TÜRKIYE TASKÖMÜRÜ KURUMU GENEL MÜDÜRLÜÖÜ GENELGE: NO: 654

Transkript

1 J TÜRKIYE TASKÖMÜRÜ KURUMU GENEL MÜDÜRLÜÖÜ Konu: Malzeme Hareketi ZONGULDAK Ö GENELGE: NO: 654 Bu Genelge, Kurumumuz isyerlerinde üretim ve yatirim hedeflerinin gerçeklestirilmesi amaciyla ihtiyaç duyulan her türlü malzemenin satinalma veya üretim yolu ile temin edilmesinden sarf edilmesine kadar geçen süreç içindeki teslim ve tesellümü, ambarlanmasi, sarfi, stok girisi, stok çikisi, tahsisi, sevki, satisi ve kodlanmasi gibi is ve islemlerin TTK-NET Sistemi altinda çalisan GUSTO programi ile bilgisayar ortaminda kayitlarda izlenmesine iliskin usul ve esaslari düzenlemek amaciyla hazirlanmistir. GIRIS AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK Amac: Yillik Isletme Bütçelerinde öngörülen üretim ve yatirim hedeflerinin gerçeklestirilmesine yönelik ihtiyaç duyulan tüm isletme ve yatirim malzemelerinin alimi, tesellümü, kayitlara alinmasi, ambarlanmasi, nakledilmesi, ve kullanilmasini düzenlemektir. Kapsam: T.T.K Genel Müdürlügü ile bagli müesseselerimizin ihtiyaci olan malzemelerin ihtiyaç tespiti ile alimi ve tesellümünden tüketilmesine kadar geçen süreç içinde malzeme ile ilgili tüm islemleri yapmakla yükümlü olanlarla her kademedeki ilgilileri kapsar. Davanak: Genel Müdürlük ve bagli isyerlerinde kullanilan isletme ve yatirim malzemelerinin, Kamu Ihale Kanunu kapsaminda satin alinmasindan kullanilmasina kadar geçen süreç içindeki tüm islemlerin TTK-NET Sistemi altinda çalisan GUSTO programi ile bilgisayar ortaminda yapilmasini saglamaktir. Bu genelgede: Birinci Bölüm: Malzeme hareketi ile ilgili genel hükümleri, Ikinci Bölüm: Müesseseler ve Genel Müdürlüge bagli isletme müdürlüklerine, alinacak malzemelerin temininde izlenecek yöntemi, Üçüncü Bölüm: Maden Makineleri Fabrika Isletme Müdürlügünde imal edilen demirbas ve yedeklerinin temininde izlenecek yöntemi, Dördüncü Bölüm: Is güvenligi ile ilgili malzemelerin temininde izlenecek yöntemi, Besinci Bölüm:Insaat isleri ile ilgili malzemelerin temininde izlenecek yöntemi, Altinci Bölüm: Ahsap maden diregi ihtiyacinin temininde izlenecek yöntemi, Yedinci Bölüm: Genel Müdürlük ve birimleri ihtiyaci materyal gurubu malzemeler ile sosyal gurubu malzemelerin temininde izlenecek yöntemi, Sekizinci Bölüm: Levazim malzemelerinin temininde izlenecek yöntemi, Dokuzuncu Bölüm: Saglik malzemelerinin temininde izlenecek yöntemi, Onuncu Bölüm: Hizmet alimlarinda izlenecek yöntemi, Onbirinci Bölüm: Yatirim mallari (Kredili) girisinde izlenecek yöntemi kapsamaktadir. i

2 BIRINcI BÖLÜM MALZEME HAREKETLERI ILE ILGILI GENEL HÜKÜMLER: Madde I-Genel Müdürlük birimleri ve müesseselerin ambarlarinda bulunan malzemelerin birbirlerine verilmesi halinde satis esaslari uygulanir. Madde 2-Her müessese ve Genel Müdürlüge bagli isletme müdürlükleri alim programi ile tahsisatlarinin takibinden sorumlu olup, tahsisatlarinin saglikli bir sekilde takibi için diger müesseselerden ve Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügünden satis yoluyla saglanan malzemelerin gruplari ile miktar ve tutarlari da belirtilmek suretiyle müteakip ayin 10'uncu gününe kadar Genel Müdürlük Satinalma Dairesi Baskanligina bildirilecektir. Madde 3-Genel Müdürlüge bagli isletme müdürlükleri arasi malzeme hareketi 13/23 AMBARLAR ARASI MALZEME BONOSU ile ambarlar arasi transfer yapilip 22 MALZEME ALMA BONOSU ile malzemeler çekilecektir Madde 4-Kodlu ambari olmayan Genel Müdürlük ve birimleri (01) kodlu GENEL MÜDÜRLÜK AMBARINDAN malzemelerini 22 nolu MALZEME ALMA BONOSU ile Makine ve Ikmal Dairesi Baskanliginin onayina müteakip alacaklardir. Madde S-Genel Müdürlük birimleri ve müesseselerin alim programlarimn tespiti: Genel Müdürlük birimleri ve müesseseler en geç 15 mayisa kadar bir yil sonra kullanacaklari malzemelere iliskin taslak alim programlarini hazirlarlar. Daha sonra Idari ve Sosyal Isler, Makine ve Ikmal, Satinalma Dairesi Baskanliklari yapacaklari toplantilar sonucu anilan taslak programlara son sekli verilir. Ancak, is güvenligi ve insaat isleri ile ilgili malzemelerde standardizasyonu saglamak için, Genel Müdürlük birimleri ve müesseseler, adi geçen malzemelerle ilgili taslak alim programlarinin hazirlanmasinda Is güvenligi - Egitim ve Insaat Emlak Dairesi Baskanliklari ile gerekli mutabakati saglayacaklardir. IKINcI BÖLÜM: MÜESSESELER VE GENEL MÜDÜRLÜGE BAGLI ISLETME MÜDÜRLÜKLERINE ALiNACAK MALZEMELERIN TEMININDE IZLENECEK YÖNTEM: Madde 6.I-Müesseseler ve Genel Müdürlüge bagli isletme müdürlükleri, temin edilecek malzeme ihtiyaç listelerini her yilocak ayinin 15' ine kadar ilgili daire baskanliklarina göndereceklerdir. Gönderilen prevü listelerini ilgili daire baskanliklari siparis bakiyelerini ve yillik sarflari göz önüne alarak nihai seklini verdikten sonra sartnamelerini hazirlayip Satinalma Dairesi Baskanligina göndereceklerdir. Madde 6.2-Satinalma Dairesi Baskanligi tarafindan, sartname ve ihale yasasi çerçevesinde müesseseler ve Genel Müdürlük birimleri adina alim ihalesi yapilir ve en uygun teklif veren firmaya siparis baglanir. Yurt disindan temin edilen malzemeler için gümrük islemleri sonuçlandirilincaya kadar amlan dairece islemler yürütülür. Madde 6.3-Siparisi alan firma tarafindan malzemelerin Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina teslimiyle birlikte, Satinalma Dairesi Baskanligina verilen faturalarin bir nüshasi bu dairece konularina göre Makine-Ikmal ve Idari-Sosyal Isler Dairesi Baskanliklarina gönderilir. Bu birimler prevü miktarini ve son ihtiyaç durumlarini da dikkate alarak Genel Müdürlük birimleri için malzeme dagilimi ile müesseseler adina kesilen fatura bilgilerinin kontrolünü yapar. 2

3 Madde 6-4-Geçici ve kesin kabul islemleri yapilacak alimlarla ilgili kesin ve geçici kabul tarihleri Satinalma Dairesi Baskanliginca Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina bildirilecektir. Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi, geçici kabul tutanaklarini tanzim edip malzemelerin sartname kosullarini saglamasi halinde faturalardaki miktarina göre malzemelerin giris pusulalarini müesseselere ve/veya diger ihtiyaç birimlerine 7' ser kopya olarak tanzim eder. -Makine ve Ikmal Dairesi Baskanliginca, girisleri yapilan malzemelerin giris pusulasinin C nüshasi Satinalma Dairesi Baskanligina gönderilir. Müesseselerin Materyal Sube Müdürlükleri (veya ilgili birimler), kendi adlarina giris tanzim edilen malzemelerinin ve bunlara ait giris pusulalarini (C nüshasi hariç.) Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligindan 3 is günü içinde teslim alirlar. Her Müessese (veya ilgili birim) kendilerine ait giris islemlerinin takibinden ve malzemelerin naklinden sorumludur. 7' ser kopya olarak düzenlenen girislerin: A nüshasi, ilgili müessese veya Genel Müdürlüge bagli isletme müdürlüklerinin stok kontrol servislerine; (Materyal veya bilgi islem müdürlüklerine bagli) B nüshasi, ambar girisi yapan müessesenin materyal sube müdürlügü ambar sef1igikartoteksine, C nüshasi, Satinalma Dairesi Baskanligina (Bu nüsha kartoteks servisince numara verilmeden gönderilecek.), D nüshasi, müessese materyal sube müdürlügüne, E nüshasi, Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi ilgili sube müdürüne, F nüshasi, Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi Muayene ve Tesellüm Isleri Sube Müdürlügüne, G nüshasi, ilgili ambar memuruna gönderilecektir. Her Müessese ve Genel Müdürlüge bagli isletme müdürlügü ilgili birimlerince, malzemelerin ambar girisi sonrasi kartoteks numarasi verir ve giris pusulalarinin E ve F nüshalarini Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina iade eder. Madde 6.5-Müesseseler ve Genel Müdürlüge bagli isletme müdürlükleri 21 satis bonosu ile almis olduklari malzemelerin giris islemlerini, satin aldiklari müessese tarafindan dekont çekildikten sonra 11 GIRIS PUSULASi ile yapacaklardir. Malzemeyi satan müessese ve isletme müdürlükleri ilgili ayin malzeme mahsubunu aldiktan sonra malzeme dekontunu çekecektir. Malzeme hareketlerine (Giris ve sarf) her ayin 28' inci gününden itibaren son verilecektir. Ilgili aya ait malzeme giris sarf bonolari müesseselerde ve Genel Müdürlüge bagli isletme müdürlüklerinin stok kontrol servislerine ulastirilmis olacaktir. Madde 6.6-Müesseseler ve isletme müdürlükleri kendi bünyelerindeki kodlu ambarlarinda bulunan malzemeleri 22 nolu MALZEME ALMA BONOSU ile çekerler. KOLTUK AMBARiNA ÇEKILEN MALZEMELERIN BU AMBARDA BEKLEME SÜREsI 15 GÜNDEN FAZLA OLAMAZ. Madde 6.7-Patlayici madde (Dinamit-kapsül) aliminda izlenecek yol: Cen~UN e ve Jkma! a~a!;:kaiii 3

4 Müesseselerde bir yil somaki dinamit ve dinamit kapsülleri ihtiyaçlarini, patlayici madde satinalma ve kullanma izin belgesinin çikarilmasi için her yil eylül ayi sonuna kadar Is Güvenligi ve Egitim Dairesi Baskanligina bildirirler. Dinamit kapsüllerinin ve dinamitin ruhsat (patlayici madde satinalma ve kullamna izin belgesi) çikarma islemleri Is Güvenligi ve Egitim Dairesi Baskanliginca, nakliye ve sigorta islemleri ile emniyet ve güvenlik belgeli eleman saglama MKE Kurumunca, bosaltma ve depolama Makine ve Ikmal Dairesi takibinde müesseseler tarafindan yürütülür. Ancak, M.K.E Kurumundan patlayici madde alimi uygun görülen Amasra Taskömürü Isletme Müessesesi ruhsat çikarma islemini kendi yapacak nakliye, bosaltma, depolama gibi faaliyetler ise yukarida belirtildigi sekilde yürütülecektir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM MADEN MAKINALARI FABRIKA ISLETME MÜDÜRLÜÖÜNDE IMAL EDILEN DEMIRBAS VE YEDEKLERIN HAREKETINDE IZLENECEK YÖNTEM. ' Madde 7.I-Müesseseler ve Genel Müdürlüge bagli isletme müdürlükleri, Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügü imali makine demirbaslarim ve bunlarin yedeklerinden bir somaki yila ait taslak taleplerini, O1 mart tarihine kadar hazirlayarak Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina göndereceklerdir. Madde 7.2-Anilan talepler; Makine ve Ikmal Dairesi Baskanliginca incelendikten soma Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügüne gönderilecek, bu Isletme Müdürlügü imal edecegi ve piyasadan temin edilecek malzemeleri belirleyerek listeleri Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina iade edecektir. Madde 7.3- Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi, Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügü ve ihtiyaç birimlerinin yetkilileri ile yapacagi toplantilar sonucunda piyasada imal edilecek ve Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügünde yapilacak standart yedeklerin listelerini kesinlestirecektir. Madde 7.4-Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügünden ve piyasadan temin edilecek malzeme listeleri, bilgi için Makine ve Ikmal Dairesi Baskanliginca ilgili müesseselere ve Genel Müdürlüge bagli isletme müdürlüklerine gönderilecektir. Madde 7.5-Genel Müdürlük birimlerinin ve müesseselerin zorunlu olarak siparis pusulasi ile imalat talebinde bulunmalari halinde, bu talepler Makine ve Ikmal Dairesi Baskanliginca onaylandiktan soma talep birimlerince Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügüne intikal ettirilecektir. Imalati tamamlanan malzemelerin çikis pusulalari, Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügünce tanzim edilecek ve bir nüshasi müteakip ayin 10'una kadar Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina gönderilecektir. Madde 7.6-Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügünde imal edilen demirbaslara ait yedeklerden piyasadan temin edilenlerin giris islemlerinde 6.4 maddesinde belirtilen hususlar uygulanacaktir. Madde 7.7- Demirbaslarin temini: Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügünce imal edilen demirbaslarin ihtiyaç birimlerince talep edilmesi halinde; birimler 21 no'lu SATIS 4

5 Müesseselerde bir yil sonraki dinamit ve dinamit kapsülleri ihtiyaçlarini, patlayici madde satinalma ve kullanma izin belgesinin çikarilmasi için her yil eylül ayi sonuna kadar Is Güvenligi ve Egitim Dairesi Baskanligina bildirirler. Dinamit kapsüllerinin ve dinamitin ruhsat (patlayici madde satinalma ve kullanma izin belgesi) çikarma islemleri Is Güvenligi ve Egitim Dairesi Baskanliginca, nakliye ve sigorta islemleri ile emniyet ve güvenlik belgeli eleman saglama MKE Kurumunca, bosaltma ve depolama Makine ve Ikmal Dairesi takibinde müesseseler tarafindan yürütülür. Ancak, M.K.E Kurumundan patlayici madde alimi uygun görülen Amasra Taskömürü Isletme Müessesesi ruhsat çikarma islemini kendi yapacak nakliye, bosaltma, depolama gibi faaliyetler ise yukarida belirtildigi sekilde yürütülecektir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM MADEN MAKINALARI FABRIKA ISLETME MÜDÜRLÜÖÜNDE IMAL EDILEN DEMIRBAS VE YEDEKLERIN HAREKETINDE IZLENECEK YÖNTEM.. Madde 7.1-Müesseseler ve Genel Müdürlüge bagli isletme müdürlükleri, Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügü imali makine demirbaslarini ve bunlarin yedeklerinden bir sonraki yila ait taslak taleplerini, O1 mart tarihine kadar hazirlayarak Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina göndereceklerdir. Madde 7.2-Anilan talepler; Makine ve Ikmal Dairesi Baskanliginca incelendikten sonra Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügüne gönderilecek, bu Isletme Müdürlügü imal edecegi ve piyasadan temin edilecek malzemeleri belirleyerek listeleri Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina iade edecektir. Madde 7.3- Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi, Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügü ve ihtiyaç birimlerinin yetkilileri ile yapacagi toplantilar sonucunda piyasada imal edilecek ve Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügünde yapilacak standart yedeklerin listelerini kesinlestirecektir. Madde 7.4-Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügünden ve piyasadan temin edilecek malzeme listeleri, bilgi için Makine ve Ikmal Dairesi Baskanliginca ilgili müesseselere ve Genel Müdürlüge bagli isletme müdürlüklerine gönderilecektir. Madde 7.S-Genel Müdürlük birimlerinin ve müesseselerin zorunlu olarak siparis pusulasi ile imalat talebinde bulunmalari halinde, bu talepler Makine ve Ikmal Dairesi Baskanliginca onaylandiktan sonra talep birimlerince Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügüne intikal ettirilecektir. Imalati tamamlanan malzemelerin çikis pusulalari, Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügünce tanzim edilecek ve bir nüshasi müteakip ayin 10'una kadar Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina gönderilecektir. Madde 7.6-Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügünde imal edilen demirbaslara ait yedeklerden piyasadan temin edilenlerin giris islemlerinde 6.4 maddesinde belirtilen hususlar uygulanacaktir. Madde 7.7- Demirbaslarin temini: Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügünce imal edilen demirbaslarin ihtiyaç birimlerince talep edilmesi halinde; birimler 21 no'lu SATIS 4

6 BONOSU tanzim edip, Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi ve Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügü yetkiiilerince bonolarin onaylanmasini müteakip demirbaslarini alirlar. Ilgili talep birimleri, bu demirbaslar için 41 no'lu ambara 11 nolu GIRIs PUSULASi düzenleyecektir. Madde 7.8- Yedeklerin temini: Talep birimleri, madde 7.6 'daki demirbaslara ait yedek taleplerini "yedek malzeme isteme" formu (3 adet) tanzim ederek Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina basvurmak suretiyle yaparlar. Malzeme, anilan formun Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügü yetkililerince görülmesini müteakip Mamul Ambarindan çekilir. Her ay sonu talep birimleri bu formlarin miktarina es deger 21 no'lu SATIS BONOSUNU tanzim edip en geç i hafta içinde Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina onaylatarak isleme koyarlar. Giris islemlerinde 6.5 nolu madde uygulanir. Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligindan onayalinmadan hiçbir malzeme verilmeyecek, verildigi takdirde ilgili birim sorumlu tutulacaktir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Is GÜVENLIGI ILE ILGILI MALZEMELERIN TEMININDE IZLENECEK YÖNTEM Madde 8.I-Is güvenligi ile ilgili malzemelerin temininde Genel Müdürlük birimleri, bagli isletme müdürlükleri ve müesseseler taleplerini, Is Güvenligi ve Egitim Dairesi Baskanligina yapacaklardir. Adi geçen daire, talepleri tetkik ettikten sonra taslak sartnameleriyle birlikte temini için Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina bildirecektir. Madde 8.2-Temin edilen is güvenligi ile ilgili tüm yedek malzemelerin ambar girisleri müesseseler adina yapildiktan sonra, müesseseler kendileri adina girisi yapilan malzemeleri çekerek Is Güvenligi ve Egitim Dairesi Baskanligina vereceklerdir. Is Güvenligi ve Egitim Dairesi Baskanligi bu malzemelerden müesseselere verilmesi gereken yedekleri verecek, digerlerini ise emanete alarak her müessesenin gönderdigi is güvenligi teçhizatlarinin tamirinde kullanacaktir. BESINCI BÖLÜM INASAA T ISLERI ILE ILGILI MALZEMELERIN TEMININ DE IZLENECEK YÖNTEM Madde 9.I-Insaat isleri ile ilgili malzemelerin temininde Genel Müdürlük birimleri, bagli isletme müdürlükleri ve müesseseler taleplerini Insaat Emlak Dairesi Baskanligina yapacaklardir. Adi geçen daire talepleri tetkik ettikten sonra taslak sartnameleri ile birlikte temini için Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina bildirecektir. Madde 9.2- Genel Müdürlük birimleri ve bagli isletme müdürlüklerinin küçük kasa yönergesi kapsaminda alinmasina müsaade edilen insaat malzemeleri de, Insaat Emlak Dairesi Baskanligina bildirilecek ve anilan dairece uygun görülen malzemeler Makine ve I~al Dairesi Baskaninin onayini müteakip Küçükkasa yolu ile temin edilecektir..t ALTiNCi BÖLÜM AHSAP MADEN DIREGI IHTIYACININ TESPIT, TEMIN VE DAGITIMINDA IZLENECEK YÖNTEM. Madde LO.I-Müesseseler bir sonraki yilin üretim ve hazirlik is programlarini esas alarak ve stoklarinda bulunan maden direk miktarini da göz önüne alarak ihtiyaçlarini belirleyeceklerdir. Belirlenen maden direk miktarlari cins, çap ve boylarina göre tasnif edilip agustos ayinin ikinci haftasina kadar Isletmeler Dairesi Baskanligina bildirecektir. (Form l-a.l.b) 5

7 Madde io.2-isletmeler Dairesi Baskanliginca, müesseselerden gelen Kurumun bir sonraki yil satin alacagi maden direk ihtiyaç miktari noktalari bazinda belirlenecektir.(form 2) bilgiler dogrultusunda müesseselerin tüketim Madde io.3-kurumun bir yil sonraki ihtiyaci olarak tespit edilen maden diregi miktarlari, Isletmeler Dairesi Baskanliginca; cins, çap ve boy itibari Ile eylül ayi sonuna kadar Orman Genel Müdürlügüne bildirilecektir. Madde 10A-Maden direk teslim tesellüm isleri, müesseselerin ve isletmelerin direk ambari veya direk stok ve imalat sahalarinda görevli yetkililer tarafindan yapilacaktir. Madde 10.5-Maden direklerinin orman isletmelerinden TTK müesseselerine nakli ve müessese stoklarindan tahliye, tasnif, istif biçme ve ocak arabalarina yüklenmesi isleri Isletmeler Dairesi Baskanliginca hazirlanacak sözlesme ve teknik sartnameler dogrultusunda üçüncü sahislara yaptirilacaktir. Madde Aylik direk hesaplari ile ilgili belgeler müesseselerce düzenlenerek müteakip ayin 5'ine kadar Isletmeler Dairesi Baskanligina gönderilecektir. Madde Müessese müdürlükleri, kendilerinin direk ambar ve stok yerlerine günlük intikal eden miktar ile günlük sarfiyat ve stokta kalan miktari, cumartesi ve pazar günleri hariç olmak üzere her gün saat IO.OO'akadar telefon ile Isletmeler Dairesi Baskanligi Direk Isleri Sube Müdürlügü Direk Stok-Tevzi Servis Sefligine bildirecektir Madde Müesseseler arasinda yapilacak direk tasimalari, yükleme ve bosaltma isleri Isletmeler Dairesi Baskanliginca koordine edilecektir. YEDINCI BÖLÜM GENELMÜDÜRLÜK VE BIRIMLERI IHTIYACI MATERYAL VE SOSYALGRUBU MALZEMELERIN TEMININDE IZLENECEK YÖNTEM: Madde ILI-Genel Müdürlük ve birimleri; her yilocak ayinin 15'ine kadar ihtiyaç duyduklari materyal grubu malzemeleri Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina, sosyal grubu malzemeleri ise Idari ve Sosyal Isler Dairesi Baskanligina göndereceklerdir. Madde 1L2-Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi ve Idari ve Sosyal Isler Dairesi Baskanligi ~ihtiyaç taleplerini incelerneyi müteakip yürürlükteki prosedüre uygun olarak Kurumun yillik is. programina konulmasini saglayacaktir..1 Madde ll3-kurumumuz yillik is programinda ve prevü listelerinde yer alan materyal ve sosyal grubu malzemeler temini için talep birimi (Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi veya Idari ve Sosyal Isler Dairesi Baskanligi) tarafindan Satinalma Dairesi Baskanligina gönderilir. Madde i la-satinalma Dairesi Baskanligi kendisine intikal eden materyal ve sosyal grubu malzemeleri ihale ederek siparise baglar ve talep yerine göre siparis mektuplarindan ikiser nüshayi Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi ve Idari ve Sosyal Isler Dairesi Baskanligina gönderir. 6

8 Madde 11.5-Materyal ve sosyal grubu malzemelerin, Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi Tesellüm Ambarina teslimi ile birlikte Satinalma Dairesi Baskanligina verilen faturalarin bir nüshasi adi geçen Baskanlikça malzemenin talep birimi olan : -Materyal grubu malzemeler için Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina, -Sosyal grubu malzemeler için ise Idari ve Sosyal Isler Dairesi Baskanligina gönderilir. Madde 11.6-Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi ve Idari ve Sosyal Isler Dairesi Baskanligi, Genel Müdürlüge bagli birimlerin ihtiyaç durumlarini dikkate alarak faturadaki malzeme miktarlarinin dagilimlarini yapar. Idari ve Sosyal Isler Daire Baskanliginca dagilimi yapilan faturalar da Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina gönderilir. Madde 11.7-Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi malzemelerin siparis sartlarini ve/veya sartname kosullarini saglamasi halinde faturadaki dagilim miktarlarina göre malzemelerin Genel Müdürlük bünyesindeki birimlere 6'sar kopya olacak sekilde giris pusulalarini tanzim eder. 6 nüsha olarak düzenlenen girislerin; A nüshasi, Muhasebe Dairesi Baskanligi malzeme servisinden hesap numarasi aldiktan sonra bilgi islem malzeme servisine, B nüshasi, Genel Müdürlük kartoteks servisine, C nüshasi, Satinalma Dairesi Baskanligina, D nüshasi, Makine ve Ikmal Dairesi veya Idari ve Sosyal Isler Dairesi Baskanliginda ilgili sube müdürüne, E nüshasi, Makine ve Ikmal Dairesi Müdürlügüne, Baskanligi Muayene ve Tesellüm Isleri Sube F nüshasi, ilgili ambar memuruna veya ilgili birime gönderilir. Madde Genel Müdürlük ve birimleri adlarina giris tanzim edilen malzemelerini en geç 3 gün içinde Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligindan alirlar. Madde Ambar çikislari: Genel Müdürlük ve birimleri girisi yapilmis olan materyal ve sosyal grubu malzemeleri kendilerine Muhasebe Dairesi Baskanliginca verilecek hesap numarasini kullanarak ve 22 NOLU MALZEME ALMA BONOSU ile alacaklardir. Madde Genel Müdürlük ve birimleri yatirim malzemelerini ise 22 MALZEME BONOSU ve MADDI DURAN VARLIK NAKIL FIsI hazirlayarak Etüt Plan-Proje ve Tesis Dairesi Baskanliginin ve Makine ve Ikmal Dairesi Baskanliginin onayini müteakip alir. SEKIzINcI BÖLÜM LEV AZIM MALZEMELERININ TEMININDE IZLENECEK YÖNTEM. Madde Genel Müdürlük birimleri ve müesseseler adina satin alinacak levazim malzemelerine ait talepler, taslak sartnameleri ile birlikte Idari ve Soysal Isler Daire Baskanligina yapilir. 7

9 Madde 12.2-Gene1 Müdürlük birimleri ve müesseseler, isçilere verilecek koruma teçhizati taleplerini Is Güvenligi ve Egitim Dairesi Baskanligina yaparlar. Adi geçen daire talepleri tetkik ettikten sonra temini için taslak sartnameleri ile birlikte Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina bildirir. Madde 12.3-Genel Müdürlük birimleri ve müesseseler özel güvenlik teskilati personelinin ihtiyaci giyim esyalari talebini Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina yaparlar. Madde l2.4-makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi ve Idari ve Sosyal Isler Daire Baskanliginca sartnamelerine göre satin alinacak malzemeler temini için Satinalma Dairesi Baskanligina gönderilir. Bu malzemeler Satinalma Dairesi Baskanligi tarafindan sartname ve ihale yasasi çerçevesinde siparise baglanir. Siparis mektuplarindan ikiser nüsha Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi ve Idari ve Sosyal Isler Dairesi Baskanligina gönderilir. Madde 12.5-Siparisi alan firma tarafindan malzemelerin Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina teslimi ile birlikte Satinalma Dairesi Baskanligina verilen faturanin bir nüshasi bu dairece Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi ve Idari ve Sosyal Isler Dairesi Baskanligina gönderilir. Anilan birimler Genel Müdürlük birimleri için malzeme dagilimi ile müesseseler adina kesilen fatura bilgilerinin kontrolünü yapar. Madde 12.6-Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi malzemenin sartname kosullarini saglamasi halinde kendisine gönderilen fatura ve dagilim miktari üzerinden ilgili birimler adina giris pusulasi düzenler. Madde 12.7-Ek-1deki levazim malzemelerinin girisleri müesseselerin ve Genel Müdürlüge bagli isletme müdürlüklerinin kodlu ambarlarina, diger Genel Müdürlük ihtiyaçlari ise 01 KODLU AMBARA yapilacaktir. 7' ser kopya olarak düzenlenen girislerin; A nüshasi ilgili müessese veya Genel Müdürlügüne bagli isletme müdürlüklerinin stok kontrol servisine (Materyal veya bilgi islem müdürlüklerine bagli) B nüshasi ambar girisi yapan Genel Müdürlük birimleri kartoteks servisine veya müessesenin sosyal ve idari isler sefligi kartoteks servisine, C nüshasi Satinalma Dairesi Baskanligina, (Bu nüsha kartoteks servisince numara verilmeden göderilir.) D nüshasi Genel Müdürlük birimlerine veya müessesenin sosyal isler sefligine, E nüshasi Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi ve Idari ve Sosyal Isler Dairesi Baskanligi ilgili sube müdürlügüne, F nüshasi Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi Muayene ve Tesellüm Isleri Sube Müdürlügüne, G nüshasi ilgili ambar memuruna, gönderilecektir. Her birim Makina ve Ikmal Dairesi Baskanligindan girisi yapilan malzemelerini ve bunlara ait giris pusulalarini (C nüshasi hariç) 3 is gününde teslim alirlarjlgili birimler kendilerine ait giris islemlerinin takibinden ve malzemelerin naklinden sorumludur. Malzemelerin ambar girisi sonrasi her birimce kartoteks numarasi verilir ve pusulalarin E ve F nüshalari Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina iade edilir. 8

10 DOKUZUNCU BÖLÜM: SAÖLlK MALZEMESI TEMININDE IZLENECEK YÖNTEM: Madde Madde: B-Personel Dairesi Baskanligi Saglik Isleri Sube Müdürlügünce bir yil sonra kullanacagi parasalolarak degerlendirilmis malzeme listelerini 15 mayisa kadar Satinalma ve Makine ve Ikmal Dairesi Baskanliklarina bildirilecektir. Ayrica ilaç ihtiyaci için ön görülen tahsisat programa konulacaktir. Saglik malzemeleri için düzenlenen ambar giris pusulalarinin A nüshasi Muhasebe Dairesi Baskanligi Malzeme Servisinden hesap numarasi aldiktan sonra Bilgi Islem Malzeme Servisine gönderilecektir. Personel Dairesi Baskanligi Saglik Isleri Sube Müdürlügünün ihtiyaci olan malzemelerden materyal grubu olanlari Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina, sosyal malzeme ile ilgili ihtiyaçlar Idari ve Sosyal Isler Dairesi Baskanligi, ilaç ihtiyaçlarini Satinalma Dairesi Baskanligina intikal ettirecektir. ONUNCU BÖLÜM HIzMET ALiMLARiNDA IZLENECEK YÖNTEM: Madde l4.1-kurumumuzca disaridan saglanacak hizmet alimlarina ait teknik ve özel sartnameler Genel Müdürlük ilgili dairesi ve hizmete muhatap birimin yetkili elamanlariyla birlikte hazirlanarak tahsisatiyla birlikte Satinalma Dairesi Baskanligina intikal ettirilir.bu hizmet alimi için gerekli ön onay (Talep onayi) Genel Müdürlükteki istem birimince temin edilecektir. Ihalesi Satinalma Dairesi Baskanliginca yerine getirilecek hizmetin ihale sonrasi tanzim olunacak anlasma uyarinca takibi, yürütümünün saglanmasi ve bedel ödemesi Genel Müdürlük ilgili daire baskanliginca yerine getirilecektir. Madde l4.2-hizmet alinarak bükü1enbag demirlerinin müesseselere dagilimi Makine ve Ikmal Dairesi Baskanliginca koordine edilecektir. Madde l4.3-yatirim programlarinda yer almayan isler için yatirim amaçli ve demirbas elde edilecek sekilde hizmet alimi yapilmayacaktir. ONBIRINcI BÖLÜM YATIRIM MALLARi GIRIsINDE UYULMASI GEREKEN GENEL ESASLAR: Madde 15.I-Genel Müdürlük birimleri ve müesseseler satinalma mubayaa programlarindaki malzemeleri yatirim, kayda tabi, tüketim (sarf) olarak ayiracaklar, hazirlayacaklari ihtiyaç listelerinde tahsisatlari sarf ve yatirim olarak belirteceklerdir. Madde l5.2-ihtiyaç listesinde yer alan yatirim ve sarf malzemelerin giris islemleri ayri ayri yapilacaktir. Madde l5.3-gerek sarf, gerekse yatirim malzemesi olarak ayin özellikteki malzemeler için ambarlarda ayri ambar stok kartlari tutulacaktir. Madde Yatirim ambarlarina yapilacak giris ve çikis pusulalarina mutlaka ilgili birimin yatirimlar subesi yetkilerinin onayindan sonra "YATIRIM MALIDIR" kasesi vurulacaktir. Bu ibareyi tasimayan pusulalar isleme konulmayacaktir. Madde 15.5-Yatirim ambarlarindan bir baska ambara malzeme çekilemeyecegi gibi, bir baska ambardan da yatirim ambarina giris yapilamayacaktir. 9

11 Madde Yatirim ambarindan çekilecek malzemeler içim tanzim edilecek pusulalarda mutlaka hesap ve kredi numarasi yazilacak aksi halde bu pusulalar isleme konulmayacaktir. Madde 15.7-Yatirim ambarlarinda müesseseler arasi islem yapilmayacaktir. Ancak Genel Müdürlük yetkili birimlerince A müessesesinin yatirim ambarinda bulunan malzemenin B müessesesine verilmesi talimatlanmis ise: - B müessesenin yatirim programinda söz konusu yatirim malinin kredi olarak karsiligi var ise: A müessesesi o yatirim malinin B müessesesine naklini 21 satis bonosu ile yapar. - B müessesesinin yatirim programinda söz konusu yatirim malinin kredi olarak karsiligi yok ise: A müessesesi o yatirim malini 22 nolu MALZEME ALMA BONOSU vererek ambardan çekecek, malzeme sabit kiymetlere intikal ettirildikten sonra 22 nolu MALZEME ALMA BONOSU ekindeki maddi duran varlik nakil fisi ile B müessesesine nakledilecektir. Takip eden sene içerisinde söz konusu yatirim malzemesi için gerekli islemler B müessesesince yürütülür. Madde 15.8-Demirbas malzeme mahiyetindeki malzemelerin yatirim ambarindan çekilisinde mutlaka maddi duran varlik nakil fisi tanzim edilmis olacaktir. Madde 15.9-Genel Müdürlük birimleri ve müesseselerin ihtiyaci olarak siparis edilen malzemelerin firmalarca Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina teslimi ile birlikte Satinalma Dairesi Baskanligina verilen faturalarin bir nüshasi bu dairece Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina gönderilir. Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi Genel Müdürlük birimleri için malzeme dagilimini, Genel müdürlüge bagli isletme müdürlükleri ve müesseseler adina kesilen fatura bilgilerinin kontrolünü yapar. Malzemelerin sartname kosullarini saglamasi halinde yatirim malzemeleri için her birim adina 41 veya 42 nolu ambara giris pusulasi düzenlenir. Girisleri yapilan malzemelerin giris pusulasinin C nüshasi Satinalma Dairesi Baskanligina gönderilecektir. Giris için tanzim edilecek pusuladaki ambar kodu: a)yurt içinden alinan yatirim malzemeleri için 41, b)yurt disindan alinan yatirim malzemeleri için 42 olacaktir. Madde Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina yatirim malzemeleri için düzenlenen giris pusulasi (C nüshasi hariç) Genel Müdürlük birimleri ve müesseselerin ilgili sube müdürlügü ambar sorumlusunca 3 gün içinde teslim alinacaktir. Her birim kendilerine ait giris islemlerini takip etmekten sorumludur. Yatirim malzemeleri giris pusulasi 7 nüshadir. Bu nüshalarin, A nüshasi, ilgili müessese veya Genel Müdürlüge bagli isletme müdürlüklerinin stok kontrol servislerine (Materyal veya bilgi islem müdürlüklerine bagli) B nüshasi ambar giris birimin ilgili müdürlügü ambar sefligi kartoteksine, C nüshasi, Satinalma Dairesi Baskanligina, (Bu nüsha kartoteks servisince numara verilmeden gönderilir.) D nüshasi; Genel Müdürlük birimi veya müessese materyal sube müdürlügüne, E nüshasi, Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi ilgili sube müdürlügüne, LO

12 F nüshasi, Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligi Muayene ve Tesellüm Isleri Sube Müdürlügüne, G nüshasi, ilgili ambar memuruna gönderilecektir. Malzemelerin ambar girisi sonrasi Genel Müdürlük ve müesseselerin ilgili birimlerince kartoteks numarasi verilir ve giris pusulalarinin E ve F nüshalari Makine ve Ikmal Dairesi Baskanligina iade edilir Madde Makine ve Ikmal Dairesi Baskanliginca yatirim malzemeleri için düzenlenen giris pusulasi ilgili Genel Müdürlük birimi ve müessesenin materyal sube müdürlügü ambar sorumlusuna zimmetle teslim edilecektir. Ilgili Genel Müdürlük ve müessesenin materyal sube müdürlügü, Makine ve Ikmal Dairesi Baskanliginca yatirim malzemeleri için yapilan giris islemlerini takip etmekten sorumludur. Madde l5.l2-yatirim malzemelerin fiziki yatirima dönüstürülebilmesi için 22 no.1u MALZEME ALMA BONOSU kullanilacaktir. Genel Müdürlükte Etüt Plan-Proje ve Tesis Daire Baskanligi (Yatirim Isleri Sube Müdürlügü) müesseselerde etüt tesis sube müdürlügünce "KREDILI" damgasi vurulmayan bonolar isleme tabi tutulmayacaktir. GENELGENIN YÜRÜRLÜGE GIRMESI Madde l6-bu genelge 02/02/2009 tarihinden itibaren yürürlüge girer. Madde 17. Bu genelgenin yürürlüge girmesiyle 573 sayili genelge yürürlükten kaldirilmistir. Tüm personelin malzeme hareketi ile ilgili uygulamada, yayinlanan genelgeler dogrultusunda titizlik göstermesini ve geregini önemle rica ederim. Rifat DAGDELEN Yönetim Kurulu Baskani Genel Müdür EKLER: Ek -1 Liste Ek-2 Form (la-l b) Ek-3 Form-2 Ek-4 Ambar kodlari listesi

13 DAGITIM: GEREGI IçIN: -Genel Müdürlüge dogrudan bagli birimlere -Daire Baskanliklarina -Müessese Müdürlüklerine BILGI IçIN: -Genel Müdür YardimcIlarina NOT: 1-Ek-1 de gösterilen malzemelerle ilgili talepler Idari ve Sosyal Isler Dairesi Baskanligina 2- Genel Müdürlük birimleri ve müesseseler emprevü taleplerden mümkün oldugunca kaçinacak, zaruret halinde piyasadan talep edilen malzemeler için siparis çizelgesi hazirlanacak ve tahsisati belirterek talepte bulunacaktir. Maden Makinalari Fabrika Isletme Müdürlügünde imal edilmesi istenen bu tür malzemelerle ilgili siparis pusulasi tanzim edilecektir. 3- Zaruret halinde talep edilen malzemeler için talep birimi kendi ambarlari ve Kurumumuz diger ambarlarinda da gerekli arastirmayi yaptiktan sonra ihtiyacin giderilememesi durumunda emprevü talebinde bulunacaktir.