BELGELENDİRME PROSEDÜRÜ

Transkript

1 SAYFA NO 1/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı GOLDCERT tarafından yürütülen denetim ve belgelendirme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi için uygun ve tutarlı bir yöntem oluşturmaktır. 2. KAPSAM - Bu prosedür GOLDCERT tarafından gerçekleştirilen yönetim sistemleri denetim ve belgelendirme faaliyetlerini kapsar. - Bu prosedür sözleşmenin yapılmasından belge yayımlama ve gözetim faaliyetleri dahil tüm denetim ve belgelendirme faaliyetlerini kapsar. 3. SORUMLULUKLAR - Denetimin teklifin onaylanması sonrası planlanmasından Planlama Koordinatörü Sorumludur. - Denetim ekibinin seçilmesi ve atanmasından Operasyon Müdürü sorumludur. - Denetimin gerçekleştirilmesi ve raporlanmasından denetim ekibi (baş denetçi, denetçi, teknik uzman) sorumludur. - Denetim sonrası denetim dosyasının incelenmesi ve belgelendirme kararının verilmesinden Belgelendirme Müdürü yetkilidir. - Belgeli kuruluşların takibi, belge verilmesi, belgelendirmenin reddedilmesi, belgelendirmenin sürdürülmesi, kapsam genişletme, kapsam daraltma askıya alma, askıdan indirme, iptal ve geri çekme sürecinden Belgelendirme Müdürü sorumludur. - Gözetim denetimi, takip denetimi, yeniden belgelendirme denetimlerinin planlanmasından Planlama Koordinatörü sorumludur. 4. TANIMLAR Müşteri: GOLDCERT ten hizmet talebinde bulunan kuruluş. Belgelendirme amacıyla yönetim sistemi denetlenen kuruluş Kuruluş: Hedeflerine ulaşmak için sorumlulukları, yetki ve ilişkileri ile kendi işlevlere sahip kişi ya da kişilerden oluşan grup. Tüzel kişi Baş Denetçi: Denetim ekibine liderlik eden GOLDCERT tarafından yetkilendirilmiş denetçi Denetçi: Müşterinin uyguladığı standart şartlarını karşılanma derecesini objektif olarak değerlendirmek için gereken yeterliliğe sahip GOLDCERT tarafından yetkilendirilmiş kişi Aday Denetçi: Baş Denetçilik Eğitimini (40 saat ikinci standartta en az 24 saat) tamamlamış, Baş denetçinin talimatı ve yönetimi altında eğitim gören denetçi adayı

2 SAYFA NO 2/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA Teknik Uzman: Denetim ekibine spesifik alanlarda (kuruluş, proses, faaliyet gibi) özel bilgi veya tecrübe katkısı sağlayan GOLDCERT tarafından yetkilendirilmiş kişi Gözlemci: Denetim ekibine katılan (iştirak eden) ancak denetim yapmayan ekip üyesi. (Örneğin akreditasyon kurumu denetçileri yada sektör uzmanları, müşteri organizasyonundan üyeler, danışmanlar, devlet görevlileri v.s. Gözlemciler denetim sırasında ve sonuç (bulgu ve uygunsuzluklar) ile ilgili bir bildirim yapamazlar.) Rehber: Denetlenen kuruluş tarafından denetim ekibini asiste eden kişi. (Rehberler denetim sırasında ve sonuç (bulgu ve uygunsuzluklar) ile ilgili bir bildirim ve müdahale yapamazlar.) Tercüman: Denetim ekibi ile Müşteri arasında çeviri işi yapan denetim ekip üyesi Denetim Ekibi: Bir yada birden fazla denetçiden oluşan gerektiğinde teknik uzmanlarla desteklenen denetimi gerçekleştiren ekip. (Denetim ekibine bir baş denetçi liderlik eder) Belgelendirme programı: GOLDCERT politika ve prosedürleri, akreditasyon standart ve rehberlerine göre yürütülen faaliyet Denetim paketi: Denetim ekibinin denetim esnasında kullanabileceği gerekli evraklar (Denetim planı, rapor, uygunsuzluk raporu vb) Belge paketi: Müşteri adına düzenlenmiş belge ile birlikte Masa bayrağı, Gönder bayrağı gibi promosyon malzemelerinin koyulduğu paket Teknik alan: Belirli bir tip yönetim sistemi ile ilgili proseslerin müşterekliği ve amaçlanan kullanım ile nitelenen alan Dokümante Edilmiş Bilgi: Bu prosedürde doküman ve kayıt olarak belirtilen tüm dokümantasyon. Kuruluş tarafından kontrol edilmesi ve sürdürülmesi-uygulanması gereken herhangi bir ortamda bulunan Bilgi (Anlamlı Veri) 5. UYGULAMA 5.1- Denetim Programı / Planlaması - Müşteri tarafından teklifin kabul edilmesi sonrası, Belgelendirme (1. ve 2.Aşama), Gözetim, Yeniden Belgelendirme döngüsünü kapsayan Denetim programı hazırlanır. Denetim programı hazırlanırken aşağıdaki hususlar dikkate alınır. Bunlar: Yönetim sistemi standardı varsa diğer normatif dokümanlar Kuruluş faaliyet alanı, risk grubu, tabi olunan yasal mevzuat, teknoloji unsurları Ürün, Faaliyet, Hizmet ve Prosesler Etkin çalışan sayısı (Yönetim sistemini etkileyen), Vardiya sayısı, Şube, saha, tesis sayısı Önceki denetim sonuçları Dış kaynaklı proseslerin mevcudiyeti

3 SAYFA NO 3/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA Müşteri ve müşterinin müşterilerinin gereksinimleri ve beklentileri Her bir denetim faaliyeti için gerekil denetim süresi ve denetim ekibi yeterliliği Denetim sonuçları Müşteri hakkında geribeslemeler Müşteri bilgilerindeki değişiklikler (organizasyon, ürün, proses, yönetim sistem gibi) Yasal, GOLDCERT ve Akreditasyon Kurumu şartlarındaki değişiklikler - Denetimlerin planlanmasında denetim ekibi ve denetim süresi oldukça önemlidir. Denetim ekibi Operasyon Müdürü tarafından yetkinlik, uygunluk, coğrafi bölge v.s. bilgiler dikkate alınarak belirlenir. Denetim ekibinde her zaman bir baş denetçi ve belgelendirilecek kapsama uygun bir yada birkaç denetçi ile gerektiğinde teknik uzmanlar yer alır. Planlama Koordinatörü; denetim ekibi, müşteri ve Operasyon Müdürü arasında koordinasyonu sağlar. - Denetim süreleri belirlenirken akreditasyon rehberleri ve belgelendirme programı (ISO 19011, ISO , IAF MD1, EA-7/05, IAF MD5, TÜRKAK R40-02) dokümanları dikkate alınır. 1 günlük süre 8 saattir. Müşterinin Denetim Planındaki onayı ve yasal mevzuat çerçevesinde azami 1,2 güne çıkılabilir. Gözlemci, Aday Denetçi, Teknik Uzman ve Rehber in denetime katılımı denetim adam/gün süresini etkilememektedir ve Denetim Planı ile müşteriden onayı alınmaktadır. Denetim gün sayıları yerinde denetimi temsil eder. Açılış Kapanış Denetçi toplantıları ile raporlama için harcanan süre toplam denetim süresinin %10 undan fazla olmamalıdır. Bundan fazla belirtilen sürelerin gerekçesi rapora yazılır. - Denetim Planında aşağıdaki hususlar yer almalıdır: Denetim hedefi ve türü Denetim standardı Denetlenen kuruluş bilgileri (Unvan, ilgili kişi, adresler) Denetim kapsamı ve süresi (Toplantılar dahil) Saha, tesis, şantiyeler bilgisi (tarih ve yer ulaşım için harcanan süreler) Denetim ekibi bilgileri (Görev ve isimler) Gerektiğinde denetim dili - Denetim süresinde arttırma yada azaltma sözkonusu olabilir. Böyle bir durum ortaya çıktığında Planlama Koordinatörü Talep Değerlendirme ve Denetim Süresi Hesaplama Formu doldurur ve Operasyon Müdürünün onayına sunar. Değişiklik onaylanırsa planlamada nihai denetim süresi dikkate alınır. - Denetim süreleri belirtilen normal sürenin %30 undan fazla azaltılamaz.

4 SAYFA NO 4/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA - Denetim süresi aşağıdaki durumlarda arttırılabilir: Önemli bir prosesin farklı bir yerde bulunması Çevirmen ihtiyacı olduğu durumlarda Çalışan sayısına göre çok büyük şantiye ve saha Müşterinin çok fazla yasal mevzuata tabi olması Çok karmaşık yada çok fazla ayrı prosesin olması Geçici saha ve şantiyelerin olması - Denetim süresi aşağıdaki durumlarda azaltılabilir: Hariç tutulan (Kapsam dışı bırakılan uygulanmayan) maddeler (Tasarım ve geliştirme, kalibrasyon v.s.) Düşük riskli proses ve ürünler Çalışan sayısına göre küçük şantiye ve saha Yönetim sisteminin uzun süredir uygulanması Entegre denetim gerçekleştirme Müşteri yönetim sistemi hakkında önbilgi sahibi olma (Başka standarda göre GOLDCERT ten belge alması) Müşterinin başka bir belgelendirme kuruluşu tarafından kısa bir süre önce belgelendirilmiş olması. Karmaşık olmayan basit prosesler Tek bir işin yapılması Tüm vardiyalarda aynı rutin standart işlerin yapılması Birçok çalışanın aynı işi yapması - Hizmet Talep Formunda verilen kuruluş bilgilerine göre denetim ekibi ataması Operasyon Müdürü tarafından yapılır ve Planlama Koordinatörüne Denetim Ekibi Atama Formu ile iletilir. Denetim ekibi atanırken aşağıdaki hususlara dikkat edilir: Belgelendirme standardı ve programı Entegre denetim olup olmadığı Denetim ekip üyelerinin yeterliliği (Baş denetçi, denetçi, teknik uzman, sektör kodları, iletişim, beceri, tecrübe v.s.) Coğrafi, kültürel ve dil şartları Tarafsızlık ve çıkar çatışma riskleri - Operasyon Müdürü başvurusu alınmış ve planlaması yapılacak denetimlerin ekiplerini Yıllık Denetim Planlaması Formuna kaydeder. Böylece denetim tarihleri ve denetçilerin programları ortaya çıkar

5 SAYFA NO 5/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA - Operasyon Müdürünün denetim ekibini atamasını müteakip Baş Denetçi tarafından hazırlanan Denetim Planı Planlama Koordinatörü tarafından müşteriye iletilir ve onayı alınır. - İstendiği takdirde denetim ekibi üye özgeçmişleri müşteriye sunulabilmektedir. - Tüm denetim türlerinde tek kişilik ekip de olsa bu kişi sektör kodu uygun ve Baş Denetçilik vasfına sahip olmalıdır. Sektör kodu olmaması durumunda teknik uzman ile ekip tamamlanır Belgelendirme Denetimi Planlaması Aşama Denetimi Planlaması - İş Geliştirme bölümü tarafından hazırlanan Teklifin müşteri tarafından onaylanması sonrası Planlama Koordinatörü müşteri yetkilisi ile irtibata ( , faks, telefon) geçer ve Hizmet Talep Formunda belirtilen tarihe göre denetim planlaması yapar. Müşteri sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren 6 ay içinde 1.aşama denetimi kabul etmezse başvurusu iptal edilir. - Müşterinin belgelendirme faaliyet kapsamına (başvuru kapsamı yanıltıcı yada muğlak ifade içermemelidir) göre TÜRKAK R40.05 rehberi ve IAF MD5 dokümanında tanımlanan risk grupları baz alınarak 1.aşama denetimin masabaşında mı yoksa müşteri yerinde mi yapılacağı belirlenir. Masabaşında gerçekleştirilecek denetimlerde de Denetim Planı hazırlanarak müşteri onayı alınarak denetim gerçekleştirilir. Bu faaliyetleri Planlama koordinatörü takip eder. - ISO 9001:2008 veya ISO 9001:2015 belgelendirme 1.Aşama denetimleri TÜRKAK rehberinde (Bakınız: / R40.05) tanımlanan risk grupları baz alınarak müşteri faaliyet kapsamı yüksek ve/veya en yüksek risk gruplarında ise müşteri yerinde, orta ve/veya düşük risk gruplarında ise müşteri yerine ziyaretine gerek olmaksızın masabaşında, ISO 14001:2004 veya ISO 14001:2015 denetimleri TÜRKAK rehberinde (Bakınız: / R40.05) tanımlanan risk grupları baz alınarak müşteri faaliyet kapsamı özel, orta ve/veya yüksek risk gruplarında ise müşteri yerinde, limitli ve/veya düşük risk gruplarında ise masabaşında ve ISO 22000: ISO 13485:2003 denetimlerinde tüm kategori ve kapsamlarda MÜŞTERİ yerinde gerçekleştirilir. - Denetim ekibi ile müşteri koordinasyonunu, Denetim ekibinin ulaşım ve konaklama ile ilgili lojistik destek faaliyetlerini Planlama Koordinatörü organize eder. Atanan denetim ekibi bilgileri, tarihlere göre Baş denetçi tarafından oluşturulan Denetim Planının hazırlanmasına müteakip denetim ekibine ve müşteriye iletilir ve onayı alınır. - Denetim Planı 1. Aşama raporlarında soru başlıklarına göre oluşturulur - Denetim ekibine müşteriden itiraz gelirse bu faaliyetler S-P.09 Geribesleme Prosedürüne göre yürütülür.

6 SAYFA NO 6/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA - Denetim planı ile ilgili müşteriden gelen değişiklik önerileri Baş Denetçi tarafından değerlendirilir. - Planlama Koordinatörü denetim ekibine gerekli olan denetim pakedi ve bilgilerini gönderir. - Denetim Madde de belirtilen esaslara göre yürütülür Aşama Denetimi Planlaması - 1. aşama denetim sonrası 2. aşama denetim tarihinde mutabık kalınır. 1.aşama denetimi ile 2.aşama denetimi arasındaki süre 1.aşama denetimi sırasında belirlenen hususların çözüme kavuşturulmasına yönelik müşterinin ihtiyaç duyacağı zaman dikkate alınarak belirlenir. - Olumlu bir 1. Aşama denetimi sonrası veya uygunsuzlukların kapatılması sonrası Planlama Koordinatörü müşteri yetkilisi ile irtibata ( , faks, telefon) geçer ve 2. Aşama Denetim planlaması ile ilgili teyitleşilir. - 1.aşama ile 2.aşama denetimleri birbirini takip edecek şekilde planlanabilir. 1.aşama denetimde uygunsuzluk tespit edilmişse bu uygunsuzluklar kapatılmadan 2.aşama denetimine geçilmez. 1.aşama ile 2.aşama denetimi arasındaki süre 3 ayı geçemez. Bu sürenin aşılması durumunda 2.aşama denetim planlanmayıp, 1.aşama denetim tekrar edilir. - Denetim ekibi ile müşteri koordinasyonunu, Denetim ekibinin ulaşım ve konaklama ile ilgili lojistik destek faaliyetlerini Planlama Koordinatörü organize eder. Atanan denetim ekibi bilgileri, tarihlere göre Baş denetçi tarafından oluşturulan Denetim Planının hazırlanmasına müteakip denetim ekibine ve müşteriye iletilir ve onayı alınır. - Denetim ekibine müşteriden itiraz gelirse bu faaliyetler S-P.09 Geribesleme Prosedürüne göre yürütülür. - Denetim planı ile ilgili müşteriden gelen değişiklik önerileri Baş Denetçi tarafından değerlendirilir. - Planlama Koordinatörü denetim ekibine gerekli olan denetim pakedi ve bilgilerini gönderir. - Denetim Madde de belirtilen esaslara göre yürütülür Gözetim Denetimi Planlaması - Belge geçerlilik süresi gözetim denetimlerinin başarı ile sonuçlanması şartıyla 3 yıldır. Bu süre içinde müşterinin belgelendirme şartlarını sürdürdüğünün incelenmesi için Gözetim Denetimleri gerçekleştirilir. Gözetim denetimleri müşterinin talep etmesi durumunda 6 aylık, 9 aylık yada 12 aylık periyotlarda gerçekleştirilebilmektedir. 12 aylık periyotlarda gerçekleştirilecek olan 1. ve 2. gözetim denetim tarihlerinin hesaplanmasında belgelendirme 2.aşama denetim tarihinin son günü baz alınır. 12 aylık periyotlarda yapılacak gözetim denetim tarihleri belgelendirme 2.aşama denetim tarihinin son gününden (12/24 ay) geçmeyecek şekilde belirlenir. 6 ve 9 aylık periyotlarda

7 SAYFA NO 7/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA gerçekleştirilecek gözetim denetimleri içinde ilgili ay periyoduna uygun olarak gözetim denetim tarihleri belirlenir. - Gözetim denetimleri denetim periyoduna göre belgelendirme 2.aşama denetim tarihinin son günü baz alınarak belirlenmiş olan tarihten en fazla 2 ay öncesine kadar planlanabilir. - Gözetim denetimlerinin belirlenen periyotlarda gerçekleştirilememesi durumunda MÜŞTERİ belgesi ile ilgili Madde Askıya Alma süreci işletilir. - Planlama Koordinatörü, gözetim denetimine girilebilecek son denetim tarihinden en az 2 ay önce müşteriler ile irtibata geçer. Müşteriler telefon, yada faks yolu ile gözetim denetimi konusunda bilgilendirilir. Denetim öncesi müşteri bilgileri güncellemesi Hizmet Talep Formu ile yapılır. Bu güncel bilgilere uygun olarak ve müşteri ile yapılan görüşme sonucu mutabık kalınan tarih/lerde denetim planlaması yapılır. Gözetim denetimleri her zaman müşteri yerinde gerçekleştirilir. - Gözetim Denetiminden önce müşteriye Denetim Planı gönderilir. Denetim ekibine müşteriden itiraz gelirse bu faaliyetler Geribesleme Prosedürüne göre yürütülür. - Planlama Koordinatörü denetim ekibine gerekli olan denetim pakedi ve bilgilerini gönderir ve ulaşım-konaklama işlemlerini organize eder. - Denetim kapsamı Madde 5.7 de belirtilen esaslara göre her denetimde bakılacak ve belgelendirme sonrası bir kez bakılacak maddelere göre belirlenir Yeniden Belgelendirme Denetimi Planlaması - Yeniden belgelendirme denetimine girilebilecek son denetim tarihinden en az 2 ay önce müşteriler ile irtibata geçilir. Müşteriler telefon, yada faks yolu ile yeniden belgelendirme denetimi konusunda bilgilendirilir. - Müşteri yeniden belgelendirme talebinde bulunmaz ise belge geçerlilik süresi sonunda geçerliliğini kaybeder. Yeniden belgelendirme talebinde bulunur ise; müşteri bilgileri güncellemesi Hizmet Talep Formu ile yapılır. Bu güncel bilgilere uygun olarak Yeniden Belgelendirme ile ilgili tekliflendirme ve onay işlemleri İş Geliştirme Prosedürüne göre yürütülür. Bu işlemler sonrası Planlama Koordinatörü müşteriler ile irtibata geçer. - Yeniden belgelendirme denetimi en geç, belgelendirme 2.aşama denetim tarihinin son günü baz alınarak 36 ayı geçmeyecek ve belirlenen 36 aylık süreden düzeltici faaliyetin maksimum kapama süresi (45 gün) kadar önce gerçekleştirilmiş olmalıdır. - Belge geçerlilik tarihinden sonraki bir tarihte denetim talep edilirse bu denetim yeniden belgelendirme değil ilk belgelendirme olarak ele alınır. 1. ve 2. aşama denetimleri uygulanır. - Denetim ekibi ile müşteri koordinasyonunu, Denetim ekibinin ulaşım ve konaklama ile ilgili lojistik destek faaliyetlerini Planlama Koordinatörü yürütür. Baş denetçi tarafından oluşturulan

8 SAYFA NO 8/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA Denetim Planının hazırlanmasına müteakip müşteriye iletilir ve onayı alınır. Denetim ekibine müşteriden itiraz gelirse bu faaliyetler Geribesleme Prosedürüne göre yürütülür. Denetim Madde 5.8 de belirtilen esaslara göre yürütülür Takip Denetimi Planlaması - Belgelendirme programı denetlemelerinde denetim ekibi Takip Denetimi kararı almışsa belirtilen uygunsuzlukların giderilmiş ve buna ilişkin düzeltici faaliyetlerin etkin şekilde yürütülmüş olduğunun belirlenmesi amacıyla gerçekleştirilen denetimdir. MÜŞTERİ nin tespit edilen uygunsuzluk/lar ile ilgili belirtilen sürede düzeltici faaliyet çalışmalarını tamamladıktan sonra GOLDCERT e yazılı olarak bildirmesiyle denetim planlaması yapılır. Denetim süresi takip denetimini gerektiren hususların incelenmesi için yeterli olacak şekilde Operasyon Müdürü tarafından belirlenir ve Denetim Ekibi Atama Formunda belirtilir. Denetim ekibi belirlenirken, aksini gerektiren bir durum olmaması halinde (hastalık, ölüm, tarafsızlığı etkileyebilecek şartlar vb) önceki denetim ekibinde bulunan denetçilerden ekibin oluşturulması sağlanır. - MÜŞTERİ nin tespit edilen uygunsuzluk/lar ile ilgili belirlenen sürede düzeltici faaliyet çalışmasını tamamlayamaması durumunda Uygunsuzluklar ve Düzeltici Faaliyetlerin Yürütülmesi maddesine göre işlem yürütülür. - Takip denetimi yapılmasına karar verilen MÜŞTERİ, gerçekleştirilecek olan takip denetimi ile ilgili tahakkuk eden hizmet bedellerini ve denetim ekibi masraflarını ödemeyi kabul eder. Bu husus teklif aşamasında Genel Hizmet Şartları ile müşteri onayı alınarak sağlanmıştır. - Denetim ekibi ile müşteri koordinasyonunu, Denetim ekibinin ulaşım ve konaklama ile ilgili lojistik destek faaliyetlerini Planlama Koordinatörü yürütür. Baş denetçi tarafından oluşturulan Denetim Planının hazırlanmasına müteakip müşteriye iletilir. - Denetim Madde 5.5 de belirtilen esaslara göre yürütülür Kısa Süreli Denetimler Planlaması - Tüm taraflardan gelen şikayetlerin araştırılması, değişiklikler (müşteri, akreditasyon standartları, rehberleri, GOLDCERT prosedürleri) ile ilgili yapılan çalışmaların doğrulanması veya askıya alınan müşteri takibi ile ilgili olarak askından indirme için gerçekleştirilen denetimdir. - Kısa süreli denetimin süresi, denetimin yapılmasını gerektiren hususların incelenmesi için yeterli olacak şekilde Operasyon Müdürü tarafından belirlenir. - Şikayet üzerine yapılan kısa süreli denetimlerde MÜŞTERİ nin mevcut durumu değiştirmesine imkan vermeyecek bir süre önce (en fazla 1 gün önce), diğer durumlarda en az 2 gün önceden MÜŞTERİ ye bilgi verilir ve onayı alınır.

9 SAYFA NO 9/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA - Kısa süreli denetim için hazırlanan Denetim Planına müşteri tarafından itiraz için yeterli süre bulunamayacağı için seçilecek denetim ekibi; bir önceki denetim ekibinden farklı, tecrübeli, iletişimi kuvvetli, bilgili ve şikayet ile ilgili kısa süreli denetim gerçekleştiriliyor ise şikayet konusunu yorumlayabilecek yeterlilikte olmalıdır. (Azami hassasiyet gösterilir). - Planlama Koordinatörü denetim ekibine gerekli olan denetim pakedi ve bilgilerini gönderir ve ulaşım-konaklama işlemlerini organize eder. - MÜŞTERİ nin denetimi kabul etmemesi halinde belgesi geçerli olan müşterinin belgesi askıya, belgesi askıda olan müşterinin belgesi belgelendirme müdürü kararı ile iptal edilebilir, geri çekilebilir. - Kısa süreli denetimden dolayı tahakkuk eden ücret müşteri tarafından ödenir. - Denetim Madde 5.14 de belirtilen esaslara göre yürütülür Değişiklik Denetimleri Planlaması - Belgelendirilmiş müşteriler yönetim sistemlerindeki önemli değişiklikleri en geç 15 gün içersinde GOLDCERT e Sertifika Değişiklik Talep Formu ile bildirmeleri gerekir. Bu husus ile ilgili teklif aşamasında müşteriye Genel Hizmet Şartları ile detaylı bilgi verilmektedir. - Müşteriden gelen değişiklik talebi ve müşterinin revize ticari evrakları ve uygulamalar Operasyon Müdürü tarafından incelenir ve değişiklik denetimi yapılıp yapılmayacağına karar verilir. - Aşağıdaki değişikliklerde müşteri yerinde inceleme gereklidir. Bunlar: Adres değişikliği Kapsam değişikliği, genişletme veya daraltma (Kapsam Genişletme Denetimi MÜŞTERİ den gelen talep üzerine gözetim denetimi ile birleştirilebilir) Kuruluşun başka şahıslara yada şirkete devri Kilit personel değişikliği (Karar alma, kilit yönetici, teknik kadro) Yönetim sistemi ve proseslerdeki majör değişiklikler - Aşağıdaki değişiklikler bir sonraki denetimde doğrulanabilir. Müşteri ticari unvan, organizasyon yapısı veya statü değişikliği (Kilit personel değişikliği olmadığı durumda) - Operasyon Müdürü değişiklik ile ilgili denetim kararına varırsa, bu değişiklik ile ilgili denetim planlaması yapılır. Denetim günleri Operasyon Müdürü tarafından Planlama Koordinatörüne bildirilir. Değişikliğin sebebine göre gerektiğinde MÜŞTERİ de tam denetim gerçekleştirilebilir. - Değişiklik Denetiminden önce müşteriye Denetim Planı gönderilir. Denetim ekibine müşteriden itiraz gelirse bu faaliyetler Geribesleme Prosedürüne göre yürütülür.

10 SAYFA NO 10/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA - Planlama Koordinatörü denetim ekibine gerekli olan denetim pakedi ve bilgilerini gönderir ve ulaşım-konaklama işlemlerini organize eder. - Denetim Madde 5.9 da belirtilen esaslara göre yürütülür Transfer Denetimi Planlaması - Transfer denetimi, belgeli olan ve belgesinin geçerliliği devam eden kuruluşların GOLDCERT e transferinin sağlanması için yapılan denetimdir. - MÜŞTERİ tarafından transfer ile ilgili talep edilen kayıtlar, belgeler istendikten sonra Operasyon Müdürü tarafından gerçekleştirilen incelemede, potansiyel yada mevcut bir problem ile karşılaşılması, şüphe oluşması yada önceki denetim uygunsuzlukları ile ilgili kapatılan uygunsuzlukların belgelendirme firması tarafından doğrulama kayıtlarının sunulamaması durumunda denetim planlaması yapılabilir. - Denetim süresi, denetimi gerektiren hususların incelenmesi için yeterli olacak şekilde Operasyon Müdürü tarafından belirlenir ve Denetim Ekibi Atama Formunda belirtilir. - Denetim ekibi ile müşteri koordinasyonunu, Denetim ekibinin ulaşım ve konaklama ile ilgili lojistik destek faaliyetlerini Planlama Koordinatörü yürütür. Baş denetçi tarafından oluşturulan Denetim Planının hazırlanmasına müteakip müşteriye iletilir. - Denetim Madde 5.4 de belirtilen esaslara göre yürütülür Ön Denetim Opsiyoneldir. Mevcut durum ve boşluk analizi için yapılır. Müşteri tarafından başvuru aşamasında talep edilmesi durumunda en fazla 1 adam/gün lük bir denetim gerçekleştirilir. Rapor müşteriye iletilir. Denetim örneklemeye göre yapılır ve ön denetimde uygunsuzluk tespit edilmemiş olması belgelendirme denetimlerinde uygunsuzluk olmayacağı anlamına gelmez. Ön denetim, belgelendirme denetim süresini azaltıp çoğaltmayacağı gibi belgelendirme denetimi için olumlu yada olumsuz herhangi bir etki yapmaz Belgelendirme Denetimi - Belgelendirme denetimleri iki aşamadan oluşmaktadır Aşama Denetimi - Denetim planlamasından sonra 1. aşama denetiminde müşteri belgelendirme faaliyet kapsamı risk grubuna göre ISO 9001:2008 veya ISO 9001:2015 belgelendirme 1.Aşama denetimleri TÜRKAK rehberinde (Bakınız: / R40.05) tanımlanan risk grupları baz alınarak müşteri faaliyet kapsamı yüksek ve/veya en yüksek risk gruplarında ise müşteri yerinde, orta ve/veya düşük risk gruplarında ise müşteri yeri ziyaretine gerek olmaksızın

11 SAYFA NO 11/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA masabaşında, ISO 14001:2004 veya ISO 14001:2015 denetimleri TÜRKAK rehberinde (Bakınız: / R40.05) tanımlanan risk grupları baz alınarak müşteri faaliyet kapsamı risk grupları özel, orta ve/veya yüksek risk gruplarında ise müşteri yerinde, sınırlı ve/veya düşük risk gruplarında ise masabaşında ve ISO 22000:2005 ve ISO 13485:2003 denetimlerinde tüm kategori ve kapsamlarda müşteri yerinde belgelendirme şartlarının oluşup oluşmadığı (2.aşama denetim için hazırlık durumu), yönetim sisteminin kapsamı, dokümanların, kayıtların varlığı ve işletilip işletilmediği, prosesler, organizasyon, iş akışı, ürünler, yönetim sistemi ana hatları, tabi olunan standart ve mevzuat hakkında bir inceleme ve denetim gerçekleştirilir aşama denetim sonrası 2. aşama denetim tarihinde mutabık kalınır. 1.aşama denetimi ile 2.aşama denetimi arasındaki süre 1.aşama denetimi sırasında belirlenen hususların çözüme kavuşturulmasına yönelik müşterinin ihtiyaç duyacağı zaman dikkate alınarak belirlenir. 1.aşama ile 2.aşama denetimleri birbirini takip edecek şekilde planlanabilir. 1.aşama denetimde uygunsuzluk tespit edilmişse bu uygunsuzluklar kapatılmadan 2.aşama denetimine geçilmez. 1.aşama ile 2.aşama denetimi arasındaki süre 3 ayı geçemez. Bu sürenin aşılması durumunda 1.aşama denetimi tekrarlanır. - Müşteri yönetim sistemini etkileyecek önemli değişiklikler olursa, Goldcert 1. Aşamanın denetiminin tamamının veya bir kısmının tekrarını değerlendirmekte ve müşteriye 1. Aşama denetim sonuçlarının 2. Aşama denetimini ertelemeye veya iptal etmeye yol açabileceği konusunda 1. Aşama Denetim Raporları ile bilgilendirmektedir Masabaşında Gerçekleştirilen 1. Aşama Denetimi - Planlama koordinatörü denetim onayına istinaden gerekli dokümantasyonun müşteriden temini ve ilgili baş denetçiye ulaştırılmasını sağlar. Bunlar: Kuruluş bilgilerinin doğrulanması (Ticari ve yasal bilgiler, çalışan, tesis, saha, şube bilgileri, kapsam, 2. Aşama denetimi için kaynaklar üzerinde mutabakat) Dokümante edilmiş bilgilerin gözden geçirilmesi Müşteri mahallini ve sahaya özgü koşulları değerlendirmek ve 2. aşama denetimine hazırlığın belirlenmesindeki müşterinin personeli ile müzakereleri yapmak Müşterinin statüsünün gözden geçirilmesi ve özellikle temel performansın veya önemli hususların, proseslerin, hedeflerin ve yönetim sisteminin çalışmasının tanımlanmasıyla ilgili standard şartlarını anlamak, Aşağıdakiler dahil yönetim sisteminin kapsamı ile ilgili gerekli bilgileri elde etmek: Müşterinin sahası/sahaları, Prosesler ve kullanılan teçhizat, Oluşturulan kontrol seviyeleri (özellikle birden fazla sahası olan müşterilerde),

12 SAYFA NO 12/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA Uygulanabilir durumsal ve düzenleyici (yasal) şartlar 2. aşama denetimine yönelik kaynak tahsisinin gözden geçirmek ve 2. Aşama denetiminin ayrıntıları üzerinde müşteri ile anlaşmaya varmak Yönetim sistemi standardının veya diğer hüküm ihtiva eden dokümanlar bağlamında, müşterinin yönetim sisteminin ve saha operasyonlarının yeterli bir şekilde anlaşılmasının sağlanmasıyla, 2. Aşama denetiminin planlanmasına odaklanmak, İç denetimlerin ve yönetimin gözden geçirmesinin planlanıp planlanmadığı ve gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin değerlendirilmesi ve uygulanan yönetim sisteminin uygulama seviyesi ile müşterinin 2. Aşama denetimi için hazır olup olmadığını değerlendirmek. - Denetim Ekibi müşteri tarafından gönderilen dokümantasyonu inceler. - Dokümantasyon incelemesi ile ilgili yetersiz bilgi ve tereddütlü bir durum tespit edilirse baş denetçi 1.aşama denetiminin müşteri yerinde devam ettirilmesi kararını verebilir. Bu durumda saha denetimi planlaması Madde e göre gerçekleştirilir. - Denetim sonrası baş denetçi 1.aşama Denetim Raporunu hazırlar. Herhangi bir uygunsuzluk varsa bu da Uygunsuzluk Raporu ile kayıt altına alınır. Baş denetçi Denetim Dosyası Kapak Formunda belirtilen evrakları tamamlayarak denetimin sonuçlanmasını müteakip denetim dosyasını Operasyon Müdürüne iletir. - Denetim Raporu müşteriye gönderilir ve uygunsuzluklar tespit edilmişse bunlar kapatılmadan 2.aşama denetimine geçilmez. Uygunsuzlukların kapaması ile ilgili olarak Uygunsuzluk Raporunda belirtilen hususlar müşteri tarafından dikkate alınmalıdır. - Olumlu 1. aşama denetimi veya uygunsuzlukların kapatılması sonrası Operasyon Müdürü buna göre 2. Aşama denetim ekibini oluşturur Müşteri Yerinde Gerçekleştirilen 1. Aşama Denetimi - Planlanan zamanda denetim ekibi müşteri yerine, ofisine, tesisine denetimi için gider. - Denetim açılış toplantısı ile başlar. Müşteri yetkilileri ve denetim ekibi toplantıda hazır bulunur. Denetim Katılım Formu ile katılımcılardan imzaları alınır. - Açılış toplantısı Madde e göre gerçekleştirilir. - 1.aşama denetiminde aşağıdaki hususlar denetim ekibi tarafından incelenir ve raporlanır. Bu bilgiler aynı zamanda 1.Aşama Denetim Raporunda detaylı şekilde belirtilmiştir. Bunlar: Kuruluş bilgilerinin doğrulanması (Ticari ve yasal bilgiler, çalışan, tesis, saha, şube bilgileri, kapsam, 2. Aşama denetimi için kaynaklar üzerinde mutabakat)

13 SAYFA NO 13/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA Dokümante edilmiş bilgilerin gözden geçirilmesi Müşteri mahallini ve sahaya özgü koşulları değerlendirmek ve 2. aşama denetimine hazırlığın belirlenmesindeki müşterinin personeli ile müzakereleri yapmak Müşterinin statüsünün gözden geçirilmesi ve özellikle temel performansın veya önemli hususların, proseslerin, hedeflerin ve yönetim sisteminin çalışmasının tanımlanmasıyla ilgili standard şartlarını anlamak, Aşağıdakiler dahil yönetim sisteminin kapsamı ile ilgili gerekli bilgileri elde etmek: Müşterinin sahası/sahaları, Prosesler ve kullanılan teçhizat, Oluşturulan kontrol seviyeleri (özellikle birden fazla sahası olan müşterilerde), Uygulanabilir durumsal ve düzenleyici (yasal) şartlar 2. aşama denetimine yönelik kaynak tahsisinin gözden geçirmek ve 2. Aşama denetiminin ayrıntıları üzerinde müşteri ile anlaşmaya varmak Yönetim sistemi standardının veya diğer hüküm ihtiva eden dokümanlar bağlamında, müşterinin yönetim sisteminin ve saha operasyonlarının yeterli bir şekilde anlaşılmasının sağlanmasıyla, 2. Aşama denetiminin planlanmasına odaklanmak, İç denetimlerin ve yönetimin gözden geçirmesinin planlanıp planlanmadığı ve gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin değerlendirilmesi ve uygulanan yönetim sisteminin uygulama seviyesi ile müşterinin 2. Aşama denetimi için hazır olup olmadığını değerlendirmek. - Denetim sonunda denetim ekibi denetçi toplantısında bulgular, gözlemler, uygunsuzluklar ve objektif deliller hakkında fikir alışverişinde bulunur. Madde e göre gerçekleştirilen kapanış toplantısında Baş denetçi tarafından uygunsuzluklar ve bulgular müşteri yetkililerine iletilir. Herhangi bir uygunsuzluk varsa bu da Uygunsuzluk Raporu ile kayıt altına alınır Aşama Denetim Raporu müşteriye sunulur ve uygunsuzluklar tespit edilmişse bunlar kapatılmadan 2. aşama denetimine geçilmez. Uygunsuzlukların kapaması ile ilgili olarak Uygunsuzluk Raporunda belirtilen hususlar müşteri tarafından dikkate alınmalıdır. - Baş denetçi Denetim Dosyası Kapak Formunda belirtilen evrakları tamamlayarak denetim dosyasını Operasyon Müdürüne iletir. - Olumlu 1. aşama denetimi veya uygunsuzlukların kapatılması sonrası Operasyon Müdürü buna göre 2. Aşama denetim ekibini oluşturur.

14 SAYFA NO 14/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA Aşama Denetimi - Olumlu bir 1. aşama denetimi veya 1.aşamadaki uygunsuzlukların kapatılmasından sonra 2. aşama denetimi gerçekleştirilir Aşama denetimi müşterinin yönetim sistemi etkinliğini ve uygulamasını denetlemek için gerçekleştirilmektedir. 2. Aşama denetimi müşterinin tüm yerlerinde, tesislerinde ve sahalarında yapılır. Çoklu alan denetimi Madde 5.15 e göre yürütülür aşama denetiminde belgelendirme programı şartlarına uygunluk denetimi örnekleme esasına göre denetim ekibi tarafından önceden mutabık kalınmış denetim planına göre gerçekleştirilir. - Denetim açılış toplantısı ile başlar. Müşteri yetkilileri ve denetim ekibi toplantıda hazır bulunur. Denetim Katılım Formu ile katılımcılardan imzaları alınır. Açılış toplantısı Madde e göre gerçekleştirilir Aşama denetiminde sahada Denetim Raporunda belirtilen hususlar ile ilgili objektif deliller, gözlemler, bulgular, uygunsuzluklar not edilir ve Denetim Raporu, Uygunsuzluk Raporu ve S-F.67 Denetçi Notları ile kayıt altına alınır aşama denetiminde aşağıdaki hususlar Denetim Raporunda belirtilen sorulara göre incelenir. Bunlar: Dokümantasyonun standart ve müşteri kapsamına uygunluğu Belirtilen dokümanların etkin bir şekilde uygulandığı ve kayıtlarının tutulması Tabi olunan yasal şartların yerine getirilmesi Müşteri ile ilgili prosesler Operasyonel prosesler ve kontrolü Yönetimin sorumluluğu ve kaynaklar Sistemsel uygulamalar (Politika ve hedefler, programlar, Doküman-kayıt kontrolü, iç denetim, Yönetimin gözden geçirmesi, kaynaklar, iyileştirme, veri analizi, proses ve ürünhizmet izlemesi, Planlama) - Denetim kapanış toplantısı öncesi denetim ekibi 1. Aşama ve 2. Aşama denetim bulguları, uygunsuzlukları, gözlemler ve delilleri inceler ve denetçi toplantısında denetim ile ilgili tavsiye kararı verilir. - Denetim sonunda Madde e göre kapanış toplantısı gerçekleştirilir. Baş denetçi tarafından uygunsuzluklar ve bulgular müşteri yetkililerine iletilir. Herhangi bir uygunsuzluk varsa bu da Uygunsuzluk Raporu ile kayıt altına alınır.

15 SAYFA NO 15/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA - Baş denetçi, Denetim kanıtı veya bulguları ile ilgili müşteri ve denetim ekibi arasında farklılaşan görüşleri çözme girişiminde bulunmalı ve çözümlenmemiş hususları kayıt altına almalıdır Aşama denetim sonrası denetim raporu hazırlanır ve müşteriye iletilir. Bu denetimde belgelendirme tavsiye verilir. Belgelendirme Müdürü tarafından verilecek karar belgelendirme, belgelendirmeme, takip denetimi yada uygunsuzlukların kapatılması sonrası belgelendirme şeklinde olabilmektedir. - Ulaşılamayan denetim hedefleri yada acil ve önemli bir risk (örneğin, güvenlik) varlığını gösteren mevcut denetim kanıtlarının ortaya çıkması durumunda, baş denetçi uygun eylemi belirlemek için müşteriye ve mümkünse Operasyon müdürüne bilgi ve rapor etmelidir. Bu tür eylemler, denetim hedeflerinin yada denetim kapsamının değiştirilmesi yada feshedilmesi, denetim planının değiştirilmesi veya yeniden teyit edilmesi şeklinde olabilir Baş denetçi, alınan eylem sonucunu denetim raporu Madde 2 Denetim Özeti kısmında belirtir. - Baş denetçi, müşteri yerinde yapılan denetim faaliyetlerinin ilerlemesinde ortaya çıkan denetim kapsamına yönelik herhangi bir değişikliği müşteri ile gözden geçirmeli ve bunu denetim raporu Madde 2 Denetim Özeti kısmında belirtmelidir. - Uygunsuzlukların kapatılması sonrası Operasyon Müdürü denetim dosyasını Belgelendirme Müdürüne iletir. Belgelendirme Müdürü denetim dosyasını inceler ve karar verir. Sonuç uygun ise sertifika yayımlanır. Bu faaliyetler Madde 5.16 ya göre yürütülür Aşama denetimin son gününden sonra müşterinin 6 ay içerisinde herhangi bir majör uygunsuzluk için gerçekleştirilecek düzeltme ve düzeltici faaliyetin yerine getirildiğini doğrulayamazsa, belgelendirme tavsiyesinden önce yeni bir 2. Aşama denetimi gerçekleştirilir Açılış ve Kapanış Toplantıları - Tüm müşteri yerinde denetimlerde müşteri ve denetim ekibi katılımcıları Denetim Katılım Formunu imzalarlar. Toplantılar denetim süresinin aksatılmaması için çok uzun tutulmaz. - Açılış Toplantısı: Bu toplantı denetime başlamadan önce denetim ekibi ile denetlenen müşterinin tanışması ve denetim hakkında bilgilendirme görüşmesidir. Açılış toplantısında baş denetçi müşteri katılımcıları ile aşağıdaki hususları görüşür. Değerlendirmeyi gerçekleştirmek üzere davet için teşekkür Denetim ekibi ve müşteri katılımcılarının tanışması ve görevlerinin belirtilmesi Denetimin Amacı: Yönetim sistemi denetimi 3. taraf bir uygunluk değerlendirme denetimidir. Denetimde amaç uygunluk ile ilgili kanıtların tespiti ve raporlanmasıdır.

16 SAYFA NO 16/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA Amaç hata aramak değildir. Yönetim sisteminin mevcudiyeti ve etkinliğinin kontrolü sağlanacaktır. Uygunsuzluk türleri hakkında bilgi: Denetimin amacı hata aramak değil uygunluğun fotoğrafını çekmektir ancak denetim sırasında standarttan sapmalar varsa yada iyileştirme fırsatları varsa bunlar yazılı hale getirilecek ve hem denetim sırasında sözlü hemde denetim sonrasında yazılı olarak müşteriye sunulacaktır. 2 tür uygunsuzluk vardır bunlar maddesinde tanımlanmıştır. Ayrıca iyileştirme fırsatları varsa bunlar denetim sonunda ve raporla müşteriye iletilir. İyileştirme fırsatları ile ilgili denetim ekibi özel bir çözüm yöntemi belirtmeden tanımlama yapar. İyileştirme fırsatları belgelendirmeye engel teşkil etmez ancak bir sonraki denetimde gerekli önleyici faaliyetlerin alınıp alınmadığı kontrol edilir, herhangi bir faaliyet bulunamazsa uygunsuzluk olarak ele alınabilir. Denetim Yöntemi: Denetim örnekleme yöntemine göre gerçekleştirilmektedir. Belirtilen süre en etkin şekilde kullanılarak denetim yapılacaktır. Bu aşamada tüm doküman ve kayıtların incelenmesi bu kısıtlı zamanda mümkün değildir. Yeterli örnekleme yapılarak denetim uygunluğu yada şartların sağlanmadığına karar verilecektir. Belgelendirme süreci ve tavsiye kararı hakkında bilgilendirme: Denetim ekibi belgelendirme kararını veren değil tavsiye kararı veren ekiptir. Denetim ile ilgili belgelendirme kararını Belgelendirme müdürü verecektir. Tavsiye kararımız ya herhangi bir uygunsuzluk yoktur belgelendirilebilir yada belgelendirme sürdürülebilir, ya tespit edilen uygunsuzlukların kapatılması sonrası belgelendirilebilir yada belgelendirme sürdürülebilir, ya yerinde incelenmesi gereken uygunsuzluk tespit edilmişse denetimin tamamı yada bir kısmı takip denetimi ile yinelenir, yada belgelendirmeme kararı şeklinde sonuç ortaya çıkmaktadır. Gizlilik açıklık kuralları hakkında bilgi MÜŞTERİ bilgilerinin doğrulanması (Çalışan Sayısı, Unvan, Adres, Kapsam, EA-NACE kodları, Denetim Kapsamı, varsa Hariç Tutmalar, Belgelendirme 1.aşama denetim sonuçları vb.) Denetim Planının İncelenmesi ve Teyidi (gerektiğinde değişikliklerin yapılması), Kapanış için yer ve zaman tayini Denetim Planında belirtilen süreden önce denetimin sonlandırılması gereken haller ve endişe verici durumlar hakkında bilgilendirme yapılacağının teyidi Denetim ekibinin ihtiyaç duyacağı kaynakların teyidi, Saha, tesis, şantiye vb. incelemesi için gerekli kişisel koruyucu donanım ihtiyacı ve refekatçı temini konularında teyitleşme

17 SAYFA NO 17/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA GOLDCERT ile MÜŞTERİ arasındaki resmi iletişim kanallarının teyidi Denetimin yapılması ve sonuçları hakkında yapılabilecek itiraz prosesi hakkında bilgi Varsa katılımcıların sorularının cevaplandırılması - Kapanış Toplantısı: Denetimin tamamlanmasını müteakip gerçekleştirilen nihai durum bilgilendirme görüşmesidir. Kapanış toplantısında aşağıdaki hususlar karşılıklı görüşülür: Müşteri yönetimi ve katılımcılarına denetimdeki yardımları, ortak çalışmaları ve misafirperverliğinden dolayı teşekkür Denetlenen proses, tesis, bölümler hakkında bilgilendirme ve yönetim sisteminin olumlu yönlerine değinilmesi Elde edilen denetim bulgularının bir örneklemeye göre alındığının bilgisi Uygunsuzluklar ve iyileştirme fırsatları hakkında bilgilendirme ve mutabakat, yürütülecek düzeltici faaliyetlerin süre bilgileri Uygunsuzlukların kapanması işlemleri, uygunsuzlukların çözümlenmesi ile ilgili GOLDCERT in uygunsuzlukları ele alma süreci Tavsiye kararı ve belgelendirme süreci hakkında bilgilendirme Gizlilik açıklık kurallarının teyidi Sertifika-logo kullanımı hakkında genel bilgi Şikayeterin ele alınması ve itiraz prosesi hakkında bilgi Varsa katılımcıların sorularının cevaplandırılması 5.4- Transfer Denetimi - Transfer denetimi, belgeli olan ve belgesinin geçerliliği devam eden kuruluşların GOLDCERT e transferinin sağlanması için yapılan denetimdir. - Transfer denetiminde aşağıdaki hususlar incelenmektedir: MÜŞTERİ, uluslararası kabul edilen (IAF-MLA) bir akreditasyon kurumundan akredite bir belgelendirme kuruluşu tarafından düzenlenmiş, geçerli ve aktif bir belgeye sahip olmalıdır. Askıda, askıya alınma şüphesi varsa, iptal durumda olan yada belge durumunun doğrulanamadığı belgeler için uygulanamaz. Transferi talep edilen belgeyi düzenleyen Belgelendirme firması, faaliyetlerine devam ediyor olmalı ve Belgelendirme firmasının akreditasyon yetki kapsamı uygun olmalıdır. Belgeyi düzenleyen belgelendirme firmasının akreditasyon süresi geçmişse, akreditasyonu askıya alınmış yada iptal edilmişse, geri çekilmişse veya ticari faaliyeti durmuşsa transfer uygulanamaz. Önceki denetim ve uygunsuzluk raporları (varsa kapatılan uygunsuzlukların belgelendirme firması tarafından doğrulama kayıtları) MÜŞTERİ tarafından sunulmalıdır.

18 SAYFA NO 18/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA Önceki denetim raporları sunulamıyor ise transfer uygulanmaz. Önceki denetimlerde ortaya çıkan uygunsuzluklar varsa bunlar kapatılmış olmalıdır. Kapatılmamışsa transfer öncesi GOLDCERT tarafından gerçekleştirilecek denetim ile uygunsuzluklar ile ilgili MÜŞTERİ tarafından yürütülen faaliyetlerin doğrulaması yapılır. - MÜŞTERİ tarafından yukarıda belirtilen hususlar ile ilgili sunulan kayıtlar, Operasyon Müdürü tarafından incelenir. Potansiyel yada mevcut bir problem yoksa Operasyon Müdürü yukarıdaki konular ile ilgili yaptığı incelemeler sonucu bulgularını ve kanıtları Belgelendirme Müdürüne iletir. - Yapılan incelemelerde önceki denetim uygunsuzlukları ile ilgili kapatılan uygunsuzlukların belgelendirme firması tarafından doğrulama kayıtları sunulamıyorsa yada incelemeler sırasında şüpheler oluşmuşsa tanımlanan problem/ler ile ilgili takip denetimi gibi denetim gerçekleştirilir. Yapılan denetim sonrası denetim dosyası Operasyon Müdürü tarafından incelenerek, Belgelendirme Müdürüne iletilir. - İncelemeler uygun bulunmazsa, müşteri raporları sunamazsa veya belgelendirme firması faaliyetlerine devam etmiyorsa yeni belgelendirme başvurusu gibi ele alınır. - Karar mercii Belgelendirme müdürüdür. Bu faaliyetler Madde 5.16 ya göre yürütülür. - Transfer belgelendirmelerde sertifika geçerlilik tarihi Transfer edilen belgede belirtilen geçerlilik tarihi ile aynı tarihtir. - Gözetim Denetimleri önceki belgelendirme firmasının ara denetim periyodu baz alınarak Madde 5.7 ye uygun olarak yürütülür Takip Denetimi - Belgelendirme programı denetlemelerinde denetim ekibi Takip Denetimi kararı almışsa belirtilen uygunsuzlukların giderilmiş ve buna ilişkin düzeltici faaliyetlerin etkin şekilde yürütülmüş olduğunun belirlenmesi için takip denetimi yapılır. - Denetimlerde sistemin genel işleyişini etkileyen uygunsuzluklar tespit edilmişse denetimin tamamı yada bir kısmı yinelenir. Nihai karar baş denetçinindir. Baş denetçi, uygunsuzluğun önemi, yerinde incelenmesi gereken bir konu olup olmadığı ve müşteri kuruluşundaki şüphe ve yetersizliğe göre takip denetim kararı verebilir. - Takip denetimi müşteri yerinde yapılır. Denetim sonunda Baş denetçi nihai olarak tavsiye kararını müşteriye sunar. - Baş denetçi, Denetim kanıtı veya bulguları ile ilgili müşteri ve denetim ekibi arasında farklılaşan görüşleri çözme girişiminde bulunmalı ve çözümlenmemiş hususları kayıt altına almalıdır.

19 SAYFA NO 19/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA - Müşteri takip denetimi kapsamındaki uygunsuzluk/lar ile ilgili takip denetimi sırasında uygunsuzlukları giderdiğini kanıtlayamaz ise belgelendirme yada yeniden belgelendirme denetimi yapılmış olan bir müşteri ise Madde Uygunsuzluklar ve Düzeltici Faaliyetlerin Yürütülmesi, gözetim denetimi yapılmış olan bir müşteri ise belgesi ile ilgili Madde Belgenin Askıya Alınması, Geri Çekilmesi, İptali veya Kapsam Daraltma süreçleri işletilir. - Takip denetimi raporu ve diğer denetim dosyası evrakları tamamlanarak denetçi tarafından Operasyon Müdürüne iletilir. Operasyon Müdürü dosyayı inceler ve Belgelendirme Müdürüne iletir. - Ulaşılamayan denetim hedefleri yada acil ve önemli bir risk (örneğin, güvenlik) varlığını gösteren mevcut denetim kanıtlarının ortaya çıkması durumunda, baş denetçi uygun eylemi belirlemek için müşteriye ve mümkünse Operasyon müdürüne bilgi ve rapor etmelidir. Bu tür eylemler, denetim hedeflerinin yada denetim kapsamının değiştirilmesi yada feshedilmesi, denetim planının değiştirilmesi veya yeniden teyit edilmesi şeklinde olabilir Baş denetçi, alınan eylem sonucunu denetim raporu Madde 2 Denetim Özeti kısmında belirtir. - Baş denetçi, müşteri yerinde yapılan denetim faaliyetlerinin ilerlemesinde ortaya çıkan denetim kapsamına yönelik herhangi bir değişikliği müşteri ile gözden geçirmeli ve bunu denetim raporu Madde 2 Denetim Özeti kısmında belirtmelidir. - Belgelendirme müdürü denetim dosyasını inceler ve karar (Madde 5.16) verir Belgelendirme Kararı ve Belge Yayımlama - Denetim faaliyetlerinin tamamlanmasından sonra Operasyon Müdürü denetim dosyasını (denetim raporları, uygunsuzluk raporları ve düzeltmeler, başvuru dokümanları v.s.) Belgelendirme Müdürüne iletir. - Belgelendirme, belgeyi verme veya vermeme, belgelendirme kapsamını genişletme veya daraltma, belgeyi yenileme, askıya alma, askıdan indirme ve askıya almayı takiben geri çekme veya belgenin geri alınması ile ilgili sorumluluk GOLDCERT e ait olup, denetim raporların gözden geçirilmesi ve belgelendirme kararı taşere edilemez. Belgelendirme Müdürü Madde 5.16 da belirtilen çalışma esaslarına göre faaliyetlerini yürütmektedir. - Minör ve majör tüm uygunsuzluklar varsa kapatılmadan belgelendirme, belge sürdürme, yeniden belgelendirme, kapsam genişletme v.s. yapılamaz. Uygunsuzluklar, Uygunsuzluk Raporunda Baş denetçi tarafından belirtilen yönteme (Düzeltici faaliyet planı, Evrak ile, Takip denetimi, Yeniden-tekrar denetim v.s.) göre kapatılır ve baş denetçi tarafından uygunluğu teyit edilir.

20 SAYFA NO 20/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA Uygunsuzluklar ve Düzeltici Faaliyetlerin Yürütülmesi - Denetim sırasında görev alan denetim ekibinin belirlediği uygunsuzluklar Uygunsuzluk Raporu ile kapanış toplantısında müşteriye sunulur ve müşteri ile mutabakat sağlanır. - Uygunsuzluk: Bir şartın karşılanmamasıdır. Uygunsuzluklar iki türlüdür. Bunlar minör ve majör uygunsuzluklar olarak tanımlanır. Majör Uygunsuzluk: Yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlarına ulaşması yeteneğini etkileyen uygunsuzluk, Minör Uygunsuzluk: Yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlarına ulaşması yeteneğini etkilemeyen uygunsuzluk - Doküman bazında kapatılan minör uygunsuzluğun bir sonraki denetimde doğrulaması yapılırken uygunsuzluğun giderilmediğinin tespit edilmesi halinde uygunsuzluğun etkisine bağlı olarak minör uygunsuzluk majör uygunsuzluğa çevrilebilir. - Bunun dışında tavsiye niteliğinde belirtilen geliştirme-iyileştirme fırsatları Denetim Raporunda belirtilir. İyileştirme fırsatları ile ilgili olarak müşteriden düzeltici faaliyet talebinde bulunulmaz ancak bir sonraki denetimde bir faaliyet planı ve uygulaması görülememişse uygunsuzluk olarak değerlendirilebilir. - MÜŞTERİ, raporda belirtilen uygunsuzluklar ile ilgili olarak gerekli faaliyetleri planlar ve yürütür. Denetim ekibi uygunsuzlukların kapatılması, düzeltmeler, düzeltici faaliyetler ve kök sebebi ile ilgili müşteriye yönlendirme yapamaz. Uygunsuzluk raporu Düzeltici Faaliyet Doğrulama Yöntemi alanında belirtilen seçenek ile ilgili gerekli çalışmalar tamamlandığında uygunsuzluk kapatılmış olup, yapılan çalışmalar MÜŞTERİ tarafından Baş Denetçiye iletir. Bu süre 45 günü geçemez. - Baş denetçi düzeltici faaliyetleri inceler ve onaylar. Gerekli gördüğü hallerde müşteri ile irtibata geçerek ilave bilgi, takip denetimi (tam yada sınırlı) ve doküman isteyebilir. Müşteri tespit edilen uygunsuzluk/lar ile ilgili belirlenen sürede düzeltici faaliyet çalışmasını tamamlayamaması ve/veya takip denetimi sırasında uygunsuzlukları giderdiğini kanıtlayamaması durumunda belgelendirme ve yeniden belgelendirme denetimi yapılmış olan müşteri ise başvuru süreci yeniden başlatılır, gözetim denetimi yapılmış olan bir müşteri ise belgesi ile ilgili Madde Belgenin Askıya Alınması, Geri Çekilmesi, İptali veya Kapsam Daraltma süreci işletilir. - Denetim dosyası Operasyon Müdürüne iletilir. Operasyon Müdürü kontrolü sonrası Belgelendirme Müdürüne denetim dosyasını teslim eder. - Belgelendirme müdürü incelemesi sırasında da uygunsuzluklar tespit edilebilir, bu durumda evrak eksiklliği, kısmen yada tamamen denetim tekrarı kararı verilebilir.

21 SAYFA NO 21/46 YAYIN TARİHİ ONAYLAYAN EA Belgenin Düzenlenmesi ve Verilmesi - Belgelendirme, yeniden belgelendirme, kapsam genişletme, kapsam daraltma, transfer veya değişiklik (kapsam, adres, unvan) denetimi sonrası varsa uygunsuzlukların giderilmesi (Uygunsuzluk Raporu Düzeltici Faaliyet Yöntemi alanında belirtilen seçenek ile ilgili çalışmalar yapıldığında) ve Belgelendirme müdürünün olumlu kararı ile Sertifika yayımlanır. Sertifika yayım tarihi belgelendirme kararı ile aynı tarihtir. - Belgelendirme Müdürü Sertifikanın basımından sorumludur. Belge üzerindeki kuruluş ticari ünvanı, kapsamı, adres bilgileri ve varsa standardın kapsam dışı maddeleri Hizmet Talep Formu, Kuruluş ticari sicil gazetesi (yada Ensaf sicil tasdiknamesi, vergi levhası şahış şirketleri için), faaliyet belgesi ve denetim raporlarından kontrol edilir. Sertifika no, ilk belgelendirme tarihi, geçerlilik tarihi, sertifika tarihi (İlk belgelendirme, belge yenileme, kapsam daraltma veya kapsam genişletme tarihidir) gibi bilgiler Belgeli Firmalar Listesine ve Belgelendirme Karar Tutanağına göre kontrol edilir ve basım gerçekleştirilir. - Sertifika geçerlilik tarihi gözetim denetimlerinin başarı ile sonuçlanması şartıyla 3 yıldır. Geçerlilik tarihi sertifika yayım tarihinden 1 gün önce olacak şekilde tanzim edilmelidir. Ör: Sertifika yayım tarihi: , Geçerlilik Tarihi: Yeniden belgelendirmelerde ilk yayım tarihi aynı kalır, sertifika yayım ve geçerlilik tarihleri değişir. - Transfer belgelendirmelerde sertifika geçerlilik tarihi Transfer edilen belgede belirtilen geçerlilik tarihi ile aynı tarihtir. - Kapsam değişikliği, adres değişikliği, unvan değişikliği gibi hallerde ilk yayım tarihi ve geçerlilik tarihi aynı kalır, sertifika yayım tarihi değişir. - Sertifika no aşağıdaki şekilde verilmektedir: GC-YY-SSSS/Rev.No GC: GOLDCERT in kısaltması YY: Belge ilk basım yılınının son iki hanesi SSSS: Sıra no ilk numara 1000 ile başlar Rev.No: Sertifika üzerinde yapılan değişikliklerin (kapsam değişikliği, adres değişikliği vb.) geriye doğru izlenebilirliğini sağlamak maksadıyla verilen revizyon numarasıdır, 0 ile başlar, sertifika üzerinde değişiklik yapıldıkça revizyon numarası 1 arttırılır. - Belgelendirme Müdürü bilgileri Belgeli Firmalar Listesine-Directory kaydeder. - İdari İşler Sorumlusu tarafından belgelendirme pakedi hazırlanır. Müşteri mali ve diğer yükümlülüklerini yerine getirdikten sonra ya posta (kargo v.s.) yada elden teslimi gerçekleştirilir.