ERASMUS PROGRAMINA KATILAN ÖĞRENCİLERİN DİKKATİNE (AB OFİSİ DUYURUSUDUR)

Transkript

1 ERASMUS PROGRAMINA KATILAN ÖĞRENCİLERİN DİKKATİNE (AB OFİSİ DUYURUSUDUR) Değerli Öğrencilerimiz, Aşağıdaki uyarıları dikkatle okumanızı ve uyarılar konusunda gereken hassasiyeti göstermenizi önemle rica ederiz; Application Form ve Learning Agreement Hakkında: Misafir olunacak üniversiteye ilk başvuru aşamasında YTÜ açısından Application Form (3 adet) ve Learning Agreement (3 adet) bilgisayar ortamında hazırlanıp bölüm koordinatörünüz ve Erasmus ofisi tarafından onaylandıktan sonra karşı kuruma posta yoluyla gönderilmelidir. Belgelerin orijinal olması gerektiği için ne kadar erken gönderirseniz sizin için o kadar iyi olacaktır. Bu belgelere istinaden Letter of Acceptance gönderileceği için vize işlemlerinde de geç kalınmamış olur. Karşı kuruma postayla belgeler gönderilirken ayrıca karşı kurumun istediği belgeler varsa eklenmelidir. Misafir olunacak üniversite belgeler ulaştıktan sonra onaylayıp belgelerinizi Letter of Acceptance ile birlikte postayla size veya AB Ofisi ne gönderecektir. Belgeler AB Ofisi ne ulaştığında ilgili öğrencilere mail yoluyla bilgi verilmektedir. AB Ofisi ndeki mailinizin güncel olmasına dikkat ediniz. Karşı kuruma postayla göndermeden önce Application Form yalnızca öğrenci tarafından imzalanır. Learning Agreement ise öğrenci, bölüm koordinatörü ve Erasmus ofisi tarafından bu sırayla onaylanır. (Learning Agreementta seçilecek derslerin İntibakı yapılabilecek dersler olmasına, 1 dönem için 30, 2 dönem için en az 60 ECTS kredisi olmasına dikkat edilmelidir.) Vize İşlemleri Hakkında: Konsolosluğa gitmeden önce AB Ofisi web sayfasında yer alan Confirmation Sheet belgesini (5 adet) hazırlayıp onay işlemi için AB Ofisi Koordinatörlüğü ne Kabul Belgeniz (Letter of Acceptance) ile birlikte gelmelisiniz. Hibeli / Hibesiz tüm öğrenciler bu belgeyi düzenlemek zorundadırlar. Kabul Belgeniz size ulaştığında AB Ofisine başvurup yukarıdaki belgeyi alarak hemen vize işlemlerinize başlayabilirsiniz. (Özellikle Çek Cumhuriyetine gidecek öğrencilerin en az 2 ay öncesinde vize işlemlerine başlamaları gerekmektedir.) Learning Agreementınızda yer alan derslerden bazılarını değiştirmeniz gerektiği takdirde; a) Bu değişiklikleriniz Learning Agreement ın ikinci sayfasında (arka sayfası) (Change) (3 ADET) gösterilmek zorundadır. Farklı bir deyişle, ders ekle/sil yapılmak istendiğinde, Learning Agreement ın ilk sayfası yeniden düzenlenmeyecek, ikinci sayfası(arka sayfası - değişiklik-change) kullanılarak ekle/sil yapılan dersler gösterilecektir. Derslerin ECTS karşılıkları mutlaka yazılmalı ve ilgili derslerin

2 eklendiğine veya silindiğine dair ilgili kutucuk mutlaka işaretlenmelidir. Düzenlenecek olan değişiklik sayfası bilgisayar ortamında düzenlenmelidir. b) Yapılacak değişiklikler öncelikle Erasmus kapsamında gidilen üniversiteye (Receiving Institution) imzalatılmalı ve öğrencinin kendisi de imzalamayı unutmamalıdır. Sonrasında ise ilgili form Bölüm Koordinatörü tarafından uygun bulunduğu taktirde onaylanması ve AB OFİSİ ne gönderilmelidir. c) Güz dönemi için değişiklik belgelerinin AB Ofisine ulaştırılması için gerekli son tarih 01 KASIM 2013 tür. Bahar donemi için değişiklik belgelerinin AB Ofisine ulaştırılması için gerekli son tarih ise 28 MART 2014 tür. Ders değişikliklerini gerçekleştirirken bir dönem için 30 ECTS ve iki dönem için 60 ECTS seçilmiş olunmasına dikkat edilmelidir. İlk Learning Agreement bu kriterler çerçevesinde hazırlandığı için ekle-sil sayfasında eklenen ders ECTS toplamı kadar ders ECTS toplamı silinirse bu kriterler de sağlanmış olur. Learning Agreement ilk sayfa dosyanızda yer aldığı için tekrar düzenlenmesine gerek yoktur. Not: 1-) Erasmus kapsamında Almanya ya gidecek öğrencilerimizin eğitim-öğretim dönemleri diğer ülkelere göre daha geç başladığı için değişiklik belgelerini AB Ofisi ne ulaştırmaları konusunda güz dönem için son tarih 29 KASIM 2013, bahar dönemi için ise 02 MAYIS 2014 tür. 2-) Gerek yukarıdaki konularda gerekse bunun dışındaki sürece ilişkin her hususta bölüm koordinatörüne bilgi verilmesi ve kendisinin onayının alınması gerekmektedir. Dönüş Belgeleri; Bu belgeler adayın yurt dışına gidip programı tamamladıktan sonra (Güz, Bahar veya Güz+Bahar) tekrar dönüş yaptığında tamamlamış olması gereken belgeler/işlemler bütünüdür.bu belgeler ve işlemler öğrenci dönüş yaptıktan sonra en geç 1 ay içerisinde teslim edilmeli/tamamlanmalıdır. a) Katılım Sertifikası(Certificate of Presence)(Orijinal): ERASMUS öğreniminizin programa hangi tarihte başlayıp hangi tarihte sona erdiğini gösteren sertifikadır. Katılım Sertifikası kesinlikle bilgisayar ortamında doldurulmalı ve gidilen üniversitedeki yetkili tarafından onaylanmış(imzalı, mühürlü) ve orijinal olmalıdır. (Bazı sorunlara yol açmaması için öğrencinin yurt dışında iken bu belgeyi bizzat elden teslim alması yerinde olacaktır.) b) Transcript of Records(Copy): Erasmus kapsamında gidilen üniversite tarafından hazırlanan ve seçmiş olduğunuz dersleriniz konusunda başarı durumunuzu gösteren onaylı belgedir. Başarı durumunuzu değerlendirebilmemiz için Transkriptinizle birlikte not skalanızı (transkriptin arka sayfasında yer alması uygun olacak olup öğrenci tarafından karşı tarafa hatırlatılmalıdır.) da teslim etmeniz gerekmektedir. (Döndükten sonra derslerinizin açıklanması ve

3 onaylı Transkriptinizin size mail yoluyla ve posta yoluyla ulaştırılması konusunda gerekli takibi yapınız.) Not: Tüm derslerden başarısız olunsa dahi bunun belgelenmesi gerekmektedir. Bu durumda karşı kurum tüm derslerden kalındığına dair antetli kağıda bir belge hazırlayıp onaylayıp intibak işlemleri için aslını posta yoluyla ulaştırmalıdır. AB Ofisi ne teslim edeceğiniz dönüş belgeleriniz arasında Transkriptin fotokopisi yeterli olduğu için öncelikle mail yoluyla temin edilmelidir. (Yani bütün derslerden başarısız olundu dolayısıyla trankskript düzenlenmedi gibi bir durum asla olmamalıdır. ) c) İntibak B Formu: Misafir olunan üniversitede aldığınız derslerin, YTÜ de transkriptinizdeki başarı durumunuza göre denkleştirildiğini gösteren belgenin aslı (1 Adet) (Bununla ilgili olarak bölüm koordinatörünüzün duyurularını ayrıca takip etmelisiniz.) d) Fakülte Kurulu Kararı: İntibak B formunun Fakülte Yönetim Kurulunca onaylandığını gösterir kurul karar belgesinin kopyası. e) Pasaport Giriş-Çıkış Sayfası: Pasaport Kimlik Sayfası ile Türkiye ye giriş- Türkiye den çıkış tarihlerini gösteren sayfaların fotokopileri. f) Course Attendance(Orijinal): Gittiğiniz okulda öğrenim anlaşmanızda yer alan derslerinize ve sınavlarınıza devam edip etmediğinize dair belgedir. Course Attendance da Learning Agreementınızda yer alan tüm dersler yer almalı ve ilgili dersleri veren öğretim üyeleri tarafından imzalanmalı ve sonrasında Erasmus Office/International Office yetkilisi tarafından imzalanmalı ve mühürlenmelidir. Not: Evaluation Sheet(Course Attendance) Hakkında: Bu belgeye 2/3 başarı oranını sağlayamayan öğrencilerimizin dersleri ve sınavları takip edip etmediğini tespit etmek ve bu anlamda değerlendirme yapabilmek amacıyla ihtiyaç duyulmaktadır. 2/3 başarı oranını sağlayan öğrenciler bu belgeyi teslim etmek zorunda değildir. g) Nihai Rapor Formu: Öğrencilerin ERASMUS programını değerlendirmeleri amacıyla düzenlenen bir ankettir.(ab Ofisi web sayfasında bulabilirsiniz) h) İzlenim Raporu: ERASMUS süreciniz boyunca yaşamış olduğunuz tecrübelerinizi aktardığınız bilgisayar ortamında doldurmanız gereken yaklaşık bir sayfalık yazı. i) Erasmus Yoğun Dil Kursu Katılım Sertifikası: Erasmus Yoğun Dil Kursuna Katılan öğrencilerin kurs sonunda aldıkları ve katılım tarihleri ile ECTS başarı durumunu gösteren Katılım Sertifikası aslı.

4 Not1: Belirtilen belgeler AB Ofisi'ne ulaştırılmadığı takdirde ilgili öğrencilerin ERASMUS öğrencisi oldukları belgelenemeyeceğinden, Erasmus faaliyetinden yararlanmamış kabul edilip varsa hibe iadeleri söz konusu olacak ve ilgili öğrenciler bölümlere iletilecek, ders saydırma işlemleri dahil birçok konuda sorun yaşanacaktır. Dönüş belgelerine AB Ofisi ana sayfasında formlar kısmından ulaşabilirsiniz. Dönüş belgelerinizi AB Ofisi ne şahsen teslim etmek zorundasınız. Not2: Dönüş belgelerinizi tamamladıktan sonra en kısa zamanda eksiksiz olarak AB Ofisi ne ve birer örneklerini de bölüm koordinatörünüze teslim etmek durumundasınız. Türkiye ye dönüş yaptığınızda hemen intibak işlemlerinize başlayınız ki dönüş belgelerinizi teslim aşamasında gecikme yaşanmasın. İşlemlerinizi son güne bırakmayınız! Kalan % 20 Hibe Ödemesi Hk: Hibeli öğrencilerin hibelerinin %20'lik taksitinin ödenmesi için gerekli kriterler şöyledir; a) Yukarıda belirtilen dönüş belgelerinin AB Ofisi'ne eksiksiz olarak teslim edilmesi. b) Bir donem için 30 ECTS, iki donem için 60 ECTS üzerinden 2/3 oranında başarı sağlanması. Bir öğrencinin başarılı sayılabilmesi için Learning Agreementta seçilmiş olunan ECTS toplamı üzerinden 2/3 başarı oranı aranacaktır. Not: % 20 hibe ödemeleri Katılım Sertifikanız üzerinde yer alan tarihler çerçevesinde ve pasaportunuzda yer alan giriş-çıkış tarihleriniz de göz önünde bulundurularak değerlendirme yapılacaktır. Hibe iadesi söz konusu olduğu takdirde ilgili öğrencilere gerekli bilgilendirme yapılacaktır. İntibak İşlemleri Konusunda; Erasmus sürecinizin başlangıcında AB Ofisi ne teslim edeceğiniz belgeler arasında İntibak A formu(aslı) yer alması gerekmektedir. Erasmus sürecinizi tamamladıktan sonra ise AB Ofisi ne teslim edeceğiniz belgeler arasında İntibak B formu(aslı) ve Kurul Kararı örneğinin yer alması gerekmektedir. Bölüm Koordinatörünüzle birlikte intibak işlemlerinizi gerçekleştirirken İNTİBAK A ve İNTİBAK B formlarından 3 adet asıl hazırlayınız(ab Ofisi, Bölüm ve Bölüm Koordinatörünüz için).

5 Not: İntibak A ve İntibak B formlarını AB Ofisi ana sayfasında Formlar kısmında Koordinatör Formları bölümünde bulabilirsiniz. ÖNEMLİ NOTLAR Not (Dilekçe Hakkında): Akademik yılında Erasmus öğrencisi olmaya hak kazanan öğrencilerimizin Bölüm Başkanlıklarına hitaben Erasmus kapsamında gidilecek üniversiteyi ve tarih aralığını da belirterek ilgili tarihler çerçevesinde izinli sayılmaları hususunda bir dilekçe yazarak yurtdışına çıkmadan önce bölümlerine teslim etmeleri gerekmektedir. Not (Ülke Değişikliği Hakkında): Hibeli/Hibesiz öğrenci listesi ilan edildikten sonra düşük hibeli bir ülkeye yerleştirilmiş olan öğrencilerin daha yüksek hibeli bir ülkeye geçişleri mümkün olmayacaktır. Ülkelere göre hibe miktarları AB Ofisi web sayfamızda yer almaktadır. Not (Dosya Teslimi Hakkında): Akademik yılında Erasmus öğrencisi olmaya hak kazanan öğrencilerimiz yurtdışına çıkmadan önce AB Ofisine ve Bölüm Koordinatörlerine dosya teslim etmek zorundadırlar. İlgili dosya içeriğine dair ayrıntılı bilgiye AB Ofisi ana sayfasında yer alan Giden Öğrenci Rehberini ziyaret ederek sahip olabilirsiniz. Dosya teslim etmeden yurtdışına çıkan öğrencilerin isimleri bölümlerine bildirilemeyeceğinden bölümlerine dilekçe verseler dahi sorun yaşayacaklardır. Yurtdışına çıkmadan önce dosyanızı eksiksiz olarak AB Ofisine ve Bölüm Koordinatörünüze kendiniz, şahsen, bireysel olarak teslim etmeniz gerekmektedir. Hibeli öğrencilerin hibe ödeme işlemleri ancak dosyaları tamamlandıktan sonra başlatılacaktır. Dosyası tam olan öğrencilerin hibe ödeme işlemleri gerçekleştirilecek olup kendilerine mail yoluyla bilgi verilecektir. Not (Erasmus Süreciniz Boyunca Kullanılacak Belgeler Hakkında): Erasmus süreciniz boyunca kullanacağınız tüm belgeleri AB Ofisi ana sayfasında yer alan Formlar kısmından temin edebilirsiniz. Belgelerde güncellemeler olduğu için daha önceden bilgisayarınıza indirmiş olduğunuz belgeleri kullanmayınız. Aksi takdirde düzenlenmiş olan belgeler geçersiz sayılacaktır. Her belgenin en alt kısmında Form No, Revizyon No, Revizyon Tarihi mutlaka olmak zorundadır(belgeler üzerinde yer alan bu bilgiler web sitemizde bulabileceğiniz belgeler üzerinde standart olarak yazmaktadır). Erasmus süreciniz boyunca her belge bilgisayar ortamında ve 3 er adet hazırlanmalıdır. Not (Bilgi İhtiyacı): Erasmus süreciniz boyunca karşılaştığınız her türlü sorunda AB Ofisi ve Bölüm Koordinatörünüzle iletişime geçebilirsiniz. Tüm yazışmalarınızda ve hazırlayacağınız belgelerde isminizi tam olarak belirtiniz(özellikle iki ismi olan öğrenciler). Dönüş belgelerinizi teslim aşamasında sorun yaşamamak adına Türkiye ye dönmeden önce özellikle belgeler konusunda aklınıza takılan soruları bizlere mutlaka sorunuz. Türkiye ye döndüğünüzde dönüş belgelerinizi AB Ofisi ne hemen teslim ediniz.

6 Not (Güncel Belgeler Hakkında): Erasmus faaliyetinden yararlanacak olan tüm öğrencilerin sürekli olarak AB Ofisi web sayfasını takip etmelidir. Gidiş-Dönüş belgelerinde bazı belgelerde güncelleme yapılacak bazı belgeler ise listelerden çıkarılacaktır. AB Ofisi ne belgelerle ya da dosyanızla gelmeden önce güncel belgelere sahip olduğunuzdan emin olunuz. Bilgilerinize sunar, hepinize başarılı bir akademik yıl dileriz. Yıldız Teknik Üniversitesi Avrupa Birliği Ofisi Yildiz Technical University European Union Office Tel. : +90 (0) Fax : +90 (0) erasmus@yildiz.edu.tr Web site: