T.C. BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

Transkript

1 T.C. BARTIN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2013 YILI BİRİM FAALİYET RAPORU BARTIN

2 ÖNSÖZ İnsanlarla bilgi kaynakları arasında verimli bir ilişkiyi sağlamak amacıyla oluşturulmuş olan kütüphaneler, içinde bulundukları toplumun bilgi ihtiyaçlarını bilgi sağlayarak, bu bilgileri organize ederek ve ileterek karşılarlar. İnsanlara bilgi yoluyla hizmet etmek gibi toplumsal bir amacı olan kütüphanelerin sermayesi düşünsel bir ürün olan bilgi, kazancı ise insanların bilgi ihtiyaçlarının karşılanması olarak ölçülebilir. Hangi toplumda hizmet veriyor olursa olsunlar kütüphanelerin hizmetlerinde başarılı olabilmeleri, içinde bulundukları toplum tarafından kendilerine tanınan maddi ve manevi desteklere bağlıdır. Bunlardan maddi destek; kütüphanenin hizmet vermesi için gereken finansman, personel, bina araç ve gereçleri temin etmek ve enformasyon iletişim ağlarına bağlanmak için gerekli altyapıyı oluşturmak, manevi destek ise kütüphanenin hizmetlerinde gözeteceği amaçları, bu amaçlara ulaşmada izlenecek politikaları belirleyecek yasa ve yönetmelikleri hazırlayarak işlerlik kazandırmaktır. Kütüphanemiz, Üniversitemizin eğitim-öğretim ve bilimsel faaliyetlerine yardımcı olmak amacıyla; her türlü bilimsel materyali sağlamak, düzenlemek ve hizmete sunmak üzere kurulmuş bir birimdir. Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı olarak hedefimiz çağdaş, araştırmacı, insan haklarına saygılı, dürüst, ahlaki değerlere sahip, bilime ve analitik düşünceye inanan, kurumsal güven, bilinç ve kültüre sahip öğretim elemanları ve öğrencilerin yetiştirilmesine katkıda bulunmaktır. Bartın Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı 2013 Yılı Birim Faaliyet Raporu; ilgi yazı, Bartın Üniversitesi Kütüphane Hizmetleri Yönergesi ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu nun 41. maddesi gereğince hazırlanmıştır. Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı 2013 yılı Birim Faaliyet Raporu mali saydamlık, hesap verilebilirlik ilkeleri çerçevesinde, doğru, güvenilir verilere dayanılarak hazırlanmıştır. Hüseyin GÖL Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanı i

3 İÇİNDEKİLER I- GENEL BİLGİLER A. KURULUŞ 1. Kuruluş Mevzuatı 1 2. Kuruluş Amacı 1 B. TARİHİ GELİŞİM 1 C. YAYIN KOMİSYONU 2 D. KÜTÜPHANE ÇALIŞMA SAATLERİ 2 E. Misyon ve Vizyon 3 F. Görev, Yetki ve Sorumluluklar 3 G. İdareye İlişkin Bilgiler 4 1. Fiziki Yapı 4 2. Teşkilat Şeması 4 3. Teknolojik Kaynaklar 4 4. İnsan Kaynakları 5 5. Kütüphanemizde Sunulan Hizmetler 6 II- BİRİMLERİMİZ A. Teknik Hizmetler Birimi 7 B. Okuyucu Hizmetleri Birimi 8 C. Büro Hizmetleri Birimi 10 III- AMAÇ ve HEDEFLER A. Başkanlığın Amaç ve Hedefleri 10 B. Temel Politikalar ve Öncelikler 12 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. Mali Bilgiler Bütçe ve Ödenek Durumu Bütçe ve Ödeneklerin Harcama Dağılımları Bütçe Uygulama Sonuçları 15 B. Performans Bilgileri Faaliyetler Diğer faaliyetler Kütüphane İstatistikleri 21 IV. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. SWOT (GZFT) Analizi 23 B. Değerlendirme 24 C. Öngörüler 24 V. ÖNERİ VE TEDBİRLER A. Fiziksel alan 25 B. Personel 25 C. Bütçe durumu 25 D. Mesai dışı çalışma uygulaması 25 VI.SONUÇ 26 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI ii

4 I. GENEL BİLGİLER A. KURULUŞ 1.Kuruluş Mevzuatı Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı; Tarih ve 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname nin 33.Maddesi gereğince kurulmuştur. Ayrıca, 18 Mart 2009 Tarih ve 2009/03 Sayılı Üniversite Senato Kararı ile kabul edilen Bartın Üniversitesi Kütüphane Hizmetleri Yönergesi ile de görev, yetki ve sorumluluk esasları belirlenmiştir. 2. Kuruluş Amacı Üniversite'de yapılan eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri için gerekli her türlü materyali sağlamak, bu materyalleri sistemli bir şekilde düzenlemek, mevcut bilgi kaynaklarından en iyi şekilde yararlanılmasını sağlamak ve her düzeydeki kullanıcıya kurum içi ve dışı hizmet vermek amacıyla kurulmuştur. B.TARİHİ GELİŞİM Bartın Üniversitesi nin 22 Mayıs 2008 tarih ve 5765 sayılı kanun ile kurulmasından sonra Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı oluşturularak çalışmalarına başlamıştır yılında Orman Fakültesi ve Bartın Meslek Yüksekokuluna ait yaklaşık 3645 adet kitap devralınarak çalışmalara başlanmış ve satın alınan Yordam Kütüphane Belge Bilgi Otomasyon Programı na kitapların bibliyografik künyeleri hızlı bir şekilde aktarılarak İnternet ortamında katalog tarama imkanı sağlanmıştır. Başkanlığımız ile merkez ve bağlı birim kütüphanelerinin yönetim ve çalışma esaslarını belirlemek amacı ile Bartın Üniversitesi Kütüphane Hizmetleri Yönergesi hazırlanmış ve 18 Mart 2009 Tarih ve 2009/03 Sayılı Üniversitemizin Senato Kararı ile kabul edilerek yürürlüğe konmuştur. Bilginin bir güç olduğu bilinciyle hareket eden Başkanlığımız, Üniversitemiz akademisyenleri ile öğrencilerimizin ihtiyaç duydukları bilgiye rahatça ulaşabilmeleri için gerekli altyapı çalışmalarını tamamlamaya çalışmıştır. Bu kapsamda, ANKOS ve TÜBİTAK-ULAKBİM gibi kütüphanecilik alanındaki konsorsiyum ve kuruluşlara üye olunarak lisans anlaşmaları yapılmış ve veritabanları erişime açılmıştır. Ayrıca devlet ve özel üniversitelerin yanında Kültür ve Turizm Bakanlığı ile de kütüphane alanında ortak işbirliği içindedir. Kütüphane web sayfası hazırlanarak adresinden erişim sağlanmıştır. Kurum içinden ve kurum dışından katalog tarama, veritabanları, duyurular, kitap alımı talepleri, rezervasyon işlemleri ve ödünç kitapların süre uzatma işlemleri web sayfamız üzerinden gerçekleştirilebilmektedir. Kütüphanemizde kullanılan Dewey Onlu Sınıflama Sisteminden (DOS) Kongre Kütüphanesi Sınıflama Sistemine geçiş çalışmalarına 2012 yılında başlanmış ve 2013 yılında tamamlanmıştır. Güncel bilgiye hızlı erişimin büyük önem taşıdığı günümüzde, abone olunan online veritabanları aracılığıyla üniversitemiz öğretim elemanları ve öğrencileri binlerce bilimsel dergiye kurum içinden ve kurum dışından tam metin (full-text) ulaşabilmektedirler. Ayrıca, kullanıcılar deneme erişimi sağlanan veritabanlarından da yararlanmaktadır yılında araştırmacıların bilgi kaynaklarına kolay bir şekilde ulaşabilmeleri için 19 adet veritabanı 1

5 aboneliği yapılmış olup bunun 9 adedi bütçemizden, 10 adedi ise ULAKBİM aracılığı ile sağlanmıştır. Kütüphanemizin bilgi kaynaklarını tek bir arayüzden tarama imkanı sağlayan EBSCO Discovery Service (EDS) e abone olunmuştur. Kütüphanemizde Kongre Kütüphanesi Sınıflama Sistemi kullanılmaktadır. Bu sistemde tüm konular A dan Z ye kadar olan harfler altında gruplandırılmıştır. Her konu altındaki alt konular ise rakamlarla ifade edilmiştir. Belirli bir alanla ilgili eser, o alan için belirlenen sınıflandırma işareti olan harf altında o alanla ilgili diğer eserlerle birlikte bulundurulur. Sisteme abone olunarak sınıflama işlemlerinin online olarak yapılması sağlanmıştır. Sınıflama sisteminde hangi konunun hangi kod ile ifade edildiğini gösteren liste kütüphanede mevcuttur. Raflarda gerekli yönlendirmeler de bulunmaktadır. Katalog Tarama işlemleri bilgisayar aracılığı ile kütüphanenin web sayfasındaki katalog tarama bağlantısından yapılabilmektedir. Her yıl belirli aralıklarla kütüphane kullanıcı eğitimleri, veritabanı eğitimleri düzenlenerek personelimizin ve öğrencilerimizin kütüphane hizmetlerinden daha etkin ve hızlı bir şekilde yararlanmaları sağlanmaktadır. Ayrıca kütüphane haftası etkinlikleri kapsamında konferans ve kültürel etkinlikler de düzenlenmektedir. C. YAYIN KOMİSYONU Başkanlığımız Yayın Komisyonu Çalışma Esasları Yönergesi gereğince Komisyonun sekretaryalığı görevini de yürütmektedir. Bu kapsamda Komisyonun toplanması, gündem oluşturulması, kararların uygulanması, kitap basımı gibi işlevleri yerine getirmektedir. Yayın Komisyonu, Bartın Üniversitesi tarafından basılacak ve öncelikle ders aracı olarak kullanılacak olan yayınlara içerik ve biçim bakımından bir standart getirilmesi ve basımı ile ilgili yayın esaslarını düzenler. Yayın Komisyonu, bir Rektör Yardımcısının başkanlığında Üniversite Yönetim Kurulunun kendi üyeleri arasından belirleyeceği iki asil ve iki yedek öğretim üyesinden oluşur. Seçilen üyelerin görev süreleri Yönetim Kurulu üyelikleri ile sınırlıdır. D. KÜTÜPHANE ÇALIŞMA SAATLERİ EĞİTİM ÖĞRETİM DÖNEMİ Pazartesi Cuma : 08:30-21:30 Cumartesi : 10:00-16:00 TATİL DÖNEMİ Pazartesi Cuma : 08:30-12:30 / 13:30-17:30 2

6 E. MİSYON VE VİZYON 1.Misyon Üniversitemizde yapılan eğitim-öğretimi ve araştırmaları doğrudan desteklemek, akademik ve idari personel ile öğrenci ve diğer kullanıcılar için gerekli olan tüm bilgi kaynaklarını sağlamak, kütüphanecilik kurallarına göre düzenlemek ve kullanıcılara en kolay ve en hızlı şekilde sunmaktır. 2.Vizyon Gelişen çağdaş teknolojileri kullanarak kurumumuzun ekonomik yapısına uygun koşullarda bilgi hizmetlerini en üst düzeyde sağlayarak bölgemizde evrensel ölçekte bir kütüphane olmaktır. F. GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığının görev, yetki ve sorumlulukları; a) Kütüphane hizmetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için yeterli nitelik ve nicelikte uygun kadroyu oluşturmak, b) Kütüphanede yapılması gereken işleri, işbölümü yaparak görevlilere dağıtmak ve görevlileri denetlemek, c) Kütüphane ile ilgili ödemeleri takip etmek ve bütçe hazırlamak, d) Kütüphane koleksiyonunun zenginleştirilmesine yönelik çalışmalarda bulunmak, e) Kütüphanecilik alanındaki gelişmelerin ve yeni teknolojilerin kütüphaneye girmesi için çalışmalar yapmak ve bu amaçla personelin yurt içi ve yurt dışı seminer ve konferanslara katılımını sağlamak, f) Üniversite Kütüphaneleri, Bilgi Merkezleri ve Bilgi Teknolojileri üzerine çalışmalarda bulunan kuruluşlarla işbirliği yaparak gelişmeleri takip etmek ve kütüphane kullanıcılarını bu bilgilerden yararlandırmak, g) Teknik hizmetlerin ve okuyucu hizmetlerinin standartlaşmasını sağlamak ve denetimini yapmak, h) Merkez ve birim kütüphanelerinin eşgüdüm ve işbirliği içinde çalışmalarını sağlamak amacıyla mesleki kurslar açmak, eğitim programları düzenlemek, kütüphane personelinin hizmet içi eğitimini sürekli olarak sağlamak, i) Kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri hakkında her yıl ayrıntılı bir faaliyet raporu hazırlayıp bunu Ocak ayı içinde Rektörlüğe sunmak, j) Görev alanına giren ve kütüphane hizmetlerinin gerektirdiği konularda Rektörlükçe verilen diğer görevleri yapmak. 3

7 G. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER 1. Teşkilat Şeması Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanı Teknik Hizmetler Birimi Büro Hizmetleri Birimi Okuyucu Hizmetleri Birimi 2. Fiziki Yapı Kütüphane binası 3225 m 2 lik bir alana kuruludur. Ancak Üniversitemizin yeni kampus alanındaki yapılaşma tamamlanamadığından bu binada bir konferans salonu, yemekhane ve diğer idari birimler de bulunmaktadır. Kütüphanemizin kullanım alanları aşağıdaki tabloda belirtilmiştir yılı Aralık ayında yapılan tadilat ve genişletme çalışmaları neticesinde kütüphanemizin kullanım alanı toplam olarak 2014 yılı itibariyle 545 m 2 ye, oturma kapasitesi ise 104 kişiye çıkarılacaktır. MEVCUT FİZİKİ DURUM Başkan Odası - 36 m 2 36 m 2 Büro - 66 m 2 66 m 2 Kütüphane m m m 2 TOPLAM m m m 2 Mevcut oturma kapasitesi 40 kişi 96 kişi 88 kişi Raf uzunluğu 80 m. 115 m. 145 m. 3. Teknolojik Kaynaklar Kütüphanemizde, Yordam Kütüphane Bilgi Belge Otomasyon Programı kullanılmaktadır. Kataloglama, ödünç verme, rezervasyon işlemleri, süreli yayın hizmetleri, kütüphanelerarası ödünç, envanter sayımı gibi ana modüller, çok sayıda alt modülleri ve işlevleri ile modern kütüphanecilik hizmetlerinin verilmesi için gerekli alt yapıyı oluşturmaktadır. Katalog taraması, kullanıcı kaydına erişim, süre uzatma, materyal ayırtma gibi işlemleri kullanıcıların kendilerinin yapmasına imkan sağlamaktadır. Sistem ayrıca, iadesi geciken yayınlar, 4

8 kütüphaneye gelen ayırtılmış yayınlar, süresi geçen ayırtmalar için kullanıcılara mesaj göndermektedir. Kullanıcılar web üzerinden kendi kütüphane hesabına erişerek bilgi güncelleme, süre uzatma, ayırtma, ödünç alma geçmişini görme ve okuma listeleri oluşturma işlemlerini yapabilmektedir. Kütüphanemizde kullanılan Kongre Kütüphanesi Sınıflama Sistemi ne internet üzerinden erişim sağlanması amacıyla abone olunarak sınıflama işlemlerinin online olarak yapılması sağlanmıştır. Kütüphanemizin abone olduğu veritabanlarının taranabilmesi için EBSCO Discovery Service (EDS) e abone olunmuş ve tüm kaynakların tek bir arayüzden taranabilmesi ve erişimi sağlanmıştır. Kütüphanemizde bulunan Teknolojik Kaynaklar Bilgisayar sayısı (Kullanıcı) 20 Bilgisayar sayısı (Personel) 8 Tarayıcı 2 Fotokopi 1 Dizüstü bilgisayar 1 Telefon hat sayısı 6 Yazıcı 4 Telefon santralı 1 Kapı güvenlik sistemi 1 Kütüphane otomasyon sistemi Kablosuz internet sistemi Yordam Server 1 Fax 1 Var 4. İnsan Kaynakları Başkanlığımızda istihdam edilen personel sayısı aşağıdaki gibidir. ÜNVANI Daire Başkanı Şef Kütüphaneci Bilgisayar İşletmeni Memur Yardımcı Hizmetli TOPLAM

9 5. Kütüphanemizde Sunulan Hizmetler a) Danışma Hizmeti Kütüphane kullanıcılarının kütüphane koleksiyonuna yönelik her türlü sorularına cevap vermek ve kütüphane kullanıcılarının kütüphane koleksiyonundan en yüksek düzeyde yararlanmalarını sağlamak için verilen danışmanlık hizmetleridir. b) Ödünç Verme Kütüphane koleksiyonunun belirli kurallar çerçevesinde kütüphane kullanıcılarına kütüphane dışında kullanılmak üzere belirli sayı ve süre için teslim edilmesi, süre bitiminde bilgi kaynağının kütüphaneye iadesi hizmetlerini kapsar. Kütüphaneden ödünç alınabilecek yayın sayısı ve ödünç alma süreleri: Akademik personel ile Yüksek lisans ve doktora öğrencileri; 30 günlük süre ile en çok 5 (Beş) kitap, İdari Personel ile Ön lisans ve lisans öğrencileri; 15 günlük süre ile en çok 3(üç) kitap ödünç alabilirler. c) Kütüphanelerarası İşbirliği Üniversite kütüphaneleri arasında karşılıklı işbirliği sonucu kütüphanede bulunmayan materyalin ilgili kütüphanelerden getirilmesi ve ihtiyaç sahibine ulaştırılmasıdır. d) Kitap Dışı Materyal Kütüphane koleksiyonundaki basılı materyaller dışındaki bilgi kaynaklarının (CD, DVD, Videobant, bülten, broşür, vb.) belirli kurallar içinde kullanıcıların hizmetine sunulması. e) Tanıtım Kütüphane hizmetlerinin tanıtılması ve bu hizmetlerden yararlanmanın yaygınlaştırılması amacıyla öğrenci, akademik personel ile diğer araştırmacılara yönelik eğitim faaliyetlerinin yapılması, tanıtım broşürlerinin hazırlanması seminer, konferans vb etkinliklerin düzenlenmesi gibi faaliyetleri kapsar. f) Güncel Duyuru Kütüphaneye sağlanan yeni yayınların, abone olunan veya deneme amaçlı olarak kullanıma açılan veritabanlarının kütüphane kullanıcılarına duyurulması hizmetlerini kapsar. g) Multimedya Hizmeti Bilgisayar teknolojilerinin hızla yaygınlaştığı günümüzde kullanıcılarımıza kütüphanemizde bulunan 18 adet bilgisayardan ücretsiz olarak müzik, film, internet hizmetleri verilmektedir. h) Fotokopi Hizmeti Kütüphane kaynaklarından belirlenen bir ücret karşılığında fotokopi hizmetlerinin yürütülmesidir. 6

10 II. BİRİMLERİMİZ Başkanlığımız aşağıdaki birimlerden oluşmaktadır. A. Teknik Hizmetler Birimi B. Okuyucu Hizmetleri Birimi C. Büro Hizmetleri Birimi A. Teknik Hizmetler Birimi Kitap, dergi gibi basılı kaynaklar ile film, slayt, CD, DVD vb. görsel-işitsel araçlar ve elektronik yayınlardan oluşan kütüphane koleksiyonun her bir materyalinin seçiminden okuyucuya sunulacak duruma getirilinceye kadar yapılan işlemler teknik hizmetler birimi tarafından yürütülür. Teknik hizmetler birimini oluşturan servisler ve bu servislerde yapılan işler; 1.Kataloglama ve Sınıflama Servisi Kütüphaneye bağış veya satın alma yoluyla gelen yayınlar, Kataloglama ve Sınıflama Servisinde görevli kütüphanecilik eğitimi almış personel tarafından uluslararası kütüphanecilik kuralları çerçevesinde Anglo-Amerikan Kataloglama Kurallarına (Anglo American Cataloging Rules2 AACR2) kataloglanır. Sınıflama numaraları ile Cutter numarası verilen materyaller YORDAM Kütüphane Otomasyon Programına kaydedilir. Kütüphanemizde sınıflama işlemlerinde Kongre Kütüphanesi Sınıflama Sistemi (Library of Congress-LC) kullanılmaktadır. LC sisteminde tüm konular A dan Z ye kadar olan harfler altında gruplandırılmıştır. Her konu altındaki alt konular ise rakamlarla ifade edilmiştir. Belirli bir alanla ilgili eser, o alan için belirlenen sınıflandırma işareti olan harf altında o alanla ilgili diğer eserlerle birlikte bulundurulur. Esere verilen harfler ve rakamlar o eserin konusunu tam olarak tanımladığı gibi aynı zamanda kitabın raftaki adresidir. Kataloglama ve sınıflama, yazarın saptanmasını, eserin tanımlanmasını, konu başlıklarının ve sınıflama numarasının verilmesini içerir. Kütüphanemizde LC (Library of Congress) sınıflama sistemi ve LCSH (Library of Congress Subject Headings) konu başlıkları Türkçe ye çevrilerek kullanılmaktadır. Kütüphane materyallerinin kataloglanması, sınıflandırılması ve kayıtlarının doğru bir şekilde kütüphane programına aktarılması mesleki eğitim, bilgi ve deneyim gerektirmektedir. Fiziki hazırlık: Kataloglama ve Sınıflama Servisinin diğer bir fonksiyonu da materyalin kullanım için fiziksel olarak hazırlanmasıdır. Kayıt işlemleri tamamlanan kitapların barkod ve sırt etiketleri hazırlanarak bilgisayardan çıktı olarak alınır ve kitaplara yapıştırılır. Etiketin solma ve kirlenmeden korunması için koruyucu bant yapıştırılır. Daha sonra kitaplar kaşelenir ve izinsiz kütüphane dışına çıkarılmasını önlemek için elektromanyetik bant yerleştirilir. Kitabın arka kapağının iç yüzüne İade Takip Fişi yapıştırılarak kullanıma hazır hale getirilir. 2.Sağlama Servisi Üniversitede yapılan eğitim-öğretimi desteklemek ve araştırmalarda yardımcı olmak üzere basılı kitap, e-kitap, süreli yayın, tez, görsel-işitsel materyaller ve benzeri her türlü bilgi kaynağının satın alma, değişim, bağış ve benzeri yollardan edinilmesini sağlayan servistir. 3. Otomasyon/Web Sayfası Servisi a) Otomasyon: Kütüphanemizde, Yordam Kütüphane Bilgi Belge Otomasyon Programı kullanılmaktadır. Kütüphanenin tüm teknik ve okuyucu hizmetlerinin merkezinde Yordam programı bulunmaktadır. Kataloglama, ödünç verme, rezervler, süreli yayın hizmetleri, kütüphanelerarası ödünç, envanter sayımı gibi ana modüller, çok sayıda alt modülleri ve 7

11 işlevleri ile modern kütüphanecilik hizmetlerinin verilmesi için gerekli alt yapıyı oluşturmaktadır. Katalog taraması, kullanıcı kaydına erişim, süre uzatma, materyal ayırtma gibi işlemleri kullanıcıların kendilerinin yapmasına imkan sağlamaktadır. Sistem ayrıca, iadesi geciken yayınlar, kütüphaneye gelen ayırtılmış yayınlar, süresi geçen ayırtmalar için kullanıcılara mesaj göndermektedir. Kullanıcılar web üzerinden kendi kütüphane hesabına erişerek bilgi güncelleme, süre uzatma, ayırtma, ödünç alma geçmişini görme ve okuma listeleri oluşturma işlemlerini yapabilmektedir. b) Web Sayfası: Kütüphanenin amacına, hedeflerine ve görevlerine uygun bir biçimde hizmetlerinin internet ortamından erişilebilir hale getirilmesi, internette dağınık bilgiye düzenli erişimin sağlanması amacıyla web sayfası tasarımı yapılması ve bu sayfanın dinamik ve güncel olarak sürekli erişimde kalmasının sağlanmasını kapsar. Web sayfası hizmetleri Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile birlikte yürütülmektedir. 4. Veritabanları / E-Yayınlar Servisi İnternet üzerinden veya elektronik ortamda çevrimiçi (online) olarak erişilebilen materyal ve yayınların (CD-ROM lar, veri tabanları, e-kitaplar, e-dergiler vb.) seçimi, satın alınması, kullanıma sunulması, veri tabanlarının deneme ve abonelik erişimlerinin sağlanması ve denetlenmesi, ücretsiz olarak erişilebilenlerin tespit edilmesi, duyurulması, kullanım durumlarının tespiti ve değerlendirilmesi çalışmalarını yürütür. Başkanlığımız, koleksiyon geliştirme politikalarına uygun olarak, mevcut ve yeni olarak piyasaya sürülen tüm veri tabanları hakkında sürekli bilgi sahibi olunması, dergi listelerinin analizlerinin yapılması, fiyat durumlarının değerlendirilmesi, üniversitemiz birimlerinin eğitimöğretim nitelikleri itibariyle öncelik sırasının belirlenmesi çalışmalarını yürütür. Bu çerçevede; Veri tabanı alımlarının en ekonomik şekilde sağlanabilmesi için işbirliği imkanlarının araştırılması ve bu konuda ilgili kurum ve kuruluşlarla ortak hareket etmek, Abone olunacak olan veri tabanlarının lisans antlaşmalarının incelenerek arşivleme özelliklerinden dolayı geleceğe yönelik politikalar oluşturmak, Abone olunan veri tabanlarından en iyi şekilde faydalanılabilmesi için veri tabanlarının gerekli duyurularını yapmak, kullanıcı eğitimleri düzenlemek Yeni çıkan veri tabanlarının araştırmacılara tanıtılması ve faydalanılmasını sağlamak amacıyla deneme amaçlı kullanım çalışmalarında bulunmak, Veri tabanlarının düzenli erişimde olup olmadıklarının kontrolünü yapmak, Veri tabanlarının kullanımdan kaynaklanan sorunlar hakkında araştırmacılara bilgilendirme ve rehberlik yapmak, Ücretsiz veri tabanlarını araştırmak ve kütüphanemiz web sayfasından erişimini sağlamak, Abone olunan veri tabanlarının belli aralıklarla istatistiklerini almak ve kullanımlarını yakından takip etmek ve bu verilerin abonelik yenilemelerinde değerlendirilmesi, İşlemlerini yürütmektir. B. Okuyucu Hizmetleri Birimi Bilgi kaynaklarından ve kütüphaneden kullanıcıların en verimli şekilde yararlanmalarını sağlamakla görevli birimdir. 8

12 Kütüphane hizmetlerinin tanıtılması ve bu hizmetlerden yararlanmanın yaygınlaştırılması için Üniversite içine ve dışına yönelik seminer, konferans ve yayın yollarıyla kullanıcılar ile iletişim sağlama hizmetlerini kapsar. Kullanıcılarımız, Kütüphane içinde bulunan bilgisayarlardan ya da internet bağlantısı olan herhangi bir bilgisayardan adresine girerek katalog taraması yapabilir, aradıkları kitabın kütüphanemizde olup olmadığını sorgulayabilir ve yer numarasını alarak raflardan rahatça bulabilirler. Kitabın adından, yazarından, kitap adında geçen herhangi bir kelimeden, konusundan, ISBN numarasından, yayın evinden ve yayın tarihinden sorgulama yapılabilir. Okuyucu hizmetler Birimini oluşturan servisler ve bu servislerde yapılan işler; 1. Danışma ve Rehberlik Servisi Kütüphane koleksiyonunun ve kullanımının, üniversite içinde ve dışında tanıtımını sağlamak, Kütüphanemize gelen kullanıcıların bilgiye ve kaynaklara kolayca erişebilmeleri için onlara rehberlik etmek, karşılaştıkları sorunları çözmek ve danışma kaynaklarının kullanımında yardımcı olmak amacıyla referans hizmeti vermek, Kütüphane kullanımı konusunda her eğitim-öğretim yılı başında okula yeni başlayan öğrencilerimize oryantasyon programı düzenlemek, Ayrıca, yeni çıkan yayınları kullanıcılara duyurmak ve enformasyon hizmetlerini yürütmekle görevlidir. 2. Ödünç Verme Servisi Kütüphane koleksiyonunun kütüphane dışında kullanımını sağlamak için Kütüphane Yönetmeliği nin ilgili maddeleri gereğince üye kaydı, materyallerin ödünç verilmesi, istenilmesi halinde süre uzatmalarının yapılması, ödünç verilen materyallerin takibi ve iadesi işlemleri, geciktirilen materyaller ile ilgili işlemler, kütüphaneden ilişik kesme işlemleri vb. çalışmaları yürütülür. 3. Süreli Yayınlar Servisi Üniversitenin eğitim ve öğretimini destekleyecek ve yardımcı olacak süreli yayın koleksiyonunu oluşturmak ve belli bir düzen içinde kullanıma sunmakla görevli servistir. Kütüphanenin abone olduğu ve bağış gelen dergilerin seçim, sağlama, teknik ve kullanıcı işlemlerinden sorumludur yılında 36 adet basılı dergi aboneliği yapılmış olup 2014 yılında ise 42 adet basılı dergi aboneliği planlanmaktadır. 4. Kütüphanelerarası İşbirliği Araştırma ve eğitim çalışmalarında kullanıcıya gerekli olan ancak kütüphanede bulunmayan kitap ve benzeri materyallerin diğer üniversite kütüphanelerinden sağlanması için aracı veya yardımcı olmakla görevli servistir. Elektronik ortamda yayın ve makale sağlama, tez fotokopisi sağlama, yayın taraması gibi çeşitlilikler göstermektedir. Bu materyaller, ULAKBİM, üniversite kütüphaneleri, çeşitli kamu kurum kütüphaneleri ile diğer araştırma ve bilgi merkezlerinden sağlanmaktadır. Bu kapsamda 2012 ve 2013 yıllarında başka kütüphanelerden 22 adet kitap 9 adet makale ödünç alınmış olup, 2013 yılında 4 adet kitap ve 1 adet makale ödünç verilmiştir. 5. Taşınır Kayıt ve Kontrol Hizmetleri Servisi Kütüphanemizde kayıtlı materyallerin sayımını gerçekleştirmek, envanter sayımı sonunda belirlenen kayıp, yıpranmış veya güncelliğini kaybetmiş kütüphane materyallerinin tespit 9

13 edilerek Taşınır Mal Yönetmeliğinin ilgili hükümleri çerçevesinde kütüphane koleksiyonundan ayıklanması ve taşınır kayıtlarından düşülmesini sağlayan servistir sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa göre alımı ve çıkışı yapılan her malzemenin taşınır işlemleri SGB.Net programı kullanılarak yapılmaktadır. 6. Fotokopi Servisi Kütüphane kaynaklarından fotokopi çekilmesi hizmetlerinin yürütüldüğü servistir yılında toplam sayfa fotokopi çekilmiştir. (Kampus alanı içinde özel sektörce fotokopi merkezi açılması nedeniyle çekilen fotokopi sayısında azalma olmuştur.) C. Büro Hizmetleri Birimi Başkanlığın Sekretarya, yazı işleri, arşiv, satın alma, maaş, yolluk vb. özlük işlemleri ile ilgili çalışmaları yürütmek ve organize etmekle görevli birimdir. Büro Hizmetleri Birimini oluşturan servisler ve bu servislerde yapılan işler; 1.Sekreterlik, Yazı İşleri ve Arşiv Hizmetleri Servisi Gelen-giden evrak kayıt işlemleri, gelen evraklarla ilgili gerekli duyuruların yapılması, Başkanlığın tüm yazışma işlemleri, personelin sevk, izin, rapor vb işleri ile ilgili yazışmalar ile dosyalama ve arşiv işlemlerini yapmak. 2.Satın Alma İşlemleri Servisi Kitap, süreli yayın veritabanı ve diğer kitap dışı materyaller ile kırtasiye ve temizlik malzemelerinin satın alma, abonelik, bakım ve onarım işlemlerini kanun, yönetmelik ve genelgelere göre yapılmasını sağlanmakla görevli servistir. 3.Maaş/Tahakkuk Servisi Personelin maaş, yolluk vb. işlemleri yapmak, tüm ödeme emri evraklarını tahakkuk işlemi bittikten sonra Strateji ve Geliştirme Dairesi Başkanlığına teslim etmek ve dosyalayıp arşivlemek, posta ücretleri ile telefon abonelik ve kullanım giderlerinin ödeme işlemlerini yapmak. III. AMAÇ VE HEDEFLER A. Başkanlığın Amaç ve Hedefleri Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı olarak hedefimiz çağdaş, araştırmacı, insan haklarına saygılı, dürüst, ahlaki değerlere sahip, bilime ve analitik düşünceye inanan, kurumsal güven, bilinç ve kültüre sahip öğretim elemanları ve öğrencilerin yetiştirilmesine katkıda bulunmaktır. Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı olarak, İçinde yaşadığımız yüzyılın gereklerine uygun bir üniversite kütüphanesi oluşturulması amaçlanmaktadır. Üniversitemizin Kütüphanesine yönelik olarak Dönemi Stratejik Planında yer alan stratejik amaç ve hedefler ile faaliyetler aşağıda belirtilmiştir. Amaç 1. Katılımcı Yönetim Anlayışı İle Altyapı Ve Kaynakları Geliştirmek Hedef yılında kütüphane materyal sayısını %20 artırmak Faaliyet 1. Basılı kitap alımı 10

14 Faaliyet 2. Basılı dergi aboneliği Faaliyet 3. Kitap dışı materyal alımı Amaç 2. Örgün Ve Uzaktan Eğitim Programlarını Etkili Yürütmek Hedef 1. Kütüphanemizdeki elektronik kitap sayısını %20 artırmak Faaliyet 1. E-Kitap satın alınması Amaç 3. Bilimsel Araştırma, Yayın Ve Üretkenliği Geliştirmek Hedef 1. Abone olunan veritabanı sayısını %10 artırmak Faaliyet yılı Veritabanı aboneliklerinin yapılması Stratejik Planda Belirlenen Amaçlar Doğrultusunda 2014 Yılı Hedeflerimiz Sıra No HEDEF Mevcut Durum Hedef 1 Kitap sayısını %20 artırmak Satın alınan süreli yayın sayısını %20 artırmak Abone olunan veritabanı sayısını %10 artırmak Elektronik kitap sayısını %20 artırmak İnternet erişim birimindeki bilgisayar sayısını % artırmak Oturma kapasitesini %20 artırmak Toplam raf uzunluğunu %15 artırmak 145 m. 167 m. 8 RFID Sistemine geçmek Manyetik Bant RFID 9 ShelfCheck Makinesi almak Kitap Temizleme Makinesi almak Mevcut hizmet alanlarından en verimli şekilde yararlanma yollarını aramak ve fiziki şartlarını iyileştirmek 12 Yeterli sayıda ve kalitede mobilya (araç-gereç) sağlamak 13 Kullanıcılardan düzenli olarak geribildirim alınması için çalışmalar yapmak 14 Görme engelliler için sesli kitap hizmetini vermek 388 m m 2 15 Çalışanların mesleki gelişimlerini sağlanması için eğitimlere katılımını sağlamak 16 Görsel-işitsel koleksiyonu oluşturarak eğitim ve öğretim çalışmalarını desteklemek 17 Hizmet alanlarının bakım/onarım ve temizlik ihtiyaçlarının etkin yapılmasını sağlamak 11

15 B. TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER Başkanlığımız, Üniversitemizin eğitim, öğretim ve araştırma faaliyetlerinin etkin ve verimli bir şekilde gerçekleşmesi için, ilgili bilim dallarını kapsayan her türlü yayın ve bilgi kaynaklarını seçerek, merkezi olarak sağlar. Bu kaynakların belirli bir düzen içerisinde, Üniversitemiz öğretim görevlilerinin, öğrencilerinin ve tüm araştırmacıların hizmetine, Merkez Kütüphane'de sunulması ve korunması için gerekli çalışmaların yürütülmesini organize eder. Üniversitemiz mensubu olan tüm kütüphane kullanıcıları yayın isteğinde bulunabilirler. Bartın Üniversitesi akademik personeli ile öğrencilerin, Üniversitenin eğitim ve öğretim programını destekler nitelikteki yayın isteklerinde sayısal bir sınırlama bulunmamaktadır. Üniversitemiz mensuplarından gelen yayın istekleri "Koleksiyon Geliştirme ve Yayın Sağlama, Kaynak Seçim ve Satın Alma" politikaları doğrultusunda değerlendirmeye alınır. Sağlanmasına karar verilen kaynakların satın alma işlemleri Daire Başkanlığınca yürütülür. Kütüphane koleksiyonuna girecek tüm kaynakların Bartın Üniversitesinin genel eğitim hedeflerine ve amaçlarına uygun olmasına dikkat edilir. Kütüphanemiz koleksiyonunun güvenliği elektronik güvenlik sistemi ile sağlanmaktadır. Kütüphaneden yararlanma koşullarına ilişkin kurallar Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığınca belirlenerek yürütülür. Bağış olarak gelen yayınlar, Üniversitede yapılan eğitim-öğretimi desteklemek, araştırmalara katkıda bulunmak ve koleksiyonu geliştirmek amacı ile "Bağış Politikası" doğrultusunda kabul edilir. III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. Mali Bilgiler 1. Bütçe ve Ödenek Durumu 2013 yılında Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığının bütçe durumu Bütçe Harcama Kalemleri Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Yolluklar Hizmet Alımları Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri Mamul Mal Alımları Ödenek Miktarı , , , , ,00 TOPLAM

16 Başkanlığımızın yıllarına ait bütçe oranları YIL BÜTÇE Kullanılan ek bütçe Toplam Kullanılan Üniversite Bütçesine Oranı* %0, %0, %0, %0, %0,65 *İlk ayrılan bütçe olarak 2. Bütçe ve Ödeneklerin Harcama Dağılımları Başkanlığımızın 2013 yılı bütçesi ile harcama durumu aşağıda verilmiştir. Bütçe Harcama Kalemleri Ödenek Miktarı Harcanan Kalan Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları Yolluklar Hizmet Alımları Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri Mamul Mal Alımları , , , , ,50 540, , , , , , , , , ,89 TOPLAM , ,78 13

17 2013 yılı Alımları ve Giderleri Harcamanın Niteliği Miktarı Personel Maaş Ödemesi ,92 Telefon Ödemesi 393,75 Kargo Giderleri 46,21 İhale İlan Bedeli 2.331,78 Yolluk Giderleri 5.059,50 Yordam Otomasyon Sistemi Bakım Sözleşmesi 3.068,00 Güvenlik Sistemi Bakım Sözleşmesi 2.360,00 Kitap Basımı ,00 Büro Malzemesi Alımı 2.761,50 Kırtasiye Alımı 1.592,50 Kitap Dayanağı Alımı 1.858,50 Süreli Yayın Dolabı Alımı 8.024,00 Veritabanı Aboneliği ,32 Dergi Aboneliği 5.229,78 Basılı Kitap Alımı ,78 TOPLAM , yılında satın alınan kitap, dergi sayıları ile veritabanı aboneliği Satın alınan kitap sayısı Abone olunan basılı dergi sayısı Abone olunan veritabanı sayısı adet 36 adet 9 adet 14

18 2013 yılında Abone Olunan Veritabanları 1 Sage Premier Journals 2 Wiley Online Library 3 Emerald 4 Hiperkitap 5 Springerlink 6 ProQuest ABI/INFORM Complete 7 World-e book Library 8 İktisat İşletme ve Finans Dergisi 9 Jstor 2013 Yılında Abone Olunan Diğer Online Kaynaklar 1 Classification Web Online 2 Ebsco Discovery Service 2013 yılında bastırılan kitaplar Kitabın Adı Yazarı Orman İşletme Ekonomisi Prof. Dr. İsmet DAŞDEMİR Genel Botanik Ders Notu Batı Karadeniz I. Gemi inşa ve Entegre Sanayii Çalıştayı Bartın da Eğitimin ve İletişimin Geleceği Lisansüstü Eğitimde Nitelik Yrd. Doç. Dr. Zafer KAYA Edit. / Prof.Dr. Mete GÜNDOĞAN Edit. / Yrd.Doç.Dr. Sedat BALYEMEZ Arş.Gör. H. Basri KANSIZOĞLU Edit. / Yrd.Doç.Dr. Sedat BALYEMEZ 3. Bütçe Uygulama Sonuçları Kullanılmayan Ödeneklerin Bütçe Tertibine Göre Açıklaması: Tertip: : Kütüphanemizde bulunan kitapların ödünç alınmadan dışarıya çıkarılmasını önlemek amacıyla her yıl manyetik bant alımı yapılmaktadır.2013 yılında 03.2 tertibindeki TL manyetik bant alımı için ayrılmış olup, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 2013 yılının sonuna doğru RFID (Radio Frequency Identificitaion) Radyo Frekansı ile Tanımlama sistemi ihalesi yapabileceğini söylemesi üzerine manyetik bant alımından vazgeçilmiştir.ancak İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı nın RFID ihalesini son anda iptal etmesi üzerine bu para da kullanılamamıştır. 15

19 Tertip: : Bu tertipteki para, Telefon ve kargo ödemeleri, İlan giderleri, Kütüphane Otomasyonu Bakım Sözleşmesi gideri ile bir adet veritabanı aboneliği için kullanılmış olup 2013 yılında 8.730,64 TL harcanmıştır ,36 TL ise kullanılamamıştır. Tertip: : Bu tertipteki para, Kütüphane Güvenlik Kapısı Bakım Sözleşmesi gideri, büro malzemesi alımları ile 16 adet Süreli yayın dolabı alımlarında kullanılmış olup 2013 yılında ,20 TL harcanmıştır ,80 TL ise kullanılamamıştır. Tertip: : Bu tertipteki para Kütüphanemize kitap alımı ve veri tabanı abonelikleri için kullanılmaktadır yılında yaptığımız Türkçe ve yabancı dilde basılı kitap alımı ihalesinin bedeli ,39 TL olmuştur. Veritabanı aboneliklerinden sonra 7.532,89 TL paramız kalmış olup bu para Üniversitemizde yeni kurulan İslami İlimler Fakültesi ne kitap alımı için ayrıldı. Ancak ilgili fakülte kitap listesini yıl sonuna yetiştiremediğinden bu para da kullanılamamıştır. B. Performans Bilgileri 1. Faaliyetler 2013 Yılında Başkanlığımızın gerçekleştirmiş olduğu Faaliyetler FAALİYET Kongre, Konferans, Toplantı, vb. katılımlar Eğitim Faaliyetleri KONUSU 1. Uluslararası Semantik Ağ ve Üst veri Sistemleri Toplantısı : 07 Mart -08 Mart 2013, İzmir 13. ANKOS Yıllık Toplantısı: 25 Nisan - 27 Nisan 2013 Maritim Kongre Merkezi, Antalya III. Ulusal Akademik Kaynak Paylaşım Çalıştayı : 13 Eylül 14 Eylül 2013 Hitit Üniversitesi, Çorum ÜNAK ( Üniversite ve Araştırma Kütüphanecileri Derneği ) Bilgi Sistemleri, Platformlar, Mimariler ve Teknolojiler konulu konferans 19 Eylül 21 Eylül 2013 Marmara Üniversitesi, İstanbul Yordam Kütüphane Bilgi Belge Otomasyon Programı Eğitim ve Geliştirme Çalıştayı : 06 Kasım 8 Kasım 2013, Antalya ANKOS (Anadolu Üniversite Kütüphaneleri Konsorsiyumu) tarafından tüm Üniversite Kütüphaneleri Daire Başkanları Toplantısı, Kasım 2013, Trakya Üniversitesi, Edirne Üniversitemiz akademik personeline yönelik olarak Akademik Araştırmalarda ve Dergilerde Yayın Yapma İlkeleri konusunda eğitim düzenlendi. Emerald veritabanının daha etkin ve verimli kullanımı konusunda kullanıcılara Emerald Publishing Group Türkiye temsilcisi Mine TONTO tarafından eğitim verildi. World e-book Library veritabanının daha etkin ve verimli kullanılması için Erman KARABULUT tarafından kullanıcı eğitimi verildi. Kütüphanenin daha etkin kullanımını sağlamak amacıyla eğitim ve öğretim yılı başında yeni gelen öğrencilere gruplar halinde kütüphane tanıtımı ve kullanıcı eğitimi verildi. 16

20 Kültürel Faaliyetler Bakım Sözleşmeleri Lisans Anlaşmaları Çalışmalar 49. Kütüphane Haftası etkinlikleri 49. Kütüphane Haftası etkinlikleri kapsamında "Edebi ve Sosyolojik Açıdan Okuma Eğitimi ve Alışkanlığı konulu panel düzenlendi. Etkinlik çerçevesinde en çok kitap okuyan Akademik-İdari personel ile öğrencilere ödülleri verildi. Kütüphane Otomasyon Sisteminin bakım onarım ve zamanında güncellemelerin yapılabilmesi amacıyla ilgili firma ile bakım sözleşmesi yapıldı. Kütüphane Güvenlik Sistemi Bakım sözleşmesi Abone olunan veritabanlarına ait lisans anlaşmaları yapıldı Türkiye İstatistik Kurumu tarafından hazırlanan Üniversite Kütüphaneleri Yıllık İstatistik Formu doldurularak Türkiye İstatistik Kurumu Zonguldak Bölge Müdürlüğüne gönderildi sayılı Kamu mali Yönetim ve Kontrol Kanunun 41. maddesi uyarınca Başkanlığımızın 2012 Yılı Birim Faaliyet raporu ve İç Kontrol Güvence Beyanı düzenlenerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına sunuldu. Üniversitemizin yeni kampüs alanında inşa edilecek kütüphane binasının tahmini yerleşim planı ile kapalı kullanım alanları diğer Üniversite Kütüphaneleri de incelenerek Üniversitemiz için en uygun olacak şekilde hesaplanarak bir taslak halinde Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başkanlığına sunuldu. Üniversitemiz Kütüphanesinde 2013 Mali Yılında satın alınması istenen kitap, dergi vb. yayınların Başkanlığımıza bildirilmesi için Akademik ve İdare Birimlere yazı yazıldı sayılı 2013 Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ile Başkanlığımızca tahsis edilen yatırım giderlerine ait ödenek detay programı hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına sunuldu. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna sunulmak üzere; birimimizce iç kontrol standartlarına uyum eylem planı kapsamında, öngörülen eylem ve eylemler hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına sunuldu sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 25. Madde gereğince 2013 yılı yatırım programı izleme ve değerlendirme raporu hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına sunuldu. Doğrudan temin yöntemi ile 755 adet kitap satın alınıp, kataloglama ve tasnif işlemleri yapılarak okuyucuların hizmetine sunulmuştur. Başkanlığımızda ihtiyaç duyulan ve satın alınması istediğimiz çift taraflı kütüphane dolabı, süreli yayın dolabı ve RDIF (Radyo Frekansı ile Kimlik Tanıma) Koleksiyon Yönetimi ve Güvenlik Sistemine ait teknik şartnameler hazırlanarak İdari ve Mali işler Dairesi Başkanlığına sunuldu. Başkanlığımızda kullanılmak üzere büro malzemesi ( Telefon ve Su sebili ) alımı gerçekleştirildi. Kitapların raflarda devrilmemesi ve dağılmaması için kitap dayanağı alımı 17

21 gerçekleştirildi yılında açık ihale yöntemi ile kütüphanemize satın alınacak Türkçe ve yabancı dilde kitaplar için teknik şartname, idare şartname ve sözleşme tasarısı hazırlandı. Başkanlığımızın yıllarında ihtiyacı olan Mamul Mal ve Gayri Maddi Hak talepleri hazırlanarak İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına sunuldu. Kamu İhale Kurumunda (Ekap) 2707 kalem Türkçe ve yabancı dilde kitap alımı için kayıt işlemleri tamamlanarak ihale ilanına çıkıldı yılı bütçe taslağı hazırlanarak strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına sunuldu. Kütüphaneler arası işbirliği kapsamında kütüphanemizde olmayan yayınlar kullanıcılarımızın istekleri doğrultusunda diğer kütüphanelerden temin edildi Üniversitemiz Yayın Komisyonu toplantılarında alınan kararların yazışmaları ve uygulanması çalışmaları yapıldı Dönemi Bütçe Taslağı hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına sunuldu. Başkanlığımızca 2014 Yılı Performans programı hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı'na sunuldu Kalem Türkçe ve Yabancı dil Kitap Alımı İhalesi yapıldı. İhalede en düşük teklif veren firmalar belirlenerek Kamu İhale Kurumu (Ekap) na fiyatlar girildi Kalem Türkçe ve Yabancı Dilde Kitap Alımı ihalesinde kazanan 7 firmayı sözleşmeye davet edebilmek için 3 adet ihale işlem klasörü "aslı gibi" dir yapılarak Ön Mali Kontrol için Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına teslim edildi. Kesinleşen İhale Kararı firmalara bildirildi. Geçici Teminat ve Geçici Teminat Mektupları firmalardan istendi. Gelen Geçici Teminat Mektupları üst yazı ile Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına teslim edildi Kalem Türkçe ve Yabancı Dilde Kitap alımı ihalesinde ihaleyi kazanan 7 firmaya sözleşme daveti gönderildi. Daha sonra firmalar ile sözleşme imzalandı Kalem Türkçe ve Yabancı Dilde Kitap Alımı ihalesinde üzerinde kitap kalan firmalardan gelen kitaplar ihale listesine göre kontrol edilmiş olup uygun olmayanlar nedenleri belirtilerek firmalara iade edildi. ANKOS (Anadolu Üniversite Kütüphaneleri Konsorsiyumu) İşbirliği Grubu tarafından gerçekleştirilen "Kütüphanelerarası İşbirliği Takip Sistemi (KİTS)" platformunun yeni kullanıcılara tanıtılması, hizmetlerinin iyileştirilmesi ve kaynak paylaşımı alanındaki sorunların tartışılması amacıyla düzenlenen Ulusal Kaynak Paylaşım Çalıştayı'na ilgili personellerin katılımı sağlandı Dönemine ait ayrıntılı istatistik ve sayısal bilgileri içeren tablo 18

22 hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına sunuldu. 18 Eylül 2013 tarihinde Üniversitemiz Konferans Salonunda Elsevier Yayınevine ait SCOPUS ve ScienceDirekt veritabanlarının kullanıcı eğitimi verildi yılı Devlet Üniversiteleri Olağan Denetim ve Değerlendirme Rehberinin Başkanlığımızı ilgilendiren tabloları doldurularak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına sunuldu Kalem Türkçe ve Yabancı Dilde Kitap Alımı ihalesi için firmalardan gelen geçici teminat mektuplarının ve geçici teminatlarının ilgili kişi ve bankalara iade edilmesi için Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına yazı yazıldı Kalem Türkçe ve Yabancı Dilde Kitap Alımı ihalesi için firmalardan gelen Kesin Teminatlar ve firmalarla yapılan sözleşmenin birer nüshaları Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına üst yazı ile teslim edildi. Yordam Kütüphane Bilgi Belge Otomasyon Programı'nda bulunan tüm modüllerin daha verimli kullanılması, otomasyonun kütüphaneler için daha işler hale getirilmesi, 2013 yılı için kullanıcı isteklerinin tartışılması amacıyla yapılan Çalıştay'a ilgili personellerin katılımı sağlandı. İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından satın alınarak, kütüphaneye bedelsiz devredilen demirbaş malzemelerinin kayıtları Taşınır Mal Yönetmeliğinin 19. Maddesine göre yapılmış olup giriş kaydına esas olan Taşınır İşlem Fişleri muhasebeleştirilmek üzere Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına sunuldu yılı yatırım projelerinin Eylül ayı sonu itibariyle gerçekleşme durumlarına ilişkin verileri içeren tablo hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına sunuldu. Üniversitemiz birimlerine açıktan atanan ve görev yapmakta olan Aday Memurlara 657 Sayılı Yasanın 55. maddesi ile "Aday Memurların Yetiştirilmelerine İlişkin Yönetmelik" uyarınca "Hazırlayıcı Eğitime" yönelik Başkanlığımızın ders notu hazırlanarak CD ile birlikte Personel Dairesi Başkanlığına sunuldu. Üniversitemiz kütüphane materyallerinin güvenliğinin sağlanması amacıyla satın alınan Kitap Güvenlik Sisteminin bakım sözleşmesi yapılarak yıl içinde periyodik olarak bakımının yapılması sağlandı ve süresi tamamlanan sözleşmenin ödemesi yapıldı. Üniversitemiz kütüphanesinde kullanılmakta olan "Yordam Kütüphane Bilgi Belge Otomasyon Programı nın mevcut teknolojiye uyumun ve standardizasyonun sağlanması için bakım ve destek sözleşmesi yapılarak yıl içinde otomasyon programının yenilenmesi sağlandı ve süresi tamamlanan sözleşmenin ödemesi yapıldı. Başkanlığımızın ihtiyacı olan kırtasiye malzemesi alımı doğrudan temin usulü ile alındı. Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı'nın satın almış olduğu tüketim malzemeleri ile basımı yapılarak satışa sunulan ders kitaplarının kayıtları taşınır mal yönetmeliğinin 19. maddesine göre yapılmış olup giriş kaydına esas olan Taşınır İşlem Fişleri ile Tüketim malzemeleri IV. dönem 19

23 çıkış raporu muhasebeleştirilmek üzere Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına sunuldu yılları Kurumsal Değerlendirme Raporu hazırlanarak Personel Dairesi Başkanlığına sunuldu. Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı dayanıklı taşınırlar ambarı ve tüketim malzemeleri ambarlarının yıl sonu hesabının kontrol edilerek muhasebeleştirilmesi, Taşınır Yönetim Hesabı cetvelinin muhasebe kayıtlarına uygunluğunun kontrolü için Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Sayım Tutanağı, 2013 Yılı Taşınır Hesabı Cetveli, Taşınır İşlem Fişi Sıra No Tutanağı, Kuruş Farkları Cetveli düzenlenerek Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderildi Kalem Türkçe ve Yabancı Dilde Kitap alımı ihalesinde kitaplarının teslim işini bitiren firmalara ödeme yapabilmemiz için ihale aşamasında oluşturulan 4 asıl klasör ve bu klasörlerin fotokopileri çekilerek toplamda 8 klasör Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına teslim edildi yılında 5126 adet kitabın kataloglama ve sınıflama işlemleri yapılarak kütüphane otomasyon programına kaydedildi. Okuyucuların hizmetine sunulmak üzere raflara yerleştirildi. Kütüphane hizmetleri kapsamında diğer kütüphanecilik faaliyetlerine devam edildi. 2. Diğer faaliyetler a) Bina Bakım-Onarım: Kütüphanemizin çatısı yağmur ve kar yağdığında akmakta olup, bu sorunun kitap ve diğer kütüphane demirbaşlarına zarar vermeden bir an önce giderilmesi gerekmektedir. Başkanlığımız konuyu İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına bildirmiştir. Bu kapsamda akan yerlerdeki kiremitler değiştirilmiştir. Çeşitli zamanlarda oluşan elektrik, kalorifer ve su tesisatlarında yaşanan sorunların ilgili birimler tarafından giderilmesi sağlanmıştır. b) Bilgisayar ve Donanımlarının Bakımı, Takibi ve Onarımlarının Yaptırılması: Kütüphanede bulunan bilgisayar, yazıcı, tarayıcı, barkod okuyucu vb. makinelerin düzenli ve uyumlu çalışmasının sağlanması için gerekli tedbirler alınmış ve konuyla ilgili birimlerle işbirliği yürütülmüştür. Kütüphanede kullanılan bilgisayar ve ilgili diğer elektronik alet ve makinelerin arızalanmaları halinde, arızaların giderilmesi için Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığına gönderilmiş ve bakımları yapılan cihazlar tekrar kullanıma sunulmuştur. c) Temizlik Hizmetleri: Kütüphane binamızın tüm temizlik işleri temizlik firması personeli ile yürütülmektedir. Okuyucularımızın daha düzenli ve temiz bir ortamda çalışmaları için temizlik işleri aksatılmadan yürütülmektedir. d) Güvenlik Hizmetleri: Binanın genel güvenliğinin Özel Güvenlik Firması tarafından sağlanmaktadır. Hırsızlık ve yangın için önlemler alınması, kütüphane girişinde ve gerekirse salonda sessizliğin ve kütüphane kurallarına uyulmasının sağlanması, kütüphane girişindeki güvenlik sisteminin sağlıklı bir şekilde çalışması için gerekli tedbirler alınmıştır. 20

24 3. Kütüphane İstatistikleri Kütüphanemize üye olan akademik/idari personel ve öğrenci sayıları ( ) KULLANICI TÜRÜ Akademik Personel İdari Personel Öğrenci TOPLAM Kütüphaneden Yararlanan Toplam Kullanıcı Sayısı YIL KULLANICI SAYISI Çekilen Fotokopi Sayısı YIL FOTOKOPİ SAYISI * *Kütüphane dışında özel sektöre ait fotokopi merkezi kurulması nedeniyle çekilen fotokopi sayılarında düşüş olmuştur. Yıllara Göre Kütüphane Materyal Sayıları ( ) MATERYAL TÜRÜ Kitap Dergi (Bağış) Dergi (Abone olunan) Elektronik Kitap Tez Kitap Dışı Materyaller Abone olunan Veritabanı

25 Ödünç Verilen Kitap Sayısı KULLANICI TÜRÜ Akademik İdari Öğrenci TOPLAM Ödünç Verilen Kitap Sayısı (Grafik) İdari Akademik Öğrenci TOPLAM Kütüphaneler arası İşbirliği Ödünç Alınan / Ödünç Verilen Kitap - Makale TOPLAM Ödünç alınan kitap sayısı Ödünç verilen kitap sayısı Talep edilen makale sayısı Gönderilen makale sayısı

26 IV. KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. SWOT (GZFT) Analizi Bartın Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı nın SWOT analizi aşağıdaki şekildedir GÜÇLÜ YÖNLER ZAYIF YÖNLER Özverili çalışan personel Olumlu imajımız Üniversite yönetiminin desteği, Üst Yönetimin katılımcılık, saydamlık ve hesap verebilirliği ilke olarak benimsemesi Güncel koleksiyon Kütüphanenin kendine ait bütçesinin olması Erişilebilirlik (Merkezi) ANKOS (Anadolu Üniversite Kütüphaneleri Konsorsiyumu) ve ULAKBİM -EKUAL a üye kütüphane oluşu Kütüphanenin hafta sonları ve mesai saatleri dışında da hizmet veriyor olması Elektronik veritabanı üyeliklerimiz E-kütüphane hizmetlerinin veriliyor olması Kütüphanemizin Kütüphaneler arası İşbirliği Takip Sistemine (KİTS) üye olması Kütüphanede İnternet erişim biriminin olması ve öğrencilerimizin online araştırma hizmetlerinden ücretsiz olarak yararlanabilmesi Teknolojik gelişmelerin kütüphane hizmetlerine uygulanması Kütüphane güvenlik sistemimizin olması Kütüphane Otomasyon programına sahip olmamız Personel sayısının azlığı Teknik destek işleri ile ilgili hizmetlerin yetersizliği Kütüphanenin fiziki alanının yetersiz oluşu Halkla ilişkiler ve pazarlama politikasının bulunmayışı Eğitim ve öğretim programlarına yönelik gelişmelerden zamanında haberdar olunamaması Süreli yayın biriminin oluşturulamaması İnternet erişim biriminin okuma salonu içinde olması Masa, sandalye ve raf sayılarındaki yetersizlik Personelin mesai saati dışında çalışmak zorunda olması ve karşılığında yeteri kadar mesai ücreti alamaması Yetişmiş eleman istihdamındaki zorluklar ve ayrılanların yerinin doldurulamayışı 23