KALİTE MODÜLLERİNE GÖRE ÜRÜN BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

Transkript

1 1. AMAÇ ISO/IEC ve EA 2-17 standartları gereklerine uygun olarak gerçekleştirilen, kalite sistem modülleri kapsamındaki ürün belgelendirme faaliyetleri için başvurunun alınması, değerlendirilmesi, denetimin gerçekleştirilmesi ve belgenin düzenlenmesi ve sürdürülmesi ile ilgili esasları belirlemektir. 2. KAPSAM /68/AB Basınçlı Ekipmanlar Yönetmeliği ( D, D1, E, E1, H, H1 Modülleri) /142/AT Gaz Yakan Cihazlara Dair Yönetmelik ( Üretim Kalite Güvencesi, Ürün Kalite Güvence Sistemi) /33/EU Asansör Yönetmeliği ( D,E,H Modülleri) 3. TANIMLAR Denetim Ekibi: Belgelendirme faaliyeti ile ilgili olarak, kuruluşların yönetim sistemini, ilgili standarda göre inceleyip değerlendirmek üzere atanmış, denetim görevlileri arasından seçilen, Inspecco çalışma esaslarına uygun olarak görev yapan ve geçici olarak oluşturulan ve denetimin tipine göre baş denetçi, denetçi ve teknik uzmanlardan oluşabilecek ekiptir. Teknik Düzenleme Sorumlusu: İlgili yönetmelik gereği onaylanmış kuruluş tarafından yürütülecek uygunluk değerlendirme faaliyetleri kapsamında gerçekleştirilecek olan muayene ve denetimleri planlayan, belgelendirme kararı öncesi muayene ve denetim sonuçlarını kontrol eden ve raporlayan personeldir. Denetim faaliyeterinde Teknik Uzman olarak görev alabilir. Teknik Uzman: İlgili yönetmelik gereği onaylanmış kuruluş tarafından yürütülecek uygunluk değerlendirme faaliyetleri kapsamında planlanan muayene ve/veya denetimleri gerçekleştiren ve muayene ve/veya denetim sonuçlarını teknik düzenleme sorumlusuna/ baş denetçiye sunan personeldir. Sistem Belgesi: Kuruluş adına düzenlenen ve kuruluşun yönetim sisteminin incelenerek ilgili standarda uygun bulunduğunu gösteren, geçerlilik süresi 3 yıl olan belgedir. Büyük (Major) Uygunsuzluk: İlgili standardın bir gereksiniminin hiçbir şekilde tanımlanmaması veya sistemin tümünü etkileyecek şekilde yerine getirilmemesi sonucunda belirlenen uygunsuzluk. Küçük (Minör) Uygunsuzluk: İlgili standardın bir gereksiniminin veya dokümantasyonunun izlenmesindeki küçük aksaklıklar veya eksiklikler sonucunda belirlenen uygunsuzluk. Gözlem: İlgili standarda göre oluşturulmuş ve uygulanmakta olan yönetim sisteminin genel durumunu ve etkinliğini geliştirmek için açıklama veya araştırma gerektiren durumlarla ilgili bildirilen tavsiyeler. DÖF: Düzeltici Önleyici Faaliyet 4. SORUMLULUKLAR Teknik Düzenleme sorumlusu Sistem Belgelendirme Departmanı Yöneticisi Planlama Sorumlusu Sistem ve Arşiv Sorumlusu S a y f a 1 / 10

2 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR Başvuru Formu Proje Kontrol Formu I-B-F-69 Başvuru Gözden Geçirme Formu I-G-F-59 Teklif-Sözleşmesi I-B-F-06 Açılış-Kapanış Toplantısı Gündemi I-B-F-07 Açılış-Kapanış Toplantısı Tutanağı Denetim planları-raporları-soru listeleri I-B-F-17 Denetim Ekibi Atama ve Taahhüt Formu I-B-F-54 Ürün Belgelendirme Denetim Plan Formu I-B-F-16 Denetim Uygunsuzluk Formu I-B-F-33 Belgelendirme Dosyası Kontrol Formu I-B-F-64 Sertifika Formu I-B-F-15 Gözetim-Yeniden Belg. Denetimi Bilgilendirme Yazısı I-B-T-01 Logo ve Belge Kullanım Talimatı I-B-T-06 Kalite Sistemlerine göre Ürün Belgelendirme Denetim Süre Belirleme Talimatı I-B-L-05 Belgeli Firmalar Listesi 6. UYGULAMA 6.1 Başvurunun Alınması ve Değerlendirilmesi Kalite modülleri kapsamındaki başvurular bu prosedüre göre değerlendirilir. Ürün belgelendirme hizmeti almak isteyen kuruluşların başvuruları ilgili teknik düzenleme alanı için hazırlanmış olan Başvuru Formu ile alınır. Başvuru formu ve eklerinin yeterliliği I-B-F-69 Kalite Modülleri Başvuru Gözden Geçirme Formu kullanılarak Teknik Düzenleme Sorumlusu ve Sistem Belgelendirme Yöneticisi tarafından gözden geçirilir. Eksik bilgiler varsa tamamlanması için müşteriye geri gönderir. E-posta aracalığı ile tarafımıza ulaştırılan formlarda, yetkili kişinin imzası aranmaz. Başvurusu değerlendirilen firma için uygun bulunursa teklif hazırlanır. Eğer hizmet sunulamıyorsa bu konuda müşteriye yazılı olarak bilgi verilir. 6.2 Teklifin Hazırlanması ve Kabulü Değerlendirilme sonucu olumlu olan kuruluşlara Ürün Belgelendirme Teklifi / Sözleşmesi iletilir. Teklif, Teknik Düzenleme Sorumlusu tarafından yapılacak bilgilendirmeye ve I-B-T-05 Ürün Belgendirme Ücret Talimatına göre bölüm Operasyon Koordinatörü veya Satış Personeli tarafından hazırlanır. Teklif, kuruluş tarafından onaylanması (ıslak imza ve Kuruluş kaşesi) durumunda sözleşme niteliği kazanır. Onaylı teklifle birlikte aşağıdaki dokümanlar müşteriden talep edilir. 1- Sözleşmeyi imzalayan yetkiliye ait imza sirküleri, 2- Ticaret sicil gazetesinin kopyası veya kayıtlı oldukları oda sicil kayıt belgesi 3- Ürünün tanıtıcı bilgileri (tipi, kapasitesi, kullanım amacı, teknik özellikler vb.), 4- Kalite sistemine ait el kitabı, prosedürler, politika, hedefler ve organizasyon şeması, talimatlar vb 5- Daha önceden onaylanmış tip varsa buna ilişkin onaylı teknik dosya ve Onaylanmış Kuruluştan alınan belgelerin kopyası 6- Asansörler için; o Onaylı uygulama projesi S a y f a 2 / 10

3 o o o Büro tescil belgeleri, SMM belgeleri, Tam zamanlı çalışan elektrik ve makine mühendisi bilgileri (Diploma vb) 6.3 Denetimin Planlanması Planlama Sorumlusu müşterinin başvuruda belirttiği bilgilere göre belgelendirilecek kapsama uygun yetkinlikte olan kişilerden oluşan denetim heyetini belirler ve bu kişilerle iletişime geçerek denetimin yapılacağı tarihte uygun olanları denetim heyetine alır. I-B- F-17 Denetim Ekibi Atama ve Taahhüt Formu na başvuran kuruluşun bazı bilgileri ve üyelerin isim, NACE kodu vb gibi bilgilerini aktarır. Bu form, başvuran kuruluş ve heyet hakkında başdenetçiyi bilgilendirmek amacıyla e-posta yoluyla başdenetçiye ve denetim ekibine iletilir. Eğer ki heyet 1 kişiden oluşacak ise bu kişi mutlaka başdenetçi olmalı ve sözkonusu alanda yetkin olmalıdır. İlgili alanda denetçi yok fakat teknik uzman (TU) varsa, firmanın NACE kodunda yetkin olan bir başdenetçi bu TU ile görevlendirilebilir. Denetimler planlanırken dikkat edilecek bir başka husus, belgelendirme çevrimi olan 3 yıllık sure boyunca bir firmanın denetimine görevlendirilen denetçiler aynı firmanın 3. yıldan sonraki yeniden belgelendirme denetimlerine gidemeyecekleridir. Ancak denetçi havuzumuzda firmanın kapsamının NACE kodunun 3 dijite kadar olan kısmına sahip tek bir baş denetçi var ise aynı baş denetçi ikinci 3 yıllık çevrimde de denetim heyeti içinde yer alabilir. Denetim heyetinde görev alacak dış kaynaklı münferit denetçiler ve teknik uzmanlardan, denetlenecek müşteri ile aralarındaki ilişkiyi açıklığa kavuşturmak amacıyla I-B-F-17 Denetim Ekibi Atama ve Taahhüt Formu ile denetçi beyanı alınır. Başvuran kuruluşun talebi olması halinde denetim heyeti üyelerinin özgeçmişleri kendilerine e-posta ile gönderilebilir. Heyet belirlendikten sonra Planlama Sorumlusu, tüm heyet üyelerine denetime ilişkin dokümanları gerekli olduğunda IAF, TÜKAK yada EA rehberleri, mevzuat vs gibi yardımcı olabilecek referans dokümanları e-postayla gönderir. Ayrıca denetim türüne göre tüm heyet üyelerine e-postayla gönderilen dokümanlar aşağıdaki gibidir: I-B-F-69-Kalite modülleri Başvuru Gözden Geçirme Formu I-B-F-54-Ürün Belgelendirme Denetim Planı I-B-F-06 Açılış-Kapanış Toplantısı Gündemi I-B-F-07 Açılış-Kapanış Toplantısı Tutanağı I-B-F-55 Basınçlı Ekipmanlar Yönetmeliği Sistem Denetim Raporu I-B-F /142/AT Sistem Denetim Raporu I-B-F-65 Asansör Yönetmeliği Sistem Denetim Raporu I-B-F-16 Denetim Uygunsuzluk Formu I-B-F-21 Müşteri Memnuniyeti Araştırma Anket Formu I-B-P-03 Kalite Modüllerine Göre Ürün Belgelendirme Prosedürü Bu dokümanlarda yapılan herhangi bir revizyon denetçi havuzu üyelerine e-posta yoluyla iletilir. Aşama 1: Aşama 1 denetimi firmanın teklif onayı ile birlikte tarafımıza sunulan dokümantasyonu üzerinden temel gereksinimlerin varlığının teyiti için ofiste yapılır. Teknik düzenleme sorumlusu ve atanmış başdenetçi kuruluşun kalite sistem dokümantasyonunu ilgili yönetmelik S a y f a 3 / 10

4 için hazırlanmış olan Aşama 1 Denetim Raporu nda tanımlanan sorgulamaya göre kontrol ederler. Sistemde eksiklik tespit edilirse Bilgilendirme Raporu, I-G-F-74 ile eksikliklerin tamamlanması talep edilir. Eksikliklerin giderilmesinin ardından Aşama 2 denetimi planı yapılır. Aşama 2: Planlama Sorumlusu tarafından 3 yıllık belgelendirme döngüleri taslak olarak belirlenir. Bu taslak bir anlamda 3 yıllık denetim planını, müşterinin temel başvuru bilgilerini, INSPECCO ya özgü kodlarını vs. içerir. Bu taslak plan I-B-F-54 Ürün Belgelendirme Denetim Plan Formu nda müşteriye sunulur. Denetim heyetindeki başdenetçi denetim planını hazırlar ve Planlama Sorumlusu na iletir. Planlama Sorumlusu da planı onaylaması için başvuran kuruluşa gönderir. Kuruluşun haklı gerekçelerini göstermesi halinde denetim heyetine itiraz etme hakkı vardır ve bu denetim planı ile kuruluşa bildirilir. Bu durumda yeni heyet belirlenir. Denetim planı üzerinde anlaşmazlık olması ihtimaline karşılık planın, denetimden en az 1 hafta önce başvuran kuruluşa gönderilmesi yararlı olacaktır. Denetim planının onaylanmasından sonra belirlenen tarihte denetim gerçekleştirilir. Denetimlerde denetim heyetinin yanı sıra gözlemcilerde bulunabilir. Bu gözlemciler müşteri kuruluşunun üyeleri, danışmanları, TURKAK tanık denetçileri, düzenleyiciler, INSPECCO tanık denetçileri ya da kanunen yetkilendirilmiş başka kişiler olabilir. Gözlemciler denetimin işleyişine müdahale edemezler. 6.4 Denetim Denetim, firma yetkilileri ve denetim ekibinin katıldığı açılış toplantısı ile başlar. Açılış toplantısında denetimin amacı, kapsamı, yöntemi ve I-B-F-06 Açılış-Kapanış Toplantısı Gündemi formundaki diğer konular görüşülür. Denetim planı gözden geçirilir. Açılış toplantısına katılanlar I-B-F-07 Açılış-Kapanış Toplantısı Tutanağı Ile kayıt altına alınır. Denetim, kalite modüllerine uygun olarak hazırlanmış denetim raporundaki sorulara uygun olarak gerçekleştirilir. Denetim ekibinin bulguları büyük ve küçük uygunsuzluklar ya da gözlemleri içerebilir. Denetim sonunda tespit edilen uygunsuzlukların kuruluşa bildirimi Denetim Uygunsuzluk Formu ile yapılır. Uygunsuzlukların kapatılma süresi kararlaştırılarak yönetim temsilcisine (veya düzeltici faaliyetin gerçekleştirilmesinden sorumlu personele) imzalatılır. Formun orijinali denetçide kalır, firmaya kopyası teslim edilir. Müşterinin kök neden analizi yapıp uygunsuzlukları gidermek için uygulayacağı düzeltme veya düzeltici ve önleyici faaliyetlerin (DÖF) planını en geç 1 hafta içinde INSPECCO ya bildirilmelidir. Planlanan faaliyetler 3 ay içerisinde tamamlanmalıdır. Bu süre içerisinde uygunsuzluklarını gideremeyen kuruluşun başvurusu geçersiz sayılır ve kuruluşa yazılı olarak bilgi verilir. Büyük uygunsuzlukların kapatılmasında doküman gözden geçirmenin yanı sıra gerektiğinde saha denetimi yani takip denetimi gerçekleştirilir. 3 adet büyük uygunsuzluk tespit edilirse ve bu uygunsuzluklar alt yapı ile ilgili ise takip denetimi gerçekleştirilir. Küçük uygunsuzlukların kapatılması genellikle takip denetim gerektirmeyip doküman inceleme bazında gerçekleştirilir. Takip denetiminde uygunsuzlukların giderilmediği görülürse müşterinin belgelendirilmesi 3 aylık bir süre için askıya alınır; askıya alma sürecinde yeni uygunsuzluk görülürse belgelendirme geri çekilir. Uygunsuzluklar kapatılıp gerekli kayıtlar INSPECCO ya bildirilmeden belgelendirme kararı verilemez. Baş denetçi DÖF lerin yeterli ve etkili uygulandığını objektif delillere dayandırarak doğrulayabiliyorsa belgelendirmeye dair tavsiyesini Denetimi Raporu na yazarak belirtir ve denetim dosyasını son haline getirerek Planlama Sorumlusu na iletir. S a y f a 4 / 10

5 Takip denetimini gerektirmeyip, fotoğraf vs. gibi objektif deliller aracılığı ile kapatılabilecek uygunsuzluklar ancak bu objektif deliller elde edilip, dosyada yer aldıktan sonra kapatılabilir. Takip denetim faaliyeti ancak kuruluş tarafından düzeltme ve DÖF lerin tamamlandığının yazılı olarak teyit edilmesinden sonra gerçekleştirilir. Denetimlerde tespit edilen uygunsuzluklar kapatılsa dahi bir sonraki denetimde bu uygunsuzlukların kuruluşta tekrar yerinde doğrulanması gerekmektedir. Bir denetimde tespit edilen küçük uygunsuzluk bir sonraki denetimde de aynı şekilde karşımıza çıkarsa, bu uygunsuzluk artık büyük uygunsuzluk olarak raporlanır. Denetim tamamlandıktan sonra ekip lideri tarafından kapanış toplantısının resmi bir sunuşu ve denetim ekibinin bulgu ve sonuçlarını içeren rapor hazırlanır. Kuruluşun yönetim sistem denetim bulguları, gözetim denetimlerde kullanılmak üzere saklanması için kuruluşa teslim edilir. Açılış-kapanış toplanları, Açılış-Kapanış Toplantısı Tutanağı ile kayıt altına alınmalıdır. 6.5 Belgelendirme Kararı ve Belge Düzenleme. Belgelendirme kararı, belgelendirme karar alıcısı/alıcıları tarafından verilir. Belgelendirme karar alıcısı/alıcıları, ilgili alanda atanmış, teknik uzmanlığı olan denetçi veya ISO 9001 baş denetçiliği olan bir denetçi ve teknik uzmandan oluşabilir. Belgelendirme karar alıcı/alıcıları belgelendirme sürecinde görev almamış olmalıdırlar. Not: Teknik uzman, denetimde ürün ve ürünle ilgili süreçleri teknik olarak değerlendirebilecek kişidir. Bu nedenle, Teknik düzenleme sorumlusu, denetimlerde teknik uzman olarak görev alabilir. Planlama Sorumlusu veya Sistem ve Arşiv Sorumlusu müşteri dosyasını Belgelendirme Dosyası Kontrol Formu na göre kontrol edip belgelendirme kararı için belgelendirme karar alıcısına/alıcılarına iletir. Belgelendirme kararı, denetim bulgularının ve sonuçlarının ve ilgili diğer bilgilerin (genel bilgi, kuruluştan alınan denetim raporuna yönelik yorumlar gibi) değerlendirilmesine dayanılarak verilir. Herhangi bir eksiklik varsa giderilmesi için dosyayı baş denetçiye gönderir. Baş denetçi gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra dosyayı belgelendirme karar alıcısı(ları)na teslim eder. Tespit edilmiş olan uygunsuzlukların tamamen kapatıldığı garanti altına alınmadan, belgelendirme kararı alınmaz. Karar alıcı/lar, belgelendirmeye dair kararlarını I-B-F-45 Belgelendirme Karar Bildirim Formu yla açıklarlar. Sistem Belgelendirme Yöneticisinin onayından sonra bir orijinal nüsha olarak hazırlanan belge, Genel Müdür ün onayına sunulur. Onaylanan Belge karar tarihinden itibaren en geç bir hafta içerisinde ile belgelendirilmiş kuruluşa iletilir. Aynı zamanda Logo ve Belge Kullanım Talimatı, INSPECCO ve TURKAK logoları ve sertifikanın pdf hali belgelendirilmiş kuruluşa e-posta aracılığı ile gönderilir. Belgelendirilmiş kuruluşlar Ürün Belgelendirme iş Takip Formu na I-G-F-116 ne kayıt edilir. İlk belgelendirme ve yeniden belgelendirme kararı verilerek uygunluğu onaylanan yönetim sistemi için yayınlanan belge karar tarihinden sonraki 3 yıl için geçerlidir. Bu sertifika üzerinde belirtilmektedir. Belgeler ilgili kalite modüllerine göre hazırlanmış formlara basılır. Düzenlenen belgede, aşağıda belirtilen bilgiler yer alır: INSPECCO nun ünvanı ve tam adresi, belgelendirme markası, Müşterinin adı, S a y f a 5 / 10

6 Müşterinin merkez ve/veya belgelendirilen tesisinin tam adresi, Belgelendirme karar tarihi ve geçerlilik süresi, yeniden belgelendirme ya da kapsam değişikliği yapılmışsa bunlara ilişkin tarihler, Yayın tarihi ve yeri, Sertifika numarası, Belgelendirme kapsamı İlgili yönetmelik ve modüle ilişkin bilgiler Kuruluş talebine göre belge Türkçe dışındaki dillerde de düzenlenebilir. Eğer karar alıcı/karar alıcılar yaptıkları değerlendirme sonucu kuruluşu belgelendirmeme kararı alır ise bu karar da I-B-F-45 Belgelendirme Karar Bildirim Formu yla kuruluşa bildirilir. Belgeler kuruluşun mali yükümlülüklerini yerine getirmesinden sonra teslim edilir. Belgeler sadece üzerinde yazan kapsam ve adresler için geçerlidir. Kuruluşun kapsam harici yaptığı iş ve ürünler ve faklı diğer adresleri için geçerli değildir. Belge sadece kuruluşun kendisi için geçerlidir. Başka kurum veya kişiye devredilemez. Belgenin durumu hakkında bilgi diğer tarafların görebilmesi için Inspecco web sayfasında yayınlanır. 6.6 Takip denetimleri Denetim sonucu takip denetimi gerektirecek uygunsuzlukların giderildiğinin doğrulanması, belgenin askıya askıya alınmasına neden olacak durumlar ortaya çıktığında bunların kontrolü için takip denetimi gerçekleştirilir. Takip denetimleri özel bir durum olmadığı sürece ilk denetim ekibi tarafından gerçekleştirilir. Takip denetimleri takibe neden olan uygunsuzluk konularını içerecek şekilde planlanır ve yürütülür. Takibe konu olan uygunsuzlukların giderilememiş olması durumunda başvuru iptal edilir. Büyük uygunsuzluklar küçük uygunsuzluğa dönüşmüşse en fazla 1 ay içerisinde bu uygunsuzlukların giderilmesi beklenir. Bu süre içerisinde uygunsuzluk giderilmezse başvuru iptal edilir. Uygunsuzlukların giderilmesinin ardından baş denetçi tarafından denetim dosyası belgelendirme komitesine sunulur. 6.7 Gözetim Faaliyetleri Belgelendirilen sistemin belgelendirme karar tarihinden itibaren 3 yıl süre ile geçerliliğinin sürdürülmesi, sistemin standart gereklerine uygun olarak sürekliliğinin sağlanması ile mümkündür. Bu amaçla yılda en az bir defa olmak üzere kuruluşa gözetim denetimleri yapılır. Kuruluşun sistemde gerçekleştirdiği değişiklikler veya ilave ettiği konularla ilgili dokümanların denetim öncesinde INSPECCO ya göndermesi beklenir. Gözetim denetimi yapılacak kuruluş ile denetimlerin yapılması gereken tarihten 3 ay öncesinden Gözetim Denetimi Bilgilendirme Yazısı nı göndererek iletişime geçer. İlk belgelendirmeyi takip eden ilk gözetim denetimi belgelendirme denetiminin son gününden itibaren 12 ay içinde tamamlanmış olmalıdır. Bu süre müşterinin fiziksel olarak değişim halinde olması, katılması gereken yurtiçi ya da yurtdışı organizasyonlar, doğal afet, yangın vs. gibi sebeplerle olmak kaydıyla en fazla 3 ay için uzatılabilir. Bu sürenin aşılması halinde ise müşterinin belgelendirmesi askıya alınır ve ikinci 3 ayın sonunda belge geri çekilir ve kendilerinden belgelerini kuruluşumuza göndermeleri istenir. Kuruluş gözetim denetimin tarihini onaylıyorsa, Gözetim Denetimi Bilgilendirme Yazısı ndaki onay bölümünü yetkili kişiye kaşeletip imzalatarak INSPECCO ya geri gönderir. Bu aşamadan sonra belgelendirme sürecinde olduğu gibi denetimin planlanması ve S a y f a 6 / 10

7 gerçekleştirilmesi süreçleri uygulanır. Gözetim denetiminin sadece denetim raporunun gözetim için belirlenmiş kısımlarına göre yapılması yeterlidir. Modül D, D1 kapsamında yapılan denetimlerde imalat, muayene ve deney/test, birleştirme / montaj, depolama alanlarına gidilmeli ve aşağıdakiler başta olmak üzere yönetmeliğin gereklilikleri hakkında bilgiler sağlanmalıdır: Kalite güvence Sistemi dokümanı Muayene raporları, deney verileri, kalibrasyon verileri, personel niteliklerine ilişkin kayıtlar Modül E, E1 kapsamında yapılan denetimlerde muayene ve deney/test alanlarına gidilmeli ve aşağıdakiler başta olmak üzere yönetmeliğin gereklilikleri hakkında bilgiler sağlanmalıdır: Kalite güvence Sistemi dokümanı Teknik doküman Muayene raporları, deney verileri, kalibrasyon verileri, personel niteliklerine ilişkin kayıtlar Modül H, H1 kapsamında yapılan denetimlerde imalat, muayene ve deney/test, birleştirme / montaj, depolama alanlarına gidilmeli ve aşağıdakiler başta olmak üzere yönetmeliğin gereklilikleri hakkında bilgiler sağlanmalıdır: Kalite güvence Sistemi dokümanı Kalite güvence sisteminin tasarım aşamasında hazırlanan kayıtları, analiz-hesaplama, deney sonuçları Muayene raporları, deney verileri, kalibrasyon verileri, personel niteliklerine ilişkin kayıtlar Gözetim denetiminde daha önceki denetimlerde tespit edilen uygunsuzlukların takibi, CE işaretinin, logo-marka ve sertifika kullanım kontrolü gerçekleştirilir. Gözetim denetimi sürecinde uygunsuzluk tespit edilirse süreç aynı ilk belgelendirme sürecindeki gibi değerlendirilir. Belgelendirmenin sürdürülebilmesi, uygunsuzlukların verilen süre içinde kapatılması ile mümkündür. Karar verilmesi süreci de belgelendirme sürecindeki gibi işler. (Yetkin kişilerin karar alması vb.) 6.8 Yeniden Belgelendirme Denetimi Yeniden belgelendirme denetimi, 3 yıllık belgelendirme döngüsü sona eren müşterilerin istemeleri halinde, yönetim sistemlerinin tekrar belgelendirilmesi için yapılır. Kuruluşun belge geçerlilik süresinin dolmasından 3 ay önce INSPECCO ya yeniden belgelendirme denetimi için talepte bulunması, denetimin belge geçerlilik süresi içinde planlanıp gerçekleştirilmesi için gereklidir. Bu amaçla kuruluşta yeniden belgelendirme denetimi ve ilk belgelendirme kapsamında olduğu gibi gözetim ve gerektiğinde takip denetimler gerçekleştirilir. Yeniden belgelendirme faaliyetleri için kuruluşa yeni teklif sunulur ve ilk belge kapsamında olduğu gibi sözleşme imzalanarak faaliyetlere başlanır. Yeniden değerlendirme denetiminin planlanması, yürütülmesi, karar süreci aynı ilk belgelendirme denetimindeki gibi yürür. Yeniden belgelendirme denetimi esnasında öncelikle en son denetimde tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesine yönelik olarak gerçekleştirilen düzeltici önleyici faaliyet etkinlikleri değerlendirilir, ayrıca sistemde revize edilen veya kapsama dahil edilen dokümanlar gözden geçirilerek uygulamaları denetlenir. Yeniden belgelendirme denetiminin yürütülmesi ve denetim sonucunda elde edilen bulgular ve uygunsuzlukların giderilmesine yönelik DÖF lerin takibi belgelendirme denetiminde olduğu gibi işlem görür. Uygunsuzluklar varsa bunların kapatılması, tarafımıza bildirilmesi belgelendirmenin 3 yıllık sürecinin dolmasından önce kararın verilmesini sağlayacak şekilde olmalıdır. Denetim sonucunda belgelendirmenin devamı kararı verildiğinde müşterimize yeni belge düzenlenir. Yeni belgede ilk belge düzenleme tarihi de belirtilir. S a y f a 7 / 10

8 6.10 Özel Denetimler Kapsam değişikliği denetimi Firmanın belgelendirme kapsamındaki ürünlerin değişmesi, adres değişiklikleri, şube değişiklikleri gibi nedenlerle kapsam değişiklik denetimi yapılır. Kapsam değişiklik talebi yazılı olarak alınır ve Teknik Düzenleme Sorumlusu tarafından incelenerek genişletmenin yapılıp yapılamayacağı belirlenir. Denetim süresi talep kapsamına bağlı olarak değişiklik gösterir. Denetim, belirlenen kapsam için belgelendirme denetiminde olduğu gibi planlanır ve gerçekleştirilir. Kuruluştan gelen talep üzerine kapsam değişikliği gözetim denetimiyle birleştirilebilir. Kapsam değişlikliği nedeniyle yapılan denetimler sonucunda belgegeçerlilik süresi değişmez Kısa süreli denetimler Bakanlık tarafından gerçekleştirilen Piyasa Gözetim Denetimleri sonucu belirlenen uygunsuzluklar olduğunda, kuruluş hakkında objektif kanıtlara dayalı şikâyet alındığında Teknik Düzenleme Sorumlusu tarafından plansız kısa süreli denetim kararı alınabilir. Bu denetimlerde mevcut durumunu görebilmek için müşteriye bir gün öncesinde haber verilir ve denetim gerçekleştirilir. Denetim ekibi belgelendirme denetiminde olduğu gibi belirlenir ve doğrudan atanır, müşteri onayı aranmaz. Kısa süreli denetimde başta şikâyet veya uygunsuzluk bildirimine konu olan hususların kontrolü olmak üzere gözetim denetimi yapılır. Denetim raporuna kayıtlar tutulur. Uygunsuzluklar tespit edilmesi durumunda uygunsuzluğun etkisine göre belegenin askıya alınması veya iptaline karar verilir. Bu durum Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına bildirilir Habersiz / Beklenmedik denetimler Yönetmeliklerin şartlarına bağlı olarak kuruluşlara beklenmedik denetimler gerçekleştirilebilir. Bu denetimlerde kalite güvence sisteminin işleyişi, ürün uygunluğunun devam edip etmediği kontrol edilir. Bu amaçla ürün muayenesi ve deney/testler yapılabilir veya yaptırabilir. Basınçlı Ekipmanlar Yönetmeliği 14.maddesi (article 14) 4. Bendi gereği; 4.1-a maddesinin i bendinde, ii bendinin ilk parahgrafında ve b maddesinde ifade edilen kategori III ve IV te yer alan ekipmanlar için ilk yıl en az 2 beklenmedik ziyaret yapılır. Bu amaçla üreticiden tahmini üretim planları hakkında bilgi alınır. Sonraki yılların planı yılda en az bir kez gözetim faaliyeti olacak şekilde yapılır. Modül H işlemi altından Yönetmeliğin 4.1-b maddesinin bahsi geçen Kategori III teki ekipman ve kapların [2 litre'den daha büyük bir hacmi olan, 110 C dan daha fazla sıcaklıkta kızgın su veya buhar üretimi amaçlanan aşırı sıcaklık riski olan, ateşle veya başka türlü ısıtılmış basınç ekipmanlar ve bütün basınçlı pişiriciler] tek seferde üretimleri olacaksa üreticinin tahmini üretim planı hakkında bilgi alınır ve son değerlendirmeler yapılır. Teknik düzenleme sorumlusu, kuruluşla irtibata geçer ve firmanın üretim planına göre denetim günü belirlenir. Denetim günü, kuruluşla irtibata geçilmesinden sonra en fazla 1 hafta içerinde yapılmalıdır. Kuruluş denetimi kabul etmezse teknik düzenleme sorumlusu kararı ile belge askıya alınır ve askıya alma süreci işletilir. Denetimin uygulanması aşaması Gözetim Denetimi gibi uygulanır. Yapılan denetimlerde uygunsuzluk tespit edilirse uygunsuzluğun etkisine göre belge askıya alınabilir veya iptal edilebilir. Bu durum Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına bildirilir Belgelendirmeyi Askıya Alma ve Geri Çekme (İptal etme) S a y f a 8 / 10

9 INSPECCO, belgelendirmesi askıya alınan/geri çekilen müşterilerine I-B-F-44-Belgenin askıya alınması-geri çekilmesi yazısı ile bilgi verir Askıya alma INSPECCO aşağıdaki durumlarda kuruluşun belgesini 3 aylık süre için askıya alır: Denetimler esnasında tespit edilen ve belirlenmiş süre içerisinde giderilmemiş uygunsuzluklar bulunması, Kuruluşun belgelendirilmiş yönetim sisteminin belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı ve ciddi şekilde başarısız olması, Kuruluşun gözetim veya yeniden belgelendirme denetimlerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi, Kuruluşun haklı gerekçelere dayalı yazılı talepte bulunması, INSPECCO belge ve logolarının yanlış kullanımı, Belgelendirme kurallarına uyulmaması, Belge ücretlerinin ödenmemesi, Kuruluş organizasyonunda gerçekleştirilmiş önemli değişikliklerin INSPECCO ya bildirilmemesi. Askıya alınma kararı, denetim sonuçlarının değerlendirilmesini gerektirmediği durumlarda ( denetim kabul etmeme, ücret ödenmemesi vb) Teknik düzenleme sorumlusu tarafından verilir. Belgenin askıya alındığı ve askıya alma işlemi kaldırıldığı kuruluşa yazılı olarak bildirilir. Ayrıca bu durum, Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı na ve gerekli olması durumunda diğer onaylanmış kuruluşlara bildirilir. Denetim sonuçlarının değerlendirilmesini gerektiren askıya alma süreci sonunda müşteriye takip denetimi gerçekleştirilir. Diğer durumlarda ( ücretlerin ödenmemesi gibi) Teknik Düzenleme Sorumlusu askıdan kaldırma hakkında karar verir. Denetim uygunsuzlukların giderilip giderilmediğini kontrol için yapılır ve sadece ilgili bölümleri içerecek şekilde planlanır. Bu takip denetiminde uygunsuzluklar giderilmemişse müşterinin belgesi geri çekilir. Ayrıca kuruluş talebi üzerine, makul gerekçeler bulunması kaydı ile askıya alma süresi INSPECCO tarafından en fazla 3 ay daha uzatılabilir. Askıya alma süresince kuruluşun belgesi geçici olarak geçersizdir. Bu sebeple, kuruluş belgelendirmesinin reklamını yapacak her türlü faaliyetten bu dönemde kaçınmalıdır. Belgelendirmenin askıya alınması halinde Logo ve Belge Kullanımı Talimatı na göre kuruluş logo ve belge kullanımını durdurmak zorundadır Geri çekme Belgelendirmesinin kuruluşumuz tarafından iptal edilmesi ve sözleşmenin fesih edilmesi demektir. Belgelendirmesi geri çekilen kuruluşun, kuruluşumuzdan hizmet alması için yeniden başvurması gerekir. Belgelendirmesi askıya alınan veya geri çekilen kuruluşun durumu INSPECCO web sitesinde erişime sunulur. Ayrıca bu durum, Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına ve gerekli olması durumunda diğer onaylanmış kuruluşlara bildirilir. Belgenin geri çekilmesi kararını Teknik Düzenleme Sorumlusu verir. Belgelendirme aşağıdaki durumlarda geri çekilir: Kuruluşun talebi, Kuruluşun iflası veya belge kapsamındaki faaliyetine son vermesi, Kuruluşa ait tüzel kişiliğin değişmesi, Kuruluşun askıya alma şartlarını kabul etmemesi, Kuruluşun askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması, Kuruluşun, askı süresi sonunda takip denetimi yapılabilmesi için teyit vermemesi, Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen takip denetimlerinde belirlenen uygunsuzlukların öngörülen sürelerde kapatılmaması, Kuruluşun belgeyi, belge kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda, yanıltıcı ve haksız kullanması, S a y f a 9 / 10

10 Kuruluşun belgede belirtilen tesis adresinde bulunamaması, Kuruluşun gözetim denetimini zamanında kabul etmemesi, Kuruluşun belge yenileme talebinde bulunmaması, Çok sahalı müşterilerin sahip olduğu saha ya da şubelerin herhangi birinin kapanması halinde müşteri INSPECCO ya bilgi vermeyi ihmal ederse belgelendirme geri çekilir. Merkez ofis ya da sahalardan herhangi biri belgenin sürdürülmesi ile ilgili şartları yerine getirmezse belgelendirme bütünüyle iptal edilir. Geri çekme durumunda müşteri kuruluşun belgesi süresiz olarak geçersiz yani İPTAL dir. Belgenin geri çekilmesi durumunda kuruluşun aşağıda belirtilen yükümlülüklerini yerine getirmesi gereklidir: INSPECCO belge ve logosunun kullanımının durdurulması, İptal edilen belge kapsamındaki her tür haktan vazgeçilmesi, Ödenmemiş belge veya denetim ücretlerinin ödenmesi. Belgenin geri çekilmesini takiben en geç 1 ay içerisinde kuruluşun, INSPECCO logosunu her tür yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir. Aksi takdirde INSPECCO; İlgili akreditasyon kuruluşu ile diğer belgelendirme kuruluşlarına bilgi verir, Kuruluşun belgeyi, sözleşme kurallarını ihlal etmek suretiyle illegal olarak kullandığını, çeşitli yayın organlarında duyurur, Bu yüzden oluşacak maddi ve manevi zararların giderilmesi için yasal yollara başvurur Belgeli Kuruluşların İlan Edilmesi INSPECCO tarafından verilen, askıya alınan ve geri çekilen belgeler hakkında bilgi web sitesinden sorgulanabilmektedir Sistem Belgelendirme Faaliyetlerinde Olabilecek Değişiklikler INSPECCO, belgelendirme sisteminde meydana gelebilecek önemli değişiklikleri, en kısa zamanda INSPECCO dan belgeli kuruluşlara belirlenecek geçiş süresi sonunda gerekli düzenlemeleri yapmaları için duyurmakla yükümlüdür. Bu amaçla web sayfası, e-posta, faks gibi araçlar kullanılabilir. Kurallarda, logo ve belge kullanımda meydana gelen önemli değişikliklere yönelik bilgilendirme INSPECCO tarafından belgeli müşterilere e-posta vasıtası ile yapılır. S a y f a 10/ 10