T.C. ŞIRNAK ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ PLANI

Transkript

1 T.C. ŞIRNAK ÜNİVERSİTESİ KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ PLANI ŞIRNAK, 2013

2 VERİ TABANI SATINALMA İŞLEMLERİ YAZI İŞLERİ Deneme ve abone olunan veri tabanlarının istatistikleri hazırlanır. Kütüphane komisyonuna gider. Karar Satın alınması karara bağlanan veritabanları fiyat ve apostil için firmalara gönderilir. Firmalar Satış Fiyatı, Apostil. Yaklaşık maliyet, K.İ.K. formları ve K.İ.Y. 22.b ye göre ihale onayı hazırlanır. İhale yetkisi Onay Sözleşme yapılır. Firma Mart, Nisan aylarında tahakkuk evrakları yapılarak Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı na ödemek üzere gönderilir. Strateji ve Geliştirme Daire Başlanlğı Doğrudan alım formu düzenlenerek K.İ.K. na bildirilir. Kamu İhale Kurumu İş Takibi: Hasan CENGİZ Gerçekleştirme Görevlisi:Yıldıray KÜPELİ İhale Yetkilisi: Daire Başkanı Fikret ÜRGEN Yedek Personel İş Takibi: Gerçekleştirme Görevlisi: Behçet ÖZKAN İhale Yetkilisi: Fikret ÜRGEN

3 SÜRELİ YAYINLARIN SATINALMA İŞLEMLERİ YAZI İŞLERİ Abonesi devam eden ve yeni abone olunacak dergi listeleri hazırlanır, kütüphane komisyonuna gönderilir. Kütüphane komisyonu KARAR Satın alınması karara bağlanan dergi listeleri yaklaşık maliyet tespiti için firmalara gönderilir. Firmalar Satış Fiyatlarını işleyerek iade ederler. Yaklaşık maliyet tespiti ve K.İ.Y. 22.d ye göre ihale onayı hazırlanır. İhale Yetkilisi ONAY Onayda görevlendirilen kişiler tarafından satın alma işlemleri gerçekleştirilip abone sözleşmesi yapılır. Firma Tahakkuk evrakları düzenlenerek ödenmek üzere strateji ve geliştirme daire başkanlığına gönderilir. Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı Doğrudan alım fonu düzenlenerek K.İ.K. na bildirilir. Kamu İhale Kurumu Teslim alınan süreli yayınlar süreli yayınlar bölümüne gönderilir. Süreli Yayınlar Bölümü İş Takibi: Hasan CENGİZ Gerçekleştirme Görevlisi: Yıldıray KÜPELİ İhale Yetkilisi: Daire Başkanı Fikret ÜRGEN

4 BAĞIŞ İŞLEMLERİ Bağış Kitaplar Bağış Süreli Yayınlar Yazı işleri Gelen evrak kayıtları yapılır. Görevli: Yıldıray KÜPELİ Yedek: Hasan CENGİZ Yazı İşleri Gelen Evrak Kayıtları yapılır. Görevli: Yıldıray KÜPELİ Yedek:Hasan CENGİZ Ayıklama işlemleri yapılır. Görevli: Leyla OCAK Yedek: Ayıklama İşlemleri yapılır Görevli: Leyla OCAK Yedek: Teknik Hizmetler Sorumlu: Leyla OCAK Yedek: Süreli Yayınlar Bölümü Sorumlu: Hasan CENGİZ Bilal EETE Yedek: Leyla OCAK D. Ayça AYGÜN

5 TEKNİK HİZMETLER Satın alma, Bağış ve Değişim yoluyla gelen kitaplar Ayıklanma işlemine tabi tutulur. Demirbaş barkotları, manyetik bantları yapıştırılır. Damgalama işlemleri yapılır. Bilgisayar Ortamı AACR2 kataloglama kurallarına göre kataloglanıp Dewey onlu tasnif sistemine göre sınıflandırılıp konu başlıkları oluşturularak bilgisayar kayıt işlemleri tamamlanır. Kitap sırt etiketleri yapıştırılıp, koruyucu bantla kaplanır. Okuyucu Hizmetleri Bölümü ne gönderilir. Sorumlu: Leyla OCAK Yardımcı:

6 SÜRELİ YAYINLARIN KAYIT VE YERLEŞTİRME İŞLEMİ Satın alma, bağış ve değişim yoluyla gelen dergiler. Kartekslere kayıt yapılır. Güvenlik bantları yapıştırılır, damgalanır. Bilgisayar ortamında süreli yayınlar modülüne kaydedilir. Alfabetik olarak süreli yayınlar sergileme raflarına dizilir. Sorumlu Personel: Hasan CENGİZ Yardımcı : Leyla OCAK

7 OKUYUCU HİZMETLERİ ÜYE KAYIT İŞLEMLERİ Kullanıcıların kimlik kartlarındaki öğrenci numaraları esas alınarak ödünç verme sistemindeki üye kayıt bölümüne üye yapılırlar. Görevli üyelik formu bilgilerini bilgisayar ortamındaki üye kayıt modülüne aktarır. Kullanıcı kütüphane yönergesindeki kullanıcı niteliğine göre ödünç kitap alabilirler. ÖDÜNÇ İŞLEMLERİ Kullanıcı internet bağlantılı herhangi bir bilgisayar veya tarama bilgisayarlardan adresinden kütüphane katalog tarama modülünü kullanarak aradığı kaynağın kütüphanede var ise yer numarasını öğrenir. İlgili rafa giderek kitabı alır. Ödünç verme ve iade bölümüne öğrenci/personel kimliği ve istediği kitapla başvurarak görevliye verir. Görevli ödünç işlemlerini yaparak kitabı/kitapları kullanıcıya kullanıcı niteliğine göre ödünç verir. İADE İŞLEMLERİ Kullanıcı kitabı ödünç verme bölümüne getirir. Görevli kitabı kullanıcının bilgisayar kaydından düşer. Kullanıcı geciktirmişse her gün için 25 ykr. ceza öder. Kullanıcı kitabı kaybetmişse kayıp işlemleri uygulanır. Sorumlu Personel: İşi Yürüten: Leyla OCAK Hasan CENGİZ

8 KÜTÜPHANELER ARASI ÖDÜNÇ Kullanıcı kütüphaneye gelerek (İLL) kütüphaneler arası kitap istek formunu doldurup imzalayarak görevliye verir. Görevli e-posta veya faks ile formu ilgili kütüphaneye göndererek kargo yoluyla yayını getirtip kullanıcıya verir. Görevli gelen yayını takip ederek iadesini sağlar. Kargo ücreti kullanıcıya aittir. Görevli Personel: Yedek Personel: VERİTABANI HİZMETİ Satın alınan veritabanlarının web de yayınlanması. Deneme veritabanlarının web de yayınlanması. Kullanıcılara veritabanının kullanımı hakkında bilgi vermek. Veritabanı eğitim toplantılarını takip etmek. Ulaşılamayan makaleler için diğer üniversiteler ile işbirliği yapmak. Görevli Personel: Yedek Personel: Leyla OCAK

9 KİTAPLARIN RAFLARA YERLEŞTİRİLMESİ Teknik hizmetlerden gelen kitaplar. Ödünç vermeden gelen iade kitaplar. Raflara dizilir. Öğrencilerin masa üzerinde bıraktığı kitaplar. Görevli Personel: Yardımcı Personel: Leyla OCAK Hasan CENGİZ YIPRANAN KİTAPLAR Raftaki yıpranan kitaplar ve iade kitaplar okuyucu hizmetlerine verilir. Kataloglama modülünde bu kitaplara ciltte kaydı düşülür. Matbaaya gönderilerek ciltlenmesi sağlanır. Sorumlu: Leyla OCAK İşi Yürütenler:

10 KAYBOLAN KİTAPLAR Ödünçte kaybolan veya sayfaları eksik iade kitaplar Kullanıcıya temin ettirilir. Kütüphane kullanıcı adına temin eder. Değer takdiri yapılarak, değeri bütçeye ödettirilir. Kitap kayıttan düşülür. Görevli Personel: Yedek Personel: D. Ayça AYGÜN Leyla OCAK KİTAP TAŞIMA İŞLEMLERİ Ödünç verme servisindeki iade kitaplar ilgili salonlara taşınır. Sekreterliğe gelen bağış kitaplar ayıklanmak üzere ilgili birimlere taşınır. Görevli Personel: Yedek Personel: Leyla OCAK

11 ORYANTASYON HİZMETİ Eğitim öğretim yılı başında fakülte ve yüksekokullarla irtibat kurularak yeni kayıt olan öğrenciler kütüphaneye davet edilir. Kütüphane kullanım kuralları hakkında bilgilendirilir. Görevli Personel: Leyla OCAK Yedek Personel: DANIŞMA HİZMETLERİ Kütüphaneye gelen kullanıcıları veya telefon, e posta ile sorulan soruları cevaplamak. Görevli Personel: Leyla OCAK SAYIM İŞLEMLERİ Her yılsonunda taşınır mal yönetmeliği gereği kurulan sayım komisyonu tarafından gerçekleştirilir. İşi yürüten: Leyla OCAK

12 YAZIŞMA İŞLEMLERİ Her türlü yazışma, gelen - giden evrak kayıt, hasta sevk ve yıllık izin yazışmaları ve posta işleri. Sekreterya: Hasan CENGİZ Kontrol: Yıldıray KÜPELİ Onay: Daire Başkanı Fikret ÜRGEN TEMİZLİK VE TAMİRAT İŞLERİ Kullanımda olan 1 okuma salonu ve 1 Daire başkanı odasının temizliği Musluk, pencere, kapı ve elektrik tesisat arızaları. Sorumlu: Yıldıray KÜPELİ Ayça AYGÜN İşi Yürütenler: Selim ŞENEL