İK-14. Yayın Tarihi Rev. Tarihi Rev. No: 00 Sayfa No: 1 / 1. Beşikdüzü MYO İç Kontrol MİSYONUMUZ

Transkript

1 İK-14 MİSYONUMUZ Sayfa No: 1 / 1 Beşikdüzü Meslek Yüksekokulu nun misyonu; dünyada artan rekabet koşullarını göğüsleyebilecek bilgi birikimine sahip, yaratıcı düşünen, araştırmacı ve uygulamacı nitelikli elemanlar yetiştirmek üzere kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirerek kaliteli bir eğitim gerçekleştirmektir.

2 KARADENİZ TEKNİK ÜNİVERSİTESİ ORGANİZASYON ŞEMASI Yüksekokul Müdürü Yüksekokul Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulu Müdür Yardımcıları Müdür Yardımcıları BÖLÜMLER Bilgisayar Teknolojileri Bölümü Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Bölümü Yüksekokul Sekreteri Elektrik ve Enerji Bölümü Muhasebe ve Vergi Bölümü Elektronik ve Otomasyon Bölümü Makine ve Metal Teknolojileri Bölümü Pazarlama ve Reklamcılık Bölümü Dış Ticaret Bölümü Yönetim ve Organizasyon Bölümü Yazı ve Özlük İşleri Birimi Fotokopi ve Baskı Birimi Bölüm Sekreterleri Bilgi İşlem Birimi Ayniyat Saymanlığı Birimi Teknik Servis Birimi Güvenlik Birimi Temizlik Hizmetleri Birimi,Santral Birimi Tahakkuk Satınalma

3 İK-04 Sayfa No: 1 / 1 Ġġ TANIMI ALT Ġġ UNVANI EMĠR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERĠ REKTÖR, REKTÖR YARDIMCILARI MÜDÜR REKTÖRLÜK REKTÖR, REKTÖR YARDIMCILARI Yüksekokul ve birimlerinin en yetkili temsilcisi olan Müdür, Kurullara başkanlık eder, Eğitim-öğretim faaliyetlerin düzenli ve başarılı bir şekilde yürütülmesini sağlar sayılı Yükseköğretim Kanunu nu 4. maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket etmek. 2. Rektör tarafından önerilen ve Yükseköğretim Kurulunca üç yıl süre ile seçilerek atanan müdür, kendisine çalıģmalarında yardımcı olmak üzere iki müdür yardımcısı seçer. 3. Yüksekokul Akademik Kurulu, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu gibi kurullara baģkanlık etmek. Bu kurullarda alınan kararların uygulanmasını sağlamak. 4. Yüksekokul birimleri arasında düzenli ve verimli çalıģmayı sağlamak. 5. Stratejik plan, faaliyet raporu, denetim raporu gibi Yüksekokulun genel iģleyiģi ve performansı ile ilgili bilgilerin rapor halinde hazırlanarak ilgili yerlere ulaģmasını sağlamak. 6. Harcama yetkilisi olarak yüksekokul bütçesinin hazırlanması ve etkin, verimli ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. 7. Yüksekokulun kadro ihtiyaçlarını belirleyerek, personel açısından güçlenmesini sağlamak. 8. Yüksekokul birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini sürdürmek. 9. Akademik ve idari personelin sicil raporlarını düzenlemek. 10. Yüksekokulun fiziki koģullarını dikkate alarak, öğrenci kapasitesini ayarlamak, baģarısını arttırıcı önlemleri almak. 11. Yüksekokulun kapasitesinin rasyonel bir Ģekilde kullanılması ve geliģtirilmesini yönünde gerekli önlemleri almak. 12.Yüksekokulun bilimsel araģtırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir Ģekilde yürütülmesi ve arttırılması için gerekli çalıģmaları yapmak. 13. Kanunla kendisine verilen diğer görevleri yapmak. Ġġ ÇIKTISI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin Rektörlük ve diğer kurumlara sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, form, liste, onay, duyuru, rapor. BĠLGĠ KAYNAKLARI ĠLETĠġĠM ĠÇERĠSĠNDE OLUNAN BĠRĠMLER ĠLETĠġĠM ġeklġ ÇALIġMA ORTAMI ÇALIġMA SAATLERĠ Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler Yazılı ve sözlü talimatlar Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar Bilgilerin temin edileceği yerler: Genel Sekreterlik, Daire Başkanlıkları, Rektör, Rektör Yardımcıları, Yüksekokul Sekreteri, Şube Müdürü, Yazı İşleri Birimi, Tahakkuk Birimi, Öğretim Elemanları, Bölüm Başkanı ve Yardımcıları, Bilgi İşlem Birimi, Bölüm Sekreterleri. Bilginin Şekli: Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, , yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze Diğer Bölüm Sekreteri, Yüksekokul Sekreteri, Şube Müdürü, Yazı İşleri, Tahakkuk, Bilgi İşlem, Öğrenci İşleri Bürosu, ihtiyaç duyulan diğer birimler Yazı, telefon, internet, yüz yüze Müdürlük Çalışma Odası , , yetkili amirlerin uygun gördüğü diğer zamanlar.

4 İK-05 Sayfa No: 1 / 2 İŞ TANIMI ALT İŞ UNVANI EMİR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERİ MÜDÜR MÜDÜR YARDIMCISI MÜDÜR MÜDÜR, REKTÖR, REKTÖR YARDIMCILARI İdari ve Mali işlerle ilgili çalışmaları organize etmek, denetlemek, sonuçları hakkında Dekana bilgi vermek sayılı Yükseköğretim Kanunu nu 4. maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket etmek. 2. Müdür bulunmadığı zamanlarda Yüksekokul Akademik Kurulu, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık etmek. 3. Akademik ve idari personel atama, kadro, izin, rapor ve diğer özlük hakların izlenmesi, bu konuda personelin isteklerini dinlenmek, çözüme kavuşturmak. 4. Akademik ve idari personelin disiplin işlemlerini denetlenmek. 5. Bina kullanımı ve odaların dağıtımını planlanmak. 6. Çalışma odaları ve dersliklerle ilgili hazırlıkların gözden geçirilmesi, ihtiyaçların belirlenmesi ve çalışmaların denetlenmesini sağlamak. 7. Teknik hizmetleri denetlemek. 8. Laboratuarlarla ilgili gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak. 9. Bina iç ve dış onarımı ile ilgili planların yürütülmesini sağlamak. 10. Yüksekokulda alınacak ya da diğer birimlerde yaptırılacak malzemelerle ilgili o birim amirleri ile görüşmelerde bulunulmak, onların görüş ve önerilerini dinlemek. 11. İkinci öğretim çalışmalarının yürütülmesi, ihtiyaçlarının karşılanması, görevli personelin seçimi ve denetlenmesini sağlamak. 12. Tahakkuk ve ayniyat hizmetlerini denetlemek, depoların düzenini sağlamak. 13. Çevredeki otoparkların kullanımı ve sorunların giderilmesine destek vermek. 14. Kantinle ilişkileri düzenlemek. 15. İdari bina ve dersliklerin temizlik ve düzeni ile ilgilenmek. 16. İdari personelin görev ve sorumluluklarının belirlenmesini sağlamak. 17. Baskı, fotokopi ve bilgi işlem birimlerinin düzenli çalışmasını sağlamak. 18. Kurum içi ve dışı ilanlar ve duyurularla ilgili denetimin yapılmasını sağlamak. 19. Bölümlerden gelmesi gereken formların zamanında ilgili birimlere ulaşmasını sağlamak. 20. ÖSYM ve AÖF ile ilgili ilişkileri düzenlemek. 21. Yıllık akademik Faaliyet Raporlarının, stratejik planların, uyum eylem planları ve denetim raporlarının hazırlanması ve denetiminin yapılmasını sağlamak. 22. Satın alma ve ihalelerle ilgili çalışmaları denetlemek ve sonuçlandırmak. 23. Yüksekokulda açılacak (KTÜ Dışından ve Özel amaçlı) kitap sergileri, stantlar ile asılmak istenen pankart afiş duyurusu ve benzeri talepleri incelemek, denetlemek. 24. Panoların düzenlenmesi ve güncellenmesini sağlamak. 25. Temizlik hizmetlerini kontrol etmek. 26. Müdürün uygun göreceği diğer işleri yapmak. İŞ ÇIKTISI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin Müdürlük ve diğer kurumlara sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, form, liste, onay, duyuru, rapor. BİLGİ KAYNAKLARI Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler Yazılı ve sözlü talimatlar Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar Bilgilerin temin edileceği yerler: Genel Sekreterlik, Daire Başkanlıkları, Rektör, Rektör Yardımcıları, Yüksekokul Sekreteri, Şube Müdürü, Yazı İşleri Birimi, Tahakkuk Birimi, Öğretim Elemanları, Bölüm Başkanı ve Yardımcıları, Bilgi İşlem Birimi, Bölüm Sekreterleri. Bilginin Şekli: Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, , yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze

5 İK-05 Sayfa No: 2 / 2 İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN LER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Rektörlük ve Buna Bağlı Birimler, Diğer Bölüm Sekreterleri, Yüksekokul Sekreteri, Şube Müdürü, Tahakkuk, Öğrenci İşleri Bürosu, İhtiyaç duyulan diğer Yüksekokul ve birimler Yazı, telefon, internet, yüz yüze Müdür Yardımcısı Çalışma Odası , , yetkili amirlerin uygun gördüğü ve hizmetine ihtiyaç duyulan diğer zamanlar.

6 İK-06 Sayfa No: 1 / 2 İŞ TANIMI ALT İŞ UNVANI EMİR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERİ MÜDÜR MÜDÜR YARDIMCISI MÜDÜR MÜDÜR, REKTÖR, REKTÖR YARDIMCILARI İdari ve Mali işlerle ilgili çalışmaları organize etmek, denetlemek, sonuçları hakkında Dekana bilgi vermek sayılı Yükseköğretim Kanunu nu 4. maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket etmek. 2. Yeni öğrencilerin oryantasyon etkinliklerinin organizasyonunu sağlamak. 3. Türk Cumhuriyetleri ve diğer Ülkelerden gelen yabancı uyruklu öğrencilerin başarı durumlarının izlenmesi, MEB ve ilgili Büyükelçiliklerle koordinasyonu sağlamak. 4. Yüksekokul ve bölümlerin WEB ve ilgili Büyükelçiliklerle koordinasyonu sağlamak. 5. Yatay geçiş ile ilgili her türlü çalışmanın ve takibin yapılması, programların düzenlenmesini sağlamak. 6. Öğrencilerin ders uyumu ve muafiyetleri ile ilgili komisyonlara başkanlık etmek. 7. Eğitim-Öğretimle ilgili FYK ya girecek evrakları incelemek. 8. Öğrenci rapor ve izinleri ile ilgili işleri denetlemek. 9. Her türlü burs işlemleri ile ilgilenmek, bunlar için kurulacak komisyonlara başkanlık yapmak. 10. Fakir, özürlü, yardıma muhtaç öğrencilerin sorunları ile ilgilenmek, KTÜ Vakfı ile bağlantıyı sağlamak. 11. Öğrenci soruşturma dosyalarını izlemek, bu soruşturmalar ile ilgili kurulacak komisyonlara başkanlık etmek. 12. Mezuniyet töreni ile ilgili çalışmaları düzenlemek. 13. Öğrenci kulüplerinin ve öğrencilerin düzenleyeceği her türlü etkinliği gözden geçirmek, denetlemek, kontrolünü sağlamak. 14. Yüksekokul ve KTÜ kulüplerinin afiş, araç-gereç, salon gibi isteklerinin incelenerek uygun olanlarının asılmalarını sağlamak. 15. Bölüm Başkanlıklarınca çözüme kavuşturulamayan öğrenci sorunlarını müdür adına dinlemek ve çözüme kavuşturmak. 16. Yüksekokul tarafından düzenlenecek konferans, panel, toplantı, sempozyum, seminer, yemek, gezi, teknik gezi gibi etkinlikleri organize etmek. 17. Öğrenci staj taleplerini incelemek. 18. Yüksekokul gönderilen iş başvurularını incelemek, öğrencilere duyurulmasını sağlamak. 19. Ders planları, dersliklerin dağıtımı, sınav programları ile ilgili çalışmaları planlamak, bu işler için oluşturulacak gruplara başkanlık etmek. 20. Derslerin izlenmesi, sınavların zamanında yapılması, dershanelerin etkin bir şekilde kullanılmasını denetlemek, bilgisayar laboratuarı ile ilgili koordinasyonu sağlamak. 21. Sınıf temsilcileri ve Yüksekokul temsilcisi seçimlerini düzenlemek bu temsilcilerle yapılacak toplantılara başkanlık etmek. 22. Ders görevlendirmelerini kontrol etmek, Yüksekokul dışından talep edilecek öğretim elemanlarının tespitinde seçici olmak, bu konuda Müdürü bilgilendirmek. 23. Bölünerek verilecek derslerin denetimini yapmak. 24. Öğrenci sayılarını, başarı durumunu izlemek, istatistikleri tutmak. 25. FARABI programlarından yararlanmak isteyen öğrencilere yardımcı olmak, bölümlerle koordinasyonu sağlamak. 26. Kısmi statüde çalışacak öğrencileri, çalışma saatlerini ve yerlerini belirlemek. 27. Müdürün uygun göreceği diğer işleri yapmak. İŞ ÇIKTISI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin Müdürlük ve diğer kurumlara sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, form, liste, onay, duyuru, rapor. BİLGİ KAYNAKLARI Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler Yazılı ve sözlü talimatlar Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar Bilgilerin temin edileceği yerler: Genel Sekreterlik, Daire Başkanlıkları, Rektör, Rektör Yardımcıları, Yüksekokul Sekreteri, Şube Müdürü, Yazı İşleri Birimi, Tahakkuk Birimi, Öğretim Elemanları,

7 İK-06 Sayfa No: 2 / 2 Bölüm Başkanı ve Yardımcıları, Bilgi İşlem Birimi, Bölüm Sekreterleri. Bilginin Şekli: Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, , yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN LER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Rektörlük ve Buna Bağlı Birimler, Diğer Bölüm Sekreterleri, Yüksekokul Sekreteri, Şube Müdürü, Tahakkuk, Öğrenci İşleri Bürosu, İhtiyaç duyulan diğer Yüksekokul ve birimler Yazı, telefon, internet, yüz yüze Müdür Yardımcısı Çalışma Odası , , yetkili amirlerin uygun gördüğü ve hizmetine ihtiyaç duyulan diğer zamanlar.

8 İK-01 Sayfa No: 1 / 1 Ġġ TANIMI ALT Ġġ UNVANI EMĠR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERĠ MÜDÜR BÖLÜM BAŞKANI MÜDÜR MÜDÜR, MÜDÜR YARDIMCILARI Bölüm Eğitim-Öğretim faaliyetlerine katılmak, bölüm dâhilinde programlar ile ilgili çalışmaları yürütmek sayılı Yükseköğretim Kanunu nu 4. maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket etmek. 2. Anabilim dalı ile ilgili kadro ve öğretim elemanı ihtiyacını planlayarak, gerekçeleri ile birlikte müdürlüğe sunmak, anabilim dalında ihtiyaç duyulan akademik kadroyu oluşturmak. 3. Bölümün yürüttüğü derslerin dengeli bir şekilde bölümde bulunan elemanlara dağıtılmasını sağlamak. 4. Bölüme bağlı programlara ait derslerin diğer üniversitelerle uyumlu hale gelmesini sağlamak, derleri günü şartlarına göre güncellemek. 5. Bölüm kurullarına katılarak, bölümün faaliyetlerine destek vermek. 6. Bilimsel alanda ulusal ve uluslararası kongreler düzenlenmesine öncülük etmek. 7. Bölümün ders ve sınav programlarının hazırlamak, uygulanmasını denetlemek. 8. Bölümde bulunan öğretim elemanları arasında yardımlaşma ve dayanışmayı tesis etmek. 9. Bölüme bağlı programlara ait derslerin içeriklerini hazırlamak. 10. Müdürlüğün öngördüğü toplantılara katılmak. 11.Kaynakların verimli, etkin ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. 12. Öğrencilerin devam ve başarı durumlarını izlemek. 13. Bölümün eğitim-öğretim faaliyetini, stratejik planını, performans kriterlerini gibi her yıl yapılması zorunlu çalışmalara destek vermek. 14. FARABİ Programları ile ilgili çalışmaları yürütmek. 15. Özürlü ve yabancı uyruklu öğrencilerin sorunları ile ilgilenmek. 16. Ek ders ödemeleri ile ilgili belgelerin zamanında Müdürlüğe ulaştırılmasını sağlamak. 17. Bölüme tahsis edilen Çalışma odalarının güvenliği, temizliği ve korunması ile yakından ilgilenmek. 18. Müdürünün vereceği diğer işleri yapmak. Ġġ ÇIKTISI BĠLGĠ KAYNAKLARI ĠLETĠġĠM ĠÇERĠSĠNDE OLUNAN BĠRĠMLER ĠLETĠġĠM ġeklġ ÇALIġMA ORTAMI ÇALIġMA SAATLERĠ Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin müdürlüğe sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, form, liste, onay, duyuru, rapor. Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler Yazılı ve sözlü talimatlar Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar Bilgilerin temin edileceği yerler: Müdür, Müdür Yardımcıları, Bölüm Başkanı, Yüksekokul Sekreteri, Tahakkuk Birimi, Öğretim Elemanları, Bilgi İşlem Birimi, Bölüm Sekreteri. Bilginin Şekli: Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, , yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze Müdür, Müdür Yardımcıları, Diğer Bölüm Başkanları, Bölüm Başkan Yardımcısı, Yüksekokul Sekreteri, Tahakkuk Birimi, Öğretim Elemanları, Bilgi İşlem Birimi, Bölüm Sekreteri. Yazı, telefon, internet, yüz yüze Çalışma Odası , , yetkili amirlerin uygun gördüğü ve hizmetine ihtiyaç duyulan diğer zamanlar.

9 İK-02 Sayfa No: 1 / 1 ALT Ġġ UNVANI EMĠR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERĠ Ġġ TANIMI BÖLÜM BAŞKANI BÖLÜM BAŞKANI YARDIMCISI MÜDÜR BÖLÜM BAŞKANI, MÜDÜR, MÜDÜR YARDIMCILARI Bölüm Eğitim-Öğretim faaliyetlerini yürütmek sayılı Yükseköğretim Kanunu nu 4. maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket etmek. 2. Bölümün kadro ve öğretim elemanı ihtiyacını planlayarak, gerekçeleri ile birlikte Bölüm BaĢkanına sunmak. 3. Derslerin dengeli bir Ģekilde dağıtılmasını sağlamak. 4. Der planları ve ders içeriklerinin güncellenerek, diğer üniversitelerle uyumlu hale getirilmesini sağlamak. 5. Bölüm kurullarına katılmak. 6. Bölümün ders ve sınav programlarının hazırlanmasını sağlamak, uygulanmasını denetlemek. 7. Öğretim elemanları arasında yardımlaģma ve dayanıģmayı tesis etmek. 8. Kaynakların verimli, etkin ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. 9. Öğrencilerin devam ve baģarı durumlarını izlemek. 10. Bölümün faaliyet raporu, stratejik plan, performans kriterleri gibi her yıl yapılması zorunlu çalıģmaları yaparak, hazırlanacak raporu Müdürlüğe sunmak. 11. FARABĠ programları ile ilgili çalıģmaları koordine etmek. 12. Özürlü ve yabancı uyruklu öğrencilerin sorunları ile ilgilenmek. 13. Ek ders ödemeleri ile ilgili belgelerin zamanında Müdürlüğe ulaģtırılmasını sağlamak. 14. Bölümün ihtiyaçları ile ilgilenmek ve gidermek. 15. Bölüm BaĢkanı ve Müdürün vereceği diğer iģleri yapmak. Ġġ ÇIKTISI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin bölüm başkanına sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, form, liste, onay, duyuru, rapor. BĠLGĠ KAYNAKLARI ĠLETĠġĠM ĠÇERĠSĠNDE OLUNAN BĠRĠMLER ĠLETĠġĠM ġeklġ ÇALIġMA ORTAMI ÇALIġMA SAATLERĠ Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler Yazılı ve sözlü talimatlar Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar Bilgilerin temin edileceği yerler: Müdür, Müdür Yardımcıları, Bölüm Başkanı, Yüksekokul Sekreteri, Şube Müdürü, Tahakkuk Birimi, Öğretim Elemanları, Bilgi İşlem Birimi, Bölüm Sekreteri. Bilginin Şekli: Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, , yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze Müdür, Müdür Yardımcıları, Diğer Bölüm Başkanları, Bölüm Başkan Yardımcısı, Yüksekokul Sekreteri, Tahakkuk Birimi, Öğretim Elemanları, Bilgi İşlem Birimi, Bölüm Sekreteri. Yazı, telefon, internet, yüz yüze Çalışma Odası , , yetkili amirlerin uygun gördüğü ve hizmetine ihtiyaç duyulan diğer zamanlar. Öğr.Gör.İsmail Kenan DEMİR Öğr.Gör. Kürşat ERÜMİT Prof.Dr.Kenan ÇELİK Bilgisayar Tekn. Bölüm Başkanı Bilgisayar Teknolojileri Bölüm Başkanı Yüksekokul Müdürü

10 İK-03 Sayfa No: 1 / 2 Ġġ TANIMI ALT Ġġ UNVANI EMĠR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERĠ BEġĠKDÜZÜ MESLEK YÜKSEKOKULU BÖLÜM BAġKANI BÖLÜM SEKRETERĠ YÜKSEKOKUL SEKRETERLĠĞĠ BÖLÜM BAġKANI, BÖLÜM BAġKAN YARDIMCILARI, MÜDÜR, MÜDÜR YARDIMCILARI, YÜKSEKOKUL SEKRETERĠ, ġube MÜDÜRÜ Bölümle ilgili resmi yazıģmaları yapmak, bölüm baģkanının haberleģme ve randevularını düzenlemek, bölümün öğrenci iģleri hizmetlerini yürütmek 1. Bölümle ilgili yazıģmaların düzenli bir Ģekilde yürütülmesi ve zamanında ilgili yerlere ulaģmasını sağlamak. 2. Bölüme gelen ve giden evrakları kaydederek sisteme uygun olarak saklamak. 3. Bölümle ilgili kurul çağrılarını ve kararlarını yazarak ilgililere duyurmak. 4. Öğrenci dilekçelerini kontrol ederek alıp, iģleme koymak ve sonuçlandırmak. 5. Bölüm baģkanının telefon görüģmeleri ve randevularını düzenlemek. 6. Bölüm duyuruların panolara asılmasını, ilgililere ulaģmasını sağlamak. 7. Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu Kararlarının bölümle ilgili maddelerinin yerine getirilmesini izlemek ve sağlamak, bu konudan Bölüm BaĢkanını bilgilendirmek. 8. Bölüm elemanlarının izin, rapor ve görevlendirme dosyalarını düzenli bir Ģekilde tutarak bu konularla ilgili yazıģmaları yapmak, göreve baģlama tarihleri ile ders telafi formlarını en kısa sürede dilekçeleri ile birlikte, resmi yazı ekinde ilgili birime ulaģtırmak. 9. Bölümle ilgili, öğrenci sayıları, baģarı durumları, mezun sayıları, ders çalıģmaları, öğretim elemanlarının kadro durumları vb. istatistiki bilgileri bir dosya halinde tutarak değiģiklikleri iģlemek ve istendiğinde amirlerine vermek. 11. Bölüm panolarının tertip ve düzenini sağlamak. Gereksiz ve zamanı geçmiģ duyuruları kontrol ederek indirmek. 12. Öğretim elemanları ile ilgili F1 ve F2 formlarının kurallara uygun olarak eksiksiz hazırlanmasını sağlamak, hatalı düzenleyenleri uyarmak. Formların zamanında tahakkuk bürosuna gönderilmesini sağlamak. 13. Mesai saatlerine uyarak, sekreterliğin açık tutulmasını sağlamak. 14. Eğitim-Öğretimle ilgili öğrenci listeleri, haftalık ders programları, ders görevlendirmeleri ve sınav programlarının yazılmasında görevlilere yardımcı olmak, zamanında ilan edilmesi ve öğretim elemanlarına dağıtılmasını sağlamak. 15. Sınav sonuçları ile ilgili Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı ile koordineli çalıģmak. 16. Bölüme ait resmi belge ve bilgileri ilgisiz kiģilere vermemek, bölümde gizliliğe önem vermek, iģlemlerin doğru, hızlı ve güvenilir bir Ģekilde sonuçlanması ilkesinden ayrılmamak. 17. Yasa ve yönetmelikler konusunda soru soran öğrencileri baģka birimlere göndermeden bilgilendirmek, daha çok birinci sınıf öğrencilerinin ihtiyaç duyduğu (kayıt, derse yazılım, sınav, rapor, disiplin vb. gibi) konularda kendilerine yardımcı olmak. Bu amaçla, özellikle öğrencilerle ilgili değiģen yasa ve yönetmelikleri takip ederek, yanlıģ bilgilendirmeyi önlemek. 18. Raporlu ve diğer özrü bulunan öğrencileri dikkatlice takip ederek, haklarını almalarını sağlamak. 19. Bölüm BaĢkanlığı ve çalıģtığı odadaki demirbaģ eģyaya sahip çıkmak, korumak, temizliğinin yapılmasını sağlamak, bilgileri korumak, sayısal ortamda yedeklerini almak. 20. Bölüm öğretim elemanlarının iletiģim bilgilerini tutarak, gerektiğinde bulunmalarını sağlamak. 21. Öğrencilerin, ihtiyaç duyduğu önemli bilgiler, listeler, programlar, akademik takvim, sınav kuralları, disiplin cezaları, ders planları, resmi tatil günleri, sınav programları, sınav sonuçları, önemli duyuruları(vb.) panolara asarak, salonlarda, öğretim elemanlarına ait kapıların önlerinde ya da bölüm sekreterliğinin odasında gereksiz yere beklemeleri ve gürültü yapmalarını önlemek. 22. Bölüme ait her türlü evrakın masa üstlerinde ya da herkesin görüp, okuyabileceği yerlere bırakılmamasını önlemek. 23. Güvenlik ve tehlikelere karģı koymak açısından, odadan kısa süreli ayrılmalarda bile gerekirse kapıyı kilitli tutmak, ya da yerine birini bırakmak, gereksiz elektrik tüketiminden kaçınmak, odalarda ısıtıcı, elektrik ocağı ve benzeri aletleri kullanmamak. Özellikle akģam odadan ayrılırken ve hafta sonları, kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasına dikkat etmek. 24. Yıllık izinler ve diğer idari izinlerin, iģleri aksatmayacak ve bölüm kapalı kalmayacak Ģekilde istenmesine özen göstermek. 25. Bölümün kırtasiye ve demirbaģ eģya ihtiyaçlarını planlamak, zamanında temin etmek. 26. Ġç ve dıģ posta iģlemlerinin, her gün, düzenli ve gizlilik kurallarına riayet edilerek, yazı iģleri ile birlikte yürütülmesini sağlamak. Öğretim elemanlarına ait postayı her gün müdürlükten alınıp, ilgililere ulaģtırmak, tebligatları yasanın emrettiği Ģekilde yapmak.

11 İK-03 Sayfa No: 2 / Kılık ve kıyafet kurallarına uymak. 28. Sekreterlik ve Bölüm BaĢkanlığı odasının sürekli temiz ve düzenli tutulmasını sağlamak, gereksiz, günü geçmiģ evrakları kaldırmak, odalarda yemek yermek, masa üstlerinde yiyecek-içecek maddesi bulundurmaktan kaçınmak. 29. Müdür, Bölüm BaĢkanı ve Yüksekokul Sekreterinin vereceği diğer iģleri yapmak. Ġġ ÇIKTISI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin bölüm baģkanına sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, form, liste, onay, duyuru, rapor. BĠLGĠ KAYNAKLARI ĠLETĠġĠM ĠÇERĠSĠNDE OLUNAN BĠRĠMLER ĠLETĠġĠM ġeklġ ÇALIġMA ORTAMI ÇALIġMA SAATLERĠ ĠĢin gerçekleģmesi sırasında ihtiyaç duyulan bilgiler: Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler Yazılı ve sözlü talimatlar Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar Bilgilerin temin edileceği yerler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Yüksekokul Sekreteri, Şube Müdürü, Tahakkuk Birimi, Müdür ve Yardımcıları, Bölüm Başkanı ve Yardımcıları, Bilgi İşlem Birimi Bilginin Şekli: Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, , yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze Diğer Bölüm Sekreteri, Yüksekokul Sekreteri, ġube Müdürü, Yazı ĠĢleri, Tahakkuk, Bilgi ĠĢlem, Öğrenci ĠĢleri Bürosu, ihtiyaç duyulan diğer birimler Yazı, telefon, internet, yüz yüze Bölüm sekreterliği Odası , , yetkili amirlerin uygun gördüğü ve hizmetine ihtiyaç duyulan diğer zamanlar. ġenay TURAN Ġsmail KÖSE Prof.Dr.Kenan ÇELĠK Bölüm Sekreteri Yüksekokul Sekreter V. Yüksekokul Müdürü

12 İK-218 Sayfa No: 1 / 1 ALT İŞ UNVANI EMİR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERİ İŞ TANIMI BİLGİ İŞLEM İ / BİLGİSAYAR TEKNİK SORUMLUSU MÜDÜRLÜK MÜDÜR, MÜDÜR YARDIMCILARI Yüksekokulda kullanılan bilgisayarları kurmak, teknik sorunlarını gidermek, internet problemlerini çözüme kavuşturmak, teknoloji sınıflarını hazır halde tutmak. 1. Hassas ve çok yüksek riskli bir görevde bulunduğu bilerek buna göre hareket etmek ve bu konuda amirlerinden alacağı emirleri titizlikle uygulamak, 2. Makine teçhizat ile ilgili satın alınacak malzemeler konusunda idareye destek olmak, 3. Bilgi işlem odasının güvenliğini sağlamak, odaya gereksiz ve ilgisiz kişilerin girmesini engellemek, 4. Bilgi işlem odasına öğrencilerin girmesini engellemek, gerekirse odanın kilitli kalmasını sağlamak, 5. Yüksekokul mallarını ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, 6. Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek, 7. Teknolojiyi yakından izlemek, 8. Kılık-kıyafet yönetmeliğine uymak, 9. Makine ve teçhizatlarla ilgili yıllık bakım sözleşmelerinin yapılmasını ve aylık bakımlarının yapılıp yapılmadığını kontrol etmek, bunlarla ilgili yazışmaları ve tutulan raporları, garanti belgelerini muhafaza etmek, 10. İhtiyaçları zamanında ilgililere bildirerek gerekli önlemlerin alınmasını sağlamak, 11. Akademik ve idari personele bilgisayarın kurulması ve kullanılması konusunda yardımcı olmak, 12. İnternet hatlarının hızlı ve sürekli çalışır halde tutulmasını sağlamak, 13. Yazılımların ve kullanılan bilgisayarların tehlikeli virüslerden etkilenmemesi için uygun programları araştırarak satın alınmasını sağlamak, 14. Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, 15. Bilgisayar ve server da bulunan bilgileri sürekli yedeklemek, 16. Yüksekokul web sayfasını sürekli güncel tutmak, bilimsel faaliyetlerle ilgili duyuruları yapmak, 17. Sınıflarda bulunan projeksiyonlar ile konferans salonundaki ses sistemlerinin kullanılması için öğretim elemanlarına yardımcı olmak. 18. Müdürün vereceği diğer işleri yapmaktır. İŞ ÇIKTISI BİLGİ KAYNAKLARI İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN LER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin her türlü yazılı ve sözlü açıklama, iş takip ve iş bitirme belgeleri, web sayfası, donanım, yazılım, yerinde tespit. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü talimatlar, havale edilen işlemler. Donanımla ilgili yedek parça, teknik servis malzemesi, garanti belgeleri, yazılım programları, web sayfasına aktarılacak güncel bilgiler, bina planı. Bilgilerin temin edileceği yerler: Müdür, Müdür Yardımcıları, Yüksekokul Sekreteri, Müdürlük Birimleri, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı. Bilginin şekli: Kanun, yönetmelik, yazı, telefon, , yüz yüze, yerinde tespit. Müdür, Müdür Yardımcıları, Yüksekokul Sekreteri, Müdürlük Birimleri, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, öğretim elemanları. Yazı, telefon, internet, yüz yüze, yerinde inceleme Bilgi İşlem Odası ve Server Odası , , yetkili amirlerin uygun gördüğü ve hizmetine ihtiyaç duyulan diğer zamanlar.

13 İK-219 Sayfa No: 1 / 2 ALT İŞ UNVANI EMİR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERİ İŞ TANIMI GÜVENLİK İ / BEKÇİ MÜDÜRLÜK MÜDÜR, MÜDÜR YARDIMCILARI Belirlenen çalışma süreleri içerisinde bina içi ve çevresinin güvenliğini sağlamak, olumsuzluklara müdahale etmek, ilgilileri bilgilendirmek. 1. Görevlendirildiği alanın güvenliğini sağlamak, 2. Görev yerini göreve mani bir hal meydana gelmedikçe terk etmemek, karşılaştığı sorunları ve görev yapmasını engelleyen durumları amirlerine bildirmek, 3. Olaylara karşı dikkatli ve tedbirli olmak, bunları öncelikle güvenlik birimlerine ve amirlerine bildirmek, 4. Yüksekokul içerisinde sigara için ayrılan bölge dışında sigara içilmesini önlemek, uymayanları uyarmak, 5. Öğrenci, öğretim elemanı ya da personeli ziyarete gelenlere yol göstermek, 6. Özellikle geceleri giriş kapılarını kontrol ederek kapatılmasını sağlamak, 7. Hafta içi ve hafta sonları binadan ayrılacak son görevli olması nedeniyle bina güvenliğinin tam olarak sağlandığından emin olmak. Önemli sayılabilecek problemleri ilgili amirlere iletmek, 8. İzin taleplerini, idarenin çalışma sistemini aksatmayacak şekilde istemek ve kullanmak, 9. İşini benimseyip sorumluluğunu bilmek, her konuda hızlı ve güvenilir olmak, 10. Talep ya da şikayetlerini hiyerarşik sisteme uygun yapmak, 11. Göreve zamanında gelip ayrılmak ve görev teslimlerinde karşılıklı bilgi alış verişinde bulunmak, göreve başlarken görev mahallini kontrol etmek, görülen eksiklikleri rapor etmek, 12. Nöbet sırasında tehlikeli görülen, şüphelenilen durumları ilgililere bildirmek, gerekirse tutanakla tespit etmek, 13. Nöbet sırasında belli bir yerde oturmamak, nöbetin gerektiği şekilde tutulmasını sağlamak, 14. Yüksekokula ait gizli kalması gereken konularda hiçbir şekilde ilgisiz kişi ve kurumlara bilgi vermemek, 15. Devlete ait malzemeyi resmi amacına ve görevine uygun olarak kullanmak, 16. Öğrencilerin bildiri dağıtmaları, duvarlara ya da kampüsün çeşitli yerlerine çıkartma yapıştırmaları konusunda dikkatli olmak, tespit edilenleri ilgililere bildirmek, 17. Güvenlik kamera sisteminden sorumlu olmak, sistemin sağlıklı çalışmasını ve amaçlanan doğrultuda kullanılmasını sağlamak. Kamera kayıtlarını amirlerinin bilgisi ve onayı olmadan vermemek, 18. Müdürün uygun göreceği durumlarda kendisine refakat etmek, 19. Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, 20. Yüksekokul mallarını ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, 21. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, İŞ ÇIKTISI BİLGİ KAYNAKLARI İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN LER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin her türlü yazılı ve sözlü açıklama, tutanaklar, güvenlik kamera görüntüleri, hazırlanan raporlar, yerinde tespit ve bilgilendirme. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü talimatlar, havale edilen işlemler. Donanımla ilgili yedek parça, teknik servis malzemesi, garanti belgeleri, yazılım programları, web sayfasına aktarılacak güncel bilgiler, bina planı. Bilgilerin temin edileceği yerler: Yüksekokul Sekreteri, Bilginin şekli: Kanun, yönetmelik, yazı, telefon, , yüz yüze, yerinde tespit. Müdür, Müdür Yardımcıları, Yüksekokul Sekreteri, öğretim elemanları, Polis Yazı, telefon, internet, yüz yüze, yerinde inceleme Danışma Odası , , yetkili amirlerin uygun gördüğü ve hizmetine ihtiyaç

14 İK-219 Sayfa No: 2 / 2 ÇALIŞMA SAATLERİ duyulan diğer zamanlar.

15 İK-220 Sayfa No: 1 / 1 ALT İŞ UNVANI EMİR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERİ İŞ TANIMI BİLGİSAYAR LABORATUVAR SORUMLUSU YÜKSEKOKUL SEKRETERİ YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Bilgisayar laboratuvarlarının ihtiyaçları, kontrolü, işleyişi ve koordinasyonunu sağlamak. 1. Zamanı iyi kullanmak ve verimliliği arttırmak amacıyla, derslerden önce ve sonra bütün bilgisayar ve projeksiyonları kontrol etmek, 2. Bilgisayarların temiz tutulmasını sağlamak, silinen programları ilgili birimlerden de yardım alarak zamanında yüklemek, ders başlamadan bütün ekipmanı hazır halde tutmak, 3. Laboratuvarların uygulamalı ders saatlerinde açılmasını sağlamak, 4. Dersler tamamlandıktan sonra bütün bilgisayarlar, projeksiyon cihazları, elektrikler ve kapıların kontrol edilerek kapatılmasını sağlamak, 5. Projeksiyon cihazlarını aşırı ısınmaya karşı korumak için, elektrikten fişleri çekilmeden beklemeye alınmasını sağlamak, 6. Öğrencilerin laboratuarları verimli kullanabilmelerini sağlamak, 7. Yüksekokul varlıklarını ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, 8. Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek, 9. Laboratuvarları ilgisiz kişilerin kullanmasını engellemek, 10. Yükseokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, 11. Hassas ve çok riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, 12. Laboratuvarların ihtiyaçlarını planlayarak, zamanında karşılanmasını sağlamak, 13. Yüksekokul Sekreteri ve Bilgisayar Koordinatörü nün vereceği diğer işleri yapmaktır. İŞ ÇIKTISI BİLGİ KAYNAKLARI İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN LER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin her türlü yazılı ve sözlü açıklama, iş takip ve iş bitirme belgeleri, optik okutucu formları, sınav listeleri, hazırlanan raporlar, yerinde tespit ve bilgilendirme. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü talimatlar, havale edilen işlemler. Makine ve teçhizatla ilgili teknik belgeler, optik okuyucu formları, kullanım kitapçıkları, servisler, sınav programı, öğrenci sayıları. Bilgilerin temin edileceği yerler: Yüksekokul Sekreteri, ilgili müdür yardımcısı, bölüm öğretim elemanları, Enformatik Bölümü, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı. Bilginin şekli: Kanun, yönetmelik, genelge, yazı, telefon, , yüz yüze, Bilgi İşlem Sorumlusu, Yüksekokul Sekreteri, İlgili Müdür yardımcısı, bölüm öğretim elemanları, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı. Yazı, telefon, internet, yüz yüze, yerinde inceleme Bilgi İşlem Odası , , yetkili amirlerin uygun gördüğü ve hizmetine ihtiyaç duyulan diğer zamanlar.

16 İK-221 Sayfa No: 1 / 2 ALT İŞ UNVANI EMİR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERİ İŞ TANIMI MÜDÜR SEKRETERİ YÜKSEKOKUL SEKRETERİ MÜDÜR, YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Müdürün haberleşme ve randevularını düzenlemek, Müdürlüğe gelen misafirleri ağırlamak, Müdürün uygun göreceği yazışmalarını yapmak. 1. Müdürün telefon görüşmelerini ve randevularını düzenlemek, 2. Müdürlüğe gelen misafirlerle ilgilenmek, görüşme başlayana kadar ağırlamak, 3. Üniversite Senato, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu gibi önemli toplantıları Müdüre hatırlatmak, 4. Müdüre ait özel ya da gizli yazıları düzenlemek, davetiye, tebrik kartı gibi taleplerini hazırlayarak zamanında ilgililere ulaşmasını sağlamak, 5. Müdüre ait dosyaları tutmak ve muhafaza etmek, 6. Üniversite içerisinde ve şehirde uygulanan protokol listelerini ve telefon rehberlerini takip ederek, sürekli güncel kalmalarını sağlamak, 5. Gerekli görülmesi halinde Müdürün ziyaretçilerini ve telefonla arayanları günlük olarak bir deftere ad, tarih ve saat belirterek not etmek, 6. Telefon konuşmalarında son derece kibar ve saygılı bir ses tonu kullanmaya dikkat etmek, konuşmaların kısa olmasına, karşı tarafa söylenmesi gerekenleri veya söylenebilecekleri söylemek, 7. Müdürlüğe gelen misafirlere görüşme taleplerine göre gerekirse diğer ilgililere yönlendirmek, Müdürün zamanını iyi kullanmasına yardımcı olmak, 8. Müdür odasına ilgisiz kişilerin girmesine engellemek olmak, Müdür olmadığı zamanlarda odanın kilitli tutulmasını sağlamak, 9. Müdürlüğe ait telefon ve faks cihazının ekonomik kullanılmasına özen göstermek, 10. Müdürlüğe gelen mektup faks notlarının anında ilgililere ulaştırılmasını sağlamak, 11. Basın ve yayın organlarını izleyerek ilgili konuları Müdüre bildirmek, bu yayınları saklamak, 12. Büronun zamanında açılıp kapatılmasını sağlamak, 13. Yüksekokul mallarını ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, 14. Sekreterliğin sürekli temiz ve düzenli tutulmasını sağlamak. 15. Müdürlükçe ihtiyaç duyulan araç-gereçlerin, ikram malzemesinin teminini sağlamak, 16. Hassas görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, 17. Müdür ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilecek diğer işleri yapmak. İŞ ÇIKTISI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin müdüre sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, form, liste, telefon, mesaj, faks yazısı, gündem, afiş, mektup, kargo, duyuru. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü talimatlar, havale edilen işlemler. Makine ve teçhizatla ilgili teknik belgeler, optik okuyucu formları, kullanım kitapçıkları, servisler, sınav programı, öğrenci sayıları. BİLGİ KAYNAKLARI Bilgilerin temin edileceği yerler: Rektörlük Birimleri, Yüksekokul Sekreteri, Müdürlük Birimleri, diğer kuruluşlar. Bilginin şekli: Kanun, yönetmelik, genelge, yazı, telefon, , yüz yüze, İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN LER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI Rektörlük ve Birimleri, Müdür, Müdür Yardımcıları, Yüksekokul Sekreteri, Müdürlük birimleri, Diğer kurumlar, Yazı, telefon, internet, yüz yüze, yerinde inceleme Müdürlük Bürosu , , yetkili amirlerin uygun gördüğü ve hizmetine ihtiyaç

17 İK-221 Sayfa No: 2 / 2 ÇALIŞMA SAATLERİ duyulan diğer zamanlar.

18 İK-222 Sayfa No: 1 / 2 ALT İŞ UNVANI EMİR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERİ İŞ TANIMI OPTİK OKUYUCU SORUMLUSU YÜKSEKOKUL SEKRETERİ YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Sınav evraklarının kontrollü ve güvenli bir şekilde optik okuyucularda okunup sonuçlarının ilgililere verilmesini sağlamak. 1. Makine teçhizat satın alınması konusunda idareye destek olmak, 2. Bilgi işlem odasının güvenliğini sağlamak, 3. Bilgi işlem odasına ilgisiz kişilerin girmesini engellemek, 4. Optik okuyucu ile ilgili işlemlerin daha hızlı ve güvenilir sonuçlanması için planlar geliştirmek, 5. Sınav programlarına göre öğretim elemanlarına yeteri kadar optik okuyucu kağıdı verilmesini sağlamak, 6. Her işlemden sonra belgeleri kontrol ederek ilgili öğretim elemanına vermek, 7. Yüksekokul mallarını ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, 8. Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek, 9. Teknolojiyi yakından takip etmek, 10. Kılık-kıyafet yönetmeliklerine uymak, 11. Makine ve teçhizatlarla ilgili yıllık bakım sözleşmelerinin yapılmasını ve aylık bakımlarının yapılıp yapılmadığını kontrol etmek, bunlarla ilgili yazışmaları ve tutulan raporları, garanti belgelerini muhafaza etmek, 12. Optik okuyucu kağıdı ihtiyacı ile ilgili gerekli önlemleri almak, 13. Yangın ve diğer tehlikelere karşı odanın güvenliği ile ilgili gerekli ekipmanı hazır bulundurmak, 14. Hassas ve çok yüksek riskli bir görevde bulunduğunu bilerek buna göre hareket etmek ve bu konuda amirlerinden alacağı emirleri titizlikle uygulamak, 15. Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerine desteklemek, 16. Optik okuyucu ve server da bulunan bilgileri sürekli yedeklemek, 17. Optik okuyucu kağıtlarını güvenilir ve uygun ortamda tutulmasını sağlamak, 18. Sınıflarda bulunan projeksiyonlar ile amfilerdeki ses sistemlerinin kullanılması için öğretim elemanlarına yardımcı olmak. 19. Yüksekokul Sekreteri nin vereceği diğer işleri yapmaktır. İŞ ÇIKTISI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin her türlü yazılı ve sözlü açıklama, iş takip ve iş bitirme belgeleri, optik okutucu formları, sınav listeleri, hazırlanan raporlar, yerinde tespit ve bilgilendirme. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü talimatlar, havale edilen işlemler. Makine ve teçhizatla ilgili teknik belgeler, optik okuyucu formları, kullanım kitapçıkları, servisler, sınav programı, öğrenci sayıları. BİLGİ KAYNAKLARI Bilgilerin temin edileceği yerler: Yüksekokul Sekreteri, Teknik Servis, Müdürlük Birimleri, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Bölüm Başkanları, Öğretim Elemanları Bilginin şekli: Kanun, yönetmelik, genelge, yazı, telefon, , yüz yüze, İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN LER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Müdür, Yüksekokul Sekreteri, Müdürlük birimleri, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, bölüm başkanları, öğretim elemanları, ilgili birimler. Yazı, telefon, internet, yüz yüze, yerinde inceleme Bilgi İşlem Odası , , yetkili amirlerin uygun gördüğü ve hizmetine ihtiyaç duyulan diğer zamanlar.

19 İK-223 Sayfa No: 1 / 1 ALT İŞ UNVANI EMİR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERİ İŞ TANIMI ŞOFÖR YÜKSEKOKUL SEKRETERİ YÜKSEKOKUL SEKRETERİ, MÜDÜR Hizmet aracını trafik kurallarına uygun olarak sürekli kullanıma hazır halde tutmak ve kullanmak. 1. Müdürlüğe ait hizmet aracını verilen talimatlar doğrultusunda teknik ve trafik kurallarına uygun olarak kullanmak, 2. Aracın teknik bakım, temizlik ve onarımlarını yaparak her an kullanıma hazır şekilde bulundurmak, 3. Rektörlük, öğrenci işleri daire başkanlığı, fakülteler, yüksekokullar ve diğer birimlere gönderilecek evrakların zamanında ve güvenilir bir şekilde yerlerine ulaşmasını sağlamak, 4. Yüksekokulun davet ettiği misafirleri havaalanı ya da garajlardan alarak ikamet edecekleri yerlere götürmek, onlar için düzenlenen gezi programlarına katılmak, 5. Yüksekokulda faaliyet gösteren öğrenci kulüplerinin araç ihtiyaçları konusunda, amirlerinin bilgisi ve izni doğrultusunda bu kulüp yöneticilerine yardımcı olmak, 6. İhtiyaçları karşılamak için görevli olarak şehre gidilmesi gerektiğinde, amirlerin bilgisi ve onayı dahilinde bu işlemleri gerçekleştirmek, 7. Hizmet aracının amacı dışında gereksiz işlerde kullanılmasına, araca ilgisiz kişilerin binmesine izin vermemek, 8. Yüksekokul mallarını ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, 9. Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek, 10. Kılık-kıyafet yönetmeliklerine uymak, 11. Müdürlüğe ya da kişilere ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, 12. Yüksekokulun etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek, 13. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, 14. Uykusuz ve yorgun araç kullanmamak, 15. Müdür ve Yüksekokul Sekreteri nin vereceği diğer işleri yapmak. İŞ ÇIKTISI BİLGİ KAYNAKLARI İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN LER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin yazı, form, görevlendirme yazısı, ruhsat, araç bakım ve onarımı ile ilgili belgeler, muayene kağıtları. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü talimatlar, havale edilen işlemler. Aracın bakımı ile ilgili teknik raporlar, tespit tutanakları. Bilgilerin temin edileceği yerler: * Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Birimleri, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı. Bilginin şekli: * Kanun, yönetmelik, yazı, telefon, , yüz yüze, yerinde tespit. Müdür, Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Birimleri Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, Enformasyon Birimi, Matbaa. Yazı, telefon, internet, yüz yüze Şoför Odası , , yetkili amirlerin uygun gördüğü ve hizmetine ihtiyaç duyulan diğer zamanlar.

20 İK-224 Sayfa No: 1 / 2 ALT İŞ UNVANI EMİR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERİ İŞ TANIMI TAHAKKUK MEMURU YÜKSEKOKUL SEKRETERİ YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Yüksekokulun maaş, ek ders ve diğer harcamaları ile ilgili evrakları düzenlemek, yazışmaları yapmak. 1. Yüksekokulda yapılacak harcamaların ödeme emri belgelerini hazırlamak, muhasebe birimine iletmek, 2. Harcamalarla ilgili gerekli dosyaları tutmak, 3. Satın alınması gereken malzemelerle ilgili diğer satın alma görevlileri ile birlikte piyasa araştırması yapmak, yazışmaları hazırlamak, komisyon başkanına bilgi vermek, 4. Her türlü ödemenin kanun ve yönetmeliklere uygun olarak zamanında yapılmasını sağlamak, 5. Tahakkuk bürosuna gönderilen evrakları incelemek, hatalı ödeme yapılmaması konusunda dikkatli olmak, 6. Personelin maaşları ile ilgili istediği yazıları hazırlamak, 7. Büro ile ilgili gerekli baskı malzemelerini temin etmek, 8. Ödemelerle ilgili disket, cd, liste gibi belgeleri ilgili bankaya göndermek, 9. Yüksekokul mallarını ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak, 10. Görevden ayrılan, göreve başlayan, izinli, raporlu ya da geçici görevli personelin takip edilerek kendilerine hatalı ödeme yapılmasını önlemek, 11. Ek ders ödemeleri ile ilgili, bölümlerin ya da öğretim elemanlarının vermesi gereken F1, F2 ve benzeri belgeleri takip etmek, vermeyenleri uyarmak, ödeme yapılması konusunda gecikmeye sebep olanları amirlerine bildirmek, 12. Tahakkukla ilgili bilgilerin sürekli yedeklenmesini ve saklanmasını sağlamak, 13. Ödemelerle ilgili arşivleme çalışmalarını yapmak, 14. Her yıl yapılan Sayıştay denetimleri sonucunda verilen kararlara uymak, bu kararlar doğrultusunda ödemeleri yürütmek, 15. Amirlerin bilgisi olmadan ilgisiz kişilere bilgi ve belge verilmesini önlemek, 16. Bütçe çalışmalarına destek vermek, 17. Personele ait bilgileri sürekli güncel tutarak Sosyal Güvenli Kurumu na aktarmak, 18. Müdürlüğün etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerine destek vermek, 19. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek, 20. Yüksekokul Sekreteri nin vereceği diğer işleri yapmaktır. İŞ ÇIKTISI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü ödeme emri belgesi, yazı, bordro, banka listesi, onay, rapor. Kanunlar, resmi yazılar, yönetmelik ve genelgeler. Yazılı ve sözlü talimatlar, havale edilen işlemler. Makine ve teçhizatla ilgili teknik belgeler, optik okuyucu formları, kullanım kitapçıkları, servisler, sınav programı, öğrenci sayıları. BİLGİ KAYNAKLARI Bilgilerin temin edileceği yerler: Yüksekokul Sekreteri, Daire Başkanlıkları, Müdür, Müdür Yardımcıları, Bölüm Başkanları, Müdürlük Birimleri, Öğretim elemanları, Yüksekokulun hizmet aldığı birimler. Bilginin şekli: Kanun, yönetmelik, genelge, yazı, telefon, , yüz yüze, İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN LER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Bölüm Sekreterleri, Yüksekokul Sekreteri, Yazı İşleri, Daire Başkanlıkları, Sosyal Güvenlik Kurumu, gerekli olduğunda diğer birimler. Yazı, telefon, internet, yüz yüze, yerinde inceleme Tahakkuk Bürosu , , yetkili amirlerin uygun gördüğü ve hizmetine ihtiyaç duyulan diğer zamanlar.