FUAR HAZIRLIK DOSYASI

Transkript

1 FUAR HAZIRLIK DOSYASI Nisan 2016 Bilgi ve rezervasyonlarınız için: İstanbul: Antalya: BU FUAR 5174 SAYILI KANUN GEREĞİNCE TOBB (TÜRKİYE ODALAR VE BORSALAR BİRLİĞİ) İZNİ İLE DÜZENLENMEKTEDİR.

2 KATILIMCI DOSYASI Bilgi ve talep formları Lütfen ekli sayfalardaki bilgi ve talep formlarını eksiksiz doldurarak son gönderim tarihine kadar aşağıdaki faks numaralarına veya adrese gönderiniz. İçerik Genel kurallar Çalışma takvimi ve fuar alanı bilgileri Katılımcı formları (FAKS veya MAIL ile gönderilecek bilgi ve talep formları) 1. Firma adres bilgileri 2. Firma ürünleri / faaliyetleri 3. Stand kurulum bilgileri 4. Firma protokolü ve stand görevlileri 5. Uluslararası temsil 6. Firma davetlileri giriş kartları 7. Teknik hizmetler 8. Fuar reklam alanları Gönderimleriniz İçin Fax: e-posta: info@expocleanroom.com Son gönderim tarihleri: Dosyada bulunan Bilgi ve Talep Formlarının fuar organizasyonuna son gönderim tarihleri her bir formun üzerinde belirtilmiştir. Bu tarihleri geçen bilgi gönderimleriniz veya eksik bilgilendirmeleriniz nedeniyle oluşabilecek hata veya eksikliklerden fuar organizasyonu sorumlu olmayacaktır. Kurumsal İletişim İstanbul; Atatürk Mah. Ataşehir Bulvarı, 42/A Ada, Gardenya Konut 7/1 Blok K:12 D:78, Ataşehir Antalya; Metin Kasaboğlu Cad. No: 63/4, İstanbul Ofis müşteri ilişkileri; Deniz Aydın Antalya Ofis müşteri ilişkileri; Özlem Avcı Fuar teknik yönetim; Cem Selvi Muhasebe; Doğan Bulat

3 Genel Kurallar Fuarın resmi web sitesinde yayımlanmakta olan; Lütfi Kırdar Uluslararası Kongre ve Sergi Sarayı alanlarının kullanımına ilişkin detayları içeren "ICEC-Kurallar" belgesinde yazılı tüm kurallara uyulması zorunludur. Çalışma takvim ve saatleri Fuar katılımcısı kuruluşlardan stand konstrüksiyonlarını kendi özgün projeleri ile yapacak olanlar (boş alan teslim alacak olanlar), stand alanlarını 19 Nisan Salı günü saat 10:00 da teslim alarak konstrüksiyon çalışmalarına başlayabilirler. Stand konstrüksiyonu, fuar organizasyonu tarafından modüler stand sistemi ile kurulacak katılımcılar ise stand alanlarını 20 Nisan Çarşamba saat 09:00 da teslim alarak dekorasyon çalışmalarına başlayabilirler. Fuar hazırlık günleri olan Nisan günlerinde, katılımcıların fuar alanı içindeki stand hazırlık çalışmaları her gün saat 09:00-21:00 arasında yürütülebilecektir. Hazırlık günlerinde saat 21:00 den itibaren çalışmaların durdurulması ve fuar alanının boşaltılması zorunludur. (Zorunlu hallerde, saat den sonra çalışmak zorunda bulunacak katılımcıların fuar yönetiminden özel izin talep etmesi gerekecektir. Bu talepler ancak; nakliye sırasında doğabilecek kaza vb. olağanüstü durumlar için kabul edilebilecektir.) Katılımcıların stand hazırlık çalışmalarının en geç 20 Nisan saat de bitirilmesi zorunludur. Fuar bitiminde demontaj çalışmaları; 23 Nisan saat 19:00-24:00 arasında yapılmış ve tahsis edilen stand alanları tümüyle tahliye edilmiş olmalıdır. 23 Nisan saat 24:00 e kadar standlardan alınmamış olan malzemeler fuar yönetimince boşaltılır ve boşaltma masrafları %50 zamlı olarak ilgili katılımcıya fatura edilir. Genel kurallar Stand yapım kuralları: 3 numaralı Bilgi Formunda boş alana kendi özgün stand konstrüksiyonu uygulayacağını belirten katılımcılar kuracakları stand projesini en geç 31 Mart 2016 tarihine kadar Akdeniz Tanıtım a göndermiş ve yapım için onay almış olmalıdırlar. Bu özgün standların fuar yönetimince onaylanmış projeye uygun tesis edilmesi zorunludur. Özgün stand projeleri için onaylanacak maksimum konstrüksiyon yüksekliği h: 3.50 m. dir. Projedeki her türlü değişiklik için fuar alanındaki Teknik Büro ya bilgi verilerek onay istenmesi zorunludur. Özgün stand projeleri bu süre içinde bildirilmemiş ise Teknik Büro, stand alanında çalışma başlangıcına yetki vermeyecektir. Bu tür projesiz standlarda izin verilebilecek maksimum stand yüksekliği 2.50 m. dir (Teknik Büro onayı ile) m. nin üzerinde yükseklik kullanacak katılımcılar, standlarının sırt arka duvarlarını temiz biçimde kapamak zorundadırlar. Bu uygulamanın yapılmaması durumunda fuar organizasyonu kendi yapacağı yapım uygulamasının bedelini ilgili katılımcıya fatura edecektir. 3 numaralı bilgi formunda modüler stand sistemi kurulumu talep eden katılımcıların standlarını oluşturan; bölme duvarlar, asma tavan sistemi, aydınlatma spotları ve zemin halısı fuar organizasyonu tarafından kurulacaktır. Alan kullanımı: Katılımcıya teslim edilen stand alanının zemininden ve dikey hacimlerinden koridor alanlarına taşma yapılamayacaktır. Stand dışındaki koridor, duvar ve kolonlarda herhangi bir malzeme uygulanamaz. Bina tavan elemanları kullanılarak stand üzerine afiş, balon vb. materyal asılamaz. Pano, profil vb. gibi her türlü stand elemanını delmek, kesmek, boyamak, üzerlerine sabit yapıştırıcılar uygulamak, zemin malzemelerini delmek, halı uygulamalarında çift taraflı bant, kumaş bant ve 7 ml vinil dışında bir yapıştırıcı kullanmak yasaktır. Teknik Kontrolörlük: Tüm fuar standlarının elektrik, statik, montaj uygulamaları, Fuar Teknik Kontrolörü tarafından bağımsız olarak denetlenmektedir. Bu konuları kapsayan tüm sorunlarda Teknik Büroya danışılmalıdır. Tesisatlar: Standlara elektrik ve aydınlatma tesisat uygulamaları için katılımcıların 7 numaralı Talep Formundaki talepleri esas alınacaktır. Ekstra elektrik gücü ve ekstra aydınlatma hizmetleri bedelli hizmetler olup, sipariş ile birlikte ödenir ve faturalandırılırlar. Standa sağlanacak elektrik, su ve basınçlı hava hattının stand içi dağıtımı ve bağlantıları katılımcı firmaya aittir. Katılımcı, elektrik tesisat işleri için kablo, sigorta, dağıtım panoları gibi ekipmanı ve özel elektrik teknisyenini bulundurmalıdır. Elektrik tesisatlarında kullanacağınız tüm kablo ve malzemelerin; trifaze hat çekecek fazların 32 amperi karşılaması, monofaze kablolarda ise 16 amperi karşılaması gereklidir. 32 amperden yüksek enerji isteniyorsa Fuar Teknik Kontrolöründen onay alınmalıdır. Tüm özgün standlardaki elektrik tesisatlarında, katılımcı firmanın kendi elektrik sigortalarının tesisi zorunludur. Malzeme depolama: Stand alanı dışına, koridorlara veya başka stand alanlarına malzeme konulamayacaktır. Katılımcılar çalışacakları malzemelerini Teknik Büro tarafından kendilerine gösterilecek genel mal bekleme bölgelerinde tutacaklardır. Nakil araçları kullanımı: Sergi alanları içine malzeme getiren nakil araçlarının malzeme indirmeleri Teknik Büronun iznine tabidir. Sergi alanına giriş yapacak tüm katılımcılar öncelikle Teknik Büroya başvurarak giriş belgesi alacaklardır. Ağır tonajlı (metrekareye en fazla 500 kg.) özel malzemelerin salonlar içine indirilmesi işlemi, önceden alınacak izinle yapılabilecektir. Katılımcılar fuar alanında bulunan forklift (yalnızca yük kapısında) ve transpalet (salon içinde) servislerinden bedeli karşılığında hizmet alabilirler. Bu hizmetlerden yararlanmak için yük kapısındaki teknik görevlilere müracaat ve sıra alınması gereklidir. El aletleri ve makinaları kullanımı: Sergi alanları ve bina içinde, stand ve dekorasyon yapımında kullanılacak malzemeler için kesme ve kaynak uygulamalarına izin verilmemektedir. Bu tür malzemelerin dışarıda montaja hazırlanarak fuar alanına getirilmesi gereklidir. Ses limitleri: Standlarda yapılacak gösteriler ve müzik yayınları vb. için izin verilecek maksimum ses seviyesi 70 db dir. Özel durumlar için katılımcıların fuar yönetiminden önceden yazılı onay almaları zorunlu olup, ses limitlerine uyulmaması durumunda fuar yönetiminin teknik altyapıya ve yayına müdahale etme hakkı vardır. Temizlik: Fuarın genel mekanları, koridorları ve stand zeminleri temizliği fuar organizasyonu tarafından sağlanır. Zeminler haricindeki stand iç temizlik işleri katılımcı firmalara aittir. Katılımcılar ücretli ekstra iç temizlik hizmetleri için Teknik Büroya danışabilirler. Güvenlik: Katılımcı standlarının hazırlık, sergi saatleri içi ve fuar sonrası toplanma dönemlerindeki stand güvenliğinden fuar organizasyonu sorumlu değildir. Katılımcıların bu süreler için güvenlik önlemi almaları ve sigorta yaptırmaları tavsiye edilir. Fuarın açık olduğu günler içindeki sergi dışı saatlerde genel güvenlik fuar yönetimince sağlanmaktadır. Her katılımcı firma kendi işçi ve elemanlarının iş güvenliğinden ve sigortalarından sorumludur. Sağlık hizmetleri: Fuar süresince görevliler ve katılımcılar/ziyaretçiler için fuar alanında cankurtaran aracı ve ilkyardım hizmetleri verilmektedir. Teknik hizmetler Fuar hazırlık günlerindeki tüm teknik hizmetler fuar alanı girişindeki Teknik Bürodan koordine edilmektedir. Katılımcılar; elektrik/tesisat, konstrüksiyon ve genel temizlik konularındaki sorun ve talepleri için Teknik Büroya başvuracaklardır. Elektrik: Modüler standlara bağlanacak elektrik hattı (2kw/h) ve kullanımı bedelsiz olup, bu limitlerin üzerinde talep edilecek ekstra enerji bedellidir. (Form 7) Aydınlatma: Modüler standlar, her üç metrekareye 1 adet spot ile aydınlatılır. Ekstra talep edilecek aydınlatma bedellidir (Form 7). Özgün stand projelerinde aydınlatma katılımcı firmaya aittir. Telefon & İnternet: Standa özel telefon hattı ile internet hattı tesisi bedellidir. (Form 7) Giriş kartları Katılımcı firmalara, stand görevlilerinin fuar alanına serbest girişleri için gerekecek belirli adette giriş kartları 20 Nisan günü saat dan itibaren Teknik Büro dan dağıtılmaya başlanacaktır.

4 Çalışma Takvimi 19 Nisan, Salı 20 Nisan, Çarşamba 21 Nisan, Perşembe 22 Nisan, Cuma 23 Nisan, Cumartesi Çalışma Saatleri Montaj (özgün standlar) Montaj (standart standlar) 1. Gün 2. Gün 3. Gün Demontaj Zamanlama Tablosu Özgün stand konstrüksiyon projelerinin onaylatılması : 31 Mart 2016 Standlara yerleşme Özel konstrüksiyonlu katılımcılar : Nisan 2016 Modüler standlı katılımcılar : 20 Nisan 2016 Fuarın ziyarete açık olduğu tarihler : Nisan 2016 Fuarın ziyaret saatleri : 10:00-19:00 Fuarın bitiminde standların toplanması : 23 Nisan 2016, 19:00-24:00 Fuar alanına ulaşım İstanbul Lütfi Kırdar, kongre vadisi merkezinde, ziyaretçilerin kolayca ulaşabilecekleri, toplu taşıma araçlarından da faydalanabilecekleri bir konumdadır. Taksim Meydanı metre Nişantaşı metre Atatürk Hava Limanı - 23 km Sabiha Gökçen Hava Limanı - 50 km uzaklıkta olup önde gelen 4 ve 5 yıldızlı oteller yürüme mesafesindedir. OTOPARK: İstanbul Lütfi Kırdar Uluslararası Kongre ve Sergi Sarayı'nda gerçekleştirilecek organizasyonlar esnasında hizmet alınabilecek otoparklar: Nişantaşı İspark kapalı otoparkı araç / Hilton otel kapalı otoparkı araç / Tünel içi kapalı otopark araç Malzeme giriş prosedürü Fuar malzemesi getiren nakil aracı sorumluları öncelikle Teknik Büro ya müracaat ederek Giriş Belgesi alacaklar ve ilgili giriş kapısına yönlendirileceklerdir. Ağır yükler için fuar alanında bulunan forklift (sadece yük kapısında) ve transpalet araçları hizmet vermektedir. Bu hizmetler için, ilgili yük kapısında bulunan teknik görevliden sıra alınmalıdır. Firmalar malzeme indirme ve taşıma hizmetlerini kendi personel ve ekipmanları ile yaparlar. Stand alanına mal indirmek için firma yetkilisinin Teknik Büroya müracaatı ve Stand Teslim belgesi ni almış olması zorunludur.

5 Firma adres ve Bilgi Formu 1 tanıtım bilgileri Son gönderme tarihi : 18 Mart 2016 Yetkili katılımcı Firma adı : Yetkili adı : Kaşe & İmza : Firma Logosu Firma ambleminizi; PDF veya JPG formatında CMYK dpi olarak info@expocleanroom.com adresine gönderiniz. Katalogda yayın için adres bilgileri Katalogda Yayınlanacak Firma Ünvanı : Firma Adresi : Telefon : Faks : web adresi E - Mail : Katalogda yayın için firma tanıtım Metni (Türkçe ve İngilizce, maksimum 100 er kelime) TÜRKÇE İNGİLİZCE Katalogda yayınlanması için hazırlayacağınız firma tanıtım metninizi; Türkçe ve İngilizce dillerinde, word formatında maksimum 100 er kelime olacak şekilde info@expocleanroom.com adresine de gönderebilirsiniz. Fax: e-posta: info@expocleanroom.com

6 Firma Protokolü ve Bilgi Formu 4 Stand Görevlileri Son gönderme tarihi : 18 Mart 2016 Yetkili katılımcı Firma adı : Yetkili adı : Kaşe & İmza : Katılımcı firma profesyonel yönetim kadro bilgileri İsim - Soyad Ünvan Listede belirtilen isimlere hazırlanacak olan özel fuar giriş kartları ve davetiyeleri toplu olarak firmanız adresine gönderilecektir. İsim güncellemeleri olduğunda Akdeniz Tanıtım AŞ. ni lütfen bilgilendiriniz. Formu dilerseniz fotokopi ile çoğaltarak kullanabilirsiniz. Standda bulunacak firma personeli ve yardımcı personel İsim - Soyad Görevi Listede belirtilen isimlere hazırlanacak Katılımcı Kartları teslim almanız için, 20 Nisan çarşamba günü Fuar Teknik Bürosunda hazır bekletilecektir. Formu dilerseniz fotokopi ile çoğaltarak kullanabilirsiniz. Fax: e-posta: info@expocleanroom.com