ERASMUS+ KA2 STRATEJİK ORTAKLIKLAR YÜKSEKÖĞRETİM PROJELERİ SIK SORULAN SORULAR

Transkript

1 ERASMUS+ KA2 STRATEJİK ORTAKLIKLAR YÜKSEKÖĞRETİM PROJELERİ SIK SORULAN SORULAR Stratejik Ortaklık Projelerinde Türkiye deki tüm yükseköğretim kurumları koordinatör ya da ortak olarak yer alabilir mi? Yükseköğretim kurumlarının Stratejik Ortaklık Projelerinde koordinatör ya da ortak olarak yer alabilmeleri için öncelikle Yükseköğretim için Erasmus Beyannamesi - ECHE (Erasmus Charter for Higher Education) başvurusu yapıp, ECHE almaya hak kazanmaları gerekmektedir. ECHE başvuruları yılda bir kez Brüksel de bulunan Avrupa Komisyonu Yürütme Ajansına yapılmaktadır. İlk ECHE başvurusu için son tarih 22 Mayıs 2014 olarak belirlenmiştir. Detaylı bilgi aşağıdaki linkten edinilebilir: Stratejik Ortaklık Proje başvurusu öncesinde yapılması gereken işlemler nelerdir? Başvuru yapacak kurum bir yükseköğretim kurumu ise ECHE sahibi olması gerekmektedir. Ayrıca, başvuru yapacak tüm kurumların başvuru süreci öncesinde PIC numarası alması zorunludur. Alınan PIC numarasının geçerli olabilmesi için URF sistemine girişi mümkün kılan ECAS a üye olduktan sonra aşağıdaki belgelerin Katılımcı Portalı'na (URF) yüklenmesi gerekmektedir. Ayrıntılı bilgi için Başvuru Süreci sayfamıza bakabilirsiniz. Eğer ECHE sahibi bir Yükseköğretim Kurumu iseniz kurumunuza ait PIC numarası alınmış durumundadır. Lütfen Erasmus Ofisinizle bağlantıya geçiniz. Tüzel Kişilik Formu: Kamu veya özel ayrımı olmaksızın başvuru yapan tüm kurum ve kuruluşlar tarafından Avrupa Komisyonu nun Katılımcı Portalı nda (URF) PIC numarası alındıktan sonra yüklenmesi gereken bir belgedir. Bu belge kuruluşa ait kurumsal bilgileri içermektedir. KA2- Stratejik Ortaklık Mesleki Eğitim eylem türünde başvuru aşamasında proje ortağı kuruluşların bu belgeyi Katılımcı Portalı na (URF) yükleme zorunluluğu bulunmaktadır. Finansal Tanımlama Formu: Kamu veya özel ayrımı olmaksızın başvuru yapan tüm kurum ve kuruluşlar tarafından Avrupa Komisyonu nun Katılımcı Portalı nda (URF) PIC numarası alındıktan sonra yüklenmesi gereken bir belgedir. Bu belge kuruluşa ait banka bilgilerini içermektedir. 1

2 Kurumsal Mali Belgeler: Başvuru formunun son sayfalarındaki kontrol listesinde belirtildiği üzere; Avro dan fazla hibe bütçesi talep eden özel kuruluşlar (işletmeler) son mali yıla ait gelir-gider tablosu veya bilançoyu; sivil toplum kuruluşları ise son yıla ait işletme hesabı tablosunu onaylı olarak ve taranmış şekilde başvuru formuna eklemelidir. Bu belgenin başvuru sahipleri tarafından ayrıca Katılımcı Portalına (URF) da yüklenmesi gerekmektedir. Katılımcı Portalına kayıt sürecinde aşağıdaki bağlantıda yer alan Kullanıcı Rehberinden yararlanabilirsiniz. Yükseköğretim Kurumlarının bu belgeyi yüklemelerine ihtiyaç yoktur. Bir kurum birden fazla PIC numarası alabilir mi? Bir kurum tek bir PIC numarası alarak başvuruda bulunmalıdır. Üniversiteler birden fazla PIC numarası alabilir mi? Her fakülte kendisi PIC numarası alabilir mi? Hayır. Üniversiteler tek bir PIC numarası almalıdır. Ancak farklı fakülteler veya birimler aynı PIC numarası ile başvururken farklı irtibat kişilerini başvuru formuna işleyebilirler. Başvuru Formuna nasıl ulaşabiliriz? Başvuru Formu TURNA Elektronik Proje Yönetim Sisteminde yayınlanmaktadır. Forma ulaşabilmek için TURNA Elektronik Proje Yönetim Sistemi'ne kayıt olunması gerekmektedir. TURNA Elektronik Proje Yönetim Sistemi'ne adresinden ulaşılabilmektedir. Yükseköğretim için Stratejik Ortaklıklar Projelerinin başvuru forumu TURNA sisteminde KA203 tür. Çoğaltıcı Etkinlikler için yurtdışından gelen katılımcı başı verilen 200 Euro ya harcırah ve yemek dâhil mi? Çoğaltıcı etkinlikler kapsamında yurtiçi katılımcı başına 100, yurt dışı katılımcı başına 200 Avro olarak tespit edilen hibe desteği yapılacak toplantının organizasyonunun maliyeti için kullanılabilir. Katılımcıların seyahat giderlerinin bu kalemden karşılanması zorunlu değildir. Bu hibenin amacı faaliyet gerçekleştirilirken ortaya çıkacak her türlü maliyete destek olmaktır. Personel giderlerine sözleşmeli personeli de dahil edebilir miyiz? Personel giderlerinin kullanımı için kurum ve kişi arasında sözleşme (iş akdi) olması yeterlidir. Ortak sayısında bir üst sınır var mı? Ortak sayısında bir üst sınır bulunmamakla beraber bazı bütçe kalemlerinde ortak sayısı arttıkça bütçe artışı sınırlanabilmektedir. Örneğin Proje Yönetimi ve Uygulama bütçesinde azami 10 ortak (Koordinatör dahil) için hibe verilmektedir. 2

3 Ortaklar değiştirilebilir mi? Proje sahibi başvuru formunda birlikte çalışacağı ortakları rol ve sorumlulukları ve bütçeleri ile birlikte belirtmektedir. Bu ortakların değişmemesi beklenmektedir. Ancak kurumlarla imzalanacak sözleşmelerde ortak değişikliğinin mümkün olup olmayacağı, olacak ise bunun hangi şartlarda gerçekleşeceği ayrıca belirtilecektir. Ortaklar çıkartılabilir mi? Ortaklardan biri veya bir kaçı kendi isteğiyle projeden çekilebilir. Bu durumda projenin asgari ortak şartının (en az 3 ülke, 3 ortak) bozulmaması ve proje hedeflerine ulaşmayı engellemeyecek şekilde faaliyetlerin revize edilmesi gerekmektedir. Ortaklarımızdan niyet mektubu istiyor muyuz? Stratejik Ortaklık projelerinde ortaklardan niyet mektubu değil, ortaklık yetki belgesi (mandate) istenmektedir. Bu belge ile ortak kurum, ilgili projede koordinatör (başvuru sahibi) kurumun kendi adına hibe başvurusunda bulunmasına yetki verdiğini belirtir. Bu belgenin İngilizce ve Türkçe seçenekleri TURNA sisteminde bulunmaktadır. Ortaklık Yetki belgesi ne zaman alınmalıdır? Başvuru öncesinde alınmalıdır. Bir kurum birden fazla başvuru yapabilir ya da birden fazla projeye ortak olabilir mi? Bir kurum farklı ortaklarla, farklı ihtiyaçlara dönük birden fazla Stratejik Ortaklık projesine başvuruda bulunabilir ve/veya ortak olabilir. Başvuru formuna eklenmesi gereken belgeler nelerdir? Başvuru formlarının yeni yapısı proje ile ilgili belge eklemeyi mümkün kılmaktadır. Ancak toplam dosya eklenebilmekte ve dosya başına boyut 5120 kb ı geçmemelidir. Bu sebeple benzer belgeleri (ör: ortaklardan alınan yetki belgesi) bir arada tarayıp tek bir dosya olarak eklemek mümkündür. Eklenmesi gereken diğer bir belge doğruluk bildirimi sayfasının kurum yetkilisince imzalanmış örneği ve faaliyet takvimi (GANNT Şeması))tablosudur. Daha detaylı bilgi için e-form rehberi 41. Sayfa incelenebilir: Fikri Çıktılar başlığı altında hangi çıktılar desteklenecek? Örnek verir misiniz? Program rehberinde belirtildiği üzere fikri çıktılar hibe kalemi, nitelik ve niceliksel olarak fark oluşturan, müfredat, pedagojik ve gençlik çalışma materyalleri, açık eğitim kaynakları, bilişim teknoloji araçları gibi fikri çıktıların/somut çıktıların gelişimini desteklemeyi amaçlamaktadır. Fikri Çıktıları, diğer çıktılardan ayıran özellik sürdürülebilir, kullanım ve etki alanlarının geniş olmasıdır. 3

4 Söz konusu hibe kalemi, program yönetimi ile alakalı görevlerle birlikte, projelerin küçük ölçekli çıktılarını ve geniş faaliyet çeşitlerini de hali hazırda kapsayan "Proje yönetimi ve uygulama" kalemi faaliyetleri için personel maliyetlerine katkı sağlamak amacıyla kullanılamaz. Bu sebeple, yönetim ve idari destek personeli için ek personel maliyeti sadece istisnai ve usulüne uygun bir şekilde gerekçelendirildiği durumlarda Fikri Çıktı bütçe bölümünden talep edilebilir. Bu tür ek maliyet ihtiyacı, başvuru formunun proje faaliyetleri fikri çıktılar bölümünde detaylı bir şekilde açıklanmalıdır. Fikri Çıktı üretmeksizin öğreniciler için hareketlilik faaliyetlerine başvurulabilir mi? Stratejik Ortaklıklar hareketlilik faaliyeti değildir. Ulus ötesi eğitim, öğretme ve öğrenim faaliyetleri projenin amacına doğrudan ve olmazsa olmaz bir katkı sağlayacaksa desteklenecektir. Söz konusu faaliyetlerin desteklenebilir olması, fikri çıktılar desteğinden yararlanmaya bağlı değildir. Dolayısıyla, eğitim, öğretme ve öğrenim faaliyetleri proje yönetimi ve uygulaması başlığının desteklediği öğrenme/ders materyali geliştiren küçük ölçekli projelerde de mümkündür. Öte yandan, yükseköğretimde, herhangi bir fikri çıktı olmaksızın sadece hareketlilik faaliyetleri öneren bir Stratejik Ortaklık projesinin desteklenme ihtimali düşüktür. Rehberin 93. Sayfasında yer alan uygun faaliyetler başlığı altında Öğreniciler ile personel veya gençlik çalışanlarının Ortak Ülkelerden ve Ortak Ülkelere uzun dönemli faaliyetleri uygun değildir denmektedir. Ortak Ülkelere ifadesi anlaşılabilir bir durum ancak Ortak Ülkelerden ortakların faaliyetlere katılamayacağı ifadesi Ortaklık niyetiyle örtüşmüyor. Konuyu açıklar mısınız? Ortak Ülkelerden katılımcılar, faaliyetlere maliyetlerini kendileri karşılamak şartıyla katılabilirler. Rehberde yer alan açıklama proje bütçesinden destek sağlanamayacağını ifade etmektedir. Bu kural Yoğun Eğitim Programlarında (ISP) ders verme/öğretme faaliyetine Ortak Ülkelerden katılacak personel için geçerli değildir. Her bir ortak için istenen Ortaklık Yetki Belgesine ek olarak koordinatör kurum ve ortaklar arasında, ortakların hak ve yükümlülüklerini gösteren bir anlaşma yapılacak mı? Ortaklar harcamalarını nasıl rapor etmeli? Birim maliyetlere bağlı olarak harcamalarının tamamını rapor etmeliler mi? Ortaklık yetki belgeleri koordinatörü desteklemeye ve paylarına düşen proje faaliyetlerini yerine getirmeye yönelik sorumluluğu da ortaklara yüklemektedir. Hibe tahsisi ve bütçe paylaşımı kararları ortaklık içinde bütün paydaşlarca verilir. Ortaklar projeyi harekete geçiren faaliyetler için yapılan harcamalar dışındaki diğer harcamalarını, rapor etmek zorunda değildir. Çoğaltıcı etkinlikler ortaklık içindeki kurumların ülkesinde mi gerçekleştirilmeli? Herhangi bir program ülkesinde de yapılabilir mi? Çoğaltıcı etkinlikler projede yer alan herhangi bir program ülkesinde gerçekleştirilebilir. 4

5 Stratejik Ortaklıklara, Ortak Ülkelerden katılan Yükseköğretim Kurumlarının (ECHE aranmamaktadır) ECHE ilkelerini kabul ettiklerini gösteren belgenin belirli bir formatı olacak mı? Ortak Ülkelerin Yükseköğretim Kurumları için hazırlanan Hibe Anlaşması, bu kurumların ECHE ilkelerine uymayı taahhüt ettiklerini gösteren bir hüküm içerecektir. Proje başvuru formunu posta yoluyla gönderecek miyiz? Hayır, proje başvuru formu yalnızca online olarak gönderilecektir. Posta veya kargo ile gönderilmeyecektir. Tüm ortaklarımız yükseköğretim kurumu olabilir mi? Olursa bu durum proje değerlendirmesinde olumsuz bir etki doğurur mu? Evet, olabilir. Bu durum proje değerlendirme aşamasında olumsuz ya da olumlu bir etki doğurmamaktadır. Projenin hedeflerine ulaşılabilecek en iyi ve doğru ortağı seçmek koordinatörün sorumluluğundadır. Proje ekibi ulusötesi bir proje toplantısı ile kısa süreli eğitim faaliyetini birleştirmek isterse, hangi birim maliyeti kullanacaktır? Aynı faaliyet iki farklı bütçe kaleminden ödenemez. Eğer proje konsorsiyumu ulusötesi bir proje toplantısı ile kısa süreli eğitim faaliyetini birleştirmek istiyor ise, tek bir bütçe kalemine başvuracaklardır ve bu faaliyete o bütçenin kuralları uygulanacaktır. Stratejik Ortaklıklara tahsis edilen bütçeler dikkate alındığında; yıllık azami Avro (yani bir başka deyişle aylık Avro) tahsis edilecekse; bu durum aylık sadece Avroluk faaliyet planlayacakları anlamına mı geliyor? Yoksa bir ay Avro diğer ay 9500 Avroluk faaliyet planlamaları da mümkün mü? 2 yıllık projelere toplam azami , 3 yıllık projelere de toplam Avro bütçe tahsis edilmektedir. Bu limitleri aşmamak kaydıyla, Proje ortaklarının faaliyetleri ve iş yüklerini diledikleri şekilde planlama ve maliyetlendirme esneklikleri vardır. Kısa dönem faaliyetleri için istenenler: karma hareketlilik faaliyetlerinin ve yoğun eğitim programlarının asgari 5 gün sürmesi gerekmekte midir? Yoksa bu durum sadece yoğun eğitim programları için mi geçerlidir? Öğrenicilerin karma hareketliliği asgari 5 gün azami 2 ay süreli kısa dönem fiziksel hareketliliği, sanal hareketlilik ile birleştirerek, bu faaliyetin projenin hedeflerine yüksek katma değer sunması beklenmektedir. Yoğun eğitim programlarında da asgari 5 gün azami 2 ay süreli hareketlilik faaliyeti mümkündür. Yoğun eğitim programlarında asgari kalış süresi olan 5 günün tamamında aynı yerde mi kalınmalıdır ya da teorik olarak iki farklı yerde de 5 gün tamamlanabilir mi? Aynı 5

6 durum karma hareketlilik için nasıldır? Karma hareketlilikte bu 5 gün fiziksel ve sanal hareketliliği içerir mi yoksa fiziksel hareketliliğin dışında mıdır? Genel kural olarak, Yoğun eğitim programlarının tek bir yerde gerçekleştirilmelidir. Bununla birlikte, başvurunun kalitesi iyi ve programı farklı yerlerde gerçekleştirmek istemenin geçerli sebepleri var ise; bu uygun olarak değerlendirilebilir. Elbette, etkin ve başarılı bir yönetimin temel şartı başvuranın açıklamaları başvuru formunun kalite değerlendirmesi aşamasında değerlendirilecektir. Karma hareketlilik için de, asgari 5 gün kuralı fiziksel hareketlilik için uygulanmaktadır. LLP deki Yoğun Programlar ile Erasmus + taki Stratejik Ortaklıklar arasında nasıl bir bağ vardır? Yeni dönemdeki Yoğun Eğitim Programları; eski dönemdeki Yoğun Programlar gibi değerlendirilebilir mi? Yükseköğretim için Stratejik Ortaklık olarak nitelendirmek mümkün müdür? Erasmus+ altındaki Yükseköğretim Stratejik Ortaklıkları, LLP dönemindeki Yoğun Programlardan çok daha geniş ve kapsamlıdır. Hem kapsamı, hem etki alanı hem de ortaklık şekilleri birbirinden farklıdır. Stratejik Ortaklıklar bir projede daha geniş bir yelpazede daha çok ortağı bir araya getirmeyi hedeflemektedir. Bu bağlamda, sadece Yoğun Eğitim Programı içeren ve ortakları arasında en azından ortak bir modül ya da ders ya da e-öğrenme geliştirmeyi hedeflemeyen bir proje başvurusu seçilmeyecektir. Bir projede, veri toplama aşamasında ilgili kişilerle röportaj gerçekleştirilmesi ve anket çalışması yapılması öngörülmektedir. Bu faaliyetleri Proje Yönetimi ve Uygulama Bütçesi altında mı maliyetlendirmeliyiz? Eğer veri toplama, bir fikri çıktının gerçekleşmesi için mutlaka gerekli ise ilgili kişilerle röportaj gerçekleştirilmesi ve anket çalışması yapılması fikri çıktılar bütçesi altında (görevine bağlı olarak araştırmacı, teknisyen ya da yönetici maliyeti olarak) maliyetlendirilebilir. Fikri çıktıların iç kalite değerlendirmesi için bir danışman/uzman kurulu gerekli olur ise, yaptıkları iş için kendilerine nasıl ödeme yapılacak? Proje faaliyetleri ve çıktılarının izlenmesi ve kalite değerlendirmesinden geçmesi mutlaka gereklidir ve bu süreç normalde ortak kurum/kuruluşların çalışanları tarafından doğrudan yapılmaktadır. Dolayısıyla Proje yönetimi ve uygulama Bütçesi nde maliyetlendirilmelidir. Ancak olağan dışı şartlarda, gerekçeli sebepler varsa, belirli bir çıktının kalite değerlendirmesi ortak kurum/kuruluşlar tarafından doğrudan yapılamayabilir. Böyle durumlarda, bu durum tekrar koordine edilip istisnai maliyetler bütçesinde de maliyetlendirilebilir. Çoğaltıcı Faaliyetlerde, konuşmacıların seyahat ve gündelik tutarları nasıl hesaplanacak ve maliyetlendirilecektir? 6

7 Çoğaltıcı Faaliyetler için konuşmacıların seyahat ve gündelik tutarlarına dair özel bir fonlama kuralı bulunmamaktadır. Bu tutarlar, yerel (toplantının yapılacağı yerdeki) ve misafir (diğer ülkelerden gelen) katılımcılara uygulanan aynı kurallar ile belirlenecek ve ödenecektir. Çoğaltıcı Faaliyetler harcama kalemi için verilecek toplam maksimum hibe miktarı Avro dur ve bu tutar organizasyonun giderleri için verilmektedir; bireysel katılımcının (ya da konuşmacının) harcamalarını karşılamak ya da ücretini ödemek için verilmemektedir. Karma hareketliliğin sanal hareketlilik kısmında gerçekleştirilecek öğretme faaliyetleri için bir ödeme yapılacak mı? Faaliyetle ilişkin bir ulusötesi hareketlilik faaliyeti olmadığı takdirde, sanal hareketlilik kısmı için hibe desteği almak mümkün değildir. Projelerin en erken 1 Eylül 2014 te başlayacağı söylenmektedir. Faaliyetlerin daha sonra, örneğin Ocak 2015 te başlaması mümkün müdür? Stratejik Ortaklıklar 2 ya da 3 yıl sürmektedir. Her iki durum için de başlangıç tarihi 1 Eylül 2014 tür. Bu, tüm faaliyetlerin bu tarihte başlaması gerektiği anlamına gelmez. Başvuru formunu doldururken, başvuran kurum/kuruluş her bir faaliyetin zamanlamasını 2 ya da 3 yıllık zaman çerçevesinde yapmalıdır. Başlıklar arasında bütçe transferi mümkün olacak mıdır? Bütçe kategorileri arasında bütçe transferleri belirli bir ölçüye kadar geçerli olabilecektir. Transfer kuralları, henüz hazırlık aşamasında olan hibe anlaşmasında belirtilecektir. Yoğun Program öğrencileri ya da öğrencilerin karma hareketliliği için asgari bir sayı var mıdır? Stratejik Ortaklıkta ulusötesi eğitim, öğretim ve öğrenim faaliyetleri için belirlenmiş bir asgari ya da azami öğrenci sayısı bulunmamaktadır. Hibe başvurusunda, başvurulan faaliyet türlerinin ve bu faaliyete katılacak öğrenici/öğretici/eğitmen sayılarının proje hedeflerine ulaşmak için en gerekli ve uygun olanlar olduğu ispatlanmalıdır. Çoğaltıcı Faaliyet, başka bir konferansın parçası olabilir mi? Örneğin, 3 günlük bir konferans boyunca, 1 günü çoğaltıcı faaliyet olabilir mi? Çoğaltıcı Faaliyet başka bir organizasyonun bir parçası olabilir. Ancak, aynı tutarın çifte hibelendirilmemesine çok dikkat edilmelidir. Doktora öğrencileri fikri çıktıların oluşturulmasında, genç araştırmacılar gibi düşünülüp, hibe alabilirler mi? Evet. Ortak kurum/kuruluşun doktora öğrencileri, genç araştırmacılar gibi düşünülebilirler ve kendilerine fikri çıktılar bütçesinden, bu bütçenin kurallarına ve uygulama esaslarına göre, ödeme yapılabilir. 7

8 Bir Stratejik Ortaklık 14 ortaklıysa, bu ortakların tamamı ulusötesi toplantılara, personel eğitimi ve öğretme faaliyetlerine katıldıklarında hibe alabilecekler mi? Stratejik Ortaklıklarda azami bir ortak sayısı olmamakla beraber, Proje Yönetimi ve Uygulaması bütçesinden başvuran kurum ve 9 ortak olmak üzere toplam 10 katılımcı kurum finanse edilmektedir. Ortaklık 10 dan fazla ortağa sahipse; bu azami sayıdan fazlası hibe alamayacaktır. Uluslötesi Proje toplantılarına katılımda, tüm ortaklar hibe alabilirler. Ancak, bu bütçe kategorisinin de yıllık azami limitinin Avro olduğu unutulmalıdır. Aynı durum Çoğaltıcı Faaliyetler için de geçerlidir. Bu bütçenin ise azami limiti proje süresince Avro dur. Başvuru Formunun I.2 Bütçe Özeti kısmında, Proje Bütçe Toplamında bir Grant Calculated bir de Grant Requested kısımları var. Buraları kendimiz mi dolduracağız? Başvuru formunda bütçe tutarları gerekli veriler girildiğinde otomatik hesaplamaktadır. Bununla birlikte bazı bütçe kalemleri için üst sınır bulunmaktadır (Ör: Proje yönetimi ve uygulama aylık 2750 Avro, ulus ötesi proje toplantıları senelik Avro vb.). Ancak başvuru formu bütçe üst sınırlarını dikkate almadan I.2.1 Grant Calculated alanına toplam bütçeyi aktarmaktadır. Eğer projenizin bütçe kalemleri içinde üst sınırları aşan tutarlar mevcut ise ilgili bütçe tabloları üst sınırı aşmayacak şekilde tekrar doldurulmalıdır. İstisnai olarak, Proje yönetimi ve uygulama kalemi üst sınırının aşılması durumunda gerekli düzeltme hesaplanarak I.2.1 bölümündeki Grant Requested bölümüne yeni bütçe yazılmalıdır. Ulusötesi Proje Toplantısında, ev sahibi kurum/kuruluş, toplantı kendi ülkelerinin dışında (örneğin bir başka şehirde) gerçekleşirse, Uluslötesi Proje toplantıları bütçesinden hibe alabilecek midir? Başvuran/yararlanıcı ulusötesi toplantıyı bir başka şehirde gerçekleştirme isteğini gerekçeli olarak açıklamak durumundadır. Bu durum, başvurunun kalite değerlendirmesi ve final raporunda değerlendirilecektir. Aynı ülkeden iki katılımcı kuruluşun yer aldığı bir ortaklık yapısında bu kuruluşlardan biri ulusötesi bir proje toplantısı düzenlediğinde, eğer iki şehir arasındaki mesafe 100 km den fazla ise aynı ülkenin farklı şehrindeki diğer ortağın ulusötesi proje toplantısına göndereceği temsilcilerinin seyahat masrafları karşılanabilir mi? Bu faaliyette ulusötesi proje toplantıları için sağlanan desteklerden yararlanılamaz. Böyle bir durumda, organizasyon Proje yönetimi ve uygulanması için hibe desteğinden yararlanılabilir. Başvuru formunda yer alan F.2.3 katılımcı kuruluşların seçilmesi ve katılımcı sayılarının girilmesi gereken bölüme, faaliyetin gerçekleşeceği ülkede yerleşik ortaktan 8

9 katılımcılar da dahil edilecek mi? Ve bu kuruluş Katılımcı Kuruluşlar bölümünden mi seçilmeli? EVET, ise H.5.1 "Seyahat" ve H.5.2. "Harcırah" bölümlerinin dikkate alınması gerekecek. Bu harcırah ev sahibi kuruluştan Ortak Personel Eğitimi faaliyetine katılan personele ve ev sahibi kuruluştan Yoğun Eğitim Programına katılan öğrencilere verilebilir mi? Evet, bölüm F.2.3 içinde Eğitim / Öğretim / Öğrenme faaliyetine ev sahibi kurumdan katılımcılarla birlikte toplam katılımcı sayısı yer alır. Ancak, H.5.1 "Seyahat" ve H.5.2. "Harcırah" bütçe bölümleri gönderen kuruluşların katılımcılarına uygulanabilir. Ev sahibi kuruluştan katılımcıların maliyetleri proje yönetimi ve uygulama kaleminden desteklenebilir; ancak ülkelerarası hareketlilik faaliyetlerini kapsayan öğrenme / öğretme / eğitim faaliyetleri için verilen bütçede yer alamazlar. 100 km altındaki seyahatler F.2.3 ve H.5.1 bölümlerinde nasıl gösterilecek? Başvuru formu bu bölümlerdeki katılımcı sayılarını kontrol etmektedir. Ancak H.5.1 bölümü 100 km altında bir mesafe bandı için seçenek sunmuyor. Eğitim / Öğretim / Öğrenme faaliyetlerinde 100 km altında bir mesafe bandında hareketlilik gerçekleştirecek katılımcılar için sağlanan bir hibe olmadığından100 Km altındaki mesafeye bağlı seyahatlere ilişkin veri girmek mümkün değildir. Böyle bir durumda proje yönetimi ve uygulama bütçesinden destek sağlanabilir. Proje, bir öğretim / öğrenme modülü ve ilgili yayınlar (örneğin yazılı özetleri/ ders içeriği, kitap, broşür) geliştirilmesini öngörüyorsa, bu kaynakların ücretsiz sunulmasının zorunlu olmadığını; yalnızca kaynakların mevcut olduğunu ve yazarlarından nasıl istenebileceği hakkında bilgi verilmesi gerektiğini düşünüyoruz. Bu konuyu teyit eder misiniz? Yararlanıcılar proje hibesiyle eğitim materyalleri üretecek ise, bu materyaller, dijital olarak internet üzerinden açık lisanslar altında ücretsiz erişilebilecek şekilde kamunun kullanımına açık olmalıdır. Erişim / kullanım sınırlamalarının öngörülmesi halinde, hibe başvurusunda belirtilmeli ve gerekçelendirilmelidir. Bu tür sınırlamalar proje kalitesinin değerlendirilmesi aşamasında projenin etkisi için belirlenen hibelendirme kriterlerinde dikkate alınacaktır. Bir projenin çoğaltıcı etkinliğine, ortaklardan 15 kişi; ortaklık dışındaki kuruluşlardan 30 kişi katılması öngörülüyorsa bütçe bölümündeki katılımcı sayısı için toplamdaki 45 kişi mi, ortaklık dışındaki kuruluşlardan 30 kişi mi yazılmalı? Hibe için, ortaklık dışındaki kuruluşlardan gelen katılımcılar dikkate alınacaktır. Bu uygulamada bütçe bölümünde yer alması gereken katılımcı sayısı 30 dur. Başvuru formunda F.2.1 bölümündeki Fikri Çıktılar için açılır menüden proje aşaması seçeneklerinden İzleme proje süresi içinde mi yapılmalı? 9

10 Evet. Fikri Çıktı geliştirmeye ilişkin faaliyetlere hibe verilmesi için faaliyetlerin proje süresi içinde yapılması gerekmektedir. Başvuru formunda H.5.2 bölümünde kısa dönem eğitim / öğretme / öğrenme faaliyeti için sağlanan harcırahlar için başvuran kurum faaliyetin süresini (gün sayısı) doldurmak zorunda. Seyahat günleri harcırah hesaplanırken dikkate alınmalı mı? Seyahat günleri açısından, yararlanıcı faaliyetin birinci gününden önce gerçekleştireceği seyahat için bir gün ve faaliyetin sona erdiği günü izleyen seyahati için bir gün daha ekleyebilir. Seyahat için eklenen günler bireysel destek hesaplanırken dikkate alınacaktır. Başvuru formunu doldururken G.2 bölümünde yer alan "yaygınlaştırma planlarının düzgün bir şekilde uygulanması için ne kadar kaynak ayırdınız?" şeklindeki soruda istenen, personel sayısı mı kurumun yaygınlaştırma için planladığı faaliyetler mi? Bu soruda istenen projede yaygınlaştırma faaliyetinden sorumlu kişiler var ise onların belirtilmesi ve bu alanla ilgili bir uzmanlıkları söz konusu ise bunun yazılmasıdır. Buna ek olarak, proje yaygınlaştırma planının etkin uygulanması için mevcut mali kaynakların ve diğer kişilerin de gösterilmesi beklenmektedir. Yoğun eğitim programının hemen öncesinde ulusötesi proje toplantısı düzenlemek mümkün mü? Mümkün ise, hibeler birleştirilebilir mi? (örneğin 3 günlük proje toplantısı (575 kişi başı), daha sonra 10 gün ISP (harcırah masrafları ve dönüş yolu için seyahat masraflarının ½ si) Evet, faaliyetlerin birleştirilmesi mümkündür. Güvenilir ve verimli yönetim ilkesi geçerlidir ve başvuranlar - proje sonuçlarının ve / veya bütçe kaynaklarının tasarrufunun kalitesi açısından yoğun eğitim programı (ISP) öncesi düzenlenecek ulusötesi toplantının, proje açısından önemli olduğunu gerekçeleriyle belirtmek zorundadır. Bu durum, başvurunun kalite değerlendirmesi aşamasında analiz edilecektir. Hibelerin birleştirilmesine gelince, aynı etkinlik iki ayrı bütçe kaleminden yararlanamaz. Eğer bir konsorsiyum ulusötesi proje toplantısını yoğun eğitim programıyla birleştirmek isterse, bu iki bütçe kaleminin desteklediği faaliyetlerden yalnızca birine başvuracaktır. Başvurulan bütçe kalemine ilişkin kurallar seçilen faaliyete uygulanacaktır. Çoğaltıcı bir etkinliğin sanal olamayacağı ve fiziksel olması gerektiği doğru mudur? Çoğaltıcı etkinlikler kalemi projenin fikri çıktılarını yaygınlaştırmak ve bu çıktıları paylaşmak için düzenlenen fiziksel etkinliklerle bağlantılı maliyetlere katkı niteliğindedir. Tabii ki, sanal faaliyetlerin çıktıların yaygınlaştırılmasına büyük ölçüde katkısı vardır ve bu aktiviteler teşvik edilmektedir. Ancak, projeyi harekete geçiren tetikleyici bir etkinlik (hibe gerektiren ve katılımcılarının yer aldığı bir etkinlik) olmadığından, tümüyle sanal olan faaliyetler çoğaltıcı etkinlikler bütçe kaleminden desteklenmeyecektir. 10