Time Saat, Saha Operasyonlarını Workcube ERP İle Yönetiyor.

Transkript

1 workcube başarı hikayesi TİME SAAT Time Saat, Saha Operasyonlarını Workcube ERP İle Yönetiyor yılında Q&Q markasının Türkiye deki tüm dağıtım ve tenlik servis haklarını alarak Q&Q markasının Türkiye deki tek yetkili dağıtıcısı olan Time Saat, sektördeki büyümesini emin adımlarla sürdürüyor. Toptancılıkla başladığı saat sektöründeki satış faaliyetlerini, mağaza ve internet ile genişleten Time Saat, artan iş hacmi ve büyüyen saha organizasyonunu daha iyi yönetmek üzere 2008 yılında Workcube ERP ye geçiş yaptı. 6 yıldır Workcube ERP kullanıcıları arasında yer alan Time Saat in Workcube ile değiştirdiği iş yapış biçimini ve ERP ile elde ettikleri kazanımları, Time Saat Genel Müdürü Mehmet Yıldızoğulları ve Time Saat ERP Proje Yöneticisi Gülşah Abdikoğlu anlattı.

2 Workcube ün hem esnek hem ölçeklenebilir hem de geliştirime açık yapısı kararımızda çok etkili oldu 1996 yılında kurulan Time Saat, Q&Q Türkiye distribütörü dür. Q&Q markalı ürünleri Türkiye ye biz getiriyor ve dağıtıyoruz. Sahada pazarlama ve satış çalışmalarını yöneten 8 kişilik pazarlama ekibimiz var. Bu ekip yeri geliyor yanlarına aldıkları numune çantalarıyla yeri geliyor akıllı cihazlar üzerinden online katalog ile satış yapıyor den önce sadece toptancılara çalışıyorduk, toptancılar da saatçilere dağıtım yapıyordu. O dönemlerde ERP gibi kapsamlı bir sisteme ihtiyaç duymuyorduk. Daha sonra firmamız pazarlama ekibi kurmaya karar verdi, ekip büyüdü, operasyon değişti. Büyüyen organizasyonu yönetmek için ERP ye ihtiyaç duyduk. Artık bu işi daha sistemli ve profesyonel yapmak gerekiyordu. Mehmet Yıldızoğulları Time Saat - Genel Müdür 2008 yılında ERP sistemi araştırmasına girdik, görüştüğümüz firmalar arasında aklımıza en çok yatan Workcube oldu. Biz büyümeye karar vermiş ve bu yönde çalışmalara odaklanmıştık, dolayısıyla bizim büyümemizi destekleyebilecek, ilerleyen dönemlerde artan iş hacmini yönetebilecek bir sistem olması bizim birinci önceliğimizdi. Workcube ün hem esnek hem ölçeklenebilir hem de geliştirime açık yapısı kararımızda çok etkili oldu. Workcube ü 6 yıldır kullanıyoruz yılında verdiğimiz bu kararın ne kadar yerinde olduğunu ve boşa yatırım yapmadığımızı bugün net bir şekilde görüyoruz. Workcube ün bize sunduğu çok fazla alan olmasına karşın modüllerin tamamını kullanmıyoruz, şu an için tabii. Workcube çok derin bir ERP sistemi, büyümemize orantılı olarak ihtiyaçlarımız ortaya çıktıkça Workcube ün o ihtiyaçları karşılayan alanlarını kullanıma alarak sistemin daha fazla kısmını kullanabiliyoruz, bunu yapabiliyor olmak bizim için yeterli.

3 Satış elemanı sahaya inip barkod okutarak ürünü müşteriye teslim ettiğinde sistemde kayıtlı olan numune çantasından o ürün anında düşüyor Tüm çalışanlar sistemde Saha ekiyle birlikte 24 çalışanımız var, sistemde her çalışanın ID sine göre bir numune çantası oluşturuldu. Sisteme şifresiyle erişen çalışan, ismine kayıtlı numune çantasından sipariş oluşturuyor ve oluşturduğu her sipariş için prim alıyor. Ben ne kadar satış yapmışım, hangi üründen ne kadar satılmış? tüm bu hareketler profilleriyle ilişkili olarak Workcube üzerinden takip edilebildiği gibi raporlanabiliyor da. Workcube e ilk stok yönetimini taşıdık Gülşah Abdikoğlu Time Saat - ERP Proje Yöneticisi Bizim için stok çok kritik bir süreçti, Workcube e ilk taşıdığımız alan da bu oldu. Stok yönetiminin yanı sıra kullandığımız diğer uygulamalar ön muhasebe ve cariler, üye yönetimi, ürün yönetimi, PDA uygulaması ve B2C portal. İnsan kaynaklarına geçiş yapamadık mesela, gündemimizde olan konulardan birisi, bir diğeri de muhasebe. Muhasebe tarafında dışarıdan destek alıyoruz, çalıştığımız bir mali müşavir var. Süreci tamamlamaya çalışıyoruz, artık muhasebeyi de Workcube üzerinden yönetmek istiyoruz.

4 Şu an depodan izinsiz bir ürünün çıkamadığı bir sisteme sahibiz Workcube ün bize en çok yararı stok yönetiminde olmuştur. Daha önce birden fazla Excel üzerinden yönetilen ve kayıpların ölçülemediği bu hareketlerin kontrolü artık Workcube de. Daha önceki yapıda depodan çıkan ürünün kaydı olmadığı için kayıplar fazlaydı. Müşteriye 20 tane mi 10 tane mi ürün fazla göndermişiz, bunu tam olarak bilemiyorduk. Şu an müşteri 200 tane sipariş verdiğinde, müşteriye 201 tane mi gitti 199 tane mi gitti bunu Workcube den takip ediyoruz. Müşteri bize bir tane saat eksik geldi, nerede dediğinde biz ona aldığı ürünlerin referansını gönderiyoruz ve müşteri bize hangi ürün gelmediyse belirtiyor, bu durumda depomuzda fazla ürün görünüyor ürün fazla gittiğinde ise depomuz açık veriyor. Depodan müşteriye giden ürünle müşteriden alınan sipariş birebir örtüşüyor, yani kaçak göçek olamaz orada, sistem direkt ele veriyor. Yıl sonu stok raporu alırken de hiçbir şey gözden kaçmıyor. Sene başında ne kadar ürün gelmiş, ne kadarı çıkmış, ne kadar kalmış hepsini sistem yönetiyor. Şu an depodan izinsiz bir ürünün çıkamadığı bir sisteme sahibiz. Aylık gelen ürün belli, depoya giren belli, müşteriye satılan belli, depoda yatan belli, bu verileri kullanarak sistemden karşılaştırma yaptığımızda otomatik olarak depodaki ürünü de saymış oluyoruz. Yıl sonu sayımlarımızda ise elimize gelen ürünle sistemdeki ürünleri karşılaştırmak çok kolay ve kısa sürüyor, varsa bir fark anında görüyoruz ki genelde ERP ye geçtiğimizden bu yana yaşanan kayıpları ortadan kaldırdığımızı söyleyebilirim. Aynı zamanda tüm stok hareketlerini de Workcube üzerinden gerçek zamanlı izleyebiliyoruz.

5 Maliyetlerimizi de Workcube den çekiyoruz Maliyet çekmeye yeni başladık. Daha önce mali müşavirimiz dışarıdaydı ve bu işlemleri kendi sistemi üzerinden yapıyordu. Geçen sene danışmanlarınızdan İlker Bey geldi ve bu işlemleri Workcube üzerinden nasıl yapacağımızı anlattı. Bir iki eğitimle beraber artık maliyetlerimizi sistemden çekebileceğimizi gördük. Stok konusunda dışarıya bağlı değiliz artık, stok kontrollerimizi kendimiz yapabiliyoruz. Cari kontrolleri de aynı şekilde. Bir müşterinin ne kadar bakiyesi kaldığını da görebiliyoruz. Mesela, müşteriye satış yapıyor, faturasını kesiyoruz, bu hareket direk cari hesaba dönüşüyor. Hesaplar belli, verilen hizmet belli, ne kadar bakiyesi kaldı çok rahatlıkla ortaya çıkıyor. Carilerde atlama olmasının imkanı yok. Müşteri ne kadar ürün almış, ne kadar tahsilat yapılmış, kalan bakiye nedir her şey belli. Artık müşterilerimizle cari hesaplarda bir sıkıntı yaşamıyoruz. Bu çalışmaları biraz daha ileriye taşıyarak aynı kurguyu için oluşturacağız. Bunun için biraz zamana ihtiyacımız var. Müşterilerimiz şu anda online olarak sisteme girip sipariş alıyorlar ama banka havale kısımları çok güncel değil, o kısımlar için çalışmalar yapacağız, orayı genişletmeyi düşünüyoruz.

6 İnternetteki satışı artık müşterinin ayağına getiriyoruz Biz 2008 yılı başlarında barkod cihazlarıyla çalışıyorduk. Workcube ile birlikte tablete geçiş yaptık ve cihazlarımızı sisteme entegre ettik. Sahadaki satış ekibimizin ziyaret ettiği bayi veya diğer mağaza müşterileri, ziyaretler sırasında satış ekibimizin elindeki tabletler üzerinden ürünleri görebiliyor, siparişini kendisi girebiliyor hatta carisini bile görebiliyor. Bu talepler Workcube e sipariş olarak düşüyor, sipariş işlemleri tamamlandıktan sonra sistemden faturası kesilerek, müşteriye gidiyor. Özetle sahadaki tüm elemanlar her türlü işlemi, hatta cari hesap kontrollerini de tablet üzerinden yapabiliyorlar. Satış ekibimiz biraz rahatladı. Eskiden barkod okutuyorduk şimdi müşteri alıyor tableti kendi alışverişini kendisi yapıyor. Biz internetteki satışı artık müşterinin ayağına getiriyoruz. Ürünün standardını mı kullanıyorsunuz, geliştirim yapıldı mı? Mehmet Yıldızoğulları Time Saat - Genel Müdür Ürünü olduğu gibi kullanıyoruz. Geliştirimleri PDA ve tabletler üzerinde yaptık. Müşteriye eskiden numune çantalarıyla gidiliyordu. Satış elamanın eline 500 tane ürün veriyor, git bunu sat diyorduk. Bunun kaydını tutmak ve takibini yapmak zordu. Şimdi bu numuneleri Workcube üzerinde kişiye zimmetliyoruz. Bunu yönetmek için PDA entegrasyonu yaptık. Bu sayede ürünler çantalarda değil, İpad üzerinde pazarlanıyor. Satış elemanı sahaya indiğinde barkodu okutup, ürünü müşteriye teslim ettiğinde sistemde kayıtlı olan numune çantasından o ürün anında düşüyor. Böyle olunca kaçak olmuyor, üzerine 500 ürün görünüyorsa hepsinin nereye gittiği de sistemden takip ediliyor. PDA den sonra tablete geçtik. Tablet üzerinde e-kataloglar oluşturduk, her bir ürün resimli, fiyatlı, ödeme planları belli. Bu ürünler üzerinden direk sipariş oluşturabiliyoruz. Tabletlerdeki PDACUBE3 entegrasyonunda cari kontrol yoktu. Eleman sahadan bizi arıyor, biz ona müşterinin cari bilgilerini aktarıyorduk. PDACUBE3 ile bu külfet ortadan kalktı. Sistemde müşterilerin carilerini oluşturduk, satış elemanları sisteme bağlanarak müşterinin carisine erişebildiği gibi müşteriye ait daha önceki siparişleri, aldığı ürünleri, kullandığı ödeme yöntemleri gibi tüm müşteriye ait tüm kayıtları görebiliyor.

7 İlk defa satış görüşmesi yapılmış ve sisteme kaydedilmiş bir müşteri adayı, müşteriye dönüşmediğinde bile sistemde kayıtlıdır. Bu müşteriye bir daha neden gidilmemiş, fırsat neden satışa dönüşmemiş sistemden takip edebiliyoruz Fırsat Yönetimi devreye alındığından bu yana takipsizlikten müşteri kaybı yaşamamışız Workcube üzerinde oluşturduğumuz müşterileri ödeme koşullarına göre gruplandırabiliyoruz. Mesela, standart satış profilindeki müşteri liste fiyatı neyse ürünü o fiyattan alır. Diğer bir müşteri peşin çalışır, indirim alır. Bunun bize kazanımı hizmet kalitemizi yükseltmesidir. Müşterinin sistemde tanımlı ödeme yöntemi neyse otomatik olarak onun üzerinden işlem yapılır, hata olmaz. Üye kartlarını sahadaki ekiplerimiz PDA ler üzerinde oluşturuyor. Müşteriye gidildiğinde, pdacube3.com üzerinde müşteri kendi bilgilerini kendisi sisteme girer. PDACUBE3, Workcube ile entegre çalıştığı için müşterinin girdiği bilgiler doğrudan sisteme düşüyor. Bu aşamadan sonra müşteriden sipariş almaya hazır hale geliyoruz. İlk defa satış görüşmesi yapılmış ve sisteme kaydedilmiş bir müşteri adayı, müşteriye dönüşmediğinde bile sistemde kayıtlıdır. Bu müşteriye bir daha neden gidilmemiş, fırsat neden satışa dönüşmemiş sistemden takip edebiliyoruz. Bu işlemleri Workcube ün Fırsat Yönetimi uygulamasından yapıyoruz. Fırsat Yönetimi devreye alındığından bu yana takipsizlikten müşteri kaybı yaşamamışız. Daha önce satın alma yapmış bir müşteride uzun zamandır hiç hareket yok, neden yok, müşteri bizden ne zamandır ürün almıyor, sıkıntı bizim tarafta mı müşteride mi? Bunu üye detayında tutulan etkileşimler üzerinden takip ederek öğrenebiliyoruz. Ayrıca zamanında sisteme girişi yapılan ama artık çalışılmayan bir üyeyi de pasife atıyoruz. Bu üye neden pasifte kalmış, neden aktif değil, unutulmuş mu? Bunu da geriye dönük sorgulayabiliyoruz. Bu yapı sayesinde bu firmaları da kaçırmıyoruz.

8 Yaklaşık kalem ürüne sahibiz. Her ürün resmi, fiyatı, ürüne ait diğer bilgi ve müşteri hareketleriyle sistemde kayıtlı. Bunların hepsini tüm detaylarıyla Workcube üzerinden yönetiyor ve takip ediyoruz Ürünlerimizi Workcube den yönetiyoruz Yurt dışından ay içinde gelen ürünler var. Bunlar da dahil tüm ürünlerin sisteme kaydını zorlanmadan yapabiliyoruz. Burada ürün sayısının hiç önemi yok, n tane ürün olabilir. Biz bu ürünleri tek bir işlemle; her bir ürünün adını, fiyatını, barkod numarası ve diğer tüm özelliklerini Excel de oluşturup, UTF8 e dönüştürerek sisteme atıyoruz. Bunu yaptıktan sonra sistemde her ürün için özelliklerinin yer aldığı ürün kartları oluşuyor. Excel de bin ürün varsa aktarım yapıldıktan sonra tane ürün detaylarıyla sisteme otomatik kaydediliyor. Stokları da aynı şekilde yönetiyoruz, Excel de bir defada hazırlayıp, sisteme attığınızda tek işlemde kayıtlar anında sisteme işlenmiş oluyor. Geçenlerde tek bir ürün açmam gerekiyordu, direk sistem üzerinden açayım dedim. Beni o kadar zorladı ki uğraşılacak iş değilmiş gerçekten.

9 B2C Portal üzerinden satışa başlamak istiyoruz Portal üzerinde müşterilerimiz şu an sadece sipariş verebiliyor, ödeme yöntemlerini oluşturamadığımız için siparişler satışa dönemiyor. Tabletlerle mağaza müşterilerinin ayağına gidip, satış ve tahsilat kurgusunu üzerinde de oluşturmak istiyoruz. Site zaten Workcube üzerinde yönetiliyor. Portaldeki ürün, depo durumu, stok gibi tüm veriler Workcube den geliyor. Portalin yönetimini Workcube e taşımadan önce kategori diye bir kavram yoktu mesela. Workcube üzerinde oluşturduğumuz metal, plastik gibi farklı ürün kategorileri artık timesaat.com da resim ve fiyatlarıyla beraber geliyor. Müşterinin sistemdeki verileri kullanarak, portal üzerinden stok kontrolünü yapıp sipariş oluşturabileceği ve satışa dönüştürüp, anında ödeme yapabilmesini sağlayacağımız yapının çalışmalarına devam ediyoruz. Raporlamalarda ne yapıyorsunuz? Biz aylık olarak satış raporları alıyoruz. Mesela bu ay ne kadar satış yapıldı? Maliyeti ne, ne kadar tahsilat yapıldı? Şu an stoklar ne durumda? Bunları detaylı olarak raporluyoruz. Yıl sonunda stoklarla beraber maliyetleri de çekiyoruz. Carileri de aynı şekilde. Cari bizim için önemli. Hangi müşterinin ne kadar borcu kaldığını sistemden görebiliyoruz ki bunu sadece biz değil dışarıdaki ekibimiz de görebiliyor. Eleman değişse bile sıkıntı değil, sistemimizde her şey kayıtlı olduğundan müşteri hakkındaki tüm bilgileri; hangi ürünü almış, ne kadara almış, kredi kartıyla mı alıyor, nakit mi ödüyor? Her şeyi detayıyla görebiliyor.

10 Workcube de şöyle bir güzellik var, her ürünün bir kartı var, ne zaman ve ne kadar alınmış hepsi ürün kartında kayıtlı. Ürünleri sistemde tanımladıktan sonra deponuzdaki ürünlerin adetini, maliyetini, satış rakamını, kar oranını tek tek hesaplamaya gerek kalmadan görebiliyorsunuz. Workcube, kullanımı kolay bir sistem Workcube ün çalışma mantığını çözdüğünüzde işlem yapmak çok kolay. Yeni bir işlem yapacağınız zaman ekrandaki artı işaretini bul ve ekle veya çıkartacağınız zaman da eksi işaretini bul ve çıkart, bu kadar basit aslında. Veriyi sisteme bir defa girdiğinizde istediğiniz bilgiyi hızlıca alabiliyorsunuz. Daha önce de belirttiğim ürün kartlarının oluşturulması mesela, düşünsenize bir ay tane ürün geliyor, tane ürünü kim açacak? Hepsinin fiyatı farklı, ürün adı farklı, barkodu farklı, özellikleri farklı. Bir defada bu ürünleri hazırlayıp, sisteme atıyor ve tüm ürünleri bir tuşla sistemde oluşturuyorsunuz. Workcube den yeni bir şey istediğinizde işinizi zorlaştırmıyor, sadece ne istediğinizi bilmeniz lazım.

11 XML geliştirimiyle birlikte ürün kayıtlarında ve dışarıya transferinde büyük kolaylık yaşıyoruz, zamandan tasarruf ediyoruz. XML alışverişi yapamadığımız siteler olduğunda ise Excel de tek tek yeni kayıtlar oluşturuyoruz. Workcube üzerinden müşterilere çok fazla şey gönderiyoruz Workcube üzerinde i aktifleştirdik, artık müşteri bizden bir şey istediği zaman ya da biz müşteriye bir şey göndermek istediğimizde Workcube üzerinden yapabiliyoruz. Ürün kartları açılırken müşterilerin adresleri zaten otomatik giriliyor, müşteriye ait her bilgi var, sadece müşteriye ne göndermek istiyorsanız onu planlıyorsunuz. Workcube üzerinden müşteriye çok fazla şey gönderiyoruz. Markafoni, Hepsiburada gibi belli e-ticaret sitelerine ürünler veriyoruz. Anlaşması yapılmış ürünleri Workcube üzerinden XML ile firmaya gönderiyoruz. Bizde ki stok ve ürün özelliklerimiz karşı tarafta görünüyor. Biz sıcak satış yapıyoruz, her an satış olabilir, hangi ürün satıldıysa anlık takip edebiliyoruz. Satışlar, anında stoktan düşüyor. Veriler saatte bir güncelleniyor. İşlemleri ERP üzerinden değil de eski usul yapsaydık eğer, ürünleri satılma ihtimaline karşın depoda bekletecektik. Şimdi ise ürün satıldıkça stoktan düşüyor. Anlık takip edebildiğimiz için olası siparişlerimizi de doğru şekilde planlayabiliyoruz. Öteki türlü nasıl olacaktı, mesela Markafoni ye Excel üzerinde her ürünün adı, fiyatı, çapı, kasası gibi birçok özelliğini tek tek hazırlayacak, saatlerce uğraşacaktık. Hata ihtimali de yüksek. En basitinden firmaya 10 tane stok veriyorsunuz, arada birisi kaynadı diyelim, 9 ürün görünüyor. 10 tane ürün satıldı, bir tane eksik var, ceza yiyorsunuz.

12 Faturaları da Workcube den kesiyoruz Workcube ün detaylı bir fatura yapısı var. Biz Workcube den ürün adı, ürün kategorisi, geliş zamanı ve fiyatının yer aldığı detaylı bir fatura şablonu oluşturmasını istedik. Workcube bize çalışma yaptı, artık biz kendimiz istediğimiz fatura şablonunu, kendi istediğimiz stok raporunu kullanıyoruz. Faturaları kesmeden önce ürünlerin fiyatını, iskontosunu, ödeme yöntemini detaylı görebiliyoruz. Standart üzerinde eksik kalan bir kısım varsa bununla ilgili geliştirim talep ettiğinizde size özel ne istiyorsanız yapılabiliyor. Bunlar bizim için küçük ama önemli şeyler. Biz kategoride çok zorlanıyorduk. Ürünün kategorisini farklı yerden, stokları farklı yerden çekiyor ve iki ayrı Excel i yapıştırıyorduk. Artık ürünün kategorisi ve adeti aynı anda geliyor ve listelenebiliyor.

13 Destek sürecinde sorun yaşamıyoruz Workcube ün implementasyonu tamamlandığında, danışman arkadaşlar yaklaşık 2 hafta eğitim verdiler, sonrasında sistemi kullanmaya başladık ve akabinde destek sürecine geçtik. Eğitimlerde bu süreçte desteğin, sistem üzerindeki iletişim alanından yürütebileceğimiz belirtmiş ve herhangi bir sıkıntı yaşadığınızda bize etkileşim bırakın, size yardımcı olalım bilgisi verilmişti. Sistemi ilk kullanmaya başladığınızda, tamam bu var ama kenarda da şu olsa diyorduk ve hemen bir etkileşim açıyorduk, bazen de işin kolayına kaçarak telefon açmayı tercih etsek de yine destekteki arkadaşlar mutlaka bize etkileşim açtırıyorlardı. Telefondaki gibi hızlı olmuyor tabi ama açılan her etkileşime mutlaka cevap veriliyor. Destek elemanı yeni ve bizi tanımıyor olsa bile bizim kurumdan bu yana her bir çalışmamız sistemde kayıtlı olduğundan, bir şey sorduğumuzda destek elemanı yeni de olsa eski de olsa sorumuzu cevaplayabiliyor. Bazen raporlama alanlarında gezinirken yeni şeyler görüyorum, bu fonksiyon ne işe yarıyor diye bir etkileşim oluşturduğumda, arkadaşlar mutlaka geri dönüyor ve bu sizin işinize yarar, şu adımlarla ilerleyin ya da şu alan sizin işinize yaramaz, gerek yok gibi bilgilendirmeler yapıyorlar. O yönden bir sıkıntı yaşamıyoruz. İşletmeler ERP projelerini hayata geçirirken neye dikkat etmeli? Öncelikle sistemden ne beklediğinizi iyi bilmelisiniz ki sistem sizin beklentilerinizi ne derecede karşılıyor bunu anlayabilesiniz. İşletmenizin yönetmek istediğiniz kısımlarını tek bir yerden yönetebilecek misiniz? Bu çok önemli, muhasebe ayrı yerde stoklar ayrı yerde cariler başka yerde tutuluyorsa pek bir anlamı kalmıyor. İleriye dönük gelişiminizi desteklemeli, mesela bizde bugün yeni bir ihtiyaç ortaya çıktığında bunu nasıl geliştireceğiz diye dert etmiyoruz, alt yapıyı oluşturduğumuzda Workcube bize bunu yapıyor. Ben işe girdiğimde bir ERP ile ilk kez karşılaştım, çalışmayı bilmiyorum. Ama o kadar basit oldu ki benim sistemi öğrenmem, burada kolay kullanım özelliği devreye giriyor. Sistemin kolay kullanım ve kullanıcı dostu arayüze sahip olması da önemli bir detay.