilerin çalışmaya başladığı gün baz alınarak SGK giriş kaydı yapılması. Her ayın başında bir önceki aya ait çalışanların puantaj bilgileri sgk nın e-bildirge sayfasından kayıtlar yapılması. 34 Puantaj kayıtları baz alınarak maaş bordroları oluşturulması. 35 Hazırlanan maaş bordroları ve eklerinin üst yazıyla İş-kur a gönderilmesi. 36 Bordroyla ilgili giderlerin Muhasebe birimine bildirilmesi. 37 Ödeme ilgili dekont ve ekleri bilgi amaçlı Türkiye İş Kurumuna gönderilmesi. 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler KPSS Klavuzunda belirtilen nitelikleri taşımak (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No:01) 2/2

61 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI SİVİL SAVUNMA BİRİMİ BİRİM GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS belge No DGT- Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 1 1- Birimi İdari Birim 2- Kadro Unvanı Şef / V.H.K.İ / Memur / Hizmetli 3- Görev Unvanı Birim Görevlisi 4- Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü/ İdari ve Mali İşler Daire Başkanı 5. Görev, Yetki ve Sorumluluklar 1. Sivil savunma planlarını hazırlamak ve bu planları güncellemek 2. Kamu kurum ve kuruluşlarının tahliyeye ilişkin planlamasını koordine etmek, 3. Sivil savunma servislerinin kuruluşunu sağlamak ve eğitimlerini yaptırmak, Afet ve acil durum hallerinde müdahaleyi koordine etmek ve üst yöneticileri bilgilendirmek, Bu Yönetmelikte belirtilen görevlerin yerine getirilmesi amacıyla; Kurumu ile Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı, İl Afet ve Acil Durum Müdürlüğü ve diğer kamu kurum ve kuruluşları arasında işbirliği ve koordinasyonu sağlamak, 9. Kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer savunma ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek, Kurumun sığınaklarla ilgili hizmetlerini düzenlemek ve yürütmek, Seferberlik ve savaş hali hazırlıkları ile ilgili iş ve işlemlerini yapmak ve yaptırılmasını sağlamak, Afet, sivil savunma ve acil durum hizmetleri için gerekli olan araç, gereç ve malzemenin tedarik ve teminini ilgili birimlerle koordine ederek planlamak, mevcutların bakım ve korunmalarının takibini yapmak, Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlik hizmetleri için gerekli ödeneği ilgili birimlerle koordine ederek belirlemek ve bütçeye konulmasını sağlamak, Hizmetlerle ilgili mevzuat, yayın ve direktiieri izlemek, incelemek ve bunların gereklerini yerine getirmek, 27/11/2007 tarihli ve 2007/12937 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik hükümlerinin kurumunda uygulanmasını takip etmek ve yangın önleme tedbirlerini denetlemek, Kurum içerisinde ikaz ve alarm haberlerinin alınıp verilmesi ve siren sisteminin işletilmesine ilişkin işlemleri yürütmek, Afet, sivil savunma, acil durum, kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer tehdit ve koruyucu güvenlik ve ilk yardım konularında kurum personeli ile kurumun denetimine tabi özel kuruluş personeline eğitim vermek, Afet, sivil savunma, acil durum ve seferberlikle ilgili düzenlenen tatbikatlarda kurumu adına sekretarya hizmetlerini yapmak, bu konularla ilgili kurumda tatbikatlar düzenlenmesini ve yürütülmesini sağlamak, Kurumun denetimine tabi kamu kurum ve kuruluşlarında yürütülen afet, sivil savunma, acil durum, seferberlik ve koruyucu güvenlik hizmetlerini denetlemek, Kurumun Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezinin sekretarya hizmetini yapmak, İl Afet ve Acil Durum Yönetim Merkezi ile koordinasyonu sağlamak, Koruyucu güvenlik hizmetlerinin koordinasyonunu sağlamak, kamu kurum ve kuruluşlarının üst amiri adına hizmetin takip ve denetimini yapmak, 19. İlgili mevzuat uyarınca kurumun üst yöneticisi tarafından verilen görevleri yapmak. 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler 1. KPSS klavuzunda belirtilen, atanma şartlarını taşımak Değişime ve gelişime açık olmak ve konu ile ilgili her türlü mevzuata hakim olmak, bilgileri sürekli güncellemek, Proje liderlik vasıiarına sahip olmak. Dürüstlük ve güvenilirlik Yasal mevzuata uygun hareket edebilen, İşinde Uzman personel, İş disiplinine sahip, emeğe saygılı, adaletli, değişime açık birisi olmalıdır. (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No:01) 1/2

62 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI SİVİL SAVUNMA BİRİMİ BİRİM GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI Bilgi paylaşımı 7. BŞEÜ-KAYSİS belge No DGT- Revizyon No.su 00 Toplam Sayfa 1 Ekip çalışmasına uyumlu olmak, veriye ve bilgiye dayalı karar alabilen, çözüm üretebilen, hesap verilebilen Sivil Savunma Hizmetlerine ilişkin düzenlemeler (Kanun, Yönetmelik, Tebliğ, Genelge, Yönerge, görüş yazısı vb.) 8. Otomasyon sistemleri ve bilgisayar kullanımı. (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No:01) 2/2